ما الذي يحدث عندما يحتاج شخص ما في العمل إلى حسوب محمول جديد أو مواد خام للإنتاج أو خدمة تنظيف في العديد من الشركات كانت الإجابة القديمة تعني رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والنماذج الورقية وشخص يحاول تتبع فاتورة بعد أسابيع مرحبا بكم في حلقة أخرى من مقتطفة معرفة مايكروسوفت على N365FM أنا ميركو بيترز واليوم نستعرض المشتريات والمصادر وهي العملية المتصلة التي تستخدمها الشركة لشراء السلع والخدمات من المواردين فكر في الأمر كمكتب استقبال واحد في مبنى إداري كل طلب وموافقة وأمر شراء وتسليم وفاتورة ودفع يمر عبر نفس المكان سنتابع عملية شراء واحدة من الطلب الأول وصولا إلى عناصر التحكم التي تعمل خلف الكواليس أولا ما تغطيه المشتريات والمصادر فعليا قد تبدو المشتريات والمصادر اسما طويلا لعملية الشراء وهي تتعلق بالشراء بالفعل لكن الكلمتين تصفان وظيفتين مختلفتين المصادر هي عملية البحث عن المورد المناسب واختياره فكر في شركة تحتاج إلى قفزات وخذات وعلامات أمان ونظرات واقية قبل أن يقوم أي شخص بتقديم طلب يتعين على شخص ما أن يقرر من يمكنه توريد المنتجات المناسبة بسعر مقبول وفي التاريخ المطلوب وفق شروط تقبلها الشركة تلك هي المصادر تبدأ المشتريات بمجرد أن تحتاج الشركة إلى إدارة عملية شراء الفعلية وهي تغطي الطلبة والموافقات وأمر الشراء والتسليم والفتورة والدفع يطلق على هذه العملية مجتمعة اسم من المصدر إلى الدفع يصف الاسم المسار الكامل للعملية تحدد الشركة احتياجا وتختار موردا وترسل طلبا وتستلم السلعة أو الخدمة وتحصل على فتورة من المورد ثم يقوم القسم المالي بالدفع للمورد كل خطوة ترتبط بالتي تليها قد تعتقد أن هذا أمر بديهي لكن العديد من الشركات لا تزال تنفذ هذه الخطوات في أماكن منفصلة يرسل موظف طلبا عبر البريد الإلكتروني ويوافق عليه مدير عبر رسالة دربشة ويحتفظ مشتر بتفاصيل الطلب في جدول بيانات ويتحقق المستودع من إصال تسليم ورقي ويتلقى قسم الحسابات فتورة لا رابط واضح لها بأمر الشراء لا يزال بإمكان الناس شراء الأشياء بهذه الطريقة لكنهم يفقدون تسلسل الأمور لا يمكن للمشتري معرفة أن المستودع قد أستلم بالفعل جزءا من الطلبية قد ينتهي الأمر بالقسم المالي بدفع نفس الفاتورة مرتين إذا وصلت عبر قناتين مختلفتين لا يكتشف المديرون التكلفة إلا بعد خروج الأموال من الشركة عندما يسأل شخص ما من وافق على هذا تكون الإجابة بحاجة إلى بحث طويل في صناديق البريد الوارد تضع ديناميك 365 هذا المسار في منصة واحدة متصلة تنبض المشتريات والمصادر بالحياة داخل نظام ديناميك 365 لإدارة سلاسل التوريد حيث تتعامل الشركة مع حركة البضائع وتوفرها ويرتبط النظام بالتمويل وحسابات الدائنين لتسجيل الفواتير وتتبع المستحقات ومعالجة الدفع لذا لا تعمل المشتريات في معزل عن الأقسام الأخرى يمكن للمستودع تسجيل وصول البضائع ويمكن للقسم المالي رؤية الفاتورة المرتبطة بعملية الشراء كما يمكن لقسم حسابات الدائنين مطبقة ما تم طلبه مع ما وصل وما فوتره المورد يرى كل فريق الجزء الذي يحتاجه فقط بينما تظل عملية الشراء سجلاً وحداً مترابطاً هناك نوعان من عمليات الشراء تغطي المشتريات المباشرة السلعة أو الخدمات المرتبطة بما تنتجه الشركة أو تبيعه فصانع الأثاث الذي يشتري الخشب والبراغية والقماش يشتري مواد مباشرة فبدون تلك المواد لا يمكنه تصنيع المنتج الذي يبيعه تغطي المشتريات غير المباشرة الأشياء التي تحافظ على سير العمل ولكنها لا تصبح جزءاً من المنتج المباعي مثل أجهزة الحسوب المحمولة وأثاث المكاتب والتدريب والإصلاحات والتنظيف والبرمجية أو الاستشارات القانونية كلهما مهم لكنهما غالباً ما يبدان بطرق مختلفة قد يشير طلب الإنتاج إلى حاجة الشركة للمزيد من الأجزاء قد يطلب موظف شاشة جديدة قد يحتاج مدير المرافق إلى خدمة إصلاح يتعامل ديناميكس 365 مع كل هذه الاحتياجات المختلفة مع الحفاظ على وضوح مسار شراء لنستخدم مثالاً بسيطاً خلال هذه الحلقة تخيل أن مدير المستودع لاحظ حاجة الفريق إلى معدات سلامة جديدة بعض الخذات تالفة ومخزون قفازات الحماية منخفض يحتاج المدير إلى معدات كافية للفريق وتحتاج الشركة إلى سجل واضح قبل الالتزام بدفع أي أموال تبدأ عملية الشراء بحاجة وكل عملية شراء محكومة تبدأ بطلب شخص ما لشيء ما ثانياً من الطلب الداخلي إلى المورد المناسب إليك كيف تبدأ عملية الشراء بأكملها يحدد مدير المستودع الحاجة إلى معدات السلامة وأول سجل يتم إنشاؤه داخل ديناميكس 365 هو طلب الشراء طلب الشراء هو طلب داخلي لشراء شيء ما وهو يوضح للشركة ما يحتاجه الشخص والكمية وغالباً المكان الذي يجب أن تذهب إليه البضعة لاحظ أن هذا الطلب لا يقطع أي وعد لأي مورد حتى الآن هذا التمييز يبقي الجزء الأولي من عملية الشراء تحت سيطرة شركتك يمكن لمدير المستودع طلب عشرون خوذة وعدة صناديق من القفازات ولكن لا يتلقى أي مورد طلباً حتى يراجعه الأشخاص المخولون

كرف التسوق المعتمد لشركتك بدلاً من كتابة طلب غامض مثل قفازات سلامة يمكن للموظف اختيار منتج معتمد بوصف معروف وخيار مورد وسعر محدد مسبقاً هذا يوفر الوقت ويمنع الموظفين أيضاً من شراء منتجات عشوائية لا تتوافق مع قواعد الشركة ومع ذلك ليست كل الطلبات تندرج ضمن كتالوج قد تحتاج الشركة إلى إصلاح لمرة واحدة أو تدريب استشارياً أو خدمة لا يتم تخزينها كمنتجاً مادياً في هذه الحالة يمكن لمدينمك 365 استخدام فئة مشتريات تعمل فئة المشتريات على تجميع النفقات حسب نوعها على سبيل المثال يمكن للشركة استخدام فئات مثل مستلزمات السلامة أو إصلاحات المباني أو الخدمات القانونية أو معدات الكمبيوتر يمكن لمقدم الطلب وصف ما يحتاجه ووضعه في الفئة المناسبة حتى في حال عدم وجود رقم صنف على الرف الآن لا ينبغي أن يتحول الطلب ببساطة إلى عملية شراء بمجرد ضغط شخص ما على زر الإرسال يمكن لشركة تعيين خدود للإنفاق وفحصات للميزانية وسر عمل للموافقة قد يتم توجيه طلب صغير للخصول على قفزات إلى مدير المستودع قد يحتاج طلب أكبر لمعدات السلامة أيضاً إلى موافقة من مالك ميزانية القسم أو فريق المشتريات يمكن أن يتغير المسار بناء على المبلغ أو القسم أو قاعدة شراء المرتبطة بذلك النوع من الإنفاق هذا يعني أن الموظفين ليسوا بحاجة إلى تذكر كل قاعدة موافقة بأنفسهم يقوم ديناميك 365 بتوجيه الطلب عبر المسار الصحيح بينما يحتفظ الطلب بسجله داخل النظام لنفترض أن المدير طلب كمية كبيرة من المعدات ولا تعرف الشركة بعد أي بائع يجب أن يحصل على الصفقة يمكن للمشتريات إنشاء طلب عرض أسعار والذي يعرف غالباً بـ RFQ يطلب طلب عرض الأسعار من عدة بائعين تقديم عطاءة لنفس الاحتياج يرسل المشتري المتطلبات مثل نوع الخوذة ومقاس القفازات والكميات وتاريخ التسليم المطلوب يمكن لكل بائع تقديم سعر وشروطه الخاصة ربما يكون أحد البائعين أقل تكلفة لكنه لا يستطيع التسليم قبل ثلاث أسابيع والآخر تكلفته أعلى قليلاً لكن يمكنه توريد كل شيء بحلول يوم الثلاثاء القادم يمكن للمشتري مقارنة تلك الإجابات قبل الاختيار السعر مهم لكنه ليس الشيء الوحيد تواريخ التسليم وتفاصيل المنتج والخصومات وقدرة البائع نفسه على تلبية الطلب كلها تشكل هذا الاختيار يحافظ النظام على ربط العطاءات بالطلب بدلاً من ترك المقارنة مدفونة في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني قبل أن يختار المشتري أي طرف يحتفظ ديناميكس 365 أيضاً بسجلات البائعين يحتوي سجل البائع على تفاصيل الشركة اللازمة للمشتريات مثل اسم البائع والمعلومات المستخدمة للعلاقة التجارية يمكن لكتالوجات البائعين عرض المنتجات التي يريدها البائع ويمكن للبائعين نشر تلك الكتالوجات للمساعدة في إبقاء المعلومات محدثة استحكم أكثر صرامة يمكن أن يكون للمنتج قائمة بائعين معتمدين يعلم هذا المشتري بالبائعين الذين اعتمدتهم الشركة لذلك المنتج إنه يواجه الاختيار ويمكن أن يمنع أي شخص من اختيار مورد لم تكن الشركة تنوي التعامل معه أبداً تتضمن بعض علاقات البائعين أيضاً شروطاً يتم التفاوض عليها مسبقاً تسجل اتفاقية شراء صفقة طويلة الأمد بين الشركة والمورد قد توافق الشركة على شراء كمية معينة أو إنفاق مبلغ محدد خلال فترة زمنية ويوافق المورد على شروط متعلقة بذلك تسجل الاتفاقيات التجارية أسعار الموردين أو الخصومات التي تطبق خلال تواريخ محددة لذا إذا وافق مورد معدات السلامة على تقديم سعر أقل للقفازات للأشهر الستة المقبلة يمكن لام ديناميك 365 تخزين ذلك الترتيب بدلاً من مطالبة كل مشتر بتذكره يمكن لاتفاقيات الخصم أيضاً تتبع الحالات التي يقوم فيها المورد برد جزء من المال بعد وصول الشركة إلى مبلغ أو حجم شراء معين في هذه المرحلة تعرف الشركة ما تحتاجه ومن يمكنه توريده وما هي الشروط المطبقة لقد انتهى البحث لكن لا يزال المورد بحاجة إلى طلب رسمي ثالثاً أمر الشراء وهو الوعد المكتوب من الشركة لقد اختار المشتري مورد معدات السلامة الآن تحتاج الشركة إلى أمر شراء والذي يسمى عالتنبو أمر الشراء هو المستند الرسمي الذي يخبر المورد بما تنوي الشركة شراءه بالضبط يحدد أمر الشراء المورد ويسرد العناصر أو الخدمات ويوضح الكمية والسعر المتفق عليه ويتضمن تاريخ التسليم وشروط الدفع بالنسبة لمستودعنا قد يسرد أمر الشراء عشرون خوذة وعشر صناديق قفزات وتاريخ تسليم يوم ثلثاء المقبل إنه يحول قرار الشراء إلى سجل واضح يمكن للطرفين العمل بناء عليه لا يحتاج أحد إلى تخمين نوع القفزات التي طلبتها الشركة أو عدد الوحدات المتوقع أو السعر الذي اتفق عليه المشتري مع المورد يمكن أن يبدأ أمر الشراء بعدة طرق غالبا ما يأتي من طلب شراء معتمد طلب مدير المستودع معدات السلامة ووفق الأشخاص المعنيون على ذلك الطلب وقامت المشتريات بتحويله إلى أمر شراء يمكن أن يأتي أيضا من اتفاقية شراء إذا كانت الشركة قد رتبت بالفعل صفقة طويلة الأمد مع مورد السلامة فيمكن للمشتري إنشاء أمر إصدار مقابل تلك الاتفاقية بدلا من بناء كل التفاصيل من الصفر أحيانا يخلق الطلب الأمر قد تخطط الشركة لشراء مواد لأنها تتوقع احتياجات إنتاج مستقبلية ويمكن لمديناميك 365 إنشاء أوامر شراء مخطط لها من ذلك الطلب عندما تصدر الشركة أمرا مخططا له فإنه يصبح أمر شراء فعليا ثم هناك المشتريات المباشرة قد يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء يدويا عندما لا يكون هناك طلب أو اتفاقية أو احتياج مخطط له مسبقا يمكن أن يحدث هذا عندما يعرف المشتري بالفعل ما تحتاجه الشركة وأي مورد سيقوم بتوليده نقاط بداية مختلفة والوجهة واحدة قبل المضي قدما في أمر الشراء يمكن للشركة طلب الموافقة عليه يقوم المشتري بإعداد الطلب ولكن قد يحتاج الطلب إلى اعتماد داخلي بناء على قواعد المبالغ التلقائية للشركة قبل وصوله إلى البائع وهذا يفصل بين قرارين أولا توافق الشركة على التزامها الخاص ثم تؤكد الطلب مع البائع مما يوضح أن الطرفين قد اتفق على ما سيحدث أمر الشراء المؤكد هو أكثر من مجرد ملاحظة داخلية فهو يسجل أن الطلب قد وصل إلى البائع وأن هناك اتفاقية قائمة بشأن عملية الشراء كما يوفر نظام ديناميكس 365 على المشتري عناء إعادة كتابة نفس المعلومات في كل مرة يطلبون فيها من بائع معروف يمكن لسجل البائع ملء التفاصيل مثل معلومات التسليم وشروط الدفع والإعدادات المعتادة الأخرى لا يزال المشتري يراجع الطلب ويمكنه تغيير التفاصيل عندما يتطلب الموقف ذلك ولكن المعلومات العادية تبدأ في المكان الصحيح وهذا يقلل من الكتابة ويحافظ على اتساق الطلبات المتكررة لا يتم التسليم دائما في صندوق واحد في يوم واحد تخيل أن البائع لديه كل القفازات الآن ولكن نصف الخذات فقط جاهزة يتيح جدول التسليم للشركة تقسيم أمر شراء واحد إلى عمليات تسليم مخططة عبر تواريخ مختلفة يمكن لأمر شراء أن يوضح أن عشر خذات ستصل يوم ثلاثاء القادم والعشر المتبقية ستصل بعد أسبوع وتصل الكفازات مع الشحنة الأولى يظل الطلب الواحد مترابطا بينما تتوافق خطة التسليم مع ما يمكن أن يحدث بالفعل بعض المشتريات لا تصل إلى الشركة على الإطلاق التسليم المباشر يعني أن البائع يشحن المنتج مباشرة إلى عميل الشركة على سبيل المثال تبيع شركة سلعة متخصصة ولكنها لا تحتفظ بها في مستودعها الخاص يمكنها إنشاء أمر مبيعات للعميل وأمر شراء ذي صلة للبائع يشحن البائع مباشرة إلى العميل بينما يقوم دينامي 365 بربط خطوات المبيعات والمشتريات ذات الصلة في الخلفية يجنب هذا التوقف غير الضروري في مستودع الشركة الخاص ويحافظ على ترابط طلب العميل وطلب البائع حتى يتمكن الأشخاص من تتبع نفس العنصر عبر جانبي المعاملة يمكن أن يتضمن أمر الشراء أكثر من العنصر الرئيسي تحتاج بعض المنتجات إلى عناصر ذات صلة عندما تطلب الشركة خوذة فقد تحتاج أيضا إلى وقيات بديلة أو أجزاء تثبيت يمكن لام دينامي 365 اقتراح عناصر تكميلية قد تكون مطلوبة أو اختيارية أو مدرجة بدون تكلفة إضافية يرى المشتري لاحتياج ذي الصلة أثناء بناء الطلب بدلا من اكتشافه بعد وصول الشحنة الرئيسية ثم هناك الرسوم يمكن أن تندرج تكاليف الشحن والمناولة والتكاليف المماثلة ضمن أمر الشراء أيضا قد تنطبق الرسوم على الطلب بأكمله أو على بند معين من بنود الطلب بناء على كيفية حاجة الشركة لتسجيله هذا مهم لأن سعر المنتج المنخفض لا يعكس التكلفة الكاملة إذا أضافت رسوم التوصيل مبلغا كبيرا تسجيل الرسوم مع الطلب يبقي تلك التكلفة مرتبطة بالشراء بدلا من تركها في ملاحظة منفصلة لدى البائع الآن طلب مؤكد يتضمن أصنافا وأسعارا وتواريخ وشروطا واضحة لكن الطلب المؤكد يسجل فقط ما تتوقع الشركة حدوثه لا تزال ديناميك 365 بحاجة إلى إثبات عند وصول السلع أو الخدمات فعليا رابعا استلام البضائع وفحص الفاتورة تصل الشاحنة إلى المستودع محملة بالخوذات والقفازات قبل أن يصنف أي شخص الطلب على أنه مكتمل يحتاج فريق المستودع إلى التحقق مما وصل فعليا يقومون بتسجيل الوصول ومقارنة الشحنة بأمر الشراء وترحيل إيصال المنتج مقابل ذلك الطلب إيصال المنتج هو ببساطة سجل في النظام يثبت وصول البضائع هنا عشر عناصر

لكن السائق يسلم عشر خوذة فقط وكل صناديق القفازات العشرة يسجل المستودع ما استلمه فعليا وليس ما كانت الشركة تأمل في وصوله تبقى الخوذة العشر المتبقية مفتوحة في أمر الشراء حتى يسلمها البائع أو يغير المشتري الطلب هذا يحافظ على دقة السجلات بمجرد ترحيل إيصال المنتج يتغير أمر الشراء يفصل النظام الآن الكمية المطلوبة عن الكمية المستلمة ليتمكن المشترون وموظف المستودع والمالية من معرفة حالة الطلب دون الحاجة للتواصل بالنسبة للأصناف المخزنة يؤدي الاستلام أيضا إلى تحديث المخزون تظهر القفازات كمخزون متاح جاهز لاستخدام فريق المستودع إذا كانت الأصناف تنتمي لمشروع معين أو أصل ثابت أو تسليم مباشر يمكن لمديناميكس 365 تسجيل الشراء مقابل ذلك لاستخدام المقصود بدلا من ذلك تعرف الشركة أكثر من مجرد كيفية شرائنا للقفازات إنها تعرف ما إذا كانت القفازات قد وصلت وكم عددها وأين يجب أن تكون ومع ذلك لا تصل كل المشتريات إلى رصيف التحميل تخيل أن الشركة توظف مدرب سلامة ليوم واحد أو تدفع مقابل الوصول إلى برنامج أو تستعين بخدمة إصلاح خارجية لا توجد نتائج ملموسة ولا منصة ليتم عدها ولا وصول للمستودع ليتم تسجيله بالنسبة للخدمات والمشتريات غير المادية الأخرى يمكن للشركة استخدام مسار أبسط اعتمادا على كيفية إعداد الشراء يمكن تسجيل الاستلام في أمر الشراء دون خطوة المستودع أو الانتقال مباشرة إلى فاتورة البائع لا يزال السؤال نفسه قائما هل استلمت الشركة ما وافقت على شرائه؟ بالنسبة لخدمة التدريب قد تكون الإجابة هي أن التدريب قد تم بالفعل بالنسبة للإصلاح يؤكد شخص ما أن العمل قد اكتمل لا يحتاج السجل إلى صندوق أو رمز شريطي لإثبات أن الشركة قد استلمت شيئا ما ثم تصل فاتورة المورد تدخل الفاتورة في حسابات الدائنين وهي جزء من ديناميكس 365 الذي يسجل مستحقة الشركة للموردين ويجهز المدفوعة ترتبط الفاتورة بأمر الشراء لذا لا تتعامل معها حسابات الدائنين كفاتورة معزولة بلا تاريخ هنا يمنع إجراء فحص بسيط للكثير من المتاعب يقارن ديناميكس 365 بين ثلاثة أشياء ما طلبته الشركة ومن استلمته وما طلبه المورد يسمي الناس هذا بالمطابقة ببساطة هل تطابق الفاتورة الاتفاق قد يظهر أمر الشراء 20 خوذة بسعر متفق عليه قد يظهر إيصال المنتج أن 10 خوذات فقط قد وصلت حتى الآن إذا أرسل المورد فاتورة باء 20 يمكن للنظام إظهار الفرق قبل أن تدفع الشركة هذا يؤتمت المطابقة الثلاثية السجلات الثلاثة هي أمر الشراء وإيصال المنتج والفاتورة عندما تتطابق يكون لدى حسابات الدائنين مسار واضح للمضي قدما عندما يختلف السعر أو تتجاوز كمية الفاتورة كمية الاستلام أو يظهر بند لم يطلبه أحد يمكن للشركة التوقف والتحقيق ربما أرسل المورد الفاتورة مبكرا ربما ظهر التكلفة الشحن كمبلغ منفصل يحتاج المشتري للتحقق منه ربما أخطأ المورد ببساطة في كتابة الكمية الهدف ليس افتراض سوء النية يتم الأتمتة لاكتشاف الفرق بينما لا تزال الشركة قادرة على طرح سؤال واضح بدلا من اكتشافه بعد خروج الدفعة من البنك تحتاج كل فاتورة أيضا إلى مكان في سجلات الشركة المالية المؤتمتة هذا يؤتمت مهمة توزيعات المحاسبة تخبر هذه التوزيعات ديناميكس 365 بكيفية تسجيل التكلفة قد تنتمي قفازات السلامة إلى تكاليف تشغيل المستودع قد تنتمي رافعة شوكية جديدة إلى حساب الأصول الثابتة قد تحتاج عملية شراء لمشروع ما إلى تسجيل تكلفتها مقابل ذلك المشروع يمكن حتى تقسيم فاتورة واحدة على أكثر من مكان على سبيل المثال إذا أشترك فريقاني في المستودع في طلبية قفازات يمكن للشركة تقسيم التكلفة بين أقسامهما يمكن للإدارة المالية بعد ذلك معرفة أين ذهبت الأموال دون محاولة إعادة بناء تلك الإجابة لاحقا من وصف غامض للفاتورة بعد مطابقة الفاتورة وإنهاء أي فحوصات لازمة يمكنها المرور عبر عملية اعتمادا يؤدي ترحيل الفاتورة إلى تسجيل المبلغ الذي تدين به الشركة للمورد في حسابات الدائنين أصبحت الفاتورة الآن التزاما مستحق الدفع تساعد شروط الدفع في تحديد موعد استحقاقها يمكن لحسابات الدائنين تجهيز الفواتير المستحقة للدفع وبمجرد قيام الشركة بمعالجة ذلك الدفع يقوم ديناميكس 365 بتصفية رصيد المورد لتلك الفاتورة انتقل الطلب الآن من تسليم متوقع إلى تكلفة مسجلة ودفع مكتمل لكن هذا المسار يقوم بأكثر من مجرد دفع فاتورة واحدة تمنح هذه الأداة الشركة سجلا مفيدا لكل قرار ولكل عملية تسليم مرتبطة بتلك المشتريات خامسا التحكم في الرؤية واتخاذ قرارات أفضل بشأن الموردين يسمح سجل المشتريات المترابط أيضا للشركة بالتحكم في شراء قبل وصول أي مشكلة إلى الإدارة المالية تضع سياسات الشراء القواعد الأساسية فهي توجه ما يمكن للموظفين طلبه والموردين الذين يمكنهم التعامل معهم ومتى يتطلب شراء موافقة قبل الالتزام بأموال الشركة فكر في طلب معدات السلامة قد تتطلب الشركة من موظفي المستودع اختيار منتجات سلامة معتمدة بينما لا يمكن إلا لفريق المشتريات اختيار مورد جديد قد يحتاج طلب استبدال صغير إلى موافقة واحدة بينما قد يحتاج طلب كبير لفريق عمل جديد بالكامل إلى موافقة مالك الميزانية ومدير المشتريات توجد هذه القواعد داخل العملية نفسها لا يحتاج الموظفون للبحث عن وثقة سياسات أو تخمين من يجب عليه الموافقة أو إعادة توجيه بريد إلكتروني حتى يرد أحدهم يمكن لنظام ديناميكس 365 توجيه الطلب بناء على القسم أو المبلغ أو نوع شراء أو سياسة المرفقة به يسمى هذا المسار بسير العمل ووركفلو يوفر سير العمل للطلبات وأوامر الشراء والفواتير مسارا واضحا من شخص لآخرة يمكن لكل شخص الموافقة أو الرفض أو إرسال السجل مرة أخرى لإجراء تغييرات ويقوم النظام بتسجيل الإجراء لا دعي بعد الآن للتساؤل عما إذا تمت الموافقة ضمن سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني يساعد هذا أيضا عندما يكون أحدهم غائبا لا يختفي العمل في صندوق بريد أو تلوك الخاص بذلك الشخص دون أي أثر لمكان توقفه تستطيع الشركة رؤية الخطوة الحالية واتخاذ إجراء بشأنها يمكن للموردين المشاركة أيضا عند استخدام الشركة لبوابة الموردين تمنح بوابة الموردين المورد مكانا لعرض طلبات الأسعار أو أوامر شراء التي تمت مشاركتها معه يمكنهم الرد على طلب الأسعار وتأكيد الطلب مباشرة عند إرسال الشركة لطلب تأكيد يوفر ذلك للطرفين نفس المستند للعمل بناء عليه بدلا من إرسال المشتري لملف PDF ثم انتظار الرد ثم كتابة الرد يدويا في النظام يمكن للمورد تأكيد التفاصيل عبر العملية المترابطة يستطيع المشتري رؤية الرد دون الحاجة لإعادة بناء السجل يدويا بمجرد تحرك المشتريات عبر النظام تجمع الشركة أيضا معلومات مفيدة دون الحاجة لإنشاء جداول بيانات أخرى تجيب تحليلات الإنفاق على سؤال بسيط أين تذهب الأموال؟ يمكن لمدير المشتريات مراجعة الإنفاق حسب المورد أو المنتج أو فئة المشتريات أو القسم ربما تعتقد الشركة أنها تشتري القفازات من مورد واحد لكن سجلات تظهر فرقا متعددة تشتري قفازات مشابهة من موردين مختلفين ربما ينفق قسم ما على الإصلاحات الخارجية أكثر مما هو متوقع تمنح هذه التفاصيل الشركة سببا لطرح أسئلة أفضل قبل عملية شراء التالية ينظر تحليل أداء المورد إلى جانب المورد من القصة نفسها يستطيع المشترون مقارنة نتائج الشراء والتسليم عند تحديد من سيتلقى طلبات المستقبلية قد لا يبدو السعر المنخفض على الورق جذابا إذا كان المورد يتأخر في التسليم بشكل متكرر أو يشحن طلبات غير مكتملة أو لا يستطيع الوفاء بشروط المتفق عليها يمكن للشركة استخدام سجلات الشراء الخاصة بها عند مراجعة علاقة المورد تلك ثم هناك مسار التدقيق يسمح مسار التدقيق لأي شخص بتتبع عملية شراء عبر تاريخها الكامل يمكنهم البدء بالطلب الأصلي ومعرفة من وفق عليه ومراجعة أمر الشراء والتحقق من الإيصال والعثور على الفاتورة ورؤية الدفعة التي سدتها يساعد هذا سجل فرق المالية والتدقيق لكنه يساعد أيضا الأشخاص العاديين في الإجابة على أسئلة عادية لماذا اشترينا هذا؟ من اختار هذا المورد؟ هل وصلت البضائع؟ هل تم دفع الفاتورة بالفعل؟ الإجابة تكمن في سجل الشراء لنعود إلى مبنى المكاتب من البداية لدى مكتب المشتريات ورصيف الاستلام والمكتب المالي وظائف مختلفة لكنهم جميعا ينظرون إلى أجزاء من نفس عملية الشراء بدلا من تمرير أوراق منفصلة بين غرف متفرقة مدير المستودعات لدينا وطلبوا نظام إدارة النقل الخاص بنا للخذات والقفازات لديهم الآن سجل كامل اتبع الطلب سياسة الشركة وافق عليه الأشخاص المناسبون قام المورد بتوريد المعدات سجل موظف المستودع عملية التسليم طابقت حسابات الدفع الفاتورة ودفعتها تمييز بسيط واحد يبقي جميع هذه اللبنات الأساسية واضحة يساعد المصدر الشركة في اختيار من تشتري منه بينما تدير المشتريات ما يحدث بعد أن تقرر الشركة الشراء الخلاصة سجل واحد مترابط من البداية وحتى الدفع إليك الصورة الكبيرة تأخذ المشتريات والمصادر كل عمليات تسليم المتناثرة تلك وتحولها إلى عملية شركة واحدة خاضعة للتتبع لا يختفي الطلب في صندوق البريد ولا تعيش الموافقة في ذاكرة شخص ما فقط ولا تصل الفاتورة دون رابط واضح بالقرار الذي يقف وراءها بدلا من ذلك تمتلك الشركة سجلا واحدا مترابطا يتابع عملية شراء طوال طريقي هذا يمنحك إجابة واضحة عندما تحتاج إليها يمكنك رؤية الطلب بصفتك المشتري يرى المستودع ما هو متوقع تعرف المالية ما تدين به الشركة ويرى المديرون بالضبط أين تذهب النفقات لا تزال عملية الشراء تتضمن أشخاص وموردين وبضائع وخدمات وقرارات لا يلغي نظام دينامي 365 هذه الأشياء إنه يحتفظ بسجلها معا حتى تتمكن من الشراء بأقل قدر من الثغرات ومفاجآت أقل اشترك على منصة البودكاست المفضلة لديك وشارك هذه المعلومة القيمة مع شخص بدأ للتوي في تعلم المشتريات والمصادر في دينامي 365