hizo la venta, envió la factura, pero ¿cuándo llega realmente el dinero a su cuenta? ¿Y qué sucede si no llega? Bienvenidos a otro episodio de Microsoft Knowledge Nuggets en M365FM. EME, soy Marco Peters. Hoy explicaremos las cuentas por cobrar de Dynamics 365 en un lenguaje sencillo. Al final de este episodio, seguirá el saldo de un cliente desde la venta hasta el pago y verá qué hace la empresa cuando ese pago se retrasa. Aquí está la definición más simple. Las cuentas por cobrar rastrean el dinero que los clientes le deben junto con los pagos que recibe. ¿Qué? Piensa en ello como un archivador para el dinero dentro de su empresa. Cada cliente recibe una carpeta. Esa carpeta contiene sus facturas, sus pagos, sus fechas de vencimiento y cualquier trabajo de seguimiento. Ahora bien, una hoja de cálculo puede listar esas cosas, pero no puede conectar de forma fiable una nueva venta, una fecha de vencimiento acordada, un pago bancario y una decisión de crédito en toda la empresa.

Dynamics 365 Finance Equipment. Así que empecemos por el principio, con la cuenta del cliente. Uno, la cuenta del cliente, el punto de partida para cada factura. Imagina que trabaja con un cliente llamado Nordwind Equipment. Antes de que puedan realizar un pedido, Dynamics 365 necesita más que solo un nombre y un número de teléfono. Necesita las reglas financieras para hacer negocios con Nordwind. La cuenta del cliente es esa carpeta etiquetada en nuestro archivador. Contiene todos los detalles que le dicen a Dynamics 365 quién es el cliente, a dónde deben ir las facturas, cómo suelen pagar y cuánto crédito está dispuesta a otorgar la empresa. Eso puede sonar como una configuración básica, pero evita mucha confusión más adelante. Por ejemplo, la cuenta no hace una dirección de facturación del cliente. Eso suele ser diferente de la dirección de entrega. El equipo puede enviarse a una fábrica mientras las facturas van a la oficina de finanzas.

También contiene las condiciones de pago. Las condiciones de pago responden a preguntas simples. ¿Cuánto tiempo tiene este cliente para pagar? Nordwind podría pagar en 30. Otro cliente paga por Adel. Un cliente más grande podría negociar 60 días. Una vez que esas condiciones se establecen en la cuenta, Dynamics 365 calcula la fecha de vencimiento automáticamente. Nadie tiene que buscar en un hilo de correo electrónico o adivinar si Neto 30 significa parte de la fecha del pedido, la fecha de entrega o la fecha de la factura. El sistema simplemente lo sabe. Aquí está la cuestión. La cuenta del cliente también guarda el método de pago habitual. Si Nordwind paga mediante transferencia bancaria y otro cliente paga con tarjeta de crédito, el equipo financiero sigue el proceso correcto en el momento del pago. No tienen que tratar a cada cliente como un caso único. Luego está el límite de crédito.

Un límite de crédito es la cantidad máxima que una empresa está dispuesta a permitir que un cliente ha deudar al mismo tiempo. Piénselo como la recepción de un edificio de oficinas. El recepcionista verifica si alguien tiene permitido subir a otro piso, no si el visitante es agradable, solo si las reglas le permiten pasar. Es la misma idea aquí. El límite de crédito establece un límite claro entre ventas y finanzas. Nordwind puede ser un cliente sólido, pero si ya debe una gran cantidad, la empresa deja de hacer una pausa antes de aceptar otro pedido grande. Tras de escena, Dynamics 365 también puede usar grupos de clientes y perfiles de contabilización. No deje que esos nombres le entiendan. Un grupo de clientes es solo una forma de agrupar clientes similares. Venta minorista en un grupo, mayorista en otro. De esa manera, la empresa puede aplicar reglas compartidas donde tenga sentido. Un perfil de contabilización es una regla contable que le dice a Dynamics 365 que cuentas financieras deben registrar la deuda cuando ingresa una factura.

Normalmente no verá ese trabajo como vendedor o cliente. Pero finanzas depende de ello, porque los libros necesitan cada importe en el lugar correcto. Y aquí está el verdadero poder. La cuenta de cliente conecta el lado de ventas con el lado de finanzas. Un vendedor puede crear un pedido para Nordwind, y finanzas no necesita reconstruir esa información más tarde. Ellos ven el cliente, los términos de pago, la posición crediticia y el monto de deuda. Todo se conecta automáticamente. ¿Esa es la diferencia entre una lista de contactos y una cuenta de cliente? Una lista de contactos debe manar. Una cuenta de cliente registra la relación financiera, incluidas las reglas que controlan lo que sucede cuando la empresa les vende. Así que una vez que Nordwind compra algo, Dynamics 365 necesita convertir esa venta en una solicitud formal de pago.

Crear la factura. Convertir una venda en un redeudado. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un pedido y una factura? Un pedido indica lo que el cliente quiere. Una factura indica lo que necesita pagar. Y este es el punto claro. Una factura crea un saldo pendiente en la cuenta del cliente. Una vez contabilizado, usted le factura formalmente y el departamento de cuentas por cobrar puede realizar el seguimiento de lo que sea. Volvamos a Nordwind Equipment. Pidieron 10 piezas de equipo. Su equipo de venta registra el pedido. El almacén prepara los artículos y usted los envía. Nordwind ya tiene el equipo. En ese punto necesita un registro claro de lo que compraron. ¿Cuánto cuesta y cuándo vence el pago? Es el registro de la factura del cliente. La mayoría de las facturas en Dynamics 365 Finance provienen directamente de un pedido de venta. Esto mantiene la factura vinculada a la venta original.

Los artículos del cliente, los precios, las cantidades y todas las reglas acordadas ya están en el archivo. No necesita que alguien vuelva a escribir esos detalles en un sistema de facturación independiente. Una vez que los productos se envían a un servicio alcanza un hito en el que debe facturarse, usted crea la factura desde ese pedido de ventas. El momento exacto depende de cómo funcione su empresa. Algunas empresas facturan al realizar el envío, otras después de terminar el trabajo. Una firma de consultoría podría facturar tras completar un hito. Dynamics 365 sigue el proceso que usted ya ha configurado. Es posible que escuche el término factura de albarán. Un albarán confirma lo que salió físicamente del almacén y llegó a la etapa de entrega. Cuando su empresa factura según lo que realmente se envió, la factura puede usar esos detalles de entrega confirmados. Esto evita un problema común.

Digamos que ha impedido sus 10 unidades, pero eso los enviaron 8 porque dos siguen esperando existencias. Si factura desde el albarán, solo factura las 8 unidades que se enviaron. No le está cobrando a Northwind las 10 antes de que la reciban. El pedido sigue siendo importante, pero el entrega confirmada le indica facturación que debe incluirse en esta factura. Pero no todas las facturas comienzan con un pedido de venta. A veces necesita facturar un cargo único que no implica un envío. Tal vez Northwind solicite una sesión de capacitación especial. Quizás sea una tarifa de servicio, un cargo de proyecto o una corrección que requiere su propia factura. Para esos casos, Dynamics 365 Finance admite una factura de texto libre. Texto libre no significa aleatorio o formal. Significa que la factura no está vinculada a un pedido de venta. Te ingresa el cliente, el cargo, el monto, los detalles de impuestos cuando sea necesario y la información de pago.

Una vez registrada, se convierte en un monto de dodo normal en la cuenta del cliente. El cliente sigue recibiendo una factura adecuada. Finanza sigue viendo un saldo pendiente. ¿Qué pasa con el trabajo recurrente? Supongamos que Northwind paga una tarifa mensual por el mantenimiento de equipo. Crear la misma factura manualmente cada mes desperdicia tiempo y propicia errores pequeños. La facturación de suscripciones utiliza calendarios de facturación para manejar los carros petíticos. Usted configura el acuerdo y el momento de facturación. Luego, Dynamics 365 puede crear facturas a medida que llega a cada periodo de facturación. Eso le brinda una forma repetible de facturar servicios recurrentes. Si el cliente recibe facturas basadas en el calendario que acordó, el registro es el momento que cambia el estado de ventas. Registra el monto en la cuenta del cliente de Northwind como dinero adeudado.

También envía el monto a los registros financieros de la empresa, donde puede ver que se ha facturado una venta y el pago sigue pendiente. La factura ya no es un borrador que alguien podría cambiar casualmente. Ahora es parte del registro financiero. Hagámoslo concreto. Northwind solicita equipos por un valor de $10,000. Ocho unidades se envía en primero, así que usted registra una factura por esas ocho unidades. La factura muestra el monto, la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago. Northwind recibe la factura y Dynamics 365 registra el mismo monto como pendiente en su cuenta. Ese registro compartido mantiene a ventas al personal de almacén y a finanzas enfocados en la misma transacción. Ya no hay discusiones por versiones distintas en archivos diferentes, pero una factura solo solicita dinero. El siguiente trabajo es reconocer el pago cuando llegue y vincularlo al saldo pendiente correcto.

2. 3. Recibir y conciliar pagos. Cerrar la factura correcta. Que llegue un pago suena sencillo. El saldo bancario aumenta, así que el trabajo está hecho, ¿verdad? Exacto. Finanzas todavía necesita responder dos preguntas. ¿Quién envió el dinero y qué factura facturas pendientes debería cerrar ese dinero? Piensa en Northwind pagando la factura del equipo. El banco podría mostrar un pago con una referencia corta, un monto y una fecha. Sin conciliar ese pago con el saldo pendiente de Northwind, el sistema podría mostrar efectivo en el banco y a la vez mostrar que Northwind todavía debe el dinero. Sus registros de vento y sin. Dynamics 365. Finance maneja varias formas en que los clientes pueden pagar. Puede recibir efectivo, cheques, pagos con tarjeta de crédito, transferencias bancarias o letras de cambio que son documentos de pago formales usados en algunos procesos comerciales. Cada método sigue su propia ruta hacia los registros financieros.

Una transferencia bancaria puede aparecer en un estado de cuenta. Un cheque podría necesitar registro antes de que el banco lo liquide. Un pago con tarjeta puede llegar a través de un servicio de pago. Dynamics 365. Le da finanzas un lugar para registrar detalles de pago contra la cuenta del cliente correcto. Ese lugar es a menudo el diario de pago de clientes. Un diario suena como un libro contable en papel, pero dentro de Dynamics 365 es simplemente un lugar controlado para ingresar y revisar pagos antes de registrarlos. Finanza registra el cliente, el monto, el método de pago, la cuenta bancaria y cualquier referencia que acompañó al pago. Luego hay una palabra que a menudo suena más difícil de lo que es liquidación. La liquidación significa conciliar un pago con la factura que liquida. Nordwind paga el monto exacto de su factura de equipo. Finanza selecciona el pago y la factura pendiente, luego lo liquida juntos.

Una vez registrado, la factura ya no aparece como impaga. El pago la cerra. El saldo del cliente disminuye por el mismo monto. Esto importa porque un pago sin liquidación puede dejar una factura abierta en la cuenta a pesar de que ya recibió el efectivo. Eso crea reportes incorrectos, seguimientos innecesarios y llamadas incómodas a clientes que ya pagaron. A veces el pago no cubre la factura completa. Tal vez Nordwind pague parte del monto ahora y acuerde pagar el resto más tarde. La Dynamics 365 puede liquidar el monto recibido contra la factura manteniendo abierta la parte impaga. La factura no desaparece solo porque entró algo de dinero. El departamento de finanzas puede caer pendiente. Eso es mucho mejor que marcar una factura como pagada por error y luego tratar de recordar el monto faltante en una nota o en una hoja de cálculo aparte. Para muchas empresas, los pagos bancarios llegan en grande cantidad.

Revisar manualmente cada transferencia y cada factura pendiente toma tiempo, especialmente cuando los clientes pagan varias facturas juntas o escriben una referencia que no es del todo clara. Dynamics 365 tiene un día de pagos para este trabajo. Un equipo puede importar la información del extracto bancario y usarla para vincular los pagos bancarios recibidos con las facturas abiertas de clientes. Las referencias de pago, los montos, los detalles del cliente y las reglas de coincidencia ayudan al sistema a sugerir a dónde pertenece el pago. Usted aún revisa el resultado. Esa parte es importante. La automatización reduce la búsqueda, pero finanzas sigue siendo responsable de asegurar que un pago liquide la factura correcta. Si un cliente envía un pago por varias facturas, la persona que lo procesa puede asignar ese pago entre esas facturas. Si una referencia apunta al documento incorrecto, puede corregirlo antes de registrar.

El objetivo no es eliminar el juicio humano, sino evitar que las personas pasen el día buscando en archivos bancarios y listas de facturas. Ahora, imagine que Nordwind opera a través de varias empresas en el mismo grupo empresarial. Una entidad legal podría vender el equipo mientras una empresa financiera central recibe los pagos de todo el grupo. Dynamics 365 admite pagos centralizados para esa situación. Un pago puede registrarse en una entidad legal en nombre de otra. La empresa no necesita fingir que el dinero llegó primero a la empresa vendedora ni gestionar el proceso fuera del sistema. Los registros pueden mostrar dónde entró el pago y qué deuda el cliente liquida. Eso mantiene el trabajo financiero compartido más ordenado, especialmente cuando varias empresas usan un equipo de caja central. Entonces, el proceso de pago completo es más que registrar dinero en el banco. Dynamics 365 vincula al cliente el pago y la factura hasta que el saldo pendiente se cierra o hasta que el monto restante le indique a finanzas que falta más pago.

Eso liquida el pago de hoy. La siguiente pregunta surge antes de la próxima venda. ¿Debería la empresa permitir que un cliente deba aún más? Cuatro, gestión de crédito. Decidir cuándo seguir vendiendo. Entonces recibe un pago y este liquida un saldo antiguo. Bastante directo, ¿verdad? Pero esto es lo que la gestión de crédito pregunta antes de que avance el próximo pedido. ¿Cuánto riesgo adicional está dispuesto a asumir su empresa? Piensa en la recepción de un hotel. Un huésped desea quedarse otra noche, así que el personal revisa la reserva, el estado del pago y las normas antes de entregar una nueva tarjeta de habitación. Eso es exactamente lo que hace la gestión de crédito para un pedido de venda. No juzle a si Northwind Equipment es un buen cliente en general. Simplemente verifica su posición financiera actual frente a las reglas que su empresa estableció. Una de esas reglas es el límite de crédito.

Un límite de crédito es la cantidad máxima que un cliente pueda dar en un momento dado. Por lo tanto, si Northwind tiene un límite de 50 mil dólares y ya debe 45 mil dólares, un nuevo pedido de 20 mil dólares requiere atención. El cliente aún puede realizar el pedido, pero su empresa no debe dejar que esa decisión pase inadvertida. Dynamics 365 puede verificar más de una cifra. Observa las facturas pendientes, cuánto tiempo llevan vencidas, el valor del nuevo pedido de ventas y el crédito aún disponible para ese cliente. Un cliente que paga tiempo puede tener margen para más crédito, mientras que otro puede estar por debajo de su límite pero tener una factura muy atrasada. Esos son riesgos distintos. Cuando se activa una regla, Dynamics 365 puede poner el pedido de ventas en retención de crédito, pausando el pedido antes de enviar más mercancías o aceptar más trabajo impago. Ventas puede ver la retención, Finanzas puede ver el motivo y nadie descubre el problema después de que el almacén ya ha realizado otro envío.

Una retención de crédito no significa que el pedido haya sido rechazado por siempre. Significa que alguien debe revisar. Tal vez Northwind envió pruebas de que el pago está en camino o un gerente financiero sabe que la factura vencida se debe a un error de facturación o el cliente solicitó un aumento temporal debido a un gran proyecto aprobado. El personal autorizado puede liberar un pedido cuando existe una razón valente. Esa parte es importante porque las reglas de negocio necesitan espacio para la vida real. El sistema puede tener una decisión automática, pero los responsables deciden qué sucede después y dejan un rastro claro de esa decisión. Aquí es donde Ventas y Finanzas deben trabajar basándose en la misma información. Ventas quiere que el cliente siga operando, especialmente cuando el pedido es importante, mientras que Finanzas necesita proteger a la empresa de acumular un saldo que tal vez nunca se recupere.

Ninguna de las partes necesita ganar discusión. Solo necesitan el pedido, el monto impago y las reglas de crédito, todo en un mismo lugar. Muchas personas oyen gestión de crédito y asumen que significa rechazar clientes. No es así. Significa acordar límites seguros antes de que un pago atrasado se convierta en un programa mucho mayor. Aún puede apoyar a buenos clientes, aprobar excepciones y vender con confianza. Simplemente deja de añadir deudas sin verificar los hechos primeros. Una vez que una factura supera su fecha de vencimiento, la prevención da paso al seguimiento. Cinco, cobranzas y disputas. Persiguiendo el pago sin perder al cliente. Una vez que pase la fecha de vencimiento, el trabajo cambia. La empresa ya no decide si otorgar crédito o no. Necesita una forma clara y respetuosa de pedir dinero que ya está vencido. Dynamics 365 financiaba ese trabajo a la página de cobranza. Piénselo como un escritorio de trabajo compartido para cuentas de clientes vencidos.

En lugar de que una persona tome notas en correos, otra registre llamadas en una hoja de cálculo y alguien más revise facturas en finanzas, el equipo de cobranza ve el saldo del cliente y toda la actividad de seguimiento en un solo lugar. Eso cambia la conversación. Un agente de cobranza trabaja con listas de clientes creadas mediante criterios de cobranza, que pueden encontrar clientes con facturas vencidas por cierto número de días, por encima de un monto vencido elegido, o que requieren atención según las reglas de cobranza de su empresa. Si el equipo no necesita adivinar a quién contactar primero. Para cada cliente, la gente puede tomar medidas, enviar un recordatorio, crear una carta de cobranza, enviar un correo al cliente o agregar una tarea para una telefónica. El objetivo no es enviar mensajes enojados. La mayoría de los pagos atrasados comienzan con algo como una factura que llega a la bandeja de entrada equivocada, un cliente que necesita una copia o su equipo de pagos que olvidó la fecha de vencimiento, o un recordatorio tranquilo puede resolver mucho.

A veces un cliente responde con la promesa de pagar el próximo viernes. Dynamics 365 puede registrar eso como una promesa de pago, de modo que el equipo sepa que existe un compromiso y pueda verificar si el pago llega cuando se prometió. Sin ese registro, el siguiente agente podría llamar al mismo cliente a la mañana siguiente, sin saber que alguien ya acordó una fecha. Las disputas necesitan el mismo tipo de atención. Una disputa significa que el cliente cuestiona la totalidad o parte de una factura. Tal vez porque el precio es incorrecto, algunos productos nunca llegaron, o la factura se refiere a un trabajo que no aprobaron. La peor respuesta es dejar que ese problema desaparezca dentro de una bandeja. Dynamics 365 puede marcar la factura como disputada y mantenerla visible durante el trabajo de cobranza. El equipo puede realizar un seguimiento del estado y el trabajo necesario para resolverlo en lugar de tratar el silencio como una razón para seguir enviando el mismo recordatorio.

Eso también ayuda a la empresa a detectar problemas recurrentes. Si varios clientes disputan el mismo tipo de cargo, finanzas ha aprendido algo más allá de un solo pago atrasado, facturación, ventas, entregas o atención al cliente pueden necesitar corregir el proceso que crea esas disputas. Las cobranzas también utilizan informes de antigüedad, que clasifican los montos sin pago según el tiempo que han permanecido abiertos. Voy a ver los montos vencidos ahora, y luego los vencidos hace 30, 60 o 90 días. Esos rangos de tiempo ayudan al equipo a ver qué deudas requieren atención antes de que se convierta en una conversación difícil. Una factura con dos días de retraso no siempre merece la misma respuesta que una que lleva tres meses sin pagar. Finanzas también puede usar predicciones de pago cuando están disponibles para estimar si las facturas abiertas llegarán a tiempo, tarde o muy tarde basándose en datos históricos.

Un informe de antigüedad muestra lo que ya sucedió, pero una predicción ayuda al equipo a decidir dónde enfocarse antes de que un pago atrasado se vuelva un problema. Eso no reemplace el criterio. Le da al equipo de cobranza otra señal cuando deben elegir entre una larga lista de cuentas. El objetivo es simple, cobrar dinero de forma constante y visible mientras se trata al cliente como una persona, no como un número de caso. Ahora, pongamos todo el proceso en un ejemplo sencillo. 6. Una factura. Un proceso conectado al panorama general. Veamos qué sucede cuando Northwind hace un pedido, su sistema lo procesa, y al llegar al punto de facturación acordado, se emite la factura. La cuenta del cliente ya tiene sus condiciones de pago, por lo que Dynamics 365 calcula la fecha de vencimiento según las reglas acordadas con Northwind. Finanzas ve el monto pendiente y el cliente recibe una solicitud de pago clara.

Ese es el inicio del proceso. Unas semanas después, Northwind envía un pago bancario con la referencia de la factura. Finanzas vincula el pago con la factura y lo liquida. El saldo pendiente se cierra y la cuenta del cliente muestra que esa parte de la relación está completa. No se requiere verificación manual, lo que sucede cuando las cosas ocurren de otra manera. Si Northwind se pasa de la fecha de vencimiento, la factura pasa a cobranza. Un agente envía un recordatorio, Northwind responde que parte del cargo es erróneo, y el equipo registra una disputa en lugar de tratarlo como un retraso injustificado. Todos ven el mismo estado y conocen la siguiente acción porque todo reside en un mismo lugar. Aquí radica la diferencia con Dynamics 365 Finance. Nada permanece separado. Pedidos, facturas, pagos, créditos y cobranzas se vinculan a la misma relación con el cliente, así que no debe buscar información en distintos sistemas.

Eso significa decisiones más rápidas y menos errores. La forma antigua dispersaba la información en hojas de cálculo, correos, notas y archivos bancarios, haciendo que pierdan tiempo verificando qué versión es la correcta. Dynamics 365 mantiene la historia conectada, con una visión integral del cliente de principio a fin. Cuentas por cobrar significa saber quién le debe dinero cuando vence, qué ha pasado y qué debe hacer a continuación. Si falta una pieza, una empresa puede vender mucho y aún así luchar por saber dónde está su efectivo. Por eso este proceso conectado es importante. Conclusión. Mantenga el dinero interno bajo control. Una factura solo inicia el proceso. Sus cuentas por cobrar siguen el dinero hasta que el saldo se cierra o alguien actúa sobre lo pendiente. Mantener ese dinero bajo control es fundamental para la salud del negocio. Soy Mirko Pites. Suscríbase a Microsoft Knowledge Magnets en M365 FM y vea el episodio relacionado de Dynamics 365 Finance en su pantalla para seguir aclarando el panorama general.