WEBVTT

00:00:01.230 --> 00:00:03.750
تصل فاتورة المورد إلى مكتبك

00:00:03.750 --> 00:00:06.710
قد تكون البضائع في المستودع أو الخدمة مكتملة بالفعل

00:00:06.710 --> 00:00:08.950
لكن عداد الدفع يبدأ في العمل فورا

00:00:08.950 --> 00:00:11.810
إذن ما الذي يحدث فعليا قبل خروج الأموال من الشركة

00:00:11.810 --> 00:00:14.890
مرحبا بكم في معلومة معرفية جديدة من M365 FM

00:00:14.890 --> 00:00:15.690
أنا مير بيترز

00:00:15.690 --> 00:00:19.190
واليوم نلقي نظرة على حسابات الموردين في ديناميك 365 بلغة بسيطة

00:00:19.190 --> 00:00:22.550
هذا ليس مجرد مكان يقوم فيه شخص ما بكتابة الفواتير على الشاشة

00:00:22.550 --> 00:00:25.110
إنه المكتب المالي للشركة الذي يتحقق من كل فاتورة

00:00:25.110 --> 00:00:27.390
ومن أرسلها وما وفقت الشركة على شرائه

00:00:27.390 --> 00:00:28.630
وما إذا كان ينبغي دفعها

00:00:28.630 --> 00:00:30.050
إليكم التعريف الأبسط

00:00:30.050 --> 00:00:32.910
حسابات الموردين هي الأموال التي تدين بها شركتك للبائعين

00:00:32.910 --> 00:00:34.590
مقابل سلع أو خدمات اشتريتها بالفعل

00:00:34.590 --> 00:00:37.090
فكر في الأمر كمكتب دفع داخل مبنى كبير

00:00:37.090 --> 00:00:38.610
تصل الفواتير إلى مكتب الاستقبال

00:00:38.610 --> 00:00:40.370
وتتم مطابقتها مع سجلات الشركة

00:00:40.370 --> 00:00:41.730
وتنتقل عبر مراحل الموافقة

00:00:41.730 --> 00:00:43.870
وعندها فقط تصل إلى الشخص المسؤول عن صرف الدفع

00:00:43.870 --> 00:00:47.370
سنتتبع هذا المسار من سجل المورد وصولا إلى ختم الدفع النهائي

00:00:47.370 --> 00:00:50.430
يسمي ديناميك 365 ذلك بالتسوية

00:00:50.430 --> 00:00:52.710
لماذا توجد حسابات الموردين؟

00:00:52.710 --> 00:00:55.710
تخيل أنك تدير شركة صغيرة تبيع أثاث المكاتب

00:00:55.710 --> 00:00:58.290
أنت بحاجة إلى مكاتب قبل أن تتمكن من بيعها

00:00:58.290 --> 00:00:59.890
وتحتاج أيضا إلى صناديق تعبئة

00:00:59.890 --> 00:01:00.850
وخدمة تنظيف

00:01:00.850 --> 00:01:01.890
وخدمة إنترنت

00:01:01.890 --> 00:01:02.590
وقطع غيار

00:01:02.590 --> 00:01:03.790
وربما شركة توصيل

00:01:03.790 --> 00:01:06.830
لو كان عليك دفع ثمن لكل مورد بمجرد طلب شيء ما

00:01:06.830 --> 00:01:08.910
لا أصبح الشراء صعبا للغاية وبسرعة

00:01:08.910 --> 00:01:12.410
تشتري معظم الشركات أولا وتدفع لاحقا بموجب شروط متفق عليها

00:01:12.410 --> 00:01:14.510
يقوم المورد بتسليم البضائع أو إنهاء العمل

00:01:14.510 --> 00:01:16.310
ثم يرسل فتورة بمستحقاته

00:01:16.310 --> 00:01:17.890
شركتك تدين الآن بهذا المبلغ

00:01:17.890 --> 00:01:20.610
لكنها لا ترسل الأموال دون التحقق من التفاصيل أولا

00:01:20.610 --> 00:01:23.610
يظهر هذا المبلغ غير المدفوع في دفاتر الشركة كالتزام

00:01:23.610 --> 00:01:25.930
قد يبدو الالتزام مصطلحا ماليا مخيفا

00:01:25.930 --> 00:01:27.130
لكن معناه بسيط

00:01:27.130 --> 00:01:29.770
إنه مبلغ تدين به الشركة لطرف آخر

00:01:29.770 --> 00:01:32.830
إذا استلمت شركتك فتورة لمستلزمات مكتبية ولم تدفعها بعد

00:01:32.830 --> 00:01:36.250
فإن تلك الفتورة تدرج ضمن حسابات الموردين حتى يتم تسويتها بالدفع

00:01:36.250 --> 00:01:38.210
لا تزال الشركة تمتلك النقد في الوقت الحالي

00:01:38.210 --> 00:01:40.030
ولكن لديها أيضا وعد يجب الوفاء به

00:01:40.030 --> 00:01:42.910
هذا مهم لأن الشركة قد تبدو في وضع جيد في حسابها البنكي

00:01:42.910 --> 00:01:45.310
بينما لا تزال تتحمل كومة من الفواتير غير المدفوعة

00:01:45.310 --> 00:01:47.930
تحتاج الفرق المالية إلى رؤية كلا الجانبين

00:01:47.930 --> 00:01:49.430
كمية النقد الموجودة في البنك

00:01:49.430 --> 00:01:51.810
وكم من ذلك النقد سيحتاج إلى الخروج قريبا

00:01:51.810 --> 00:01:53.450
قبل وجود الأنظمة المالية المترابطة

00:01:53.450 --> 00:01:55.770
كانت هذه المهمة تتحول غالبا إلى مطاردة ورقية

00:01:55.770 --> 00:01:57.070
قد تصل فتورة عبر البريد

00:01:57.070 --> 00:01:58.390
وتستقر على مكتب شخص ما

00:01:58.390 --> 00:02:00.150
ثم تنتقل عبر البريد الداخلي للموافقة

00:02:00.150 --> 00:02:02.810
بينما تقبع فتورة أخرى في صندوق الوارد للبريد الإلكتروني

00:02:02.810 --> 00:02:05.530
قد يقوم شخص ما بكتابة نفس الفتورة في جدول بيانات

00:02:05.530 --> 00:02:07.610
بينما يدخلها شخص آخر في نظام محاسبي

00:02:07.610 --> 00:02:09.530
هذا يخلق مشاكل مألوفة

00:02:09.530 --> 00:02:11.250
قد يفوت أحد المديرين رسالة موافقة

00:02:11.250 --> 00:02:12.810
أو يتم سداد فتورة متأخرة

00:02:12.810 --> 00:02:14.750
أو يرسل مورد الفتورة نفسها مرة أخرى

00:02:14.750 --> 00:02:16.810
دون أن يلاحظ أحد أنها وصلت بالفعل للفريق المالي

00:02:16.810 --> 00:02:17.570
والأسوأ من ذلك

00:02:17.570 --> 00:02:18.630
قد يتم دفعها مرتين

00:02:18.630 --> 00:02:20.470
لأن نسخة الورقية ونسخة البريد الإلكتروني

00:02:20.470 --> 00:02:21.710
تبدون كفتورتين منفصلتين

00:02:21.710 --> 00:02:25.090
يوفر نظام ديناميك 365 لشركة مكانا وحدا لتتبع هذا العمل

00:02:25.090 --> 00:02:26.490
فهو يسجل التزامات الشركة

00:02:26.490 --> 00:02:28.270
ويساعد الموظفين على مراجعة الفواتير

00:02:28.270 --> 00:02:30.790
ويحافظ على مسار واضح من وصول الفتورة إلى سدادها

00:02:30.790 --> 00:02:33.670
وهذا لا يعني أن كل فتورة تمر دون مراجعة بشرية

00:02:33.670 --> 00:02:36.030
لا يزال الفريق المالي يقرر متى يبدو هناك خطأ ما

00:02:36.030 --> 00:02:37.910
لكن النظام يزودهم بالسجلات والقواعد

00:02:37.910 --> 00:02:40.570
لاتخاذ ذلك القرار دون الحاجة لملاحقة الأوراق في أرجاء المبنى

00:02:40.570 --> 00:02:43.730
قد تسمع أيضا مصطلح حسابات المدينين في السياق نفسه

00:02:43.730 --> 00:02:45.430
الأسماء تبدو متطابقة تقريبا

00:02:45.430 --> 00:02:47.390
لكنها تشير إلى اتجاهات متعكسة

00:02:47.390 --> 00:02:49.950
تتتبع حسابات الدائنين الأموال الخارجة من شركتك

00:02:49.950 --> 00:02:51.130
لأنك مدين للموردين

00:02:51.130 --> 00:02:53.950
تتتبع حسابات المدينين الأموال الداخلة إلى شركتك

00:02:53.950 --> 00:02:55.190
لأن العملاء مدينون لك

00:02:55.190 --> 00:02:56.930
إذا اشترت شركتك طابعة من مورد ما

00:02:56.930 --> 00:02:59.030
فإن تلك الفتورة تدخل ضمن حسابات الدائنين

00:02:59.030 --> 00:03:01.370
وإذا بعت شركتك مكاتب لعميل وأرسلت له فتورة

00:03:01.370 --> 00:03:03.630
فإن فتورة العميل تلك تدخل ضمن حسابات المدينين

00:03:03.630 --> 00:03:05.950
إذن تتتبع الحسابات الدائنة ما يجب عليك دفعه

00:03:05.950 --> 00:03:08.590
بينما تتتبع الحسابات المدينة ما يجب على الآخرين دفعه لك

00:03:08.590 --> 00:03:11.210
تهدف الحسابات الدائنة إلى تحقيق نتيجة عملية للغاية

00:03:11.210 --> 00:03:14.210
وهي سداد المبلغ الصحيح للمورد الصحيح في التاريخ المتفق عليه

00:03:14.210 --> 00:03:17.830
السداد مبكرا جدا يعني خسارة الشركة للسيولة النقدية قبل وقت الحاجة إليها

00:03:17.830 --> 00:03:22.150
والسداد متأخرا جدا قد يدفع المورد للمطالبة بالدفع أو التوقف عن تقديم شروط مفضلة

00:03:22.150 --> 00:03:24.970
أما دفع المبلغ الخاطئ فيعني أن على شخص ما تصحيح الخطأ لاحقا

00:03:24.970 --> 00:03:28.750
وغالبا ما يتطلب ذلك رسائل بريد إلكتروني ومذكرة دائنة والكثير من الإحباط

00:03:28.750 --> 00:03:31.270
لذا قبل أن تمر أي فاتورة عبر هذه العملية

00:03:31.270 --> 00:03:36.730
يحتاج ديناميكس 365 لمعرفة هوية المورد بدقة والقواعد التي تنطبق على تلك العلاقة

00:03:36.730 --> 00:03:38.350
بناء أساس الموردين

00:03:38.350 --> 00:03:41.730
لذا قبل أن يتمكن ديناميكس 365 من معالجة أي فاتورة

00:03:41.730 --> 00:03:43.550
يجب عليه أولى معرفة من أرسلها بدقة

00:03:43.550 --> 00:03:45.370
وهنا يأتي دور سجل المورد

00:03:45.370 --> 00:03:48.930
بدون هذا السجل لا يعرف النظام لمن يدفع أو ما هي القواعد التي يجب اتباعها

00:03:48.930 --> 00:03:52.930
قد يريد المورد سلعا مدية مثل الورق أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو قطع الغيار

00:03:52.930 --> 00:03:56.150
وقد يقدم أيضا خدمة مثل المحاسبة أو دعم البرمجيات

00:03:56.150 --> 00:03:58.950
المنتج يتغير لكن الدور يبقى كما هو

00:03:58.950 --> 00:04:01.590
هذا هو الطرف الذي قد تحتاج شركتك إلى الدفع له

00:04:01.590 --> 00:04:04.970
اعتبر سجل المورد بمثابة ملف المورد داخل نظام ديناميك 365

00:04:04.970 --> 00:04:08.290
فهو لا يخزن التفاصيل الأساسية التي يحتاجها فريقك المالي فحسبه

00:04:08.290 --> 00:04:10.710
بل يضع أيضا القواعد التي تتحكم فيما سيحدث لاحقا

00:04:10.710 --> 00:04:13.430
أن تقوم بما الإسم المورد وعنوانه ومعلومات الاتصال به

00:04:13.430 --> 00:04:15.550
حتى تعرف الشركة بالضبط من تتعامل معه

00:04:15.550 --> 00:04:18.170
يمكنك أيضا تسجيل العملة المستخدمة في الفواتير والمدفوعة

00:04:18.170 --> 00:04:21.470
وهو ما يحدث فرقا كبيرا عند شراء من موردين في دول مختلفة

00:04:21.470 --> 00:04:22.870
أما بالنسبة لتفاصيل الدفع

00:04:22.870 --> 00:04:25.710
فيمكن أن يتضمن سجل المورد شروط الدفع وطريقة الدفع

00:04:25.710 --> 00:04:27.490
قد تبدو هذه حقولا صغيرة على الشاشة

00:04:27.490 --> 00:04:29.450
لكنها تجيب على أسئلة عملية للغاية

00:04:29.450 --> 00:04:31.390
متى يجب دفع مستحقات هذا المورد

00:04:31.390 --> 00:04:33.270
وكيف ينبغي للشركة إرسال الأموال

00:04:33.270 --> 00:04:35.290
تحدد شروط الدفع قاعدة تاريخ الاستحقاق

00:04:35.290 --> 00:04:37.890
يسمح لك بعض الموردين بالدفع بعد 30 يوما من تاريخ الفاتورة

00:04:37.890 --> 00:04:40.070
والبعض الآخر يريد الدفع في غضون 14 يوما

00:04:40.070 --> 00:04:42.470
حتى أن القليل منهم يقدم خصنا إذا دفعت مبكرا

00:04:42.470 --> 00:04:46.970
يستخدم ديناميك 365 الشروط التي سجلتها لحساب تاريخ استحقاق كل فاتورة تلقائيا

00:04:46.970 --> 00:04:49.110
لا يحتاج أحد إلى تذكر الاتفاقية

00:04:49.110 --> 00:04:50.790
هذا يخلق اتساقا في العمل

00:04:50.790 --> 00:04:53.430
إذا قام خمسة أشخاص مختلفون بمعالجة فوتير لنفس المورد

00:04:53.430 --> 00:04:55.090
فجميعهم يتبعون نفس قاعدة الدفع

00:04:55.090 --> 00:04:57.490
لا يحتاج أحد إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني القديمة

00:04:57.490 --> 00:05:00.190
أو الاتصال بفريق المشتريات لمجرد سؤال عن موعد استحقاق الفاتورة

00:05:00.190 --> 00:05:02.330
تصف طريقة الدفع كيفية وصول الأموال

00:05:02.330 --> 00:05:04.830
قد تدفع شركتك لمورد ما عن طريق التحويل الإلكتروني

00:05:04.830 --> 00:05:06.030
ولآخر عن طريق الشيك

00:05:06.030 --> 00:05:09.370
في بعض الحالات يمكن للشركة أيضا استخدام السندات الإذنية

00:05:09.370 --> 00:05:14.710
يتيح لك ديناميكس 365 تحديد طرق الدفع الخاصة بك مع ربطها بأنواع النظام عند الحاجة

00:05:14.710 --> 00:05:17.530
والآن تتعامل الشركات عادة مع أكثر من مورد واحد

00:05:17.530 --> 00:05:21.150
قد يكون لدى الشركة النامية العشرات أو المئات أو حتى الآلاف من الموردين

00:05:21.150 --> 00:05:24.930
إن إنشاء كل إعداد من الصفر لكل مورد سيؤدي إلى إضاعة الوقت ووقوع الأخطاء

00:05:24.930 --> 00:05:27.950
ولهذا سبب يستخدم ديناميكس 365 مجموعات الموردين

00:05:27.950 --> 00:05:31.110
تجمع مجموعة الموردين الموردين الذين يشتركون في نفس القواعد المالية العامة

00:05:31.110 --> 00:05:34.530
على سبيل المثال يمكنك وضع موردي المستلزمات المكتبية المحليين في مجموعة

00:05:34.530 --> 00:05:36.550
ومورد المخزون الخارجيين في مجموعة أخرى

00:05:36.550 --> 00:05:39.090
تحتوي المجموعة على أعدادات مشتركة لكيفية ترحيل المعاملات

00:05:39.090 --> 00:05:43.230
وكيفية عمل المدفوعات والتسويات وكيفية أعداد الشركة تقارير عن أرسدة هؤلاء الموردين

00:05:43.230 --> 00:05:45.950
أنت لا تزال تحتفظ بسجل مورد منفصل لكل مورد

00:05:45.950 --> 00:05:50.450
هذا مهم لأن كل مورد يحتاج إلى اسمه وعنوانه وتفاصيل دفعه وتاريخه الخاص

00:05:50.450 --> 00:05:52.630
توفر مجموعة الموردين نقطة بداية مشتركة

00:05:52.630 --> 00:05:55.830
بحيث لا يضطر القسم المالي إلى إعادة بناء نفس القواعد مرارا وتكررا

00:05:55.830 --> 00:05:59.250
خلف الكواليس هناك جزء آخر يسمى ملف تعريف ترحيل المورد

00:05:59.250 --> 00:06:02.330
الاسم يبدو تقنيا لذا دعونا نبسطه بلغة واضحة

00:06:02.330 --> 00:06:04.910
ملف تعريف الترحيل هو خريطة تخبر ديناميكس 365

00:06:04.910 --> 00:06:07.530
بمكان وقوع معاملات الموردين في دفتر الأستاذ العام

00:06:07.530 --> 00:06:10.810
دفتر الأستاذ العام هو السجل الرئيسي للحسابات المالية للشركة

00:06:10.810 --> 00:06:15.670
عند ترحيل فاتورة يحتاج ديناميكس 365 إلى تسجيل ما تدين به الشركة

00:06:15.670 --> 00:06:17.310
ومكان تصنيف التكلفة ذات الصلة

00:06:17.310 --> 00:06:20.390
يوجه ملف تعريف الترحيل جانب المورد في ذلك القيد المحاسبي

00:06:20.390 --> 00:06:23.230
باستخدام القواعد التي حدثها للمورد أو مجموعة الموردين

00:06:23.230 --> 00:06:27.050
لا يحتاج موظف المالية إلى اختيار حسابات الأستاذ تلك من الذاكرة في كل مرة

00:06:27.050 --> 00:06:30.330
بدلا من ذلك يتبع النظام خريطة تقلل من الإدخالات غير المتسقة

00:06:30.330 --> 00:06:32.810
وتمنح الفريق المالية رؤية أوضح بكثير لديون الموردين

00:06:32.810 --> 00:06:35.590
تجاهز الشركة أيضا جانب الدفع قبل وصول الفواتير

00:06:35.590 --> 00:06:36.730
في إدارة النقد والبنوك

00:06:36.730 --> 00:06:39.550
يمكنك إعداد الحسابات البنكية التي ستمول مدفوعة الموردين

00:06:39.550 --> 00:06:44.290
تمنح دفاتر يومية الدفع لموظف المالية مساحة عمل لإعداد وتسجيل تلك المدفوعات باستخدام طرق معتمدة

00:06:44.290 --> 00:06:48.090
إذن كخلاصة يحدد سجل المورد من الذي يتلقى الأموال

00:06:48.090 --> 00:06:49.930
تحدد شروط الدفع موعد الاستحقاق

00:06:49.930 --> 00:06:53.870
وتحدد طريقة الدفع والحساب البنكي كيفية خروج الأموال من الشركة

00:06:53.870 --> 00:06:55.430
مع جاهزية هذه القواعد

00:06:55.430 --> 00:07:00.530
يمكن للفاتورة دخول المكتب المالي وبدء رحلتها من وصول الفاتورة إلى الموافقة عليها

00:07:00.530 --> 00:07:01.690
مع وجود سجل المورد

00:07:01.690 --> 00:07:05.830
يعرف ديناميكس 365 الآن من يجب الدفع له وبموجب أي قواعد

00:07:05.830 --> 00:07:08.530
إذن ماذا يحدث عند وصول فاتورة فعلية؟

00:07:08.530 --> 00:07:10.870
أحيانا يقوم الموظف المالي بإدخالها يدويا

00:07:10.870 --> 00:07:14.390
يعمل هذا عندما تصل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو الورق أو بوابة الموردين

00:07:14.390 --> 00:07:16.530
ويحتاج شخص ما إلى كتابة التفاصيل في النظام

00:07:16.530 --> 00:07:19.930
يختار الموظف المورد ويدخل رقم الفاتورة وتاريخها

00:07:19.930 --> 00:07:24.410
ثم يضيف البنود والمبالغ والضريبة وأي مرجع لأمر الشراء يخص الفاتورة

00:07:24.410 --> 00:07:26.390
رقم الفاتورة يستحق الاهتمام

00:07:26.390 --> 00:07:28.630
إنه يأتي من المورد وليس من شركتك

00:07:28.630 --> 00:07:30.750
ويساعد في تحديد تلك الفاتورة بعينها

00:07:30.750 --> 00:07:35.150
إذا وصلت فاتورة بقيمة 1200 دولار من Northwind Office Supplies برقم 148

00:07:35.150 --> 00:07:39.850
يمكن لم ديناميك 365 استخدام ذلك الرقم مع سجل المورد لاكتشاف أي إدخال مكرر

00:07:39.850 --> 00:07:42.070
المرفقات تنتمي إلى السجل أيضا

00:07:42.070 --> 00:07:47.090
يمكن لفاتورة PDF أو مستند ممسوح ضوئيا أو أوراق داعمة أن تضع بجانب الفاتورة في ديناميك 365

00:07:47.090 --> 00:07:54.410
هذا يعني أن الشخص الذي يراجع السجل يمكنه رؤية المستند خلف الأرقام دون البحث في صندوق بريد مشترك أو خزانة ملفات

00:07:54.410 --> 00:07:55.870
بالنسبة للأحجام الأكبر

00:07:55.870 --> 00:07:57.870
يمكن إدخال الفواتير إلكترونيا

00:07:57.870 --> 00:08:01.990
يدعم ديناميك 365 استيراد بيانات الفواتير من خلال كيانات البيانات

00:08:01.990 --> 00:08:07.490
فكر في كيان البيانات كنموذج قياسي يمكن لنظام آخر ملأه قبل إرسال المعلومات إلى ديناميك 365

00:08:07.490 --> 00:08:10.710
خدمة خارجية لالتقاط الفواتير على سبيل المثال

00:08:10.710 --> 00:08:14.790
يمكنها إرسال رأس الفاتورة والبنود ومرفق المستند في حزمة بيانات واحدة

00:08:14.790 --> 00:08:17.130
يحتوي الرأس على تفاصيل الفاتورة الرئيسية والمورد

00:08:17.130 --> 00:08:20.790
ورقم الفاتورة والتواريخ والعملة والمبلغ الإجمالي ومرجع أمر الشراء

00:08:20.790 --> 00:08:23.030
توضح البنود ما يتم محاسبتك عليه

00:08:23.030 --> 00:08:25.010
قد يغطي سطر واحد ورق الطابعة

00:08:25.010 --> 00:08:26.930
وآخر الحبر وآخر التوصيل

00:08:26.930 --> 00:08:30.830
الحفاظ على هذه التفاصيل منفصلة يساعد موظفي المالية على رؤية ما يوافقون عليه بدقة

00:08:30.830 --> 00:08:33.210
معلومات الضريبة تنتقل مع الفاتورة أيضا

00:08:33.210 --> 00:08:37.890
يحتاج ديناميك 365 إلى مبلغ الضريبة والتفاصيل ذات الصلة حتى تسجل شركة الفاتورة بشكل صحيح

00:08:37.890 --> 00:08:41.150
هناك بعض الأمور التي قد توقف الفاتورة وتمنعها من المضي قدما دون مراجعة

00:08:41.150 --> 00:08:45.730
كبيانات مورد مفقودة أو تاريخ غير صالح أو رقم فاتورة مكرر أو إجمالي لا يتطبق

00:08:45.730 --> 00:08:47.330
هذا التوقف يحمي الشركة

00:08:55.010 --> 00:08:56.270
ورقم الفاتورة مسجلين بالفعل

00:08:56.270 --> 00:08:58.390
الهدف ليس اتهام المورد بارتكاب أي خطأ

00:08:58.390 --> 00:09:01.310
قد يقوم الموردون بإعادة إرسال الفاتورة لعدم تأكدهم من وصولها

00:09:01.310 --> 00:09:04.170
أو قد يقوم الموظف بإدخال ملف PDF نفسه مرتين عن طريق الخطأ

00:09:04.170 --> 00:09:07.490
وفي كلتا الحالتين سداد الفاتورة نفسها مرتين يخلق عملا لا يرغب به أحد

00:09:07.490 --> 00:09:11.470
بمجرد قبول نظام ديناميك 365 للفاتورة يصبح السؤال التالي بسيطا

00:09:11.470 --> 00:09:12.850
من المخول بالموافقة عليها

00:09:12.850 --> 00:09:13.950
هنا يأتي دور سير العمل

00:09:13.950 --> 00:09:16.690
سير العمل هو مسار الموافقة داخل النظام

00:09:16.690 --> 00:09:19.570
بدلا من إرسال ملف PDF إلى مدير وانتظار عودته

00:09:19.570 --> 00:09:24.870
يقوم ديناميك 365 بإرسال الفاتورة إلى الشخص أو الدور الذي تحدده قواعد شركتك

00:09:24.870 --> 00:09:29.250
تحدد كل منظمة تلك القواعد بناء على كيفية رغبتها في التعامل مع القرارات المالية

00:09:29.250 --> 00:09:31.890
قد تتبع الفاتورة الروتينية الصغيرة مسارا قصيرا

00:09:31.890 --> 00:09:35.190
أما الفاتورة التي تتجاوز مبلغا معينا فقد تطلب موافقة مدير أولى

00:09:35.190 --> 00:09:38.390
الفاتورة المرتبطة بقسم معين يمكن توجيهها لمدير ذلك القسم

00:09:38.390 --> 00:09:43.730
يمكنك حتى إنشاء مسارات موافقة مختلفة لأنواع الموردين المختلفين مثل مورد المخزون أو مقدم الخدمات أو المقاولين

00:09:43.730 --> 00:09:46.070
المسار يتبع القواعد وليس ذاكرة شخص ما

00:09:46.070 --> 00:09:48.070
هذا يجعل تتبع الموافقات أسهل بكثير

00:09:48.070 --> 00:09:53.430
يمكن للإدارة المالية معرفة ما إذا كانت الفاتورة قيد المراجعة أو تمت الموافقة عليها أو تحتاج إلى مزيد من المعلومات

00:09:53.430 --> 00:09:58.290
يمكن للشخص الذي يمنح الموافقة فحص الفاتورة وتحديد ما إذا كانت تخص قسمه وما إذا كانت التكلفة تبدو صحيحة

00:09:58.290 --> 00:10:01.230
بعض الفواتير تستوفي كل القواعد وتنتقل للأمام تلقائيا

00:10:01.230 --> 00:10:05.510
المورد معروف والتفاصيل المستوردة كاملة وتشتاز الفاتورة عمليات التحقق من السياسات

00:10:05.510 --> 00:10:08.870
هذه الفواتير لا تحتاج إلى شخص لتكرار نفس عمليات التحقق الأساسية في كل مرة

00:10:08.870 --> 00:10:10.710
فواتير أخرى تصبح استثناءات

00:10:10.710 --> 00:10:12.570
ربما يكون حساب المورد مفقودا

00:10:12.570 --> 00:10:14.650
ربما يكون رقم الفاتورة موجودا بالفعل

00:10:14.650 --> 00:10:16.710
ربما يحتوي سطر مستورد على خطأ

00:10:16.710 --> 00:10:20.390
يحتفظ ديناميكس 365 بتلك الفواتير في قائمة إخفاقات الاستيراد

00:10:20.390 --> 00:10:24.230
حيث يمكن لطاقم المالية رؤية رسالة الخطأ وإصلاح المشكلة قبل إنشاء فاتورة معلقة

00:10:24.230 --> 00:10:26.670
تظل الوثيقة مهمة أثناء المراجعة

00:10:26.670 --> 00:10:30.250
يتضمن ديناميكس 365 عارضا للمرفقات في صفحات الفواتير

00:10:30.250 --> 00:10:34.310
بحيث يمكن للموظف المالي النظر إلى صورة الفاتورة بجوار السجل الذي يقوم بتعديله

00:10:34.310 --> 00:10:39.490
لا داعي للتبديل بين الشاشات فقط للتأكد مما إذا كان المورد قد كتب 6000 أو 8000 الفاتورة الأصلية

00:10:39.490 --> 00:10:41.350
الأتمتة تتولى الحركة الروتينية

00:10:41.350 --> 00:10:43.170
والأشخاص يتولون التعامل مع الاستفسارات

00:10:43.170 --> 00:10:45.950
تؤكد الموافقة أن الشخص المناسب وافق على المضي قدما في الفاتورة

00:10:45.950 --> 00:10:49.550
لكنها لا تثبت بعد أن المورد قد أصدر فاتورة مقابل ما تم طلبه أو استلامه بالضبط

00:10:49.550 --> 00:10:52.970
لهذا الغرض يقوم نظام ديناميكس 365 بمطابقة المستندات

00:10:52.970 --> 00:10:54.150
مطابقة الفواتير

00:10:54.150 --> 00:10:57.530
التحقق من طلبات الشركة يؤكد أن الشخص المخول قد رجع الفاتورة

00:10:57.530 --> 00:10:59.610
لكن المطابقة تجيب على سؤال مختلف

00:10:59.610 --> 00:11:02.730
هل تتوافق الفاتورة مع ما وفقت الشركة فعليا على شرائه

00:11:02.730 --> 00:11:04.410
عندما تبدأ عملية الشراء بأمر شراء

00:11:04.410 --> 00:11:07.350
يكون لدى ديناميكس 365 سجل للمقارنة به

00:11:07.350 --> 00:11:10.210
فكر في أمر الشراء على أنه مستند طلب الشركة

00:11:10.210 --> 00:11:14.170
فهو يسجل المورد وما تم طلبه والكمية والسعر والشرط

00:11:14.170 --> 00:11:17.230
يقوم شخص ما في المشتريات بإنشاء هذا الأمر قبل وصول أي فاتورة

00:11:17.230 --> 00:11:18.710
لماذا هذا مهم؟

00:11:18.710 --> 00:11:21.350
يوثق أمر الشراء لاتفاق قبل ظهور الفاتورة

00:11:21.350 --> 00:11:24.350
بدونه يرى الموظف المالي مجرد فاتورة باسم مورد

00:11:24.350 --> 00:11:27.630
ومعه يمكنه مقارنة تكلفة المورد بالطلب الأصلي

00:11:27.630 --> 00:11:30.510
بالنسبة للسلع المادية هناك سجل آخر مهم

00:11:30.510 --> 00:11:33.570
عند وصول شحنة يسجل فريق المستودع إصال استلام المنتج

00:11:33.570 --> 00:11:37.130
وهو إثبات داخل ديناميكس 365 بوصول البضائع للشركة

00:11:37.130 --> 00:11:38.110
بما في ذلك الكمية

00:11:38.110 --> 00:11:39.970
هذا لا يعني أن كل عنصر كان مثاليا

00:11:39.970 --> 00:11:42.410
لكنه يسجل ما تم استلامه مقابل ذلك الطلب

00:11:42.410 --> 00:11:44.690
تخيل شركة تطلب عشر كراسي مكتب

00:11:44.690 --> 00:11:47.270
يدرج أمر شراء عشر كراسية بالسعر المتفق عليه

00:11:47.270 --> 00:11:50.230
لكن عند وصول الشاحنة يحصل مستودع ثمانية فقط

00:11:50.230 --> 00:11:51.610
لأن اثنين قيد الطلب المتأخر

00:11:51.610 --> 00:11:54.610
يسجل فريق الاستلام إصال استلام لثمانية فقط

00:11:54.610 --> 00:11:56.450
ثم يرسل المورد فتورة لام عشر كراسين

00:11:56.450 --> 00:11:58.250
وهو ما قد يكون صحيحا من وجهة نظرهم

00:11:58.250 --> 00:12:00.530
إذا قاموا بإعداد الطلب كاملا قبل شحن الاثنين المتبقيين

00:12:00.530 --> 00:12:02.610
لكن الآن أصبح لدى شركتك فريق

00:12:02.610 --> 00:12:04.550
تم طلب عشر واستلام ثمانية

00:12:04.550 --> 00:12:05.710
والفوترة لام عشر

00:12:05.710 --> 00:12:09.290
يمكن لام ديناميكس 365 اكتشاف هذا الفرق من خلال مطابقة الفواتير

00:12:09.290 --> 00:12:11.790
المطابقة الثنائية تقارن أمر الشراء بفتورة المورد

00:12:11.790 --> 00:12:15.190
وتتحقق مما إذا كانت الفتورة متوافقة مع الأمر من حيث السعر والكمية

00:12:15.190 --> 00:12:19.010
هذا يعمل للمشتريات التي يوفر فيها فحص الطلب الأصلي رقابة كافية

00:12:19.010 --> 00:12:22.790
يكتشف النظام قيام المورد بفوترة سعر أعلى أو وحدات أكثر مما تم طلبه

00:12:22.790 --> 00:12:26.750
لكنه لا يتحقق مما إذا كانت البضائع قد وصلت بالفعل لأنه يقارن سجلين فقط

00:12:26.750 --> 00:12:27.970
أمر الشراء والفتورة

00:12:27.970 --> 00:12:30.490
تضيف المطابقة الثلاثية إصال استلام المنتج

00:12:30.490 --> 00:12:35.610
لذا يقوم ديناميكس 365 الآن بمقارنة أمر الشراء وإيصال استلام المنتج والفتورة معا

00:12:35.610 --> 00:12:40.890
في مثال الكراسي يرى النظام طلبا لام عشرة وإيصالا لثمانية وفتورة لام عشرة

00:12:40.890 --> 00:12:44.830
ويصبح هذا الفرق سببا لإيقاف الفتورة بدلا من السماح بمرورها

00:12:44.830 --> 00:12:48.810
بالنسبة للشركات التي تشتري مخزونا أو معدات أو كميات كبيرة من السلع المادية

00:12:48.810 --> 00:12:55.950
يمنح هذا الفحص الإدارة المالية رقابة أقوى من خلال المساعدة في تجنب الدفع مقابل عناصر لم تصل أبدا أو الدفع مقابل كميات تزيد عما تم استلامه

00:12:55.950 --> 00:12:57.690
المشتريات تؤكد الاتفاق

00:12:57.690 --> 00:13:01.430
يؤكد قسم الاستلام ما وصل فعليا وتطلب فاتورة المورد الدفع

00:13:01.430 --> 00:13:01.990
أوه

00:13:01.990 --> 00:13:04.530
يجب أن تعكس السجلات الثلاثة القصة ذاتها

00:13:04.530 --> 00:13:07.170
تحدث اختلافات بسيطة في الواقع العملي للأعمال

00:13:07.170 --> 00:13:08.870
قد يختلف السعر بسبب التقريب

00:13:08.870 --> 00:13:11.970
أو قد يدرج المورد تغييرا بسيطا مصموحا به في الكمية

00:13:11.970 --> 00:13:14.170
لو أدى كل اختلاف بسيط إلى إيقاف الفاتورة

00:13:14.170 --> 00:13:17.050
لقدت فرق المالية وقتا طويلا في حل مشكلة غير ضرة

00:13:17.050 --> 00:13:21.850
لذا يتيح ديناميكس 365 للشركة تعيين سياسات مطابقة وحدود سماحية

00:13:21.850 --> 00:13:23.830
السماحية هي اختلاف مصموح به

00:13:23.830 --> 00:13:29.670
وتقرر الشركة المبلغة أو النسبة التي يمكن قبولها للسعر أو الكمية أو الإجمالي أو الرسوم ذات الصلة

00:13:29.670 --> 00:13:32.250
أي شيء ضمن هذا الحد يستمر وفقا لقواعد الشركة

00:13:32.250 --> 00:13:34.810
بينما يتم وضع علامة على ما يتجاوزه للمراجعة

00:13:34.810 --> 00:13:36.850
الشركة هي من يحدد هذه الحدود

00:13:36.850 --> 00:13:39.710
قد تسمح الشركة باختلاف بسيط في اللوازم المكتبية رخيصة الثمن

00:13:39.710 --> 00:13:42.210
لكنها تضع حدودا أكثر صرامة للآلات باهضة الثمن

00:13:42.210 --> 00:13:44.370
النظام لا يقرر ما يبدو معقولا

00:13:44.370 --> 00:13:46.290
تضع الشؤون المالية والمشتريات القاعدة

00:13:46.290 --> 00:13:49.030
ويطبقها ديناميكس 365 باستمرار

00:13:49.030 --> 00:13:51.670
هذا يغير كيفية قضاء فريق المالية لوقته

00:13:51.670 --> 00:13:54.050
بدلا من فحص كل فاتورة سليمة سطرنا بسطر

00:13:54.050 --> 00:13:55.670
يمكنهم التركيز على الاستثناءات

00:13:55.670 --> 00:13:57.830
أوها التحقيق في الفاتورة التي تغير سعرها

00:13:57.830 --> 00:14:00.610
أو التي تفتقد إلى إيصال أو التي لا تتطابق كميتها

00:14:00.610 --> 00:14:02.250
تظل الفواتير سليمة تتبع القواعد

00:14:02.250 --> 00:14:04.770
لكن يوجه الموظفون اهتمامهم حيث يلزم اتخاذ قرار

00:14:04.770 --> 00:14:06.810
تلك هي القيمة الحقيقية للمطابقة

00:14:06.810 --> 00:14:08.810
إنها تسمح للنظام بمعالجة الفخصات الروتينية

00:14:08.810 --> 00:14:10.810
بينما يتولى البشر المسائل التي تحتاج إلى تقدير

00:14:10.810 --> 00:14:13.030
هذا لا يعني أن النظام يحل محل التقدير البشري

00:14:13.030 --> 00:14:15.650
إنه مجرد فرز للفخصات الروتينية عن المسائل الفعلية

00:14:15.650 --> 00:14:17.730
نقطة واحدة قد تسبب بعض الارتباك

00:14:17.730 --> 00:14:21.870
يدعم نظام المطابقة القياسي في دينامي 365 المطابقة الثنائية والثلاثية

00:14:21.870 --> 00:14:23.630
إذا احتاجت الشركة إلى مطابقة ربعية

00:14:23.630 --> 00:14:25.450
ربما بإضافة فحص آخر كقيد فحص

00:14:25.450 --> 00:14:28.030
فإن ذلك يتطلب عملا إضافيا عبر تخصيص أو حل آخر

00:14:28.030 --> 00:14:30.130
إذن للمطابقة وظيفة واضحة

00:14:30.130 --> 00:14:34.450
أوه إنها تقارن فاتورة المورد بسجلات الشراء والاستلام الخاصة بالشركة

00:14:34.450 --> 00:14:36.370
ثم تشير إلى الفجوات قبل الدفع

00:14:36.370 --> 00:14:39.010
بمجرد اجتياز الفاتورة للمراجعة وفحصات المطابقة

00:14:39.010 --> 00:14:41.950
تصبح مبلغا تدين به الشركة ويمكن التخطيط لسداده

00:14:41.950 --> 00:14:44.190
لدفع مستحقات الموردين وتسوية الدفاتر

00:14:44.190 --> 00:14:46.770
بعد أن تجتاز الفاتورة الفحصات التي تتطلبها شركتك

00:14:46.770 --> 00:14:49.170
يمكن للم ديناميك 365 ترحيلها

00:14:49.170 --> 00:14:51.630
الترحيل يعني أن الفاتورة تصبح سجلا ماليا رسميا

00:14:51.630 --> 00:14:54.090
وتسجل الشركة الآن مبلغا تدين به لهذا المورد

00:14:54.090 --> 00:14:56.930
مع ظهور الفاتورة كغير مدفوعة حتى تتم تسويتها بالدفع

00:14:56.930 --> 00:15:00.030
الفاتورة جاهزة لكن هذا لا يعني خروج الأموال على الفور

00:15:00.030 --> 00:15:03.690
تحتاج فرق المالية إلى اتخاذ قرار بشأن الفواتير التي سيتم دفعها في دورة الدفع

00:15:03.690 --> 00:15:07.730
يساعد ديناميك 365 في اقتراح الدفع الذي ينظر في الفواتير المستحقة

00:15:07.730 --> 00:15:11.410
ويقترح أي منها يجب أن يدرج في الدورة بناء على القواعد التي اختارتها الشركة

00:15:11.410 --> 00:15:14.910
اقتراح الدفع هو قائمة أولية لا يزال يتعين على شخص ما مراجعتها

00:15:14.910 --> 00:15:17.110
ربما يستحق دفع فاتورة أحد الموردين هذا الأسبوع

00:15:17.110 --> 00:15:20.270
بينما يمكن تأجيل أخرى لوقت لاحق من الشهر يفقا للشروط المتفق عليها

00:15:20.270 --> 00:15:24.170
يراجع الفريق المالي الفواتير المقترحة ويحذف أو يضيف بنودا عند الحاجة

00:15:24.170 --> 00:15:25.890
ثم يعد دفتر يومية المدفوعة

00:15:25.890 --> 00:15:30.010
بهذه الطريقة يتم تجميع المدفوعة والتحكم فيها بدلا من إرسالها بشكل عشوائي

00:15:30.010 --> 00:15:33.430
فكر في دفتر يومية المدفوعة على أنه ورقة عمل المدفوعة الخاصة بالشركة

00:15:33.430 --> 00:15:37.650
فهو يسرد مدفوعة الموردين التي تخطط الشركة لإرسالها والمبالغة وتفاصيل الدفع

00:15:37.650 --> 00:15:43.230
يستخدمه الموظفون الماليون لإعداد دفعة منظمة من المدفوعة بدلا من إرسال الأموال لكل فاتورة على حدة دون سجل مشترك

00:15:43.230 --> 00:15:45.270
كيف تخرج الأموال من الشركة؟

00:15:45.270 --> 00:15:48.370
يعتمد ذلك على طريقة الدفع المحددة للمورد والشركة

00:15:48.370 --> 00:15:55.190
يتيح ديناميك 365 للشركة إنشاء طرق دفع خاصة بها وربطها بأنواع دفع مثل الشيكات أو المدفوعات الإلكترونية أو سندات الإذنية

00:15:55.190 --> 00:16:00.010
الشيك وسيلة مألوفة يرسل الدفع الإلكتروني الأموال من خلال النظام المصرفي للشركة

00:16:00.010 --> 00:16:03.610
يسجل السند الإذني وعدا رسميا بالدفع يثقا لشروط متفق عليها

00:16:03.610 --> 00:16:05.150
لا تستخدم كل شركة جميع الطرق

00:16:05.150 --> 00:16:08.970
لكن ديناميك 365 يمنحها وسيلة لتسجيل المسار الذي تستخدمه

00:16:08.970 --> 00:16:12.330
تحتاج كل طريقة دفع أيضا إلى الإشارة إلى حساب الشركة المصرفي الصحيح

00:16:12.330 --> 00:16:18.310
هذا الربط مهم لأن الشركة قد تمتلك حسابات منفصلة لكيانات قانونية مختلفة أو عملات مختلفة أو لأغراض دفع متنوعة

00:16:18.310 --> 00:16:22.590
عندما يعد القسم المالي دفعة ما يحتاج النظام إلى معرفة الحساب المصرفي الذي سيمولها

00:16:22.590 --> 00:16:26.110
وإلا قد ينشئ الموظفون دفعة صحيحة مقابل حساب خاطئ

00:16:26.110 --> 00:16:28.370
توقيت الدفع يتطلب عناية أيضا

00:16:28.370 --> 00:16:32.950
الدفع بعد تاريخ الاستحقاق قد يؤدي إلى إرسال تذكيرات أو نزاعات أو الإدرار بالعلاقة مع المورد

00:16:32.950 --> 00:16:36.730
الدفع في وقت مبكر جدا يؤدي إلى خروج سيولة قبل أن تحتاج الشركة إلى صرفها

00:16:36.730 --> 00:16:43.130
يحافظ ديناميكس 365 على ظهور تاريخ استحقاق الفاتورة حتى يتمكن القسم المالي من التخطيط للمدفعات حول شروط المتفق عليها مع كل مورد

00:16:43.130 --> 00:16:46.490
مما يمنح الشركة سيطرة أكبر على النقد الذي يغادر العمل بمجرد إتمام الدفع

00:16:46.490 --> 00:16:49.650
يحتاج ديناميكس 365 للإجابة على سؤال بسيط

00:16:49.650 --> 00:16:52.050
ما هي الفاتورة التي غطاها ذلك الدفع

00:16:52.050 --> 00:16:53.470
الإجابة هي التسوية

00:16:53.470 --> 00:16:57.250
تربط التسوية الدفع بفاتورة المورد المحددة أو الفواتير التي يسددها

00:16:57.250 --> 00:17:00.630
فكر في الأمر على أنه مطابقة إصال بالفاتورة التي يقوم بتصفيتها

00:17:00.630 --> 00:17:04.410
بدون التسوية قد ترى الشركة فاتورة ودفعة في حساب المورد نفسه

00:17:04.410 --> 00:17:06.690
ولكن دون سجل واضح يربط بينهما

00:17:06.690 --> 00:17:08.490
الدفع الكامل يسوي الفاتورة بالكامل

00:17:08.490 --> 00:17:10.470
لكن العمل ليس دائما بهذه البساطة

00:17:10.470 --> 00:17:13.590
قد تدفع الشركة جزءا فقط من الفاتورة الآن والباقي لاحقا

00:17:13.590 --> 00:17:16.430
تسجل التسوية الدفعة جزئية وتترك الرصيد المتبقي مفتوحا

00:17:16.430 --> 00:17:19.050
حتى يتمكن القسم المالي من رؤية ما يدين به المورد بالضبط

00:17:19.050 --> 00:17:22.090
هذه الرؤية ضرورية للحصول على أرصدة دقيقة للموردين

00:17:22.090 --> 00:17:24.750
يمكن لدفعة واحدة أيضا أن تغطي عدة فواتير

00:17:24.750 --> 00:17:29.310
ربما تقوم شركة بدفع خمس فواتير مستحقة لنفس المورد في دفعة إلكترونية واحدة

00:17:29.310 --> 00:17:33.010
تربط التسوية ذلك المبلغ الصادر بكل فاتورة يقوم بتغطيتها

00:17:33.010 --> 00:17:35.410
إذا لم تغطي الدفعة كل فاتورة بالكامل

00:17:35.410 --> 00:17:39.070
يظل الرصيد المفتوح واضحا بدلا من ضياعه في إجمالي مربك

00:17:39.070 --> 00:17:40.910
يخلق هذا سجلا قابلا للتتبع

00:17:40.910 --> 00:17:44.510
حيث يمكنك متابعة الفاتورة عبر مراحل اعتمادها ونتائج مطابقتها

00:17:44.510 --> 00:17:46.470
شاهد الدفعة المعدة في دفتر اليومية

00:17:46.470 --> 00:17:49.110
وراقب كيف قامت تلك الدفعة بتسوية رصيد المورد

00:17:49.110 --> 00:17:51.550
عندما يسأل شخص عن سبب خروج أموال من الشركة

00:17:51.550 --> 00:17:55.150
لا يحتاج القسم المالي لإعادة بناء القصة من رسائل البريد وكشف الحسابات

00:17:55.150 --> 00:17:58.550
قد تظهر العملية عبر صفحات منفصلة في ديناميكس 365

00:17:58.550 --> 00:18:01.810
لكن كل سجل يتصل بالآخر كتدفق محكم

00:18:01.810 --> 00:18:04.410
مما يكون الصورة المتكاملة للحسابات الدائنة

00:18:04.410 --> 00:18:07.630
تخيل أنك استلمت فاتورة واحدة لمستلزمات مكتبية

00:18:07.630 --> 00:18:09.610
يحتوي سجل المورد على قواعد الدفع

00:18:09.610 --> 00:18:13.330
وتجلب الفاتورة المستوردة تفاصيل المطالبة بالإضافة إلى المستند نفسه

00:18:13.330 --> 00:18:15.390
توفر إدارة المشتريات أمر الشراء

00:18:15.390 --> 00:18:16.990
توفر إدارة الاستلام إصال الاستلام

00:18:16.990 --> 00:18:19.630
بحيث تملك عملية المطبقة سجلات فعلية للمقارنة

00:18:19.630 --> 00:18:24.030
الآن في الخلفية يقوم ملف الترحيل بوضع الدين والمصرفات في حسابات الأستاذ العام الصحيحة

00:18:24.030 --> 00:18:28.750
تتحكم إدارة النقد والبنوك في وسيلة الدفع التي تستخدمها والحساب البنكي الذي ينسل الأموال

00:18:28.750 --> 00:18:30.210
يبقى المرفق مع المعاملة

00:18:30.210 --> 00:18:34.150
لذا يمكنك دائماً استرجاع الفاتورة الأصلية لاحقاً للتحقق منها

00:18:34.150 --> 00:18:37.110
الأتمتة لا تحل محل حكم الفريق المالي

00:18:37.110 --> 00:18:50.860
حرارة

00:18:50.860 --> 00:19:10.320
حرارة