تصل فاتورة المورد إلى مكتبك قد تكون البضائع في المستودع أو الخدمة مكتملة بالفعل لكن عداد الدفع يبدأ في العمل فورا إذن ما الذي يحدث فعليا قبل خروج الأموال من الشركة مرحبا بكم في معلومة معرفية جديدة من M365 FM أنا مير بيترز واليوم نلقي نظرة على حسابات الموردين في ديناميك 365 بلغة بسيطة هذا ليس مجرد مكان يقوم فيه شخص ما بكتابة الفواتير على الشاشة إنه المكتب المالي للشركة الذي يتحقق من كل فاتورة ومن أرسلها وما وفقت الشركة على شرائه وما إذا كان ينبغي دفعها إليكم التعريف الأبسط حسابات الموردين هي الأموال التي تدين بها شركتك للبائعين مقابل سلع أو خدمات اشتريتها بالفعل فكر في الأمر كمكتب دفع داخل مبنى كبير تصل الفواتير إلى مكتب الاستقبال وتتم مطابقتها مع سجلات الشركة وتنتقل عبر مراحل الموافقة وعندها فقط تصل إلى الشخص المسؤول عن صرف الدفع سنتتبع هذا المسار من سجل المورد وصولا إلى ختم الدفع النهائي يسمي ديناميك 365 ذلك بالتسوية لماذا توجد حسابات الموردين؟ تخيل أنك تدير شركة صغيرة تبيع أثاث المكاتب أنت بحاجة إلى مكاتب قبل أن تتمكن من بيعها وتحتاج أيضا إلى صناديق تعبئة وخدمة تنظيف وخدمة إنترنت وقطع غيار وربما شركة توصيل لو كان عليك دفع ثمن لكل مورد بمجرد طلب شيء ما لا أصبح الشراء صعبا للغاية وبسرعة تشتري معظم الشركات أولا وتدفع لاحقا بموجب شروط متفق عليها يقوم المورد بتسليم البضائع أو إنهاء العمل ثم يرسل فتورة بمستحقاته شركتك تدين الآن بهذا المبلغ لكنها لا ترسل الأموال دون التحقق من التفاصيل أولا يظهر هذا المبلغ غير المدفوع في دفاتر الشركة كالتزام قد يبدو الالتزام مصطلحا ماليا مخيفا لكن معناه بسيط إنه مبلغ تدين به الشركة لطرف آخر إذا استلمت شركتك فتورة لمستلزمات مكتبية ولم تدفعها بعد فإن تلك الفتورة تدرج ضمن حسابات الموردين حتى يتم تسويتها بالدفع لا تزال الشركة تمتلك النقد في الوقت الحالي ولكن لديها أيضا وعد يجب الوفاء به هذا مهم لأن الشركة قد تبدو في وضع جيد في حسابها البنكي بينما لا تزال تتحمل كومة من الفواتير غير المدفوعة تحتاج الفرق المالية إلى رؤية كلا الجانبين كمية النقد الموجودة في البنك وكم من ذلك النقد سيحتاج إلى الخروج قريبا قبل وجود الأنظمة المالية المترابطة كانت هذه المهمة تتحول غالبا إلى مطاردة ورقية قد تصل فتورة عبر البريد وتستقر على مكتب شخص ما ثم تنتقل عبر البريد الداخلي للموافقة بينما تقبع فتورة أخرى في صندوق الوارد للبريد الإلكتروني قد يقوم شخص ما بكتابة نفس الفتورة في جدول بيانات بينما يدخلها شخص آخر في نظام محاسبي هذا يخلق مشاكل مألوفة قد يفوت أحد المديرين رسالة موافقة أو يتم سداد فتورة متأخرة أو يرسل مورد الفتورة نفسها مرة أخرى دون أن يلاحظ أحد أنها وصلت بالفعل للفريق المالي والأسوأ من ذلك قد يتم دفعها مرتين لأن نسخة الورقية ونسخة البريد الإلكتروني تبدون كفتورتين منفصلتين يوفر نظام ديناميك 365 لشركة مكانا وحدا لتتبع هذا العمل فهو يسجل التزامات الشركة ويساعد الموظفين على مراجعة الفواتير ويحافظ على مسار واضح من وصول الفتورة إلى سدادها وهذا لا يعني أن كل فتورة تمر دون مراجعة بشرية لا يزال الفريق المالي يقرر متى يبدو هناك خطأ ما لكن النظام يزودهم بالسجلات والقواعد لاتخاذ ذلك القرار دون الحاجة لملاحقة الأوراق في أرجاء المبنى قد تسمع أيضا مصطلح حسابات المدينين في السياق نفسه الأسماء تبدو متطابقة تقريبا لكنها تشير إلى اتجاهات متعكسة تتتبع حسابات الدائنين الأموال الخارجة من شركتك لأنك مدين للموردين تتتبع حسابات المدينين الأموال الداخلة إلى شركتك لأن العملاء مدينون لك إذا اشترت شركتك طابعة من مورد ما فإن تلك الفتورة تدخل ضمن حسابات الدائنين وإذا بعت شركتك مكاتب لعميل وأرسلت له فتورة فإن فتورة العميل تلك تدخل ضمن حسابات المدينين إذن تتتبع الحسابات الدائنة ما يجب عليك دفعه بينما تتتبع الحسابات المدينة ما يجب على الآخرين دفعه لك تهدف الحسابات الدائنة إلى تحقيق نتيجة عملية للغاية وهي سداد المبلغ الصحيح للمورد الصحيح في التاريخ المتفق عليه السداد مبكرا جدا يعني خسارة الشركة للسيولة النقدية قبل وقت الحاجة إليها والسداد متأخرا جدا قد يدفع المورد للمطالبة بالدفع أو التوقف عن تقديم شروط مفضلة أما دفع المبلغ الخاطئ فيعني أن على شخص ما تصحيح الخطأ لاحقا وغالبا ما يتطلب ذلك رسائل بريد إلكتروني ومذكرة دائنة والكثير من الإحباط لذا قبل أن تمر أي فاتورة عبر هذه العملية يحتاج ديناميكس 365 لمعرفة هوية المورد بدقة والقواعد التي تنطبق على تلك العلاقة بناء أساس الموردين لذا قبل أن يتمكن ديناميكس 365 من معالجة أي فاتورة يجب عليه أولى معرفة من أرسلها بدقة وهنا يأتي دور سجل المورد بدون هذا السجل لا يعرف النظام لمن يدفع أو ما هي القواعد التي يجب اتباعها قد يريد المورد سلعا مدية مثل الورق أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو قطع الغيار وقد يقدم أيضا خدمة مثل المحاسبة أو دعم البرمجيات المنتج يتغير لكن الدور يبقى كما هو هذا هو الطرف الذي قد تحتاج شركتك إلى الدفع له اعتبر سجل المورد بمثابة ملف المورد داخل نظام ديناميك 365 فهو لا يخزن التفاصيل الأساسية التي يحتاجها فريقك المالي فحسبه بل يضع أيضا القواعد التي تتحكم فيما سيحدث لاحقا أن تقوم بما الإسم المورد وعنوانه ومعلومات الاتصال به حتى تعرف الشركة بالضبط من تتعامل معه يمكنك أيضا تسجيل العملة المستخدمة في الفواتير والمدفوعة وهو ما يحدث فرقا كبيرا عند شراء من موردين في دول مختلفة أما بالنسبة لتفاصيل الدفع فيمكن أن يتضمن سجل المورد شروط الدفع وطريقة الدفع قد تبدو هذه حقولا صغيرة على الشاشة لكنها تجيب على أسئلة عملية للغاية متى يجب دفع مستحقات هذا المورد وكيف ينبغي للشركة إرسال الأموال تحدد شروط الدفع قاعدة تاريخ الاستحقاق يسمح لك بعض الموردين بالدفع بعد 30 يوما من تاريخ الفاتورة والبعض الآخر يريد الدفع في غضون 14 يوما حتى أن القليل منهم يقدم خصنا إذا دفعت مبكرا يستخدم ديناميك 365 الشروط التي سجلتها لحساب تاريخ استحقاق كل فاتورة تلقائيا لا يحتاج أحد إلى تذكر الاتفاقية هذا يخلق اتساقا في العمل إذا قام خمسة أشخاص مختلفون بمعالجة فوتير لنفس المورد فجميعهم يتبعون نفس قاعدة الدفع لا يحتاج أحد إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو الاتصال بفريق المشتريات لمجرد سؤال عن موعد استحقاق الفاتورة تصف طريقة الدفع كيفية وصول الأموال قد تدفع شركتك لمورد ما عن طريق التحويل الإلكتروني ولآخر عن طريق الشيك في بعض الحالات يمكن للشركة أيضا استخدام السندات الإذنية يتيح لك ديناميكس 365 تحديد طرق الدفع الخاصة بك مع ربطها بأنواع النظام عند الحاجة والآن تتعامل الشركات عادة مع أكثر من مورد واحد قد يكون لدى الشركة النامية العشرات أو المئات أو حتى الآلاف من الموردين إن إنشاء كل إعداد من الصفر لكل مورد سيؤدي إلى إضاعة الوقت ووقوع الأخطاء ولهذا سبب يستخدم ديناميكس 365 مجموعات الموردين تجمع مجموعة الموردين الموردين الذين يشتركون في نفس القواعد المالية العامة على سبيل المثال يمكنك وضع موردي المستلزمات المكتبية المحليين في مجموعة ومورد المخزون الخارجيين في مجموعة أخرى تحتوي المجموعة على أعدادات مشتركة لكيفية ترحيل المعاملات وكيفية عمل المدفوعات والتسويات وكيفية أعداد الشركة تقارير عن أرسدة هؤلاء الموردين أنت لا تزال تحتفظ بسجل مورد منفصل لكل مورد هذا مهم لأن كل مورد يحتاج إلى اسمه وعنوانه وتفاصيل دفعه وتاريخه الخاص توفر مجموعة الموردين نقطة بداية مشتركة بحيث لا يضطر القسم المالي إلى إعادة بناء نفس القواعد مرارا وتكررا خلف الكواليس هناك جزء آخر يسمى ملف تعريف ترحيل المورد الاسم يبدو تقنيا لذا دعونا نبسطه بلغة واضحة ملف تعريف الترحيل هو خريطة تخبر ديناميكس 365 بمكان وقوع معاملات الموردين في دفتر الأستاذ العام دفتر الأستاذ العام هو السجل الرئيسي للحسابات المالية للشركة عند ترحيل فاتورة يحتاج ديناميكس 365 إلى تسجيل ما تدين به الشركة ومكان تصنيف التكلفة ذات الصلة يوجه ملف تعريف الترحيل جانب المورد في ذلك القيد المحاسبي باستخدام القواعد التي حدثها للمورد أو مجموعة الموردين لا يحتاج موظف المالية إلى اختيار حسابات الأستاذ تلك من الذاكرة في كل مرة بدلا من ذلك يتبع النظام خريطة تقلل من الإدخالات غير المتسقة وتمنح الفريق المالية رؤية أوضح بكثير لديون الموردين تجاهز الشركة أيضا جانب الدفع قبل وصول الفواتير في إدارة النقد والبنوك يمكنك إعداد الحسابات البنكية التي ستمول مدفوعة الموردين تمنح دفاتر يومية الدفع لموظف المالية مساحة عمل لإعداد وتسجيل تلك المدفوعات باستخدام طرق معتمدة إذن كخلاصة يحدد سجل المورد من الذي يتلقى الأموال تحدد شروط الدفع موعد الاستحقاق وتحدد طريقة الدفع والحساب البنكي كيفية خروج الأموال من الشركة مع جاهزية هذه القواعد يمكن للفاتورة دخول المكتب المالي وبدء رحلتها من وصول الفاتورة إلى الموافقة عليها مع وجود سجل المورد يعرف ديناميكس 365 الآن من يجب الدفع له وبموجب أي قواعد إذن ماذا يحدث عند وصول فاتورة فعلية؟ أحيانا يقوم الموظف المالي بإدخالها يدويا يعمل هذا عندما تصل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو الورق أو بوابة الموردين ويحتاج شخص ما إلى كتابة التفاصيل في النظام يختار الموظف المورد ويدخل رقم الفاتورة وتاريخها ثم يضيف البنود والمبالغ والضريبة وأي مرجع لأمر الشراء يخص الفاتورة رقم الفاتورة يستحق الاهتمام إنه يأتي من المورد وليس من شركتك ويساعد في تحديد تلك الفاتورة بعينها إذا وصلت فاتورة بقيمة 1200 دولار من Northwind Office Supplies برقم 148 يمكن لم ديناميك 365 استخدام ذلك الرقم مع سجل المورد لاكتشاف أي إدخال مكرر المرفقات تنتمي إلى السجل أيضا يمكن لفاتورة PDF أو مستند ممسوح ضوئيا أو أوراق داعمة أن تضع بجانب الفاتورة في ديناميك 365 هذا يعني أن الشخص الذي يراجع السجل يمكنه رؤية المستند خلف الأرقام دون البحث في صندوق بريد مشترك أو خزانة ملفات بالنسبة للأحجام الأكبر يمكن إدخال الفواتير إلكترونيا يدعم ديناميك 365 استيراد بيانات الفواتير من خلال كيانات البيانات فكر في كيان البيانات كنموذج قياسي يمكن لنظام آخر ملأه قبل إرسال المعلومات إلى ديناميك 365 خدمة خارجية لالتقاط الفواتير على سبيل المثال يمكنها إرسال رأس الفاتورة والبنود ومرفق المستند في حزمة بيانات واحدة يحتوي الرأس على تفاصيل الفاتورة الرئيسية والمورد ورقم الفاتورة والتواريخ والعملة والمبلغ الإجمالي ومرجع أمر الشراء توضح البنود ما يتم محاسبتك عليه قد يغطي سطر واحد ورق الطابعة وآخر الحبر وآخر التوصيل الحفاظ على هذه التفاصيل منفصلة يساعد موظفي المالية على رؤية ما يوافقون عليه بدقة معلومات الضريبة تنتقل مع الفاتورة أيضا يحتاج ديناميك 365 إلى مبلغ الضريبة والتفاصيل ذات الصلة حتى تسجل شركة الفاتورة بشكل صحيح هناك بعض الأمور التي قد توقف الفاتورة وتمنعها من المضي قدما دون مراجعة كبيانات مورد مفقودة أو تاريخ غير صالح أو رقم فاتورة مكرر أو إجمالي لا يتطبق هذا التوقف يحمي الشركة

ورقم الفاتورة مسجلين بالفعل الهدف ليس اتهام المورد بارتكاب أي خطأ قد يقوم الموردون بإعادة إرسال الفاتورة لعدم تأكدهم من وصولها أو قد يقوم الموظف بإدخال ملف PDF نفسه مرتين عن طريق الخطأ وفي كلتا الحالتين سداد الفاتورة نفسها مرتين يخلق عملا لا يرغب به أحد بمجرد قبول نظام ديناميك 365 للفاتورة يصبح السؤال التالي بسيطا من المخول بالموافقة عليها هنا يأتي دور سير العمل سير العمل هو مسار الموافقة داخل النظام بدلا من إرسال ملف PDF إلى مدير وانتظار عودته يقوم ديناميك 365 بإرسال الفاتورة إلى الشخص أو الدور الذي تحدده قواعد شركتك تحدد كل منظمة تلك القواعد بناء على كيفية رغبتها في التعامل مع القرارات المالية قد تتبع الفاتورة الروتينية الصغيرة مسارا قصيرا أما الفاتورة التي تتجاوز مبلغا معينا فقد تطلب موافقة مدير أولى الفاتورة المرتبطة بقسم معين يمكن توجيهها لمدير ذلك القسم يمكنك حتى إنشاء مسارات موافقة مختلفة لأنواع الموردين المختلفين مثل مورد المخزون أو مقدم الخدمات أو المقاولين المسار يتبع القواعد وليس ذاكرة شخص ما هذا يجعل تتبع الموافقات أسهل بكثير يمكن للإدارة المالية معرفة ما إذا كانت الفاتورة قيد المراجعة أو تمت الموافقة عليها أو تحتاج إلى مزيد من المعلومات يمكن للشخص الذي يمنح الموافقة فحص الفاتورة وتحديد ما إذا كانت تخص قسمه وما إذا كانت التكلفة تبدو صحيحة بعض الفواتير تستوفي كل القواعد وتنتقل للأمام تلقائيا المورد معروف والتفاصيل المستوردة كاملة وتشتاز الفاتورة عمليات التحقق من السياسات هذه الفواتير لا تحتاج إلى شخص لتكرار نفس عمليات التحقق الأساسية في كل مرة فواتير أخرى تصبح استثناءات ربما يكون حساب المورد مفقودا ربما يكون رقم الفاتورة موجودا بالفعل ربما يحتوي سطر مستورد على خطأ يحتفظ ديناميكس 365 بتلك الفواتير في قائمة إخفاقات الاستيراد حيث يمكن لطاقم المالية رؤية رسالة الخطأ وإصلاح المشكلة قبل إنشاء فاتورة معلقة تظل الوثيقة مهمة أثناء المراجعة يتضمن ديناميكس 365 عارضا للمرفقات في صفحات الفواتير بحيث يمكن للموظف المالي النظر إلى صورة الفاتورة بجوار السجل الذي يقوم بتعديله لا داعي للتبديل بين الشاشات فقط للتأكد مما إذا كان المورد قد كتب 6000 أو 8000 الفاتورة الأصلية الأتمتة تتولى الحركة الروتينية والأشخاص يتولون التعامل مع الاستفسارات تؤكد الموافقة أن الشخص المناسب وافق على المضي قدما في الفاتورة لكنها لا تثبت بعد أن المورد قد أصدر فاتورة مقابل ما تم طلبه أو استلامه بالضبط لهذا الغرض يقوم نظام ديناميكس 365 بمطابقة المستندات مطابقة الفواتير التحقق من طلبات الشركة يؤكد أن الشخص المخول قد رجع الفاتورة لكن المطابقة تجيب على سؤال مختلف هل تتوافق الفاتورة مع ما وفقت الشركة فعليا على شرائه عندما تبدأ عملية الشراء بأمر شراء يكون لدى ديناميكس 365 سجل للمقارنة به فكر في أمر الشراء على أنه مستند طلب الشركة فهو يسجل المورد وما تم طلبه والكمية والسعر والشرط يقوم شخص ما في المشتريات بإنشاء هذا الأمر قبل وصول أي فاتورة لماذا هذا مهم؟ يوثق أمر الشراء لاتفاق قبل ظهور الفاتورة بدونه يرى الموظف المالي مجرد فاتورة باسم مورد ومعه يمكنه مقارنة تكلفة المورد بالطلب الأصلي بالنسبة للسلع المادية هناك سجل آخر مهم عند وصول شحنة يسجل فريق المستودع إصال استلام المنتج وهو إثبات داخل ديناميكس 365 بوصول البضائع للشركة بما في ذلك الكمية هذا لا يعني أن كل عنصر كان مثاليا لكنه يسجل ما تم استلامه مقابل ذلك الطلب تخيل شركة تطلب عشر كراسي مكتب يدرج أمر شراء عشر كراسية بالسعر المتفق عليه لكن عند وصول الشاحنة يحصل مستودع ثمانية فقط لأن اثنين قيد الطلب المتأخر يسجل فريق الاستلام إصال استلام لثمانية فقط ثم يرسل المورد فتورة لام عشر كراسين وهو ما قد يكون صحيحا من وجهة نظرهم إذا قاموا بإعداد الطلب كاملا قبل شحن الاثنين المتبقيين لكن الآن أصبح لدى شركتك فريق تم طلب عشر واستلام ثمانية والفوترة لام عشر يمكن لام ديناميكس 365 اكتشاف هذا الفرق من خلال مطابقة الفواتير المطابقة الثنائية تقارن أمر الشراء بفتورة المورد وتتحقق مما إذا كانت الفتورة متوافقة مع الأمر من حيث السعر والكمية هذا يعمل للمشتريات التي يوفر فيها فحص الطلب الأصلي رقابة كافية يكتشف النظام قيام المورد بفوترة سعر أعلى أو وحدات أكثر مما تم طلبه لكنه لا يتحقق مما إذا كانت البضائع قد وصلت بالفعل لأنه يقارن سجلين فقط أمر الشراء والفتورة تضيف المطابقة الثلاثية إصال استلام المنتج لذا يقوم ديناميكس 365 الآن بمقارنة أمر الشراء وإيصال استلام المنتج والفتورة معا في مثال الكراسي يرى النظام طلبا لام عشرة وإيصالا لثمانية وفتورة لام عشرة ويصبح هذا الفرق سببا لإيقاف الفتورة بدلا من السماح بمرورها بالنسبة للشركات التي تشتري مخزونا أو معدات أو كميات كبيرة من السلع المادية يمنح هذا الفحص الإدارة المالية رقابة أقوى من خلال المساعدة في تجنب الدفع مقابل عناصر لم تصل أبدا أو الدفع مقابل كميات تزيد عما تم استلامه المشتريات تؤكد الاتفاق يؤكد قسم الاستلام ما وصل فعليا وتطلب فاتورة المورد الدفع أوه يجب أن تعكس السجلات الثلاثة القصة ذاتها تحدث اختلافات بسيطة في الواقع العملي للأعمال قد يختلف السعر بسبب التقريب أو قد يدرج المورد تغييرا بسيطا مصموحا به في الكمية لو أدى كل اختلاف بسيط إلى إيقاف الفاتورة لقدت فرق المالية وقتا طويلا في حل مشكلة غير ضرة لذا يتيح ديناميكس 365 للشركة تعيين سياسات مطابقة وحدود سماحية السماحية هي اختلاف مصموح به وتقرر الشركة المبلغة أو النسبة التي يمكن قبولها للسعر أو الكمية أو الإجمالي أو الرسوم ذات الصلة أي شيء ضمن هذا الحد يستمر وفقا لقواعد الشركة بينما يتم وضع علامة على ما يتجاوزه للمراجعة الشركة هي من يحدد هذه الحدود قد تسمح الشركة باختلاف بسيط في اللوازم المكتبية رخيصة الثمن لكنها تضع حدودا أكثر صرامة للآلات باهضة الثمن النظام لا يقرر ما يبدو معقولا تضع الشؤون المالية والمشتريات القاعدة ويطبقها ديناميكس 365 باستمرار هذا يغير كيفية قضاء فريق المالية لوقته بدلا من فحص كل فاتورة سليمة سطرنا بسطر يمكنهم التركيز على الاستثناءات أوها التحقيق في الفاتورة التي تغير سعرها أو التي تفتقد إلى إيصال أو التي لا تتطابق كميتها تظل الفواتير سليمة تتبع القواعد لكن يوجه الموظفون اهتمامهم حيث يلزم اتخاذ قرار تلك هي القيمة الحقيقية للمطابقة إنها تسمح للنظام بمعالجة الفخصات الروتينية بينما يتولى البشر المسائل التي تحتاج إلى تقدير هذا لا يعني أن النظام يحل محل التقدير البشري إنه مجرد فرز للفخصات الروتينية عن المسائل الفعلية نقطة واحدة قد تسبب بعض الارتباك يدعم نظام المطابقة القياسي في دينامي 365 المطابقة الثنائية والثلاثية إذا احتاجت الشركة إلى مطابقة ربعية ربما بإضافة فحص آخر كقيد فحص فإن ذلك يتطلب عملا إضافيا عبر تخصيص أو حل آخر إذن للمطابقة وظيفة واضحة أوه إنها تقارن فاتورة المورد بسجلات الشراء والاستلام الخاصة بالشركة ثم تشير إلى الفجوات قبل الدفع بمجرد اجتياز الفاتورة للمراجعة وفحصات المطابقة تصبح مبلغا تدين به الشركة ويمكن التخطيط لسداده لدفع مستحقات الموردين وتسوية الدفاتر بعد أن تجتاز الفاتورة الفحصات التي تتطلبها شركتك يمكن للم ديناميك 365 ترحيلها الترحيل يعني أن الفاتورة تصبح سجلا ماليا رسميا وتسجل الشركة الآن مبلغا تدين به لهذا المورد مع ظهور الفاتورة كغير مدفوعة حتى تتم تسويتها بالدفع الفاتورة جاهزة لكن هذا لا يعني خروج الأموال على الفور تحتاج فرق المالية إلى اتخاذ قرار بشأن الفواتير التي سيتم دفعها في دورة الدفع يساعد ديناميك 365 في اقتراح الدفع الذي ينظر في الفواتير المستحقة ويقترح أي منها يجب أن يدرج في الدورة بناء على القواعد التي اختارتها الشركة اقتراح الدفع هو قائمة أولية لا يزال يتعين على شخص ما مراجعتها ربما يستحق دفع فاتورة أحد الموردين هذا الأسبوع بينما يمكن تأجيل أخرى لوقت لاحق من الشهر يفقا للشروط المتفق عليها يراجع الفريق المالي الفواتير المقترحة ويحذف أو يضيف بنودا عند الحاجة ثم يعد دفتر يومية المدفوعة بهذه الطريقة يتم تجميع المدفوعة والتحكم فيها بدلا من إرسالها بشكل عشوائي فكر في دفتر يومية المدفوعة على أنه ورقة عمل المدفوعة الخاصة بالشركة فهو يسرد مدفوعة الموردين التي تخطط الشركة لإرسالها والمبالغة وتفاصيل الدفع يستخدمه الموظفون الماليون لإعداد دفعة منظمة من المدفوعة بدلا من إرسال الأموال لكل فاتورة على حدة دون سجل مشترك كيف تخرج الأموال من الشركة؟ يعتمد ذلك على طريقة الدفع المحددة للمورد والشركة يتيح ديناميك 365 للشركة إنشاء طرق دفع خاصة بها وربطها بأنواع دفع مثل الشيكات أو المدفوعات الإلكترونية أو سندات الإذنية الشيك وسيلة مألوفة يرسل الدفع الإلكتروني الأموال من خلال النظام المصرفي للشركة يسجل السند الإذني وعدا رسميا بالدفع يثقا لشروط متفق عليها لا تستخدم كل شركة جميع الطرق لكن ديناميك 365 يمنحها وسيلة لتسجيل المسار الذي تستخدمه تحتاج كل طريقة دفع أيضا إلى الإشارة إلى حساب الشركة المصرفي الصحيح هذا الربط مهم لأن الشركة قد تمتلك حسابات منفصلة لكيانات قانونية مختلفة أو عملات مختلفة أو لأغراض دفع متنوعة عندما يعد القسم المالي دفعة ما يحتاج النظام إلى معرفة الحساب المصرفي الذي سيمولها وإلا قد ينشئ الموظفون دفعة صحيحة مقابل حساب خاطئ توقيت الدفع يتطلب عناية أيضا الدفع بعد تاريخ الاستحقاق قد يؤدي إلى إرسال تذكيرات أو نزاعات أو الإدرار بالعلاقة مع المورد الدفع في وقت مبكر جدا يؤدي إلى خروج سيولة قبل أن تحتاج الشركة إلى صرفها يحافظ ديناميكس 365 على ظهور تاريخ استحقاق الفاتورة حتى يتمكن القسم المالي من التخطيط للمدفعات حول شروط المتفق عليها مع كل مورد مما يمنح الشركة سيطرة أكبر على النقد الذي يغادر العمل بمجرد إتمام الدفع يحتاج ديناميكس 365 للإجابة على سؤال بسيط ما هي الفاتورة التي غطاها ذلك الدفع الإجابة هي التسوية تربط التسوية الدفع بفاتورة المورد المحددة أو الفواتير التي يسددها فكر في الأمر على أنه مطابقة إصال بالفاتورة التي يقوم بتصفيتها بدون التسوية قد ترى الشركة فاتورة ودفعة في حساب المورد نفسه ولكن دون سجل واضح يربط بينهما الدفع الكامل يسوي الفاتورة بالكامل لكن العمل ليس دائما بهذه البساطة قد تدفع الشركة جزءا فقط من الفاتورة الآن والباقي لاحقا تسجل التسوية الدفعة جزئية وتترك الرصيد المتبقي مفتوحا حتى يتمكن القسم المالي من رؤية ما يدين به المورد بالضبط هذه الرؤية ضرورية للحصول على أرصدة دقيقة للموردين يمكن لدفعة واحدة أيضا أن تغطي عدة فواتير ربما تقوم شركة بدفع خمس فواتير مستحقة لنفس المورد في دفعة إلكترونية واحدة تربط التسوية ذلك المبلغ الصادر بكل فاتورة يقوم بتغطيتها إذا لم تغطي الدفعة كل فاتورة بالكامل يظل الرصيد المفتوح واضحا بدلا من ضياعه في إجمالي مربك يخلق هذا سجلا قابلا للتتبع حيث يمكنك متابعة الفاتورة عبر مراحل اعتمادها ونتائج مطابقتها شاهد الدفعة المعدة في دفتر اليومية وراقب كيف قامت تلك الدفعة بتسوية رصيد المورد عندما يسأل شخص عن سبب خروج أموال من الشركة لا يحتاج القسم المالي لإعادة بناء القصة من رسائل البريد وكشف الحسابات قد تظهر العملية عبر صفحات منفصلة في ديناميكس 365 لكن كل سجل يتصل بالآخر كتدفق محكم مما يكون الصورة المتكاملة للحسابات الدائنة تخيل أنك استلمت فاتورة واحدة لمستلزمات مكتبية يحتوي سجل المورد على قواعد الدفع وتجلب الفاتورة المستوردة تفاصيل المطالبة بالإضافة إلى المستند نفسه توفر إدارة المشتريات أمر الشراء توفر إدارة الاستلام إصال الاستلام بحيث تملك عملية المطبقة سجلات فعلية للمقارنة الآن في الخلفية يقوم ملف الترحيل بوضع الدين والمصرفات في حسابات الأستاذ العام الصحيحة تتحكم إدارة النقد والبنوك في وسيلة الدفع التي تستخدمها والحساب البنكي الذي ينسل الأموال يبقى المرفق مع المعاملة لذا يمكنك دائماً استرجاع الفاتورة الأصلية لاحقاً للتحقق منها الأتمتة لا تحل محل حكم الفريق المالي حرارة