WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:03.220 hizo la venta, envió la factura, pero ¿cuándo llega realmente el dinero a su cuenta? 00:00:03.700 --> 00:00:04.640 ¿Y qué sucede si no llega? 00:00:04.980 --> 00:00:08.480 Bienvenidos a otro episodio de Microsoft Knowledge Nuggets en M365FM. 00:00:08.820 --> 00:00:10.040 EME, soy Marco Peters. 00:00:10.580 --> 00:00:14.040 Hoy explicaremos las cuentas por cobrar de Dynamics 365 en un lenguaje sencillo. 00:00:14.560 --> 00:00:17.780 Al final de este episodio, seguirá el saldo de un cliente desde la venta hasta el pago 00:00:17.780 --> 00:00:20.960 y verá qué hace la empresa cuando ese pago se retrasa. 00:00:21.800 --> 00:00:22.800 Aquí está la definición más simple. 00:00:23.540 --> 00:00:27.740 Las cuentas por cobrar rastrean el dinero que los clientes le deben junto con los pagos que recibe. 00:00:27.740 --> 00:00:31.000 ¿Qué? Piensa en ello como un archivador para el dinero dentro de su empresa. 00:00:31.580 --> 00:00:32.660 Cada cliente recibe una carpeta. 00:00:33.120 --> 00:00:36.940 Esa carpeta contiene sus facturas, sus pagos, sus fechas de vencimiento y cualquier trabajo de seguimiento. 00:00:37.460 --> 00:00:40.860 Ahora bien, una hoja de cálculo puede listar esas cosas, pero no puede conectar de forma fiable 00:00:40.860 --> 00:00:45.060 una nueva venta, una fecha de vencimiento acordada, un pago bancario y una decisión de crédito en toda la empresa. 00:00:45.520 --> 00:00:47.140 Dynamics 365 Finance Equipment. 00:00:47.420 --> 00:00:49.800 Así que empecemos por el principio, con la cuenta del cliente. 00:00:50.600 --> 00:00:53.800 Uno, la cuenta del cliente, el punto de partida para cada factura. 00:00:53.800 --> 00:00:58.020 Imagina que trabaja con un cliente llamado Nordwind Equipment. 00:00:58.640 --> 00:01:02.760 Antes de que puedan realizar un pedido, Dynamics 365 necesita más que solo un nombre y un número de teléfono. 00:01:03.460 --> 00:01:05.620 Necesita las reglas financieras para hacer negocios con Nordwind. 00:01:06.080 --> 00:01:09.060 La cuenta del cliente es esa carpeta etiquetada en nuestro archivador. 00:01:10.060 --> 00:01:13.320 Contiene todos los detalles que le dicen a Dynamics 365 quién es el cliente, 00:01:13.480 --> 00:01:18.120 a dónde deben ir las facturas, cómo suelen pagar y cuánto crédito está dispuesta a otorgar la empresa. 00:01:19.120 --> 00:01:22.100 Eso puede sonar como una configuración básica, pero evita mucha confusión más adelante. 00:01:22.100 --> 00:01:24.900 Por ejemplo, la cuenta no hace una dirección de facturación del cliente. 00:01:25.200 --> 00:01:26.860 Eso suele ser diferente de la dirección de entrega. 00:01:27.220 --> 00:01:29.980 El equipo puede enviarse a una fábrica mientras las facturas van a la oficina de finanzas. 00:01:30.400 --> 00:01:31.780 También contiene las condiciones de pago. 00:01:32.080 --> 00:01:33.940 Las condiciones de pago responden a preguntas simples. 00:01:34.040 --> 00:01:35.320 ¿Cuánto tiempo tiene este cliente para pagar? 00:01:35.980 --> 00:01:37.100 Nordwind podría pagar en 30. 00:01:37.540 --> 00:01:38.720 Otro cliente paga por Adel. 00:01:39.020 --> 00:01:40.880 Un cliente más grande podría negociar 60 días. 00:01:41.280 --> 00:01:45.440 Una vez que esas condiciones se establecen en la cuenta, Dynamics 365 calcula la fecha de vencimiento automáticamente. 00:01:46.060 --> 00:01:50.200 Nadie tiene que buscar en un hilo de correo electrónico o adivinar si Neto 30 significa parte de la fecha del pedido, 00:01:50.200 --> 00:01:51.560 la fecha de entrega o la fecha de la factura. 00:01:51.560 --> 00:01:52.840 El sistema simplemente lo sabe. 00:01:52.980 --> 00:01:53.460 Aquí está la cuestión. 00:01:53.840 --> 00:01:55.820 La cuenta del cliente también guarda el método de pago habitual. 00:01:56.440 --> 00:01:59.680 Si Nordwind paga mediante transferencia bancaria y otro cliente paga con tarjeta de crédito, 00:01:59.800 --> 00:02:02.140 el equipo financiero sigue el proceso correcto en el momento del pago. 00:02:02.500 --> 00:02:04.260 No tienen que tratar a cada cliente como un caso único. 00:02:04.760 --> 00:02:05.760 Luego está el límite de crédito. 00:02:06.220 --> 00:02:10.060 Un límite de crédito es la cantidad máxima que una empresa está dispuesta a permitir que un cliente ha deudar al mismo tiempo. 00:02:10.500 --> 00:02:12.420 Piénselo como la recepción de un edificio de oficinas. 00:02:12.960 --> 00:02:15.520 El recepcionista verifica si alguien tiene permitido subir a otro piso, 00:02:15.660 --> 00:02:18.480 no si el visitante es agradable, solo si las reglas le permiten pasar. 00:02:18.480 --> 00:02:19.800 Es la misma idea aquí. 00:02:20.060 --> 00:02:22.240 El límite de crédito establece un límite claro entre ventas y finanzas. 00:02:22.960 --> 00:02:25.820 Nordwind puede ser un cliente sólido, pero si ya debe una gran cantidad, 00:02:26.020 --> 00:02:28.360 la empresa deja de hacer una pausa antes de aceptar otro pedido grande. 00:02:29.040 --> 00:02:32.740 Tras de escena, Dynamics 365 también puede usar grupos de clientes y perfiles de contabilización. 00:02:33.320 --> 00:02:34.420 No deje que esos nombres le entiendan. 00:02:34.800 --> 00:02:37.140 Un grupo de clientes es solo una forma de agrupar clientes similares. 00:02:37.720 --> 00:02:39.540 Venta minorista en un grupo, mayorista en otro. 00:02:39.960 --> 00:02:42.640 De esa manera, la empresa puede aplicar reglas compartidas donde tenga sentido. 00:02:42.640 --> 00:02:46.280 Un perfil de contabilización es una regla contable que le dice a Dynamics 365 00:02:46.280 --> 00:02:49.140 que cuentas financieras deben registrar la deuda cuando ingresa una factura. 00:02:49.920 --> 00:02:52.180 Normalmente no verá ese trabajo como vendedor o cliente. 00:02:53.040 --> 00:02:56.560 Pero finanzas depende de ello, porque los libros necesitan cada importe en el lugar correcto. 00:02:56.980 --> 00:02:57.920 Y aquí está el verdadero poder. 00:02:58.440 --> 00:03:01.120 La cuenta de cliente conecta el lado de ventas con el lado de finanzas. 00:03:01.780 --> 00:03:03.540 Un vendedor puede crear un pedido para Nordwind, 00:03:03.960 --> 00:03:06.120 y finanzas no necesita reconstruir esa información más tarde. 00:03:06.620 --> 00:03:09.120 Ellos ven el cliente, los términos de pago, la posición crediticia y el monto de deuda. 00:03:09.560 --> 00:03:10.420 Todo se conecta automáticamente. 00:03:10.420 --> 00:03:13.540 ¿Esa es la diferencia entre una lista de contactos y una cuenta de cliente? 00:03:13.760 --> 00:03:15.060 Una lista de contactos debe manar. 00:03:15.620 --> 00:03:17.780 Una cuenta de cliente registra la relación financiera, 00:03:18.080 --> 00:03:20.680 incluidas las reglas que controlan lo que sucede cuando la empresa les vende. 00:03:21.380 --> 00:03:22.900 Así que una vez que Nordwind compra algo, 00:03:23.080 --> 00:03:26.320 Dynamics 365 necesita convertir esa venta en una solicitud formal de pago. 00:03:28.820 --> 00:03:29.480 Crear la factura. 00:03:29.900 --> 00:03:31.080 Convertir una venda en un redeudado. 00:03:32.460 --> 00:03:34.200 Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un pedido y una factura? 00:03:34.660 --> 00:03:36.360 Un pedido indica lo que el cliente quiere. 00:03:36.560 --> 00:03:37.660 Una factura indica lo que necesita pagar. 00:03:38.100 --> 00:03:38.700 Y este es el punto claro. 00:03:39.020 --> 00:03:41.480 Una factura crea un saldo pendiente en la cuenta del cliente. 00:03:41.480 --> 00:03:43.960 Una vez contabilizado, usted le factura formalmente 00:03:43.960 --> 00:03:46.380 y el departamento de cuentas por cobrar puede realizar el seguimiento de lo que sea. 00:03:46.680 --> 00:03:47.960 Volvamos a Nordwind Equipment. 00:03:48.500 --> 00:03:49.560 Pidieron 10 piezas de equipo. 00:03:49.720 --> 00:03:50.980 Su equipo de venta registra el pedido. 00:03:51.040 --> 00:03:52.820 El almacén prepara los artículos y usted los envía. 00:03:53.700 --> 00:03:54.620 Nordwind ya tiene el equipo. 00:03:55.080 --> 00:03:57.420 En ese punto necesita un registro claro de lo que compraron. 00:03:57.540 --> 00:03:59.000 ¿Cuánto cuesta y cuándo vence el pago? 00:03:59.500 --> 00:04:00.840 Es el registro de la factura del cliente. 00:04:00.840 --> 00:04:04.720 La mayoría de las facturas en Dynamics 365 Finance provienen directamente de un pedido 00:04:04.720 --> 00:04:04.980 de venta. 00:04:05.300 --> 00:04:07.180 Esto mantiene la factura vinculada a la venta original. 00:04:07.760 --> 00:04:10.700 Los artículos del cliente, los precios, las cantidades y todas las reglas acordadas 00:04:10.700 --> 00:04:11.540 ya están en el archivo. 00:04:12.160 --> 00:04:14.820 No necesita que alguien vuelva a escribir esos detalles en un sistema de facturación 00:04:14.820 --> 00:04:15.200 independiente. 00:04:15.780 --> 00:04:19.060 Una vez que los productos se envían a un servicio alcanza un hito en el que debe facturarse, 00:04:19.260 --> 00:04:20.980 usted crea la factura desde ese pedido de ventas. 00:04:21.320 --> 00:04:23.200 El momento exacto depende de cómo funcione su empresa. 00:04:23.820 --> 00:04:26.580 Algunas empresas facturan al realizar el envío, otras después de terminar el trabajo. 00:04:26.580 --> 00:04:29.600 Una firma de consultoría podría facturar tras completar un hito. 00:04:30.560 --> 00:04:33.580 Dynamics 365 sigue el proceso que usted ya ha configurado. 00:04:34.200 --> 00:04:35.880 Es posible que escuche el término factura de albarán. 00:04:36.820 --> 00:04:40.200 Un albarán confirma lo que salió físicamente del almacén y llegó a la etapa de entrega. 00:04:40.920 --> 00:04:44.760 Cuando su empresa factura según lo que realmente se envió, la factura puede usar esos detalles 00:04:44.760 --> 00:04:45.960 de entrega confirmados. 00:04:46.380 --> 00:04:47.380 Esto evita un problema común. 00:04:47.900 --> 00:04:50.760 Digamos que ha impedido sus 10 unidades, pero eso los enviaron 8 porque dos siguen esperando 00:04:50.760 --> 00:04:51.300 existencias. 00:04:51.860 --> 00:04:54.780 Si factura desde el albarán, solo factura las 8 unidades que se enviaron. 00:04:54.780 --> 00:04:57.720 No le está cobrando a Northwind las 10 antes de que la reciban. 00:04:58.200 --> 00:05:01.460 El pedido sigue siendo importante, pero el entrega confirmada le indica facturación que 00:05:01.460 --> 00:05:02.360 debe incluirse en esta factura. 00:05:02.780 --> 00:05:04.580 Pero no todas las facturas comienzan con un pedido de venta. 00:05:04.980 --> 00:05:07.420 A veces necesita facturar un cargo único que no implica un envío. 00:05:08.240 --> 00:05:10.340 Tal vez Northwind solicite una sesión de capacitación especial. 00:05:10.620 --> 00:05:13.340 Quizás sea una tarifa de servicio, un cargo de proyecto o una corrección que requiere 00:05:13.340 --> 00:05:14.040 su propia factura. 00:05:14.720 --> 00:05:18.160 Para esos casos, Dynamics 365 Finance admite una factura de texto libre. 00:05:18.900 --> 00:05:20.540 Texto libre no significa aleatorio o formal. 00:05:21.000 --> 00:05:23.140 Significa que la factura no está vinculada a un pedido de venta. 00:05:23.140 --> 00:05:26.500 Te ingresa el cliente, el cargo, el monto, los detalles de impuestos cuando sea necesario 00:05:26.500 --> 00:05:27.740 y la información de pago. 00:05:28.020 --> 00:05:30.800 Una vez registrada, se convierte en un monto de dodo normal en la cuenta del cliente. 00:05:31.000 --> 00:05:32.500 El cliente sigue recibiendo una factura adecuada. 00:05:32.920 --> 00:05:34.320 Finanza sigue viendo un saldo pendiente. 00:05:34.580 --> 00:05:35.620 ¿Qué pasa con el trabajo recurrente? 00:05:35.920 --> 00:05:38.420 Supongamos que Northwind paga una tarifa mensual por el mantenimiento de equipo. 00:05:38.920 --> 00:05:42.500 Crear la misma factura manualmente cada mes desperdicia tiempo y propicia errores pequeños. 00:05:43.120 --> 00:05:46.260 La facturación de suscripciones utiliza calendarios de facturación para manejar los carros petíticos. 00:05:46.800 --> 00:05:48.500 Usted configura el acuerdo y el momento de facturación. 00:05:48.500 --> 00:05:52.660 Luego, Dynamics 365 puede crear facturas a medida que llega a cada periodo de facturación. 00:05:53.360 --> 00:05:55.500 Eso le brinda una forma repetible de facturar servicios recurrentes. 00:05:56.080 --> 00:05:58.540 Si el cliente recibe facturas basadas en el calendario que acordó, 00:05:59.060 --> 00:06:01.400 el registro es el momento que cambia el estado de ventas. 00:06:02.140 --> 00:06:04.760 Registra el monto en la cuenta del cliente de Northwind como dinero adeudado. 00:06:05.460 --> 00:06:07.720 También envía el monto a los registros financieros de la empresa, 00:06:08.060 --> 00:06:10.880 donde puede ver que se ha facturado una venta y el pago sigue pendiente. 00:06:11.500 --> 00:06:14.080 La factura ya no es un borrador que alguien podría cambiar casualmente. 00:06:14.500 --> 00:06:15.700 Ahora es parte del registro financiero. 00:06:16.180 --> 00:06:16.940 Hagámoslo concreto. 00:06:16.940 --> 00:06:19.220 Northwind solicita equipos por un valor de $10,000. 00:06:19.720 --> 00:06:22.800 Ocho unidades se envía en primero, así que usted registra una factura por esas ocho unidades. 00:06:23.220 --> 00:06:26.160 La factura muestra el monto, la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago. 00:06:26.620 --> 00:06:31.420 Northwind recibe la factura y Dynamics 365 registra el mismo monto como pendiente en su cuenta. 00:06:32.060 --> 00:06:35.840 Ese registro compartido mantiene a ventas al personal de almacén y a finanzas enfocados en la misma transacción. 00:06:36.300 --> 00:06:38.460 Ya no hay discusiones por versiones distintas en archivos diferentes, 00:06:38.860 --> 00:06:40.260 pero una factura solo solicita dinero. 00:06:40.760 --> 00:06:44.360 El siguiente trabajo es reconocer el pago cuando llegue y vincularlo al saldo pendiente correcto. 00:06:44.360 --> 00:06:46.420 2. 3. Recibir y conciliar pagos. 00:06:46.920 --> 00:06:47.960 Cerrar la factura correcta. 00:06:48.260 --> 00:06:49.320 Que llegue un pago suena sencillo. 00:06:49.860 --> 00:06:51.840 El saldo bancario aumenta, así que el trabajo está hecho, ¿verdad? 00:06:52.440 --> 00:06:52.920 Exacto. 00:06:53.320 --> 00:06:54.900 Finanzas todavía necesita responder dos preguntas. 00:06:55.560 --> 00:06:58.960 ¿Quién envió el dinero y qué factura facturas pendientes debería cerrar ese dinero? 00:06:58.960 --> 00:07:01.360 Piensa en Northwind pagando la factura del equipo. 00:07:01.860 --> 00:07:04.900 El banco podría mostrar un pago con una referencia corta, un monto y una fecha. 00:07:05.700 --> 00:07:07.940 Sin conciliar ese pago con el saldo pendiente de Northwind, 00:07:08.140 --> 00:07:11.680 el sistema podría mostrar efectivo en el banco y a la vez mostrar que Northwind todavía debe el dinero. 00:07:12.040 --> 00:07:13.020 Sus registros de vento y sin. 00:07:13.520 --> 00:07:14.580 Dynamics 365. 00:07:14.580 --> 00:07:17.900 Finance maneja varias formas en que los clientes pueden pagar. 00:07:18.380 --> 00:07:22.280 Puede recibir efectivo, cheques, pagos con tarjeta de crédito, transferencias bancarias o letras de cambio 00:07:22.280 --> 00:07:25.040 que son documentos de pago formales usados en algunos procesos comerciales. 00:07:25.540 --> 00:07:28.000 Cada método sigue su propia ruta hacia los registros financieros. 00:07:28.360 --> 00:07:30.300 Una transferencia bancaria puede aparecer en un estado de cuenta. 00:07:30.580 --> 00:07:32.760 Un cheque podría necesitar registro antes de que el banco lo liquide. 00:07:33.220 --> 00:07:35.160 Un pago con tarjeta puede llegar a través de un servicio de pago. 00:07:36.300 --> 00:07:36.820 Dynamics 365. 00:07:37.020 --> 00:07:40.240 Le da finanzas un lugar para registrar detalles de pago contra la cuenta del cliente correcto. 00:07:40.460 --> 00:07:42.340 Ese lugar es a menudo el diario de pago de clientes. 00:07:42.340 --> 00:07:45.460 Un diario suena como un libro contable en papel, pero dentro de Dynamics 365 00:07:45.460 --> 00:07:48.940 es simplemente un lugar controlado para ingresar y revisar pagos antes de registrarlos. 00:07:49.860 --> 00:07:52.800 Finanza registra el cliente, el monto, el método de pago, la cuenta bancaria 00:07:52.800 --> 00:07:54.580 y cualquier referencia que acompañó al pago. 00:07:55.480 --> 00:07:58.300 Luego hay una palabra que a menudo suena más difícil de lo que es liquidación. 00:07:58.880 --> 00:08:01.520 La liquidación significa conciliar un pago con la factura que liquida. 00:08:02.160 --> 00:08:04.320 Nordwind paga el monto exacto de su factura de equipo. 00:08:05.000 --> 00:08:07.740 Finanza selecciona el pago y la factura pendiente, luego lo liquida juntos. 00:08:08.380 --> 00:08:10.680 Una vez registrado, la factura ya no aparece como impaga. 00:08:10.920 --> 00:08:11.920 El pago la cerra. 00:08:12.560 --> 00:08:14.280 El saldo del cliente disminuye por el mismo monto. 00:08:14.780 --> 00:08:18.140 Esto importa porque un pago sin liquidación puede dejar una factura abierta en la cuenta 00:08:18.140 --> 00:08:20.160 a pesar de que ya recibió el efectivo. 00:08:20.900 --> 00:08:23.320 Eso crea reportes incorrectos, seguimientos innecesarios 00:08:23.320 --> 00:08:25.100 y llamadas incómodas a clientes que ya pagaron. 00:08:25.520 --> 00:08:27.300 A veces el pago no cubre la factura completa. 00:08:28.040 --> 00:08:29.720 Tal vez Nordwind pague parte del monto ahora 00:08:29.720 --> 00:08:31.220 y acuerde pagar el resto más tarde. 00:08:31.340 --> 00:08:34.700 La Dynamics 365 puede liquidar el monto recibido contra la factura 00:08:34.700 --> 00:08:36.060 manteniendo abierta la parte impaga. 00:08:36.620 --> 00:08:38.900 La factura no desaparece solo porque entró algo de dinero. 00:08:38.900 --> 00:08:40.760 El departamento de finanzas puede caer pendiente. 00:08:41.020 --> 00:08:43.460 Eso es mucho mejor que marcar una factura como pagada por error 00:08:43.460 --> 00:08:47.140 y luego tratar de recordar el monto faltante en una nota o en una hoja de cálculo aparte. 00:08:47.640 --> 00:08:49.660 Para muchas empresas, los pagos bancarios llegan en grande cantidad. 00:08:50.440 --> 00:08:53.300 Revisar manualmente cada transferencia y cada factura pendiente toma tiempo, 00:08:53.620 --> 00:08:55.880 especialmente cuando los clientes pagan varias facturas juntas 00:08:55.880 --> 00:08:58.080 o escriben una referencia que no es del todo clara. 00:08:59.680 --> 00:09:02.180 Dynamics 365 tiene un día de pagos para este trabajo. 00:09:02.180 --> 00:09:05.220 Un equipo puede importar la información del extracto bancario 00:09:05.220 --> 00:09:08.720 y usarla para vincular los pagos bancarios recibidos con las facturas abiertas de clientes. 00:09:09.320 --> 00:09:12.600 Las referencias de pago, los montos, los detalles del cliente y las reglas de coincidencia 00:09:12.600 --> 00:09:14.680 ayudan al sistema a sugerir a dónde pertenece el pago. 00:09:15.460 --> 00:09:17.420 Usted aún revisa el resultado. Esa parte es importante. 00:09:17.980 --> 00:09:19.520 La automatización reduce la búsqueda, 00:09:19.960 --> 00:09:23.180 pero finanzas sigue siendo responsable de asegurar que un pago liquide la factura correcta. 00:09:24.360 --> 00:09:26.160 Si un cliente envía un pago por varias facturas, 00:09:26.260 --> 00:09:29.200 la persona que lo procesa puede asignar ese pago entre esas facturas. 00:09:29.200 --> 00:09:32.660 Si una referencia apunta al documento incorrecto, puede corregirlo antes de registrar. 00:09:33.280 --> 00:09:34.780 El objetivo no es eliminar el juicio humano, 00:09:35.200 --> 00:09:38.820 sino evitar que las personas pasen el día buscando en archivos bancarios y listas de facturas. 00:09:39.700 --> 00:09:43.260 Ahora, imagine que Nordwind opera a través de varias empresas en el mismo grupo empresarial. 00:09:43.800 --> 00:09:45.240 Una entidad legal podría vender el equipo 00:09:45.240 --> 00:09:47.960 mientras una empresa financiera central recibe los pagos de todo el grupo. 00:09:48.900 --> 00:09:51.900 Dynamics 365 admite pagos centralizados para esa situación. 00:09:52.580 --> 00:09:55.300 Un pago puede registrarse en una entidad legal en nombre de otra. 00:09:56.040 --> 00:09:59.000 La empresa no necesita fingir que el dinero llegó primero a la empresa vendedora 00:09:59.000 --> 00:10:00.860 ni gestionar el proceso fuera del sistema. 00:10:01.560 --> 00:10:04.620 Los registros pueden mostrar dónde entró el pago y qué deuda el cliente liquida. 00:10:05.640 --> 00:10:07.740 Eso mantiene el trabajo financiero compartido más ordenado, 00:10:07.840 --> 00:10:10.280 especialmente cuando varias empresas usan un equipo de caja central. 00:10:10.880 --> 00:10:13.380 Entonces, el proceso de pago completo es más que registrar dinero en el banco. 00:10:14.440 --> 00:10:18.500 Dynamics 365 vincula al cliente el pago y la factura hasta que el saldo pendiente se cierra 00:10:18.500 --> 00:10:21.460 o hasta que el monto restante le indique a finanzas que falta más pago. 00:10:22.380 --> 00:10:23.340 Eso liquida el pago de hoy. 00:10:23.900 --> 00:10:25.580 La siguiente pregunta surge antes de la próxima venda. 00:10:26.200 --> 00:10:28.120 ¿Debería la empresa permitir que un cliente deba aún más? 00:10:29.820 --> 00:10:31.020 Cuatro, gestión de crédito. 00:10:31.520 --> 00:10:32.600 Decidir cuándo seguir vendiendo. 00:10:33.540 --> 00:10:36.080 Entonces recibe un pago y este liquida un saldo antiguo. 00:10:36.320 --> 00:10:37.140 Bastante directo, ¿verdad? 00:10:37.700 --> 00:10:40.420 Pero esto es lo que la gestión de crédito pregunta antes de que avance el próximo pedido. 00:10:40.880 --> 00:10:42.680 ¿Cuánto riesgo adicional está dispuesto a asumir su empresa? 00:10:43.240 --> 00:10:44.440 Piensa en la recepción de un hotel. 00:10:44.760 --> 00:10:46.060 Un huésped desea quedarse otra noche, 00:10:46.060 --> 00:10:48.980 así que el personal revisa la reserva, el estado del pago y las normas 00:10:48.980 --> 00:10:50.540 antes de entregar una nueva tarjeta de habitación. 00:10:50.540 --> 00:10:53.280 Eso es exactamente lo que hace la gestión de crédito para un pedido de venda. 00:10:53.960 --> 00:10:56.660 No juzle a si Northwind Equipment es un buen cliente en general. 00:10:57.540 --> 00:11:00.940 Simplemente verifica su posición financiera actual frente a las reglas que su empresa estableció. 00:11:01.440 --> 00:11:02.700 Una de esas reglas es el límite de crédito. 00:11:03.100 --> 00:11:06.160 Un límite de crédito es la cantidad máxima que un cliente pueda dar en un momento dado. 00:11:06.520 --> 00:11:10.040 Por lo tanto, si Northwind tiene un límite de 50 mil dólares y ya debe 45 mil dólares, 00:11:10.580 --> 00:11:12.480 un nuevo pedido de 20 mil dólares requiere atención. 00:11:12.880 --> 00:11:14.560 El cliente aún puede realizar el pedido, 00:11:14.720 --> 00:11:16.880 pero su empresa no debe dejar que esa decisión pase inadvertida. 00:11:17.360 --> 00:11:19.600 Dynamics 365 puede verificar más de una cifra. 00:11:19.600 --> 00:11:22.500 Observa las facturas pendientes, cuánto tiempo llevan vencidas, 00:11:22.680 --> 00:11:25.600 el valor del nuevo pedido de ventas y el crédito aún disponible para ese cliente. 00:11:26.260 --> 00:11:28.780 Un cliente que paga tiempo puede tener margen para más crédito, 00:11:29.020 --> 00:11:32.640 mientras que otro puede estar por debajo de su límite pero tener una factura muy atrasada. 00:11:33.220 --> 00:11:34.000 Esos son riesgos distintos. 00:11:34.500 --> 00:11:35.360 Cuando se activa una regla, 00:11:35.580 --> 00:11:38.620 Dynamics 365 puede poner el pedido de ventas en retención de crédito, 00:11:38.760 --> 00:11:41.840 pausando el pedido antes de enviar más mercancías o aceptar más trabajo impago. 00:11:42.640 --> 00:11:43.840 Ventas puede ver la retención, 00:11:43.980 --> 00:11:44.980 Finanzas puede ver el motivo 00:11:44.980 --> 00:11:48.340 y nadie descubre el problema después de que el almacén ya ha realizado otro envío. 00:11:49.000 --> 00:11:51.660 Una retención de crédito no significa que el pedido haya sido rechazado por siempre. 00:11:51.980 --> 00:11:53.060 Significa que alguien debe revisar. 00:11:53.520 --> 00:11:55.980 Tal vez Northwind envió pruebas de que el pago está en camino 00:11:55.980 --> 00:11:59.620 o un gerente financiero sabe que la factura vencida se debe a un error de facturación 00:11:59.620 --> 00:12:03.160 o el cliente solicitó un aumento temporal debido a un gran proyecto aprobado. 00:12:03.920 --> 00:12:06.660 El personal autorizado puede liberar un pedido cuando existe una razón valente. 00:12:06.920 --> 00:12:09.760 Esa parte es importante porque las reglas de negocio necesitan espacio para la vida real. 00:12:09.760 --> 00:12:11.860 El sistema puede tener una decisión automática, 00:12:12.140 --> 00:12:15.340 pero los responsables deciden qué sucede después y dejan un rastro claro de esa decisión. 00:12:15.980 --> 00:12:18.360 Aquí es donde Ventas y Finanzas deben trabajar basándose en la misma información. 00:12:18.840 --> 00:12:21.680 Ventas quiere que el cliente siga operando, especialmente cuando el pedido es importante, 00:12:22.020 --> 00:12:25.280 mientras que Finanzas necesita proteger a la empresa de acumular un saldo que tal vez nunca se recupere. 00:12:25.920 --> 00:12:27.300 Ninguna de las partes necesita ganar discusión. 00:12:27.760 --> 00:12:31.480 Solo necesitan el pedido, el monto impago y las reglas de crédito, todo en un mismo lugar. 00:12:32.280 --> 00:12:35.600 Muchas personas oyen gestión de crédito y asumen que significa rechazar clientes. 00:12:36.000 --> 00:12:36.360 No es así. 00:12:36.360 --> 00:12:40.460 Significa acordar límites seguros antes de que un pago atrasado se convierta en un programa mucho mayor. 00:12:40.740 --> 00:12:44.300 Aún puede apoyar a buenos clientes, aprobar excepciones y vender con confianza. 00:12:45.000 --> 00:12:47.360 Simplemente deja de añadir deudas sin verificar los hechos primeros. 00:12:47.920 --> 00:12:50.820 Una vez que una factura supera su fecha de vencimiento, la prevención da paso al seguimiento. 00:12:52.300 --> 00:12:53.800 Cinco, cobranzas y disputas. 00:12:54.200 --> 00:12:55.820 Persiguiendo el pago sin perder al cliente. 00:12:56.960 --> 00:12:58.640 Una vez que pase la fecha de vencimiento, el trabajo cambia. 00:12:58.960 --> 00:13:00.980 La empresa ya no decide si otorgar crédito o no. 00:13:01.360 --> 00:13:03.940 Necesita una forma clara y respetuosa de pedir dinero que ya está vencido. 00:13:03.940 --> 00:13:07.780 Dynamics 365 financiaba ese trabajo a la página de cobranza. 00:13:08.180 --> 00:13:10.760 Piénselo como un escritorio de trabajo compartido para cuentas de clientes vencidos. 00:13:11.100 --> 00:13:16.680 En lugar de que una persona tome notas en correos, otra registre llamadas en una hoja de cálculo y alguien más revise facturas en finanzas, 00:13:17.160 --> 00:13:21.260 el equipo de cobranza ve el saldo del cliente y toda la actividad de seguimiento en un solo lugar. 00:13:22.120 --> 00:13:23.020 Eso cambia la conversación. 00:13:23.020 --> 00:13:27.540 Un agente de cobranza trabaja con listas de clientes creadas mediante criterios de cobranza, 00:13:27.940 --> 00:13:31.120 que pueden encontrar clientes con facturas vencidas por cierto número de días, 00:13:31.520 --> 00:13:35.960 por encima de un monto vencido elegido, o que requieren atención según las reglas de cobranza de su empresa. 00:13:36.720 --> 00:13:38.840 Si el equipo no necesita adivinar a quién contactar primero. 00:13:39.720 --> 00:13:43.420 Para cada cliente, la gente puede tomar medidas, enviar un recordatorio, crear una carta de cobranza, 00:13:43.520 --> 00:13:46.100 enviar un correo al cliente o agregar una tarea para una telefónica. 00:13:47.080 --> 00:13:48.720 El objetivo no es enviar mensajes enojados. 00:13:49.260 --> 00:13:51.380 La mayoría de los pagos atrasados comienzan con algo como 00:13:51.380 --> 00:13:54.260 una factura que llega a la bandeja de entrada equivocada, 00:13:54.420 --> 00:13:57.060 un cliente que necesita una copia o su equipo de pagos que olvidó la fecha de vencimiento, 00:13:57.620 --> 00:13:59.180 o un recordatorio tranquilo puede resolver mucho. 00:13:59.620 --> 00:14:01.940 A veces un cliente responde con la promesa de pagar el próximo viernes. 00:14:02.760 --> 00:14:05.220 Dynamics 365 puede registrar eso como una promesa de pago, 00:14:05.320 --> 00:14:08.740 de modo que el equipo sepa que existe un compromiso y pueda verificar si el pago llega cuando se prometió. 00:14:09.660 --> 00:14:13.260 Sin ese registro, el siguiente agente podría llamar al mismo cliente a la mañana siguiente, 00:14:13.360 --> 00:14:15.200 sin saber que alguien ya acordó una fecha. 00:14:15.200 --> 00:14:17.160 Las disputas necesitan el mismo tipo de atención. 00:14:17.620 --> 00:14:20.420 Una disputa significa que el cliente cuestiona la totalidad o parte de una factura. 00:14:21.460 --> 00:14:24.580 Tal vez porque el precio es incorrecto, algunos productos nunca llegaron, 00:14:24.900 --> 00:14:26.760 o la factura se refiere a un trabajo que no aprobaron. 00:14:28.200 --> 00:14:30.520 La peor respuesta es dejar que ese problema desaparezca dentro de una bandeja. 00:14:31.080 --> 00:14:35.420 Dynamics 365 puede marcar la factura como disputada y mantenerla visible durante el trabajo de cobranza. 00:14:35.780 --> 00:14:39.100 El equipo puede realizar un seguimiento del estado y el trabajo necesario para resolverlo 00:14:39.100 --> 00:14:41.920 en lugar de tratar el silencio como una razón para seguir enviando el mismo recordatorio. 00:14:42.100 --> 00:14:43.920 Eso también ayuda a la empresa a detectar problemas recurrentes. 00:14:45.200 --> 00:14:47.340 Si varios clientes disputan el mismo tipo de cargo, 00:14:47.900 --> 00:14:50.280 finanzas ha aprendido algo más allá de un solo pago atrasado, 00:14:50.840 --> 00:14:55.420 facturación, ventas, entregas o atención al cliente pueden necesitar corregir el proceso que crea esas disputas. 00:14:55.960 --> 00:14:57.820 Las cobranzas también utilizan informes de antigüedad, 00:14:57.940 --> 00:15:00.500 que clasifican los montos sin pago según el tiempo que han permanecido abiertos. 00:15:01.120 --> 00:15:04.000 Voy a ver los montos vencidos ahora, y luego los vencidos hace 30, 60 o 90 días. 00:15:04.820 --> 00:15:07.400 Esos rangos de tiempo ayudan al equipo a ver qué deudas requieren atención 00:15:07.400 --> 00:15:09.140 antes de que se convierta en una conversación difícil. 00:15:09.140 --> 00:15:14.560 Una factura con dos días de retraso no siempre merece la misma respuesta que una que lleva tres meses sin pagar. 00:15:16.280 --> 00:15:19.200 Finanzas también puede usar predicciones de pago cuando están disponibles 00:15:19.200 --> 00:15:24.060 para estimar si las facturas abiertas llegarán a tiempo, tarde o muy tarde basándose en datos históricos. 00:15:26.360 --> 00:15:28.180 Un informe de antigüedad muestra lo que ya sucedió, 00:15:28.780 --> 00:15:32.880 pero una predicción ayuda al equipo a decidir dónde enfocarse antes de que un pago atrasado se vuelva un problema. 00:15:33.360 --> 00:15:34.500 Eso no reemplace el criterio. 00:15:34.500 --> 00:15:39.840 Le da al equipo de cobranza otra señal cuando deben elegir entre una larga lista de cuentas. 00:15:40.500 --> 00:15:43.240 El objetivo es simple, cobrar dinero de forma constante y visible 00:15:43.240 --> 00:15:46.480 mientras se trata al cliente como una persona, no como un número de caso. 00:15:47.400 --> 00:15:49.500 Ahora, pongamos todo el proceso en un ejemplo sencillo. 00:15:51.120 --> 00:15:54.220 6. Una factura. Un proceso conectado al panorama general. 00:15:55.640 --> 00:15:58.860 Veamos qué sucede cuando Northwind hace un pedido, su sistema lo procesa, 00:15:58.860 --> 00:16:02.440 y al llegar al punto de facturación acordado, se emite la factura. 00:16:02.440 --> 00:16:05.400 La cuenta del cliente ya tiene sus condiciones de pago, 00:16:05.700 --> 00:16:10.220 por lo que Dynamics 365 calcula la fecha de vencimiento según las reglas acordadas con Northwind. 00:16:11.280 --> 00:16:14.440 Finanzas ve el monto pendiente y el cliente recibe una solicitud de pago clara. 00:16:14.960 --> 00:16:15.960 Ese es el inicio del proceso. 00:16:16.500 --> 00:16:19.560 Unas semanas después, Northwind envía un pago bancario con la referencia de la factura. 00:16:20.080 --> 00:16:22.020 Finanzas vincula el pago con la factura y lo liquida. 00:16:22.740 --> 00:16:26.660 El saldo pendiente se cierra y la cuenta del cliente muestra que esa parte de la relación está completa. 00:16:27.460 --> 00:16:30.500 No se requiere verificación manual, lo que sucede cuando las cosas ocurren de otra manera. 00:16:30.500 --> 00:16:33.480 Si Northwind se pasa de la fecha de vencimiento, la factura pasa a cobranza. 00:16:33.980 --> 00:16:37.520 Un agente envía un recordatorio, Northwind responde que parte del cargo es erróneo, 00:16:37.960 --> 00:16:41.320 y el equipo registra una disputa en lugar de tratarlo como un retraso injustificado. 00:16:41.880 --> 00:16:45.620 Todos ven el mismo estado y conocen la siguiente acción porque todo reside en un mismo lugar. 00:16:46.420 --> 00:16:50.140 Aquí radica la diferencia con Dynamics 365 Finance. Nada permanece separado. 00:16:50.140 --> 00:16:55.660 Pedidos, facturas, pagos, créditos y cobranzas se vinculan a la misma relación con el cliente, 00:16:55.820 --> 00:16:58.480 así que no debe buscar información en distintos sistemas. 00:16:59.580 --> 00:17:01.580 Eso significa decisiones más rápidas y menos errores. 00:17:02.140 --> 00:17:06.700 La forma antigua dispersaba la información en hojas de cálculo, correos, notas y archivos bancarios, 00:17:06.840 --> 00:17:09.560 haciendo que pierdan tiempo verificando qué versión es la correcta. 00:17:10.640 --> 00:17:14.660 Dynamics 365 mantiene la historia conectada, con una visión integral del cliente de principio a fin. 00:17:15.320 --> 00:17:18.120 Cuentas por cobrar significa saber quién le debe dinero cuando vence, 00:17:18.240 --> 00:17:20.160 qué ha pasado y qué debe hacer a continuación. 00:17:20.740 --> 00:17:24.360 Si falta una pieza, una empresa puede vender mucho y aún así luchar por saber dónde está su efectivo. 00:17:24.880 --> 00:17:26.220 Por eso este proceso conectado es importante. 00:17:27.500 --> 00:17:27.900 Conclusión. 00:17:28.600 --> 00:17:29.980 Mantenga el dinero interno bajo control. 00:17:30.900 --> 00:17:32.500 Una factura solo inicia el proceso. 00:17:33.220 --> 00:17:37.980 Sus cuentas por cobrar siguen el dinero hasta que el saldo se cierra o alguien actúa sobre lo pendiente. 00:17:39.360 --> 00:17:42.280 Mantener ese dinero bajo control es fundamental para la salud del negocio. 00:17:42.800 --> 00:17:43.400 Soy Mirko Pites. 00:17:43.400 --> 00:17:46.660 Suscríbase a Microsoft Knowledge Magnets en M365 FM 00:17:46.660 --> 00:17:51.280 y vea el episodio relacionado de Dynamics 365 Finance en su pantalla para seguir aclarando el panorama general.