Die Rechnung eines Lieferanten landet auf ihrem Schreibtisch. Die Waren sind vielleicht schon im Lager oder die Dienstleistung bereits erbracht, aber die Zahlungsfrist beginnt sofort zu laufen. Was passiert also eigentlich, bevor das Geld das Unternehmen verlässt? Willkommen zu einem weiteren Wissensappen von MDR565. Ich bin mir Peters und heute betrachten wir die Kreditorenbuchhaltung in Dynamics 365 in einfachem Deutsch. Das ist nicht nur ein Ort, an dem wir Rechnungen in einen Bildschirm tippen. Es ist die Finanzabteilung des Unternehmens, die jede Rechnung prüft, wer hat sie gesendet, was wurde vereinbart und sollte sie bezahlt werden. Hier ist die einfachste Definition. Die Kreditorenbuchhaltung umfasst das Geld, das ihr Unternehmen Lieferanten für bereits gekaufte Waren oder Dienstleistungen schulden. Stellen Sie es sich wie eine Zahlungsstelle in einem großen Gebäude vor. Rechnungen kommen am Empfang an, werden mit den Unterlagen abgeglichen, durchlaufen eine Genehmigung und erreichen erst dann die zahlungsanweisende Stelle.

Wir folgen diesem Weg vom Lieferantendatensatz bis zum abschließenden Bezahlstempel. Dynamics 365 nennt das einen Ausgleich. Warum gibt es die Kreditorenbuchhaltung? Stellen Sie sich vor, Sie führen eine kleine Firma, die Büromöbel verkauft. Sie brauchen Schreibtische, bevor Sie sie verkaufen können. Außerdem benötigen Sie Versandkartons, Reinigungsdienste, Internetzugang, Ersatzteile und vielleicht ein Lieferunternehmen. Wenn Sie jeden Lieferanten sofort bei der Bestellung bezahlen müssten, wäre das Einkaufen sehr schnell sehr schwierig. Die meisten Unternehmen kaufen zuerst und bezahlen später zu vereinbarten Konditionen. Ein Lieferant liefert die Ware oder beendet die Arbeit und schickt dann eine Rechnung. Ihr Unternehmen schuldet nun diesen Betrag, überweist das Geld aber nicht, ohne vorher die Details zu prüfen. Dieser unbezahlte Betrag steht in den Büchern des Unternehmens als Verbindlichkeit.

Verbindlichkeit klingt nach einem komplizierten Finanzbegriff, aber die Bedeutung ist einfach. Es ist ein Betrag, den die Firma jemand anderem schuldet. Wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung für Bürobedarf erhält und diese noch nicht bezahlt hat, gehört sie in die Kreditorenbuchhaltung, bis die Zahlung erfolgt. Das Unternehmen hat das Geld vorerst noch, muss aber auch ein Versprechen einlösen. Das ist wichtig, denn ein Unternehmen kann auf dem Bankkonto gesund aussehen, während es gleichzeitig einen Stapel unbezahlter Rechnungen vor sich her schiebt. Finanzteams müssen beide Seiten sehen. Wie viel Bargeld liegt auf der Bank und wie viel davon wird das Unternehmen bald wieder verlassen? Vor vernetzten Finanzsystemen wurde diese Arbeit oft zur Zettelwirtschaft. Eine Rechnung kam per Post, lag auf einem Schreibtisch, ging per Hauspost zur Genehmigung, während eine andere im E-Mail-Posteingang versauerte.

Jemand tippte vielleicht die gleiche Rechnung in eine Tabelle, während eine andere Person sie in das Buchhaltungssystem eingab. Das führt zu bekannten Problemen. Ein Manager übersieht eine Genehmigungs-E-Mail, eine Rechnung wird verspätet bezahlt oder ein Lieferant schickt dieselbe Rechnung erneut, ohne dass jemand bemerkt, dass sie das Finanzteam bereits erreicht hat. Schlimmer noch, sie könnte doppelt bezahlt werden, weil die Papierkopie und die E-Mail-Kopie wie separate Rechnungen aussehen. Dynamic Styrnum 65 bietet dem Unternehmer einen zentralen Ort, um diese Aufgaben zu verfolgen. Es erfasst, was das Unternehmen schuldet, hilft bei der Rechnungsprüfung und sorgt für einen klaren Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung, bis zur Bezahlung. Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung ohne menschliche Prüfung abgewickelt wird. Das Finanzteam entscheidet weiterhin, wenn etwas falsch erscheint, aber das System liefert die Daten und Regeln für diese Entscheidung, ohne dass Papier im Haus herumgetragen werden muss.

Vielleicht hören Sie im gleichen Zusammenhang auch von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Namen klingen fast identisch, zielen aber in entgegengesetzte Richtungen. Die Verbindlichkeiten erfassen Geld, das ihr Unternehmen verlässt, weil sie Lieferanten etwas schulden. Die Forderungen erfassen Geld, das bei ihrem Unternehmen eingeht, weil Kunden ihnen etwas schulden. Wenn ihr Unternehmendrucker von einem Lieferanten kauft, fließt diese Rechnung in die Verbindlichkeiten ein. Wenn ihr Unternehmen Schreibtische an einen Kunden verkauft und eine Rechnung stellt, fließt diese Kundenrechnung in die Forderungen ein. Verbindlichkeiten erfassen also, was sie zahlen müssen, während Forderungen erfassen, was andere ihnen zahlen müssen. Die Verbindlichkeiten zielen auf ein sehr praktisches Ergebnis ab. Bezahlen Sie den richtigen Lieferanten den korrekten Betrag zum vereinbarten Termin. Zahlen Sie zu früh, verliert das Unternehmen Liquidität früher als nötig.

Zahlen Sie zu spät, fordert der Lieferant die Zahlung möglicherweise ein oder gewährt keine günstigen Konditionen mehr. Zahlen Sie den falschen Betrag, muss später jemand den Fehler korrigieren. Oft mit E-Mails, Gutschriften und viel Frust. Bevor eine Rechnung diesen Prozess durchlaufen kann, muss Dynamics 365 genau wissen, wer der Lieferant ist und welche Regeln für diese Beziehung gelten. Die Grundlage für Lieferanten schaffen. Bevor Dynamics 365 eine einzige Rechnung verarbeiten kann, muss es zuerst wissen, von wem sie stammt. Hier kommt der Lieferantendatensatz ins Spiel. Ohne diesen weiß das System nicht, wer bezahlt werden soll oder welche Regeln zu befolgen sind. Ein Lieferant könnte physische Güter wie Papier, Laptops oder Ersatzteile liefern. Er könnte auch Dienstleistungen wie Buchhaltung oder Software-Support anbieten. Das Produkt ändert sich, aber die Rolle bleibt dieselbe. Dies ist die Partei, die Ihr Unternehmen möglicherweise bezahlen muss.

Betrachten Sie den Lieferantendatensatz als erakte des Lieferanten Dynamics 365. Er speichert die grundlegenden Details für das Finanzteam, legt aber auch Regeln fest, die spätere Abläufe steuern. Sie geben den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Lieferanten ein, damit das Unternehmen genau weiß, mit wem es zu tun hat. Sie können auch die Währung für Rechnungen und Zahlungen erfassen, was einen großen Unterschied macht, wenn Sie bei Lieferanten in verschiedenen Ländern einkaufen. Kommen wir zu den Zahlungsdetails. Ein Kreditordatensatz kann Zahlungsbedingungen und eine Zahlungsmethode enthalten. Das mögen nur kleine Felder auf einem Bildschirm sein, aber Sie beantworten sehr praktische Fragen. Wann soll dieser Lieferant bezahlt werden? Und wie soll das Unternehmen das Geld überweisen? Zahlungsbedingungen legen die Regel für das Fälligkeitsdatum. Manche Lieferanten erlauben die Zahlung 30 Tage nach Rechnungsdatum.

Andere verlangen die Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Einige bieten sogar einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung an. Dynamics 365 verwendet die erfassten Bedingungen, um automatisch das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung zu berechnen. Niemand muss sich die Vereinbarung merken. Dies sorgt für Konsistenz. Wenn fünf verschiedene Personen Rechnungen für denselben Kreditor bearbeiten, befolgen alle die gleiche Zahlungsregel. Niemand muss alte E-Mails durchsuchen oder das Einkaufsteam anrufen, nur um zu fragen, wann eine Rechnung bezahlt werden muss. Die Zahlungsmethode beschreibt, wie das Geld den Empfänger erreicht. Ein Kreditor bezahlt einen Kreditor vielleicht per Überweisung, einen anderen per Schecke. In manchen Fällen kann ein Unternehmen auch Wechsel nutzen. Dynamics 365 ermöglicht es Ihnen, eigene Zahlungsmethoden zu definieren und diese bei Bedarf mit Systemtypen zu verknüpfen. Nun, Unternehmen haben es normalerweise mit mehr als einem Kreditor zu tun.

Ein wachsendes Unternehmen könnte Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende haben. Jede Einstellung für jeden Einzelnen von Grund auf neu zu erstellen, wäre zeitaufwendig und fehleranfällig. Deshalb verwendet Dynamics 365 Kreditorengruppe. Eine Kreditorengruppe fasst Kreditoren zusammen, die dieselben allgemeinen Finanzregeln teilen. Sie könnten zum Beispiel lokale Bürobedarfsanbieter in einer Gruppe zusammenfassen und ausländische Lieferanten in einer anderen. Die Gruppe enthält gemeinsame Einstellungen für die Buchung von Transaktionen, die Abwicklung von Zahlungen und Ausgleichen, sowie die Berichterstattung über diese Kreditorenseiten. Sie führen weiterhin einen separaten Kreditoren-Datensatz für jeden Fall. Das ist wichtig, da jeder Lieferant seinen eigenen Namen, seine Adresse, Zahlungsdetails und Historie benötigt. Die Kreditorengruppe bietet lediglich einen gemeinsamen Ausgangspunkt, damit die Finanzabteilung nicht immer wieder dieselben Regeln neu erstellen muss.

Im Hintergrund gibt es eine weitere Komponente, das Kreditorenbuchungsprofil. Der Name klingt technisch, also lassen Sie es uns einfach ausdrücken. Ein Buchungsprofil ist ein Plan, der Dynamics 365 mitteilt, wo Kreditorentransaktionen im Hauptbuch hingehören. Das Hauptbuch ist das zentrale Buchungswerk der Finanzkontenunternehmens. Wenn eine Rechnung gebucht wird, muss Dynamics 365 sowohl erfassen, was das Unternehmen schuldet, als auch, wohin die zugehörigen Kosten gehören. Das Buchungsprofil steuert die Kreditorenseite dieses Buchungssatzes anhand der Regeln, die Sie für den Kreditor oder die Kreditorengruppe festgelegt haben. Das Finanzpersonal muss diese Hauptbuchkonten nicht jedes Mal aus dem Gedächtnis auswählen. Stattdessen folgt das System einem Plan, der inkonsistente Buchungen reduziert und dem Finanzteam eine viel klare Übersicht der Verbindlichkeiten bietet. Das Unternehmen bereitet auch die Zahlungsseite vor, bevor Rechnungen eintreffen.

In der Finanz- und Bankverwaltung richten Sie die Bankkonten ein, von denen die Zahlungen der Kreditoren geleistet werden. Zahlungserfassungsjournale bieten dem Finanzpersonal einen Arbeitsbereich, um Zahlungen mittels genehmigter Methoden vorzubereiten und zu verbieten. Zusammenfassend lässt sich sagen, der Krediterdatensatz bestimmt, wer Geld erhält. Die Zahlungsbedingungen legen fest, wann die Zahlung fällig ist und die Zahlungsmethode sowie das Bankkonto bestimmen, wie das Geld das Unternehmen verlässt. Sind diese Regeln festgelegt, kann eine Rechnung in die Finanzabteilung gelangen und ihren Weg vom Eingang bis zur Genehmigung beginnen. Mit dem vorhandenen Kreditordatensatz weiß Dynamics 365 nun, wer zu bezahlen ist und nach welchen Regeln. Was passiert also, wenn eine tatsächliche Rechnung eintrifft? Manchmal gibt der Sachbearbeiter sie manuell ein. Dies ist der Fall, wenn eine Rechnung per E-Mail auf Papier oder über ein Kreditorportal eingeht und die Details von jemandem ins System eingetippt werden müssen.

Der Sachbearbeiter wählt den Kreditor aus, gibt Rechnungsnummer und Datum ein und fügt dann die Zeilen, Beträge, Steuern und die zugehörige Bestellreferenz hinzu. Die Rechnungsnummer verdient besondere Aufmerksamkeit. Sie stammt vom Kreditor, nicht von Ihrem Unternehmen und hilft dabei genau diese Rechnung zu identifizieren. Wenn eine Rechnung über 1200 Dollar von Northwind Office Supplies mit der Nummer N148 eintrifft, kann Dynamics 365 diese Nummer zusammen mit dem Kreditor Datensatz nutzen, um doppelte Buchungen zu erkennen. Auch Anhänge gehören zum Datensatz. Eine PDF-Rechnung, ein gescanntes Dokument oder begleitende Unterlagen können in Dynamics 365 direkt bei der Rechnung abgelegt werden. Das bedeutet, dass die Person, die den Datensatz prüft, das Dokument hinter den Zahlen sehen kann, ohne in einem Postfach oder Aktenschrank suchen zu müssen. Bei größeren Mengen können Rechnungen elektronisch übertragen werden.

Dynamics 365 unterstützt den Import von Rechnungsdaten über Datenentitäten. Stellen Sie sich eine Datenentität wie ein Standardformular vor, das ein anderes System ausfüllen kann, bevor es die Informationen an Dynamics 365 sendet. Ein externer Rechnungserfassungsdienst kann beispielsweise den Rechnungskopf, die Zeilen und Dokumentenanhänger in einem einzigen Datenpaket senden. Der Kopf enthält die wichtigsten Rechnungsdetails, Kreditor, Rechnungsnummer, Daten, Währung, Gesamtbetrag und Bestellreferenz. Die Zeilen erläutern, wo vielen Kosten berechnet werden. Eine Zeile könnte Druckerpapier abdecken, eine andere Toner und eine weitere die Lieferung. Die getrennte Auflistung dieser Details hilft dem Finanzpersonal genau zu sehen, was es genehmigt. Steuerinformationen werden ebenfalls mit der Rechnung übermittelt. Dynamics 365 benötigt den Steuerbetrag und die dazugehörigen Details, damit das Unternehmen die Rechnung korrekt verbucht.

Einige Dinge können verhindern, dass eine Rechnung ohne Prüfung weitergeleitet wird. Ein fehlender Kreditor, ein ungültiges Datum, eine doppelte Rechnungsnummer oder eine nicht übereinstimmende Summe. Diese Unterbrechung schützt das Unternehmen. Eine Kreditorenrechnungsrichtlinie prüft, ob die Rechnung den von ihrem Unternehmen festgelegten Regeln entspricht. So glätten Prüfungen, suchen nach Rechnungen, die bekannt vorkommen, wie etwa derselbe Kreditor und dieselbe Rechnungsnummer, die bereits erfasst wird. Das Ziel ist es nicht, dem Kreditor etwas zu unterstellen. Kreditoren senden Rechnungen erneut, weil sie sich nicht sicher sind, ob diese angekommen. Ein Sachbearbeiter könnte versehentlich das selbe PDF zweimal eingeben. So oder so, eine Rechnung doppelt zu bezahlen, erzeugt Arbeit, die niemand haben möchte. Sobald Dynamics 365 die Rechnung akzeptiert, ist die nächste Frage einfach.

Wer darf sie genehmigen? Hier kommt der Workflow ins Spiel. Workflow ist der Genehmigungsweg innerhalb des Systems. Anstatt einem PDF an einen Manager zu mailen und auf Rückmeldung zu hoffen, sendet Dynamics 365 die Rechnung an die Person oder Rolle, die ihre Unternehmensregeln festlegen. Jede Organisation entscheidet diese Regeln basierend darauf, wie sie Finanzentscheidungen handhaben möchte. Eine kleine Routine-Rechnung folgt vielleicht im kurzen Weg. Eine Rechnung über einen bestimmten Betrag erfordert möglicherweise einen Senior-Manager. Eine Rechnung, die an eine bestimmte Abteilung gebunden ist, kann an deren Manager gehen. Sie können sogar verschiedene Genehmigungspfade für unterschiedliche Kreditorentypen erstellen, wie Warenlieferanten, Dienstleister oder Auftragnehmer. Der Weg folgt der Regel, nicht dem Gedächtnis einer Person. Dies macht Genehmigungen wesentlich einfach folgbar.

Die Finanzabteilung kann sehen, ob eine Rechnung auf Prüfung wartet, genehmigt wurde oder weitere Informationen benötigt. Die genehmigende Person kann die Rechnung prüfen und entscheiden, ob sie zu ihrer Abteilung gehört und ob der Betrag korrekt erscheint. Einige Rechnungen erfüllen alle Regeln und werden automatisch weitergeleitet. Der Kreditor ist bekannt, die importierten Details sind vollständig und die Rechnung besteht die Richtlinienprüfungen. Diese Rechnungen erfordern niemanden, der jedes Mal dieselben grundlegenden Prüfungen wiederholt. Andere Rechnungen werden zur Ausnahme fällt. Vielleicht fehlt das Kreditor- und Konto. Vielleicht existiert die Rechnungsnummer bereit. Vielleicht enthält eine importierte Zeile einen Fehler. Dynamics 365 speichert diese Rechnungen in einer Liste der Importfehler, wo Finanzmitarbeiter die Fehlermeldung sehen und das Problem beheben können, bevor eine ausstehende Rechnung erstellt wird.

Das Dokument bleibt bei der Prüfung wichtig. Dynamics 365 enthält einen Anhang-Viewer auf Rechnungsseiten, sodass die Finanzkraft direkt neben dem zu korrigierenden Datensatz das Rechnungsbild betrachten kann. Kein Wechsel zwischen Bildschirmen erforderlich, nur um zu bestätigen, ob ein Kreditor 6.000 oder 8.000 auf der ursprünglichen Rechnung getippt hat. Automatisierung erledigt den Routinevorgang. Menschen klären die Fragen. Die Genehmigung bestätigt, dass die richtige Person der Weiterleitung der Rechnung zugestimmt hat, aber sie beweist noch nicht, dass der Kreditor genau das berechnet hat, was berechnet hat, was bestellt oder erhalten. Dafür vergleicht Dynamics 365 den Papier. Rechnungsabgleich Die Überprüfung der Bestellung bestätigt, dass die richtige Person die Rechnung geprüft hat, aber der Abgleich beantwortet eine andere Frage. Timmt die Rechnung mit dem überein, was das Unternehmen tatsächlich kaufen wollte?

Wenn ein Einkauf mit einer Bestellung beginnt, hat Dynamics 365 einen Datensatz zum Abgleich. Vertrachten Sie eine Bestellung als den Bestellbeleg des Unternehmens. Er fasst den Lieferanten, das Angeforderte, die Menge, den Preis und die Bedingungen. Jemand im Einkauf erstellt diesen Auftrag, bevor eine Rechnung eintrifft. Warum ist das wichtig? Die Bestellung hält die Vereinbarung fest, bevor die Rechnung auftaucht. Ohne sie sieht ein Finanzmitarbeiter nur eine Rechnung unter einem Lieferanten an. Mit ihr kann er die Forderung des Lieferanten mit der ursprünglichen Anfrage vergleichen. Bei physischen Gütern gibt es einen weiteren wichtigen Datensatz. Wenn eine Lieferung eintrifft, erfasst das Lagerteam einen Wareneingang, der in Dynamics 365 als Nachweis dient, dass die Waren das Unternehmen erreicht haben, einschließlich der Menge. Das bedeutet nicht, dass jeder Artikel einwandfrei war, aber es dokumentiert, was auf diese Bestellung hineingegangen ist.

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen bestellt zehn Bürostüten. Die Bestellung führt zehn Stühle zu einem vereinbarten Preis auf. Aber bei Ankunft des LKWs zählt das Lager nur acht, da zwei nachgeliefert werden müssen. Das Wareneingangsteam verbucht einen Wareneingang für acht Stühle. Dann sendet der Lieferant eine Rechnung über zehn Stühle, was aus seiner Sicht korrekt sein mag, wenn er den gesamten Auftrag abrechnet, bevor die letzten zwei versandt werden. Aber jetzt hat Ihr Unternehmen eine Differenz. Themen bestellt, acht erhalten, für zehn in Rechnung gestellt. Dynamics 365 kann diese Differenz durch den Rechnungsabgleich erkennen. Der Zweiwegeabgleich vergleicht die Bestellung mit der Lieferantenrechnung und prüft, ob die Rechnung bei Preis und Menge mit der Bestellung übereinstimmt. Dies funktioniert bei Einkäufen, bei denen die Überprüfung der ursprünglichen Bestellung ausreicht.

Es erkennt, wenn ein Lieferant einen höheren Preis oder mehr Einheiten als bestellt berechnet, prüft jedoch nicht, ob die Waren tatsächlich angekommen sind, da nur zwei Datensätze verglichen werden. Bestellung und Rechnung. Der Dreiwegeabgleich fügt den Wareneingang hinzu. Dynamics 365 vergleicht nun also Bestellung, Wareneingang und Rechnung gemeinsam. In unserem Stuhlbeispiel sieht das System die Bestellung über zehn, den Eingang über acht und die Rechnung über zehn. Und diese Differenz wird zum Grund, die Rechnung anzuhalten, anstatt sie weiterlaufen zu lassen. Für Unternehmen, die Lagerbestände, Ausrüstung oder große Mengen physischer Güter kaufen, bietet diese Prüfung der Finanzabteilung eine stärkere Kontrolle, indem Zahlungen für nicht erhaltene Artikel oder für mehr als gelieferte Mengen vermieden werden. Der Einkauf bestätigt die Vereinbarung. Der Wareneingang bestätigt den Erhalt und die Lieferantenrechnung fordert zur Zahlung auf.

Autsch. Alle drei Datensätze müssen die gleiche Geschichte erzählen. Kleine Unterschiede kommen im Geschäftsalltag vor. Ein Preis kann aufgrund von Rundungen abweichen oder ein Lieferant könnte eine zulässige Mengenänderung vornehmen. Wenn jede kleine Differenz eine Rechnung stoppen würde, verlören Finanzteams zu viel Zeit mit harmlosen Problemen. Dynamics 365 ermöglicht es einem Unternehmen daher, Abgleichrichtlinien und Toleranzgrenzen festzulegen. Eine Toleranz ist eine zulässige Differenz, bei der das Unternehmen festlegt, welchen Betrag oder Prozentsatz es bei Preis, Menge, Summe oder Gebühren akzeptiert. Alles innerhalb dieser Grenze läuft nach Unternehmensregeln weiter, während alles darüber zur Prüfung markiert wird. Das Unternehmen legt diese Grenzen fest. Ein Unternehmen erlaubt vielleicht kleine Differenzen bei günstigen Büromaterialien, setzt aber engere Grenzen für teure Maschinen.

Das System entscheidet nicht, was angemessen ist. Finanz- und Einkaufsteams legen die Regeln fest und Dynamics 365 wendet diese konsistent an. Dies ändert die Arbeitsweise des Finanzteams. Anstatt jede saubere Rechnung, Zeile für Zeile zu prüfen, können Sie sich auf Ausnahmen konzentrieren. Etwa die Untersuchung von Rechnungen mit Preisänderungen, fehlenden Belegen oder Mengenabweichungen. Saubere Rechnungen folgen den Regeln, aber Mitarbeiter investieren ihre Aufmerksamkeit dort, wo Entscheidungen nötig sind. Das ist der wahre Wert des Abgleichs. Das System erledigt Routineprüfungen, während Menschen sich um Fragen kümmern, die Urteilsvermögen erfordern. Das System ersetzt hierbei nicht das menschliche Urteilsvermögen. Es sortiert Routineprüfungen von echten Problemfällen aus. Ein Punkt kann für Verwirrung sorgen. Der Standardabgleich in Dynamics 365 unterstützt den Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich.

Benötigt ein Unternehmen einen Vier-Wege-Abgleich, etwa mit einer zusätzlichen Prüfung wie einem Abnahmeprotokoll, ist dies durch Anpassungen oder Lösungen möglich. Der Abgleich hat also einen klarer Aufgaben. Genau. Er vergleicht die Lieferantenrechnung mit den eigenen Einkaufs- und Wareneingangsdaten und zeigt Lücken vor der Zahlung auf. Sobald eine Rechnung die Prüfung und den Abgleich besteht, wird sie zu einer Verbindlichkeit, die für die Zahlung und dem Buchabschluss geplant wird. Nachdem eine Rechnung die erforderlichen Prüfungen durchlaufen hat, kann Dynamics 365 sie buchen. Buchen bedeutet, dass die Rechnung ein offizieller Finanzdatensatz wird und das Unternehmen die Verbindlichkeit erfasst, bis die Zahlung erfolgt. Die Rechnung ist bereit, aber das Geld fließt nicht sofort ab. Finanzteams entscheiden, welche Rechnungen in einem Zahlauf beglichen werden. Dynamics 365 unterstützt dies mit einem Zahlungsvorschlag, der fällige Rechnungen prüft und basierend auf den Unternehmensregeln Vorschläge für den Zahlauf macht.

Macht. Ein Zahlungsvorschlag ist eine erste Liste, die noch von jemandem geprüft wird. Vielleicht ist eine Lieferantenrechnung diese Woche fällig, während eine andere laut Vereinbarung noch Zeit bis Ende des Monats hat. Das Finanzteam prüft die vorgeschlagenen Rechnungen, fügt bei Bedarf Position hinzu oder entfernt sie und erstellt dann das Zahlungstagebuch. Auf diese Weise werden Zahlungen gruppiert und kontrolliert, anstatt sie unkoordiniert zu versenden. Betrachten Sie das Zahlungstagebuch als das Arbeitsblatt für die Zahlung gesungen. Es führt die geplanten Lieferantenzahlungen, die Beträge und die Zahlungsdetails auf. Das Finanzpersonal nutzt es, um einen kontrollierten Stapel von Zahlungen vorzubereiten, anstatt Rechnungen einzeln ohne gemeinsamen Beleg zu begleichen. Wie verlässt das Unternehmen? Das hängt von der für den Lieferanten und das Unternehmen eingerichteten Zahlungsmethode an.

Der Dynamics 365 ermöglicht es einem Unternehmen, eigene Zahlungsmethoden zu erstellen und diese mit Zahlungsarten wie Schecks, elektronischen Zahlungen oder Wechseln zu verknüpfen. Ein Check ist ein bekanntes Zahlung. Eine elektronische Zahlung erfolgt über den Bankprozess des Unternehmens. Ein Wechsel dokumentiert ein formelles Zahlungsversprechen unter vereinbarten Bedingungen. Nicht jedes Unternehmen nutzt jede Methode, aber Dynamics 365 bietet die Möglichkeit, die genutzten Wege zu erfassen. Jede Zahlungsmethode muss zudem auf das richtige Bankkonto des Unternehmens verweisen. Diese Verbindung ist wichtig, da ein Unternehmen separate Konten für verschiedene juristische Einheiten, wer um nur Zahlungszwecke, führen kann, kann. Wenn die Finanzabteilung eine Zahlung vorbereitet, muss das System wissen, welches Bankkonto diese finanziert. Andernfalls könnten Mitarbeiter eine korrekte Zahlung vom falschen Konto aus veranlassen.

Auch der Zeitpunkt der Zahlung erfordert Sorgfalt. Zahlungen nach dem Fälligkeitsdatum können zu Mahnungen, Streitigkeiten oder einer geschädigten Lieferantenbeziehung führen. Zu frühe Zahlungen lassen Geld abfließen, bevor es das Unternehmen freigeben muss. Dynamics 365 hält das Fälligkeitsdatum sichtbar, sodass die Finanzabteilung Zahlungen gemäß den vereinbarten Konditionen planen kann, für mehr Kontrolle über den Geldabfluss. Dynamics 365 muss eine einfache Frage beantworten. Welche Rechnung wurde mit dieser Zahlung beglichen? Die Antwort lautet Ausgleich. Der Ausgleich verknüpft die Zahlung mit der spezifischen Lieferantenrechnung oder den Rechnungen, die sie abdeckt. Stellen Sie es sich wie das Abgleichen eines Belegs mit der zugehörigen Rechnung vor. Ohne Ausgleich könnte ein Unternehmen zwar eine Rechnung und eine Zahlung auf dem Lieferantenkonto sehen, hätte aber keinen klaren Nachweis, dass sie zusammengehören.

Eine vollständige Zahlung gleicht die gesamte Rechnung aus, doch das Geschäft läuft nicht immer so lang. Ein Unternehmen zahlt vielleicht nur einen Teil einer Rechnung sofort und den Rest später. Der Ausgleich erfasst die Teilzahlung und lässt den Restbetrag offen, sodass die Finanzabteilung genau sieht, was der Lieferant noch zu fordern hat. Diese Transparenz ist entscheidend für korrekte Lieferantensalden. Eine einzelne Zahlung kann auch mehrere Rechnungen abdecken. Vielleicht bezahlt ein Unternehmen fünffällige Rechnungen desselben Anbieters mit einer einzigen elektronischen Zahlung. Der Ausgleich verbindet diesen einen ausgehenden Betrag mit jeder Rechnung, die er begleicht. Wenn die Zahlung nicht alle Rechnungen vollständig deckt, bleibt der offene Saldo übersichtlich, anstatt in einer unklaren Summe zu verschwinden. Dies schafft einen nachvollziehbaren Datensatz und Sie können die Rechnung über Ihre Genehmigung und den Abgleich verfolgen.

Sehen Sie die im Journal vorbereitete Zahlung und wie diese Zahlung den Saldo des Anbieters ausgeglichen hat. Wenn jemand fragt, warum das Unternehmen Geld verlassen hat, muss die Finanzabteilung die Vorgänge nicht aus E-Mails und Kontoauszügen rekonstruieren. Der Prozess mag auf verschiedenen Seiten in Dynamics 365 verteilt erscheinen, aber jeder Datensatz ist mit dem nächsten als ein kontrollierter Ablauf verbunden. Das vernetzte Bild der Kreditorenbuchhaltung. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung für Büromaterial. Der Anbieterdatensatz enthält die Zahlungsregeln und die importierte Rechnung liefert die Rechnungsdetails sowie das Dokument selbst. Der Einkauf stellt die Bestellung bereit. Der Wareneingang liefert den Beleg, sodass der Abgleichprozess über echte Datensätze zum Vergleich verfügt. Im Hintergrund verbucht das Buchungsprofil nun die Verbindlichkeit und den Aufwand auf den korrekten Hauptbuchkonten.

Das Bargeld- und Bankmanagement steuert, welche Zahlungsmethode Sie verwenden und welches Bankkonto das Geld sind. Der Anhang verbleibt bei der Transaktion, sodass Sie die Originalrechnung zur Überprüfung jederzeit später aufrufen können. Automatisierung ersetzt nicht das Urteilsvermögen des Finanzteams.