Was passiert, wenn jemand bei der Arbeit einen neuen Laptop, Rohstoffe für die Produktion oder einen Reinigungsdienst benötigt? In vielen Unternehmen bedeutet die alte Antwort E-Mails, Tabellenkalkulationen, Papierformulare und jemand, der Wochen später versucht, eine Rechnung aufzuspielen. Willkommen zu einer weiteren Episode der Microsoft Knowledge Nuggets auf M365FM. Ich bin Mirko Peters und heute beschäftigen wir uns mit Procurement & Sourcing, dem vernetzten Prozess, mit dem ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Anbietern einkauft. Denn sie ist sich wie ein einziger Empfangsschalter in einem Bürogebäude vor. Jede Anfrage, Genehmigung, Bestellung, Lieferung, Rechnung und Zahlung läuft über dieselbe Stelle. Wir werden einen Einkauf von der ersten Anfrage bis zu den Kontrollen hinter den Kulissen verfolgen. Erstens, was Procurement & Sourcing eigentlich abdeckt. Procurement & Sourcing klingt vielleicht nach einem komplizierten Namen für den Einkauf.

Es geht zwar um das Kaufen, aber die beiden Begriffe beschreiben unterschiedliche Aufgaben. Sourcing ist die Arbeit, den richtigen Anbieter zu finden und auszuwählen. Denken Sie an ein Unternehmen, das Handschuhe, Helme, Sicherheitsschilder und Schutzbrillen benötigt. Bevor jemand eine Bestellung aufgibt, muss jemand entscheiden, wer die richtigen Produkte zu einem akzeptablen Preis zum gewünschten Termin unter akzeptablen Bedingungen liefern kann, kann. Das ist Sourcing. Procurement beginnt, sobald das Unternehmen den eigentlichen Kauf abwickeln muss. Es umfasst die Anfrage, die Genehmigungen, die Bestellung, die Lieferung, die Rechnung und die Zahlung. Zusammen nennt man diesen Prozess Source to Pay. Der Name beschreibt den gesamten Weg. Ein Unternehmen erkennt einen Bedarf, wählt einen Lieferanten, sendet eine Bestellung, erhält die Ware oder Dienstleistung, bekommt eine Rechnung und dann bezahlt die Finanzabteilung den Anbieter.

Jeder Schritt ist mit dem Nächsten verbunden. Man könnte meinen, das sei offensichtlich, aber viele Unternehmen fühlen diese Schritte immer noch an getrennten Stellen aus. Ein Mitarbeiter sendet eine Anfrage per E-Mail, ein Manager genehmigt sie per Chatnachricht, ein Einkäufer hält Bestelldetails in einer Tabelle fest. Das Lager prüft einen Lieferschein auf Papier. Die Buchhaltung erhält eine Rechnung ohne klaren Bezug zur Bestellung. Man kann auf diese Weise zwar Dinge kaufen, aber man verliert den Überblick. Ein Einkäufer kann nicht wissen, dass das Lager bereits einen Teil einer Bestellung erhalten hat. Die Finanzabteilung kann am Ende dieselbe Rechnung doppelt bezahlen, wenn sie über zwei verschiedene Kanäle eingeht. Manager entdecken die Kosten erst, nachdem das Geld das Unternehmen verlassen hat. Wenn jemand fragt, wer hat das genehmigt, bedeutet die Antwort eine lange Suche in Posteingängen.

Dynamics 365 führt diese Spur von der vernetzten Plattform zusammen. Beschaffung und Einkauf finden innerhalb der Dynamics 365 Supply Chain Management statt, wo ein Unternehmen den Warenfluss und die Warenverfügbarkeit steuert und eine Verbindung zum Finanzwesen und zur Kreditorenbuchhaltung besteht, um Rechnungen zu erfassen, Verbindlichkeiten nachzuverfolgen und Zahlungen abzuwickeln. Der Einkauf steht also nicht isoliert in einer Ecke. Das Lager kann den Wareneingang verbuchen, die Finanzabteilung sieht die mit dem Einkauf verbundene Rechnung und die Kreditorenbuchhaltung kann das Bestellte mit dem Gelieferten und der Rechnung des Lieferanten abgleichen. Gleichen. Jedes Team sieht nur den für seine Arbeit relevanten Teil, während der Einkauf ein zusammenhängender Datensatz bildet. Es gibt nun zwei Arten des Einkaufs. Die direkte Beschaffung, Fastwaren oder Dienstleistungen, die direkt mit dem zu tun haben, was ein Unternehmen herstellt oder verkauft.

Ein Möbelhersteller, der Holz, Schrauben und Stoff kauft, erwirbt direktes Material. Ohne diese Materialien kann er das Produkt, das er verkauft, nicht herstellen. Die indirekte Beschaffung umfasst Dinge, die den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, aber nicht Teil des verkauften Produkts werden, wie Laptops, Büromöbel, Schulung, Reparaturen, Reinigung, Software oder Rechtsberatung, Software oder Rechtsberatung. Beide sind wichtig, beginnen aber oft auf unterschiedliche Weise. Die Produktionsnachfrage kann dem Unternehmen signalisieren, dass mehr Teile benötigt. Ein Mitarbeiter kann einen neuen Monitor anfordern. Ein Facility Manager benötigt möglicherweise eine Reparatur. Dynamics Start 65 deckt all diese unterschiedlichen Anforderungen ab und hält dabei den Einkaufsprozess über sich. Verwenden wir für diese Episode ein einfaches Beispiel. Stellen Sie sich vor, ein Lagerleiter bemerkt, dass das Team neue Sicherheitsausrüstung benötigt.

Einige Hände sind beschädigt und der Vorrat an Schutzhandschuhen ist gering. Der Manager benötigt genügend Ausrüstung für das Team und das Unternehmen braucht einen klaren Nachweis, bevor Geld ausgegeben wird. Ein solcher Einkauf beginnt mit einem Bedarf und jeder kontrollierte Einkauf beginnt damit, dass jemand etwas anfordert. Zweitens, von der internen Anforderung zum richtigen Lieferanten. So beginnt der gesamte Einkaufsprozess. Ihr Lagerleiter erkennt den Bedarf an Sicherheitsausrüstung und der erste in Dynamics 365 erstellte Datensatz ist eine Bestellanforderung. Eine Bestellanforderung ist eine interne Bitte etwas zu kaufen. Sie teilt dem Unternehmen mit, was eine Person benötigt, in welcher Menge und oft auch, wohin es geliefert werden soll. Beachten Sie, dass diese Anforderung einem Lieferanten noch nichts verspricht. Diese Unterscheidung hält den frühen Teil des Einkaufs unter der Kontrolle Ihres Unternehmens.

Der Lagerleiter kann 20 Helme und mehrere Kartons mit Handschuhen anfordern, aber kein Lieferant erhält eine Bestellung, bevor die zuständigen Personen diese geprüft haben. Bei häufigen Einkäufen kann die Anforderung aus einem Produktkatalog herausfordern. Betrachten Sie den Katalog als das genehmigte Einkaufsregal Ihres Unternehmens. Anstatt eine vage Anfrage wie Sicherheitshandschuhe einzugeben, kann der Mitarbeiter ein genehmigtes Produkt mit bekannter Beschreibung, Lieferantenoption und bereits festgelegtem Preis wählen. Das spart Zeit, verhindert aber auch, dass Mitarbeiter beliebige Produkte kaufen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Nicht jede Anforderung lässt sich jedoch in einem Katalog ab. Ein Unternehmen benötigt möglicherweise eine einmalige Reparatur, eine Beraterschulung oder eine Dienstleistung, die nicht als physisches Produkt lag. In diesem Fall kann Dynamics 365 eine Beschaffungskategorie verwenden.

Eine Beschaffungskategorie gruppiert Ausgaben nach ihrer Art. Das Unternehmen könnte zum Beispiel Kategorien wie Sicherheitsbedarf, Gebäudereparaturen, juristische Dienstleistungen oder Computerausrüstung nutzen. Der Anforderer kann beschreiben, was benötigt wird und es der richtigen Kategorie zuordnen, selbst wenn keine Artikelnummer im Regal existiert. Eine Anforderung sollte jedoch nicht einfach der Set zum Kauf werden, weil jemand auf Senden geklickt hat. Das Unternehmen kann Ausgabenlimits, Budgetprüfungen und Genehmigungsworkflows festlegen. Eine kleine Anforderung für Handschuhe geht vielleicht an den Lagerleiter. Eine größere Anforderung für Sicherheitsausrüstung benötigt möglicherweise zusätzlich die Genehmigung des Budgetverantwortlichen oder des Einkaufsteams. Der Weg kann sich je nach Betrag, Abteilung oder der für diese Ausgabe geltenden Einkaufsregel ändern. Das bedeutet, dass Mitarbeiter sich nicht jede Genehmigungsregel selbst merken müssen.

Dynamics 305 und Westig leitet die Anforderungen durch den richtigen Prozess und speichert dabei die Historie direkt im System. Angenommen, ein Manager fordert eine große Menge an Ausrüstung an und das Unternehmen weiß noch nicht, welcher Lieferant den Auftrag erhalten soll. Der Einkauf kann eine Angebotsanfrage erstellen, oft als RFQ bezeichnet. Eine RFQ fordert mehrere Lieferanten auch für denselben Bedarf an Angebot ab. Der Einkäufer sendet die Anforderungen wie Helmtyp, Handschuhgröße, Mengen und das gewünschte Lieferdatum. Jeder Lieferant kann einen Preis und seine Konditionen zurückwählen. Vielleicht ist ein Anbieter günstiger, kann aber erst in drei Wochen liefern. Ein anderer kostet etwas mehr, kann aber alles bereits nächsten Dienstag liefern. Der Einkäufer kann diese Antworten vergleichen, bevor er eine Schallung. Der Preis ist wichtig, aber nicht das einzige gekriegt. Liefertermine, Produktdetails, Rabatte und die Fähigkeit des Lieferanten, die Anforderungen zu erfüllen, beeinflussen die Wahl.

Das System hält die Angebote mit der Anforderung verknüpft, anstatt den Vergleich in einer E-Mail-Kette zu vergraben. Bevor ein Einkäufer jemanden auswählt, verwaltet Dynamics 365 auch Lieferantendatensätze. Ein Lieferantendatensatz enthält die für den Einkauf notwendigen Firmendetails wie den Namen und Informationen zur Geschäftsbeziehung vor Geschäftsbeziehung. Lieferantenkataloge können die Produkte zeigen, die ein Lieferant anbietet und Lieferanten können diese veröffentlichen, um die Informationen aktuell zu halten. Für eine strengere Kontrolle kann ein Produkt eine Liste zugelassener Lieferanten. Diese zeigt dem Einkäufer, welche Lieferanten das Unternehmen für dieses Produkt freigegeben hat. Sie leitet die Auswahl und verhindert, dass jemand einen Lieferanten wählt, den das Unternehmen nie einsetzen wollte, wie er. Einige Lieferantenbeziehungen beinhalten zudem vorab ausgehandelte Konditionen.

Eine Einkaufsvereinbarung hält eine langfristige Abmachung zwischen dem Unternehmen und dem Leben. Das Unternehmen verpflichtet sich dazu, über einen bestimmten Zeitraum eine gewisse Menge zu kaufen, einen bestimmten Betrag auszugeben und der Lieferant stimme denen zu. Preis- und Rabattvereinbarungen erfassen Lieferantenpreise oder Nachlässe, die für bestimmte Zeiträume gelten. Wenn der Lieferant von Sicherheitsausrüstung also einen niedrigeren Preis für Handschuhe für die nächsten sechs Monate zugesagt hat, kann Dynamics 365 dies speichern, anstatt dass sich jeder Einkäufer daran erinnern muss. Bonusvereinbarungen können zudem Fälle nachverfolgen, in denen ein Lieferant Geld zurückzahlt, nachdem das Unternehmen ein bestimmtes Einkaufsvolumen erreicht hat. An diesem Punkt weiß das Unternehmen, was es benötigt, wer es liefern kann und welche Bedingungen gelten. Die Suche ist beendet, aber der Lieferant benötigt noch einen formellen Auftrag.

Drittens, die Bestellung. Das schriftliche Versprechen des Unternehmens. Der Einkäufer hat sich für den Lieferanten von Sicherheitsausrüstung geschrieben. Nun benötigt das Unternehmen eine Bestellung, im Englischen auf TO genannt. Eine Bestellung ist das formelle Dokument, das dem Lieferanten genau mitteilt, was das Unternehmen zu kaufen beabsichtigt. Sie benennt den Lieferanten, listet die Artikel oder Dienstleistungen auf, zeigt die Menge und den vereinbarten Preis und enthält das Lieferdatum sowie die Zahlungsbedingungen. Für unser Lager könnt ihr die Bestellung 20 Helme, 10 Kartons, Handschuhe und ein Lieferdatum für nächsten Dienstag auflisten. Sie wandelt eine Kaufentscheidung in einen klaren Datensatz um, mit dem beide Seiten arbeiten können. Niemand muss raten, welchen Handschuhtyp das Unternehmen angefordert hat, wie viele Einheiten erwartet werden oder welchen Preis der Einkäufer mit dem Lieferanten vereinbart hat.

Eine Bestellung kann auf verschiedene Weise initiiert werden. Meistens stammt sie aus einer genehmigten Bestellanforderung. Der Lagerleiter hat die Sicherheitsausrüstung angefordert, die zuständigen Personen haben diese Anfrage genehmigt und der Einkauf wandelt sie in eine Bestellung um. Sie kann auch aus einer Einkaufsvereinbarung stammen. Wenn das Unternehmen bereits eine langfristige Vereinbarung mit dem Lieferanten getroffen hat, kann der Einkäufer einen Abrufauftrag zu dieser Vereinbarung erstellen, anstatt jedes Detail neu einzugehen. Manchmal erzeugt der Bedarf den Auftrag. Ein Unternehmen plant möglicherweise den Materialeinkauf aufgrund zukünftiger Produktionsbedarfe und eine MX 365 kann aus diesem Bedarf geplante Bestellung erstellen. Wenn das Unternehmen einen geplanten Auftrag freigibt, wird daraus eine echte Bestellung. Dann gibt es noch Direktkäufe. Ein Einkäufer kann manuell eine Bestellung erstellen, wenn es keine vorherige Anforderung, Vereinbarung oder geplanten Bedarf gibt.

Dies kann vorkommen, wenn ein Einkäufer bereits weiß, was das Unternehmen benötigt und welcher Lieferant es liefern wird. Verschiedene Ausgangspunkte, dasselbe Ziel. Bevor die Bestellung weiterverarbeitet wird, kann das Unternehmen eine Genehmigung verlangen. Der Einkäufer bereitet die Bestellung vor, aber je nach den automatischen Betragsregeln des Unternehmens muss die Bestellung möglicherweise intern freigegeben werden, bevor sie den Lieferanten erreichen. Dadurch werden zwei Entscheidungen getrennt. Zuerst genehmigt das Unternehmen seine eigene Verpflichtung, dann bestätigt das Unternehmen die Bestellung beim Lieferanten, was zeigt, dass beide Seiten sich einig sind. Eine bestätigte Bestellung ist mehr als eine interne Notiz. Sie dokumentiert, dass die Bestellung den Lieferanten erreicht hat und eine Einigung über den Kauf besteht. Dynamics 365 erspart Einkäufern zudem das wiederholte Eintippen derselben Informationen bei Bestellungen von bekannten Lieferanten.

Der Lieferantendatensatz kann Details wie Lieferinformationen, Zahlungsbedingungen und andere übliche Einstellungen automatisch ausfüllen. Der Einkäufer prüft die Bestellung weiterhin und kann Details bei Bedarf ändern, aber die Standardinformationen sind von Anfang an korrekt hinterlegt. Das reduziert den Tippaufwand und sorgt für konsistentere, wiederkehrende Bestellungen. Die Lieferung erfolgt nicht immer in einem Paket an einem einzigen Tag. Stellen Sie sich vor, der Lieferant hat alle Handschuhe vorrätig, aber nur die Hälfte der Helden sind bereit. Ein Lieferplan ermöglicht es dem Unternehmen, eine Bestellung in geplante Lieferungen an verschiedenen Tagen aufzuteilen. Die Bestellung kann aufzeigen, dass zehn Helden am nächsten Dienstag eintreffen, die restlichen zehn Wochen später und die Handschuhe mit der ersten Lieferung. Eine Bestellung bleibt verbunden, während der Lieferplan den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht.

Manche Einkäufe gelangen überhaupt nicht direkt an das Unternehmen. Direktlieferung bedeutet, dass der Lieferant das Produkt direkt an den Kunden des Unternehmens versendet. Ein Unternehmen verkauft beispielsweise einen Spezialartikel, lagert diesen aber nicht im eigenen Lagen. Es kann einen Verkaufsauftrag für den Kunden und eine zugehörige Bestellung für den Lieferanten erstellen. Der Lieferant versendet direkt an den Kunden, während Dynamics 365 die zugehörigen Verkaufs- und Einkaufsschritte im Hintergrund verknüpft. Dies vermeidet einen unnötigen Zwischenstopp im eigenen Lager des Unternehmens und hält Kunden- und Lieferantenauftrag verbunden, sodass der Artikel über beide Seiten der Transaktion nachverfolgt werden kann. Eine Bestellung kann mehr als nur den Hauptartikel enthalten. Einige Produkte erfordern zugehörige Artikel. Wenn das Unternehmen Helme bestellt, benötigt es möglicherweise auch Ersatzvisiere oder Montageteile.

Dynamics 365 kann ergänzende Artikel vorschlagen, die erforderlich, optional oder ohne Aufpreis enthalten sein können. Der Einkäufer erkennt den damit verbundenen Bedarf bereits bei der Erstellung der Bestellung, anstatt dies erst nach Erhalt der Hauptlieferung festzustellen. Dann gibt es noch die Gebühr. Fracht, Bearbeitungs- und ähnliche Kosten können ebenfalls zur Bestellung gehören. Eine Gebühr kann für die gesamte Bestellung oder für eine bestimmte Bestellzahle gelten, je nachdem, wie das Unternehmen sie erfassen muss. Das ist wichtig, denn ein niedriger Produktpreis spiegelt nicht die Gesamtkosten wider, wenn die Lieferung hohe Gebühren verursacht. Durch die Erfassung der Gebühr mit der Bestellung bleiben diese Kosten mit dem Kauf verknüpft, anstatt sie separat zu notieren. Der Lieferant hat nun einen bestätigten Auftrag mit klaren Artikeln, Preisen, Terminen und Bedingungen. Doch eine bestätigte Bestellung hält nur fest, was das Unternehmen erwartet.

Dynamics 365 benötigt dennoch einen Nachweis, wenn die Wagen oder Dienstleistungen tatsächlich eintreffen.

Wareneingang und Rechnungsprüfung Der LKW fährt mit den Helmen und Handschuhen am Lager vor. Bevor jemand den Auftrag als abgeschlossen markiert, muss das Lagerteam prüfen, was tatsächlich angekommen ist. Sie registrieren den Eingang, gleichen die Lieferung mit der Bestellung ab und buchen den Wareneingang auf diesen Auftrag. Ein Wareneingang ist einfach die Art und Weise, wie das System festhält, dass Waren eingetroffen sind. Wir sind zehn Stück. Die Bestellung umfasst 20 Helme und zehn Kartons Handschuhe. Aber der Fahrer liefert nur zehn Helme und alle zehn Kartons Handschuhe. Das Lager bucht das, was tatsächlich eingegangen ist, nicht das, was das Unternehmen erwartet hatte. Die verbleibenden zehn Helme bleiben auf der Bestellung offen, bis der Lieferant sie liefert oder der Käufer den Auftrag ändert. Es hat für eine korrekte Buchführung. Sobald der Wareneingang gebucht ist, ändert sich die Bestellung.

Das System trennt nun die bestellte Menge von der empfangenen Menge, sodass Einkäufer, Lagerpersonal und Finanzabteilung den Status sehen, ohne telefonieren zu müssen. Bei Lagerartikeln aktualisiert der Wareneingang zudem den Bestand. Die Handschuhe erscheinen als verfügbarer Bestand und können vom Lagerteam verwendet werden. Wenn die Artikel zu einem bestimmten Projekt, einer Anlage oder einer Direktlieferung gehören, kann Dynamics 365 den Kauf stattdessen diesem Verwendungszweck zuordnen. Das Unternehmen weiß mehr als nur, wie wir Handschuhe gekauft haben. Es weiß, ob die Handschuhe angekommen sind, wie viele angekommen sind und wo sie hingehören. Nicht jeder Einkauf erreicht jedoch eine Laderampe. Stellen Sie sich vor, das Unternehmen engagiert einen Sicherheitstrainer für einen Tag, zahlt für Softwarezugang oder beauftragt einen externen Reparaturservice. Es gibt keine physischen Güter, keine Paletten zu zählen und keinen Lagereingang zu registrieren.

Für Dienstleistungen und andere nicht-physische Einkäufe kann das Unternehmen einen einfacheren Weg wählen. Je nach Einrichtung kann es den Eingang direkt auf der Bestellung ohne Lagerschritt erfassen oder direkt zur Lieferantenrechnung übergehen. Die gleiche Frage gilt weiterhin. Hat das Unternehmen erhalten, was es zu kaufen vereinbart hatte? Bei einer Schulung könnte die Antwort lauten, dass das Training stattgefunden hat. Bei einer Reparatur bestätigt jemand, dass die Arbeiten abgeschlossen. Der Datensatz benötigt weder eine Box noch ein Barcode, um zu belegen, dass das Unternehmen etwas erhalten. Dann trifft die Lieferantenrechnung ein. Die Rechnung geht in die Kreditorenbuchhaltung, den Teil von Dynamics 365, der festhält, was das Unternehmen Lieferanten schuldet und Zahlungen vorbereitet. Die Rechnung ist mit der Bestellung verknüpft, sodass die Kreditorenbuchhaltung sie nicht als isolierte Rechnung ohne Historie behandelt.

Hier verhindert eine einfache Prüfung viel Ärger. Dynamics 365 vergleicht drei Dinge. Was das Unternehmen bestellt hat, was geliefert wurde und was der Lieferant in Rechnung stellt. Man nennt dies einen Abgleich. Einfach ausgedrückt stimmt die Rechnung mit der Vereinbarung überein. Die Bestellung könnte 20 Helme zu einem vereinbarten Preis ausweisen. Der Wareneingang könnte zeigen, dass bisher nur 10 Helme angekommen sind. Wenn der Lieferant eine Rechnung über 20 stellt, kann das System die Differenz aufzeigen, bevor das Unternehmen zahlt. Das automatisiert den Drei-Wege-Abgleich. Die drei Datensätze sind die Bestellung, der Wareneingang und die Rechnung. Wenn sie übereinstimmen, hat die Kreditorenbuchhaltung einen klaren Weg vor sich. Wenn der Preis abweicht, die Rechnungsmenge, die Liefermenge übersteigt oder eine Position auftaucht, die niemand bestellt hat, kann das Unternehmen anhalten und nachforschen.

Vielleicht hat der Lieferant die Rechnung zu früh gesendet. Vielleicht tauchten Frachtkosten als separater Betrag auf, den der Käufer prüfen. Vielleicht hat der Lieferant einfach die falsche Menge eingegeben. Es geht nicht darum, böse Absicht zu unterstellen. Die Automatisierung erkennt Differenzen, während das Unternehmen noch nachfragen kann, anstatt erst nach der Zahlung. Jede Rechnung benötigt auch einen Platz in der automatisierten Finanzbuchhaltung des Unternehmens. Dies automatisiert die Aufgabe der Buchungsverteilung. Sie geben Dynamics 365 vor, wie die Kosten zu verbuchen sind. Die Sicherheitshandschuhe könnten zu den Betriebskosten des Lagers gehören. Ein neuer Gabelstapler könnte einem Anlagekonto zugeordnet werden. Ein Projekteinkauf muss möglicherweise gegen das entsprechende Projekt verbucht werden. Eine Rechnung kann sogar auf mehr als eine Stelle aufgeteilt werden. Wenn sich beispielsweise zwei Lagerteams eine Handschuhbestellung teilen, kann das Unternehmen die Kosten auf deren Abteilungen aufteilen.

Die Finanzabteilung kann dann sehen, wo das Geld blieb, ohne die Antwort später aus einer wagen Rechnungsbeschreibung rekonstruieren zu müssen. Nachdem die Rechnung abgeglichen wurde und alle notwendigen Prüfungen abgeschlossen sind, kann sie einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Die Buchung der Rechnung erfasst den Betrag, den das Unternehmen dem Lieferanten in der Kreditorenbuchhaltung schuldet. Die Rechnung ist nun eine Verbindlichkeit. Zahlungsbedingungen helfen dabei, das Fälligkeitsdatum zu bestimmen. Die Kreditorenbuchhaltung kann fällige Rechnungen zur Zahlung vorbereiten. Und sobald das Unternehmen die Zahlung abwickelt, gleicht Dynamics 365 den Lieferantensaldo für diese Rechnung aus. Die Bestellung hat sich nun von einer erwarteten Lieferung zu einem erfassten Aufwand und einer abgeschlossenen Zahlung entwickelt. Aber dieser Prozess bewirkt mehr als nur die Bezahlung. Es bietet dem Unternehmen eine verwertbare Aufzeichnung jeder Entscheidung und Übergabe im Zusammenhang.

Kontrollierte Transparenz und bessere Entscheidungen bei den Lieferanten. Eine vernetzte Einkaufsaufzeichnung ermöglicht es einem Unternehmen, zudem Käufe zu kontrollieren, bevor Probleme die Finanzabteilung haben. Einkaufsrichtlinien legen die Grundregeln fest. Sie steuern, was Mitarbeiter anfordern dürfen, welche Lieferanten sie nutzen können und wann Einkauf genehmigt werden muss, bevor Firmengelder ausgegeben werden. Denken Sie an die Anforderungen von Sicherheitsausrüsten. Das Unternehmen könnte vom Lagerpersonal verlangen, nur zugelassene Sicherheitsprodukte zu wählen, während nur das Einkaufsteam oder das Einkaufsteam der Lieferanten auswählen darf. Eine kleine Nachbestellung erfordert vielleicht eine Genehmigung. Aber eine Großbestellung für ein neues Team könnte einen Budget verantwortlichen und einen Einkaufsleiter erfordern. Die Regeln sind direkt im Prozess verankert. Mitarbeiter müssen nicht nach Richtlinien Dokumenten suchen, raten, wer etwas genehmigen muss oder E-Mails weiterleiten.

Bis jemand antwortet. Dynamics 365 kann die Anfrage basierend auf Abteilung, Betrag, Art des Kaufs oder der zugehörigen Richtlinie weiterleiten. Dieser Weg wird als Workflow bezeichnet. Ein Workflow gibt Anfragen, Bestellungen und Rechnungen einen klaren Pfad von einer Person zur nächsten vor. Jede Person kann den Datensatz genehmigen, ablehnen oder zur Änderung zurücksenden und das System zeichnet die Aktion auf. Kein Rätsel raten mehr, ob eine Genehmigung in einer langen E-Mail-Kette erfolgt ist. Dies hilft auch, wenn jemand abwesend ist. Die Arbeit verschwindet nicht im Posteingang dieser Person, ohne dass man weiß, wo sie hängen geblieben ist. Das Unternehmen kann den aktuellen Status sehen und entsprechend haben. Auch Lieferanten können einbezogen werden, wenn das Unternehmen das Lieferantenportal nutzt. Das Lieferantenportal bietet Lieferanten einen Ort, um Anfragen für Angebote oder freigegebene Bestellungen einzusehen.

Sie können auf Angebotsanfragen reagieren und Bestellungen direkt bestätigen, wenn das Unternehmen eine Bestätigungsanfrage sendet. Dadurch arbeiten beide Seiten mit demselben Dokument. Anstatt dass ein Einkäufer ein PDF sendet, auf eine Antwort wartet und diese manuellen System überträgt, kann der Lieferant die Details direkt im vernetzten Prozess bestätigen. Der Einkäufer kann die Antwort sehen, ohne den Datensatz manuell neu erstellen zu müssen. Sobald Käufe das System durchlaufen, sammelt das Unternehmen nützliche Informationen, ohne weitere Tabellen erstellen zu müssen. Die Ausgabenanalyse beantwortet eine einfache Frage, wohin fließt das Geld? Ein Einkaufsleiter kann Ausgaben nach Lieferant, Produkt, Beschaffungskategorie oder Abteilung überprüfen. Vielleicht denkt das Unternehmen, es kauft Handschuhe nur bei einem Lieferanten, aber die Aufzeichnungen zeigen, dass mehrere Teams ähnliche Handschuhe bei verschiedenen Anbietern kaufen.

Vielleicht gibt eine Abteilung mehr für externe Reparaturen aus als erwartet. Diese Details geben dem Unternehmen einen Grund, vor dem nächsten Einkauf bessere Fragen zu stellen. Die Lieferantenleistungsanalyse betrachtet des Anbieters in derselben Geschichte. Einkäufer können Einkaufs- und Liefergebnisse vergleichen, wenn sie entscheiden, wer zukünftige Aufträge erhalten soll. Ein niedriger Preis auf dem Papier sieht vielleicht weniger adaktiv aus, wenn der Lieferant wiederholt zu spät liefert, unvollständige Bestellungen versendet oder vereinbarte Bedingungen nicht einhalten kann. Das Unternehmen kann seine eigenen Einkaufsunterlagen verwenden, wenn es die Lieferantenbeziehung überprüft. Dann gibt es noch den Audit. Ein Audit-Trailer ermöglicht es, einen Einkauf über dessen gesamte Historie hinweg nachzuverfahren. Man kann mit der ursprünglichen Anforderung beginnen, sehen, wer sie genehmigt hat, den Einkaufsauftrag prüfen, den Wareneingang kontrollieren, die Rechnung finden und die Zahlung sehen, mit der sie beglichen.

Dieser Datensatz hilft Finanz- und Prüfungsteams, aber auch normalen Mitarbeitern bei der Beantwortung alltäglicher Fragen. Warum haben wir das gekauft? Wer hat diesen Lieferanten ausgegeben? Sind die Waren angekommen? Wurde die Rechnung bereits bezahlt? Die Antwort liegt im Einkaufsdatensatz. Kehren wir zum Bürogebäude vom Anfang zurück. Der Einkauf, der Wareneingang und die Finanzabteilung haben unterschiedliche Aufgaben, aber sie alle betrachten Teile desselben Kaufs, anstatt lose Papiere zwischen verschiedenen Räumen hin und her zu schicken, hin und her zu schicken. Unser Lagerleiter und unsere TMS-Anfrage für Helme und Handschuhe verfügen nun über eine vollständige Historie. Die Anforderung entsprach der Unternehmensrichtlinie. Die richtigen Personen haben sie genehmigt. Der Lieferant hat die Ausrüstung geliefert. Das Lagerpersonal hat den Wareneingang erfasst. Die Kreditorenbuchhaltung hat die Rechnung abgeglichen und bezahlt.

Einfache Unterscheidung sorgt dafür, dass all diese Bausteine klar bleiben. Sourcing hilft dem Unternehmen bei der Auswahl der Lieferanten, während Procurement verwaltet, was nach der Kaufentscheidung geschieht. Fazit. Ein verbundener Datensatz von der Anforderung bis zur Zeit. Hier ist das Gesamtbild. Procurement und Sourcing nehmen all diese verstreuten Übergaben und machen daraus einen nachverfolgbaren Unternehmensprozess. Eine Anfrage verschwindet nicht in einem Posteingang, eine Genehmigung existiert nicht nur im Gedächtnis von jemandem und eine Wechnung kommt nicht ohne klare Verbindung zu der Entscheidung dahinter an. Dadessen verfügt das Unternehmen über einen verbundenen Datensatz, der den gesamten Einkaufsprozess durchgängig geäbt. Das gibt Ihnen eine klare Antwort, wenn Sie eine benötigen. Als Einkäufer können Sie den Auftrag einsehen. Das Lager sieht, was erwartet wird. Die Finanzabteilung weiß, was ist unheimlich schuldig.

Und Manager sehen genau, wohin die Ausgaben fließen. Einkauf umfasst weiterhin Menschen, Lieferanten, Waren, Dienstleistungen und Entscheidungen. Dynamics Dynam 65 in der Nicht. Es führt die Aufzeichnungen darüber zusammen, damit Sie mit weniger losen Enden und weniger Überraschungen einkaufen können. Abonnieren Sie uns auf Ihrer bevorzugten Podcast-Plattform und teilen Sie diesen Wissenshappen mit jemandem, der gerade anfängt, Dynamics Dynam 560 Procurement und Sourcing zu lernen. Merci. Vielen Dank. Ben. Alt-Ich bin model J Escöl mode.