Sie haben den Verkauf getätigt und die Rechnung versendet, aber wann landet das Geld tatsächlich auf dem Konto? Und was passiert, wenn es nicht ankommt? Willkommen zu einer neuen Folge von Microsoft Knowledge Nuggets auf M365FM. Bin Marco Peters. Heute erklären wir die Debitorenbuchhaltung in Dynamics 365 ganz einfach. Am Ende dieser Folge werden Sie einen Kundenkontostand vom Verkauf bis zur Zahlung verfolgen und sehen, was das Unternehmen bei verspäteten Zahlungen unternimmt. Ist die einfachste Definition. Die Debitorenbuchhaltung erfasst die Außenstände Ihrer Kunden sowie die eingehenden Zahlungen. Stellen Sie es sich wie einen Aktenschrank für das Geld in Ihrem Unternehmen vor. Jeder Kunde erhält einen eigenen Ordner. Dieser Ordner enthält die Rechnungen, Zahlungen, Fälligkeitstermine und alle Nachbereitungen. Eine Tabellenkalkulation kann diese Dinge zwar auflisten, aber sie kann einen neuen Verkauf, ein Fälligkeitsdatum, eine Bankzahlung und eine Kreditentscheidung nicht unternehmensweit zuverlässig verknüpfen.

Dynamics 365 Finance kann das. Beginnen wir also am Anfang mit dem Debitorenkonto. Erstens das Debitorenkonto, der Ausgangspunkt für jede Rechnung. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem Kunden namens Northwind Equipment zusammen. Bevor diese eine Bestellung aufgeben kann, benötigt Dynamics 365 mehr als nur einen Namen an der Telefonung. Es benötigt die finanziellen Regeln für die Geschäftsbeziehung mit Northwind. Das Debitorenkonto ist dieser beschriftete Ordner in unserem Aktenschrank. Es enthält alle Details, die Dynamics 365 mitteilen, wer der Kunde ist, wohin Rechnungen gehen sollen, wie er üblicherweise zahlt und welchen Kredit das Unternehmen gewähren will. Das klingt vielleicht nach einer grundlegenden Einrichtung, vermeidet aber später viele Unklarheiten. Zum Beispiel speichert das Konto die Rechnungsadresse des Kunden. Diese unterscheidet sich oft von der Lieferadresse. Ausrüstung wird vielleicht an ein Werk geliefert, während Rechnungen an die Finanzabteilung gehen.

Es enthält auch die Zahlungsbedingungen. Zahlungsbedingungen beantworten eine einfache Frage. Wie lange hat dieser Kunde Zeit zu bezahlen? Northwind zahlt vielleicht innerhalb von 30 Tagen. Ein anderer Kunde zahlt im Voraus. Ein größerer Kunde könnte 60 Tage aushangeln. Sobald diese Bedingungen im Konto hinterlegt sind, berechnet Dynamics 365 das Fälligkeitsdatum automatisch. Niemand muss E-Mail-Verläufe durchsuchen oder raten, ob netto 30 IO-Bestelldatum, Lieferdatum oder Rechnungsdatum gilt. Das System weiß es einfach. Darum geht das? Das Debitorenkonto enthält auch die übliche Zahlungsmethode. Wenn Northwind per Banküberweisung zahlt und ein anderer Kunde per Kreditkarte, folgt das Finanzteam bei der Zahlung dem richtigen Prozess. Sie müssen nicht jeden Kunden wie ein Einzelfall behandeln. Dann gibt es noch das Kreditlimit. Ein Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den ein Unternehmen einem Kunden gleichzeitig offen lassen möchte.

Stellen Sie es sich wie ein Empfang in einem Bürogebäude vor. Die Empfangsperson prüft, ob jemand auf eine andere Etage darf nicht, ob der Besucher nett ist, sondern nur, ob die Regeln ihn durchlassen. Ganz ähnlich ist es hier. Das Kreditlimit setzt Vertrieb und Finanzwesen eine klare Ganze. Northwind mag ein stärker Kunde sein. Aber wenn Sie bereits eine hohe Summe schulden, sollte das Unternehmen vor der Annahme eines weiteren Großauftrags inhalten. Im Hintergrund kann Dynamics 365 dem Kundengruppen und Buchungsprofile nutzen. Lassen Sie sich von diesem Begriff nicht abschrecken. Eine Kundengruppe dient lediglich dazu, ähnliche Kunden zusammenzufassen. Einzelhandel in eine Gruppe, Großhandel in eine andere. So kann das Unternehmen gemeinsame Regeln anwenden, wo es sinnvoll ist. Ein Buchungsprofil ist eine Buchhaltungsregel, die Dynamics 365 vorgibt, welche Finanzkonten die Schuld bei Rechnungseingang erfassen sollen.

Als Vertriebsmitarbeiter oder Kunde bekommen Sie diesen Prozess normalerweise nicht zu sehen. Aber die Finanzabteilung ist darauf angewiesen, da die Bücher jeden Betrag an der richtigen Stelle benötigen. Und hier liegt die wahre Stärke. Das Debitorenkonto verbindet die Vertriebsseite mit der Finanzseite. Ein Vertriebsmitarbeiter kann einen Auftrag für Northwind anlegen und die Finanzabteilung muss diese Informationen später nicht neu erfassen. Sie sehen den Kunden, die Zahlungsbedingungen, den Kreditstatus und den fälligen Betrag. Alles ist automatisch miteinander verknüpft. Das ist der Unterschied zwischen einer Kontaktliste und einem Debitorenkonto. Eine Kontaktliste hilft Ihnen niemandem anzurufen. Ein Debitorenkonto erfasst die finanzielle Beziehung. Einschließlich der Regeln, die bei Verkäufen an den Kunden greifen. Sobald Northwind also etwas kauft, muss Dynamics 365 diesen Verkauf in eine ordnungsgemäße Zahlungsaufforderung umwandeln.

Das Erstellen der Rechnung, um aus einem Verkauf eine Forderung zu machen. Was ist also der Unterschied zwischen einem Auftrag und einer Rechnung? Ein Auftrag besagt, was der Kunde möchte. Eine Rechnung besagt, was er bezahlen muss. Darum geht es. Eine Rechnung erzeugt einen offenen Salo auf dem Debitorenkonto. Sobald sie gebucht ist, stellen Sie den Betrag vor meine Rechnung und die Debitorenbuchhaltung kann die Forderung nachverfolgen. Kommen wir zurück zu Northwind Equipment. Sie bestellten zehn Ausrüstungsgegenstände. Ihr Vertriebsteam erfasst den Auftrag, das Lager bereitet die Artikel vor und Sie versenden diese. Northwind hat nun die Ausrüstung. An diesem Punkt benötigen Sie einen klaren Nachweis darüber, was gekauft wurde, was es kostet und wann die Zahlung fällig ist. Dieser Nachweis ist die Debitorenrechnung. Die meisten Rechnungen in Dynamics 365 Finance stammen direkt aus einem Verkaufsauftrag.

Dadurch bleibt die Rechnung an den ursprünglichen Verkauf gebunden. Die Artikel des Kunden, Preise, Mengen und alle vereinbarten Regeln sind bereits hinterlegt. Sie müssen diese Details nicht von jemandem in ein separates Abrechnungssystem übertragen lassen. Sobald die Ware versandt wurde oder eine Dienstleistung ein Meilenstein erreicht hat, der abgerechnet werden soll, erstellen Sie die Rechnung aus diesem Verkaufsauftrag. Der genaue Zeitpunkt hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Manche Unternehmen stellen bei Versand in Rechnung, andere nach Abschluss einer Arbeitsphase. Ein Beratungsunternehmen stellt möglicherweise nach Erreichen eines Meilensteins in Rechnung. Dynamics 365 folgt dem Prozess, den Sie bereits eingerichtet haben. Vielleicht haben Sie schon einmal den Begriff Lieferscheinrechnung gehört. Ein Lieferschein bestätigt, was das Lager physisch verlassen hat und in die Zustellphase übergegangen ist.

Wenn Ihr Unternehmen auf Basis des tatsächlichen Versands abrechnet, kann die Rechnung diese bestätigten Lieferdetails nutzen. Dies vermeidet ein häufiges Problem. Nehmen wir einen Auftrag über zehn Einheiten, von denen heute versandt wurden, weil zwei noch auf Lagerbestand warten. Wenn Sie über den Lieferschein abrechnen, stellen Sie nur die acht versandten Einheiten in Rechnung. Sie berechnen Northwind nicht alle zehn Einheiten, bevor diese Sie erhalten haben. Der Auftrag bleibt wichtig, aber die bestätigte Lieferung gibt der Buchhaltung vor, was auf diese Rechnung gehört. Aber nicht jede Rechnung beginnt mit einem Verkaufsauftrag. Manchmal müssen Sie eine einmalige Gebühr abrechnen, die keinen Versand beinhaltet. Vielleicht bittet Northwind um eine spezielle Schulung. Vielleicht gibt es eine Servicegebühr, eine Projektbelastung oder eine Korrektur, die eine eigene Rechnung erfordert. Für diese Fälle unterstützt Dynamics 365 Finance eine Freitextrechnung.

Freitext bedeutet nicht willkürlich oder informell. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht mit einem Verkaufsauftrag verknüpft wird. Sie geben den Kunden die Gebühr, den Betrag, KGF, Steuerdetails und die Zahlungsinformationen ein. Nach der Buchung wird dies zu einem regulären fälligen Betrag auf dem Kunden. Der Kunde erhält weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung. Die Finanzabteilung sieht weiterhin auf den Saal. Was ist mit wiederkehrenden Arbeit? Angenommen, Northwind zahlt eine monatliche Gebühr für die Wartung von Geräten. Die manuelle Erstellung der gleichen Rechnung jeden Monat kostet Zeit und birgt die Gefahr kleiner Fehler. Die Abonnementabrechnung nutzt Abrechnungszeitpläne, um wiederkehrende Gebühren abzuwicken. Sie richten die Vereinbarung und den Abrechnungszeitpunkt ein. Dann kann Dynamics 365 Rechnungen erstellen, sobald die Abrechnungsperiode beginnt. Das bietet Ihnen eine wiederholbare Methode zur Abrechnung wiederkehrender Leistungen und der Kunde erhält Rechnungen gemäß dem vereinbarten Zeitplan.

Die Buchung ist der Moment, der den Verkaufsstatus ändert. Sie verbucht den Betrag auf dem Kundenkonto von Northwind als offene Forderung. Sie sendet den Betrag auch an die Finanzunterlagen des Unternehmens, wo Sie sehen können, dass ein Verkauf abgerechnet wurde und die Zahlung noch aussteht. Die Rechnung ist kein Entwurf mehr, den jemand einfach so ändern könnte. Sie ist jetzt Teil der Finanzbuchhaltung. Machen wir es konkret. Northwind bestellt Ausrüstung im Wert von 10.000 Dollar. Zuerst werden acht Einheiten versandt, also buchen Sie eine Rechnung für diese acht ein. Die Rechnung enthält den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen. Northwind erhält die Rechnung und Dynamics 365 verbucht denselben Betrag als offen auf deren Konto. Dieser gemeinsame Datensatz sorgt dafür, dass Vertrieb, Lagerpersonal und Buchhaltung dieselbe Transaktion im Blick haben. Kein Streit mehr über verschiedene Versionen in unterschiedlichen Dateien.

Doch eine Rechnung fordert nur Geld an. Die nächste Aufgabe besteht darin, die Zahlung bei Eingang zu erkennen und sie dem richtigen offenen Saldo zuzuordnen. 2.3. Zahlungseingang und Zuordnung Die richtige Rechnung abschließen Ein Zahlungseingang klingt einfach. Der Banksaldo steigt, als ist die Arbeit erledigt, oder? Nicht ganz. Die Buchhaltung muss noch zwei Fragen beantworten. Wer hat das Geld gesendet und welche offene Rechnung oder Rechnung soll dieser Betrag ausgleichen? Denken Sie daran, wie Northwind die Geräte-Rechnung bezahlt. Die Bank zeigt möglicherweise eine Zahlung mit einer kurzen Referenz, einem Betrag und einem Datum. Ohne die Zuordnung dieser Zahlung zum offenen Silo von Northwind könnte das System Bargeld auf der Bank anzeigen, während gleichzeitig ausgewiesen wird, dass Northwind das Geld noch schuldet. Diese Datensätze müssen zum Nutzen. Dynamics 365 Finance unterstützt verschiedene Zahlungswege für Kunden.

Sie erhalten möglicherweise Bargeld, Schecks, Kreditkartenzahlungen, Banküberweisungen oder Wechsel, die in manchen Geschäftsprozessen als formelle Zahlungsdokumente dienen. Jede Methode folgt ihrem eigenen Weg in die Finanzunterlagen. Eine Banküberweisung erscheint möglicherweise aus. Ein Check muss eventuell erfasst werden, bevor die Bank ihn einlöst. Eine Kartenzahlung kann über einen Zahlungsdienstleister folgen. Dynamics 365 bietet der Buchhaltung einen Ort, um Zahlungsdetails auf dem richtigen Kundenkonto zu erfassen. Dieser Ort ist häufig das Debitorenzahlungsjournal. Ein Journal klingt wie ein Papierbuch, aber in Dynamics 365 ist es einfach ein kontrollierter Bereich, um Zahlungen vor der Buchung einzugeben und zu prüfen. Die Buchhaltung erfasst den Kunden, den Betrag, die Zahlungsmethode, das Bankkonto und jegliche mit der Zahlung. Übermittelte Referenz, übermittelte Referenz. Dann gibt es noch ein Wort, das oft komplizierter klingt, als es ist. Ausgleich.

Ausgleich bedeutet, eine Zahlung der Rechnung zuzuordnen, die sie begleicht. Northwind bezahlt den exakten Betrag auf seiner Geräte-Rechnung. Die Buchhaltung wählt die Zahlung und die offene Rechnung aus und gleicht sie dann miteinander aus. Nach der Buchung erscheint die Rechnung nicht mehr als unbezahlt. Die Zahlung hat sie abgeschlossen. Der Kundensaldo sinkt um denselben Betrag. Dies ist wichtig, da eine Zahlung ohne Ausgleich dazu führen kann, dass eine offene Rechnung auf dem Konto verbleibt, obwohl sie das Geld bereits erhalten haben. Das führt zu fehlerhaften Berichten, unnötigen Nachfassaktionen und unangenehmen Anrufen bei Kunden, die bereits bezahlt haben. Manchmal deckt die Zahlung nicht die gesamte Rechnung ab. Vielleicht zahlt Northwind jetzt einen Teilbetrag und vereinbart, den Rest später zu begleichen. Dynamics 365 kann den eingegangenen Betrag mit der Rechnung verrechnen und den offenen Teil bestehen lassen.

Die Rechnung verschwindet nicht einfach nur, weil eine Zahlung eingegangen ist. Die Finanzabteilung sieht genau, was nach Ausstehen. Das ist weit besser als eine Rechnung versehentlich als vollständig bezahlt zu markieren und dann zu versuchen, sich den Restbetrag in einer Notiz oder Tabelle zu merken. Bei vielen Unternehmen gehen Bankzahlungen in großer Zahl ein. Jede Überweisung und offene Rechnung manuell zu prüfen, kostet Zeit. Besonders, wenn Kunden mehrere Rechnungen zusammenbezahlen oder eine unklare Referenz angeben. Dynamics 365 bietet hierfür ein Zahlungsausgleichsjournal. Ein Team kann Bankkontoauszüge importieren und diese nutzen, um eingehende Zahlungen mit offenen Debitorenrechnungen abzugleichen. Zahlungsreferenzen, Beträge, Kundendetails und Abgleichregeln helfen dem System, den korrekten Zahlungsort vorzuschlagen. Sie überprüfen das Ergebnis weiterhin. Dieser Schritt ist wichtig.

Automatisierung reduziert den Suchaufwand. Aber die Finanzabteilung stellt sicher, dass die Zahlung die richtige Rechnung ausgleicht. Daher, wenn ein Kunde eine Zahlung für mehrere Rechnungen sendet, kann der Sachbearbeiter diese Zahlung auf die Rechnungen verteilen. Falls eine Referenz auf das falsche Dokument verweist, kann dies vor der Buchung korrigiert werden. Das Ziel ist nicht, menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen, sondern die Mitarbeiter von der mühsamen Suche in Bankdateien und Rechnungslisten zu entlasten. Stellen Sie sich nun vor, Northwind ist in mehreren Firmen einer Unternehmensgruppe tätig. Eine Rechtseinheit verkauft das Equipment, während eine zentrale Finanzgesellschaft die Zahlung für die gesamte Gruppe empfängt. Dynamics Diro 65 unterstützt zentralisierte Zahlungen für diese Situation. Eine Zahlung kann in einer Rechtseinheit im Namen einer anderen erfasst werden.

Das Unternehmen muss nicht so tun, als sei das Geld erst bei der verkaufenden Einheit eingegangen oder den Prozess außerhalb des Systems verwalten. Die Aufzeichnungen zeigen, wo die Zahlungen eingingen und welche Kundenschuld sie ausgleicht. Das hält die gemeinsame Finanzarbeit sauberer, besonders wenn mehrere Firmen ein zentrales Kassenteam nutzen. Der vollständige Zahlungsprozess ist also mehr als nur die Erfassung von Geldeingängen bei der Bank. Dynamics 365 verknüpft Kunde, Zahlung und Rechnung, bis der offene Saldo ausgeglichen ist oder der Restbetrag die Finanzabteilung an die noch ausstehende Zahlung erinnert. Damit ist die heutige Zahlung verbucht. Die nächste Frage stellt sich vor dem nächsten Verkauf. Sollte das Unternehmen einem Kunden erlauben, noch mehr Schulden zu machen? Viertens, Kreditmanagement. Die Entscheidung über die Fortführung von Verkäufen. Sie erhalten also eine Zahlung, die einen alten Saldo ausgleicht.

Ziemlich einfach, oder? Doch das Kreditmanagement stellt sich folgende Frage, bevor der nächste Auftrag bearbeitet wird. Wie viel weiteres Risiko ist Ihr Unternehmen bereit einzugehen? Denken Sie an die Hotelrezeption. Ein Gast möchte eine weitere Nacht bleiben, also prüft das Personal die Buchung, den Zahlungsstatus und die Regeln, bevor es eine neue Zimmerkarte aushändigt. Genau das leistet das Kreditmanagement für einen Verkaufsauftrag. Es bewertet nicht, ob Northwind Equipment generell ein guter Kunde ist. Es prüft lediglich die aktuelle Finanzlage anhand der von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln. Eine dieser Regeln ist das Kreditlimit. Ein Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt schulden darf. Wenn Northwind also ein Limit von 50.000 Dollar hat und bereits 45.000 Dollar schuldet, erfordert ein Neuauftrag über 20.000 Dollar Aufmerksamkeit. Der Kunde kann die Bestellung zwar aufgeben, aber Ihr Unternehmen sollte diese Entscheidung nicht unbemerkt durchgehen lassen.

Dynamics 365 kann mehr als eine Zahl prüfen. Es betrachtet offene Rechnungen, deren Fälligkeitsdauer, den Wert des neuen Verkaufsauftrags und den Kunden noch verfügbaren Kreditrahmen. Ein Kunde, der pünktlich zahlt, hat möglicherweise noch Spielraum, während ein anderer unter seinem Limit liegen kann, aber eine längst überfällige Rechnung hat. Das sind unterschiedliche Risiken. Wenn eine Regel ausgelöst wird, kann Dynamics 365 den Verkaufsauftrag auf Kreditsperre setzen und den Auftrag anhalten, bevor Sie weitere Waren versenden oder unbezahlte Arbeit leisten. Der Vertrieb sieht die Sperre, die Finanzabteilung den Grund und niemand bemerkt das Problem erst, nachdem das Lager bereits eine weitere Lieferung versandt hat. Eine Kreditsperre bedeutet nicht, dass der Auftrag endgültig abgelehnt wird. Die bedeutet, dass jemand ihn überprüfen muss. Vielleicht hat Northwind einen Zahlungsnachweis gesendet oder ein Finanzmanager weiß, dass die überfällige Rechnung auf einem Abrechnungsfehler beruht oder der Kunde hat wegen eines großen genehmigten Projekts um eine vorübergehende Erhöhung gebeten.

Autorisiertes Personal kann einen Auftrag freigeben, wenn es einen triftigen Grund gibt. Dieser Teil ist wichtig, denn Geschäftsregeln brauchen Raum für die Realität. Das System kann eine automatische Entscheidung stoppen, aber die Verantwortlichen entscheiden, was als nächstes geschieht und hinterlassen eine klare Dokumentation dieser Entscheidung. Hier müssen Vertrieb und Finanzabteilung auf der Grundlage selben Informationen haben. Der Vertrieb möchte den Kunden bedienen, besonders bei wichtigen Aufträgen, während die Finanzabteilung das Unternehmen vor Forderungsausfällen schützen muss. Muss. Keine Seite muss eine Diskussion gewinnen. Sie brauchen lediglich den Auftrag, den unbezahlten Betrag und die Kreditregeln an einem Ort. Viele hören Kreditmanagement und vermuten, es bedeutet, Kunden abzuweisen. Das tut es nicht. Es bedeutet, sichere Grenzen zu vereinbaren, bevor eine verspätete Zahlung zu einem wesentlich größeren Blumen.

Sie können weiterhin gute Kunden unterstützen, Ausnahmen genehmigen und mit Zuversicht verkaufen. Sie verhindern lediglich das Schulden ohne vorherige Prüfung der Fakten weiter an. Sobald eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, wird aus Prävention nachverfolgt. Fünftens. Inkasse und Streitfälle. Zahlungen einfordern, ohne Kunden zu verlieren. Sobald ein Fälligkeitsdatum verstrichen ist, ändert sich die Aufgabe. Das Unternehmen entscheidet nicht mehr, ob Kredit gewährt wird. Es benötigt eine klare, respektvolle, artfälliges Geld anzufordern. Dynamic Stardom 65 Finance bringt diese Arbeit auf die Inkassoseite. Betrachten Sie es als gemeinsamen Arbeitstisch für überfällige Kundenkonten. Anstatt dass eine Person Notizen per E-Mail macht, eine andere Anrufe in einer Tabelle verfolgt und jemand Drittes Rechnung in der Finanzbuchhaltung prüft, sieht das Inkassoteam den Kontostand und alle Aktivitäten zentral an einem Ort.

Das verändert die Kommunikation. Ein Inkassomitarbeiter arbeitet mit Kundenlisten, die auf Inkassokriterien, basieren etwa Kunden mit überfälligen Rechnungen, einem bestimmten Überfälligkeitsbetrag oder die gemäß Unternehmensregeln Aufmerksamkeit erfordern. So muss das Team nicht raten, wen es zuerst kontaktieren soll. Für jeden Kunden kann der Mitarbeiter aktiv werden, eine Mahnung senden, ein Inkassoschreiben erstellen, eine E-Mail schreiben oder eine Aufgabe für einen Anruf anlegen. Das Ziel ist nicht der Versand verärgerter Nachrichten. Die meisten verspäteten Zahlungen haben banale Ursachen. Vielleicht landete eine Rechnung im falschen Posteingang, ein Kunde benötigt eine Kopie oder das Zahlungsteam hat die Frist verpasst. Eine ruhige Erinnerung kann viel bewirken. Manchmal antwortet ein Kunde mit einem Zahlungsversprechen für nächsten Freitag. Dynamics 365 kann dies als Zahlungsversprechen erfassen, sodass das Team die Zusage kennt und prüfen kann, ob die Zahlung wie vereinbart eintrifft.

Ohne diesen Eintrag ruft der nächste Mitarbeiter den Kunden vielleicht am nächsten Morgen an, ohne zu wissen, dass bereits ein Datum vereinbart wurde. Streitfälle erfordern die gleiche Sorgfalt? Ein Streitfall bedeutet, dass der Kunde eine Rechnung ganz oder teilweise bestreitet. Vielleicht stimmt der Preis nicht, einige Waren kamen nie an oder die Rechnung bezieht sich auf nicht genehmigte Arbeiten. Die schlechteste Reaktion ist, das Problem in einem Posteingang untergehen zu lassen. Dynamics 365 kann die Rechnung als strittig kennzeichnen und während der Inkassowerbeit sichtbar halten. Das Team kann den Status und die Lösungsschritte nachverfolgen, statt Schweigen als Grund für erneute Mahnungen zu sehen. Ah, dies hilft dem Unternehmen auch, wiederkehrende Probleme zu erkennen. Wenn mehrere Kunden die gleiche Art von Gebühr bestreiten, lernt die Finanzabteilung mehr als nur etwas über eine verspätete Zahlung.

Abrechnung, Vertrieb, Lieferung oder Kundenservice müssen möglicherweise die Prozesse korrigieren, die diese Streitfälle verursachen. Das Inkasso nutzt zudem Fälligkeitsberichte, die offene Beträge nach Dauer der Überfälligkeit sortieren. Tiff. So können Sie Beträge sehen, die jetzt fällig sind oder seit 30, 60 und 90 Tagen überfällig sind. Diese Zeitspannen helfen dem Team zu erkennen, welche Forderungen Aufmerksamkeit erfordern, bevor Sie zu einem schwierigeren Gespräch führen. Eine Rechnung, die zwei Tage überfällig ist, erfordert nicht immer die gleiche Reaktion wie eine, die seit drei Monaten unbezahlt ist. Die Finanzabteilung kann zudem Zahlungsprediktionen nutzen, sofern verfügbar, um abzuschätzen, ob offene Rechnungen voraussichtlich pünktlich, spät oder sehr spät eingehen, basierend auf bisherigen Zahlungsdaten und Kundenhistorien. Ein Fälligkeitsbericht zeigt, was bereits geschehen ist, aber eine Vorhersage hilft dem Team zu entscheiden, wo der Fokus liegen sollte, bevor eine verspätete Zahlung zum Problem wird.

Das ersetzt jedoch nicht das Allzermögel. Es gibt dem Inkasso-Team ein zusätzliches Signal, wenn es aus einer langen Liste von Konten wählen muss. Das Ziel ist einfach, Geld auf stetige, transparente Weise eintreiben und den Kunden dabei wie einen Kunden behandeln, nicht wie eine Fallnummer. Lassen Sie uns jetzt den gesamten Ablauf nun an einem einfachen Beispiel verdeutlichen. Sechs. Eine Rechnung, ein verbundener Prozess, das große Ganze. Gehen wir also durch, was passiert, wenn Northwind eine Bestellung aufgibt, ihr System diese verarbeitet und nach Erreichen des vereinbarten Abrechnungszeitpunkts eine Rechnung versendet wird. Das Kundenkonto enthält bereits die Zahlungsbedingungen, sodass Dynamics 365 das Fälligkeitsdatum automatisch anhand der mit Northwind vereinbarten Regeln berechnet. Die Finanzabteilung sieht den offenen Betrag und der Kunde erhält eine klare Zahlungserforderung.

Das ist der Beginn des Prozesses. Einige Wochen später sendet Northwind eine Banküberweisung mit dem Rechnungsbezug. Die Finanzabteilung ordnet die Zahlung der Rechnung zu und gleicht sie aus. Der offene Saldo wird geschlossen und das Kundenkonto zeigt nun, dass dieser Teil der Geschäftsbeziehung abgeschlossen ist. Kein manueller Abgleich erforderlich. Aber was passiert, wenn die Dinge anders laufen? Wenn Northwind das Fälligkeitsdatum verpasst, landet die Rechnung im Mahnwes. Ein Mitarbeiter sendet eine Mahnung. Northwind antwortet, dass ein Teil der Rechnung falsch ist. Und das Team erfasst einen Streitfall, anstatt es als unerklärte, verspätete Zahlung zu behandeln. Jeder sieht denselben Status und kennt den nächsten Schritt, weil alles an einem zentralen Ort gespeichert ist. Hier liegt der Unterschied bei Dynamics 365 Finance. Nichts bleibt isoliert. Verkaufsaufträge, Rechnungen, Zahlungen, Kreditprüfungen und Inkassotätigkeiten sind alle mit derselben Kundenbeziehung verknüpft, sodass sie nicht in verschiedenen Systemen nach Informationen suchen müssen.

Das bedeutet schnellere Entscheidungen und weniger Fehler. Früher war die Historie über Tabellen, E-Mail-Ordner, Notizen und Bankdateien verstreut und Mitarbeiter verschwendeten Zeit damit, die richtige Version zu suchen. Dynamics 365 hält den Vorgang zusammen an eine durchgängige Sicht auf den Kunden. Debitorenbuchhaltung bedeutet zu wissen, wer ihnen Geld schuldet, wann es fällig ist, was bisher geschehen ist und was als nächstes zu tun ist. Wenn ein Teil fehlt, kann ein Unternehmen viel verkaufen und hat dennoch Schwierigkeiten, den Verbleib seines Bargelds nachzuvollziehen. Deshalb ist dieser vernetzte Prozess so wichtig. Fazit Behalten Sie den internen Geldfluss unter Kontrolle. Eine Rechnung ist nur der Beginn des Prozesses. So folgt Ihre Debitorenbuchhaltung das Geld, bis der Saldo ausgeglichen ist oder Maßnahmen für offene Posten ergriffen werden. Die Kontrolle über diesen internen Geldfluss ist entscheidend für die Gesundheit des Unternehmens.

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