WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:04.240 ¿Qué sucede cuando alguien en el trabajo necesita una computadora nueva, materia prima para la producción de un servicio de limpieza? 00:00:04.740 --> 00:00:10.300 En muchas empresas la vieja respuesta significaba correos electrónicos, hojas de cálculo, formularios de papel y alguien intentando localizar una factura semanesco. 00:00:10.700 --> 00:00:14.220 Bienvenidos a otro episodio de Píldoras de Conocimiento de Microsoft en M365FM. 00:00:14.900 --> 00:00:21.300 Soy Mirko Peters y hoy analizaremos la gestión de compras y abastecimiento, el proceso conectado que utiliza una empresa para adquirir bienes y servicios de proveedores. 00:00:22.160 --> 00:00:23.880 Piénselo como si fuera la recepción de un edificio oficial. 00:00:24.680 --> 00:00:28.680 Cada solicitud, aprobación, pedido, entrega, factura y pago pasa por el mismo lugar. 00:00:28.680 --> 00:00:34.240 Seguiremos una compra desde la primera solicitud hasta los controles que operan tras bambalinas. 00:00:35.120 --> 00:00:37.600 Uno que abarca realmente es la gestión de compras y abastecimiento. 00:00:38.540 --> 00:00:41.140 Gestión de compras y abastecimiento puede sonar a un nombre largo para decir, 00:00:41.540 --> 00:00:44.780 comprar cosas si trata sobre comprar, pero los dos palabras describen tareas distintas. 00:00:45.080 --> 00:00:47.640 El abastecimiento es la labor de encontrar y elegir al proveedor adecuado. 00:00:47.980 --> 00:00:51.860 Piensa en una empresa que necesita guantes, cascos, señales de seguridad y gafas protectoras. 00:00:52.140 --> 00:00:56.940 Antes de que alguien haga un pedido, alguien debe decidir quién puede suministrar los productos correctos a un precio aceptable, 00:00:56.940 --> 00:00:59.620 en la fecha requerida y bajo condiciones que la empresa acepte. 00:01:00.160 --> 00:01:00.840 Eso es el abastecimiento. 00:01:01.160 --> 00:01:03.980 La gestión de compras comienza una vez que la empresa necesita administrar la compra. 00:01:04.480 --> 00:01:08.300 Abarca la solicitud, las aprobaciones, la orden de compra, la entrega, la factura y el pago. 00:01:09.020 --> 00:01:11.100 En conjunto, este proceso se denomina el abastecimiento. 00:01:11.600 --> 00:01:13.180 El nombre describe el camino completo. 00:01:13.880 --> 00:01:16.760 Una empresa identifica una necesidad, elige un proveedor, envía un pedido, 00:01:16.900 --> 00:01:21.680 recibe los bienes o servicios, obtiene una factura del proveedor y luego el departamento financiero le paga. 00:01:22.240 --> 00:01:23.400 Cada paso se conecta con el siguiente. 00:01:23.400 --> 00:01:27.600 Uno pensaría que es obvio, pero muchas empresas aún ejecutan estos pasos en lugares separados. 00:01:28.060 --> 00:01:31.260 Un empleado en la solicitud por correo, un gerente la aprueba por mensaje de chat. 00:01:31.520 --> 00:01:33.760 Un comprador guarda los detalles en una hoja de cálculo. 00:01:34.180 --> 00:01:35.740 El almacén verifica una nota de entrega en papel. 00:01:36.380 --> 00:01:38.880 Y Contabilidad recibe una factura sin un vínculo claro con el pedido. 00:01:39.220 --> 00:01:41.620 La gente puede seguir comprando así, pero pierden el rastro. 00:01:42.340 --> 00:01:44.840 Un comprador no puede saber que el almacén ya recibió parte de un pedido. 00:01:45.520 --> 00:01:48.900 Finanzas puede terminar pagando la misma factura dos veces si llega a través de dos canales distintos. 00:01:49.260 --> 00:01:52.340 Los gerentes solo descubren el costo después de que el dinero ha salido de la empresa. 00:01:53.400 --> 00:01:54.900 Cuando alguien pregunta ¿Quién aprobó esto? 00:01:55.660 --> 00:01:57.680 La respuesta implica una larga búsqueda en las bandejas dentro. 00:01:58.060 --> 00:02:00.780 Dynamics 365 pone ese rastro en la plataforma conectada. 00:02:01.500 --> 00:02:06.000 La gestión de compras y abastecimiento vive dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management, 00:02:06.180 --> 00:02:11.200 donde una empresa maneja el movimiento y la disponibilidad de mercancías conectándose con finanzas y cuentas por pagar 00:02:11.200 --> 00:02:13.980 para registrar facturas, rastrear deudas y procesar pagos. 00:02:13.980 --> 00:02:16.440 Así que las compras no se quedan solas en un rincón. 00:02:17.320 --> 00:02:21.940 El almacén puede registrar la llegada de mercancías, finanzas por la factura vinculada a esa compra y cuentas por pagar, 00:02:22.200 --> 00:02:24.860 puede verificar lo ordenado contra lo recibido y lo facturado por el proveedor. 00:02:26.820 --> 00:02:30.680 Cada equipo ve solo la parte que necesita mientras que la compra permanece como un registro conectado. 00:02:31.120 --> 00:02:32.380 Ahora bien, existen dos tipos de compra. 00:02:32.660 --> 00:02:36.340 La compra directa cubre bien esos servicios vinculados a lo que una empresa produce o vende. 00:02:36.340 --> 00:02:40.620 Un fabricante de muebles que compra madera, tornillos y tela está comprando materiales directos. 00:02:41.140 --> 00:02:43.360 Por lo tanto, sin esos materiales no puede construir el producto que vende. 00:02:44.040 --> 00:02:46.960 La compra indirecta cubre las cosas que mantienen el negocio en funcionamiento, 00:02:47.240 --> 00:02:52.840 pero no forman parte del artículo vendido, como laptops, mobiliario, oficina, capacitación, reparaciones, limpieza, software o asesoría legal. 00:02:53.540 --> 00:02:55.800 Ambas son importantes, pero a menudo comienzan de maneras diferentes. 00:02:55.800 --> 00:02:58.500 La demanda de producción puede indicar a la empresa que necesita más piezas. 00:02:59.020 --> 00:03:00.520 Un empleado puede solicitar un monitor nuevo. 00:03:01.040 --> 00:03:02.780 Un gerente de instalaciones pone servicio de reparación. 00:03:03.520 --> 00:03:05.940 Dynamics 365 maneja todas esas necesidades diferentes 00:03:05.940 --> 00:03:07.140 mientras mantiene claro el proceso de compra. 00:03:07.740 --> 00:03:09.800 Usemos un ejemplo sencillo a lo largo de este episodio. 00:03:10.480 --> 00:03:13.460 Imagine que un gerente de almacén nota que el equipo necesita un nuevo equipo de seguridad. 00:03:14.380 --> 00:03:16.800 Algunos cascos están dañados y el suministro guante protector se va. 00:03:17.340 --> 00:03:19.040 El gerente necesita suficiente equipo para el equipo 00:03:19.040 --> 00:03:21.420 y la empresa necesita un registro claro antes de comprometer dinero. 00:03:21.900 --> 00:03:23.420 Esa compra comienza con una necesidad 00:03:23.420 --> 00:03:26.000 y toda compra controlada empieza cuando alguien pide algo. 00:03:26.640 --> 00:03:29.240 2. Desde la solicita interna hasta el proveedor correcto. 00:03:30.320 --> 00:03:31.920 Así es como comienza todo el proceso de compra. 00:03:32.600 --> 00:03:34.860 Su gerente de almacén detecta una necesidad de equipo de seguridad 00:03:34.860 --> 00:03:38.260 y el primer registro creado dentro de Dynamics 365 es una requisición de compra. 00:03:38.880 --> 00:03:41.320 Una requisición de compra es una solicitud interna para comprar algo. 00:03:42.040 --> 00:03:45.920 Le indica a la empresa que necesita una persona cuánto y, a menudo, a dónde debe ir. 00:03:46.680 --> 00:03:49.320 Observe que esta solicitud aún no le promete nada a ningún proveedor. 00:03:49.940 --> 00:03:52.920 Su distinción mantiene la parte inicial de la compra bajo el control de su empresa. 00:03:53.580 --> 00:03:56.760 El gerente de almacén puede solicitar 20 cascos y varias cajas de guantes, 00:03:57.240 --> 00:04:00.200 pero ningún proveedor recibe un pedido hasta que las personas adecuadas lo revisan. 00:04:00.200 --> 00:04:03.620 Para compras comunes, la solicitud puede comenzar en un catálogo de productos. 00:04:03.860 --> 00:04:06.380 Piensa en el catálogo como el instante de compras aprobado de su empresa. 00:04:06.880 --> 00:04:09.320 En lugar de escribir una solicitud vaga como guantes de seguridad, 00:04:09.640 --> 00:04:12.180 el empleado puede elegir un producto aprobado con una descripción, 00:04:12.500 --> 00:04:14.220 opción de proveedor y precios ya asignados. 00:04:14.800 --> 00:04:17.780 Eso ahorra tiempo, pero también evita que las personas compren productos aleatorios 00:04:17.780 --> 00:04:19.000 que no cumplen con las reglas de empresa. 00:04:19.660 --> 00:04:21.540 Sin embargo, no todas las solicitudes caben en un catálogo. 00:04:21.840 --> 00:04:23.660 Una empresa puede necesitar una reparación puntual, 00:04:23.840 --> 00:04:26.580 formación de consultores o un servicio que no se almacena como producto físico. 00:04:26.580 --> 00:04:29.600 En ese caso, Dynamics 365 puede utilizar una categoría de compra. 00:04:30.080 --> 00:04:31.880 Una categoría de compra agrupa los gastos según lo que sea. 00:04:32.380 --> 00:04:34.980 Por ejemplo, la empresa podría usar categorías como suministros de seguridad, 00:04:35.160 --> 00:04:37.620 reparaciones de edificios, servicios legales o equipo informático. 00:04:38.000 --> 00:04:41.100 El solicitante puede escribir lo que necesite y colocarlo en la categoría correcta, 00:04:41.220 --> 00:04:43.160 incluso cuando no hay un número de artículo en un estante. 00:04:43.720 --> 00:04:47.420 Ahora bien, una solicitud no debería convertirse simplemente en una compra porque alguien hizo clic en. 00:04:47.580 --> 00:04:50.480 La empresa puede establecer límites de gasto, controles presupuestarios y flujo de pro. 00:04:50.820 --> 00:04:53.800 Una solicitud pequeña de guantes podría ser el gerente del almacén. 00:04:53.800 --> 00:04:57.220 Una solicitud más grande de equipo de seguridad podría requerir también la aprobación del responsable 00:04:57.220 --> 00:04:59.160 y responsable del presupuesto del departamento del equipo de compra. 00:04:59.560 --> 00:05:03.580 La ruta puede cambiar según el importe del departamento o la regla de compra vinculada a ese tipo de gasto. 00:05:03.920 --> 00:05:07.300 Eso significa que las personas no necesitan recordar cada regla de aprobación por sí misma. 00:05:08.460 --> 00:05:11.300 Dynamics 365 envía la solicitud por la ruta correcta, 00:05:11.520 --> 00:05:13.540 mientras la solicitud mantiene su historial dentro del sistema. 00:05:14.300 --> 00:05:16.460 Supongamos que el gerente solicita una gran cantidad de equipo 00:05:16.460 --> 00:05:19.080 y la empresa aún no sabe qué proveedor debería recibir el pedido. 00:05:19.800 --> 00:05:22.980 Compras puede crear una solicitud de cotización, a menudo llamada RFQ. 00:05:23.380 --> 00:05:25.980 Una RFQ pide a varios proveedores que pujen por la misma necesidad. 00:05:26.420 --> 00:05:29.420 El comprador envía los requisitos, como el tipo de casco, la talla de los guantes, 00:05:29.500 --> 00:05:31.280 las cantidades y la fecha de entrega solicitada. 00:05:31.660 --> 00:05:33.380 Cada proveedor puede un precio y sus condiciones. 00:05:33.760 --> 00:05:36.280 Quizás un proveedor cuesta menos, pero no puede entregar en tres semanas. 00:05:36.740 --> 00:05:39.080 Otro cuesta un poco más, pero puede suministrar todo el próximo martes. 00:05:39.420 --> 00:05:41.260 El comprador puede comparar esas respuestas antes de elegir. 00:05:41.660 --> 00:05:42.740 Precio importa, pero no es lo único. 00:05:42.740 --> 00:05:46.760 Las fechas de entrega, los detalles del producto, los descuentos y la capacidad del propio proveedor 00:05:46.760 --> 00:05:48.560 para cumplir con la solicitud moldean la elección. 00:05:49.400 --> 00:05:51.540 El sistema mantiene las ofertas conectadas a la solicitud 00:05:51.540 --> 00:05:54.080 en lugar de dejar la comparación enterrada en una cadena de correos electrónicos. 00:05:54.640 --> 00:05:56.020 Antes de que un comprador seleccione a alguien, 00:05:56.280 --> 00:05:58.520 Dynamics 365 también mantiene registros de proveedores. 00:05:59.100 --> 00:06:02.080 Un registro de proveedor contiene los detalles de la empresa necesarios para la compra, 00:06:02.300 --> 00:06:06.160 como el nombre del proveedor y la información utilizada para la relación comercial, Mela. 00:06:06.660 --> 00:06:09.640 Los catálogos de proveedores pueden mostrar los productos que suministra un proveedor, 00:06:09.640 --> 00:06:12.900 y estos pueden publicar esos catálogos para ayudar a mantener la información actualizada. 00:06:13.540 --> 00:06:15.980 Para un control más estricto, un producto puede tener una lista de proveedores. 00:06:16.460 --> 00:06:19.760 Esto le indica al comprador qué proveedores ha aprobado la empresa para ese producto. 00:06:20.240 --> 00:06:22.980 Guía la elección y puede evitar que alguien seleccione a un proveedor que la empresa nunca 00:06:22.980 --> 00:06:24.720 tuvo la intención de usar, de usar. 00:06:25.200 --> 00:06:28.320 Algunas relaciones con proveedores también implican condiciones negociadas con alteración. 00:06:28.720 --> 00:06:31.500 Un acuerdo de compra registra un trato a largo plazo entre la empresa y un proveedor. 00:06:31.980 --> 00:06:35.460 La empresa puede acordar comprar cierta cantidad o gastar un monto específico durante un periodo, 00:06:35.580 --> 00:06:37.400 y el proveedor acepta los términos relacionados. 00:06:37.400 --> 00:06:41.940 Los acuerdos comerciales registran los precios o descuentos del proveedor que aplican en fechas explicas. 00:06:42.600 --> 00:06:45.600 Entonces, si el proveedor de equipos de seguridad acordó ofrecer un precio menor en guantes 00:06:45.600 --> 00:06:48.840 por los próximos seis meses, Dynamics 365 puede almacenar ese acuerdo, 00:06:49.080 --> 00:06:50.600 en lugar de pedirle a que ha comprado a que lo recuerde. 00:06:52.180 --> 00:06:55.580 Los acuerdos de reembolso también pueden rastrear casos en los que un proveedor devuelve dinero 00:06:55.580 --> 00:06:57.780 después de que la empresa alcanza un monto o volumen de compra. 00:06:58.380 --> 00:07:00.380 Para este punto, la empresa sabe lo que necesita, 00:07:00.500 --> 00:07:02.200 quién puede suministrarlo y qué términos aplican. 00:07:02.200 --> 00:07:05.420 La búsqueda ha terminado, pero el proveedor aún necesita una orden formal. 00:07:06.740 --> 00:07:09.500 3. La orden de compra. La promesa por escrito de la empresa. 00:07:10.500 --> 00:07:12.300 El comprador ha elegido el proveedor de equipos de seguridad. 00:07:12.820 --> 00:07:14.980 Ahora, la empresa necesita una orden de compra, usualmente llamada PO. 00:07:15.580 --> 00:07:19.620 Una orden de compra es el documento formal que le indica al proveedor exactamente lo que la empresa pretende comprar. 00:07:19.620 --> 00:07:24.080 4. Identifica al proveedor, enumera los artículos o servicios, muestra la cantidad del precio acordado 00:07:24.080 --> 00:07:26.120 e incluye la fecha de entrega y las condiciones de pago. 00:07:26.820 --> 00:07:31.960 Para nuestro almacén, la PO podría listar 20 cascos, 10 cajas de guantes y una fecha de entrega para el próximo martes. 00:07:32.380 --> 00:07:35.500 Convierte una decisión de compra en un registro claro a partir del cual ambas partes trabajan. 00:07:35.900 --> 00:07:41.720 Nadie necesita adivinar qué tipo de guantes solicitó la empresa, cuántas unidades espera o qué precio acordó el comprador con el proveedor. 00:07:42.320 --> 00:07:43.940 Una orden de compra puede comenzar de varias maneras. 00:07:44.400 --> 00:07:46.700 La mayoría de las veces proviene de una solicitud de compra aprobada. 00:07:46.700 --> 00:07:52.340 El gerente de almacén pidió el equipo de seguridad, las personas adecuadas aprobaron esa solicitud y compras lo convierte en una PO. 00:07:52.800 --> 00:07:54.180 También puede provenir de un acuerdo de compra. 00:07:54.680 --> 00:07:57.480 Si la empresa ya organizó un trato a largo plazo con el proveedor de seguridad, 00:07:57.960 --> 00:08:02.140 el comprador puede crear una orden de liberación basada en ese acuerdo en lugar de crear cada detalle desde cero. 00:08:02.480 --> 00:08:03.660 A veces la demanda crea la orden. 00:08:04.080 --> 00:08:07.640 Una empresa puede planificar la compra de materiales porque espera necesidad de producción futuras 00:08:07.640 --> 00:08:10.940 y Dynamics 365 puede crear órdenes de compra planificadas a partir de esa mano. 00:08:11.600 --> 00:08:14.700 Cuando la empresa libera una orden planificada, se convierte en una orden de compra real. 00:08:14.960 --> 00:08:16.280 Luego están las compras directas. 00:08:16.280 --> 00:08:21.880 Un comprador puede crear una PO manualmente cuando no hay una solicitud, acuerdo o demanda planificada previa a que la respalde. 00:08:22.320 --> 00:08:26.140 Esto puede ocurrir cuando un comprador ya sabe lo que la empresa necesita y qué proveedor lo suministrará. 00:08:26.720 --> 00:08:28.480 Diferentes puntos de partida, mismo destino. 00:08:29.040 --> 00:08:32.100 Antes de que la orden de compra siga adelante, la empresa puede requerir aprobación. 00:08:32.640 --> 00:08:38.380 El comprador prepara el pedido, pero éste puede requerir una autorización interna según las reglas de montos automáticos de la empresa antes de llegar a prueba. 00:08:39.220 --> 00:08:40.060 Eso separa dos decisiones. 00:08:40.480 --> 00:08:42.380 Primero, la empresa aprueba su propio compromiso. 00:08:42.500 --> 00:08:46.500 Luego, confirma el pedido con el proveedor, demostrando que ambas partes han acordado lo que sucederá. 00:08:47.600 --> 00:08:49.500 Una orden de compra confirmada es más que una nota interna. 00:08:50.060 --> 00:08:53.640 Registra que el pedido llegó al proveedor y que existe un acuerdo respecto a la compra. 00:08:54.800 --> 00:09:00.240 Dynamics 365 también evita que los compradores vuelvan a escribir la misma información cada vez que piden a un proveedor conocido. 00:09:00.760 --> 00:09:05.360 El registro del proveedor puede completar detalles como la información de entrega, los términos de pago y otros ajustes habituales. 00:09:05.760 --> 00:09:11.700 El comprador aún revise el pedido y puede cambiar detalles cuando la situación lo requiere, pero la información estándar comienza en el lugar correcto. 00:09:11.780 --> 00:09:14.360 Eso reduce la escritura y mantiene los pedidos repetidos con mayor coherencia. 00:09:15.040 --> 00:09:17.180 La entrega no siempre ocurre en una sola caja el mismo día. 00:09:17.700 --> 00:09:20.900 Imagina que el proveedor tiene todos los guantes ahora, pero solo la mitad de los cascos están listos. 00:09:20.900 --> 00:09:25.280 Un programa de entregas permite a la empresa dividir una orden de compra en entregas planificadas en diferentes fechas. 00:09:25.280 --> 00:09:31.800 La orden de compra puede mostrar que 10 cascos llegan el próximo martes, los 10 restantes llegan una semana después y los guantes llegan con el primer envío. 00:09:32.380 --> 00:09:36.420 Un mismo pedido permanece conectado, mientras el plan de entrega coincide con lo que realmente puede suceder. 00:09:36.760 --> 00:09:38.600 Algunas compras nunca llegan a la empresa en absoluto. 00:09:39.440 --> 00:09:44.220 La entrega directa significa que el proveedor envía el producto directamente a la empresa, es decir, al cliente de IOTMCS. 00:09:44.700 --> 00:09:48.560 Por ejemplo, un negocio vende un artículo especializado, pero no lo mantiene en su propio almacén. 00:09:49.060 --> 00:09:52.280 Puede crear un pedido de ventas para el cliente y una orden de compra relacionada por el proveedor. 00:09:53.160 --> 00:09:54.940 El proveedor envía directamente al cliente. 00:09:55.280 --> 00:09:59.180 Mientras Dynamics 365 conecta los pasos relacionados de ventas y compras detrás de escena. 00:10:00.000 --> 00:10:05.800 Esto evita una parada innecesaria en el propio almacén de la empresa IOTMCS y mantiene el pedido del cliente y el del proveedor vinculados, 00:10:05.980 --> 00:10:08.980 para que el personal pueda seguir el mismo artículo en ambos lados de la transacción. 00:10:09.680 --> 00:10:13.000 Una orden de compra puede incluir más que el artículo principal, algunos productos relacionados. 00:10:13.600 --> 00:10:17.700 Cuando la empresa pide cascos, puede que también necesite visores de repuesto o piezas de montaje. 00:10:18.260 --> 00:10:24.360 Dynamics 365 puede proponer artículos suplementarios que podrían ser obligatorios, opcionales o incluidos sin costo adicional. 00:10:24.360 --> 00:10:29.760 El comprador ve la necesidad relacionada mientras arma el pedido en lugar de descubrirla después de que llegue al envío principal. 00:10:30.360 --> 00:10:31.020 ¿Dónde están los cargos? 00:10:31.400 --> 00:10:34.440 Los costos de flete, manejo y similares también pueden formar parte de la orden de compra. 00:10:35.140 --> 00:10:39.700 Un cargo puede aplicarse a todo el pedido o a una línea de pedido en particular dependiendo de cómo la empresa necesite registrarlo. 00:10:40.000 --> 00:10:44.320 Eso importa porque el precio bajo de un producto no refleja el costo total si el envío añade una tarifa elevada. 00:10:44.320 --> 00:10:50.260 Registrar el cargo junto al pedido mantiene ese costo vinculado a la compra en lugar de dejarlo en una nota separada. 00:10:50.920 --> 00:10:54.700 El proveedor ya cuenta con un pedido confirmado con artículos, precios, fechas y condiciones claros. 00:10:55.160 --> 00:10:57.940 Pero un pedido confirmado solo registra lo que la empresa espera que se usa. 00:10:59.040 --> 00:11:02.700 Dynamics 365 aún necesita pruebas cuando los bienes o servicios llegan realmente. 00:11:04.750 --> 00:11:06.470 Recepción de mercancías y verificación de la factura. 00:11:06.470 --> 00:11:10.150 El camión llega al almacén con los cascos y los guantes. 00:11:10.650 --> 00:11:14.990 Antes de que alguien marque el pedido como completo, el equipo de almacén debe verificar que llegó realmente. 00:11:15.590 --> 00:11:19.990 Registran la llegada, comparan el envío con la orden de compra y publican la recepción de producto frente a esa orden. 00:11:20.930 --> 00:11:24.330 Una recepción de producto es simplemente la forma en que el sistema registra que los bienes llegaron. 00:11:24.790 --> 00:11:25.570 Aquí hay 10 artículos. 00:11:26.010 --> 00:11:31.690 La orden de compra lista 20 cascos y 10 cajas de guantes, pero el conductor solo entrega 10 cascos y las 10 cajas de guantes. 00:11:32.230 --> 00:11:35.470 El almacén registra lo que realmente recibió, no lo que la empresa esperaba que llegara. 00:11:35.470 --> 00:11:40.710 Los 10 cascos restantes permanecen abiertos en la orden de compra hasta que el proveedor los entregue o el comprador modifique el pedido. 00:11:40.950 --> 00:11:42.050 Eso mantiene el registro preciso. 00:11:42.410 --> 00:11:44.630 Una vez que se publica la recepción de producto, la orden de compra también. 00:11:45.030 --> 00:11:51.430 El sistema ahora separa la cantidad de pedidas y recibidas, así que los compradores, el personal de almacén y finanzas pueden ver el estado del pedido sin llamarse. 00:11:51.910 --> 00:11:52.310 Llamarse. 00:11:52.930 --> 00:11:55.210 Para artículos de inventario, la recepción también actualiza las asistencias. 00:11:56.030 --> 00:11:59.190 Los guantes aparecen como stock disponible, listos para que el equipo de almacén los utilice. 00:11:59.190 --> 00:12:07.730 Si los artículos pertenecen a un proyecto específico, un activo fijo o una entrega directa, Dynamics 365 puede registrar la compra contra ese uso previsto. 00:12:08.550 --> 00:12:10.310 La empresa es algo más que solo cómo compramos guantes. 00:12:10.870 --> 00:12:14.350 ¿Sabes si los guantes llegaron? ¿Cuántos llegaron? ¿Y a dónde pertenecen? 00:12:14.350 --> 00:12:17.490 Sin embargo, no toda compra llega a un muelle de carga. 00:12:17.890 --> 00:12:22.930 Imagina que la empresa contrata a un instructor de seguridad por un día, paga por acceso a software o trae un servicio de reparación externo. 00:12:23.430 --> 00:12:26.710 No hay entregas físicas, ni palés que contar, ni llegada al almacén que registrar. 00:12:27.630 --> 00:12:30.870 Para servicios y otras compras no físicas, la empresa puede usar una ruta más sencilla. 00:12:31.450 --> 00:12:38.230 Dependiendo de cómo se configura la compra, puede registrar la recepción en la orden de compra sin el paso de almacén o pasar directamente a la factura del proveedor. 00:12:39.170 --> 00:12:40.630 La misma pregunta sigue aplicando. 00:12:41.110 --> 00:12:42.730 ¿Recibió la empresa lo que acordó comprar? 00:12:42.730 --> 00:12:46.790 En un servicio de capacitación, la respuesta podría ser que la capacitación se llegó. 00:12:47.410 --> 00:12:49.570 Para una reparación, alguien confirma que el trabajo está común. 00:12:49.890 --> 00:12:53.190 El registro no necesita una caja o un código de barras para probar que la empresa recibió algo. 00:12:53.570 --> 00:12:54.770 Luego llega la factura del proveedor. 00:12:55.910 --> 00:13:01.650 La factura ingresa a cuentas por pagar, la parte de Dynamics 365 que registra lo que la empresa debe a los proveedores y prepara los pagos. 00:13:02.650 --> 00:13:07.730 La factura se vincula a la orden de compra, por lo que cuentas por pagar no la trata como una factura aislada sin historial. 00:13:08.450 --> 00:13:10.430 Aquí es donde una verificación simple evita mucho problema. 00:13:10.430 --> 00:13:13.110 Dynamics 365 compara tres cosas. 00:13:13.230 --> 00:13:16.050 Lo que la empresa pidió, lo que recibió y lo que el proveedor facturó. 00:13:16.570 --> 00:13:17.330 Esto se conoce a la versión. 00:13:17.750 --> 00:13:19.550 En palabras simples, coincide la factura con el acuerdo. 00:13:19.870 --> 00:13:22.430 La orden de compra podría mostrar 20 cascos a un precio acordado. 00:13:22.970 --> 00:13:25.470 El recibo de producto podría mostrar que solo han llegado 10 cascos hasta hoy. 00:13:26.070 --> 00:13:30.230 Si el proveedor envía una factura por 20, el sistema puede mostrar la diferencia antes de que la empresa pague. 00:13:30.230 --> 00:13:32.350 Eso automatiza la conciliación de 3 billes. 00:13:33.030 --> 00:13:36.310 Los tres registros son la orden de compra, el recibo de producto y la factura. 00:13:36.990 --> 00:13:39.530 Cuando coinciden cuentas por pagar, tiene un camino claro a seguir. 00:13:40.170 --> 00:13:46.710 Cuando el precio difiere, la cantidad de la factura excede la recibida o aparece una línea que nadie pidió, la empresa puede detenerse e investigar. 00:13:47.270 --> 00:13:48.810 Quizás el proveedor envió la factura antes de tiempo. 00:13:49.170 --> 00:13:52.150 Quizás el frete apareció como un monto separado que el comprador debe revisar. 00:13:52.550 --> 00:13:54.330 Quizás el proveedor simplemente escribió la cantidad incorrecta. 00:13:54.650 --> 00:13:56.190 El punto no es asumir una mala intención. 00:13:56.750 --> 00:14:02.510 Se automatiza para detectar una diferencia mientras la empresa aún puede hacer una pregunta clara en lugar de después de que el pago sale del banco. 00:14:03.270 --> 00:14:07.250 Cada factura también necesita un lugar en los registros financieros automatizados de la empresa. 00:14:07.830 --> 00:14:09.750 Eso automatiza el trabajo de las distribuciones contables. 00:14:09.750 --> 00:14:12.750 Le indican a Dynamics 365 cómo registrar el costo. 00:14:13.090 --> 00:14:15.730 Los guantes de seguridad podrían pertenecer a los costos operativos de la masa. 00:14:15.730 --> 00:14:18.710 Un montacargas nuevo podría pertenecer a una cuenta de activos fijos. 00:14:19.090 --> 00:14:22.150 La compra para un proyecto podría necesitar que su costo se registre con trece. 00:14:22.290 --> 00:14:24.850 Una factura incluso puede dividirse en más de un lugar. 00:14:25.310 --> 00:14:30.530 Por ejemplo, si dos equipos de almacén comparten un pedido de guantes, la empresa puede dividir el costo entre sus departamentos. 00:14:31.530 --> 00:14:36.330 Finanzas puede ver entonces a dónde fue el dinero, sin intentar reconstruir esa respuesta después a partir de una descripción vaga. 00:14:36.730 --> 00:14:40.730 Después de que la factura coincide y se terminan las verificaciones necesarias, puede pasar por un proceso de aprobación. 00:14:41.230 --> 00:14:44.370 Contabilizar la factura registra el monto que la empresa debe al proveedor en cuentas por pagar. 00:14:44.370 --> 00:14:45.970 La factura ahora es una cuenta por pagar. 00:14:46.270 --> 00:14:48.170 Los términos de pago ayudan a determinar cuándo vence. 00:14:48.390 --> 00:14:51.110 Cuentas por pagar puede preparar las facturas vencidas para el pago. 00:14:51.270 --> 00:14:55.550 Y una vez que la empresa procesa ese pago, Dynamics 365 liquida el saldo del proveedor para esa factura. 00:14:56.650 --> 00:15:00.810 El pedido ha pasado ahora de una entrega esperada a un costo registrado y un pago completado. 00:15:01.310 --> 00:15:02.410 Pero esta es la semana que paga una factura. 00:15:02.970 --> 00:15:06.450 Brinda a la empresa un registro útil de cada decisión y transferencia vinculada a esa compra. 00:15:06.450 --> 00:15:09.810 5. Visibilidad de los controles y mejores decisiones del proveedor 00:15:09.810 --> 00:15:14.790 Un registro de compra conectado también permite a la empresa controlar las compras antes de que un problema llegue a finanzas. 00:15:15.290 --> 00:15:16.990 Las políticas de compra establecen las reglas básicas. 00:15:17.630 --> 00:15:22.850 Guían lo que los empleados pueden solicitar, qué proveedores usar y cuándo una compra necesita aprobación antes de comprometer dinero de la empresa. 00:15:23.570 --> 00:15:24.870 Piensa en una solicitud de equipo de seguridad. 00:15:24.870 --> 00:15:30.370 La empresa podría exigir al personal del almacén que elija productos de seguridad aprobados, mientras que solo el equipo de compra puede compras puede elegir. 00:15:31.250 --> 00:15:37.730 Un pedido pequeño de reemplazo puede requerir una aprobación, pero un pedido grande para un equipo nuevo puede requerir un dueño de presupuesto y un gerente de compras. 00:15:38.190 --> 00:15:39.850 Las reglas están integradas en el próspero. 00:15:40.170 --> 00:15:45.870 Las personas no necesitan buscar un documento de políticas, adivinar quién debe aprobar algo o reenviar correos hasta que alguien responda. 00:15:47.030 --> 00:15:52.710 Dynamics 365 puede dirigir la solicitud según el departamento, el monto, el tipo de compra o la política asociada. 00:15:53.210 --> 00:15:54.650 Esa ruta se llama flujo de trabajo. 00:15:55.330 --> 00:16:00.010 Un flujo de trabajo da las solicitudes, pedidos y facturas un camino claro de una persona a la siguiente. 00:16:00.650 --> 00:16:05.750 Cada persona puede aprobar, rechazar o devolver el registro para cambios y el sistema registra la acción. 00:16:06.710 --> 00:16:09.590 Ya no hay que preguntarse si una aprobación ocurrió en una larga cadena de correo. 00:16:09.990 --> 00:16:11.350 Esto también ayuda cuando alguien está ausente. 00:16:11.610 --> 00:16:15.670 El trabajo no desaparece en la bandeja de entrada de Outlook de esa persona sin rastro de donde se detuvo. 00:16:16.490 --> 00:16:18.570 La empresa puede dar el paso actual y actuar al respecto. 00:16:19.190 --> 00:16:22.150 Los proveedores también pueden participar cuando una empresa usa el portal de proveedores. 00:16:22.150 --> 00:16:26.910 El portal de proveedores da al proveedor un lugar para ver solicitudes de cotización o pedidos compartidos con ellos. 00:16:27.470 --> 00:16:33.070 Pueden responder a una solicitud de cotización y confirmar un pedido directamente cuando la empresa envía una solicitud de confirmación. 00:16:33.070 --> 00:16:35.730 Eso da ambas partes el mismo documento para trabajar. 00:16:36.250 --> 00:16:42.930 En lugar de que un comprador envíe un PDF, espere una respuesta y luego la escriba en el sistema, el proveedor confirma los detalles mediante el proceso conectado. 00:16:43.890 --> 00:16:46.370 El comprador puede la respuesta sin reconstruir el registro manualmente. 00:16:47.110 --> 00:16:51.830 Una vez que las compras se mueven por el sistema, la empresa también recopila información útil sin crear otra hoja de cálculo. 00:16:52.890 --> 00:16:55.710 El análisis de gastos responde a una pregunta simple, ¿a dónde va el dinero? 00:16:55.710 --> 00:17:00.930 Un gerente de compras puede revisar los gastos por proveedor, producto, categoría de adquisición o departamento. 00:17:01.490 --> 00:17:07.050 Quizá la empresa cree que compra guantes a un proveedor, pero los registros muestran a varios equipos comprando guantes similares a otros proveedores. 00:17:07.590 --> 00:17:10.170 ¿Quizás un departamento gasta más en reparaciones externas de lo esperado? 00:17:10.590 --> 00:17:14.090 Esos detalles dan a la empresa una razón para hacer mejores preguntas antes de la próxima compra. 00:17:14.650 --> 00:17:17.330 El análisis del desempeño del proveedor observa el lado del proveedor de la misma historia. 00:17:17.930 --> 00:17:21.930 Los compradores pueden comparar los resultados de compra y entrega al decidir quién debe recibir futuros pedidos. 00:17:21.930 --> 00:17:28.650 Un precio bajo en papel puede no parecer tan atractivo si el proveedor entrega tarde repetidamente, envía pedidos incompletos o no puede cumplir con los términos acordados. 00:17:29.390 --> 00:17:32.810 La empresa puede utilizar sus propios registros de compra al revisar esa relación con el proveedor. 00:17:33.170 --> 00:17:34.110 Luego está el rastro de auditoría. 00:17:34.430 --> 00:17:37.250 Un rastro de auditoría permite a alguien rastrear una compra a través de todo su historia. 00:17:37.490 --> 00:17:44.050 Pueden comenzar con la solicitud original, ver quién la aprobó, revisar la orden de compra, verificar el recibo, encontrar la factura y ver el pago que la liquidó. 00:17:44.510 --> 00:17:49.210 Ese registro es cierto a los equipos de finanzas y auditoría, pero también ayuda a las personas comunes a responder preguntas comunes. 00:17:49.210 --> 00:17:51.350 ¿Por qué compramos esto? ¿Quién eligió este proveedor? 00:17:51.350 --> 00:17:53.490 ¿Llegaron los bienes? ¿Ya se ha pagado la factura? 00:17:54.030 --> 00:17:55.650 La respuesta se encuentra en el registro de compra. 00:17:56.150 --> 00:17:57.590 Regresemos al edificio de oficinas de principio. 00:17:58.230 --> 00:18:02.010 El escritorio de compra, semuelle de recepción y el escritorio de finanzas tienen trabajos diferentes, 00:18:02.170 --> 00:18:06.210 pero todos están viendo partes de la misma compra en lugar de pasar papeles sueltos entre habitaciones separadas. 00:18:08.050 --> 00:18:12.330 Nuestro gerente almacén, nuestra solicitud de TMS para cascos y guantes, ahora tiene un historial completo. 00:18:12.810 --> 00:18:14.950 Ah, la solicitud siguió la política de la empresa. 00:18:15.390 --> 00:18:16.650 Las personas adecuadas la aprobaron. 00:18:16.650 --> 00:18:17.950 El proveedor suministró el equipo. 00:18:18.550 --> 00:18:20.230 El personal del almacén registró la entrega. 00:18:20.630 --> 00:18:22.570 Cuentas por pagar comparó la factura y la pagó. 00:18:23.090 --> 00:18:25.810 Una distinción simple mantiene claros todos estos componentes básicos. 00:18:26.550 --> 00:18:28.830 El abastecimiento ayuda a la empresa a elegir a quién comprarle, 00:18:29.090 --> 00:18:31.990 mientras que la adquisición gestiona lo que sucede después de que la empresa decide comprar. 00:18:33.530 --> 00:18:33.930 Conclusión. 00:18:34.190 --> 00:18:35.770 Un registro conectado desde el inicio, Estel. 00:18:36.150 --> 00:18:37.150 Aquí está el panorama en el. 00:18:37.150 --> 00:18:41.910 Adquisición y el abastecimiento toman todas esas transferencias dispersas y las convierte en un proceso empresarial rastreo. 00:18:42.070 --> 00:18:46.030 Una solicitud no desaparece en una bandeja de entrada, una aprobación no vive solo en la memoria de alguien, 00:18:46.170 --> 00:18:48.950 y una factura no llega sin un vínculo claro con la decisión detrás de ella. 00:18:49.590 --> 00:18:52.690 En cambio, la empresa tiene un registro conectado que sigue la compra hasta el final, 00:18:53.350 --> 00:18:55.070 solo brinda una respuesta clara cuando la necesite. 00:18:55.270 --> 00:18:56.530 Te puede ver el pedido como comprado. 00:18:56.930 --> 00:18:58.130 El almacén ve lo que se espera. 00:18:58.590 --> 00:18:59.870 Finanza sabe lo que debe la empresa, 00:19:00.390 --> 00:19:02.230 y los gerentes ven exactamente a dónde va el gasto. 00:19:02.790 --> 00:19:05.990 Comprar todavía involucra a personas, proveedores, bienes, servicios y decisiones. 00:19:06.450 --> 00:19:08.210 Dynamics 365 no elimina esas cosas. 00:19:08.670 --> 00:19:12.150 Mantiene el registro de ellas juntas para que pueda comprar con menos cabos sueltos y menos sorpresas. 00:19:12.670 --> 00:19:14.410 Suscríbase en su plataforma de podcast favorita, 00:19:14.410 --> 00:19:18.750 y comparte esta pepita de conocimiento con alguien que esté comenzando a aprender sobre adquisición y abastecimiento de Dynamics 365.