¿Qué sucede cuando alguien en el trabajo necesita una computadora nueva, materia prima para la producción de un servicio de limpieza? En muchas empresas la vieja respuesta significaba correos electrónicos, hojas de cálculo, formularios de papel y alguien intentando localizar una factura semanesco. Bienvenidos a otro episodio de Píldoras de Conocimiento de Microsoft en M365FM. Soy Mirko Peters y hoy analizaremos la gestión de compras y abastecimiento, el proceso conectado que utiliza una empresa para adquirir bienes y servicios de proveedores. Piénselo como si fuera la recepción de un edificio oficial. Cada solicitud, aprobación, pedido, entrega, factura y pago pasa por el mismo lugar. Seguiremos una compra desde la primera solicitud hasta los controles que operan tras bambalinas. Uno que abarca realmente es la gestión de compras y abastecimiento. Gestión de compras y abastecimiento puede sonar a un nombre largo para decir, comprar cosas si trata sobre comprar, pero los dos palabras describen tareas distintas.

El abastecimiento es la labor de encontrar y elegir al proveedor adecuado. Piensa en una empresa que necesita guantes, cascos, señales de seguridad y gafas protectoras. Antes de que alguien haga un pedido, alguien debe decidir quién puede suministrar los productos correctos a un precio aceptable, en la fecha requerida y bajo condiciones que la empresa acepte. Eso es el abastecimiento. La gestión de compras comienza una vez que la empresa necesita administrar la compra. Abarca la solicitud, las aprobaciones, la orden de compra, la entrega, la factura y el pago. En conjunto, este proceso se denomina el abastecimiento. El nombre describe el camino completo. Una empresa identifica una necesidad, elige un proveedor, envía un pedido, recibe los bienes o servicios, obtiene una factura del proveedor y luego el departamento financiero le paga. Cada paso se conecta con el siguiente. Uno pensaría que es obvio, pero muchas empresas aún ejecutan estos pasos en lugares separados.

Un empleado en la solicitud por correo, un gerente la aprueba por mensaje de chat. Un comprador guarda los detalles en una hoja de cálculo. El almacén verifica una nota de entrega en papel. Y Contabilidad recibe una factura sin un vínculo claro con el pedido. La gente puede seguir comprando así, pero pierden el rastro. Un comprador no puede saber que el almacén ya recibió parte de un pedido. Finanzas puede terminar pagando la misma factura dos veces si llega a través de dos canales distintos. Los gerentes solo descubren el costo después de que el dinero ha salido de la empresa. Cuando alguien pregunta ¿Quién aprobó esto? La respuesta implica una larga búsqueda en las bandejas dentro. Dynamics 365 pone ese rastro en la plataforma conectada. La gestión de compras y abastecimiento vive dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management, donde una empresa maneja el movimiento y la disponibilidad de mercancías conectándose con finanzas y cuentas por pagar para registrar facturas, rastrear deudas y procesar pagos.

Así que las compras no se quedan solas en un rincón. El almacén puede registrar la llegada de mercancías, finanzas por la factura vinculada a esa compra y cuentas por pagar, puede verificar lo ordenado contra lo recibido y lo facturado por el proveedor. Cada equipo ve solo la parte que necesita mientras que la compra permanece como un registro conectado. Ahora bien, existen dos tipos de compra. La compra directa cubre bien esos servicios vinculados a lo que una empresa produce o vende. Un fabricante de muebles que compra madera, tornillos y tela está comprando materiales directos. Por lo tanto, sin esos materiales no puede construir el producto que vende. La compra indirecta cubre las cosas que mantienen el negocio en funcionamiento, pero no forman parte del artículo vendido, como laptops, mobiliario, oficina, capacitación, reparaciones, limpieza, software o asesoría legal. Ambas son importantes, pero a menudo comienzan de maneras diferentes.

La demanda de producción puede indicar a la empresa que necesita más piezas. Un empleado puede solicitar un monitor nuevo. Un gerente de instalaciones pone servicio de reparación. Dynamics 365 maneja todas esas necesidades diferentes mientras mantiene claro el proceso de compra. Usemos un ejemplo sencillo a lo largo de este episodio. Imagine que un gerente de almacén nota que el equipo necesita un nuevo equipo de seguridad. Algunos cascos están dañados y el suministro guante protector se va. El gerente necesita suficiente equipo para el equipo y la empresa necesita un registro claro antes de comprometer dinero. Esa compra comienza con una necesidad y toda compra controlada empieza cuando alguien pide algo. 2. Desde la solicita interna hasta el proveedor correcto. Así es como comienza todo el proceso de compra. Su gerente de almacén detecta una necesidad de equipo de seguridad y el primer registro creado dentro de Dynamics 365 es una requisición de compra.

Una requisición de compra es una solicitud interna para comprar algo. Le indica a la empresa que necesita una persona cuánto y, a menudo, a dónde debe ir. Observe que esta solicitud aún no le promete nada a ningún proveedor. Su distinción mantiene la parte inicial de la compra bajo el control de su empresa. El gerente de almacén puede solicitar 20 cascos y varias cajas de guantes, pero ningún proveedor recibe un pedido hasta que las personas adecuadas lo revisan. Para compras comunes, la solicitud puede comenzar en un catálogo de productos. Piensa en el catálogo como el instante de compras aprobado de su empresa. En lugar de escribir una solicitud vaga como guantes de seguridad, el empleado puede elegir un producto aprobado con una descripción, opción de proveedor y precios ya asignados. Eso ahorra tiempo, pero también evita que las personas compren productos aleatorios que no cumplen con las reglas de empresa.

Sin embargo, no todas las solicitudes caben en un catálogo. Una empresa puede necesitar una reparación puntual, formación de consultores o un servicio que no se almacena como producto físico. En ese caso, Dynamics 365 puede utilizar una categoría de compra. Una categoría de compra agrupa los gastos según lo que sea. Por ejemplo, la empresa podría usar categorías como suministros de seguridad, reparaciones de edificios, servicios legales o equipo informático. El solicitante puede escribir lo que necesite y colocarlo en la categoría correcta, incluso cuando no hay un número de artículo en un estante. Ahora bien, una solicitud no debería convertirse simplemente en una compra porque alguien hizo clic en. La empresa puede establecer límites de gasto, controles presupuestarios y flujo de pro. Una solicitud pequeña de guantes podría ser el gerente del almacén. Una solicitud más grande de equipo de seguridad podría requerir también la aprobación del responsable y responsable del presupuesto del departamento del equipo de compra.

La ruta puede cambiar según el importe del departamento o la regla de compra vinculada a ese tipo de gasto. Eso significa que las personas no necesitan recordar cada regla de aprobación por sí misma. Dynamics 365 envía la solicitud por la ruta correcta, mientras la solicitud mantiene su historial dentro del sistema. Supongamos que el gerente solicita una gran cantidad de equipo y la empresa aún no sabe qué proveedor debería recibir el pedido. Compras puede crear una solicitud de cotización, a menudo llamada RFQ. Una RFQ pide a varios proveedores que pujen por la misma necesidad. El comprador envía los requisitos, como el tipo de casco, la talla de los guantes, las cantidades y la fecha de entrega solicitada. Cada proveedor puede un precio y sus condiciones. Quizás un proveedor cuesta menos, pero no puede entregar en tres semanas. Otro cuesta un poco más, pero puede suministrar todo el próximo martes.

El comprador puede comparar esas respuestas antes de elegir. Precio importa, pero no es lo único. Las fechas de entrega, los detalles del producto, los descuentos y la capacidad del propio proveedor para cumplir con la solicitud moldean la elección. El sistema mantiene las ofertas conectadas a la solicitud en lugar de dejar la comparación enterrada en una cadena de correos electrónicos. Antes de que un comprador seleccione a alguien, Dynamics 365 también mantiene registros de proveedores. Un registro de proveedor contiene los detalles de la empresa necesarios para la compra, como el nombre del proveedor y la información utilizada para la relación comercial, Mela. Los catálogos de proveedores pueden mostrar los productos que suministra un proveedor, y estos pueden publicar esos catálogos para ayudar a mantener la información actualizada. Para un control más estricto, un producto puede tener una lista de proveedores.

Esto le indica al comprador qué proveedores ha aprobado la empresa para ese producto. Guía la elección y puede evitar que alguien seleccione a un proveedor que la empresa nunca tuvo la intención de usar, de usar. Algunas relaciones con proveedores también implican condiciones negociadas con alteración. Un acuerdo de compra registra un trato a largo plazo entre la empresa y un proveedor. La empresa puede acordar comprar cierta cantidad o gastar un monto específico durante un periodo, y el proveedor acepta los términos relacionados. Los acuerdos comerciales registran los precios o descuentos del proveedor que aplican en fechas explicas. Entonces, si el proveedor de equipos de seguridad acordó ofrecer un precio menor en guantes por los próximos seis meses, Dynamics 365 puede almacenar ese acuerdo, en lugar de pedirle a que ha comprado a que lo recuerde. Los acuerdos de reembolso también pueden rastrear casos en los que un proveedor devuelve dinero después de que la empresa alcanza un monto o volumen de compra.

Para este punto, la empresa sabe lo que necesita, quién puede suministrarlo y qué términos aplican. La búsqueda ha terminado, pero el proveedor aún necesita una orden formal. 3. La orden de compra. La promesa por escrito de la empresa. El comprador ha elegido el proveedor de equipos de seguridad. Ahora, la empresa necesita una orden de compra, usualmente llamada PO. Una orden de compra es el documento formal que le indica al proveedor exactamente lo que la empresa pretende comprar. 4. Identifica al proveedor, enumera los artículos o servicios, muestra la cantidad del precio acordado e incluye la fecha de entrega y las condiciones de pago. Para nuestro almacén, la PO podría listar 20 cascos, 10 cajas de guantes y una fecha de entrega para el próximo martes. Convierte una decisión de compra en un registro claro a partir del cual ambas partes trabajan. Nadie necesita adivinar qué tipo de guantes solicitó la empresa, cuántas unidades espera o qué precio acordó el comprador con el proveedor.

Una orden de compra puede comenzar de varias maneras. La mayoría de las veces proviene de una solicitud de compra aprobada. El gerente de almacén pidió el equipo de seguridad, las personas adecuadas aprobaron esa solicitud y compras lo convierte en una PO. También puede provenir de un acuerdo de compra. Si la empresa ya organizó un trato a largo plazo con el proveedor de seguridad, el comprador puede crear una orden de liberación basada en ese acuerdo en lugar de crear cada detalle desde cero. A veces la demanda crea la orden. Una empresa puede planificar la compra de materiales porque espera necesidad de producción futuras y Dynamics 365 puede crear órdenes de compra planificadas a partir de esa mano. Cuando la empresa libera una orden planificada, se convierte en una orden de compra real. Luego están las compras directas. Un comprador puede crear una PO manualmente cuando no hay una solicitud, acuerdo o demanda planificada previa a que la respalde.

Esto puede ocurrir cuando un comprador ya sabe lo que la empresa necesita y qué proveedor lo suministrará. Diferentes puntos de partida, mismo destino. Antes de que la orden de compra siga adelante, la empresa puede requerir aprobación. El comprador prepara el pedido, pero éste puede requerir una autorización interna según las reglas de montos automáticos de la empresa antes de llegar a prueba. Eso separa dos decisiones. Primero, la empresa aprueba su propio compromiso. Luego, confirma el pedido con el proveedor, demostrando que ambas partes han acordado lo que sucederá. Una orden de compra confirmada es más que una nota interna. Registra que el pedido llegó al proveedor y que existe un acuerdo respecto a la compra. Dynamics 365 también evita que los compradores vuelvan a escribir la misma información cada vez que piden a un proveedor conocido. El registro del proveedor puede completar detalles como la información de entrega, los términos de pago y otros ajustes habituales.

El comprador aún revise el pedido y puede cambiar detalles cuando la situación lo requiere, pero la información estándar comienza en el lugar correcto. Eso reduce la escritura y mantiene los pedidos repetidos con mayor coherencia. La entrega no siempre ocurre en una sola caja el mismo día. Imagina que el proveedor tiene todos los guantes ahora, pero solo la mitad de los cascos están listos. Un programa de entregas permite a la empresa dividir una orden de compra en entregas planificadas en diferentes fechas. La orden de compra puede mostrar que 10 cascos llegan el próximo martes, los 10 restantes llegan una semana después y los guantes llegan con el primer envío. Un mismo pedido permanece conectado, mientras el plan de entrega coincide con lo que realmente puede suceder. Algunas compras nunca llegan a la empresa en absoluto. La entrega directa significa que el proveedor envía el producto directamente a la empresa, es decir, al cliente de IOTMCS.

Por ejemplo, un negocio vende un artículo especializado, pero no lo mantiene en su propio almacén. Puede crear un pedido de ventas para el cliente y una orden de compra relacionada por el proveedor. El proveedor envía directamente al cliente. Mientras Dynamics 365 conecta los pasos relacionados de ventas y compras detrás de escena. Esto evita una parada innecesaria en el propio almacén de la empresa IOTMCS y mantiene el pedido del cliente y el del proveedor vinculados, para que el personal pueda seguir el mismo artículo en ambos lados de la transacción. Una orden de compra puede incluir más que el artículo principal, algunos productos relacionados. Cuando la empresa pide cascos, puede que también necesite visores de repuesto o piezas de montaje. Dynamics 365 puede proponer artículos suplementarios que podrían ser obligatorios, opcionales o incluidos sin costo adicional. El comprador ve la necesidad relacionada mientras arma el pedido en lugar de descubrirla después de que llegue al envío principal.

¿Dónde están los cargos? Los costos de flete, manejo y similares también pueden formar parte de la orden de compra. Un cargo puede aplicarse a todo el pedido o a una línea de pedido en particular dependiendo de cómo la empresa necesite registrarlo. Eso importa porque el precio bajo de un producto no refleja el costo total si el envío añade una tarifa elevada. Registrar el cargo junto al pedido mantiene ese costo vinculado a la compra en lugar de dejarlo en una nota separada. El proveedor ya cuenta con un pedido confirmado con artículos, precios, fechas y condiciones claros. Pero un pedido confirmado solo registra lo que la empresa espera que se usa. Dynamics 365 aún necesita pruebas cuando los bienes o servicios llegan realmente.

Recepción de mercancías y verificación de la factura. El camión llega al almacén con los cascos y los guantes. Antes de que alguien marque el pedido como completo, el equipo de almacén debe verificar que llegó realmente. Registran la llegada, comparan el envío con la orden de compra y publican la recepción de producto frente a esa orden. Una recepción de producto es simplemente la forma en que el sistema registra que los bienes llegaron. Aquí hay 10 artículos. La orden de compra lista 20 cascos y 10 cajas de guantes, pero el conductor solo entrega 10 cascos y las 10 cajas de guantes. El almacén registra lo que realmente recibió, no lo que la empresa esperaba que llegara. Los 10 cascos restantes permanecen abiertos en la orden de compra hasta que el proveedor los entregue o el comprador modifique el pedido. Eso mantiene el registro preciso. Una vez que se publica la recepción de producto, la orden de compra también.

El sistema ahora separa la cantidad de pedidas y recibidas, así que los compradores, el personal de almacén y finanzas pueden ver el estado del pedido sin llamarse. Llamarse. Para artículos de inventario, la recepción también actualiza las asistencias. Los guantes aparecen como stock disponible, listos para que el equipo de almacén los utilice. Si los artículos pertenecen a un proyecto específico, un activo fijo o una entrega directa, Dynamics 365 puede registrar la compra contra ese uso previsto. La empresa es algo más que solo cómo compramos guantes. ¿Sabes si los guantes llegaron? ¿Cuántos llegaron? ¿Y a dónde pertenecen? Sin embargo, no toda compra llega a un muelle de carga. Imagina que la empresa contrata a un instructor de seguridad por un día, paga por acceso a software o trae un servicio de reparación externo. No hay entregas físicas, ni palés que contar, ni llegada al almacén que registrar.

Para servicios y otras compras no físicas, la empresa puede usar una ruta más sencilla. Dependiendo de cómo se configura la compra, puede registrar la recepción en la orden de compra sin el paso de almacén o pasar directamente a la factura del proveedor. La misma pregunta sigue aplicando. ¿Recibió la empresa lo que acordó comprar? En un servicio de capacitación, la respuesta podría ser que la capacitación se llegó. Para una reparación, alguien confirma que el trabajo está común. El registro no necesita una caja o un código de barras para probar que la empresa recibió algo. Luego llega la factura del proveedor. La factura ingresa a cuentas por pagar, la parte de Dynamics 365 que registra lo que la empresa debe a los proveedores y prepara los pagos. La factura se vincula a la orden de compra, por lo que cuentas por pagar no la trata como una factura aislada sin historial. Aquí es donde una verificación simple evita mucho problema.

Dynamics 365 compara tres cosas. Lo que la empresa pidió, lo que recibió y lo que el proveedor facturó. Esto se conoce a la versión. En palabras simples, coincide la factura con el acuerdo. La orden de compra podría mostrar 20 cascos a un precio acordado. El recibo de producto podría mostrar que solo han llegado 10 cascos hasta hoy. Si el proveedor envía una factura por 20, el sistema puede mostrar la diferencia antes de que la empresa pague. Eso automatiza la conciliación de 3 billes. Los tres registros son la orden de compra, el recibo de producto y la factura. Cuando coinciden cuentas por pagar, tiene un camino claro a seguir. Cuando el precio difiere, la cantidad de la factura excede la recibida o aparece una línea que nadie pidió, la empresa puede detenerse e investigar. Quizás el proveedor envió la factura antes de tiempo. Quizás el frete apareció como un monto separado que el comprador debe revisar.

Quizás el proveedor simplemente escribió la cantidad incorrecta. El punto no es asumir una mala intención. Se automatiza para detectar una diferencia mientras la empresa aún puede hacer una pregunta clara en lugar de después de que el pago sale del banco. Cada factura también necesita un lugar en los registros financieros automatizados de la empresa. Eso automatiza el trabajo de las distribuciones contables. Le indican a Dynamics 365 cómo registrar el costo. Los guantes de seguridad podrían pertenecer a los costos operativos de la masa. Un montacargas nuevo podría pertenecer a una cuenta de activos fijos. La compra para un proyecto podría necesitar que su costo se registre con trece. Una factura incluso puede dividirse en más de un lugar. Por ejemplo, si dos equipos de almacén comparten un pedido de guantes, la empresa puede dividir el costo entre sus departamentos. Finanzas puede ver entonces a dónde fue el dinero, sin intentar reconstruir esa respuesta después a partir de una descripción vaga.

Después de que la factura coincide y se terminan las verificaciones necesarias, puede pasar por un proceso de aprobación. Contabilizar la factura registra el monto que la empresa debe al proveedor en cuentas por pagar. La factura ahora es una cuenta por pagar. Los términos de pago ayudan a determinar cuándo vence. Cuentas por pagar puede preparar las facturas vencidas para el pago. Y una vez que la empresa procesa ese pago, Dynamics 365 liquida el saldo del proveedor para esa factura. El pedido ha pasado ahora de una entrega esperada a un costo registrado y un pago completado. Pero esta es la semana que paga una factura. Brinda a la empresa un registro útil de cada decisión y transferencia vinculada a esa compra. 5. Visibilidad de los controles y mejores decisiones del proveedor Un registro de compra conectado también permite a la empresa controlar las compras antes de que un problema llegue a finanzas.

Las políticas de compra establecen las reglas básicas. Guían lo que los empleados pueden solicitar, qué proveedores usar y cuándo una compra necesita aprobación antes de comprometer dinero de la empresa. Piensa en una solicitud de equipo de seguridad. La empresa podría exigir al personal del almacén que elija productos de seguridad aprobados, mientras que solo el equipo de compra puede compras puede elegir. Un pedido pequeño de reemplazo puede requerir una aprobación, pero un pedido grande para un equipo nuevo puede requerir un dueño de presupuesto y un gerente de compras. Las reglas están integradas en el próspero. Las personas no necesitan buscar un documento de políticas, adivinar quién debe aprobar algo o reenviar correos hasta que alguien responda. Dynamics 365 puede dirigir la solicitud según el departamento, el monto, el tipo de compra o la política asociada. Esa ruta se llama flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo da las solicitudes, pedidos y facturas un camino claro de una persona a la siguiente. Cada persona puede aprobar, rechazar o devolver el registro para cambios y el sistema registra la acción. Ya no hay que preguntarse si una aprobación ocurrió en una larga cadena de correo. Esto también ayuda cuando alguien está ausente. El trabajo no desaparece en la bandeja de entrada de Outlook de esa persona sin rastro de donde se detuvo. La empresa puede dar el paso actual y actuar al respecto. Los proveedores también pueden participar cuando una empresa usa el portal de proveedores. El portal de proveedores da al proveedor un lugar para ver solicitudes de cotización o pedidos compartidos con ellos. Pueden responder a una solicitud de cotización y confirmar un pedido directamente cuando la empresa envía una solicitud de confirmación. Eso da ambas partes el mismo documento para trabajar.

En lugar de que un comprador envíe un PDF, espere una respuesta y luego la escriba en el sistema, el proveedor confirma los detalles mediante el proceso conectado. El comprador puede la respuesta sin reconstruir el registro manualmente. Una vez que las compras se mueven por el sistema, la empresa también recopila información útil sin crear otra hoja de cálculo. El análisis de gastos responde a una pregunta simple, ¿a dónde va el dinero? Un gerente de compras puede revisar los gastos por proveedor, producto, categoría de adquisición o departamento. Quizá la empresa cree que compra guantes a un proveedor, pero los registros muestran a varios equipos comprando guantes similares a otros proveedores. ¿Quizás un departamento gasta más en reparaciones externas de lo esperado? Esos detalles dan a la empresa una razón para hacer mejores preguntas antes de la próxima compra. El análisis del desempeño del proveedor observa el lado del proveedor de la misma historia.

Los compradores pueden comparar los resultados de compra y entrega al decidir quién debe recibir futuros pedidos. Un precio bajo en papel puede no parecer tan atractivo si el proveedor entrega tarde repetidamente, envía pedidos incompletos o no puede cumplir con los términos acordados. La empresa puede utilizar sus propios registros de compra al revisar esa relación con el proveedor. Luego está el rastro de auditoría. Un rastro de auditoría permite a alguien rastrear una compra a través de todo su historia. Pueden comenzar con la solicitud original, ver quién la aprobó, revisar la orden de compra, verificar el recibo, encontrar la factura y ver el pago que la liquidó. Ese registro es cierto a los equipos de finanzas y auditoría, pero también ayuda a las personas comunes a responder preguntas comunes. ¿Por qué compramos esto? ¿Quién eligió este proveedor? ¿Llegaron los bienes? ¿Ya se ha pagado la factura?

La respuesta se encuentra en el registro de compra. Regresemos al edificio de oficinas de principio. El escritorio de compra, semuelle de recepción y el escritorio de finanzas tienen trabajos diferentes, pero todos están viendo partes de la misma compra en lugar de pasar papeles sueltos entre habitaciones separadas. Nuestro gerente almacén, nuestra solicitud de TMS para cascos y guantes, ahora tiene un historial completo. Ah, la solicitud siguió la política de la empresa. Las personas adecuadas la aprobaron. El proveedor suministró el equipo. El personal del almacén registró la entrega. Cuentas por pagar comparó la factura y la pagó. Una distinción simple mantiene claros todos estos componentes básicos. El abastecimiento ayuda a la empresa a elegir a quién comprarle, mientras que la adquisición gestiona lo que sucede después de que la empresa decide comprar. Conclusión. Un registro conectado desde el inicio, Estel.

Aquí está el panorama en el. Adquisición y el abastecimiento toman todas esas transferencias dispersas y las convierte en un proceso empresarial rastreo. Una solicitud no desaparece en una bandeja de entrada, una aprobación no vive solo en la memoria de alguien, y una factura no llega sin un vínculo claro con la decisión detrás de ella. En cambio, la empresa tiene un registro conectado que sigue la compra hasta el final, solo brinda una respuesta clara cuando la necesite. Te puede ver el pedido como comprado. El almacén ve lo que se espera. Finanza sabe lo que debe la empresa, y los gerentes ven exactamente a dónde va el gasto. Comprar todavía involucra a personas, proveedores, bienes, servicios y decisiones. Dynamics 365 no elimina esas cosas. Mantiene el registro de ellas juntas para que pueda comprar con menos cabos sueltos y menos sorpresas. Suscríbase en su plataforma de podcast favorita, y comparte esta pepita de conocimiento con alguien que esté comenzando a aprender sobre adquisición y abastecimiento de Dynamics 365.