Und wir sehen uns live im Januar. Willkommen zu einer weiteren Folge der Microsoft Knowledge Nuggets hier bei M360FM. Ich bin Ihr Gastgeber Milko Peters. Das heutige Thema haben Sie sicher schon einmal gehört, wenn Sie im Finanzwesen arbeiten. Co-Pilot für Dynamics 365 Finance and Operations. Aber die Sache ist die, die meisten Leute hören Co-Pilot und stellen sich ein Chatbot vor, der Fragen beantwortet oder vielleicht eine E-Mail schreibt. Aber was macht es tatsächlich für ein Finanzteam an einem Dienstagmorgen? Genau das klären wir heute in verständlicher Sprache. Dies ist kein Roboter, der Ihren Buchhalter ersetzt, sondern ein Helfer, der in den Tools lebt, die Sie bereits verwenden, Ihrem ERP, Ihrer E-Mail, Ihre Tabellenkalkulation. Am Ende dieser Folge wissen Sie genau, was Co-Pilot in D365F und O tut, wo es am besten funktioniert und was es wirklich bringt. Wir gehen die wichtigsten Anwendungsfälle durch, beginnend mit dem, der den unmittelbarsten Mehrwert bietet.

Also schnappen Sie Ihren Kaffee und legen wir los. Das Problem, das Co-Pilot löst. Wenn Sie vor 20 Jahren im Finanzwesen arbeiteten, bedeutete Ihr Tag, sich ins ERP einzuloggen, Daten nach Excel zu exportieren, sie zu bearbeiten, Kommentare zu schreiben, E-Mails zu versenden und diesen Zyklus jeden Monat zu wiederholen. Die Daten waren da. Sie verbrachten nur die meiste Zeit damit, Ihnen hinterherzulaufen und sie zu verschieben. Das ist eigentlich ein Problem, das Co-Pilot löst. Finanzteams mangelt es nicht an Informationen. Sie haben reichlich davon. Die Reibung entsteht dadurch, wie man darauf zugreift und damit handelt. Sie öffneten einen Kundendatensatz, dann einen Bildschirm für Fälligkeiten, dann einen weiteren für die Zahlungshistorie und wechselten dann zu Outlook, um ein E-Mail zu verfassen. Jeder Schritt kostet Zeit. Co-Pilot stellt dieses Modell auf den Kopf. Anstatt dass Sie zu den Daten gehen, kommen die Daten zu Ihnen in Ihren Workflow.

Ein Bildschirm, ein Gespräch. Was kann es also konkret tun? Fangen wir mit dem Größten an. Co-Pilot für Forderungsmanagement und Debitoren. Hier ist also ein weiteres Wissenshäbchen für Sie. Das Forderungsmanagement ist der wichtigste Anwendungsfall für Co-Pilot in D365 F&O. Es erhält die meiste Aufmerksamkeit, weil es Ihnen die schnellste Zeitersparnis bringt. Lassen Sie sich erklären, wie. In D365 F&O gibt es einen Arbeitsbereich namens Zusammenfassung für Forderungskoordinatoren. Wenn Sie einen Kundendatensatz öffnen, erstellt Co-Pilot eine Zusammenfassung von allem, was Sie wissen müssen. Überfällige Rechnungen, Zahlungshistorie, Fälligkeitssalden, Risikoexposition, alles an einem Ort. Lassen Sie mich Sie durch ein echtes Beispiel führen. Nehmen wir an, Sie sind im Forderungsmanagement und öffnen einen Kunden namens Contoso Ltd. Co-Pilot sagt Ihnen sofort, dass dieser Kunde drei überfällige Rechnungen im Wert von insgesamt 12.000 Dollar hat.

Die letzte Zahlung war vor 45 Tagen. Und es gibt einen Streitfall bezüglich Rechnung FT9. Früher haben Sie fünf bis zehn Minuten damit verbracht, diese Informationen auf verschiedenen Bildschirmen zu suchen. Jetzt ist alles in Sekunden verfügbar, aber Zusammenfassungen sind nur der Anfang. Co-Pilot kann zudem personalisierte Mahn-E-Mails entwerfen, basierend auf der Historie und dem bevorzugten Tonfall des Kunden. Sie prüfen die E-Mail, klicken auf Senden und machen weiter. Das ist ein Arbeitsablauf mit Zweck. Zusammenfassung ansehen, E-Mail erstellen. Aus einer 30-minütigen Aufgabe werden 30 Sekunden. Und hier ist das Beste daran. Dies funktioniert direkt in D34565 F&O und in Outlook über das Co-Pilot for Finance ADN. Wenn Ihnen ein Kunde direkt schreibt, können Sie dessen Kontoinformation abrufen, den ausstehenden Saldo sehen und eine Antwort verfassen, ohne den Posteingang zu verlassen.

Die Inkasseaktivität wird automatisch mit F&O synchronisiert. Das Mahnwesen ist ein wichtiger Punkt, aber es gibt noch einen weiteren Bereich, in dem Co-Pilot noch mehr versteckte Zeit einsparen. Co-Pilot für Finanzabschluss und Berichterstattung. Der Monatsabschluss. Jedes Finanzteam kennt diesen Rhythmus. Abgleichen, anpassen, validieren, berichten, wiederholen. Es ist jeden Monat der gleiche Tanz und er frisst Tage konzentrierter Arbeit. Co-Pilot kann in jeder Phase dieses Abschlusszyklus helfen. Gehen wir es also gemeinsam durch. Bevor der Abschluss beginnt, führt Co-Pilot einen Pre-Close-Scan durch. Er identifiziert fehlende Aktivitäten, ungewöhnliche Transaktionen und unvollständige Buchungen, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie beginnen. Stellen Sie es sich wie das Überprüfen Ihrer Küche vor, bevor Sie ein großes Essen kochen. Sie möchten wissen, ob Zutaten fehlen, bevor Sie mitten im Rezept sind, nicht danach.

Während Sie am Abschluss arbeiten, greift Co-Pilot Aktive ein. Er schlägt Buchungskonten und Beschreibungen basierend auf Ihren historischen Mustern vor. Wenn Sie also vorausbezahlte Ausgaben immer auf dasselbe Konto mit derselben Beschreibung buchen, lernt Co-Pilot das und schlägt es automatisch vor. Er markiert auch hohen Stimmigkeiten bei Abstimmungen, Positionen, die nicht übereinstimmen, Beträge, die falsch aussehen oder Buchungen, die fehl am Platz wirken. Sie treffen immer noch die endgültige Entscheidung, aber das Suchen und Zusammenstellen ist erledigt. Nun die Prüfungsphase. Hier glänzt Co-Pilot besonders. Er führt eine Abweichungsanalyse durch und generiert Erklärungen zu Finanzberichten in einfacher Sprache. Hier ist ein konkretes Beispiel. Sie prüfen die monatliche GV und sehen, dass die Betriebskosten in die Höhe geschnellt sind. Anstatt eine Stunde lang Tabellen zu durchsuchen, fragen Sie Co-Pilot, erkläre die Abweichung bei den Betriebskosten in diesem Monat.

Er liefert eine Zusammenfassung mit den drei Hauptursachen, deren finanziellen auswirken. Vielleicht ist es eine einmalige Beratungsgebung. Vielleicht sind es höhere Energiekosten. Vielleicht ist es eine Preiserhöhung eines Lieferanten. Sie erhalten die Antwort in Sekunden, nicht in Stunden. Lassen Sie uns nun klarstellen, was Co-Pilot hier nicht tut. Ersetzt nicht die Urteilsvermögen. Sie müssen die Erklärung weiterhin überprüfen, die Zahlen validieren und entscheiden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Was Co-Pilot ersetzt, ist die manuelle Phase des Suchens und Sammelns. Der Teil, in dem Sie fünf verschiedene Berichte öffnen, Daten exportieren, Pivot-Tabellen erstellen und versuchen, alles zusammenzufügen. Das ist der Teil der Zeitkosten- und Energieraub. Co-Pilot erledigt das für Sie, damit Sie sich auf die eigentliche Analyse konzentrieren können. Beim Monatsabschluss geht es um den vergangenen Monat.

Aber was ist mit der Zukunft? Co-Pilot für Cashflow und Prognosen. Warum ist die Cashflow-Prognose so schwierig? Denken Sie an die alte Routine. Sie exportieren Daten, erstellen Modelle in Excel, stellen Annahmen darüber an, wann Kunden zahlen und hoffen dann, dass es stimmt. Es ist reaktiv. Sie blicken auf die Vergangenheit und reiten die Zukunft. Co-Pilot arbeitet anders. Es analysiert, was bereits in Ihrem System vorhanden ist. Offene Transaktionen, wiederkehrende Muster, Saisonalität. Es nutzt Ihre tatsächlichen Daten, um Zahlungseingänge und Ausgänge vorherzusagen. Sie müssen kein Modell von Monat erstellen. Die Prognose basiert auf Ihren echten Zahlen. Kommen wir nun zum praktischen Teil. Co-Pilot erkennt Abweichungen frühzeitig, ungewöhnliche Zahlungsverzögerungen oder unerwartete Kostensprünge. Ein Kunde, der normalerweise in 30 Tagen zahlt, hat man 45 Tage noch nicht bezahlt. Co-Pilot erkennt das Muster und macht Sie darauf aufmerksam.

Sie sehen Cashflow-Probleme, während sie entstehen, nicht erst am Monatsende. Betrachten Sie es als ein Finanzradar für Ihr Unternehmen. Es erkennt Probleme, bevor Sie auftreten. Dann gibt es noch die Szenarioplanung. Hier wird Co-Pilot zu einem Entscheidungstool. Sie können fragen, was passiert mit dem Cashflow, wenn wir den Zahlungseingang um 10 Tage verzögern? Oder was wäre, wenn wir Zahlungen an Top-Lieferanten beschleunigen? Co-Pilot analysiert die Daten und zeigt die Auswirkungen. Sie testen verschiedene Annahmen, ohne für jede einzelne, separate Modelle erstellen zu müssen. Das verändert die Rolle im Finanzwesen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, zu erklären, was passiert ist, denken Sie darüber nach, was passieren kann. Es ist ein Wandel von reaktiver Berichterstattung hin zu proaktiven Entscheidungen. Das ist Co-Pilot in F&O. Aber Co-Pilot greift auch auf Ihren Posteingang und Ihre Tabellenkalkulation zu.

Co-Pilot für Ausgabenmanagement und Kreditorenbuchhaltung. Sprechen wir über Spesenabrechnungen. Sie kennen den Ablauf. Jemand gibt Ihnen einen zerknitterten Beleg. Sie tippen Betrag, Datum, Händler und Kategorie ein. Prüfen die Richtlinien und leiten ihn zur Genehmigung weiter. Jeder einzelne Beleg, jedes einzelne Mal. Co-Pilot nutzt optische Zeichenerkennung, OCR, um einen Beleg zu scannen. Co-Pilot extrahiert Betrag, Datum und Händler automatisch. Es erstellt eine regelkonforme Spesenabrechnung, ohne dass Sie eine einzige Zeile tippen. Dann prüft es jede Position anhand der Unternehmensrichtlinie. Es markiert alles, was nicht stimmt. Eine Mahlzeit über dem Tageslimit. Eine Hotelrechnung, die eine Vorabgenehmigung erfordert. Es erkennt dies frühzeitig. Bei der Kreditorenbuchhaltung fällt es sich ähnlich. Rechnungen ein. Co-Pilot hilft beim Einlesen, schlägt Sachkonten vor und stößt die passenden Genehmigungsworkflows an.

Sie müssen nicht jede Rechnung manuell kontieren und weiterleiten. Co-Pilot übernimmt die Einrichtung. Der Kreditorenbuchhalter prüft und bestätigt. Hier ist ein häufiges Szenario. Ein Lieferant sendet per E-Mail eine Änderungsanforderung für ein Bestand. Vielleicht können Sie nur 50 statt 30 Einheiten liefern oder der Preis hat Sie gerne. Im alten Workflow würde jemand die Bestellung öffnen, die Zeile aktualisieren, sie zur Genehmigung weiterleiten und dem Lieferanten antworten. Mit Co-Pilot erkennt das System die Änderung. Es zeigt den Unterschied direkt nebeneinander. Es fragt, ob Sie die Änderung übernehmen. Sie prüfen und klicken auf Bestätigen. Co-Pilot erledigt den Rest. Bestellung wird aktualisieren. Der Genehmigungswork löst. Der Lieferant wird benachrichtigt. Das Ergebnis ist weniger manuelle Dateneingabe und weniger Tippfehler. Die Buchhaltung prüft und genehmigt weiterhin. Aber die mechanischen Aufgaben wie Tippen, Weiterleiten und Richtlinienprüfung erfolgen automatisch.

Das klingt alles großartig. Aber es gibt Anforderungen, die Sie vor dem Start kennen müssen. Was Sie brauchen, um Co-Pilot zum Laufen zu bringen. Lassen Sie uns also darüber sprechen, was es wirklich braucht, um Co-Pilot in D3065 F&O zu betreiben. Ich werde Sie nicht mit technischen Details überhäufen. Aber Sie brauchen die Grundlagen, damit Sie nicht mitten im Projekt auf Probleme stoßen. Zunächst muss Ihre D3065 F&O Version 10.0.30 oder höher sein. Das ist ein hartes Ausschlusskriterium, falls Sie eine ältere Version nutzen. Es gibt keine Umgehungslösung. Als nächstes müssen die Power-Plattform und Dataverse-Integration aktiviert sein. So kann Co-Pilot auf Ihre F&O-Daten zugreifen. Betrachten Sie Dataverse als die Brücke zwischen Ihrem ERP und der KI-Ebene. Ohne Brücke gibt es für Co-Pilot nichts, womit er arbeiten kann. Dann müssen Sie bestimmte Funktionen in der Funktionsverwaltung aktivieren.

Der Inkasse-Arbeitsbereich und KI-Zusammenfassung sind standardmäßig eingestellt. Sie müssen diese Schalter manuell umlegen. Nun zur Lizenzierung. Das ist der Punkt, der viele überrascht. Co-Pilot erfordert eine Microsoft-Reform 65 Co-Pilot-Lizenz zusätzlich zu Ihrer bestehenden D3065 Lizenz. Das sind zusätzliche Kosten. Sie müssen dies von Anfang an in Ihre Planung einbeziehen. Und Ihre Umgebung muss in der Cloud gehostet sein. On-Premise-Bereitstellungen sind nicht qualifiziert. Wenn Sie noch lokal arbeiten, müssen Sie zuerst in die Cloud migrieren, bevor Co-Pilot eine Option ist. Ich liste diese Punkte nicht auf, um Sie zu entmutigen. Ich liste Sie auf, damit Sie wissen, worauf Sie sich anlassen. Diese Anforderungen sind klar und erfüllbar. Aber Sie sind real. Wer Sie ignoriert, wird später frustriert sein. Sobald Co-Pilot läuft, stellt sich die eigentliche Frage, wie Sie Ihr Team dazu bringen, es auch tatsächlich zu nutzen.

Dafür sorgen, dass die Leute es auch wirklich nutzen. Hier ist eine Zahl, über die Sie nachdenken. In Unternehmen, die Microsoft 365 Co-Pilot einführen, nutzen ohne gezielte Einführungsplanung nur etwa 35% der lizenzierten Nutzer das Tool aktiv. Das bedeutet, dass etwa zwei von drei Personen mit Zugang es nie öffnen. Sie haben eine Lizenz, sie bezahlen dafür und sie rühren es nie an. Der häufigste Fehler besteht darin, Co-Pilot einzuschalten, ohne es auf ihre bestehenden Prozesse abzustimmen. Ist die ehrliche Wahrheit. Co-Pilot verstärkt gute Prozesse genauso wie schlechte. Wenn Ihr Forderungsmanagement ein Chaos ist, wird Co-Pilot es nicht beheben. Es hilft Ihnen nur dabei, chaotische E-Mails schneller zu schreiben. Sie müssen erst Ihre Prozesse bereinigen und dann Co-Pilot nutzen, um sie zu beschleunigen. Das funktioniert also wirklich. Beginnen Sie mit gezielten Pilotprojekten. Wählen Sie zwei oder drei Arbeitsabläufe mit hoher Priorität, Forderungsmanagement, Monatsabschluss, Spesenabrechnung und führen Sie Co-Pilot zuerst in diesen Teams ein.

Geben Sie nicht allen gleichzeitig Zugriff. Fangen Sie klein an, beweisen Sie den Mehrwert und erweitern. Schulen Sie Ihre Teams anhand von Szenarien, nicht anhand von Funktionen. Veranstalten Sie keine Schulung mit dem Titel Was Co-Pilot. Veranstalten Sie eine mit dem Titel, wie Sie den Monatsabschluss in der Halbenzeit erledigen. Zeigen Sie den Leuten genau, wie Co-Pilot in Ihren Arbeitsalltag passt, dass es was hängen bleibt. Und vergeben Sie Lizenzen an ganze Teams, nicht an Einzelpersonen. Wenn ein Team zusammen lernt, tauschen die Mitglieder Tipps aus, vergleichen Ergebnisse und motivieren sich gegenseitig zur Nutzung. Lernen unter Kollegen fördert die Akzeptanz weitaus stärker als jede Schulung. Fassen wir das alles in einem Gesamtbild zusammen. Das große Ganze, wie alles miteinander verbunden ist. Das ist das Besondere an Co-Pilot. Es ist kein Schalter, den man umlegt und plötzlich ändert sich alles.

Es ist eine Reihe von Helfern, die über F&O, Excel, Outlook und Teams verteilt sind. Jeder übernimmt eine spezifische Aufgabe. Forderungsmanagement in F&O, Spesenabrechnungen über Outlook, Cashflow-Analyse in Excel. Verschiedene Tools, aber Sie sind darauf ausgelegt, zusammenzuarbeiten. Darin liegt die wahre Stärke in der Integration. Stellen Sie sich einen typischen Ablauf vor. Sie sind in F&O und Co-Pilot gibt Ihnen eine Zusammenfassung des überfälligen Seildos eines Kunden. Von dort aus wechseln Sie zu Outlook, um eine Mahn-E-Mail zu entwerfen und Co-Pilot greift auf dieselben Daten zu und schreibt sie für Sie. Ihr Kunde antwortet, die Daten werden direkt in Outlook aktualisiert und die Änderung wird automatisch mit F&O synchronisiert. Sie haben Ihren Arbeitsfluss nie verlassen, die Daten sind in Ihnen gewandert. Das ist es, was Finanzteams unbedingt verstehen müssen. Co-Pilot respektiert Ihre bestehenden Sicherheitsrollen.

Es zeigt nur das an, wofür der Benutzer bereits eine Berechtigung hat. Sachbearbeiter im Forderungsmanagement sehen Ihre eigenen Kunden. Controller sehen das gesamte Hauptbuch. Kreditorenbuchhalter sehen Lieferantenrechnungen. Co-Pilot schafft keine neuen Zugriffsrechte. Es arbeitet innerhalb der Grenzen, die Sie bereits festgelegt haben. Lassen Sie uns nun darüber sprechen, was dies tatsächlich für die Mitarbeiter bedeutet. Co-Pilot ersetzt keine Finanzexperten. Es erstellt keine Buchungssätze von alleine. Es genehmigt keine Zahlung. Es automatisiert die mechanischen Aufgaben, das Zusammenfassen, Entwerfen und Sammeln von Daten, damit Menschen sich auf Urteilsvermögen, Verhandlungen und Strategie konzentrieren können. Der Sachbearbeiter im Forderungsmanagement entscheidet weiterhin, wie mit einem schwierigen Kunden umzugehen. Der Buchhalter prüft die Abweichungen und wählt die richtige Maßnahme, während der Controller den Monatsabschluss abzeichnet.

Co-Pilot übernimmt die Vorarbeit, Sie treffen die Entscheidungen. Das ist die eigentliche Veränderung. Finanzteams waren schon immer gut darin, eine Frage zu beantworten, was ist passiert. Co-Pilot hilft Ihnen dabei zu einer besseren Frage überzuhören. Was sollten wir unternehmen? Das ist also Co-Pilot in D33565-Evon. Kein separates Tool, das jetzt lernen müssen. Einfach eine Reihe von KI-Helfern, die in die Workflows eingebettet sind, die Finanzteams bereits nutzen. Forderungsmanagement, Abschluss, Spesenverwaltung, Reporting, Prognosen. Wenn Sie im Finanzwesen tätig sind und Ihr Unternehmen in D33565-Evon nutzt, ist dies Ihr effektivster Startpunkt. Beginnen Sie diese Woche mit dem Arbeitsbereich für Forderungsmanagement. Öffnen Sie einen Kundendat, lesen Sie die KI-Zusammenfassung, entwerfen Sie eine E-Mail, schauen Sie, wie es sich anfühlt. Abonnieren Sie für mehr D33565-Evon-Deutsch und hinterlassen Sie einen Kommentar, wenn heute etwas für Sie dabei war.