Willkommen bei dem Microsoft Knowledge Nuggets. Ich bin Mo Peters. Das heutige Thema verwirrt die Leute oft. Was genau ist Dataverse? Ist es eine Datenbank, eine App oder ein versteckter Dynamics 365 Dienst, den nur IT-Leute verstehen müssen? Ist die einfachste Definition. Dataverse ist das gemeinsame Datenfundament hinter vielen Dynamics 365 Anwendungen. Stellen Sie sich Dynamics 365 für ein Bürogebäude vor. Vertrieb, Kundenservice und andere Apps sind die Räume, in denen gearbeitet wird, während Dataverse das Ablagesystem und die Regeln hinter den Wänden sind. Am Ende dieser Folge wissen Sie, wo Dynamics Daten liegen und wie eine Kundenaktualisierung in Vertriebsaufgaben, Automatisierungen und Berichten erscheint. Bevor wir uns dem Produktnamen widmen, beginnen wir mit dem geschäftlichen Chaos. Es löst das Problem durch einen gemeinsamen Raum. Statt separater Kopien stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem Vertriebsteam, einem Support-Team und einem Finanzteam vor.

Der Vertrieb speichert Kundendaten in einer Tabelle. Der Support arbeitet in einem separaten Fold. Die Finanzabteilung hat Kundennamen in ihrem eigenen System. Jemand anderes speichert E-Mail-Verläufe in einem gemeinsamen Postfach, während eine andere Person Notizen in einem Ordner aufbewahrt, den jemand sonst findet. Derselbe Kunde existiert nun an fünf verschiedenen Orten. Diese Einrichtung wirkt zunächst normal, da jedes Team nur den Teil der Arbeit sieht, der vor ihm liegt. Aber hier ist der Punkt. Sobald ein Kunde seine Telefonnummer, Adresse, den Firmennamen oder den Hauptansprechpartner ändert, beginnen die Probleme. Der Vertrieb aktualisiert die Tabelle. Der Support sieht das nicht. Die Finanzabteilung sendet Dokumente weiter Adresse. Dann exportiert jemand eine Liste, bereinigt sie manuell, schickt sie per E-Mail herum und plötzlich glauben drei Personen, dass ihre Kopie die richtige ist.

Welcher Liste sollte man vertrauen? Diese Frage verschwendet mehr Zeit, als man denkt. Mitarbeiter halten innere Ansätze zu vergleichen. Manager fragen sich, warum ein Bericht nicht mit dem Vertriebssystem übereinstimmt. Ein Support-Mitarbeiter eröffnet einen Fall für einen Kunden, dessen Details bereits woanders existieren. Nur leicht abweichend. Niemand versucht absichtlich ein Chaos zu erinnern. Das Chaos entsteht durch Kopien. Vor 20 Jahren bedeuteten separate Systeme, separate Servers, separate Datenbanken und separate Teams, die ihre eigenen Informationen verwalten. Die Verbindung erforderte kundenspezifische Arbeit, geplante Importe und eine Menge manueller Kontrollen. Eine Änderung an einem Ort erreicht ein anderes System vielleicht morgen, nächste Woche oder nie. Dataverse gibt Geschäftsanwendungen, ein gemeinsamer Ort für diese Art von Informationen. Einfach ausgedrückt ist Dataverse die Cloud-Datenplattform von Microsoft für Geschäftsinformationen.

Es speichert diese Informationen in strukturierten Tabellen, sodass die Daten eine klare Form haben, anstatt als zufällige Notizen, lose Dateien und unverbundene Tabellenblätter zu existieren. Sie können es sich wie den Aktenschrank des Unternehmens vorstellen, den jedoch mehrere autorisierte Tools gleichzeitig nutzen können. Ein Kunde erscheint genau einmal in Dataverse. Dieser Kunde kann in Dynamics 365 Sales auftauchen, wenn ein Vertriebsmitarbeiter an einem Abschluss arbeitet. Dieselben Kundendetails können in Dynamics 365 Customer Service erscheinen, wenn ein Mitarbeiter eine Supportanfrage bearbeitet. Eine Power-App kann dieselben Kundeninformationen für einen Ausnehmensmitarbeiter oder Accountmanager nutzen, ohne dass jemand die Daten erst in eine neue App kopieren muss. Ein Kundendatensatz, ein gemeinsamer Bezugspunkt. Das bedeutet nicht, dass plötzlich jedes Team alles sieht. Für den Zugriff sind weiterhin Regeln erforderlich. Darauf kommen wir gleich zurück.

Es bedeutet, dass autorisierte Apps mit denselben Geschäftsinformationen arbeiten können, anstatt ihre eigenen konkurrierenden Versionen zu erstellen. Deshalb passen Dynamics 365 so natürlich zusammen. Dynamics 365 Apps wie Sales und Customer Service nutzen Dataverse, um ihre Daten zu speichern und zu schützen. Aber hier ist der Punkt. Wenn jemand von der Integration von Dynamics 365 mit Dataverse spricht, stellt man sich oft zwei separate Produkte vor, die einen Connector benötigen. Für viele Dynamics 365 Apps ist das jedoch nicht der Fall. Die Daten existieren bereits in Dataverse. Sie ziehen keine Kundenliste aus Dynamics 365, kopieren sie in eine andere Datenbank und hoffen, dass beide Seiten aktuell bleiben. Sie können auf derselben Grundlage aufbauen und dieselben Geschäftsinformationen nutzen, die Dynamics 365 bereits verwendet. Das ändert die Art der Diskussion. Anstatt zu fragen, wie synchronisieren wir diese beiden Kundendisten, können Sie fragen, welche Personen und Apps müssen mit diesem Kundendatensatz arbeiten und was darf jeder von Ihnen tun?

Nun, Dataverse ersetzt nicht jedes System, das ein Unternehmen besitzt. Ein Unternehmen nutzt möglicherweise weiterhin Finanzsoftware, Branchen-Tools, Lagersysteme, Websites oder ältere Anwendungen, die ihre eigenen Daten verwalten. Dataverse ist kein Zaubermittel, das über Nacht jedes externe System überflüssig macht. Was es Ihnen bietet, ist ein gemeinsamer Ort für Geschäftsdaten, die verbundene Apps miteinander teilen müssen. Kundendetails, Vertriebsaktivitäten, Supportarbeiten, Aufgaben und Nachfassaktionen. Diese Datensätze können gemeinsam an einem Ort existieren, auf den autorisierten Tools zugreifen und in die Akten. Also öffnen Sie gemeinsam mit mir diesen Aktenschrank. Sobald Sie sehen, wie Dataverse die Informationen organisiert, wird die gesamte Dynamics 365-Verbindung leichter verständlich. Die Aktenschranktabellen, Zeilen, Spalten und Beziehungen. Lassen Sie uns diesen Aktenschrank öffnen.

Innerhalb von Dataverse befinden sich Informationen in Tabellen. Stellen Sie sich wie einen echten Schrank mit separaten Schubladen vor. Eine Schublade enthält Unternehmen, eine weitere Person und eine dritte Supportanfragen. Sie werfen nicht jedes Papier in eine riesige Schublade und hoffen, dass es später jemand sortiert. Jede Schublade Ihre Aufgabe. Ein Dataverse speichert eine Tabelle also eine bestimmte Art von Geschäftsinformation. Eine Firmentabelle enthält in der Regel die Unternehmen, mit denen Sie zusammen haben. Eine Kontakttabelle speichert einzelne Personen. Eine Lead-Tabelle erfasst potenzielle Kunden, bevor sie zu echten Kunden werden. Eine Falldatentabelle enthält Supportanfragen, während eine Aktivitätstabelle Vorgänge wie Anrufe, E-Mails, Termine und Aufgaben nachverfolgt. Das sind Standardtabellen. Microsoft stellt Sie bereit, da die meisten Unternehmen Kunden, Personen, Arbeitsvorgänge und Konversationen nachverfolgen müssen.

Sie müssen nicht für gängige Anforderungen eine neue Tabelle erstellen, wenn eine Standardtabelle bereits den Zweck erfüllt. Aber jedes Unternehmen hat auch seine ganz eigenen Aufgaben. Ein Schulungsunternehmen muss möglicherweise Kurse und Zertifikate verwalten. Ein Immobilienunternehmen benötigt vielleicht Daten zu Gebäuden, Einheiten und Inspektionen. Ein Fertigungsbetrieb möchte eventuell Wartungsprüfungen oder Servicebesuche nachverfolgen. In solchen Fällen können Sie benutzerdefinierte Tabellen erstellen, die genau auf die Arbeit Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Stellen Sie sich eine benutzerdefinierte Tabelle wie eine neue Schublade im Schrank vor, die Sie klar beschriften. Jede Tabelle enthält nun Zeilen. Eine Zeile ist ein einzelnes Element in dieser Schublade. Beispielsweise könnte eine Zeile in der Kontakttabelle Maria Gomez darstellen, eine Person bei einem Kundenunternehmen.

Ihre Zeile enthält ihre spezifischen Details, getrennt von allen anderen Kontakten im System. Spalten beschreiben die Details, die Sie für jede Zeile speichern möchten. Marias Kontaktzeile könnte Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Unternehmen, Datensatzbesitzer und Status enthalten. Eine Spalte legt die Art der Information fest, die an dieser Stelle erwartet wird. So erwartet eine E-Mail-Spalte eine E-Mail-Adresse und eine Statusspalte kann die vorgegebenen Statusoptionen enthalten. So erhalten Geschäftsinformationen eine verlässliche Struktur. Ohne Spalten würde jemand eine Telefonnummer vielleicht in ein Notizfeld eintragen, ein anderer in ein Namensfeld und jemand anderes würde sie gar nicht erst eingeben. Mit einer übersichtlichen Kontakttabelle arbeitet jeder mit denselben Details an denselben Stellen. Diese Struktur hilft auch Apps dabei, die Daten zu verstehen.

Ein Formular kann die richtigen Felder anzeigen, ein Berichtkontakte nach Status gruppieren und einer Automatisierung reagieren, wenn sich ein Besitzer ändert. Die Informationen sind nicht einfach nur abgelegt. Sie besitzen Bezeichnungen, die verbundenen Tools mitteilen, was jeder Teil bedeutet. Beginnen Sie mit den Standardtabellen, wann immer diese Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Wenn Sie ein Unternehmen verkaufen, beschreiben Konten und Kontakte bereits ein Muster, das den meisten geläufig ist. Wenn Sie Kundensupport leisten, bieten Ihnen Vorfälle einen guten Ausgangspunkt. Fügen Sie benutzerdefinierte Tabellen nur dorthin zu, wo Ihr Unternehmen Informationen verarbeitet, die nicht in die vorgebenden Muster passen. Dies vermeidet ein häufiges Problem, das Erstellen von fünf verschiedenen Tabellen, die alle das Gleiche bedeuten wie Kunden. Ein Team nennt es Klient, ein anderes Kundenstamm, ein drittes Partnerkontakt-UI.

Bald weiß niemand mehr, welche Tabelle er verwenden soll. Klare Standardtabellen und sorgfältig benannte benutzerdefinierte Tabellen halten den Aktenschrank übersichtlich, wenn mehr Leute daran arbeiten. Im nächsten Teil geht es darum, wie diese Schubladen zusammenarbeiten. Ein Kontakt gehört zu einem Konto. Maria arbeitet für Contoso Looter. Anstatt Kontos als Adresse, Haupttelefonnummer und Firmendetails erneut in Marias Zeile einzugeben, kann Dataverse eine Beziehung zwischen der Kontakttabelle und der Kontotabelle herstellen. Maria ist mit Contoso verknüpft und diese Verknüpfung ist wichtig, weil Firmeninformationen beim Unternehmen bleiben. Wenn Contoso die Büroadresse ändert, aktualisiert jemand die Kontozelle einmalig. Jeder zugehörige Kontakt kann weiterhin auf dasselbe Unternehmen verweisen, ohne eine eigene alte Kopie mitzufüllen. Beziehungen verbinden auch ein Support-File mit dem Kunden, der ihn gemeldet hat, hat.

Sie können eine Verkaufschancen mit den Anrufen, E-Mails, Meetings und Aufgaben rund um diesen Geschäftsabschluss verbinden. Wenn ein Verkäufer eine Verkaufschance öffnet, sieht er die damit verbundenen Aktivitäten, anstatt in nicht zusammenhängenden Notizen und Kalendern zu suchen. Die Informationen haben einen Kontext. Sie sehen nicht nur eine Fallnummer, sondern Sie können sehen, zu welchem Kunden Sie gehört. Sie sehen nicht nur einen Kontakt. Sie können das mit dieser Person verbundene Unternehmen sehen. Diese Verknüpfungen halten die Daten nützlich, ohne dass dieselben Fakten wiederholt an mehreren Stellen eingegeben werden müssen. Ein kleiner Hinweis zur Benennung, bevor Sie ältere Anleitungen lesen oder Videos ansehen. Sie hören vielleicht die Begriffe Entität, Feld und Datensatz? Das sind ältere Dataverse-Begriffe. Microsoft verwendet jetzt Tabelle statt Entität, Spalte statt Feld und Zeile statt Datensatz.

Die Bedeutung hat sich nicht geändert. Eine ältere Anleitung, die Sie auffordert, eine Entität zu erstellen, meint das Erstellen einer Tabelle. Ein Feld ist eine Spalte und ein Datensatz ist eine Zeile. Beide Begriffe zu kennen bewahrt Sie davor zu glauben, Sie hätten ein anderes Produkt gefunden. Tabellen organisieren also die Informationen und die dazugehörigen Beziehungen. Aber ein gut organisierter Aktenschrank braucht auch Kontrollen. Jemand muss entscheiden, was Personen eingeben, ändern und sicher abrufen können. Die Regeln und der Empfang hinter den Daten. Gemeinsam genutzte Daten funktionieren nur, wenn die richtigen Personen sicher damit arbeiten können. Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt Kundendetails. Ein Support-Mitarbeiter benötigt die Fallhistorie. Ein Manager benötigt einen umfassenderen Überblick. Und ein externer Partner benötigt möglicherweise nur Zugriff auf einen kleinen Teil des Prozesses.

Sie sollten nicht alle die gleichen Informationen sehen. Denken Sie an einen Kundendatensatz mit einer privaten Kontaktnotiz, einem ausgehandelten Preis und einem offenen Supportfall. Allen Benutzern vor einen Zugriff zu geben, wäre schnell mit Risiken verbunden. Alle so stark einzuschränken, dass sie ihre Arbeit nicht erledigen können, schafft ein anderes Problem. Dataverse bietet Ihnen hierfür die nötigen Kontrollmöglichkeiten. Die erste Kontrolle beginnt bei der Identität. Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmenskonto anmelden, identifiziert Sie Microsoft Entra-ID. Stellen Sie sich Entra-ID wie den Empfang am Eingang Ihres Büros vor. Sie kommen an, zeigen Ihren Ausweis und der Empfang prüft, wer Sie sind, bevor Sie eintreten dürfen. Dataverse nutzt diese Identität, um zu wissen, welcher Benutzer mit den Daten arbeitet. Es bleibt nicht bei der Frage, ob diese Person eintreten darf. Es wird auch gefragt, was diese Person nach dem Eintritt tun darf.

Genau hier kommen Sicherheitsrollen ins Spiel. Eine Sicherheitsrolle ist eine Reihe von Berechtigungen, die an eine Aufgabe oder Verantwortung geknüpft sind. Sie könnten eine Rolle für Vertriebsmitarbeiter erstellen, andere für Kundendienstmitarbeiter und eine weitere für Manager. Jede Rolle kann den Zugriff auf eine Tabelle steuern. Ein Vertriebsmitarbeiter darf beispielsweise Konten, Kontakte, Leads und Verkaufschancen lesen, erstellen und aktualisieren. Kann ihm jedoch untersagt sein, wichtige Kundeninformationen zu löschen. Ein Support-Mitarbeiter kann Tickets erstellen und aktualisieren, aber keine Verkaufschancen ändern. Die Berechtigungen können das Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Zeilen abdecken. Das bedeutet, der Zugriff hängt nicht davon ab, ob jemand daran denkt, in jeder App die richtigen Schaltflächen auszublenden. Die Berechtigungen liegen direkt bei den Daten selbst. So gelten dieselben Leitplanken, egal wo diese Dataverse-Daten angezeigt werden.

Sie können den Zugriff dann noch weiter einschränken. Die zeilenbasierte Sicherheit entscheidet, mit welchen einzelnen Zeilen eine Person arbeiten darf. Ein Vertriebsmitarbeiter sieht vielleicht nur seine eigenen Kunden, während ein Vertriebsleiter alle Kundenzeilen seines Teams sieht, sieht. Beide Personen nutzen dieselbe Kontotabelle. Sie sehen nur nicht denselben Ausschnitt davon. Diese Einrichtung hilft den Mitarbeitern, sich auf ihre eigene Arbeit zu konzentrieren, während Manager den nötigen Überblick erhält. Zudem verringert es das Risiko, dass jemand Kundeninformationen öffnet, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Einige Informationen benötigen einen noch strengeren Schutz. Die spaltenbasierte Sicherheit kann einzelne Spalten innerhalb einer Tabelle schützen. Ein Benutzer kann vielleicht eine Kundenzeile öffnen, sollte aber keine persönlichen Kennungen, Gehaltsangaben, Bankdaten oder privaten Finanznotizen sehen.

Die Kundenzeile bleibt für die notwendige Arbeit verfügbar. Die geschützte Spalte bleibt hingegen eingeschränkt. Für größere Unternehmen können Geschäftsbereiche Grenzen zwischen verschiedenen Unternehmensteilen ziehen. Ein Unternehmen kann Regionen, Abteilungen oder Tochtergesellschaften trennen, die mit unterschiedlichen Kundengruppen arbeiten. Geschäftsbereiche helfen dabei, den Zugriff über diese Grenzen hinweg zu strukturieren. Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen einen komplizierten Sicherheitsplan benötigt. Ein kleines Team benötigt vielleicht nur ein paar klare Rollen. Ein größeres Unternehmen benötigt möglicherweise mehr Ebenen, da sich Teams, Regionen und Verantwortlichkeiten unterscheiden. Der Punkt ist, dass Dataverse den Zugriff genutzt, genau die tatsächliche Arbeitsweise unternehmensanpassung. Die Zugriffskontrolle schützt, wer die Daten erreichen kann, aber Regeln schützen auch die Qualität der Daten selbst.

Eine Geschäftsregel kann vorschreiben, dass jemand eine Telefonnummer eingeben muss, bevor ein neuer Kontakt gespeichert wird. Sie kann eine Bedingung prüfen, wie etwa die Angabe eines Grundes beim Schließen eines Vorgangs. Sie kann auch ändern, was Benutzer sehen, basierend auf den Informationen, die sie eingeben. Die selbe Regel gilt für alle Apps, die diese Tabelle verwenden. Dies ist wichtig, da man nicht möchte, dass eine App unvollständige Daten akzeptiert, während eine andere sie ablehnt. Die Regel gehört zu den Geschäftsinformationen, nicht zu einem Bildschirm, auf dem sie zufällig angezeigt werden. Dataverse kann auch Logik im Hintergrund ausführen, um Geschäftsprozesse konsistent zu halten. Das Detail, das Sie sich merken müssen, ist einfach. Die Daten kommen mit Regeln, nicht nur als Speicher. Die Grundlage umfasst also die Information, die Personen, die damit arbeiten dürfen und die Regeln, die sie nutzbar halten.

Sobald Dynamics 365 auf derselben Grundlage arbeitet, benötigt es keine herkömmliche Brücke mehr, um auf seine eigenen Geschäftsdaten zuzugreifen. Was Dynamics 365 Integration wirklich bedeutet. Die meisten Leute hören Dynamics 365 Integration mit Dataverse und stellen sich zwei getrennte Systeme vor, die durch einen Connector verbunden sind. Ein System speichert die Kundendaten, ein anderes System benötigt eine Kopie, also richtet jemand eine Synchronisierung ein, wartet darauf, dass sie läuft und hofft, dass nichts schief geht. Dieses Bild ergibt für viele Business Tools auch Sinn. Aber hier ist die Sache. Für Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service ist die Verbindung viel enger als das. Diese Apps nutzen Dataverse als ihre gemeinsame Datengrundlage. Es sind keine getrennten Datenbanken, die sich gegenseitig Kundenzeilen zuschicken, nur um sich zu verstehen. Sie arbeiten von Anfang an mit denselben Geschäftsinformationen.

Das bedeutet, sie sind ein Vertriebsmitarbeiter und erstellen ein neues Unternehmen in Dynamics 365 Sales. Sie fügen den Hauptkontakt hinzu und beginnen mit der Arbeit an ermöglichen Abschluss. Diese Details werden sofort Teil der gemeinsamen Daten, die die App verwendet. Später kontaktiert dieser Kunde den Support. Der Support-Mitarbeiter kann mit exakt denselben Firmen- und Kontaktdaten arbeiten. Niemand muss eine Liste aus dem Vertrieb exportieren oder den Kunden erneut in einem separaten Support-Tool anlegen. Der Mitarbeiter verknüpft den Support-Fall einfach mit dem Kunden und sieht die Historie, die ihm hilft zu verstehen, was los ist. Der Vertrieb sieht den Geschäftsabschluss. Der Support sieht den Fall und beide Teams arbeiten rund um denselben Kunden. Das bedeutet natürlich nicht, dass jeder Bildschirm identisch aussieht oder jedes Team denselben Prozess befolgt. Der Vertrieb benötigt Leads, Verkaufschancen, Anrufe und Besprechungen.

Der Kundenservice benötigt Fälle, Warteschlangen und Servicehistorien. Jede Dynamics 365 App bietet Mitarbeitern Tools, die für ihre Aufgabe maßgeschneiden. Während die zugrunde liegenden Geschäftsinformationen sich überall dort verbinden können, wo es nötig ist. Diese gemeinsame Basis ist das, was meist gemeint ist, wenn von Dynamics 365 und Dataverse Integration die Rede ist. Es geht dabei nicht nur darum, Daten von Punkt A nach Punkt B zu bewegen. Es geht darum, dass Apps mit denselben Zeilen, Beziehungen, Regeln und Zugriffskontrollen arbeiten. Arbeiten. Gehen wir vom Anfang aus? Lassen Sie uns einen einfachen Verkaufsablauf durchlaufen. Ein Lead kommt über eine Website oder eine Veranstaltung herein. Ein Verkäufer arbeitet mit diesem Lead, erfährt mehr über die Person und macht aus dem Lead eine Kundenbeziehung und eine Verkaufschance. Anrufe, E-Mails, Termine und Aufgaben können alle mit dieser Arbeit verknüpft werden.

Das Team muss also nicht den verschiedenen Tools suchen, um die Geschichte zusammenzusetzen. Wenn der Kunde später Hilfe benötigt, kann ein Support-File wieder mit demselben Kunden verknüpft werden. Der Support-Mitarbeiter sieht dann nicht nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Er kann im Kontext der bereits identifizierten Kundenbeziehung arbeiten. Gleichzeitig sieht das Vertriebsteam, dass der Kunde ein offenes Serviceanliegen hat und vermeidet so ein Gespräch über Vertragsverlängerungen ohne Kenntnis der bestehenden Probleme. Eine Kundenbeziehung kann verschiedene Arten von Aufgaben unterstützen. Das ist viel nützlicher, als einfach nur einen übereinstimmenden Kundennamen in zwei Systemen zu führen. Vielleicht hören Sie auch den Begriff Common Data Model manchmal abgekürzt als CDM. Lassen Sie sich von dem Namen nicht einschüchtern, es klingt geheimnisvoller, als es ist. Es bedeutet lediglich, dass Microsoft gängige Geschäftstabellenmuster für Dinge bereitstellt, die viele Unternehmen verfolgen, wie Konten, Kontakte, Aktivitäten und Fälle.

Diese Muster geben Dynamics 365 und Dataverse-basierten Apps eine gemeinsame Ausgangssprache. Ein Konto steht für ein Unternehmen, ein Kontakt steht für eine Person. Eine Aktivität verfolgt die Arbeit rund um eine Geschäftsbeziehung. Sie können das Setup für Ihr Unternehmen anpassen und bei Bedarf eigene Tabellen hinzufügen, müssen aber nicht jedes Mal bei Null anfangen. Wenn eine App eine Kontotabelle versteht und eine andere App dieselbe Tabelle nutzt, beziehen sich beide auf dieselbe Art von Geschäftsinformationen. Dies verändert auch, was Sie entwickeln können. Angenommen, Ihr Außendienst benötigt eine einfache App, um einen Kunden zu suchen, einen Besuch zu bestätigen und nach dem Termin eine Notiz hinzuzufügen. Sie können eine Power-App erstellen, die mit denselben Dataverse-Tabellen arbeitet, die bereits von Dynamics 365 verwendet werden. Es ist nicht nötig, die Kunden für diese App in eine neue Liste zu exportieren.

Der Außendienstmitarbeiter öffnet die App, findet den Kunden und aktualisiert die Besuchsinformationen. Die Daten bleiben mit der Kundenbeziehung verbunden, die Vertrieb- oder Kundenservice bereits nutzen unter Einhaltung der zuvor besprochenen Sicherheitsregeln. Für strukturiertere, geschäftliche Aufgaben können Sie eine modellgesteuerte App erstellen. Eine modellgesteuerte App beginnt mit einem Datenmodell. Sie wählen die Dataverse-Tabellen aus, definieren deren Beziehungen, richten Formulare und Ansichten ein und wenden Sicherheitsrollen an. Power-Apps verwendet diese Struktur dann, um eine funktionale Geschäftsanwendung zu erstellen. Stellen Sie es sich so vor, als würden Sie eine Werkbank nach den Werkzeugen und Materialien anordnen, die Team tatsächlich benutzen. Die Tabellen beschreiben die Arbeit. Beziehungen verbinden die einzelnen Teile. Formulare bieten Mitarbeitern einen Ort zur Eingabe und Überprüfung für ihn.

Ansichten helfen Ihnen, die Datensätze zu finden, die Aufmerksamkeit erfordern. Sicherheit bestimmt, was die jeweilige Person öffnen oder ändern kann. Eine modellgesteuerte App kann parallel zu Dynamics 365 existierender Beide mit Dataverse arbeiten. Vielleicht übernimmt Dynamics 365 Sales den gesamten Verkaufsprozess, während eine kleinere modellgesteuerte App-Vertragsmanager einen fokussierten Ort bietet, um Kundenvereinbarungen zu verfolgen. Beide können mit denselben Kundendaten arbeiten, ohne eine zweite Kundendatenbank erstellen zu müssen. Natürlich erfordert dieser Zugriff dennoch Sorgfalt. Nur weil eine App mit einer Dataverse-Tabelle arbeiten kann, bedeutet das nicht, dass jeder Benutzer jeden Datensatz bearbeiten oder jede Spalte sehen sollte. Der rollenbasierte Zugriff auf Datensätze und Geschäftsregeln steuert weiterhin, was geschieht. Eine Field-App kann jemandem genau die Kundendetails und Aktionen zur Verfügung stellen, die er benötigt, ohne den Rest der Unternehmensdaten preiszugeben.

Die Integration von Dynamics 365 mit Dataverse ist also nicht mehr nur ein Kabel, das zwei entfernte Räume verbindet. Dynamics Data 65 Apps benutze definierte Apps und Geschäftsprozesse können alle auf derselben gemeinsamen Grundlage arbeiten. Sobald Sie das erkennen, wird die nächste Frage deutlich. Was kann diese Kundenaktualisierung sonst noch auf der vernetzten Microsoft-Plattform nutzen? Wie funktioniert die vernetzte Plattform in der Praxis? Eine gemeinsame Kundenaktualisierung wird nützlich, wenn die Tools in Ihrer Umgebung darauf reagieren können. Power Automate übernimmt die Folgeaufgaben, indem es auf Änderungen in einem Dataverse-Datensatz achtet und Aktionen startet, sobald diese Änderungen eintreten. Zum Beispiel ein neuer Lead geht bei Dynamics 365 Sales ein. Ein Flow kann den zuständigen Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, eine Nachricht in Teams posten oder eine Folgeaufgabe erstellen.

Niemand muss den ganzen Tag einen gemeinsamen Posteinnahmen machen. Der Lead ändert sich und der nächste Schritt wird automatisch gestartet. Power Automate benötigt keine separate Kopie des Leads, nur um diese Arbeit zu erledigen. Es kann auf den Datensatz in Dataverse reagieren und dabei dieselben Kunden- und Eigentümerdetails verwenden wie die Vertriebs-App. Das hält die Automatisierung nah am Geschäftsprozess, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass jemand eine Datei exportiert und eine manuelle E-Mail-Kette startet. Dann gibt es noch Power BI. Ein Vertriebsleiter möchte vielleicht die aktuelle Pipeline sehen. Ein Kundendienstleiter muss möglicherweise sehen, wie viele Anfragen diese Woche eingegangen sind, welche noch offen sind oder welche Kunden den Support am häufigsten kontaktieren. Power BI kann Berichte über Dataverse-Geschäftsdaten erstellen, sodass diese Teams die aktuelle Arbeit sehen können, ohne jeden Freitagnachmittag neue Tabellenexporte erstellen zu müssen.

Der Bericht greift auf die Geschäftsdaten zurück, die ohnehin verwendet werden. Das bedeutet, dass sich ein Pipeline-Diagramm ändern kann, wie ein Verkaufschanceform. Ein Voll-Dashboard kann die aktuelle Arbeitsbelastung anzeigen, während die Mitarbeiter die Fälle bearbeiten. Der Punkt ist, dass ein Dashboard die manuelle Überprüfung der Details durch Personen ersetzt. Es bietet Ihnen einen klaren Überblick über die Arbeit, bevor Sie entscheiden, was Aufmerksamkeit erfordert. Power Apps fügt dem gleichen Prozess einen weiteren Weg hinzu. Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der beim Kunden fordert. Er benötigt nicht das vollständige Dynamics 365 Sales Erlebnis. Er muss vielleicht nur den Kunden finden, die Besuchsdetails prüfen, den Vorfall bestätigen und eine Notiz oder ein Foto hinzufügen. Eine fokussierte Power App kann Ihnen genau diese reduzierte Anwendung bieten. Ein Account Team benötigt möglicherweise eine App zur Überprüfung von Kundenvereinbarung.

Ein Manager benötigt vielleicht eine einfache App zur Genehmigung einer Art. Jede App kann sich auf eine Aufgabe konzentrieren, während Sie im Hintergrund mit denselben kontrollierten Dataverse-Informationen arbeitet. Die Person sieht das Tool, das zu ihrem Arbeitstag passt. Das Unternehmen behält die vernetzten Informationen. Manchmal beginnen diese Informationen außerhalb von Dataverse. Ein Unternehmen hat möglicherweise eine Liste aus einer Online-Quelle, die Teil der Geschäftsdaten werden muss. Power Query kann Daten aus unterstützten Online-Quellen importieren, sie während des Imports bereinigen und in die richtige Dataverse-Tabelle laden. Dies ist nützlich, wenn eine externe Quelle Informationen enthält, die Ihre Dynamics- und Power-Plattform-Tools benötigen. Sie müssen dennoch entscheiden, was in Dataverse gehört und wie es mit den bestehenden Tabellen verbunden werden soll. Daten ohne diese Überlegung zu importieren, verlagert das Chaos lediglich an einen neuen Ort.

Lassen Sie uns die Teile in einen täglichen Arbeitsablauf zusammenführen. Ein neuer Lead kommt in Dynamics 305. Eine Zuweisungsregel prüft, wer für diesen Lead verantwortlich sein sollte, beispielsweise basierend auf Region oder Produkten. Der Verantwortliche erhält eine Teams-Nachricht über einen Power-Automate-Flow, damit er weiß, dass Arbeit wartet. Während der Vertriebsmitarbeiter den Lead aktualisiert und durch den Verkaufsprozess führt, ändert sich das Power BI-Dashboard, um dem Team die aktuelle Pipeline anzuzeigen. Eine einzige Aktualisierung löst nützliche Arbeit an mehreren Stellen aus. Power Automate bewegt die Arbeit von einem Schritt zum nächsten. Power BI hilft den Leuten, die Arbeit zu sehen. Power Apps bieten spezifischen Teams eine fokussierte Möglichkeit, sich zu beteiligen. Dataverse hält die Geschäftsinformation organisiert und sicher, während diese Tools ihre Aufgaben erfüllen.

Dieser Unterschied ist wichtig. Automatisierung ist kein Ablagesystem und ein Dashboard ist keine Kundendatenbank. Jedes Tool hat eine eigene Aufgabe, aber Sie können alle auf derselben Quelle basieren. Dieses Wissen hilft Ihnen, das richtige Tool zu wählen, anstatt jede Tabelle oder Liste als Basis für ganze Geschäftsprozesse zu nutzen.

Wann Dataverse passt und was es nicht ersetzt. Hier ist der Punkt. Wählen Sie Dataverse, wenn mehrere Personen und Anwendungen in vernetzten Geschäftsdaten arbeiten müssen. Sie benötigen klare Zugriffsregeln und wiederholbare Prozesse. Dataverse erledigt das, aber es ersetzt nicht alles andere. Excel ist nach wie vor Ihre erste Wahl für persönliche Analysen und schnelle Listen. SharePoint-Listen eignen sich gut für einfaches Team-Tracking. Und wenn Sie Entwickler sind und volle Kontrolle benötigen, bleibt SQL eine starke Wahl. Wann passt Dataverse also wirklich? Wenn Ihre Daten zwischen Dynamics 365 Apps, Automatisierung und Berichten verbunden werden müssen, ohne eine weitere Kopie zu erstellen. Da glänzt es besonders. Fazit? Ein Fundament. Viele Business-Tools. Das ist also das Wichtigste. Dynamics 365 und Dataverse funktionieren am besten, wenn alle Ihre Daten, Regeln, Sicherheit, Apps, Automatisierung und Berichte auf einer gemeinsamen Basis aufbauen.

Abonnieren Sie Microsoft Knowledge Nuggets auf M365FM für weitere verständliche Anleitungen zu Dynamics 365, Power Platform und Microsoft 365. Sehen Sie sich dann unsere Folge zum modellgesteuerten Apps an, um zu erfahren, wie aus Dataverse-Tabellen eine funktionierende Business-Ad wird. Bis zum nächsten Mal!

Ciao!