WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:02.880
ما الذي يحدث عندما يحتاج شخص ما في العمل إلى حسوب محمول جديد

00:00:02.880 --> 00:00:04.840
أو مواد خام للإنتاج أو خدمة تنظيف

00:00:04.840 --> 00:00:08.020
في العديد من الشركات كانت الإجابة القديمة تعني رسائل البريد الإلكتروني

00:00:08.020 --> 00:00:09.900
وجداول البيانات والنماذج الورقية

00:00:09.900 --> 00:00:11.940
وشخص يحاول تتبع فاتورة بعد أسابيع

00:00:11.940 --> 00:00:16.300
مرحبا بكم في حلقة أخرى من مقتطفة معرفة مايكروسوفت على N365FM

00:00:16.300 --> 00:00:18.500
أنا ميركو بيترز واليوم نستعرض المشتريات والمصادر

00:00:18.500 --> 00:00:22.040
وهي العملية المتصلة التي تستخدمها الشركة لشراء السلع والخدمات من المواردين

00:00:22.040 --> 00:00:24.540
فكر في الأمر كمكتب استقبال واحد في مبنى إداري

00:00:24.540 --> 00:00:29.440
كل طلب وموافقة وأمر شراء وتسليم وفاتورة ودفع يمر عبر نفس المكان

00:00:29.440 --> 00:00:34.820
سنتابع عملية شراء واحدة من الطلب الأول وصولا إلى عناصر التحكم التي تعمل خلف الكواليس

00:00:34.820 --> 00:00:38.000
أولا ما تغطيه المشتريات والمصادر فعليا

00:00:38.000 --> 00:00:40.720
قد تبدو المشتريات والمصادر اسما طويلا لعملية الشراء

00:00:40.720 --> 00:00:44.740
وهي تتعلق بالشراء بالفعل لكن الكلمتين تصفان وظيفتين مختلفتين

00:00:44.740 --> 00:00:47.800
المصادر هي عملية البحث عن المورد المناسب واختياره

00:00:47.800 --> 00:00:52.100
فكر في شركة تحتاج إلى قفزات وخذات وعلامات أمان ونظرات واقية

00:00:52.100 --> 00:00:53.820
قبل أن يقوم أي شخص بتقديم طلب

00:00:53.820 --> 00:00:57.580
يتعين على شخص ما أن يقرر من يمكنه توريد المنتجات المناسبة بسعر مقبول

00:00:57.580 --> 00:00:59.700
وفي التاريخ المطلوب وفق شروط تقبلها الشركة

00:00:59.700 --> 00:01:00.900
تلك هي المصادر

00:01:00.900 --> 00:01:04.480
تبدأ المشتريات بمجرد أن تحتاج الشركة إلى إدارة عملية شراء الفعلية

00:01:04.480 --> 00:01:08.740
وهي تغطي الطلبة والموافقات وأمر الشراء والتسليم والفتورة والدفع

00:01:08.740 --> 00:01:11.760
يطلق على هذه العملية مجتمعة اسم من المصدر إلى الدفع

00:01:11.760 --> 00:01:13.840
يصف الاسم المسار الكامل للعملية

00:01:13.840 --> 00:01:18.340
تحدد الشركة احتياجا وتختار موردا وترسل طلبا وتستلم السلعة أو الخدمة

00:01:18.340 --> 00:01:21.800
وتحصل على فتورة من المورد ثم يقوم القسم المالي بالدفع للمورد

00:01:21.800 --> 00:01:23.760
كل خطوة ترتبط بالتي تليها

00:01:23.760 --> 00:01:27.980
قد تعتقد أن هذا أمر بديهي لكن العديد من الشركات لا تزال تنفذ هذه الخطوات في أماكن منفصلة

00:01:27.980 --> 00:01:31.760
يرسل موظف طلبا عبر البريد الإلكتروني ويوافق عليه مدير عبر رسالة دربشة

00:01:31.760 --> 00:01:33.980
ويحتفظ مشتر بتفاصيل الطلب في جدول بيانات

00:01:33.980 --> 00:01:38.720
ويتحقق المستودع من إصال تسليم ورقي ويتلقى قسم الحسابات فتورة لا رابط واضح لها بأمر الشراء

00:01:38.720 --> 00:01:42.260
لا يزال بإمكان الناس شراء الأشياء بهذه الطريقة لكنهم يفقدون تسلسل الأمور

00:01:42.260 --> 00:01:45.440
لا يمكن للمشتري معرفة أن المستودع قد أستلم بالفعل جزءا من الطلبية

00:01:45.440 --> 00:01:49.400
قد ينتهي الأمر بالقسم المالي بدفع نفس الفاتورة مرتين إذا وصلت عبر قناتين مختلفتين

00:01:49.400 --> 00:01:52.780
لا يكتشف المديرون التكلفة إلا بعد خروج الأموال من الشركة

00:01:52.780 --> 00:01:55.300
عندما يسأل شخص ما من وافق على هذا

00:01:55.300 --> 00:01:58.140
تكون الإجابة بحاجة إلى بحث طويل في صناديق البريد الوارد

00:01:58.140 --> 00:02:01.620
تضع ديناميك 365 هذا المسار في منصة واحدة متصلة

00:02:01.620 --> 00:02:06.640
تنبض المشتريات والمصادر بالحياة داخل نظام ديناميك 365 لإدارة سلاسل التوريد

00:02:06.640 --> 00:02:09.220
حيث تتعامل الشركة مع حركة البضائع وتوفرها

00:02:09.220 --> 00:02:14.140
ويرتبط النظام بالتمويل وحسابات الدائنين لتسجيل الفواتير وتتبع المستحقات ومعالجة الدفع

00:02:14.140 --> 00:02:17.140
لذا لا تعمل المشتريات في معزل عن الأقسام الأخرى

00:02:17.140 --> 00:02:18.860
يمكن للمستودع تسجيل وصول البضائع

00:02:18.860 --> 00:02:21.880
ويمكن للقسم المالي رؤية الفاتورة المرتبطة بعملية الشراء

00:02:21.880 --> 00:02:26.040
كما يمكن لقسم حسابات الدائنين مطبقة ما تم طلبه مع ما وصل وما فوتره المورد

00:02:26.040 --> 00:02:28.180
يرى كل فريق الجزء الذي يحتاجه فقط

00:02:28.180 --> 00:02:30.860
بينما تظل عملية الشراء سجلاً وحداً مترابطاً

00:02:30.860 --> 00:02:32.620
هناك نوعان من عمليات الشراء

00:02:32.620 --> 00:02:36.880
تغطي المشتريات المباشرة السلعة أو الخدمات المرتبطة بما تنتجه الشركة أو تبيعه

00:02:36.880 --> 00:02:40.620
فصانع الأثاث الذي يشتري الخشب والبراغية والقماش يشتري مواد مباشرة

00:02:40.620 --> 00:02:43.600
فبدون تلك المواد لا يمكنه تصنيع المنتج الذي يبيعه

00:02:43.600 --> 00:02:46.280
تغطي المشتريات غير المباشرة الأشياء التي تحافظ على سير العمل

00:02:46.280 --> 00:02:47.980
ولكنها لا تصبح جزءاً من المنتج المباعي

00:02:47.980 --> 00:02:53.440
مثل أجهزة الحسوب المحمولة وأثاث المكاتب والتدريب والإصلاحات والتنظيف والبرمجية أو الاستشارات القانونية

00:02:53.440 --> 00:02:56.120
كلهما مهم لكنهما غالباً ما يبدان بطرق مختلفة

00:02:56.120 --> 00:02:58.880
قد يشير طلب الإنتاج إلى حاجة الشركة للمزيد من الأجزاء

00:02:58.880 --> 00:03:00.840
قد يطلب موظف شاشة جديدة

00:03:00.840 --> 00:03:03.240
قد يحتاج مدير المرافق إلى خدمة إصلاح

00:03:03.240 --> 00:03:07.640
يتعامل ديناميكس 365 مع كل هذه الاحتياجات المختلفة مع الحفاظ على وضوح مسار شراء

00:03:07.640 --> 00:03:10.140
لنستخدم مثالاً بسيطاً خلال هذه الحلقة

00:03:10.140 --> 00:03:13.940
تخيل أن مدير المستودع لاحظ حاجة الفريق إلى معدات سلامة جديدة

00:03:13.940 --> 00:03:17.160
بعض الخذات تالفة ومخزون قفازات الحماية منخفض

00:03:17.160 --> 00:03:19.100
يحتاج المدير إلى معدات كافية للفريق

00:03:19.100 --> 00:03:21.840
وتحتاج الشركة إلى سجل واضح قبل الالتزام بدفع أي أموال

00:03:21.840 --> 00:03:23.380
تبدأ عملية الشراء بحاجة

00:03:23.380 --> 00:03:26.600
وكل عملية شراء محكومة تبدأ بطلب شخص ما لشيء ما

00:03:26.600 --> 00:03:29.620
ثانياً من الطلب الداخلي إلى المورد المناسب

00:03:29.620 --> 00:03:32.320
إليك كيف تبدأ عملية الشراء بأكملها

00:03:32.320 --> 00:03:34.740
يحدد مدير المستودع الحاجة إلى معدات السلامة

00:03:34.740 --> 00:03:38.760
وأول سجل يتم إنشاؤه داخل ديناميكس 365 هو طلب الشراء

00:03:38.760 --> 00:03:41.560
طلب الشراء هو طلب داخلي لشراء شيء ما

00:03:41.560 --> 00:03:43.980
وهو يوضح للشركة ما يحتاجه الشخص والكمية

00:03:43.980 --> 00:03:46.420
وغالباً المكان الذي يجب أن تذهب إليه البضعة

00:03:46.420 --> 00:03:49.680
لاحظ أن هذا الطلب لا يقطع أي وعد لأي مورد حتى الآن

00:03:49.680 --> 00:03:53.520
هذا التمييز يبقي الجزء الأولي من عملية الشراء تحت سيطرة شركتك

00:03:53.520 --> 00:03:57.060
يمكن لمدير المستودع طلب عشرون خوذة وعدة صناديق من القفازات

00:03:57.060 --> 00:04:00.460
ولكن لا يتلقى أي مورد طلباً حتى يراجعه الأشخاص المخولون

00:04:04.740 --> 00:04:06.900
كرف التسوق المعتمد لشركتك

00:04:06.900 --> 00:04:09.780
بدلاً من كتابة طلب غامض مثل قفازات سلامة

00:04:09.780 --> 00:04:14.620
يمكن للموظف اختيار منتج معتمد بوصف معروف وخيار مورد وسعر محدد مسبقاً

00:04:14.620 --> 00:04:19.180
هذا يوفر الوقت ويمنع الموظفين أيضاً من شراء منتجات عشوائية لا تتوافق مع قواعد الشركة

00:04:19.180 --> 00:04:21.780
ومع ذلك ليست كل الطلبات تندرج ضمن كتالوج

00:04:21.780 --> 00:04:26.600
قد تحتاج الشركة إلى إصلاح لمرة واحدة أو تدريب استشارياً أو خدمة لا يتم تخزينها كمنتجاً مادياً

00:04:26.600 --> 00:04:32.400
في هذه الحالة يمكن لمدينمك 365 استخدام فئة مشتريات تعمل فئة المشتريات على تجميع النفقات حسب نوعها

00:04:32.400 --> 00:04:38.340
على سبيل المثال يمكن للشركة استخدام فئات مثل مستلزمات السلامة أو إصلاحات المباني أو الخدمات القانونية أو معدات الكمبيوتر

00:04:38.340 --> 00:04:43.060
يمكن لمقدم الطلب وصف ما يحتاجه ووضعه في الفئة المناسبة حتى في حال عدم وجود رقم صنف على الرف

00:04:43.060 --> 00:04:47.300
الآن لا ينبغي أن يتحول الطلب ببساطة إلى عملية شراء بمجرد ضغط شخص ما على زر الإرسال

00:04:47.300 --> 00:04:51.200
يمكن لشركة تعيين خدود للإنفاق وفحصات للميزانية وسر عمل للموافقة

00:04:51.200 --> 00:04:54.220
قد يتم توجيه طلب صغير للخصول على قفزات إلى مدير المستودع

00:04:54.220 --> 00:04:59.100
قد يحتاج طلب أكبر لمعدات السلامة أيضاً إلى موافقة من مالك ميزانية القسم أو فريق المشتريات

00:04:59.100 --> 00:05:03.880
يمكن أن يتغير المسار بناء على المبلغ أو القسم أو قاعدة شراء المرتبطة بذلك النوع من الإنفاق

00:05:03.880 --> 00:05:08.040
هذا يعني أن الموظفين ليسوا بحاجة إلى تذكر كل قاعدة موافقة بأنفسهم

00:05:08.040 --> 00:05:11.700
يقوم ديناميك 365 بتوجيه الطلب عبر المسار الصحيح

00:05:11.700 --> 00:05:13.960
بينما يحتفظ الطلب بسجله داخل النظام

00:05:13.960 --> 00:05:16.520
لنفترض أن المدير طلب كمية كبيرة من المعدات

00:05:16.520 --> 00:05:19.360
ولا تعرف الشركة بعد أي بائع يجب أن يحصل على الصفقة

00:05:19.360 --> 00:05:23.140
يمكن للمشتريات إنشاء طلب عرض أسعار والذي يعرف غالباً بـ RFQ

00:05:23.140 --> 00:05:26.180
يطلب طلب عرض الأسعار من عدة بائعين تقديم عطاءة لنفس الاحتياج

00:05:26.180 --> 00:05:30.780
يرسل المشتري المتطلبات مثل نوع الخوذة ومقاس القفازات والكميات وتاريخ التسليم المطلوب

00:05:30.780 --> 00:05:32.820
يمكن لكل بائع تقديم سعر وشروطه الخاصة

00:05:32.820 --> 00:05:34.500
ربما يكون أحد البائعين أقل تكلفة

00:05:34.500 --> 00:05:36.400
لكنه لا يستطيع التسليم قبل ثلاث أسابيع

00:05:36.400 --> 00:05:37.860
والآخر تكلفته أعلى قليلاً

00:05:37.860 --> 00:05:40.040
لكن يمكنه توريد كل شيء بحلول يوم الثلاثاء القادم

00:05:40.040 --> 00:05:42.080
يمكن للمشتري مقارنة تلك الإجابات قبل الاختيار

00:05:42.080 --> 00:05:44.000
السعر مهم لكنه ليس الشيء الوحيد

00:05:44.000 --> 00:05:46.320
تواريخ التسليم وتفاصيل المنتج والخصومات

00:05:46.320 --> 00:05:48.000
وقدرة البائع نفسه على تلبية الطلب

00:05:48.000 --> 00:05:49.240
كلها تشكل هذا الاختيار

00:05:49.240 --> 00:05:51.140
يحافظ النظام على ربط العطاءات بالطلب

00:05:51.140 --> 00:05:54.360
بدلاً من ترك المقارنة مدفونة في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني

00:05:54.360 --> 00:05:55.860
قبل أن يختار المشتري أي طرف

00:05:55.860 --> 00:05:59.260
يحتفظ ديناميكس 365 أيضاً بسجلات البائعين

00:05:59.260 --> 00:06:02.840
يحتوي سجل البائع على تفاصيل الشركة اللازمة للمشتريات

00:06:02.840 --> 00:06:06.300
مثل اسم البائع والمعلومات المستخدمة للعلاقة التجارية

00:06:06.300 --> 00:06:09.220
يمكن لكتالوجات البائعين عرض المنتجات التي يريدها البائع

00:06:09.220 --> 00:06:13.040
ويمكن للبائعين نشر تلك الكتالوجات للمساعدة في إبقاء المعلومات محدثة

00:06:13.040 --> 00:06:16.640
استحكم أكثر صرامة يمكن أن يكون للمنتج قائمة بائعين معتمدين

00:06:16.640 --> 00:06:20.140
يعلم هذا المشتري بالبائعين الذين اعتمدتهم الشركة لذلك المنتج

00:06:20.140 --> 00:06:23.100
إنه يواجه الاختيار ويمكن أن يمنع أي شخص من اختيار مورد

00:06:23.100 --> 00:06:25.100
لم تكن الشركة تنوي التعامل معه أبداً

00:06:25.100 --> 00:06:28.700
تتضمن بعض علاقات البائعين أيضاً شروطاً يتم التفاوض عليها مسبقاً

00:06:28.700 --> 00:06:31.920
تسجل اتفاقية شراء صفقة طويلة الأمد بين الشركة والمورد

00:06:31.920 --> 00:06:35.800
قد توافق الشركة على شراء كمية معينة أو إنفاق مبلغ محدد خلال فترة زمنية

00:06:35.800 --> 00:06:37.900
ويوافق المورد على شروط متعلقة بذلك

00:06:37.900 --> 00:06:42.460
تسجل الاتفاقيات التجارية أسعار الموردين أو الخصومات التي تطبق خلال تواريخ محددة

00:06:42.460 --> 00:06:46.800
لذا إذا وافق مورد معدات السلامة على تقديم سعر أقل للقفازات للأشهر الستة المقبلة

00:06:46.800 --> 00:06:51.440
يمكن لام ديناميك 365 تخزين ذلك الترتيب بدلاً من مطالبة كل مشتر بتذكره

00:06:51.440 --> 00:06:55.500
يمكن لاتفاقيات الخصم أيضاً تتبع الحالات التي يقوم فيها المورد برد جزء من المال

00:06:55.500 --> 00:06:57.840
بعد وصول الشركة إلى مبلغ أو حجم شراء معين

00:06:57.840 --> 00:07:02.660
في هذه المرحلة تعرف الشركة ما تحتاجه ومن يمكنه توريده وما هي الشروط المطبقة

00:07:02.660 --> 00:07:06.360
لقد انتهى البحث لكن لا يزال المورد بحاجة إلى طلب رسمي

00:07:06.360 --> 00:07:09.980
ثالثاً أمر الشراء وهو الوعد المكتوب من الشركة

00:07:09.980 --> 00:07:12.460
لقد اختار المشتري مورد معدات السلامة

00:07:12.460 --> 00:07:15.820
الآن تحتاج الشركة إلى أمر شراء والذي يسمى عالتنبو

00:07:15.820 --> 00:07:20.120
أمر الشراء هو المستند الرسمي الذي يخبر المورد بما تنوي الشركة شراءه بالضبط

00:07:20.120 --> 00:07:22.820
يحدد أمر الشراء المورد ويسرد العناصر أو الخدمات

00:07:22.820 --> 00:07:26.680
ويوضح الكمية والسعر المتفق عليه ويتضمن تاريخ التسليم وشروط الدفع

00:07:26.680 --> 00:07:30.460
بالنسبة لمستودعنا قد يسرد أمر الشراء عشرون خوذة وعشر صناديق قفزات

00:07:30.460 --> 00:07:32.080
وتاريخ تسليم يوم ثلثاء المقبل

00:07:32.080 --> 00:07:35.760
إنه يحول قرار الشراء إلى سجل واضح يمكن للطرفين العمل بناء عليه

00:07:35.760 --> 00:07:38.680
لا يحتاج أحد إلى تخمين نوع القفزات التي طلبتها الشركة

00:07:38.680 --> 00:07:42.040
أو عدد الوحدات المتوقع أو السعر الذي اتفق عليه المشتري مع المورد

00:07:42.040 --> 00:07:44.400
يمكن أن يبدأ أمر الشراء بعدة طرق

00:07:44.400 --> 00:07:46.840
غالبا ما يأتي من طلب شراء معتمد

00:07:46.840 --> 00:07:50.420
طلب مدير المستودع معدات السلامة ووفق الأشخاص المعنيون على ذلك الطلب

00:07:50.420 --> 00:07:52.500
وقامت المشتريات بتحويله إلى أمر شراء

00:07:52.500 --> 00:07:54.820
يمكن أن يأتي أيضا من اتفاقية شراء

00:07:54.820 --> 00:07:58.120
إذا كانت الشركة قد رتبت بالفعل صفقة طويلة الأمد مع مورد السلامة

00:07:58.120 --> 00:08:00.680
فيمكن للمشتري إنشاء أمر إصدار مقابل تلك الاتفاقية

00:08:00.680 --> 00:08:02.320
بدلا من بناء كل التفاصيل من الصفر

00:08:02.320 --> 00:08:03.940
أحيانا يخلق الطلب الأمر

00:08:03.940 --> 00:08:07.160
قد تخطط الشركة لشراء مواد لأنها تتوقع احتياجات إنتاج مستقبلية

00:08:07.160 --> 00:08:11.100
ويمكن لمديناميك 365 إنشاء أوامر شراء مخطط لها من ذلك الطلب

00:08:11.100 --> 00:08:13.020
عندما تصدر الشركة أمرا مخططا له

00:08:13.020 --> 00:08:14.800
فإنه يصبح أمر شراء فعليا

00:08:14.800 --> 00:08:16.740
ثم هناك المشتريات المباشرة

00:08:16.740 --> 00:08:18.800
قد يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء يدويا

00:08:18.800 --> 00:08:22.020
عندما لا يكون هناك طلب أو اتفاقية أو احتياج مخطط له مسبقا

00:08:22.020 --> 00:08:24.940
يمكن أن يحدث هذا عندما يعرف المشتري بالفعل ما تحتاجه الشركة

00:08:24.940 --> 00:08:26.300
وأي مورد سيقوم بتوليده

00:08:26.300 --> 00:08:28.960
نقاط بداية مختلفة والوجهة واحدة

00:08:28.960 --> 00:08:30.600
قبل المضي قدما في أمر الشراء

00:08:30.600 --> 00:08:32.580
يمكن للشركة طلب الموافقة عليه

00:08:32.580 --> 00:08:33.880
يقوم المشتري بإعداد الطلب

00:08:33.880 --> 00:08:38.800
ولكن قد يحتاج الطلب إلى اعتماد داخلي بناء على قواعد المبالغ التلقائية للشركة قبل وصوله إلى البائع

00:08:38.800 --> 00:08:40.480
وهذا يفصل بين قرارين

00:08:40.480 --> 00:08:42.640
أولا توافق الشركة على التزامها الخاص

00:08:42.640 --> 00:08:44.240
ثم تؤكد الطلب مع البائع

00:08:44.240 --> 00:08:46.960
مما يوضح أن الطرفين قد اتفق على ما سيحدث

00:08:46.960 --> 00:08:49.860
أمر الشراء المؤكد هو أكثر من مجرد ملاحظة داخلية

00:08:49.860 --> 00:08:52.000
فهو يسجل أن الطلب قد وصل إلى البائع

00:08:52.000 --> 00:08:54.500
وأن هناك اتفاقية قائمة بشأن عملية الشراء

00:08:54.500 --> 00:08:56.340
كما يوفر نظام ديناميكس 365

00:08:56.340 --> 00:09:00.600
على المشتري عناء إعادة كتابة نفس المعلومات في كل مرة يطلبون فيها من بائع معروف

00:09:00.600 --> 00:09:05.620
يمكن لسجل البائع ملء التفاصيل مثل معلومات التسليم وشروط الدفع والإعدادات المعتادة الأخرى

00:09:05.620 --> 00:09:09.200
لا يزال المشتري يراجع الطلب ويمكنه تغيير التفاصيل عندما يتطلب الموقف ذلك

00:09:09.200 --> 00:09:11.420
ولكن المعلومات العادية تبدأ في المكان الصحيح

00:09:11.420 --> 00:09:14.660
وهذا يقلل من الكتابة ويحافظ على اتساق الطلبات المتكررة

00:09:14.660 --> 00:09:17.480
لا يتم التسليم دائما في صندوق واحد في يوم واحد

00:09:17.480 --> 00:09:19.480
تخيل أن البائع لديه كل القفازات الآن

00:09:19.480 --> 00:09:21.180
ولكن نصف الخذات فقط جاهزة

00:09:21.180 --> 00:09:25.820
يتيح جدول التسليم للشركة تقسيم أمر شراء واحد إلى عمليات تسليم مخططة عبر تواريخ مختلفة

00:09:25.820 --> 00:09:28.860
يمكن لأمر شراء أن يوضح أن عشر خذات ستصل يوم ثلاثاء القادم

00:09:28.860 --> 00:09:30.640
والعشر المتبقية ستصل بعد أسبوع

00:09:30.640 --> 00:09:32.260
وتصل الكفازات مع الشحنة الأولى

00:09:32.260 --> 00:09:36.520
يظل الطلب الواحد مترابطا بينما تتوافق خطة التسليم مع ما يمكن أن يحدث بالفعل

00:09:36.520 --> 00:09:39.440
بعض المشتريات لا تصل إلى الشركة على الإطلاق

00:09:39.440 --> 00:09:44.280
التسليم المباشر يعني أن البائع يشحن المنتج مباشرة إلى عميل الشركة

00:09:44.280 --> 00:09:49.080
على سبيل المثال تبيع شركة سلعة متخصصة ولكنها لا تحتفظ بها في مستودعها الخاص

00:09:49.080 --> 00:09:52.920
يمكنها إنشاء أمر مبيعات للعميل وأمر شراء ذي صلة للبائع

00:09:52.920 --> 00:09:59.820
يشحن البائع مباشرة إلى العميل بينما يقوم دينامي 365 بربط خطوات المبيعات والمشتريات ذات الصلة في الخلفية

00:09:59.820 --> 00:10:02.940
يجنب هذا التوقف غير الضروري في مستودع الشركة الخاص

00:10:02.940 --> 00:10:08.840
ويحافظ على ترابط طلب العميل وطلب البائع حتى يتمكن الأشخاص من تتبع نفس العنصر عبر جانبي المعاملة

00:10:08.840 --> 00:10:11.680
يمكن أن يتضمن أمر الشراء أكثر من العنصر الرئيسي

00:10:11.680 --> 00:10:13.840
تحتاج بعض المنتجات إلى عناصر ذات صلة

00:10:13.840 --> 00:10:18.200
عندما تطلب الشركة خوذة فقد تحتاج أيضا إلى وقيات بديلة أو أجزاء تثبيت

00:10:18.200 --> 00:10:24.780
يمكن لام دينامي 365 اقتراح عناصر تكميلية قد تكون مطلوبة أو اختيارية أو مدرجة بدون تكلفة إضافية

00:10:24.780 --> 00:10:29.920
يرى المشتري لاحتياج ذي الصلة أثناء بناء الطلب بدلا من اكتشافه بعد وصول الشحنة الرئيسية

00:10:29.920 --> 00:10:31.200
ثم هناك الرسوم

00:10:31.200 --> 00:10:35.140
يمكن أن تندرج تكاليف الشحن والمناولة والتكاليف المماثلة ضمن أمر الشراء أيضا

00:10:35.140 --> 00:10:39.960
قد تنطبق الرسوم على الطلب بأكمله أو على بند معين من بنود الطلب بناء على كيفية حاجة الشركة لتسجيله

00:10:39.960 --> 00:10:45.040
هذا مهم لأن سعر المنتج المنخفض لا يعكس التكلفة الكاملة إذا أضافت رسوم التوصيل مبلغا كبيرا

00:10:45.040 --> 00:10:50.460
تسجيل الرسوم مع الطلب يبقي تلك التكلفة مرتبطة بالشراء بدلا من تركها في ملاحظة منفصلة

00:10:50.460 --> 00:10:55.020
لدى البائع الآن طلب مؤكد يتضمن أصنافا وأسعارا وتواريخ وشروطا واضحة

00:10:55.020 --> 00:10:58.640
لكن الطلب المؤكد يسجل فقط ما تتوقع الشركة حدوثه

00:10:58.640 --> 00:11:03.780
لا تزال ديناميك 365 بحاجة إلى إثبات عند وصول السلع أو الخدمات فعليا

00:11:03.780 --> 00:11:04.800
رابعا

00:11:04.800 --> 00:11:07.180
استلام البضائع وفحص الفاتورة

00:11:07.180 --> 00:11:10.500
تصل الشاحنة إلى المستودع محملة بالخوذات والقفازات

00:11:10.500 --> 00:11:12.740
قبل أن يصنف أي شخص الطلب على أنه مكتمل

00:11:12.740 --> 00:11:15.360
يحتاج فريق المستودع إلى التحقق مما وصل فعليا

00:11:15.360 --> 00:11:20.800
يقومون بتسجيل الوصول ومقارنة الشحنة بأمر الشراء وترحيل إيصال المنتج مقابل ذلك الطلب

00:11:20.800 --> 00:11:24.660
إيصال المنتج هو ببساطة سجل في النظام يثبت وصول البضائع

00:11:24.660 --> 00:11:25.940
هنا عشر عناصر

00:11:28.640 --> 00:11:31.960
لكن السائق يسلم عشر خوذة فقط وكل صناديق القفازات العشرة

00:11:31.960 --> 00:11:33.740
يسجل المستودع ما استلمه فعليا

00:11:33.740 --> 00:11:35.900
وليس ما كانت الشركة تأمل في وصوله

00:11:35.900 --> 00:11:40.440
تبقى الخوذة العشر المتبقية مفتوحة في أمر الشراء حتى يسلمها البائع أو يغير المشتري الطلب

00:11:40.440 --> 00:11:42.280
هذا يحافظ على دقة السجلات

00:11:42.280 --> 00:11:45.260
بمجرد ترحيل إيصال المنتج يتغير أمر الشراء

00:11:45.260 --> 00:11:48.040
يفصل النظام الآن الكمية المطلوبة عن الكمية المستلمة

00:11:48.040 --> 00:11:52.440
ليتمكن المشترون وموظف المستودع والمالية من معرفة حالة الطلب دون الحاجة للتواصل

00:11:52.440 --> 00:11:55.860
بالنسبة للأصناف المخزنة يؤدي الاستلام أيضا إلى تحديث المخزون

00:11:55.860 --> 00:11:59.740
تظهر القفازات كمخزون متاح جاهز لاستخدام فريق المستودع

00:11:59.740 --> 00:12:03.220
إذا كانت الأصناف تنتمي لمشروع معين أو أصل ثابت أو تسليم مباشر

00:12:03.220 --> 00:12:07.880
يمكن لمديناميكس 365 تسجيل الشراء مقابل ذلك لاستخدام المقصود بدلا من ذلك

00:12:07.880 --> 00:12:10.780
تعرف الشركة أكثر من مجرد كيفية شرائنا للقفازات

00:12:10.780 --> 00:12:14.840
إنها تعرف ما إذا كانت القفازات قد وصلت وكم عددها وأين يجب أن تكون

00:12:14.840 --> 00:12:17.740
ومع ذلك لا تصل كل المشتريات إلى رصيف التحميل

00:12:17.740 --> 00:12:19.980
تخيل أن الشركة توظف مدرب سلامة ليوم واحد

00:12:19.980 --> 00:12:23.260
أو تدفع مقابل الوصول إلى برنامج أو تستعين بخدمة إصلاح خارجية

00:12:23.260 --> 00:12:27.380
لا توجد نتائج ملموسة ولا منصة ليتم عدها ولا وصول للمستودع ليتم تسجيله

00:12:27.380 --> 00:12:29.900
بالنسبة للخدمات والمشتريات غير المادية الأخرى

00:12:29.900 --> 00:12:31.500
يمكن للشركة استخدام مسار أبسط

00:12:31.500 --> 00:12:33.420
اعتمادا على كيفية إعداد الشراء

00:12:33.420 --> 00:12:36.560
يمكن تسجيل الاستلام في أمر الشراء دون خطوة المستودع

00:12:36.560 --> 00:12:38.820
أو الانتقال مباشرة إلى فاتورة البائع

00:12:38.820 --> 00:12:40.780
لا يزال السؤال نفسه قائما

00:12:40.780 --> 00:12:43.640
هل استلمت الشركة ما وافقت على شرائه؟

00:12:43.640 --> 00:12:44.720
بالنسبة لخدمة التدريب

00:12:44.720 --> 00:12:47.040
قد تكون الإجابة هي أن التدريب قد تم بالفعل

00:12:47.040 --> 00:12:48.040
بالنسبة للإصلاح

00:12:48.040 --> 00:12:49.920
يؤكد شخص ما أن العمل قد اكتمل

00:12:49.920 --> 00:12:51.960
لا يحتاج السجل إلى صندوق أو رمز شريطي

00:12:51.960 --> 00:12:53.640
لإثبات أن الشركة قد استلمت شيئا ما

00:12:53.640 --> 00:12:55.320
ثم تصل فاتورة المورد

00:12:55.320 --> 00:12:57.060
تدخل الفاتورة في حسابات الدائنين

00:12:57.060 --> 00:12:58.960
وهي جزء من ديناميكس 365

00:12:58.960 --> 00:13:01.480
الذي يسجل مستحقة الشركة للموردين

00:13:01.480 --> 00:13:02.400
ويجهز المدفوعة

00:13:02.400 --> 00:13:04.040
ترتبط الفاتورة بأمر الشراء

00:13:04.040 --> 00:13:06.240
لذا لا تتعامل معها حسابات الدائنين

00:13:06.240 --> 00:13:07.880
كفاتورة معزولة بلا تاريخ

00:13:07.880 --> 00:13:10.740
هنا يمنع إجراء فحص بسيط للكثير من المتاعب

00:13:10.740 --> 00:13:13.400
يقارن ديناميكس 365 بين ثلاثة أشياء

00:13:13.400 --> 00:13:15.020
ما طلبته الشركة ومن استلمته

00:13:15.020 --> 00:13:16.000
وما طلبه المورد

00:13:16.000 --> 00:13:17.640
يسمي الناس هذا بالمطابقة

00:13:17.640 --> 00:13:18.380
ببساطة

00:13:18.380 --> 00:13:19.940
هل تطابق الفاتورة الاتفاق

00:13:19.940 --> 00:13:22.780
قد يظهر أمر الشراء 20 خوذة بسعر متفق عليه

00:13:22.780 --> 00:13:26.000
قد يظهر إيصال المنتج أن 10 خوذات فقط قد وصلت حتى الآن

00:13:26.000 --> 00:13:27.940
إذا أرسل المورد فاتورة باء 20

00:13:27.940 --> 00:13:30.700
يمكن للنظام إظهار الفرق قبل أن تدفع الشركة

00:13:30.700 --> 00:13:32.760
هذا يؤتمت المطابقة الثلاثية

00:13:32.760 --> 00:13:36.700
السجلات الثلاثة هي أمر الشراء وإيصال المنتج والفاتورة

00:13:36.700 --> 00:13:40.240
عندما تتطابق يكون لدى حسابات الدائنين مسار واضح للمضي قدما

00:13:40.240 --> 00:13:43.460
عندما يختلف السعر أو تتجاوز كمية الفاتورة كمية الاستلام

00:13:43.460 --> 00:13:45.120
أو يظهر بند لم يطلبه أحد

00:13:45.120 --> 00:13:46.860
يمكن للشركة التوقف والتحقيق

00:13:46.860 --> 00:13:48.920
ربما أرسل المورد الفاتورة مبكرا

00:13:48.920 --> 00:13:52.300
ربما ظهر التكلفة الشحن كمبلغ منفصل يحتاج المشتري للتحقق منه

00:13:52.300 --> 00:13:54.760
ربما أخطأ المورد ببساطة في كتابة الكمية

00:13:54.760 --> 00:13:56.720
الهدف ليس افتراض سوء النية

00:13:56.720 --> 00:14:00.760
يتم الأتمتة لاكتشاف الفرق بينما لا تزال الشركة قادرة على طرح سؤال واضح

00:14:00.760 --> 00:14:03.120
بدلا من اكتشافه بعد خروج الدفعة من البنك

00:14:03.120 --> 00:14:07.400
تحتاج كل فاتورة أيضا إلى مكان في سجلات الشركة المالية المؤتمتة

00:14:07.400 --> 00:14:09.760
هذا يؤتمت مهمة توزيعات المحاسبة

00:14:09.760 --> 00:14:13.200
تخبر هذه التوزيعات ديناميكس 365 بكيفية تسجيل التكلفة

00:14:13.200 --> 00:14:15.960
قد تنتمي قفازات السلامة إلى تكاليف تشغيل المستودع

00:14:15.960 --> 00:14:19.000
قد تنتمي رافعة شوكية جديدة إلى حساب الأصول الثابتة

00:14:19.000 --> 00:14:22.480
قد تحتاج عملية شراء لمشروع ما إلى تسجيل تكلفتها مقابل ذلك المشروع

00:14:22.480 --> 00:14:25.300
يمكن حتى تقسيم فاتورة واحدة على أكثر من مكان

00:14:25.300 --> 00:14:26.320
على سبيل المثال

00:14:26.320 --> 00:14:28.900
إذا أشترك فريقاني في المستودع في طلبية قفازات

00:14:28.900 --> 00:14:31.260
يمكن للشركة تقسيم التكلفة بين أقسامهما

00:14:31.260 --> 00:14:33.680
يمكن للإدارة المالية بعد ذلك معرفة أين ذهبت الأموال

00:14:33.680 --> 00:14:36.720
دون محاولة إعادة بناء تلك الإجابة لاحقا من وصف غامض للفاتورة

00:14:36.720 --> 00:14:39.080
بعد مطابقة الفاتورة وإنهاء أي فحوصات لازمة

00:14:39.080 --> 00:14:40.800
يمكنها المرور عبر عملية اعتمادا

00:14:40.800 --> 00:14:44.360
يؤدي ترحيل الفاتورة إلى تسجيل المبلغ الذي تدين به الشركة للمورد في حسابات الدائنين

00:14:44.360 --> 00:14:46.400
أصبحت الفاتورة الآن التزاما مستحق الدفع

00:14:46.400 --> 00:14:48.700
تساعد شروط الدفع في تحديد موعد استحقاقها

00:14:48.700 --> 00:14:51.260
يمكن لحسابات الدائنين تجهيز الفواتير المستحقة للدفع

00:14:51.260 --> 00:14:53.120
وبمجرد قيام الشركة بمعالجة ذلك الدفع

00:14:53.120 --> 00:14:56.420
يقوم ديناميكس 365 بتصفية رصيد المورد لتلك الفاتورة

00:14:56.420 --> 00:15:00.460
انتقل الطلب الآن من تسليم متوقع إلى تكلفة مسجلة ودفع مكتمل

00:15:00.460 --> 00:15:03.180
لكن هذا المسار يقوم بأكثر من مجرد دفع فاتورة واحدة

00:15:03.180 --> 00:15:07.140
تمنح هذه الأداة الشركة سجلا مفيدا لكل قرار ولكل عملية تسليم مرتبطة بتلك المشتريات

00:15:07.140 --> 00:15:10.480
خامسا التحكم في الرؤية واتخاذ قرارات أفضل بشأن الموردين

00:15:10.480 --> 00:15:15.100
يسمح سجل المشتريات المترابط أيضا للشركة بالتحكم في شراء قبل وصول أي مشكلة إلى الإدارة المالية

00:15:15.100 --> 00:15:17.320
تضع سياسات الشراء القواعد الأساسية

00:15:17.320 --> 00:15:20.920
فهي توجه ما يمكن للموظفين طلبه والموردين الذين يمكنهم التعامل معهم

00:15:20.920 --> 00:15:23.440
ومتى يتطلب شراء موافقة قبل الالتزام بأموال الشركة

00:15:23.440 --> 00:15:25.340
فكر في طلب معدات السلامة

00:15:25.340 --> 00:15:28.360
قد تتطلب الشركة من موظفي المستودع اختيار منتجات سلامة معتمدة

00:15:28.360 --> 00:15:30.980
بينما لا يمكن إلا لفريق المشتريات اختيار مورد جديد

00:15:30.980 --> 00:15:33.320
قد يحتاج طلب استبدال صغير إلى موافقة واحدة

00:15:33.320 --> 00:15:37.920
بينما قد يحتاج طلب كبير لفريق عمل جديد بالكامل إلى موافقة مالك الميزانية ومدير المشتريات

00:15:37.920 --> 00:15:40.280
توجد هذه القواعد داخل العملية نفسها

00:15:40.280 --> 00:15:44.000
لا يحتاج الموظفون للبحث عن وثقة سياسات أو تخمين من يجب عليه الموافقة

00:15:44.000 --> 00:15:46.540
أو إعادة توجيه بريد إلكتروني حتى يرد أحدهم

00:15:46.540 --> 00:15:52.920
يمكن لنظام ديناميكس 365 توجيه الطلب بناء على القسم أو المبلغ أو نوع شراء أو سياسة المرفقة به

00:15:52.920 --> 00:15:55.580
يسمى هذا المسار بسير العمل ووركفلو

00:15:55.580 --> 00:16:00.360
يوفر سير العمل للطلبات وأوامر الشراء والفواتير مسارا واضحا من شخص لآخرة

00:16:00.360 --> 00:16:05.820
يمكن لكل شخص الموافقة أو الرفض أو إرسال السجل مرة أخرى لإجراء تغييرات ويقوم النظام بتسجيل الإجراء

00:16:05.820 --> 00:16:09.760
لا دعي بعد الآن للتساؤل عما إذا تمت الموافقة ضمن سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني

00:16:09.760 --> 00:16:11.960
يساعد هذا أيضا عندما يكون أحدهم غائبا

00:16:11.960 --> 00:16:16.160
لا يختفي العمل في صندوق بريد أو تلوك الخاص بذلك الشخص دون أي أثر لمكان توقفه

00:16:16.160 --> 00:16:19.180
تستطيع الشركة رؤية الخطوة الحالية واتخاذ إجراء بشأنها

00:16:19.180 --> 00:16:22.560
يمكن للموردين المشاركة أيضا عند استخدام الشركة لبوابة الموردين

00:16:22.560 --> 00:16:27.520
تمنح بوابة الموردين المورد مكانا لعرض طلبات الأسعار أو أوامر شراء التي تمت مشاركتها معه

00:16:27.520 --> 00:16:32.980
يمكنهم الرد على طلب الأسعار وتأكيد الطلب مباشرة عند إرسال الشركة لطلب تأكيد

00:16:32.980 --> 00:16:36.220
يوفر ذلك للطرفين نفس المستند للعمل بناء عليه

00:16:36.220 --> 00:16:40.720
بدلا من إرسال المشتري لملف PDF ثم انتظار الرد ثم كتابة الرد يدويا في النظام

00:16:40.720 --> 00:16:43.460
يمكن للمورد تأكيد التفاصيل عبر العملية المترابطة

00:16:43.460 --> 00:16:46.920
يستطيع المشتري رؤية الرد دون الحاجة لإعادة بناء السجل يدويا

00:16:46.920 --> 00:16:48.860
بمجرد تحرك المشتريات عبر النظام

00:16:48.860 --> 00:16:52.700
تجمع الشركة أيضا معلومات مفيدة دون الحاجة لإنشاء جداول بيانات أخرى

00:16:52.700 --> 00:16:54.940
تجيب تحليلات الإنفاق على سؤال بسيط

00:16:54.940 --> 00:16:56.460
أين تذهب الأموال؟

00:16:56.460 --> 00:17:01.300
يمكن لمدير المشتريات مراجعة الإنفاق حسب المورد أو المنتج أو فئة المشتريات أو القسم

00:17:01.300 --> 00:17:03.660
ربما تعتقد الشركة أنها تشتري القفازات من مورد واحد

00:17:03.660 --> 00:17:07.200
لكن سجلات تظهر فرقا متعددة تشتري قفازات مشابهة من موردين مختلفين

00:17:07.200 --> 00:17:10.500
ربما ينفق قسم ما على الإصلاحات الخارجية أكثر مما هو متوقع

00:17:10.500 --> 00:17:14.420
تمنح هذه التفاصيل الشركة سببا لطرح أسئلة أفضل قبل عملية شراء التالية

00:17:14.420 --> 00:17:17.760
ينظر تحليل أداء المورد إلى جانب المورد من القصة نفسها

00:17:17.760 --> 00:17:22.140
يستطيع المشترون مقارنة نتائج الشراء والتسليم عند تحديد من سيتلقى طلبات المستقبلية

00:17:22.140 --> 00:17:25.780
قد لا يبدو السعر المنخفض على الورق جذابا إذا كان المورد يتأخر في التسليم بشكل متكرر

00:17:25.780 --> 00:17:29.100
أو يشحن طلبات غير مكتملة أو لا يستطيع الوفاء بشروط المتفق عليها

00:17:29.100 --> 00:17:32.760
يمكن للشركة استخدام سجلات الشراء الخاصة بها عند مراجعة علاقة المورد تلك

00:17:32.760 --> 00:17:34.360
ثم هناك مسار التدقيق

00:17:34.360 --> 00:17:37.400
يسمح مسار التدقيق لأي شخص بتتبع عملية شراء عبر تاريخها الكامل

00:17:37.400 --> 00:17:39.920
يمكنهم البدء بالطلب الأصلي ومعرفة من وفق عليه

00:17:39.920 --> 00:17:44.380
ومراجعة أمر الشراء والتحقق من الإيصال والعثور على الفاتورة ورؤية الدفعة التي سدتها

00:17:44.380 --> 00:17:46.160
يساعد هذا سجل فرق المالية والتدقيق

00:17:46.160 --> 00:17:48.960
لكنه يساعد أيضا الأشخاص العاديين في الإجابة على أسئلة عادية

00:17:48.960 --> 00:17:51.640
لماذا اشترينا هذا؟ من اختار هذا المورد؟

00:17:51.640 --> 00:17:54.500
هل وصلت البضائع؟ هل تم دفع الفاتورة بالفعل؟

00:17:54.500 --> 00:17:56.260
الإجابة تكمن في سجل الشراء

00:17:56.260 --> 00:17:58.360
لنعود إلى مبنى المكاتب من البداية

00:17:58.360 --> 00:18:02.100
لدى مكتب المشتريات ورصيف الاستلام والمكتب المالي وظائف مختلفة

00:18:02.100 --> 00:18:04.820
لكنهم جميعا ينظرون إلى أجزاء من نفس عملية الشراء

00:18:04.820 --> 00:18:07.240
بدلا من تمرير أوراق منفصلة بين غرف متفرقة

00:18:07.240 --> 00:18:08.560
مدير المستودعات لدينا

00:18:08.560 --> 00:18:11.480
وطلبوا نظام إدارة النقل الخاص بنا للخذات والقفازات

00:18:11.480 --> 00:18:12.920
لديهم الآن سجل كامل

00:18:12.920 --> 00:18:14.900
اتبع الطلب سياسة الشركة

00:18:14.900 --> 00:18:16.760
وافق عليه الأشخاص المناسبون

00:18:16.760 --> 00:18:18.480
قام المورد بتوريد المعدات

00:18:18.480 --> 00:18:20.740
سجل موظف المستودع عملية التسليم

00:18:20.740 --> 00:18:23.100
طابقت حسابات الدفع الفاتورة ودفعتها

00:18:23.100 --> 00:18:26.420
تمييز بسيط واحد يبقي جميع هذه اللبنات الأساسية واضحة

00:18:26.420 --> 00:18:27.220
يساعد المصدر

00:18:27.220 --> 00:18:29.340
الشركة في اختيار من تشتري منه

00:18:29.340 --> 00:18:30.420
بينما تدير المشتريات

00:18:30.420 --> 00:18:32.780
ما يحدث بعد أن تقرر الشركة الشراء

00:18:32.780 --> 00:18:33.660
الخلاصة

00:18:33.660 --> 00:18:36.220
سجل واحد مترابط من البداية وحتى الدفع

00:18:36.220 --> 00:18:37.480
إليك الصورة الكبيرة

00:18:37.480 --> 00:18:40.060
تأخذ المشتريات والمصادر كل عمليات تسليم المتناثرة تلك

00:18:40.060 --> 00:18:42.340
وتحولها إلى عملية شركة واحدة خاضعة للتتبع

00:18:42.340 --> 00:18:43.900
لا يختفي الطلب في صندوق البريد

00:18:43.900 --> 00:18:46.020
ولا تعيش الموافقة في ذاكرة شخص ما فقط

00:18:46.020 --> 00:18:49.060
ولا تصل الفاتورة دون رابط واضح بالقرار الذي يقف وراءها

00:18:49.060 --> 00:18:49.780
بدلا من ذلك

00:18:49.780 --> 00:18:52.840
تمتلك الشركة سجلا واحدا مترابطا يتابع عملية شراء طوال طريقي

00:18:52.840 --> 00:18:55.080
هذا يمنحك إجابة واضحة عندما تحتاج إليها

00:18:55.080 --> 00:18:56.880
يمكنك رؤية الطلب بصفتك المشتري

00:18:56.880 --> 00:18:58.500
يرى المستودع ما هو متوقع

00:18:58.500 --> 00:19:00.500
تعرف المالية ما تدين به الشركة

00:19:00.500 --> 00:19:02.640
ويرى المديرون بالضبط أين تذهب النفقات

00:19:02.640 --> 00:19:06.140
لا تزال عملية الشراء تتضمن أشخاص وموردين وبضائع وخدمات وقرارات

00:19:06.140 --> 00:19:08.780
لا يلغي نظام دينامي 365 هذه الأشياء

00:19:08.780 --> 00:19:10.060
إنه يحتفظ بسجلها معا

00:19:10.060 --> 00:19:12.780
حتى تتمكن من الشراء بأقل قدر من الثغرات ومفاجآت أقل

00:19:12.780 --> 00:19:14.560
اشترك على منصة البودكاست المفضلة لديك

00:19:14.560 --> 00:19:16.580
وشارك هذه المعلومة القيمة مع شخص بدأ للتوي

00:19:16.580 --> 00:19:18.700
في تعلم المشتريات والمصادر في دينامي 365