la factura de un proveedor llega a tu escritorio. Los productos pueden estar ya en el almacén o el servicio completado, pero el reloj de pago empieza a correr de inmediato. Entonces, ¿qué sucede realmente antes de que el dinero salga a la empresa? Bienvenidos a otra cápsula de conocimiento de M365F. Soy Mir Peters y hoy veremos las cuentas por pagar de Dynamics 365 en un lenguaje sencillo. No es solo un lugar donde alguien escribe facturas en una pantalla. Es la oficina financiera del negocio, verificando cada factura, quién le envió, qué acordó comprar la empresa y si debe pagarse. Aquí está la definición más sencilla. Las cuentas por pagar son el dinero que tu empresa debe a los proveedores por bienes o servicios que ya has comprado. Piénsalo como la oficina de pagos dentro de un gran edificio. Las facturas llegan a recepción, se comparan con los registros de la empresa, pasan por aprobación y solo entonces llegan a quien libera el pago. Seguiremos ese camino desde el registro del proveedor hasta el sello final de pagado. Dynamics 365 llama a eso liquidación. ¿Por qué existen las cuentas por pagar? Imagina que diriges una pequeña empresa que vende mobiliario de oficina. Necesitas escritorios ante poder venderlos. Y también necesitas cajas de embalaje, servicios de limpieza, acceso a internet, piezas de repuesto y quizás una empresa de reparto. Si tuvieras que pagar a cada proveedor en el momento de pedir algo, comprar cualquier cosa sería muy difícil muy pronto. La mayoría de las empresas compran primero y pagan después de bajo términos de acordar. Un proveedor entrega los bienes o termina el trabajo luego envía una factura, su cobro. Tu empresa ahora debe ese monto, pero no envía el dinero sin verificar los detalles primero. Ese monto impago permanece en los libros de la empresa como un pasivo. Pasivo puede sonar como una palabra financiera intimidante, pero el significado es sencillo. Es un monto que la empresa debe a alguien más.

Si tu negocio recibe una factura por suministros de oficina y aún no la ha pagado, esa factura pertenece a las cuentas por pagar hasta que el pago las salde. La empresa aún tiene el efectivo por ahora, pero también tiene una promesa que cumplir. Esto importa. ¿Por qué un negocio puede parecer saludable en su cuenta bancaria mientras acumula una pila de facturas sin pagar? Su equipo financiero necesita ver a ambos lados. ¿Cuánto efectivo hay en el banco y cuánto de ese efectivo pronto tendrá que salir? Antes de los sistemas financieros conectados, este trabajo a menudo se convertir en una persecución de papel. Una factura podía llegar por correo postal, quedar en un escritorio, luego viajar por correo interno para su aprobación mientras otra factura quedaba en la bandeja entrada. Alguien podía escribir la misma factura en una hoja de cálculo mientras otra persona la ingresaba en un sistema contable. Eso crea problemas familiares. Un gerente pierde un correo de aprobación, una factura se paga tarde o un proveedor envía la misma factura de nuevo y nadie nota que ya llegó al equipo de finanzas. Peor aún, podría pagarse dos veces porque la copia en papel y la de correo electrónico parecen facturas distintas. Dynamics 365 le brinda a la empresa un lugar único para dar seguimiento a este tramo. Registra lo que la empresa debe. Ayuda a verificar facturas y mantiene un camino claro desde que llega la factura hasta que se paga. Eso no significa que cada factura se procese sin revisión humana. El equipo de finanzas decide cuando algo parece incorrecto, pero el sistema les da los registros y reglas para decidir sin perseguir papeles por toda la oficina. Quizás también escuche hablar de cuentas por cobrar en la misma conversación. Los nombres suenan casi idénticos, pero van en direcciones opuestas. Las cuentas por pagar rastrean el dinero que sale de su empresa porque usted da proveedores.

Las cuentas por cobrar rastrean el dinero que llega a su empresa porque los clientes le deben a usted. Si su empresa compra impresoras a un proveedor, esa factura entra en cuentas por pagar. Si su empresa vende escritorios a un cliente y le envía una factura, esa factura entra en cuentas por cobrar. Entonces, por pagar rastrean lo que usted debe pagar, mientras que por cobrar rastrean lo que otros deben pagarle a usted. Las cuentas por pagar buscan un resultado muy práctico. Pagar el proveedor correcto la cantidad exacta en la fecha acordada. Pagar demasiado pronto y la empresa pierde efectivo antes de lo necesario. Pagar demasiado tarde y el proveedor podría reclamar el pago o dejar de ofrecer condiciones favorables. Pagar la cantidad incorrecta y alguien tendrá que resolver el error después, a menudo con correos, notas de crédito y mucha frustración. Así que antes de que una factura pueda recorrer este proceso, Dynamics 365 necesita saber exactamente quién es el proveedor y qué reglas se aplican a esa relación. Construyendo los cimientos del proveedor. Antes de que Dynamics 365 pueda procesar una sola factura, primero necesita saber exactamente quién la envía. Ahí es donde entra el registro de proveedor. Sin uno, el sistema no sabe a quién pagar ni qué reglas seguir. Un proveedor podría suministrar algo físico como papel, laptops o piezas de repuesto. También podrían proporcionar un servicio como contabilidad o soporte de software. El producto cambia, pero el rol sigue siendo el mismo. Esta es la parte de la que su empresa podría necesitar pagar. Piensa en el registro del proveedor como el archivo del proveedor dentro de Dynamics 365. Almacena los detalles básicos que su equipo financiero necesita, pero también establece reglas que controlan lo que sucede después. Usted completa el nombre, la dirección y la información de contacto del proveedor para que la empresa sepa exactamente con quién está tratando. También puede registrar la moneda utilizada para facturas y pagos, lo que marcará una diferencia al comprar a proveedores en diferentes países. Ahora, para los detalles de pago, un registro de proveedor puede incluir condiciones de pago y un método de pago. Estos pueden parecer campos pequeños en una pantalla, pero responden a preguntas muy prácticas. ¿Cuándo se debe pagar este proveedor? ¿Y cómo debe enviar el dinero a la empresa? Las condiciones de pago establecen la regla de fecha de bien. Algunos proveedores permiten pagar 30 días después de la fecha de la factura.

Otros desean el pago dentro de los 14 días. Algunos incluso ofrecen un descuento si paga anticipadamente. Dynamics 365 utiliza los términos que registró para calcular automáticamente cuando vence cada factura. Nadie tiene que recordar el acuerdo. Esto crea coherencia. Si cinco personas diferentes procesan facturas para el mismo proveedor, todas siguen la misma regla de pago. Nadie necesita buscar en correos electrónicos antiguos o llamar al equipo de compra solo para preguntar cuándo se debe pagar una factura. El método de pago describe cómo llega el dinero. Su empresa podría pagar a un proveedor mediante transferencia electrónica y a otro mediante cheque. En algunos casos, una empresa también puede utilizar pagarés. Dynamics 365 le permite definir sus propios métodos de pago mientras los víncula a los tipos del sistema cuando es necesario. Ahora bien, las empresas suelen tratar con más de un proveedor.

Una empresa en crecimiento podría tener docenas, cientos o incluso miles. Crear cada configuración desde cero para cada uno sería una pérdida de tiempo y daría lugar a errores. Por eso, Dynamics 365 utiliza grupos de proveedores. Un grupo de proveedores reúne a proveedores que comparten las mismas reglas financieras generales. Por ejemplo, podría poner a los proveedores locales de material de oficina en un grupo y a los proveedores de existencias en extranjero. El grupo contiene configuraciones compartidas sobre cómo se contabilizan las transacciones, cómo funcionan los pagos y liquidaciones y cómo la empresa informa sobre sus saldos de proveedor. Decide mantener un registro de proveedor separado para cada proveedor. Eso es importante porque cada proveedor necesita su propio nombre, dirección, detalles de pago e historial. El grupo de proveedores solo proporciona un punto de partida común, por lo que finanzas no tiene que reconstruir las mismas reglas una y otra vez.

Detrás de escena hay otra pieza llamada perfil de contabilización del proveedor. El nombre suena técnico, así que expliquémoslo de forma sencilla. Un perfil de contabilización es un mapa que le indica a Dynamics 365 dónde pertenecen las transacciones de proveedores en el libro mayor. El libro mayor es el libro principal de cuentas financieras de la empresa. Cuando se contabiliza una factura, Dynamics 365 necesita registrar tanto lo que la empresa debe como dónde pertenece el costo relacionado. El perfil de contabilización guía el lado del proveedor de ese ciento contable, utilizando la regla que usted estableció para el proveedor o grupo de proveedores. Personal de finanzas no necesita elegir esas cuentas contables de memoria cada vez. En su lugar, el sistema sigue el mapa, que reduce las entradas inconsistentes y ofrece al equipo financiero una visión mucho más clara de la de Douglas Proveed. La empresa también prepara el lado de los pagos antes de que lleguen a factura. En la gestión de efectivo de bancos, usted configura las cuentas bancarias que financiarán los pagos al proveedor. Diarios de pago brindan al personal de finanzas un área de trabajo para preparar y registrar esos pagos utilizando métodos aprobados. Así que, para recapitular el registro, el proveedor identifica a quién recibe el dinero. Los términos de pago deciden cuándo vence y el método de pago y la cuenta bancaria definen cómo sale de la empresa.

Con esas reglas listas, una factura puede ingresar a la oficina de finanzas y comenzar su recorrido, desde su llegada hasta su aprobación. Con el registro del proveedor listo, Dynamics 365 ahora sabe a quién pagar y bajo qué reglas. Entonces, ¿qué sucede cuando llega una factura real? A veces el empleado de finanzas la ingresa manualmente. Esto funciona cuando una factura llega por correo electrónico, papel o un portal de proveedores y alguien debe escribir los detalles en el sistema. El empleado selecciona al proveedor, ingresa el número y la fecha de la factura, luego agrega las líneas, los montos, los impuestos y cualquier referencia de orden de compra asociada a la cuenta. El número de factura merece atención. Proviene del proveedor, no de su empresa y ayuda a identificar esa factura específica. Si llega una factura por $1,200 de Northwind Office Supplies con el número N148, Dynamics 365 puede usar ese número junto con el registro del proveedor para detectar una entrada duplicada. Los archivos adjuntos también forman parte del registro. Una factura en PDF, un documento escaneado o documentación de respaldo pueden estar junto a la factura en Dynamics 365. Eso significa que la persona que revise el registro puede ver el documento detrás de los números sin buscar en un buzón compartido o archivador. Para volúmenes mayores, las facturas pueden ingresar electrónicamente.

Dynamics 365 admite la importación de datos de facturas a través de entidades. Piensa en una entidad de datos como un formulario estándar que otro sistema puede completar antes de enviar la información a Dynamics 365. Un servicio externo de captura de facturas, por ejemplo, puede enviar el encabezado de la factura, las líneas y el documento adjunto todo en un mismo paquete de datos. El encabezado contiene los detalles principales de la factura, nuestro proveedor, número de factura, fechas, moneda, monto total y referenciador de compra. Las líneas explican por qué se le está cobrando. Una línea podría cubrir papel de impresora, otra tóner y otra a la entrega. Mantener esos detalles separados, al personal de finanzas saber exactamente qué están aprobando. La información fiscal también viaja con la factura. Dynamics 365 necesita el monto del impuesto y los detalles relacionados para que la empresa registre la factura correctamente.

Algunas cosas pueden impedir que una factura avance sin revisión, un proveedor faltante, una fecha inválida, un número de factura repetido o un total que no coincide. Esa pausa protege a la empresa. Una política de facturas de proveedores verifica si la factura sigue las reglas que su empresa ha elegido. Las comprobaciones de duplicados buscan una factura que parezca familiar como el mismo proveedor y número de factura ya registrado. El objetivo no es acusar al proveedor de hacer algo malo. Los proveedores pueden reenviarlas porque no están seguros de que haya llegado. Un administrativo podría ingresar el mismo PDF dos veces por error. De cualquier manera, pagar la misma factura dos veces genera un trabajo que nadie quiere. Una vez que Dynamics 365 acepta la factura, la siguiente pregunta es simple. ¿Quién tiene permiso para pagar? Ahí es donde entra el flujo de trabajo. El flujo de trabajo es la ruta de aprobación dentro del sistema. En lugar de enviar un PDF por correo a un gerente y esperar a que regrese. Dynamics 365 envía la factura a la persona o rol que especifican las reglas de su empresa. Cada organización decide esas reglas en función de cómo quieren que se manejen las decisiones monetarias. Una factura pequeña y rutinaria podría seguir una ruta corta. Una factura por encima de cierta cantidad podría requerir un gerente serio. Una factura vinculada a un departamento específico puede ir al gerente de ese departamento. El flujo puede crear diferentes rutas de aprobación para diferentes tipos de proveedores, como proveedores de stock, proveedores de servicios o combatientes. La ruta sigue la regla, no la memoria de alguien. Esto hace que las aprobaciones sean mucho más fáciles. Finanzas puede ser si una factura está esperando revisión, si ha sido aprobada o si necesita más información. La persona que aprueba puede revisar la factura y decidir si pertenece a su departamento, si el cargo parece correcto. Algunas facturas cumplen con todas las reglas y avanzan automáticamente. El proveedor es conocido, los detalles importados están completos y la factura pasa a las comprobaciones de política. Esas facturas no necesitan que alguien repita las mismas comprobaciones básicas cada vez. Otras facturas se convierten en excepciones.

Quizás falte la cuenta del proveedor. Quizás el número de factura ya existe. Quizás una línea importada tenga un error. Dynamics 365 mantiene esas facturas en una lista de errores de importación donde el personal de finanzas puede ver el mensaje de error y solucionar el problema antes de crear una factura pendiente. Documento sigue siendo importante durante la revisión. Dynamics 365 incluye un visor de archivos adjuntos en las páginas de facturas para que el personal de finanzas pueda ver la imagen de la factura justo al lado del registro que están corrigiendo. No hay necesidad de cambiar entre pantallas solo para confirmar si un proveedor escribió $6,000 o $8,000 en la factura original en la factura original. La automatización se encarga del movimiento rutinario. Las personas se encargan de las preguntas. La aprobación confirma que la persona adecuada aceptó avanzar con la factura, pero aún no prueba que el proveedor facturó exactamente lo que se ordenó o recibió. Para eso, Dynamics 365 compara la documentación, los y de facturas. Verificar lo que la empresa pidió confirma que la persona adecuada revisó la factura, pero la conciliación responde a una pregunta diferente.

La factura coincide con lo que la empresa realmente acordó comprar. Cuando una compra comienza con una orden de compra, Dynamics 365 tiene un registro para verificar. Piensa en una orden de compra como el comprobante de pedido de la empresa. Registra al proveedor, lo solicitado, la cantidad, el precio y los términos. Alguien en compras crea esa orden antes de que llegue cualquier factura. ¿Por qué importa esto? La orden de compra captura el acuerdo antes de que aparezca la factura. Sin ella, alguien de finanzas solo vea una factura a nombre de un proveedor. Con ella, pueden comparar el cargo del proveedor con la solicitud original. Para bienes físicos, hay otro registro que importa. Cuando llega una entrega, el equipo de almacén registra una recepción de producto, que es la prueba en Dynamics 365 de que los bienes llegaron a la empresa, incluyendo la cantidad. No significa que cada artículo estuviera perfecto, pero registra lo que se recibió frente a esa orden. Imagine que una empresa pide 10 sillas de oficina. La orden de compra lista 10 sillas a un precio acordado, pero al llegar el camión, el almacén cuenta solo 8 porque 2 están pendientes. El equipo de recepción registra una recepción de producto por 8. Luego, el proveedor envía una factura por 10 sillas, lo cual puede ser correcto desde su perspectiva si facturan un pedido completo antes de enviar las últimas 2. Pero ahora su empresa tiene una diferencia. Le pidieron 10, se recibieron 8, se facturaron 10. Dynamics 365 puede detectar esa diferencia mediante la conciliación de facturas. La conciliación de dos vías compara la orden de compra con la factura del proveedor, verificando si la cuenta coincide con la orden precio y cantidad. Esto funciona para compras donde verificar la orden original brinda suficiente control. Detecta si un proveedor factura un precio mayor o más unidades de las pedidas, pero no verifica si los bienes realmente llegaron porque solo compara dos registros, la orden de compra y la factura. La conciliación de tres vías añade recepción de producto.

Así, Dynamics 365 ahora compara la orden de compra, la recepción de producto y la factura juntas. En nuestro ejemplo de las sillas, el sistema ve la orden de 10, la recepción de 8 y la factura de 10. Y esa diferencia se vuelve una razón para pausar la factura en lugar de dejar que continúe. Para empresas que compran inventario, equipo o grandes cantidades de bienes físicos, este control brinda a finanzas mayor seguridad al ayudar a evitar pagar por artículos que nunca llegaron o pagar más de lo recibido. Compras confirma el acuerdo. La recepción confirma lo que entró por la puerta y la factura del proveedor solicita el pago. Los tres registros deben contar la misma historia. Las pequeñas diferencias ocurren en los negocios reales. Un precio podría diferir debido al redondeo o un proveedor podría incluir un cambio menor permitido en la cantidad. Si cada pequeña diferencia detuviera una factura, los equipos financieros perderían demasiado tiempo resolviendo problemas inofensivos. Por ello, Dynamics 365 permite a una empresa establecer políticas de conciliación y límites de tolerancia. Una tolerancia es una diferencia permitida y la empresa decide qué monto o porcentaje puede aceptar para precio, cantidad, total o cargos relacionados.

Todo lo que esté dentro de ese límite avanza según las reglas de la empresa, mientras que lo que lo supere se marca para revisión. La empresa decide esos límites. Un negocio podría permitir una pequeña diferencia en suministros de oficina de bajo costo, pero establecer límites mucho más estrictos para maquinaria de costos. El sistema no decide lo que parece razonable. Finanzas y compras establecen la regla ID. Dynamics 365 la aplica de manera consistente. Esto cambia la forma en que el equipo financiero en plazo o tiempo. En lugar de revisar cada factura correcta línea por línea, pueden centrarse en las excepciones o investigar la factura donde cambia el precio, falta el recibo o la cantidad no coincide. Las facturas correctas siguen las reglas, pero el personal dedica su atención donde se requiere una decisión. Ese es el verdadero valor de la conciliación. Permite que el sistema maneje las verificaciones de rutina, mientras los humanos manejan las cuestiones que requieren criterio. Eso no significa que el sistema reemplace el criterio. Significa separar las verificaciones de rutina de las cuestiones. Un punto puede causar confusión. La conciliación estándar de Dynamics 365 admite conciliaciones de dos y tres vías. Si una empresa necesita una conciliación de cuatro vías, quizás agregando otra verificación, como un registro de inspección, eso requiere trabajo adicionalmente, personalización a otros. Es la conciliación de un trabajo. Compara la factura del proveedor con los propios registros de compra y recepción de la empresa y luego señala las discrepancias antes del pago. Una vez que una factura pasa su revisión y comprobaciones de conciliación, se convierte en un monto que la empresa debe y puede planificar pagar, pagando a los proveedores y saltando las cuentas. Después de que una factura pasa las comprobaciones que su empresa requiere, Dynamics 365 puede registrarla. Registrar significa que la factura se convierte en un registro financiero oficial y la empresa ahora registra un monto que debe ese proveedor, apareciendo la factura como impaga hasta que un pago la liquide. La factura está lista, pero eso no significa que el dinero salga de inmediato. Sus equipos financieros deben decidir qué facturas pagar en ejecución de pagos. Dynamics 365 ayuda con una propuesta de pago que analiza las facturas vencidas y sugiere cuáles deben incluirse en la ejecución según las reglas elegidas por la empresa.

Una propuesta de pago es una lista inicial que alguien aún debe revisar. Tal vez una factura de proveedor vence esta semana, mientras que otra puede esperar hasta finales de mes, según los términos acordados. El equipo financiero revisa las facturas propuestas, elimina o agrega elementos según sea necesario, y luego prepara el diario de pagos. De esta forma, los pagos se agrupan y controlan en lugar de enviarse de manera dispersa. Piensa en el diario de pagos como la hoja de trabajo de pagos de la empresa. Enlista los pagos a proveedores que la empresa planea realizar, los montos y los detalles del pago. Personal financiero lo utiliza para preparar un lote controlado de pagos, en lugar de enviar dinero factura por factura por factura sin un registro compartido. ¿Cómo sale el dinero? Eso depende del método de pago configurado para el proveedor y la empresa. Dynamics 365 permite a una empresa crear sus propios métodos de pago y conectarlos con tipos de pago como cheques, pagos electrónicos o pagarés. Un cheque es algo conocido. Un pago electrónico envía dinero a través del proceso bancario de la empresa. Un pagaré registra una promesa formal de pago bajo condiciones acordadas.

No todas las empresas usan todos los métodos, pero Dynamics 365 le da a la empresa una forma de registrar la ruta que utiliza. Cada método de pago también debe apuntar a la cuenta bancaria correcta de la empresa. Esa conexión es importante porque una empresa puede tener cuentas separadas por diferentes entidades legales, monedas o propósitos de pago. Cuando el área financiera prepara un pago, el sistema debe saber qué cuenta bancaria lo financia. De lo contrario, el personal podría crear un pago correcto contra la cuenta equivocada. Un momento del pago también requiere cuidado. Pagar después de la fecha de vencimiento puede generar recordatorios, disputas o una relación dañada con un proveedor. Pagar demasiado pronto envía efectivo antes de que la empresa necesite desimpulsarlo. Dynamics 365 mantiene visible la fecha de vencimiento de la factura para que finanzas pueda planificar los pagos según los términos acordados con cada proveedor, dando a la empresa más control sobre el efectivo que sale. Una vez que se realiza un pago, Dynamics 365 necesita responder una pregunta sencilla. ¿Qué factura cubrió ese pago? La respuesta es la liquidación.

La liquidación vincula el pago con la factura a facturas específicas del proveedor que cubre. Piensa en ello como hacer coincidir un recibo con la factura que liquida. Sin la liquidación, una empresa podría ver una factura y un pago en la misma cuenta del proveedor, pero sin un registro claro de que pertenecen el uno al otro. Un pago total liquida la factura completa, pero los negocios no siempre son tan ordenados. Una empresa puede pagar solo una parte de una factura ahora y el resto más tarde. La liquidación registra el pago parcial y deja el saldo restante abierto para que el área financiera pueda ver exactamente lo que aún se le debe al proveedor. Esta visibilidad es crucial para obtener saldos precisos de los proveedores. Un solo pago también puede cubrir varias facturas. Tal vez una empresa pague cinco facturas vencidas al mismo proveedor en un solo pago electrónico. La liquidación conecta ese importe saliente con cada factura que liquida. Si el pago no cubre cada factura por completo, el saldo pendiente permanece claro en lugar de desaparecer en un total confuso. Esto crea un registro rastreable o le permite seguir la factura a través de su aprobación y resultado de coincidencia. Vea el pago preparado en el diario y observe cómo ese pago liquidó el saldo del proveedor. Cuando alguien pregunta por qué salió dinero de la empresa, Finanzas no necesita recostrar la historia a partir de correos electrónicos y estados de cuenta bancarios. El proceso puede aparecer en páginas separadas en Dynamics 365, pero cada registro se conecta con el siguiente con un flujo controlado. El panorama conectado de cuentas por pagar. Imagine que recibe una factura por suministros de oficina. El registro del proveedor contiene las reglas de pago y la factura importada incluye los detalles de la cuenta y el documento mismo. Compras proporciona el orden de compra.

Recepción proporciona el recibo, por lo que el proceso de coincidencia tiene registros reales para comparar. Ahora, detrás de escena, el perfil de contabilización coloca la deuda y el gasto en las cuentas de libro mayor correcto. La gestión de efectivo y bancos controla qué método de pago utiliza y qué cuenta bancaria envía el dinero. El archivo adjunto permanece con la transacción, por lo que siempre puede consultar la factura original más tarde para su verificación. La automatización no reemplaza el criterio del equipo financiero.