Willkommen bei den Microsoft Knowledge Nuggets. Ich bin Mirko Peters. Das heutige Thema sorgt oft für Verwirrung. Was genau ist Dataverse? Ist es eine Datenbank, eine App oder ein versteckter Dynamics 365 Dienst, den nur IT-Mitarbeiter verstehen müssen? Hier ist die einfachste Definition. Dataverse ist die gemeinsame Datengrundlage hinter vielen Dynamics 365 Funktionen, denn sie ist Dynamics 365 im Bürogebäude. Vertrieb, Kundendienst und andere Apps sind die Räume, in denen die Mitarbeiter arbeiten, während sich hinter den Wänden das Ablagesystem und die Regeln befinden. Am Ende dieser Folge wissen Sie, wo Dynamics Daten gespeichert sind und wie sich ein Kundenupdate in der Vertriebsarbeit, in der Automatisierung und in der Berichterstellung auswirken kann. Bevor wir uns jedoch mit Produktnamen befassen, beginnen wir mit dem geschäftlichen Chaos, das dies löst. Ein gemeinsamer Ort. Anstelle separater Kopie.

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem Vertriebsteam, einem Support-Team und einem Finanzteam vor. Der Vertrieb speichert Kundendaten in einer Tabellenkalkulation. Der Support arbeitet in einem separaten Volltuch. Die Finanzabteilung hat Kundennamen in einem eigenen System. Jemand anderes speichert E-Mail-Threads in einem freigegebenen Postfach, während eine andere Person Notizen in einem Ordner aufbewahrt, den niemand sonst finden kann. Derselbe Kunde ist jetzt an fünf Orten vorhanden. Diese Situation fühlt sich zunächst normal an, da jedes Team nur den Teil der Arbeit sieht, der vor ihm liegt. Aber hier ist der Clou. Sobald ein Kunde seine Telefonnummer, Adresse, seinen Firmennamen oder seinen Hauptansprechpartner ändert, fangen die Probleme an. Der Vertrieb aktualisiert die Tabelle. Der Support sieht sie nicht. Die Finanzabteilung sendet Dokumente weiterhin an die alte Adresse. Dann exportiert jemand eine Liste, bereinigt sie manuell, schickt sie per E-Mail herum und plötzlich glauben drei Personen, dass ihre Kopie die richtige ist.

Welcher Liste können sie vertrauen? Diese Frage verschwendet mehr Zeit, als sie vielleicht denken. Mitarbeiter halten, um Datensätze zu vergleichen. Manager fragen, warum ein Bericht nicht mit dem Vertriebssystem übereinstimmt. Ein Support-Mitarbeiter eröffnet einen Fall für einen Kunden, dessen Daten bereits an einer anderen Stelle gespeichert sind. Nur geringfügig haben wir es. Niemand versucht, ein Chaos zu verursachen. Das Chaos entsteht durch Kopie. Vor 20 Jahren bedeuteten separate Systeme, separate Server, separate Datenbanken und separate Teams, die ihre eigenen Informationen aufbewahren. Das Verbinden erforderte individuelle Arbeit, geplante Importe und viele manuelle Überprüfen. Eine Änderung an einer Stelle könnte morgen, nächste Woche oder nie anderes System erreichen. Dataverse bietet Geschäftsanwendungen, einen gemeinsamen Ort für diese Art von Informationen. Einfach ausgedrückt ist Dataverse die Cloud-Datenplattform von Microsoft für Geschäftsinformationen.

Sie speichert diese Informationen in strukturierten Tabellen, sodass die Daten eine klare Form haben und nicht als zufällige notizenlose Dateien und unzusammenhängende Tabellen Kalkulationsregisterkarten vorliegen. Sie können sich das wie den Aktenschrank des Unternehmens vorstellen, den jedoch mehrere genehmigte Tools gleichzeitig verwenden können. Ein Kunde wird einmal in Dataverse angezeigt. Dieser Kunde kann in Dynamics 365 Sales angezeigt werden, wenn ein Vertriebsmitarbeiter an einem Geschäft arbeitet. Dieselben Kundendetails können in Dynamics 365 Customer Service angezeigt werden, wenn ein Agent eine Support-Anfrage bearbeitet. Eine Power-App kann dieselben Kundeninformationen für einen Außendienstmitarbeiter oder Kundenbetreuer verwenden, ohne dass jemand die Daten zuerst in eine neue App kopieren muss. Eine Kundenzeile, ein gemeinsamer Bezugspunkt. Das bedeutet nicht, dass jedes Team plötzlich alles zieht.

Für den Zugriff sind nach wie vor Regeln erforderlich, aber dazu kommen wir gleich. Das bedeutet, dass genehmigte Apps mit denselben Geschäftsinformationen arbeiten können, anstatt eine eigene konkurrierende Version davon zu erstellen. Aus diesem Grund passen Dynamics 365 und Dataverse so natürlich zusammen. Dynamics 365 Apps wie Vertrieb und Kundendienst verwenden Dataverse, um die Daten, mit denen sie arbeiten, zu speichern und zu sichern. Aber hier ist der Clou. Wenn jemand über die Integration von Dynamics 365 mit Dataverse spricht, stellt er sich oft zwei separate Produkte vor, die eine Verbindung zwischen sich benötigen. Bei vielen Dynamics 365 Apps ist das nicht der Fall. Die Daten befinden sich bereits in Dataverse. Sie ziehen keine Kundenliste aus Dynamics 365, kopieren sie in eine andere Datenbank und hoffen, dass beide Seiten aktuell bleiben. Sie können auf derselben Grundlage aufbauen und dieselben Geschäftsinformationen verwenden, die Dynamics 365 bereits verwendet.

Das verändert die Konversation. Anstatt zu fragen, wie synchronisieren wir diese beiden Kundenlisten, können Sie fragen, welche Personen und Apps müssen mit diesem Kundendatensatz arbeiten und was sollte jede von Ihnen tun dürfen? Dataverse ersetzt nicht jedes System, das ein Unternehmen besitzt. Ein Unternehmen verwendet möglicherweise weiterhin Finanzsoftware, Branchentools, Lagersysteme, Websites oder ältere Anwendungen, die ihre eigenen Daten enthalten. Daten. Dataverse ist kein Wundermittel, das alle externen Systeme über Nacht entfernt. Es bietet Ihnen vielmehr einen gemeinsamen Ort für die Geschäftsdaten, die verbundene Apps gemeinsam nutzen müssen. Kundendetails, Vertriebsarbeit, Supportarbeit, Aufgaben und Nachverfolgung. Diese Datensätze können in einer Quelle zusammenleben, die von genehmigten Tools gelesen und aktualisiert werden kann. Öffnen Sie mit mir diesen Aktenschrank. Wenn Sie erst einmal gesehen haben, wie Dataverse die darin enthaltene Informationen organisiert wird, wird die gesamte Dynamics 365-Verbindung viel einfacher zu verstehen.

Öffnen wir diesen Aktenschrank. In Dataverse befinden sich die Informationen in Tabellen. Stellen Sie sich, dass Sie einen echten Schrank mit separaten Schubladen vorhaben. In einer Schublade befinden sich die Unternehmen, in einer anderen die Person und in einer dritten die Supportanfrage. Sie werfen nicht alle Papiere in eine riesige Schublade und hoffen, dass sie später jemand sortiert. Jede Schublade eine Aufgabe. In Dataverse enthält eine Tabelle also eine Art von Geschäftsinformation. Eine Kontottabelle enthält in der Regel die Unternehmen, mit denen Sie zusammenhaben. Eine Kontakttabelle enthält Einzelpersonen. Eine Lead-Tabelle enthält potenzielle Kunden, bevor Sie zu echten Kunden werden. Eine Falltabelle enthält Supportanfragen, während eine Aktivitätstabelle Aufgaben wie Anrufe, E-Mails, Termine und Aufgaben nachverfolgen kann. Das sind Standardtabellen? Microsoft integriert sie, da die meisten Unternehmen Kunden, Personen, Arbeit und Unterhaltungen nachverfolgen müssen.

Sie müssen nicht erst eine neue Tabelle für etwas Allgemeines erfinden, wenn eine Standardtabelle bereits ausreicht. Allerdings hat jedes Unternehmen aus seiner eigenen Arm. Ein Schulungsunternehmen muss möglicherweise Kurse und Zertifikate nachverfolgen. Ein Immobilienunternehmen benötigt möglicherweise Gebäude, Einheiten und Inspektionen. Ein Hersteller verfolgt möglicherweise Geräte, Prüfungen oder Servicebesuche nach. In diesen Fällen können Sie benutzerdefinierte Tabellen erstellen, die der Arbeit Ihres Unternehmens entsprechen. Stellen Sie sich eine benutzerdefinierte Tabelle so vor, als würden Sie einem Schrank an dem Schrank eine neue Schublade hinzufügen, die Sie dann eindeutig beschriften. Jede Tabelle enthält Zeilen. Eine Zeile ist ein Element in dieser Schublade. Eine Zeile. In der Kontakttabelle könnte beispielsweise Maria Gomez darstellen, eine Person in einem Kundenunternehmen.

Ihre Zeile enthält ihre eigenen Details, getrennt von denen alle anderen Kontakte im System. Balten beschreiben die Details, die Sie für jede Zeile aufbewahren möchten. Marias Kontaktzeile kann Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stellenbezeichnung, Unternehmen, Datensatzinhaber und Status enthalten. Ein A legt fest, welche Art von Informationen an diese Stelle gehören. Eine E-Mail-Spalte erwartet also eine E-Mail-Adresse und eine Status-Spalte kann die genehmigten Status-Optionen enthalten. So erhalten Geschäftsinformationen eine zuverlässige Form. Ohne Spalten könnte eine Person eine Telefonnummer in ein Notizfeld eingeben, eine andere sie in ein Namensfeld eintragen und eine dritte Person sie möglicherweise gar nicht eintragen. Mit einer übersichtlichen Kontakttabelle arbeiten alle mit denselben Details an denselben Stellen. Diese Struktur hilft Apps auch, die Daten zu verstehen.

Ein Formular kann die richtigen Felder anzeigen, ein Bericht kann Kontakte nach Status kopieren und eine Automatisierung kann reagieren, wenn Sie Ihren Inhaber ändern. Die Informationen werden nicht einfach nur gespeichert, sondern verfügen auch über Bezeichnungen, die verbundenen Tools mitteilen, was die einzelnen Teile bedeuten. Beginnen Sie mit den Standardtabellen, wenn Sie Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Wenn Sie ein Unternehmen verkaufen, beschreiben Konten und Kontakte bereits ein Muster, das die meisten Menschen verstehen. Wenn Sie mit Kundensupport arbeiten, bieten Ihnen Vorgänge einen Ausgangspunkt. Fügen Sie dann nur dort benutzerdefinierte Tabellen hinzu, wo Ihr Unternehmen über Informationen verfügt, die nicht zu den integrierten Mustern passen. Dadurch wird ein häufiges Problem vermieden, bei dem fünf verschiedene Tabellen erstellt werden, die alle Kunde bedeuten.

Ein Team nennt sie Kunde, ein anderes Kundenstamm und ein drittes, Partnerkontakt e-slash-a-i. Bald wissen die Leute nicht mehr, welche Tabelle sie verwenden sollen. Klare Standardtabellen und sorgfältig benannte benutzerdefinierte Tabellen sorgen dafür, dass der Schrank verständlich bleibt, wenn mehr Leute ihn erweitern. Im nächsten Schritt beginnen diese Schubladen zusammenzuarbeiten. Ein Kontakt gehört zu einem Konto. Maria arbeitet für Contoso Ltd. Anstatt die Adresse, die Haupttelefonnummer und die Unternehmensdetails von Contoso erneut in Marias Zeile einzugeben, kann Dataverse eine Beziehung zwischen der Kontakttabelle und der Kontotabelle herstellen. Maria ist mit Contoso verknüpft und diese Verknüpfung ist wichtig, da die Unternehmensinformationen im Unternehmen verbleiben. Wenn Contoso die Büroadresse ändert und jemand die Kontozeile einmal aktualisiert, kann jeder verknüpfte Kontakt weiterhin auf dasselbe Unternehmen verweisen, ohne seine eigene alte Kopie mit sich zu führen.

Beziehungen verknüpfen auch einen Supportfall mit dem Kunden, der ihn gemeldet hat. Sie können eine Verkaufschance mit den Anrufen, E-Mails, Besprechungen und Aufgaben rund um diesen Deal verknüpfen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine Verkaufschance öffnet, kann er die damit verbundene Aktivität sehen, anstatt in nicht zusammenhängenden Notizen und Kalendern zu suchen. Die Informationen haben einen Kontext. Sie sehen nicht nur eine Fallnummer, sondern auch, zu welchem Kunden sie gehört. Sie sehen nicht nur eine Kontaktverkaufschance, sondern auch das mit dieser Person verbundene Unternehmen. Diese Verknüpfungen halten die Daten nützlich, ohne dass sie immer wieder dieselben Fakten an verschiedenen Stellen eingeben müssen. Ein kleiner Hinweis zur Benennung, bevor Sie ältere Anleitungen lesen oder ältere Videos ansehen. Möglicherweise hören Sie die Wörter Entität, Feld und Datensatz. Dies sind ältere Dataverse-Begriffe.

Microsoft verwendet jetzt Tabelle anstelle von Entität, Spalte anstelle von Feld und Zeile anstelle von Datensatz. Die Bedeutung hat sich nicht geändert. In einer älteren Anleitung, in der Sie zum Erstellen einer Entität aufgefordert werden, geht es um das Erstellen einer Tabelle. Ein Feld ist eine Spalte und ein Datensatz ist eine Zeile. Wenn Sie beide Begriffsgruppen kennen, denken Sie nicht, Sie hätten ein anderes Produkt gefunden. Tabellen organisieren also die Informationen und Beziehungen verbinden Sie. Ein gut organisierter Schrank benötigt jedoch immer noch Kontrollen. Jemand muss entscheiden, was Personen eingeben, ändern und sicher abrufen können. Die Regeln und der Empfangsdrehen Daten im Dataverse funktionieren nur dann, wenn die richtigen Personen sicher damit arbeiten können. Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt Kundendaten, ein Supportmitarbeiter den Fallverlauf, ein Manager einen umfassenderen Überblick und ein externer Partner benötigt möglicherweise nur Zugriff auf einen kleinen Teil des Prozesses.

Sie sollten nicht alle dieselben Informationen sehen. Denken Sie an einen Kundendatensatz mit einer privaten Kontaktnotiz, einem ausgehandelten Preis und einem offenen Supportfall. Wenn Sie jedem Benutzer vollen Zugriff gewähren, entsteht schnell ein Risiko. Wenn Sie alle so stark einschränken, dass Sie Ihre Arbeit nicht erledigen können, entsteht ein anderes Problem. Dataverse bietet Ihnen hierfür Kontrollen. Und die erste Kontrolle beginnt mit der Identität. Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmenskonto anmelden, werden Sie mit der Microsoft Entrer-ID identifiziert. Dellen Sie sich die Entrer-ID als den Empfangstresen am Büroeingang vor. Sie kommen an, zeigen Ihren Ausweis vor und der Empfangsmitarbeiter überprüft, wer Sie sind, bevor Sie eintreten können. Sie verwendet diese Identität, um zu wissen, welcher Benutzer mit den Daten arbeitet. Es belässt es nicht bei der Frage, darf diese Person eintreten?

Sondern fragt auch, was darf diese Person tun, nachdem sie eingetreten ist? Hier kommen Sicherheitsrollen ins Spiel. Eine Sicherheitsrolle ist eine Reihe von Berechtigungen, die mit einer Aufgabe oder Zuständigkeit verknüpft sind. Sie können eine Rolle für Vertriebsmitarbeiter, eine weitere für Kundendienstmitarbeiter und eine weitere für Manager erstellen. Jede Rolle kann den Zugriff auf eine Tabelle steuern. Beispielsweise kann ein Vertriebsmitarbeiter berechtigt sein, Konten, Kontakte, Leads und Verkaufschancen zu lesen, zu erstellen und zu aktualisieren. Er darf möglicherweise keine wichtigen Kundeninformationen löschen. Ein Support-Mitarbeiter kann Anfragen erstellen und aktualisieren, jedoch keine Verkaufschance ändern. Die Berechtigungen können das Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Zeilen umfassen. Das bedeutet, dass der Zugriff nicht davon abhängt, dass sich jemand daran erinnert, welche Schaltflächen in jeder App ausgeblendet werden sollen.

Die Berechtigungen befinden sich bei den Datenseiten. Daher gelten dieselben Schutzmaßnahmen überall dort, wo Dataverse-Daten angezeigt werden. Dann können Sie den Zugriff noch weiter einschränken. Die Sicherheit auf Zeilenebene entscheidet, mit welchen einzelnen Zeilen eine Person arbeiten kann. Ein Vertriebsmitarbeiter kann nur den Kunden sehen, den er besitzt, während ein Vertriebsleiter die Kundenzeilen sehen kann, die allen Mitgliedern seines Teams gehören. Beide Personen verwenden dieselbe Kontotabelle. Sie sehen nur nicht denselben Ausschnitt davon. Dieses Setup hilft Mitarbeitern, sich auf ihre eigene Arbeit zu konzentrieren, während Managern die benötigte Ansicht zur Verfügung gestellt wird. Außerdem verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass jemand Informationen über einen Kunden öffnet, auf den er eigentlich gar nicht zugreifen muss. Manche Informationen benötigen sogar noch strengeren Schutz.

Die Sicherheit auf Spaltenebene kann einzelne Spalten in einer Tabelle schützen. Ein Benutzer kann beispielsweise eine Kundenzeile öffnen, sollte aber keine persönliche Kennung, Gehaltszahlung, Bankverbindung oder private Finanznotiz sehen. Die Kundenzeile bleibt für die erforderliche Arbeit verfügbar. Die geschützte Spalte bleibt eingeschränkt. Bei größeren Unternehmen können Geschäftsbereiche Grenzen zwischen Teilen der Organisation schaffen. Ein Unternehmen kann Regionen, Abteilungen oder Tochtergesellschaften trennen, die mit unterschiedlichen Kundengruppen arbeiten. Geschäftsbereiche gestalten mit, wie der Zugriff über diese Grenzen hinweg funktioniert. Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen eine komplizierte Sicherheitskarte benötigt. Ein kleines Team benötigt möglicherweise nur ein paar Tage, oder? Ein größeres Unternehmen benötigt möglicherweise mehr Ebenen, da sich seine Teams, Regionen und Verantwortlichkeiten unterscheiden.

Der Punkt ist, dass Dataverse den Zugriff an die tatsächliche Funktionsweise des Unternehmens anpassen. Die Zugriffskontrolle schützt, wer auf die Daten zugreifen kann, aber Regeln schützen auch die Qualität der Daten selbst. Eine Geschäftsregel kann erfordern, dass jemand eine Telefonnummer eingebt, bevor er einen neuen Kontakt speichert. Sie kann eine Bedingung überprüfen, behe die Anforderung eines Grundes, wenn ein Fall geschossen wird. Sie kann auch ändern, was Benutzer basierend auf den eingegebenen Informationen sehen. Dieselbe Regel gilt für alle Apps, die diese Tabelle verwenden. Dies ist wichtig, da Sie nicht möchten, dass eine App unvollständige Daten akzeptiert, während eine andere App Sie ablehnen. Die Regel gehört zu den Geschäftsinformationen, nicht zu einem Bildschirm, der Sie zufällig anzeigt. Dataverse kann auch Logik im Hintergrund ausführen, um die Konsistenz der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Das Detail, das Sie sich merken müssen, ist einfach. Die Daten werden mit Regeln geliefert, nicht nur mit Speicher. Die Grundlage umfasst also die Informationen, die Personen, die damit arbeiten dürfen, und die Regeln, die sie nutzbar halten. Wenn Dynamics 365 auf derselben Grundlage arbeitet, benötigt es keine herkömmliche Brücke, um auf seine eigenen Geschäftsarten zuzugreifen. Was Dynamics 365-Integration eigentlich bedeutet, die meisten Leute hören Dynamics 365-Integration mit Dataverse und stellen sich zwei separate Systeme vor, die durch einen Connector verbunden sind. Ein System enthält die Kundendaten, ein anderes System benötigt eine Kopie. Also richtet jemand eine Synchronisierung ein, wartet, bis sie ausgeführt wird und hofft, dass dabei nichts schief geht. Dieses Bild ergibt für viele Geschäftstools Sinn. Aber hier, bei DMS, dem System für Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service, ist die Verbindung viel enger.

Diese Apps verwenden Dataverse als gemeinsame Datengründer. Es handelt sich nicht um zwei separate Datenbanken, die Kundenzeilen hin- und herschicken, nur um sich gegenseitig zu verstehen. Sie arbeiten von Anfang an mit denselben Geschäftsinformationen. Machen wir das konkret. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Vertriebsmitarbeiter und erstellen ein neues Unternehmen in Dynamics 365 Sales. Sie fügen den Hauptkontakt hinzu und beginnen mit der Arbeit einer möglichen Geschäfte. Diese Details werden sofort Teil der freigegebenen Daten, die die App verwendet. Später kontaktiert dieser Kunde den Support. Der Support-Mitarbeiter kann mit genau demselben Unternehmen und denselben Kontaktdaten. Niemand muss eine Liste aus dem Vertrieb exportieren oder den Kunden erneut in einem separaten Support-Tool anlegen. Der Agent verknüpft den Support-Fall einfach mit dem Kunden und sieht den Verlauf, der ihm hilft, zu verstehen, was mit den TMS los ist.

Der Vertrieb sieht den Deal, der Support sieht den Fall und beide Teams arbeiten mit demselben Kunden. Das bedeutet nicht automatisch, dass jeder Bildschirm identisch aussieht oder jedes Team demselben Prozess folgt. Der Vertrieb benötigt Leads, Verkaufschancen, Anrufe und Besprechungen. Der Kundendienst benötigt Fälle, Warteschlangen und den Serviceverlauf. Die Dynamics 365 App bietet Mitarbeitern Tools, die für ihre Arbeit entwickelt wurden. Die zugrunde liegenden Geschäftsinformationen können zwar überall dort verknüpft werden, wo sie benötigt werden, aber diese gemeinsame Grundlage ist oft das, was die Leute meinen, wenn sie über die Integration von Dynamics 365 und Delvers sprechen. Es geht nicht in erster Linie darum, Daten von Punkt A nach Punkt B zu verschieben. Es geht darum, dass Apps von Anfang an mit denselben Zeilen, Beziehungen, Regeln und Zugriffskontrollen arbeiten. Lassen Sie uns eine einfache Vertriebsreise durchgehen.

Ein Lead kommt von einer Website oder einem Event. Ein Vertriebsmitarbeiter arbeitet mit diesem Lead, erfährt mehr über die Person und wandelt den Lead in eine Kundenbeziehung und eine Verkaufschance um. Anrufe, E-Mails, Termine und Aufgaben können alle mit dieser Arbeit verknüpft werden. Das Team muss also nicht in verschiedenen Tools suchen, um die Geschichte zusammenzusetzen. Wenn der Kunde später Hilfe benötigt, kann ein Support-Fall mit demselben Kunden verknüpft werden. Der Support-Mitarbeiter sieht nicht nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Er kann im Kontext der bereits identifizierten Kundenbeziehung arbeiten. In der Zwischenzeit kann das Vertriebsteam sehen, dass der Kunde ein offenes Service-Problem hat und vermeiden, in ein Verlängerungsgespräch zu geraten und zu wissen, dass ein Problem vorliegt. Eine Kundenbeziehung kann verschiedene Arten von Arbeit unterstützen, was viel nützlicher ist, als einfach nur einen übereinstimmenden Kundennamen in zwei Systemen zu pflegen.

Sie hören möglicherweise auch den Begriff Common-Data-Modell, manchmal abgekürzt als TDM, manchmal. Lassen Sie sich durch den Namen nicht mysteriöser erscheinen, als er ist. Er bedeutet einfach, dass Microsoft allgemeine Geschäftsabellenmuster für Dinge bereitstellt, die viele Unternehmen nachverfolgen. Diese Muster verleihen Dynamics 365 und Dataverse-basierten Apps eine gemeinsame Ausgangssprache. Eine Firma steht für ein Unternehmen. Ein Kontakt steht für eine Person. Eine Aktivität verfolgt die Arbeit rund um eine Geschäftsbeziehung. Sie können die Einrichtung für Ihr Unternehmen anpassen und bei Bedarf eigene Tabellen hinzufügen, aber Sie beginnen nicht jedes Mal mit einem leeren Blatt. Wenn eine App eine Kontotabelle versteht und eine andere App dieselbe Tabelle verwendet, verweisen beide Apps auf denselben Typ von Geschäftsinformationen. Dadurch ändert sich auch, was Sie erstellen können.

Angenommen, Ihr Außendienst-Team benötigt eine einfache App, um einen Kunden nachzuschlagen, einen Besuch zu bestätigen und nach dem Termin eine Notiz hinzuzufügen. Sie können eine Power-App erstellen, die mit denselben Dataverse-Tabellen funktioniert, die bereits von Dynamics 365 verwendet werden. Es besteht keine Notwendigkeit, die Kunden nur für diese App in eine neue Liste zu exportieren. Der Außendienstmitarbeiter öffnet die App, sucht den Kunden und aktualisiert die Besuchsinformationen. Die Daten bleiben mit der Kundenbeziehung verknüpft, wie der Vertrieb oder Kundendienst bereits verwendet, vorbehaltlich der Sicherheitsregeln, die wir zuvor behandelt haben, die wir zuvor behandelt haben. Für strukturiertere Geschäftsarbeiten können Sie eine modellgestützte App erstellen. Eine modellgestützte App beginnt mit einem Datenmodell. Sie wählen die Dataverse-Tabellen aus, definieren Ihre Beziehungen, richten Formulare und Ansichten ein und wenden Sicherheitsrollen an.

Power-Apps verwendet dann diese Struktur, um eine funktionierende Geschäfts-App-Erfahrung zu erstellen. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie eine Werkbank um die Werkzeuge und Materialien herum anordnen und Ihr Team tatsächlich verwenden. Die Tabellen beschreiben die Arbeit, Beziehungen verbinden die Einzelteile. Formulare ermöglichen es, Personendetails einzugeben und zu überprüfen. Ansichten helfen Ihnen, die Zeilen zu finden, die Aufmerksamkeit erfordern. Die Sicherheit entscheidet, was jede Person öffnen oder ändern kann. Eine modellbasierte App kann parallel zu Dynamics 365 eingesetzt werden, dabei mit Dataverse-Funktion. Möglicherweise wickelt Dynamics 365 Sales den gesamten Vertriebsprozess ab, während eine kleinere modellbasierte App-Vertragsmanager einen fokussierten Ort zur Nachverfolgung von Kundenvereinbarungen bietet. Beide können mit zugehörigen Kundendaten arbeiten, ohne dass eine zweite Kundendatenbank erstellt werden muss.

Natürlich muss dieser Zugriff weiterhin sorgfältig erfolgen. Nur weil eine App mit einer Dataverse-Tabelle arbeiten kann, bedeutet TMNT nicht, dass jeder Benutzer jede Zeile bearbeiten oder jede Spalte sehen sollte. Die Rolle der Zeilen Zugriff und die Geschäftsregeln steuern weiterhin, was passiert. Eine Außendienst-App kann jemandem genau die Kundendetails und Aktionen bereitstellen, die er benötigt, ohne dass der Rest des Unternehmens oder die Daten von TMNT preisgegeben werden. Die Dynamics 365-Integration mit Dataverse ist jetzt also TMNT-Kabel, das zwei entfernte Räume verbindet. Dynamics 365 Apps und Geschäftsprozesse können alle auf derselben gemeinsamen Grundlage arbeiten. Wenn Sie das verstehen, wird die nächste Frage klar. Wofür können Sie dasselbe Kunden-Update noch auf der gesamten verbundenen Plattform von Microsoft oder TMNT verwenden? So funktioniert die verbundene Plattform in der Praxis.

Ein freigegebenes Kunden-Update wird nützlich, wenn die zugehörigen Tools reagieren können. Power Automate übernimmt die Folgearbeiten, indem es auf Änderungen in einer Dataverse-Zeile achtet und eine Aktion startet, wenn diese Änderung eintritt. Beispielsweise wird ein neuer Lead in Dynamics 365 Sales eingegeben. Ein Flow kann den zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, eine Nachricht in Teams posten oder eine Folgeaufgabe erstellen. Niemand muss den ganzen Tag ein Freigegebe überwachen. Der Lead ändert sich und der nächste Schritt wird automatisch gestartet. Power Automate benötigt jetzt keine separate Kopie des Leads, um diese Arbeit zu erledigen. Es kann auf die Zeile in Dataverse reagieren, indem es dieselben Kunden- und Besitzdetails verwendet, die die Vertriebs-App verwendet. Dadurch bleibt die Automatisierung nah am Geschäftsprozess, anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand eine Datei exportiert und eine manuelle E-Mail-Kette startet.

Dann gibt es noch Power BI. Ein Vertriebsleiter möchte möglicherweise die aktuelle Pipeline. Ein Kundendienstleiter muss möglicherweise einsehen, wie viele Fälle diese Woche eingegangen sind, welche Fälle noch offen sind oder welche Kunden am häufigsten den Support kontaktieren. Power BI kann Berichte zu Dataverse-Geschäftsdaten erstellen, sodass diese Teams die laufenden Arbeiten einsehen können, ohne jeden Freitagnachmittag neue Tabellen-Kalkulationsexporte erstellen zu müssen. Der Bericht basiert auf den Geschäftsdaten, die die Mitarbeiter bereits verwenden. Das bedeutet, dass sich ein Pipeline-Diagramm ändern kann, wenn sie Chancen weiterentwickeln. Ein Voll-Dashboard kann die aktuelle Arbeitslast anzeigen, wenn Agentenfälle aktualisieren. Der Punkt ist jetzt, dass ein Dashboard die Überprüfung von Details durch Mitarbeiter ersetzt, bietet Ihnen einen besseren Überblick über die Arbeit, bevor Sie entscheiden, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Power Apps fügt einen weiteren Pfad in denselben Prozess an. Stellen Sie sich einen Außendienstmitarbeiter vor, der bei einem Kunden eintritt. Er benötigt nicht die gesamte Dynamics 365 Sales-Erfahrung. Er muss möglicherweise nur den Kunden finden, die Besuchsdetails überprüfen, bestätigen, was passiert ist und eine Notiz oder ein Foto hinzufügen. Eine fokussierte Power App kann ihm diese kleinere Erfahrung bieten. Benötigt möglicherweise eine App zum Überprüfen von Kundenvereinbarungen. Benötigt möglicherweise eine einfache App zum Genehmigen an Anfragen. Jede App kann sich auf eine Aufgabe konzentrieren und dabei im Hintergrund mit denselben kontrollierten Dataverse-Informationen arbeiten. Die Person sieht das Tool, das zu ihrem Tag passt. Das Unternehmen behält die verknüpften Informationen. Manchmal entstehen diese Informationen außerhalb von Dataverse. Ein Unternehmen verfügt möglicherweise über eine Liste aus einer Online-Quelle, die Teil seiner Geschäftslandwerke.

Power Query kann Daten aus unterstützten Online-Quellen importieren, sie während des Imports bereinigen und in die richtige Dataverse-Tabelle laden. Dies ist nützlich, wenn eine externe Quelle Informationen enthält, die Ihre Dynamics- und Power-Plattform-Tools verwenden müssen. Sie müssen weiterhin entscheiden, was in Dataverse gehört und wie es mit den vorhandenen Tabellen verbunden wird. Wenn Sie Daten ohne diesen Gedanken importieren, wird die Verwirrung einfach an einen neuen Ort verlagert. Lassen Sie Ortem die Einzelteile in einen alltäglichen Ablauf einfügen. Ein neuer Lead wird in Dynamics 365 eingegeben und die Zuweisungsregel überprüft, wer für diesen Lead zuständig sein soll, möglicherweise basierend auf Region oder Produkt. Der Besitzer hält eine Teams-Nachricht über einen Power Automate-Flow, damit er weiß, dass Arbeit wartet. Wenn der Vertriebsmitarbeiter den Lead aktualisiert und durch den Vertriebsprozess verschiebt, ändert sich das Power BI-Dashboard, um dem Team anzuzeigen, wie die aktuelle Pipeline von Team Automist.

Ein Update beginnt an mehreren Stellen mit nützlicher Arbeit. Power Automate verschiebt die Arbeit von einem Schritt zum nächsten. Power BI hilft den Leuten, die Arbeit zu sehen. Power Apps bieten bestimmten Teams eine gezielte Möglichkeit zur Teilnahme. Dataverse sorgt dafür, dass die Geschäftsinformationen organisiert und sicher sind, während diese Tools ihre Arbeit erledigen. Dieser Unterschied ist wichtig. Automatisierung ist nicht dasselbe wie das Ablagesystem und ein Dashboard ist nicht dasselbe wie die Kundendatenbank. Jedes Tool hat eine eigene Aufgabe, aber alle können mit der selben Quelle arbeiten. Wenn Sie das wissen, können Sie das richtige Tool auswählen, anstatt jede Tabellenkalkulation oder einfache Liste so zu behandeln, als ob Sie den ganzen Geschäftsprozess ausführen sollen.

Wann Dataverse passt und was es nicht ersetzt. Hier ist der Clou. Wählen Sie Dataverse, wenn mehrere Personen und Apps mit verbundenen Geschäftsdaten arbeiten müssen. Sie benötigen klare Zugriffsregeln und wiederholbare Prozesse. Dataverse übernimmt das, ersetzt aber nicht alles andere. Excel ist nach wie vor jede Anlaufstelle für persönliche Analysen und schnelle Listen. SharePoint-Listen eignen sich gut für die einfache Teamverfolgung. Und wenn Sie ein Entwickler sind, der umfassende Kontrolle benötigt, ist SQL nach wie vor eine gute Wahl. Wann passt Dataverse also wirklich? Wenn Ihre Daten über Dynamics 365 Apps mit Automatisierung und Berichte hinweg verknüpft werden müssen, ohne dass eine weitere Kopie erstellt werden muss, dann ist das die Stärke von Dataverse. Aber Fazit, eine Grundlage für viele Business Tools. Das ist also das Fazit. Dynamics 365 und Dataverse funktionieren am besten, wenn alle Ihre Daten, Regeln, Sicherheitsmaßnahmen, Apps, Automatisierung und Berichte eine gemeinsame Grundlage haben.

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