WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:03.460 Sie haben den Verkauf getätigt und die Rechnung versendet, aber wann landet das Geld tatsächlich auf dem Konto? 00:00:03.780 --> 00:00:04.780 Und was passiert, wenn es nicht ankommt? 00:00:05.040 --> 00:00:08.980 Willkommen zu einer neuen Folge von Microsoft Knowledge Nuggets auf M365FM. 00:00:09.440 --> 00:00:09.940 Bin Marco Peters. 00:00:10.580 --> 00:00:13.940 Heute erklären wir die Debitorenbuchhaltung in Dynamics 365 ganz einfach. 00:00:14.600 --> 00:00:18.280 Am Ende dieser Folge werden Sie einen Kundenkontostand vom Verkauf bis zur Zahlung verfolgen und sehen, 00:00:18.600 --> 00:00:20.720 was das Unternehmen bei verspäteten Zahlungen unternimmt. 00:00:21.600 --> 00:00:22.780 Ist die einfachste Definition. 00:00:23.640 --> 00:00:27.520 Die Debitorenbuchhaltung erfasst die Außenstände Ihrer Kunden sowie die eingehenden Zahlungen. 00:00:27.520 --> 00:00:31.080 Stellen Sie es sich wie einen Aktenschrank für das Geld in Ihrem Unternehmen vor. 00:00:31.580 --> 00:00:32.720 Jeder Kunde erhält einen eigenen Ordner. 00:00:33.160 --> 00:00:36.900 Dieser Ordner enthält die Rechnungen, Zahlungen, Fälligkeitstermine und alle Nachbereitungen. 00:00:37.480 --> 00:00:40.820 Eine Tabellenkalkulation kann diese Dinge zwar auflisten, aber sie kann einen neuen Verkauf, 00:00:40.900 --> 00:00:44.840 ein Fälligkeitsdatum, eine Bankzahlung und eine Kreditentscheidung nicht unternehmensweit zuverlässig verknüpfen. 00:00:45.500 --> 00:00:47.120 Dynamics 365 Finance kann das. 00:00:47.360 --> 00:00:49.600 Beginnen wir also am Anfang mit dem Debitorenkonto. 00:00:50.680 --> 00:00:53.760 Erstens das Debitorenkonto, der Ausgangspunkt für jede Rechnung. 00:00:53.760 --> 00:00:58.120 Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem Kunden namens Northwind Equipment zusammen. 00:00:58.520 --> 00:01:02.880 Bevor diese eine Bestellung aufgeben kann, benötigt Dynamics 365 mehr als nur einen Namen an der Telefonung. 00:01:03.340 --> 00:01:05.600 Es benötigt die finanziellen Regeln für die Geschäftsbeziehung mit Northwind. 00:01:06.080 --> 00:01:09.060 Das Debitorenkonto ist dieser beschriftete Ordner in unserem Aktenschrank. 00:01:09.760 --> 00:01:15.180 Es enthält alle Details, die Dynamics 365 mitteilen, wer der Kunde ist, wohin Rechnungen gehen sollen, 00:01:15.280 --> 00:01:18.440 wie er üblicherweise zahlt und welchen Kredit das Unternehmen gewähren will. 00:01:18.440 --> 00:01:22.100 Das klingt vielleicht nach einer grundlegenden Einrichtung, vermeidet aber später viele Unklarheiten. 00:01:22.580 --> 00:01:24.620 Zum Beispiel speichert das Konto die Rechnungsadresse des Kunden. 00:01:25.180 --> 00:01:26.680 Diese unterscheidet sich oft von der Lieferadresse. 00:01:27.200 --> 00:01:30.040 Ausrüstung wird vielleicht an ein Werk geliefert, während Rechnungen an die Finanzabteilung gehen. 00:01:30.500 --> 00:01:31.660 Es enthält auch die Zahlungsbedingungen. 00:01:32.200 --> 00:01:33.680 Zahlungsbedingungen beantworten eine einfache Frage. 00:01:33.940 --> 00:01:35.320 Wie lange hat dieser Kunde Zeit zu bezahlen? 00:01:35.920 --> 00:01:37.320 Northwind zahlt vielleicht innerhalb von 30 Tagen. 00:01:37.620 --> 00:01:38.800 Ein anderer Kunde zahlt im Voraus. 00:01:39.080 --> 00:01:40.820 Ein größerer Kunde könnte 60 Tage aushangeln. 00:01:41.300 --> 00:01:45.460 Sobald diese Bedingungen im Konto hinterlegt sind, berechnet Dynamics 365 das Fälligkeitsdatum automatisch. 00:01:45.460 --> 00:01:51.340 Niemand muss E-Mail-Verläufe durchsuchen oder raten, ob netto 30 IO-Bestelldatum, Lieferdatum oder Rechnungsdatum gilt. 00:01:51.880 --> 00:01:53.380 Das System weiß es einfach. Darum geht das? 00:01:53.780 --> 00:01:56.060 Das Debitorenkonto enthält auch die übliche Zahlungsmethode. 00:01:56.420 --> 00:01:59.540 Wenn Northwind per Banküberweisung zahlt und ein anderer Kunde per Kreditkarte, 00:01:59.920 --> 00:02:01.860 folgt das Finanzteam bei der Zahlung dem richtigen Prozess. 00:02:02.440 --> 00:02:04.320 Sie müssen nicht jeden Kunden wie ein Einzelfall behandeln. 00:02:04.740 --> 00:02:05.740 Dann gibt es noch das Kreditlimit. 00:02:06.200 --> 00:02:09.880 Ein Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den ein Unternehmen einem Kunden gleichzeitig offen lassen möchte. 00:02:10.420 --> 00:02:12.380 Stellen Sie es sich wie ein Empfang in einem Bürogebäude vor. 00:02:12.380 --> 00:02:15.720 Die Empfangsperson prüft, ob jemand auf eine andere Etage darf nicht, 00:02:15.820 --> 00:02:18.440 ob der Besucher nett ist, sondern nur, ob die Regeln ihn durchlassen. 00:02:19.020 --> 00:02:19.720 Ganz ähnlich ist es hier. 00:02:20.040 --> 00:02:22.180 Das Kreditlimit setzt Vertrieb und Finanzwesen eine klare Ganze. 00:02:22.900 --> 00:02:24.260 Northwind mag ein stärker Kunde sein. 00:02:24.580 --> 00:02:25.960 Aber wenn Sie bereits eine hohe Summe schulden, 00:02:26.020 --> 00:02:28.480 sollte das Unternehmen vor der Annahme eines weiteren Großauftrags inhalten. 00:02:29.040 --> 00:02:32.540 Im Hintergrund kann Dynamics 365 dem Kundengruppen und Buchungsprofile nutzen. 00:02:33.200 --> 00:02:34.500 Lassen Sie sich von diesem Begriff nicht abschrecken. 00:02:34.800 --> 00:02:37.280 Eine Kundengruppe dient lediglich dazu, ähnliche Kunden zusammenzufassen. 00:02:37.740 --> 00:02:39.540 Einzelhandel in eine Gruppe, Großhandel in eine andere. 00:02:39.540 --> 00:02:42.660 So kann das Unternehmen gemeinsame Regeln anwenden, wo es sinnvoll ist. 00:02:43.200 --> 00:02:46.900 Ein Buchungsprofil ist eine Buchhaltungsregel, die Dynamics 365 vorgibt, 00:02:46.980 --> 00:02:49.160 welche Finanzkonten die Schuld bei Rechnungseingang erfassen sollen. 00:02:49.740 --> 00:02:52.400 Als Vertriebsmitarbeiter oder Kunde bekommen Sie diesen Prozess normalerweise nicht zu sehen. 00:02:53.160 --> 00:02:54.700 Aber die Finanzabteilung ist darauf angewiesen, 00:02:54.760 --> 00:02:56.540 da die Bücher jeden Betrag an der richtigen Stelle benötigen. 00:02:56.940 --> 00:02:57.820 Und hier liegt die wahre Stärke. 00:02:58.460 --> 00:03:01.120 Das Debitorenkonto verbindet die Vertriebsseite mit der Finanzseite. 00:03:01.680 --> 00:03:03.940 Ein Vertriebsmitarbeiter kann einen Auftrag für Northwind anlegen 00:03:03.940 --> 00:03:06.300 und die Finanzabteilung muss diese Informationen später nicht neu erfassen. 00:03:06.300 --> 00:03:09.400 Sie sehen den Kunden, die Zahlungsbedingungen, den Kreditstatus und den fälligen Betrag. 00:03:09.580 --> 00:03:10.780 Alles ist automatisch miteinander verknüpft. 00:03:11.160 --> 00:03:13.480 Das ist der Unterschied zwischen einer Kontaktliste und einem Debitorenkonto. 00:03:13.880 --> 00:03:15.420 Eine Kontaktliste hilft Ihnen niemandem anzurufen. 00:03:15.740 --> 00:03:18.040 Ein Debitorenkonto erfasst die finanzielle Beziehung. 00:03:18.320 --> 00:03:20.800 Einschließlich der Regeln, die bei Verkäufen an den Kunden greifen. 00:03:21.340 --> 00:03:22.660 Sobald Northwind also etwas kauft, 00:03:22.760 --> 00:03:26.260 muss Dynamics 365 diesen Verkauf in eine ordnungsgemäße Zahlungsaufforderung umwandeln. 00:03:28.700 --> 00:03:31.180 Das Erstellen der Rechnung, um aus einem Verkauf eine Forderung zu machen. 00:03:31.180 --> 00:03:34.280 Was ist also der Unterschied zwischen einem Auftrag und einer Rechnung? 00:03:34.840 --> 00:03:36.340 Ein Auftrag besagt, was der Kunde möchte. 00:03:36.460 --> 00:03:37.760 Eine Rechnung besagt, was er bezahlen muss. 00:03:38.120 --> 00:03:38.640 Darum geht es. 00:03:38.980 --> 00:03:41.360 Eine Rechnung erzeugt einen offenen Salo auf dem Debitorenkonto. 00:03:42.100 --> 00:03:44.140 Sobald sie gebucht ist, stellen Sie den Betrag vor meine Rechnung 00:03:44.140 --> 00:03:46.180 und die Debitorenbuchhaltung kann die Forderung nachverfolgen. 00:03:46.740 --> 00:03:48.020 Kommen wir zurück zu Northwind Equipment. 00:03:48.480 --> 00:03:49.180 Sie bestellten zehn Ausrüstungsgegenstände. 00:03:49.920 --> 00:03:52.940 Ihr Vertriebsteam erfasst den Auftrag, das Lager bereitet die Artikel vor und Sie versenden diese. 00:03:53.500 --> 00:03:54.720 Northwind hat nun die Ausrüstung. 00:03:55.060 --> 00:03:56.900 An diesem Punkt benötigen Sie einen klaren Nachweis darüber, 00:03:57.000 --> 00:03:59.200 was gekauft wurde, was es kostet und wann die Zahlung fällig ist. 00:03:59.200 --> 00:04:00.920 Dieser Nachweis ist die Debitorenrechnung. 00:04:01.400 --> 00:04:04.720 Die meisten Rechnungen in Dynamics 365 Finance stammen direkt aus einem Verkaufsauftrag. 00:04:05.220 --> 00:04:07.260 Dadurch bleibt die Rechnung an den ursprünglichen Verkauf gebunden. 00:04:07.800 --> 00:04:11.460 Die Artikel des Kunden, Preise, Mengen und alle vereinbarten Regeln sind bereits hinterlegt. 00:04:12.100 --> 00:04:15.260 Sie müssen diese Details nicht von jemandem in ein separates Abrechnungssystem übertragen lassen. 00:04:15.700 --> 00:04:18.680 Sobald die Ware versandt wurde oder eine Dienstleistung ein Meilenstein erreicht hat, 00:04:18.740 --> 00:04:21.060 der abgerechnet werden soll, erstellen Sie die Rechnung aus diesem Verkaufsauftrag. 00:04:21.320 --> 00:04:23.380 Der genaue Zeitpunkt hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet. 00:04:23.800 --> 00:04:26.620 Manche Unternehmen stellen bei Versand in Rechnung, andere nach Abschluss einer Arbeitsphase. 00:04:26.620 --> 00:04:29.840 Ein Beratungsunternehmen stellt möglicherweise nach Erreichen eines Meilensteins in Rechnung. 00:04:30.480 --> 00:04:33.440 Dynamics 365 folgt dem Prozess, den Sie bereits eingerichtet haben. 00:04:34.160 --> 00:04:35.920 Vielleicht haben Sie schon einmal den Begriff Lieferscheinrechnung gehört. 00:04:36.760 --> 00:04:40.260 Ein Lieferschein bestätigt, was das Lager physisch verlassen hat und in die Zustellphase übergegangen ist. 00:04:40.900 --> 00:04:43.320 Wenn Ihr Unternehmen auf Basis des tatsächlichen Versands abrechnet, 00:04:43.460 --> 00:04:45.740 kann die Rechnung diese bestätigten Lieferdetails nutzen. 00:04:46.320 --> 00:04:47.500 Dies vermeidet ein häufiges Problem. 00:04:47.900 --> 00:04:50.200 Nehmen wir einen Auftrag über zehn Einheiten, von denen heute versandt wurden, 00:04:50.260 --> 00:04:51.460 weil zwei noch auf Lagerbestand warten. 00:04:51.460 --> 00:04:54.780 Wenn Sie über den Lieferschein abrechnen, stellen Sie nur die acht versandten Einheiten in Rechnung. 00:04:55.160 --> 00:04:58.020 Sie berechnen Northwind nicht alle zehn Einheiten, bevor diese Sie erhalten haben. 00:04:58.280 --> 00:05:02.220 Der Auftrag bleibt wichtig, aber die bestätigte Lieferung gibt der Buchhaltung vor, was auf diese Rechnung gehört. 00:05:02.660 --> 00:05:04.480 Aber nicht jede Rechnung beginnt mit einem Verkaufsauftrag. 00:05:04.980 --> 00:05:07.720 Manchmal müssen Sie eine einmalige Gebühr abrechnen, die keinen Versand beinhaltet. 00:05:08.340 --> 00:05:10.100 Vielleicht bittet Northwind um eine spezielle Schulung. 00:05:10.600 --> 00:05:14.100 Vielleicht gibt es eine Servicegebühr, eine Projektbelastung oder eine Korrektur, die eine eigene Rechnung erfordert. 00:05:14.780 --> 00:05:18.140 Für diese Fälle unterstützt Dynamics 365 Finance eine Freitextrechnung. 00:05:18.760 --> 00:05:20.540 Freitext bedeutet nicht willkürlich oder informell. 00:05:20.540 --> 00:05:22.940 Das bedeutet, dass die Rechnung nicht mit einem Verkaufsauftrag verknüpft wird. 00:05:23.200 --> 00:05:27.400 Sie geben den Kunden die Gebühr, den Betrag, KGF, Steuerdetails und die Zahlungsinformationen ein. 00:05:27.960 --> 00:05:30.520 Nach der Buchung wird dies zu einem regulären fälligen Betrag auf dem Kunden. 00:05:30.680 --> 00:05:32.640 Der Kunde erhält weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung. 00:05:32.900 --> 00:05:34.420 Die Finanzabteilung sieht weiterhin auf den Saal. 00:05:34.580 --> 00:05:35.660 Was ist mit wiederkehrenden Arbeit? 00:05:36.000 --> 00:05:38.460 Angenommen, Northwind zahlt eine monatliche Gebühr für die Wartung von Geräten. 00:05:38.860 --> 00:05:42.460 Die manuelle Erstellung der gleichen Rechnung jeden Monat kostet Zeit und birgt die Gefahr kleiner Fehler. 00:05:43.160 --> 00:05:46.140 Die Abonnementabrechnung nutzt Abrechnungszeitpläne, um wiederkehrende Gebühren abzuwicken. 00:05:46.140 --> 00:05:48.900 Sie richten die Vereinbarung und den Abrechnungszeitpunkt ein. 00:05:49.040 --> 00:05:52.740 Dann kann Dynamics 365 Rechnungen erstellen, sobald die Abrechnungsperiode beginnt. 00:05:53.340 --> 00:05:56.180 Das bietet Ihnen eine wiederholbare Methode zur Abrechnung wiederkehrender Leistungen 00:05:56.180 --> 00:05:58.460 und der Kunde erhält Rechnungen gemäß dem vereinbarten Zeitplan. 00:05:59.020 --> 00:06:01.380 Die Buchung ist der Moment, der den Verkaufsstatus ändert. 00:06:02.000 --> 00:06:04.820 Sie verbucht den Betrag auf dem Kundenkonto von Northwind als offene Forderung. 00:06:05.340 --> 00:06:07.840 Sie sendet den Betrag auch an die Finanzunterlagen des Unternehmens, 00:06:08.140 --> 00:06:11.080 wo Sie sehen können, dass ein Verkauf abgerechnet wurde und die Zahlung noch aussteht. 00:06:11.540 --> 00:06:14.100 Die Rechnung ist kein Entwurf mehr, den jemand einfach so ändern könnte. 00:06:14.520 --> 00:06:15.720 Sie ist jetzt Teil der Finanzbuchhaltung. 00:06:16.140 --> 00:06:16.700 Machen wir es konkret. 00:06:17.360 --> 00:06:19.500 Northwind bestellt Ausrüstung im Wert von 10.000 Dollar. 00:06:19.920 --> 00:06:22.760 Zuerst werden acht Einheiten versandt, also buchen Sie eine Rechnung für diese acht ein. 00:06:23.200 --> 00:06:26.140 Die Rechnung enthält den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen. 00:06:26.680 --> 00:06:31.320 Northwind erhält die Rechnung und Dynamics 365 verbucht denselben Betrag als offen auf deren Konto. 00:06:31.960 --> 00:06:35.920 Dieser gemeinsame Datensatz sorgt dafür, dass Vertrieb, Lagerpersonal und Buchhaltung dieselbe Transaktion im Blick haben. 00:06:36.320 --> 00:06:38.800 Kein Streit mehr über verschiedene Versionen in unterschiedlichen Dateien. 00:06:38.940 --> 00:06:40.300 Doch eine Rechnung fordert nur Geld an. 00:06:40.660 --> 00:06:44.400 Die nächste Aufgabe besteht darin, die Zahlung bei Eingang zu erkennen und sie dem richtigen offenen Saldo zuzuordnen. 00:06:44.400 --> 00:06:46.460 2.3. Zahlungseingang und Zuordnung 00:06:46.460 --> 00:06:47.840 Die richtige Rechnung abschließen 00:06:47.840 --> 00:06:49.340 Ein Zahlungseingang klingt einfach. 00:06:49.920 --> 00:06:51.800 Der Banksaldo steigt, als ist die Arbeit erledigt, oder? 00:06:52.420 --> 00:06:52.820 Nicht ganz. 00:06:53.300 --> 00:06:55.060 Die Buchhaltung muss noch zwei Fragen beantworten. 00:06:55.580 --> 00:06:59.040 Wer hat das Geld gesendet und welche offene Rechnung oder Rechnung soll dieser Betrag ausgleichen? 00:06:59.620 --> 00:07:01.420 Denken Sie daran, wie Northwind die Geräte-Rechnung bezahlt. 00:07:01.760 --> 00:07:05.220 Die Bank zeigt möglicherweise eine Zahlung mit einer kurzen Referenz, einem Betrag und einem Datum. 00:07:05.220 --> 00:07:09.680 Ohne die Zuordnung dieser Zahlung zum offenen Silo von Northwind könnte das System Bargeld auf der Bank anzeigen, 00:07:09.760 --> 00:07:11.720 während gleichzeitig ausgewiesen wird, dass Northwind das Geld noch schuldet. 00:07:12.000 --> 00:07:13.020 Diese Datensätze müssen zum Nutzen. 00:07:13.580 --> 00:07:17.760 Dynamics 365 Finance unterstützt verschiedene Zahlungswege für Kunden. 00:07:18.340 --> 00:07:22.400 Sie erhalten möglicherweise Bargeld, Schecks, Kreditkartenzahlungen, Banküberweisungen oder Wechsel, 00:07:22.700 --> 00:07:25.000 die in manchen Geschäftsprozessen als formelle Zahlungsdokumente dienen. 00:07:25.560 --> 00:07:27.860 Jede Methode folgt ihrem eigenen Weg in die Finanzunterlagen. 00:07:28.520 --> 00:07:30.080 Eine Banküberweisung erscheint möglicherweise aus. 00:07:30.080 --> 00:07:32.700 Ein Check muss eventuell erfasst werden, bevor die Bank ihn einlöst. 00:07:33.180 --> 00:07:35.160 Eine Kartenzahlung kann über einen Zahlungsdienstleister folgen. 00:07:35.660 --> 00:07:40.240 Dynamics 365 bietet der Buchhaltung einen Ort, um Zahlungsdetails auf dem richtigen Kundenkonto zu erfassen. 00:07:40.500 --> 00:07:42.240 Dieser Ort ist häufig das Debitorenzahlungsjournal. 00:07:42.640 --> 00:07:47.040 Ein Journal klingt wie ein Papierbuch, aber in Dynamics 365 ist es einfach ein kontrollierter Bereich, 00:07:47.160 --> 00:07:48.840 um Zahlungen vor der Buchung einzugeben und zu prüfen. 00:07:49.240 --> 00:07:53.420 Die Buchhaltung erfasst den Kunden, den Betrag, die Zahlungsmethode, das Bankkonto und jegliche mit der Zahlung. 00:07:53.480 --> 00:07:55.260 Übermittelte Referenz, übermittelte Referenz. 00:07:55.260 --> 00:07:58.360 Dann gibt es noch ein Wort, das oft komplizierter klingt, als es ist. Ausgleich. 00:07:58.360 --> 00:08:01.480 Ausgleich bedeutet, eine Zahlung der Rechnung zuzuordnen, die sie begleicht. 00:08:02.000 --> 00:08:04.460 Northwind bezahlt den exakten Betrag auf seiner Geräte-Rechnung. 00:08:04.900 --> 00:08:07.960 Die Buchhaltung wählt die Zahlung und die offene Rechnung aus und gleicht sie dann miteinander aus. 00:08:08.380 --> 00:08:10.560 Nach der Buchung erscheint die Rechnung nicht mehr als unbezahlt. 00:08:11.160 --> 00:08:12.160 Die Zahlung hat sie abgeschlossen. 00:08:12.540 --> 00:08:14.220 Der Kundensaldo sinkt um denselben Betrag. 00:08:14.760 --> 00:08:17.320 Dies ist wichtig, da eine Zahlung ohne Ausgleich dazu führen kann, 00:08:17.400 --> 00:08:20.440 dass eine offene Rechnung auf dem Konto verbleibt, obwohl sie das Geld bereits erhalten haben. 00:08:20.900 --> 00:08:25.180 Das führt zu fehlerhaften Berichten, unnötigen Nachfassaktionen und unangenehmen Anrufen bei Kunden, die bereits bezahlt haben. 00:08:25.460 --> 00:08:27.460 Manchmal deckt die Zahlung nicht die gesamte Rechnung ab. 00:08:27.460 --> 00:08:31.140 Vielleicht zahlt Northwind jetzt einen Teilbetrag und vereinbart, den Rest später zu begleichen. 00:08:31.660 --> 00:08:35.900 Dynamics 365 kann den eingegangenen Betrag mit der Rechnung verrechnen und den offenen Teil bestehen lassen. 00:08:36.620 --> 00:08:38.880 Die Rechnung verschwindet nicht einfach nur, weil eine Zahlung eingegangen ist. 00:08:39.360 --> 00:08:40.760 Die Finanzabteilung sieht genau, was nach Ausstehen. 00:08:41.100 --> 00:08:44.240 Das ist weit besser als eine Rechnung versehentlich als vollständig bezahlt zu markieren 00:08:44.240 --> 00:08:46.980 und dann zu versuchen, sich den Restbetrag in einer Notiz oder Tabelle zu merken. 00:08:47.620 --> 00:08:49.680 Bei vielen Unternehmen gehen Bankzahlungen in großer Zahl ein. 00:08:50.440 --> 00:08:53.260 Jede Überweisung und offene Rechnung manuell zu prüfen, kostet Zeit. 00:08:53.260 --> 00:08:57.960 Besonders, wenn Kunden mehrere Rechnungen zusammenbezahlen oder eine unklare Referenz angeben. 00:08:59.540 --> 00:09:02.280 Dynamics 365 bietet hierfür ein Zahlungsausgleichsjournal. 00:09:02.980 --> 00:09:08.740 Ein Team kann Bankkontoauszüge importieren und diese nutzen, um eingehende Zahlungen mit offenen Debitorenrechnungen abzugleichen. 00:09:09.400 --> 00:09:14.660 Zahlungsreferenzen, Beträge, Kundendetails und Abgleichregeln helfen dem System, den korrekten Zahlungsort vorzuschlagen. 00:09:14.660 --> 00:09:17.420 Sie überprüfen das Ergebnis weiterhin. Dieser Schritt ist wichtig. 00:09:18.300 --> 00:09:19.800 Automatisierung reduziert den Suchaufwand. 00:09:20.020 --> 00:09:23.300 Aber die Finanzabteilung stellt sicher, dass die Zahlung die richtige Rechnung ausgleicht. 00:09:23.520 --> 00:09:29.080 Daher, wenn ein Kunde eine Zahlung für mehrere Rechnungen sendet, kann der Sachbearbeiter diese Zahlung auf die Rechnungen verteilen. 00:09:29.800 --> 00:09:32.640 Falls eine Referenz auf das falsche Dokument verweist, kann dies vor der Buchung korrigiert werden. 00:09:33.280 --> 00:09:35.400 Das Ziel ist nicht, menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen, 00:09:35.500 --> 00:09:38.920 sondern die Mitarbeiter von der mühsamen Suche in Bankdateien und Rechnungslisten zu entlasten. 00:09:39.420 --> 00:09:42.940 Stellen Sie sich nun vor, Northwind ist in mehreren Firmen einer Unternehmensgruppe tätig. 00:09:42.940 --> 00:09:48.280 Eine Rechtseinheit verkauft das Equipment, während eine zentrale Finanzgesellschaft die Zahlung für die gesamte Gruppe empfängt. 00:09:48.840 --> 00:09:51.880 Dynamics Diro 65 unterstützt zentralisierte Zahlungen für diese Situation. 00:09:52.560 --> 00:09:55.400 Eine Zahlung kann in einer Rechtseinheit im Namen einer anderen erfasst werden. 00:09:56.100 --> 00:09:59.140 Das Unternehmen muss nicht so tun, als sei das Geld erst bei der verkaufenden Einheit eingegangen 00:09:59.140 --> 00:10:00.900 oder den Prozess außerhalb des Systems verwalten. 00:10:01.560 --> 00:10:04.960 Die Aufzeichnungen zeigen, wo die Zahlungen eingingen und welche Kundenschuld sie ausgleicht. 00:10:05.640 --> 00:10:07.440 Das hält die gemeinsame Finanzarbeit sauberer, 00:10:07.740 --> 00:10:10.060 besonders wenn mehrere Firmen ein zentrales Kassenteam nutzen. 00:10:10.060 --> 00:10:13.520 Der vollständige Zahlungsprozess ist also mehr als nur die Erfassung von Geldeingängen bei der Bank. 00:10:14.240 --> 00:10:18.400 Dynamics 365 verknüpft Kunde, Zahlung und Rechnung, bis der offene Saldo ausgeglichen ist 00:10:18.400 --> 00:10:21.700 oder der Restbetrag die Finanzabteilung an die noch ausstehende Zahlung erinnert. 00:10:22.280 --> 00:10:23.540 Damit ist die heutige Zahlung verbucht. 00:10:23.980 --> 00:10:25.640 Die nächste Frage stellt sich vor dem nächsten Verkauf. 00:10:26.140 --> 00:10:28.220 Sollte das Unternehmen einem Kunden erlauben, noch mehr Schulden zu machen? 00:10:29.780 --> 00:10:30.840 Viertens, Kreditmanagement. 00:10:31.120 --> 00:10:32.520 Die Entscheidung über die Fortführung von Verkäufen. 00:10:33.440 --> 00:10:35.940 Sie erhalten also eine Zahlung, die einen alten Saldo ausgleicht. 00:10:36.300 --> 00:10:37.020 Ziemlich einfach, oder? 00:10:37.020 --> 00:10:40.500 Doch das Kreditmanagement stellt sich folgende Frage, bevor der nächste Auftrag bearbeitet wird. 00:10:40.900 --> 00:10:42.840 Wie viel weiteres Risiko ist Ihr Unternehmen bereit einzugehen? 00:10:43.300 --> 00:10:44.360 Denken Sie an die Hotelrezeption. 00:10:44.820 --> 00:10:47.460 Ein Gast möchte eine weitere Nacht bleiben, also prüft das Personal die Buchung, 00:10:47.540 --> 00:10:50.200 den Zahlungsstatus und die Regeln, bevor es eine neue Zimmerkarte aushändigt. 00:10:50.720 --> 00:10:53.160 Genau das leistet das Kreditmanagement für einen Verkaufsauftrag. 00:10:53.940 --> 00:10:56.740 Es bewertet nicht, ob Northwind Equipment generell ein guter Kunde ist. 00:10:57.420 --> 00:11:00.820 Es prüft lediglich die aktuelle Finanzlage anhand der von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln. 00:11:01.360 --> 00:11:02.700 Eine dieser Regeln ist das Kreditlimit. 00:11:02.860 --> 00:11:06.140 Ein Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt schulden darf. 00:11:06.140 --> 00:11:10.280 Wenn Northwind also ein Limit von 50.000 Dollar hat und bereits 45.000 Dollar schuldet, 00:11:10.480 --> 00:11:12.620 erfordert ein Neuauftrag über 20.000 Dollar Aufmerksamkeit. 00:11:13.180 --> 00:11:14.640 Der Kunde kann die Bestellung zwar aufgeben, 00:11:14.760 --> 00:11:17.000 aber Ihr Unternehmen sollte diese Entscheidung nicht unbemerkt durchgehen lassen. 00:11:17.400 --> 00:11:19.500 Dynamics 365 kann mehr als eine Zahl prüfen. 00:11:20.060 --> 00:11:22.220 Es betrachtet offene Rechnungen, deren Fälligkeitsdauer, 00:11:22.360 --> 00:11:25.620 den Wert des neuen Verkaufsauftrags und den Kunden noch verfügbaren Kreditrahmen. 00:11:26.480 --> 00:11:28.840 Ein Kunde, der pünktlich zahlt, hat möglicherweise noch Spielraum, 00:11:29.260 --> 00:11:32.320 während ein anderer unter seinem Limit liegen kann, aber eine längst überfällige Rechnung hat. 00:11:33.080 --> 00:11:34.000 Das sind unterschiedliche Risiken. 00:11:34.000 --> 00:11:38.440 Wenn eine Regel ausgelöst wird, kann Dynamics 365 den Verkaufsauftrag auf Kreditsperre setzen 00:11:38.440 --> 00:11:41.800 und den Auftrag anhalten, bevor Sie weitere Waren versenden oder unbezahlte Arbeit leisten. 00:11:42.460 --> 00:11:44.720 Der Vertrieb sieht die Sperre, die Finanzabteilung den Grund 00:11:44.720 --> 00:11:48.500 und niemand bemerkt das Problem erst, nachdem das Lager bereits eine weitere Lieferung versandt hat. 00:11:49.060 --> 00:11:51.560 Eine Kreditsperre bedeutet nicht, dass der Auftrag endgültig abgelehnt wird. 00:11:51.880 --> 00:11:53.120 Die bedeutet, dass jemand ihn überprüfen muss. 00:11:53.440 --> 00:11:55.540 Vielleicht hat Northwind einen Zahlungsnachweis gesendet 00:11:55.540 --> 00:11:59.120 oder ein Finanzmanager weiß, dass die überfällige Rechnung auf einem Abrechnungsfehler beruht 00:11:59.120 --> 00:12:03.260 oder der Kunde hat wegen eines großen genehmigten Projekts um eine vorübergehende Erhöhung gebeten. 00:12:04.020 --> 00:12:06.640 Autorisiertes Personal kann einen Auftrag freigeben, wenn es einen triftigen Grund gibt. 00:12:06.960 --> 00:12:09.560 Dieser Teil ist wichtig, denn Geschäftsregeln brauchen Raum für die Realität. 00:12:09.960 --> 00:12:11.920 Das System kann eine automatische Entscheidung stoppen, 00:12:12.020 --> 00:12:13.920 aber die Verantwortlichen entscheiden, was als nächstes geschieht 00:12:13.920 --> 00:12:15.660 und hinterlassen eine klare Dokumentation dieser Entscheidung. 00:12:15.920 --> 00:12:18.440 Hier müssen Vertrieb und Finanzabteilung auf der Grundlage selben Informationen haben. 00:12:18.820 --> 00:12:21.700 Der Vertrieb möchte den Kunden bedienen, besonders bei wichtigen Aufträgen, 00:12:21.820 --> 00:12:24.580 während die Finanzabteilung das Unternehmen vor Forderungsausfällen schützen muss. 00:12:24.920 --> 00:12:25.120 Muss. 00:12:25.840 --> 00:12:27.220 Keine Seite muss eine Diskussion gewinnen. 00:12:27.260 --> 00:12:31.360 Sie brauchen lediglich den Auftrag, den unbezahlten Betrag und die Kreditregeln an einem Ort. 00:12:31.360 --> 00:12:35.520 Viele hören Kreditmanagement und vermuten, es bedeutet, Kunden abzuweisen. 00:12:36.000 --> 00:12:36.560 Das tut es nicht. 00:12:36.900 --> 00:12:38.420 Es bedeutet, sichere Grenzen zu vereinbaren, 00:12:38.500 --> 00:12:40.400 bevor eine verspätete Zahlung zu einem wesentlich größeren Blumen. 00:12:40.640 --> 00:12:42.200 Sie können weiterhin gute Kunden unterstützen, 00:12:42.520 --> 00:12:44.340 Ausnahmen genehmigen und mit Zuversicht verkaufen. 00:12:44.820 --> 00:12:47.420 Sie verhindern lediglich das Schulden ohne vorherige Prüfung der Fakten weiter an. 00:12:47.800 --> 00:12:49.780 Sobald eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, 00:12:49.860 --> 00:12:50.860 wird aus Prävention nachverfolgt. 00:12:52.200 --> 00:12:52.660 Fünftens. 00:12:52.720 --> 00:12:53.720 Inkasse und Streitfälle. 00:12:54.060 --> 00:12:55.900 Zahlungen einfordern, ohne Kunden zu verlieren. 00:12:56.540 --> 00:12:58.620 Sobald ein Fälligkeitsdatum verstrichen ist, ändert sich die Aufgabe. 00:12:58.980 --> 00:13:01.000 Das Unternehmen entscheidet nicht mehr, ob Kredit gewährt wird. 00:13:01.360 --> 00:13:04.080 Es benötigt eine klare, respektvolle, artfälliges Geld anzufordern. 00:13:04.980 --> 00:13:07.780 Dynamic Stardom 65 Finance bringt diese Arbeit auf die Inkassoseite. 00:13:08.140 --> 00:13:10.800 Betrachten Sie es als gemeinsamen Arbeitstisch für überfällige Kundenkonten. 00:13:11.380 --> 00:13:13.120 Anstatt dass eine Person Notizen per E-Mail macht, 00:13:13.240 --> 00:13:14.860 eine andere Anrufe in einer Tabelle verfolgt 00:13:14.860 --> 00:13:17.020 und jemand Drittes Rechnung in der Finanzbuchhaltung prüft, 00:13:17.360 --> 00:13:20.860 sieht das Inkassoteam den Kontostand und alle Aktivitäten zentral an einem Ort. 00:13:21.720 --> 00:13:23.180 Das verändert die Kommunikation. 00:13:23.180 --> 00:13:26.780 Ein Inkassomitarbeiter arbeitet mit Kundenlisten, 00:13:26.900 --> 00:13:30.220 die auf Inkassokriterien, basieren etwa Kunden mit überfälligen Rechnungen, 00:13:30.360 --> 00:13:35.200 einem bestimmten Überfälligkeitsbetrag oder die gemäß Unternehmensregeln Aufmerksamkeit erfordern. 00:13:36.720 --> 00:13:38.700 So muss das Team nicht raten, wen es zuerst kontaktieren soll. 00:13:39.700 --> 00:13:41.620 Für jeden Kunden kann der Mitarbeiter aktiv werden, 00:13:41.740 --> 00:13:43.620 eine Mahnung senden, ein Inkassoschreiben erstellen, 00:13:43.700 --> 00:13:46.040 eine E-Mail schreiben oder eine Aufgabe für einen Anruf anlegen. 00:13:47.000 --> 00:13:48.840 Das Ziel ist nicht der Versand verärgerter Nachrichten. 00:13:49.280 --> 00:13:51.340 Die meisten verspäteten Zahlungen haben banale Ursachen. 00:13:51.780 --> 00:13:54.060 Vielleicht landete eine Rechnung im falschen Posteingang, 00:13:54.220 --> 00:13:57.140 ein Kunde benötigt eine Kopie oder das Zahlungsteam hat die Frist verpasst. 00:13:57.680 --> 00:13:59.100 Eine ruhige Erinnerung kann viel bewirken. 00:13:59.640 --> 00:14:02.040 Manchmal antwortet ein Kunde mit einem Zahlungsversprechen für nächsten Freitag. 00:14:02.840 --> 00:14:05.680 Dynamics 365 kann dies als Zahlungsversprechen erfassen, 00:14:05.880 --> 00:14:07.500 sodass das Team die Zusage kennt und prüfen kann, 00:14:07.560 --> 00:14:08.980 ob die Zahlung wie vereinbart eintrifft. 00:14:10.020 --> 00:14:13.080 Ohne diesen Eintrag ruft der nächste Mitarbeiter den Kunden vielleicht am nächsten Morgen an, 00:14:13.080 --> 00:14:14.960 ohne zu wissen, dass bereits ein Datum vereinbart wurde. 00:14:14.960 --> 00:14:17.020 Streitfälle erfordern die gleiche Sorgfalt? 00:14:17.620 --> 00:14:20.320 Ein Streitfall bedeutet, dass der Kunde eine Rechnung ganz oder teilweise bestreitet. 00:14:21.580 --> 00:14:23.960 Vielleicht stimmt der Preis nicht, einige Waren kamen nie an 00:14:23.960 --> 00:14:26.400 oder die Rechnung bezieht sich auf nicht genehmigte Arbeiten. 00:14:28.060 --> 00:14:30.680 Die schlechteste Reaktion ist, das Problem in einem Posteingang untergehen zu lassen. 00:14:31.180 --> 00:14:33.980 Dynamics 365 kann die Rechnung als strittig kennzeichnen 00:14:33.980 --> 00:14:35.240 und während der Inkassowerbeit sichtbar halten. 00:14:35.820 --> 00:14:38.480 Das Team kann den Status und die Lösungsschritte nachverfolgen, 00:14:38.560 --> 00:14:41.060 statt Schweigen als Grund für erneute Mahnungen zu sehen. 00:14:41.060 --> 00:14:44.300 Ah, dies hilft dem Unternehmen auch, wiederkehrende Probleme zu erkennen. 00:14:44.960 --> 00:14:47.280 Wenn mehrere Kunden die gleiche Art von Gebühr bestreiten, 00:14:47.640 --> 00:14:50.160 lernt die Finanzabteilung mehr als nur etwas über eine verspätete Zahlung. 00:14:50.820 --> 00:14:54.400 Abrechnung, Vertrieb, Lieferung oder Kundenservice müssen möglicherweise die Prozesse korrigieren, 00:14:54.460 --> 00:14:55.500 die diese Streitfälle verursachen. 00:14:55.980 --> 00:14:57.680 Das Inkasso nutzt zudem Fälligkeitsberichte, 00:14:57.880 --> 00:15:00.100 die offene Beträge nach Dauer der Überfälligkeit sortieren. 00:15:00.300 --> 00:15:00.420 Tiff. 00:15:00.420 --> 00:15:04.320 So können Sie Beträge sehen, die jetzt fällig sind oder seit 30, 60 und 90 Tagen überfällig sind. 00:15:04.780 --> 00:15:07.880 Diese Zeitspannen helfen dem Team zu erkennen, welche Forderungen Aufmerksamkeit erfordern, 00:15:07.940 --> 00:15:09.280 bevor Sie zu einem schwierigeren Gespräch führen. 00:15:09.800 --> 00:15:13.040 Eine Rechnung, die zwei Tage überfällig ist, erfordert nicht immer die gleiche Reaktion wie eine, 00:15:13.140 --> 00:15:14.560 die seit drei Monaten unbezahlt ist. 00:15:15.320 --> 00:15:17.640 Die Finanzabteilung kann zudem Zahlungsprediktionen nutzen, 00:15:17.940 --> 00:15:20.980 sofern verfügbar, um abzuschätzen, ob offene Rechnungen voraussichtlich pünktlich, 00:15:21.240 --> 00:15:24.560 spät oder sehr spät eingehen, basierend auf bisherigen Zahlungsdaten und Kundenhistorien. 00:15:24.560 --> 00:15:28.300 Ein Fälligkeitsbericht zeigt, was bereits geschehen ist, 00:15:28.680 --> 00:15:31.300 aber eine Vorhersage hilft dem Team zu entscheiden, wo der Fokus liegen sollte, 00:15:31.420 --> 00:15:32.960 bevor eine verspätete Zahlung zum Problem wird. 00:15:33.280 --> 00:15:34.500 Das ersetzt jedoch nicht das Allzermögel. 00:15:36.020 --> 00:15:39.820 Es gibt dem Inkasso-Team ein zusätzliches Signal, wenn es aus einer langen Liste von Konten wählen muss. 00:15:40.480 --> 00:15:43.780 Das Ziel ist einfach, Geld auf stetige, transparente Weise eintreiben 00:15:43.780 --> 00:15:46.560 und den Kunden dabei wie einen Kunden behandeln, nicht wie eine Fallnummer. 00:15:47.360 --> 00:15:50.000 Lassen Sie uns jetzt den gesamten Ablauf nun an einem einfachen Beispiel verdeutlichen. 00:15:51.140 --> 00:15:51.520 Sechs. 00:15:51.600 --> 00:15:53.760 Eine Rechnung, ein verbundener Prozess, das große Ganze. 00:15:55.420 --> 00:15:58.180 Gehen wir also durch, was passiert, wenn Northwind eine Bestellung aufgibt, 00:15:58.240 --> 00:16:01.820 ihr System diese verarbeitet und nach Erreichen des vereinbarten Abrechnungszeitpunkts 00:16:01.820 --> 00:16:02.720 eine Rechnung versendet wird. 00:16:03.160 --> 00:16:05.260 Das Kundenkonto enthält bereits die Zahlungsbedingungen, 00:16:05.580 --> 00:16:10.160 sodass Dynamics 365 das Fälligkeitsdatum automatisch anhand der mit Northwind vereinbarten Regeln berechnet. 00:16:11.120 --> 00:16:14.620 Die Finanzabteilung sieht den offenen Betrag und der Kunde erhält eine klare Zahlungserforderung. 00:16:14.980 --> 00:16:15.980 Das ist der Beginn des Prozesses. 00:16:16.500 --> 00:16:19.460 Einige Wochen später sendet Northwind eine Banküberweisung mit dem Rechnungsbezug. 00:16:19.920 --> 00:16:22.260 Die Finanzabteilung ordnet die Zahlung der Rechnung zu und gleicht sie aus. 00:16:22.260 --> 00:16:24.820 Der offene Saldo wird geschlossen und das Kundenkonto zeigt nun, 00:16:24.940 --> 00:16:26.900 dass dieser Teil der Geschäftsbeziehung abgeschlossen ist. 00:16:27.380 --> 00:16:28.720 Kein manueller Abgleich erforderlich. 00:16:29.080 --> 00:16:30.380 Aber was passiert, wenn die Dinge anders laufen? 00:16:30.740 --> 00:16:33.440 Wenn Northwind das Fälligkeitsdatum verpasst, landet die Rechnung im Mahnwes. 00:16:33.680 --> 00:16:35.340 Ein Mitarbeiter sendet eine Mahnung. 00:16:35.580 --> 00:16:37.660 Northwind antwortet, dass ein Teil der Rechnung falsch ist. 00:16:38.040 --> 00:16:41.560 Und das Team erfasst einen Streitfall, anstatt es als unerklärte, verspätete Zahlung zu behandeln. 00:16:41.940 --> 00:16:43.720 Jeder sieht denselben Status und kennt den nächsten Schritt, 00:16:43.800 --> 00:16:45.540 weil alles an einem zentralen Ort gespeichert ist. 00:16:45.540 --> 00:16:49.020 Hier liegt der Unterschied bei Dynamics 365 Finance. 00:16:49.180 --> 00:16:50.000 Nichts bleibt isoliert. 00:16:51.080 --> 00:16:54.340 Verkaufsaufträge, Rechnungen, Zahlungen, Kreditprüfungen und Inkassotätigkeiten 00:16:54.340 --> 00:16:56.060 sind alle mit derselben Kundenbeziehung verknüpft, 00:16:56.100 --> 00:16:58.660 sodass sie nicht in verschiedenen Systemen nach Informationen suchen müssen. 00:16:59.500 --> 00:17:01.400 Das bedeutet schnellere Entscheidungen und weniger Fehler. 00:17:02.260 --> 00:17:06.100 Früher war die Historie über Tabellen, E-Mail-Ordner, Notizen und Bankdateien verstreut 00:17:06.100 --> 00:17:09.260 und Mitarbeiter verschwendeten Zeit damit, die richtige Version zu suchen. 00:17:10.540 --> 00:17:14.440 Dynamics 365 hält den Vorgang zusammen an eine durchgängige Sicht auf den Kunden. 00:17:14.440 --> 00:17:17.500 Debitorenbuchhaltung bedeutet zu wissen, wer ihnen Geld schuldet, 00:17:17.540 --> 00:17:20.140 wann es fällig ist, was bisher geschehen ist und was als nächstes zu tun ist. 00:17:20.540 --> 00:17:22.400 Wenn ein Teil fehlt, kann ein Unternehmen viel verkaufen 00:17:22.400 --> 00:17:24.620 und hat dennoch Schwierigkeiten, den Verbleib seines Bargelds nachzuvollziehen. 00:17:24.880 --> 00:17:26.400 Deshalb ist dieser vernetzte Prozess so wichtig. 00:17:27.380 --> 00:17:27.780 Fazit 00:17:27.780 --> 00:17:30.080 Behalten Sie den internen Geldfluss unter Kontrolle. 00:17:30.940 --> 00:17:32.600 Eine Rechnung ist nur der Beginn des Prozesses. 00:17:33.020 --> 00:17:35.960 So folgt Ihre Debitorenbuchhaltung das Geld, bis der Saldo ausgeglichen ist 00:17:35.960 --> 00:17:37.980 oder Maßnahmen für offene Posten ergriffen werden. 00:17:39.140 --> 00:17:42.320 Die Kontrolle über diesen internen Geldfluss ist entscheidend für die Gesundheit des Unternehmens. 00:17:42.320 --> 00:17:43.280 In Mirko Peters 00:17:43.280 --> 00:17:46.540 Abonnieren Sie Microsoft Knowledge Magnets auf M365 FM 00:17:46.540 --> 00:17:50.220 und schauen Sie sich dann die zugehörige Dynamics 365 Finance Episode auf Ihrem Bildschirm an, 00:17:50.280 --> 00:17:51.920 um das Gesamtbild einfach und verständlich zu vervollständigen.