WEBVTT 00:00:01.780 --> 00:00:03.780 Die Rechnung eines Lieferanten landet auf ihrem Schreibtisch. 00:00:04.140 --> 00:00:06.840 Die Waren sind vielleicht schon im Lager oder die Dienstleistung bereits erbracht, 00:00:07.000 --> 00:00:08.780 aber die Zahlungsfrist beginnt sofort zu laufen. 00:00:09.360 --> 00:00:11.440 Was passiert also eigentlich, bevor das Geld das Unternehmen verlässt? 00:00:11.860 --> 00:00:14.100 Willkommen zu einem weiteren Wissensappen von MDR565. 00:00:14.460 --> 00:00:18.960 Ich bin mir Peters und heute betrachten wir die Kreditorenbuchhaltung in Dynamics 365 in einfachem Deutsch. 00:00:19.400 --> 00:00:22.120 Das ist nicht nur ein Ort, an dem wir Rechnungen in einen Bildschirm tippen. 00:00:22.480 --> 00:00:25.180 Es ist die Finanzabteilung des Unternehmens, die jede Rechnung prüft, 00:00:25.240 --> 00:00:27.880 wer hat sie gesendet, was wurde vereinbart und sollte sie bezahlt werden. 00:00:28.640 --> 00:00:29.800 Hier ist die einfachste Definition. 00:00:29.800 --> 00:00:34.540 Die Kreditorenbuchhaltung umfasst das Geld, das ihr Unternehmen Lieferanten für bereits gekaufte Waren oder Dienstleistungen schulden. 00:00:34.700 --> 00:00:37.100 Stellen Sie es sich wie eine Zahlungsstelle in einem großen Gebäude vor. 00:00:37.460 --> 00:00:40.140 Rechnungen kommen am Empfang an, werden mit den Unterlagen abgeglichen, 00:00:40.280 --> 00:00:43.340 durchlaufen eine Genehmigung und erreichen erst dann die zahlungsanweisende Stelle. 00:00:43.900 --> 00:00:47.080 Wir folgen diesem Weg vom Lieferantendatensatz bis zum abschließenden Bezahlstempel. 00:00:47.660 --> 00:00:49.820 Dynamics 365 nennt das einen Ausgleich. 00:00:50.640 --> 00:00:51.980 Warum gibt es die Kreditorenbuchhaltung? 00:00:53.300 --> 00:00:55.640 Stellen Sie sich vor, Sie führen eine kleine Firma, die Büromöbel verkauft. 00:00:55.980 --> 00:00:57.680 Sie brauchen Schreibtische, bevor Sie sie verkaufen können. 00:00:57.680 --> 00:01:03.040 Außerdem benötigen Sie Versandkartons, Reinigungsdienste, Internetzugang, Ersatzteile und vielleicht ein Lieferunternehmen. 00:01:04.160 --> 00:01:08.500 Wenn Sie jeden Lieferanten sofort bei der Bestellung bezahlen müssten, wäre das Einkaufen sehr schnell sehr schwierig. 00:01:09.240 --> 00:01:12.100 Die meisten Unternehmen kaufen zuerst und bezahlen später zu vereinbarten Konditionen. 00:01:12.460 --> 00:01:15.420 Ein Lieferant liefert die Ware oder beendet die Arbeit und schickt dann eine Rechnung. 00:01:16.420 --> 00:01:20.200 Ihr Unternehmen schuldet nun diesen Betrag, überweist das Geld aber nicht, ohne vorher die Details zu prüfen. 00:01:20.660 --> 00:01:23.140 Dieser unbezahlte Betrag steht in den Büchern des Unternehmens als Verbindlichkeit. 00:01:23.140 --> 00:01:27.140 Verbindlichkeit klingt nach einem komplizierten Finanzbegriff, aber die Bedeutung ist einfach. 00:01:27.320 --> 00:01:29.440 Es ist ein Betrag, den die Firma jemand anderem schuldet. 00:01:30.180 --> 00:01:35.860 Wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung für Bürobedarf erhält und diese noch nicht bezahlt hat, gehört sie in die Kreditorenbuchhaltung, bis die Zahlung erfolgt. 00:01:36.740 --> 00:01:39.360 Das Unternehmen hat das Geld vorerst noch, muss aber auch ein Versprechen einlösen. 00:01:39.880 --> 00:01:45.080 Das ist wichtig, denn ein Unternehmen kann auf dem Bankkonto gesund aussehen, während es gleichzeitig einen Stapel unbezahlter Rechnungen vor sich her schiebt. 00:01:45.080 --> 00:01:47.520 Finanzteams müssen beide Seiten sehen. 00:01:48.120 --> 00:01:51.580 Wie viel Bargeld liegt auf der Bank und wie viel davon wird das Unternehmen bald wieder verlassen? 00:01:52.120 --> 00:01:55.320 Vor vernetzten Finanzsystemen wurde diese Arbeit oft zur Zettelwirtschaft. 00:01:56.000 --> 00:02:01.800 Eine Rechnung kam per Post, lag auf einem Schreibtisch, ging per Hauspost zur Genehmigung, während eine andere im E-Mail-Posteingang versauerte. 00:02:01.800 --> 00:02:07.380 Jemand tippte vielleicht die gleiche Rechnung in eine Tabelle, während eine andere Person sie in das Buchhaltungssystem eingab. 00:02:08.000 --> 00:02:09.140 Das führt zu bekannten Problemen. 00:02:09.560 --> 00:02:16.820 Ein Manager übersieht eine Genehmigungs-E-Mail, eine Rechnung wird verspätet bezahlt oder ein Lieferant schickt dieselbe Rechnung erneut, ohne dass jemand bemerkt, dass sie das Finanzteam bereits erreicht hat. 00:02:17.340 --> 00:02:21.100 Schlimmer noch, sie könnte doppelt bezahlt werden, weil die Papierkopie und die E-Mail-Kopie wie separate Rechnungen aussehen. 00:02:21.440 --> 00:02:24.940 Dynamic Styrnum 65 bietet dem Unternehmer einen zentralen Ort, um diese Aufgaben zu verfolgen. 00:02:24.940 --> 00:02:30.760 Es erfasst, was das Unternehmen schuldet, hilft bei der Rechnungsprüfung und sorgt für einen klaren Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung, bis zur Bezahlung. 00:02:31.040 --> 00:02:33.360 Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung ohne menschliche Prüfung abgewickelt wird. 00:02:33.600 --> 00:02:40.400 Das Finanzteam entscheidet weiterhin, wenn etwas falsch erscheint, aber das System liefert die Daten und Regeln für diese Entscheidung, ohne dass Papier im Haus herumgetragen werden muss. 00:02:40.800 --> 00:02:43.600 Vielleicht hören Sie im gleichen Zusammenhang auch von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. 00:02:43.840 --> 00:02:47.160 Die Namen klingen fast identisch, zielen aber in entgegengesetzte Richtungen. 00:02:47.480 --> 00:02:50.780 Die Verbindlichkeiten erfassen Geld, das ihr Unternehmen verlässt, weil sie Lieferanten etwas schulden. 00:02:50.780 --> 00:02:54.700 Die Forderungen erfassen Geld, das bei ihrem Unternehmen eingeht, weil Kunden ihnen etwas schulden. 00:02:55.460 --> 00:02:58.580 Wenn ihr Unternehmendrucker von einem Lieferanten kauft, fließt diese Rechnung in die Verbindlichkeiten ein. 00:02:58.980 --> 00:03:03.700 Wenn ihr Unternehmen Schreibtische an einen Kunden verkauft und eine Rechnung stellt, fließt diese Kundenrechnung in die Forderungen ein. 00:03:04.300 --> 00:03:08.080 Verbindlichkeiten erfassen also, was sie zahlen müssen, während Forderungen erfassen, was andere ihnen zahlen müssen. 00:03:08.520 --> 00:03:10.880 Die Verbindlichkeiten zielen auf ein sehr praktisches Ergebnis ab. 00:03:11.200 --> 00:03:14.020 Bezahlen Sie den richtigen Lieferanten den korrekten Betrag zum vereinbarten Termin. 00:03:14.400 --> 00:03:17.180 Zahlen Sie zu früh, verliert das Unternehmen Liquidität früher als nötig. 00:03:17.180 --> 00:03:21.840 Zahlen Sie zu spät, fordert der Lieferant die Zahlung möglicherweise ein oder gewährt keine günstigen Konditionen mehr. 00:03:22.580 --> 00:03:25.480 Zahlen Sie den falschen Betrag, muss später jemand den Fehler korrigieren. 00:03:25.640 --> 00:03:28.160 Oft mit E-Mails, Gutschriften und viel Frust. 00:03:28.860 --> 00:03:35.800 Bevor eine Rechnung diesen Prozess durchlaufen kann, muss Dynamics 365 genau wissen, wer der Lieferant ist und welche Regeln für diese Beziehung gelten. 00:03:37.140 --> 00:03:38.460 Die Grundlage für Lieferanten schaffen. 00:03:38.840 --> 00:03:43.440 Bevor Dynamics 365 eine einzige Rechnung verarbeiten kann, muss es zuerst wissen, von wem sie stammt. 00:03:43.780 --> 00:03:45.100 Hier kommt der Lieferantendatensatz ins Spiel. 00:03:45.100 --> 00:03:48.700 Ohne diesen weiß das System nicht, wer bezahlt werden soll oder welche Regeln zu befolgen sind. 00:03:49.000 --> 00:03:52.440 Ein Lieferant könnte physische Güter wie Papier, Laptops oder Ersatzteile liefern. 00:03:52.980 --> 00:03:55.960 Er könnte auch Dienstleistungen wie Buchhaltung oder Software-Support anbieten. 00:03:56.480 --> 00:03:58.440 Das Produkt ändert sich, aber die Rolle bleibt dieselbe. 00:03:59.280 --> 00:04:01.180 Dies ist die Partei, die Ihr Unternehmen möglicherweise bezahlen muss. 00:04:01.560 --> 00:04:04.820 Betrachten Sie den Lieferantendatensatz als erakte des Lieferanten Dynamics 365. 00:04:05.680 --> 00:04:10.060 Er speichert die grundlegenden Details für das Finanzteam, legt aber auch Regeln fest, die spätere Abläufe steuern. 00:04:10.060 --> 00:04:15.140 Sie geben den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Lieferanten ein, damit das Unternehmen genau weiß, mit wem es zu tun hat. 00:04:15.780 --> 00:04:21.040 Sie können auch die Währung für Rechnungen und Zahlungen erfassen, was einen großen Unterschied macht, wenn Sie bei Lieferanten in verschiedenen Ländern einkaufen. 00:04:21.540 --> 00:04:22.640 Kommen wir zu den Zahlungsdetails. 00:04:22.780 --> 00:04:25.640 Ein Kreditordatensatz kann Zahlungsbedingungen und eine Zahlungsmethode enthalten. 00:04:25.980 --> 00:04:29.220 Das mögen nur kleine Felder auf einem Bildschirm sein, aber Sie beantworten sehr praktische Fragen. 00:04:29.780 --> 00:04:31.060 Wann soll dieser Lieferant bezahlt werden? 00:04:31.540 --> 00:04:32.920 Und wie soll das Unternehmen das Geld überweisen? 00:04:33.540 --> 00:04:35.100 Zahlungsbedingungen legen die Regel für das Fälligkeitsdatum. 00:04:35.380 --> 00:04:38.040 Manche Lieferanten erlauben die Zahlung 30 Tage nach Rechnungsdatum. 00:04:38.260 --> 00:04:39.820 Andere verlangen die Zahlung innerhalb von 14 Tagen. 00:04:39.980 --> 00:04:42.040 Einige bieten sogar einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung an. 00:04:42.340 --> 00:04:47.060 Dynamics 365 verwendet die erfassten Bedingungen, um automatisch das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung zu berechnen. 00:04:47.580 --> 00:04:48.960 Niemand muss sich die Vereinbarung merken. 00:04:49.300 --> 00:04:50.340 Dies sorgt für Konsistenz. 00:04:50.680 --> 00:04:55.020 Wenn fünf verschiedene Personen Rechnungen für denselben Kreditor bearbeiten, befolgen alle die gleiche Zahlungsregel. 00:04:55.560 --> 00:04:59.580 Niemand muss alte E-Mails durchsuchen oder das Einkaufsteam anrufen, nur um zu fragen, wann eine Rechnung bezahlt werden muss. 00:04:59.880 --> 00:05:02.060 Die Zahlungsmethode beschreibt, wie das Geld den Empfänger erreicht. 00:05:02.920 --> 00:05:05.440 Ein Kreditor bezahlt einen Kreditor vielleicht per Überweisung, einen anderen per Schecke. 00:05:06.020 --> 00:05:08.380 In manchen Fällen kann ein Unternehmen auch Wechsel nutzen. 00:05:09.620 --> 00:05:14.700 Dynamics 365 ermöglicht es Ihnen, eigene Zahlungsmethoden zu definieren und diese bei Bedarf mit Systemtypen zu verknüpfen. 00:05:15.100 --> 00:05:17.240 Nun, Unternehmen haben es normalerweise mit mehr als einem Kreditor zu tun. 00:05:17.700 --> 00:05:20.800 Ein wachsendes Unternehmen könnte Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende haben. 00:05:21.120 --> 00:05:25.080 Jede Einstellung für jeden Einzelnen von Grund auf neu zu erstellen, wäre zeitaufwendig und fehleranfällig. 00:05:25.340 --> 00:05:27.840 Deshalb verwendet Dynamics 365 Kreditorengruppe. 00:05:27.840 --> 00:05:31.480 Eine Kreditorengruppe fasst Kreditoren zusammen, die dieselben allgemeinen Finanzregeln teilen. 00:05:31.480 --> 00:05:36.020 Sie könnten zum Beispiel lokale Bürobedarfsanbieter in einer Gruppe zusammenfassen und ausländische Lieferanten in einer anderen. 00:05:36.280 --> 00:05:40.280 Die Gruppe enthält gemeinsame Einstellungen für die Buchung von Transaktionen, die Abwicklung von Zahlungen und Ausgleichen, 00:05:40.440 --> 00:05:42.160 sowie die Berichterstattung über diese Kreditorenseiten. 00:05:42.900 --> 00:05:45.420 Sie führen weiterhin einen separaten Kreditoren-Datensatz für jeden Fall. 00:05:45.820 --> 00:05:50.360 Das ist wichtig, da jeder Lieferant seinen eigenen Namen, seine Adresse, Zahlungsdetails und Historie benötigt. 00:05:50.680 --> 00:05:53.180 Die Kreditorengruppe bietet lediglich einen gemeinsamen Ausgangspunkt, 00:05:53.320 --> 00:05:55.780 damit die Finanzabteilung nicht immer wieder dieselben Regeln neu erstellen muss. 00:05:55.780 --> 00:05:59.180 Im Hintergrund gibt es eine weitere Komponente, das Kreditorenbuchungsprofil. 00:05:59.380 --> 00:06:01.800 Der Name klingt technisch, also lassen Sie es uns einfach ausdrücken. 00:06:02.280 --> 00:06:07.240 Ein Buchungsprofil ist ein Plan, der Dynamics 365 mitteilt, wo Kreditorentransaktionen im Hauptbuch hingehören. 00:06:07.820 --> 00:06:10.200 Das Hauptbuch ist das zentrale Buchungswerk der Finanzkontenunternehmens. 00:06:10.560 --> 00:06:14.840 Wenn eine Rechnung gebucht wird, muss Dynamics 365 sowohl erfassen, was das Unternehmen schuldet, 00:06:14.900 --> 00:06:16.960 als auch, wohin die zugehörigen Kosten gehören. 00:06:17.640 --> 00:06:20.580 Das Buchungsprofil steuert die Kreditorenseite dieses Buchungssatzes anhand der Regeln, 00:06:20.700 --> 00:06:22.860 die Sie für den Kreditor oder die Kreditorengruppe festgelegt haben. 00:06:22.860 --> 00:06:26.800 Das Finanzpersonal muss diese Hauptbuchkonten nicht jedes Mal aus dem Gedächtnis auswählen. 00:06:27.220 --> 00:06:30.040 Stattdessen folgt das System einem Plan, der inkonsistente Buchungen reduziert 00:06:30.040 --> 00:06:32.540 und dem Finanzteam eine viel klare Übersicht der Verbindlichkeiten bietet. 00:06:32.940 --> 00:06:35.460 Das Unternehmen bereitet auch die Zahlungsseite vor, bevor Rechnungen eintreffen. 00:06:35.780 --> 00:06:37.820 In der Finanz- und Bankverwaltung richten Sie die Bankkonten ein, 00:06:37.860 --> 00:06:39.320 von denen die Zahlungen der Kreditoren geleistet werden. 00:06:40.020 --> 00:06:42.120 Zahlungserfassungsjournale bieten dem Finanzpersonal einen Arbeitsbereich, 00:06:42.200 --> 00:06:44.480 um Zahlungen mittels genehmigter Methoden vorzubereiten und zu verbieten. 00:06:44.760 --> 00:06:47.660 Zusammenfassend lässt sich sagen, der Krediterdatensatz bestimmt, wer Geld erhält. 00:06:48.160 --> 00:06:50.260 Die Zahlungsbedingungen legen fest, wann die Zahlung fällig ist 00:06:50.260 --> 00:06:53.340 und die Zahlungsmethode sowie das Bankkonto bestimmen, wie das Geld das Unternehmen verlässt. 00:06:53.860 --> 00:06:56.780 Sind diese Regeln festgelegt, kann eine Rechnung in die Finanzabteilung gelangen 00:06:56.780 --> 00:06:59.180 und ihren Weg vom Eingang bis zur Genehmigung beginnen. 00:07:01.040 --> 00:07:04.240 Mit dem vorhandenen Kreditordatensatz weiß Dynamics 365 nun, 00:07:04.320 --> 00:07:05.840 wer zu bezahlen ist und nach welchen Regeln. 00:07:06.400 --> 00:07:08.080 Was passiert also, wenn eine tatsächliche Rechnung eintrifft? 00:07:08.500 --> 00:07:10.220 Manchmal gibt der Sachbearbeiter sie manuell ein. 00:07:10.300 --> 00:07:13.900 Dies ist der Fall, wenn eine Rechnung per E-Mail auf Papier oder über ein Kreditorportal eingeht 00:07:13.900 --> 00:07:15.980 und die Details von jemandem ins System eingetippt werden müssen. 00:07:15.980 --> 00:07:19.360 Der Sachbearbeiter wählt den Kreditor aus, gibt Rechnungsnummer und Datum ein 00:07:19.360 --> 00:07:23.920 und fügt dann die Zeilen, Beträge, Steuern und die zugehörige Bestellreferenz hinzu. 00:07:24.700 --> 00:07:26.320 Die Rechnungsnummer verdient besondere Aufmerksamkeit. 00:07:26.660 --> 00:07:30.160 Sie stammt vom Kreditor, nicht von Ihrem Unternehmen und hilft dabei genau diese Rechnung zu identifizieren. 00:07:30.560 --> 00:07:35.520 Wenn eine Rechnung über 1200 Dollar von Northwind Office Supplies mit der Nummer N148 eintrifft, 00:07:35.620 --> 00:07:39.880 kann Dynamics 365 diese Nummer zusammen mit dem Kreditor Datensatz nutzen, um doppelte Buchungen zu erkennen. 00:07:39.880 --> 00:07:41.540 Auch Anhänge gehören zum Datensatz. 00:07:42.080 --> 00:07:47.240 Eine PDF-Rechnung, ein gescanntes Dokument oder begleitende Unterlagen können in Dynamics 365 direkt bei der Rechnung abgelegt werden. 00:07:47.680 --> 00:07:51.740 Das bedeutet, dass die Person, die den Datensatz prüft, das Dokument hinter den Zahlen sehen kann, 00:07:51.820 --> 00:07:53.980 ohne in einem Postfach oder Aktenschrank suchen zu müssen. 00:07:55.040 --> 00:07:57.480 Bei größeren Mengen können Rechnungen elektronisch übertragen werden. 00:07:58.100 --> 00:08:01.540 Dynamics 365 unterstützt den Import von Rechnungsdaten über Datenentitäten. 00:08:01.880 --> 00:08:05.520 Stellen Sie sich eine Datenentität wie ein Standardformular vor, das ein anderes System ausfüllen kann, 00:08:05.600 --> 00:08:07.720 bevor es die Informationen an Dynamics 365 sendet. 00:08:07.720 --> 00:08:11.460 Ein externer Rechnungserfassungsdienst kann beispielsweise den Rechnungskopf, 00:08:11.560 --> 00:08:14.380 die Zeilen und Dokumentenanhänger in einem einzigen Datenpaket senden. 00:08:15.060 --> 00:08:20.620 Der Kopf enthält die wichtigsten Rechnungsdetails, Kreditor, Rechnungsnummer, Daten, Währung, Gesamtbetrag und Bestellreferenz. 00:08:21.040 --> 00:08:22.760 Die Zeilen erläutern, wo vielen Kosten berechnet werden. 00:08:23.140 --> 00:08:26.760 Eine Zeile könnte Druckerpapier abdecken, eine andere Toner und eine weitere die Lieferung. 00:08:26.760 --> 00:08:30.700 Die getrennte Auflistung dieser Details hilft dem Finanzpersonal genau zu sehen, was es genehmigt. 00:08:31.100 --> 00:08:33.000 Steuerinformationen werden ebenfalls mit der Rechnung übermittelt. 00:08:33.360 --> 00:08:36.860 Dynamics 365 benötigt den Steuerbetrag und die dazugehörigen Details, 00:08:36.860 --> 00:08:38.280 damit das Unternehmen die Rechnung korrekt verbucht. 00:08:38.400 --> 00:08:40.940 Einige Dinge können verhindern, dass eine Rechnung ohne Prüfung weitergeleitet wird. 00:08:41.240 --> 00:08:45.540 Ein fehlender Kreditor, ein ungültiges Datum, eine doppelte Rechnungsnummer oder eine nicht übereinstimmende Summe. 00:08:45.600 --> 00:08:46.800 Diese Unterbrechung schützt das Unternehmen. 00:08:47.160 --> 00:08:51.520 Eine Kreditorenrechnungsrichtlinie prüft, ob die Rechnung den von ihrem Unternehmen festgelegten Regeln entspricht. 00:08:51.760 --> 00:08:54.100 So glätten Prüfungen, suchen nach Rechnungen, die bekannt vorkommen, 00:08:54.160 --> 00:08:56.600 wie etwa derselbe Kreditor und dieselbe Rechnungsnummer, die bereits erfasst wird. 00:08:56.700 --> 00:08:58.560 Das Ziel ist es nicht, dem Kreditor etwas zu unterstellen. 00:08:59.040 --> 00:09:01.520 Kreditoren senden Rechnungen erneut, weil sie sich nicht sicher sind, ob diese angekommen. 00:09:01.520 --> 00:09:04.280 Ein Sachbearbeiter könnte versehentlich das selbe PDF zweimal eingeben. 00:09:04.640 --> 00:09:07.520 So oder so, eine Rechnung doppelt zu bezahlen, erzeugt Arbeit, die niemand haben möchte. 00:09:07.820 --> 00:09:10.980 Sobald Dynamics 365 die Rechnung akzeptiert, ist die nächste Frage einfach. 00:09:11.280 --> 00:09:12.020 Wer darf sie genehmigen? 00:09:12.580 --> 00:09:13.520 Hier kommt der Workflow ins Spiel. 00:09:13.920 --> 00:09:15.820 Workflow ist der Genehmigungsweg innerhalb des Systems. 00:09:16.300 --> 00:09:19.160 Anstatt einem PDF an einen Manager zu mailen und auf Rückmeldung zu hoffen, 00:09:19.440 --> 00:09:24.280 sendet Dynamics 365 die Rechnung an die Person oder Rolle, die ihre Unternehmensregeln festlegen. 00:09:25.280 --> 00:09:29.200 Jede Organisation entscheidet diese Regeln basierend darauf, wie sie Finanzentscheidungen handhaben möchte. 00:09:29.200 --> 00:09:31.640 Eine kleine Routine-Rechnung folgt vielleicht im kurzen Weg. 00:09:32.000 --> 00:09:34.580 Eine Rechnung über einen bestimmten Betrag erfordert möglicherweise einen Senior-Manager. 00:09:34.960 --> 00:09:38.280 Eine Rechnung, die an eine bestimmte Abteilung gebunden ist, kann an deren Manager gehen. 00:09:38.960 --> 00:09:41.780 Sie können sogar verschiedene Genehmigungspfade für unterschiedliche Kreditorentypen erstellen, 00:09:41.860 --> 00:09:43.480 wie Warenlieferanten, Dienstleister oder Auftragnehmer. 00:09:43.720 --> 00:09:45.900 Der Weg folgt der Regel, nicht dem Gedächtnis einer Person. 00:09:46.280 --> 00:09:47.860 Dies macht Genehmigungen wesentlich einfach folgbar. 00:09:48.320 --> 00:09:52.980 Die Finanzabteilung kann sehen, ob eine Rechnung auf Prüfung wartet, genehmigt wurde oder weitere Informationen benötigt. 00:09:53.360 --> 00:09:55.360 Die genehmigende Person kann die Rechnung prüfen und entscheiden, 00:09:55.360 --> 00:09:57.700 ob sie zu ihrer Abteilung gehört und ob der Betrag korrekt erscheint. 00:09:57.700 --> 00:10:00.900 Einige Rechnungen erfüllen alle Regeln und werden automatisch weitergeleitet. 00:10:01.260 --> 00:10:05.260 Der Kreditor ist bekannt, die importierten Details sind vollständig und die Rechnung besteht die Richtlinienprüfungen. 00:10:05.740 --> 00:10:08.900 Diese Rechnungen erfordern niemanden, der jedes Mal dieselben grundlegenden Prüfungen wiederholt. 00:10:09.360 --> 00:10:10.660 Andere Rechnungen werden zur Ausnahme fällt. 00:10:11.020 --> 00:10:12.160 Vielleicht fehlt das Kreditor- und Konto. 00:10:12.640 --> 00:10:13.920 Vielleicht existiert die Rechnungsnummer bereit. 00:10:14.420 --> 00:10:16.000 Vielleicht enthält eine importierte Zeile einen Fehler. 00:10:16.540 --> 00:10:20.100 Dynamics 365 speichert diese Rechnungen in einer Liste der Importfehler, 00:10:20.200 --> 00:10:22.800 wo Finanzmitarbeiter die Fehlermeldung sehen und das Problem beheben können, 00:10:22.800 --> 00:10:24.200 bevor eine ausstehende Rechnung erstellt wird. 00:10:24.200 --> 00:10:26.140 Das Dokument bleibt bei der Prüfung wichtig. 00:10:26.680 --> 00:10:29.840 Dynamics 365 enthält einen Anhang-Viewer auf Rechnungsseiten, 00:10:30.140 --> 00:10:34.040 sodass die Finanzkraft direkt neben dem zu korrigierenden Datensatz das Rechnungsbild betrachten kann. 00:10:34.520 --> 00:10:36.920 Kein Wechsel zwischen Bildschirmen erforderlich, nur um zu bestätigen, 00:10:37.020 --> 00:10:39.960 ob ein Kreditor 6.000 oder 8.000 auf der ursprünglichen Rechnung getippt hat. 00:10:40.280 --> 00:10:41.820 Automatisierung erledigt den Routinevorgang. 00:10:42.060 --> 00:10:42.900 Menschen klären die Fragen. 00:10:43.340 --> 00:10:46.480 Die Genehmigung bestätigt, dass die richtige Person der Weiterleitung der Rechnung zugestimmt hat, 00:10:46.480 --> 00:10:49.800 aber sie beweist noch nicht, dass der Kreditor genau das berechnet hat, was berechnet hat, was bestellt oder erhalten. 00:10:49.960 --> 00:10:52.240 Dafür vergleicht Dynamics 365 den Papier. 00:10:52.240 --> 00:10:53.200 Rechnungsabgleich 00:10:53.200 --> 00:10:57.160 Die Überprüfung der Bestellung bestätigt, dass die richtige Person die Rechnung geprüft hat, 00:10:57.660 --> 00:10:59.160 aber der Abgleich beantwortet eine andere Frage. 00:10:59.660 --> 00:11:02.200 Timmt die Rechnung mit dem überein, was das Unternehmen tatsächlich kaufen wollte? 00:11:02.660 --> 00:11:07.060 Wenn ein Einkauf mit einer Bestellung beginnt, hat Dynamics 365 einen Datensatz zum Abgleich. 00:11:07.440 --> 00:11:09.940 Vertrachten Sie eine Bestellung als den Bestellbeleg des Unternehmens. 00:11:10.380 --> 00:11:14.060 Er fasst den Lieferanten, das Angeforderte, die Menge, den Preis und die Bedingungen. 00:11:14.300 --> 00:11:16.880 Jemand im Einkauf erstellt diesen Auftrag, bevor eine Rechnung eintrifft. 00:11:17.240 --> 00:11:17.880 Warum ist das wichtig? 00:11:18.500 --> 00:11:21.060 Die Bestellung hält die Vereinbarung fest, bevor die Rechnung auftaucht. 00:11:21.060 --> 00:11:24.060 Ohne sie sieht ein Finanzmitarbeiter nur eine Rechnung unter einem Lieferanten an. 00:11:24.400 --> 00:11:27.620 Mit ihr kann er die Forderung des Lieferanten mit der ursprünglichen Anfrage vergleichen. 00:11:27.880 --> 00:11:30.120 Bei physischen Gütern gibt es einen weiteren wichtigen Datensatz. 00:11:30.440 --> 00:11:33.480 Wenn eine Lieferung eintrifft, erfasst das Lagerteam einen Wareneingang, 00:11:33.980 --> 00:11:38.240 der in Dynamics 365 als Nachweis dient, dass die Waren das Unternehmen erreicht haben, einschließlich der Menge. 00:11:38.240 --> 00:11:42.460 Das bedeutet nicht, dass jeder Artikel einwandfrei war, aber es dokumentiert, was auf diese Bestellung hineingegangen ist. 00:11:42.700 --> 00:11:44.240 Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen bestellt zehn Bürostüten. 00:11:44.580 --> 00:11:47.020 Die Bestellung führt zehn Stühle zu einem vereinbarten Preis auf. 00:11:47.480 --> 00:11:51.000 Aber bei Ankunft des LKWs zählt das Lager nur acht, da zwei nachgeliefert werden müssen. 00:11:51.900 --> 00:11:54.300 Das Wareneingangsteam verbucht einen Wareneingang für acht Stühle. 00:11:54.580 --> 00:11:57.900 Dann sendet der Lieferant eine Rechnung über zehn Stühle, was aus seiner Sicht korrekt sein mag, 00:11:57.960 --> 00:12:00.560 wenn er den gesamten Auftrag abrechnet, bevor die letzten zwei versandt werden. 00:12:00.560 --> 00:12:02.460 Aber jetzt hat Ihr Unternehmen eine Differenz. 00:12:02.900 --> 00:12:04.900 Themen bestellt, acht erhalten, für zehn in Rechnung gestellt. 00:12:05.800 --> 00:12:08.800 Dynamics 365 kann diese Differenz durch den Rechnungsabgleich erkennen. 00:12:09.500 --> 00:12:12.020 Der Zweiwegeabgleich vergleicht die Bestellung mit der Lieferantenrechnung 00:12:12.020 --> 00:12:14.700 und prüft, ob die Rechnung bei Preis und Menge mit der Bestellung übereinstimmt. 00:12:15.380 --> 00:12:18.640 Dies funktioniert bei Einkäufen, bei denen die Überprüfung der ursprünglichen Bestellung ausreicht. 00:12:19.000 --> 00:12:22.580 Es erkennt, wenn ein Lieferant einen höheren Preis oder mehr Einheiten als bestellt berechnet, 00:12:22.580 --> 00:12:26.240 prüft jedoch nicht, ob die Waren tatsächlich angekommen sind, da nur zwei Datensätze verglichen werden. 00:12:26.420 --> 00:12:27.640 Bestellung und Rechnung. 00:12:28.480 --> 00:12:30.320 Der Dreiwegeabgleich fügt den Wareneingang hinzu. 00:12:30.560 --> 00:12:34.800 Dynamics 365 vergleicht nun also Bestellung, Wareneingang und Rechnung gemeinsam. 00:12:35.580 --> 00:12:40.140 In unserem Stuhlbeispiel sieht das System die Bestellung über zehn, den Eingang über acht und die Rechnung über zehn. 00:12:40.900 --> 00:12:44.360 Und diese Differenz wird zum Grund, die Rechnung anzuhalten, anstatt sie weiterlaufen zu lassen. 00:12:44.980 --> 00:12:48.760 Für Unternehmen, die Lagerbestände, Ausrüstung oder große Mengen physischer Güter kaufen, 00:12:48.760 --> 00:12:51.480 bietet diese Prüfung der Finanzabteilung eine stärkere Kontrolle, 00:12:51.600 --> 00:12:55.180 indem Zahlungen für nicht erhaltene Artikel oder für mehr als gelieferte Mengen vermieden werden. 00:12:55.920 --> 00:12:57.640 Der Einkauf bestätigt die Vereinbarung. 00:12:57.640 --> 00:13:01.240 Der Wareneingang bestätigt den Erhalt und die Lieferantenrechnung fordert zur Zahlung auf. 00:13:01.560 --> 00:13:01.820 Autsch. 00:13:02.180 --> 00:13:04.140 Alle drei Datensätze müssen die gleiche Geschichte erzählen. 00:13:04.620 --> 00:13:06.480 Kleine Unterschiede kommen im Geschäftsalltag vor. 00:13:06.900 --> 00:13:11.340 Ein Preis kann aufgrund von Rundungen abweichen oder ein Lieferant könnte eine zulässige Mengenänderung vornehmen. 00:13:12.200 --> 00:13:16.880 Wenn jede kleine Differenz eine Rechnung stoppen würde, verlören Finanzteams zu viel Zeit mit harmlosen Problemen. 00:13:16.880 --> 00:13:21.520 Dynamics 365 ermöglicht es einem Unternehmen daher, Abgleichrichtlinien und Toleranzgrenzen festzulegen. 00:13:21.520 --> 00:13:29.240 Eine Toleranz ist eine zulässige Differenz, bei der das Unternehmen festlegt, welchen Betrag oder Prozentsatz es bei Preis, Menge, Summe oder Gebühren akzeptiert. 00:13:30.080 --> 00:13:34.720 Alles innerhalb dieser Grenze läuft nach Unternehmensregeln weiter, während alles darüber zur Prüfung markiert wird. 00:13:35.120 --> 00:13:36.440 Das Unternehmen legt diese Grenzen fest. 00:13:36.860 --> 00:13:41.760 Ein Unternehmen erlaubt vielleicht kleine Differenzen bei günstigen Büromaterialien, setzt aber engere Grenzen für teure Maschinen. 00:13:41.760 --> 00:13:44.000 Das System entscheidet nicht, was angemessen ist. 00:13:44.480 --> 00:13:49.100 Finanz- und Einkaufsteams legen die Regeln fest und Dynamics 365 wendet diese konsistent an. 00:13:49.440 --> 00:13:51.200 Dies ändert die Arbeitsweise des Finanzteams. 00:13:51.740 --> 00:13:54.760 Anstatt jede saubere Rechnung, Zeile für Zeile zu prüfen, können Sie sich auf Ausnahmen konzentrieren. 00:13:55.720 --> 00:13:59.940 Etwa die Untersuchung von Rechnungen mit Preisänderungen, fehlenden Belegen oder Mengenabweichungen. 00:14:00.820 --> 00:14:04.840 Saubere Rechnungen folgen den Regeln, aber Mitarbeiter investieren ihre Aufmerksamkeit dort, wo Entscheidungen nötig sind. 00:14:05.140 --> 00:14:06.460 Das ist der wahre Wert des Abgleichs. 00:14:06.460 --> 00:14:11.040 Das System erledigt Routineprüfungen, während Menschen sich um Fragen kümmern, die Urteilsvermögen erfordern. 00:14:11.040 --> 00:14:13.040 Das System ersetzt hierbei nicht das menschliche Urteilsvermögen. 00:14:13.280 --> 00:14:15.480 Es sortiert Routineprüfungen von echten Problemfällen aus. 00:14:15.860 --> 00:14:17.140 Ein Punkt kann für Verwirrung sorgen. 00:14:17.580 --> 00:14:21.560 Der Standardabgleich in Dynamics 365 unterstützt den Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich. 00:14:21.980 --> 00:14:27.960 Benötigt ein Unternehmen einen Vier-Wege-Abgleich, etwa mit einer zusätzlichen Prüfung wie einem Abnahmeprotokoll, ist dies durch Anpassungen oder Lösungen möglich. 00:14:28.500 --> 00:14:29.640 Der Abgleich hat also einen klarer Aufgaben. 00:14:29.640 --> 00:14:30.060 Genau. 00:14:30.620 --> 00:14:35.540 Er vergleicht die Lieferantenrechnung mit den eigenen Einkaufs- und Wareneingangsdaten und zeigt Lücken vor der Zahlung auf. 00:14:35.540 --> 00:14:43.500 Sobald eine Rechnung die Prüfung und den Abgleich besteht, wird sie zu einer Verbindlichkeit, die für die Zahlung und dem Buchabschluss geplant wird. 00:14:44.860 --> 00:14:48.600 Nachdem eine Rechnung die erforderlichen Prüfungen durchlaufen hat, kann Dynamics 365 sie buchen. 00:14:49.620 --> 00:14:56.360 Buchen bedeutet, dass die Rechnung ein offizieller Finanzdatensatz wird und das Unternehmen die Verbindlichkeit erfasst, bis die Zahlung erfolgt. 00:14:56.360 --> 00:14:59.820 Die Rechnung ist bereit, aber das Geld fließt nicht sofort ab. 00:15:00.300 --> 00:15:02.920 Finanzteams entscheiden, welche Rechnungen in einem Zahlauf beglichen werden. 00:15:03.360 --> 00:15:10.540 Dynamics 365 unterstützt dies mit einem Zahlungsvorschlag, der fällige Rechnungen prüft und basierend auf den Unternehmensregeln Vorschläge für den Zahlauf macht. 00:15:11.060 --> 00:15:11.280 Macht. 00:15:11.840 --> 00:15:14.420 Ein Zahlungsvorschlag ist eine erste Liste, die noch von jemandem geprüft wird. 00:15:14.880 --> 00:15:19.680 Vielleicht ist eine Lieferantenrechnung diese Woche fällig, während eine andere laut Vereinbarung noch Zeit bis Ende des Monats hat. 00:15:20.300 --> 00:15:25.580 Das Finanzteam prüft die vorgeschlagenen Rechnungen, fügt bei Bedarf Position hinzu oder entfernt sie und erstellt dann das Zahlungstagebuch. 00:15:25.580 --> 00:15:29.520 Auf diese Weise werden Zahlungen gruppiert und kontrolliert, anstatt sie unkoordiniert zu versenden. 00:15:30.200 --> 00:15:33.060 Betrachten Sie das Zahlungstagebuch als das Arbeitsblatt für die Zahlung gesungen. 00:15:33.420 --> 00:15:37.060 Es führt die geplanten Lieferantenzahlungen, die Beträge und die Zahlungsdetails auf. 00:15:37.680 --> 00:15:43.300 Das Finanzpersonal nutzt es, um einen kontrollierten Stapel von Zahlungen vorzubereiten, anstatt Rechnungen einzeln ohne gemeinsamen Beleg zu begleichen. 00:15:43.760 --> 00:15:44.520 Wie verlässt das Unternehmen? 00:15:45.000 --> 00:15:47.880 Das hängt von der für den Lieferanten und das Unternehmen eingerichteten Zahlungsmethode an. 00:15:47.880 --> 00:15:55.320 Der Dynamics 365 ermöglicht es einem Unternehmen, eigene Zahlungsmethoden zu erstellen und diese mit Zahlungsarten wie Schecks, elektronischen Zahlungen oder Wechseln zu verknüpfen. 00:15:55.500 --> 00:15:56.540 Ein Check ist ein bekanntes Zahlung. 00:15:56.980 --> 00:15:59.620 Eine elektronische Zahlung erfolgt über den Bankprozess des Unternehmens. 00:16:00.000 --> 00:16:03.500 Ein Wechsel dokumentiert ein formelles Zahlungsversprechen unter vereinbarten Bedingungen. 00:16:03.680 --> 00:16:08.800 Nicht jedes Unternehmen nutzt jede Methode, aber Dynamics 365 bietet die Möglichkeit, die genutzten Wege zu erfassen. 00:16:09.200 --> 00:16:12.140 Jede Zahlungsmethode muss zudem auf das richtige Bankkonto des Unternehmens verweisen. 00:16:12.140 --> 00:16:18.020 Diese Verbindung ist wichtig, da ein Unternehmen separate Konten für verschiedene juristische Einheiten, wer um nur Zahlungszwecke, führen kann, kann. 00:16:18.440 --> 00:16:22.240 Wenn die Finanzabteilung eine Zahlung vorbereitet, muss das System wissen, welches Bankkonto diese finanziert. 00:16:22.720 --> 00:16:25.980 Andernfalls könnten Mitarbeiter eine korrekte Zahlung vom falschen Konto aus veranlassen. 00:16:26.460 --> 00:16:27.820 Auch der Zeitpunkt der Zahlung erfordert Sorgfalt. 00:16:28.240 --> 00:16:32.640 Zahlungen nach dem Fälligkeitsdatum können zu Mahnungen, Streitigkeiten oder einer geschädigten Lieferantenbeziehung führen. 00:16:33.120 --> 00:16:36.080 Zu frühe Zahlungen lassen Geld abfließen, bevor es das Unternehmen freigeben muss. 00:16:36.080 --> 00:16:45.780 Dynamics 365 hält das Fälligkeitsdatum sichtbar, sodass die Finanzabteilung Zahlungen gemäß den vereinbarten Konditionen planen kann, für mehr Kontrolle über den Geldabfluss. 00:16:46.980 --> 00:16:49.580 Dynamics 365 muss eine einfache Frage beantworten. 00:16:50.020 --> 00:16:51.560 Welche Rechnung wurde mit dieser Zahlung beglichen? 00:16:51.960 --> 00:16:53.060 Die Antwort lautet Ausgleich. 00:16:53.580 --> 00:16:57.120 Der Ausgleich verknüpft die Zahlung mit der spezifischen Lieferantenrechnung oder den Rechnungen, die sie abdeckt. 00:16:57.440 --> 00:16:59.940 Stellen Sie es sich wie das Abgleichen eines Belegs mit der zugehörigen Rechnung vor. 00:17:00.260 --> 00:17:04.160 Ohne Ausgleich könnte ein Unternehmen zwar eine Rechnung und eine Zahlung auf dem Lieferantenkonto sehen, 00:17:04.160 --> 00:17:06.420 hätte aber keinen klaren Nachweis, dass sie zusammengehören. 00:17:06.980 --> 00:17:10.260 Eine vollständige Zahlung gleicht die gesamte Rechnung aus, doch das Geschäft läuft nicht immer so lang. 00:17:10.540 --> 00:17:13.120 Ein Unternehmen zahlt vielleicht nur einen Teil einer Rechnung sofort und den Rest später. 00:17:13.580 --> 00:17:16.040 Der Ausgleich erfasst die Teilzahlung und lässt den Restbetrag offen, 00:17:16.120 --> 00:17:18.820 sodass die Finanzabteilung genau sieht, was der Lieferant noch zu fordern hat. 00:17:19.360 --> 00:17:21.860 Diese Transparenz ist entscheidend für korrekte Lieferantensalden. 00:17:22.320 --> 00:17:24.240 Eine einzelne Zahlung kann auch mehrere Rechnungen abdecken. 00:17:24.700 --> 00:17:28.820 Vielleicht bezahlt ein Unternehmen fünffällige Rechnungen desselben Anbieters mit einer einzigen elektronischen Zahlung. 00:17:29.440 --> 00:17:32.320 Der Ausgleich verbindet diesen einen ausgehenden Betrag mit jeder Rechnung, die er begleicht. 00:17:32.320 --> 00:17:36.560 Wenn die Zahlung nicht alle Rechnungen vollständig deckt, bleibt der offene Saldo übersichtlich, 00:17:36.680 --> 00:17:38.660 anstatt in einer unklaren Summe zu verschwinden. 00:17:39.560 --> 00:17:44.020 Dies schafft einen nachvollziehbaren Datensatz und Sie können die Rechnung über Ihre Genehmigung und den Abgleich verfolgen. 00:17:44.560 --> 00:17:48.700 Sehen Sie die im Journal vorbereitete Zahlung und wie diese Zahlung den Saldo des Anbieters ausgeglichen hat. 00:17:49.480 --> 00:17:51.340 Wenn jemand fragt, warum das Unternehmen Geld verlassen hat, 00:17:51.460 --> 00:17:54.460 muss die Finanzabteilung die Vorgänge nicht aus E-Mails und Kontoauszügen rekonstruieren. 00:17:55.080 --> 00:17:58.740 Der Prozess mag auf verschiedenen Seiten in Dynamics 365 verteilt erscheinen, 00:17:58.740 --> 00:18:01.820 aber jeder Datensatz ist mit dem nächsten als ein kontrollierter Ablauf verbunden. 00:18:02.380 --> 00:18:04.060 Das vernetzte Bild der Kreditorenbuchhaltung. 00:18:05.340 --> 00:18:07.320 Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung für Büromaterial. 00:18:07.700 --> 00:18:09.800 Der Anbieterdatensatz enthält die Zahlungsregeln 00:18:09.800 --> 00:18:12.700 und die importierte Rechnung liefert die Rechnungsdetails sowie das Dokument selbst. 00:18:13.460 --> 00:18:15.000 Der Einkauf stellt die Bestellung bereit. 00:18:15.500 --> 00:18:16.720 Der Wareneingang liefert den Beleg, 00:18:16.900 --> 00:18:19.340 sodass der Abgleichprozess über echte Datensätze zum Vergleich verfügt. 00:18:19.640 --> 00:18:21.960 Im Hintergrund verbucht das Buchungsprofil nun die Verbindlichkeit 00:18:21.960 --> 00:18:23.740 und den Aufwand auf den korrekten Hauptbuchkonten. 00:18:24.040 --> 00:18:25.620 Das Bargeld- und Bankmanagement steuert, 00:18:25.620 --> 00:18:28.460 welche Zahlungsmethode Sie verwenden und welches Bankkonto das Geld sind. 00:18:28.860 --> 00:18:30.300 Der Anhang verbleibt bei der Transaktion, 00:18:30.620 --> 00:18:33.600 sodass Sie die Originalrechnung zur Überprüfung jederzeit später aufrufen können. 00:18:34.100 --> 00:18:36.340 Automatisierung ersetzt nicht das Urteilsvermögen des Finanzteams.