WEBVTT 00:00:01.710 --> 00:00:05.870 la factura de un proveedor llega a tu escritorio. Los productos pueden estar ya en el almacén o el 00:00:05.870 --> 00:00:09.530 servicio completado, pero el reloj de pago empieza a correr de inmediato. Entonces, 00:00:09.630 --> 00:00:11.590 ¿qué sucede realmente antes de que el dinero salga a la empresa? 00:00:11.950 --> 00:00:16.510 Bienvenidos a otra cápsula de conocimiento de M365F. Soy Mir Peters y hoy veremos las cuentas 00:00:16.510 --> 00:00:20.590 por pagar de Dynamics 365 en un lenguaje sencillo. No es solo un lugar donde alguien 00:00:20.590 --> 00:00:25.210 escribe facturas en una pantalla. Es la oficina financiera del negocio, verificando cada factura, 00:00:25.330 --> 00:00:29.610 quién le envió, qué acordó comprar la empresa y si debe pagarse. Aquí está la definición más 00:00:29.610 --> 00:00:33.490 sencilla. Las cuentas por pagar son el dinero que tu empresa debe a los proveedores por bienes o 00:00:33.490 --> 00:00:37.530 servicios que ya has comprado. Piénsalo como la oficina de pagos dentro de un gran edificio. Las 00:00:37.530 --> 00:00:41.510 facturas llegan a recepción, se comparan con los registros de la empresa, pasan por aprobación y 00:00:41.510 --> 00:00:45.610 solo entonces llegan a quien libera el pago. Seguiremos ese camino desde el registro del 00:00:45.610 --> 00:00:51.270 proveedor hasta el sello final de pagado. Dynamics 365 llama a eso liquidación. ¿Por qué existen las 00:00:51.270 --> 00:00:56.430 cuentas por pagar? Imagina que diriges una pequeña empresa que vende mobiliario de oficina. Necesitas 00:00:56.430 --> 00:01:00.310 escritorios ante poder venderlos. Y también necesitas cajas de embalaje, servicios de limpieza, 00:01:00.410 --> 00:01:04.650 acceso a internet, piezas de repuesto y quizás una empresa de reparto. Si tuvieras que pagar a 00:01:04.650 --> 00:01:09.490 cada proveedor en el momento de pedir algo, comprar cualquier cosa sería muy difícil muy pronto. La 00:01:09.490 --> 00:01:12.830 mayoría de las empresas compran primero y pagan después de bajo términos de acordar. Un proveedor 00:01:12.830 --> 00:01:17.430 entrega los bienes o termina el trabajo luego envía una factura, su cobro. Tu empresa ahora debe ese 00:01:17.430 --> 00:01:21.990 monto, pero no envía el dinero sin verificar los detalles primero. Ese monto impago permanece en los 00:01:21.990 --> 00:01:25.150 libros de la empresa como un pasivo. Pasivo puede sonar como una palabra financiera 00:01:25.150 --> 00:01:29.470 intimidante, pero el significado es sencillo. Es un monto que la empresa debe a alguien más. 00:01:30.150 --> 00:01:33.910 Si tu negocio recibe una factura por suministros de oficina y aún no la ha pagado, esa factura 00:01:33.910 --> 00:01:37.810 pertenece a las cuentas por pagar hasta que el pago las salde. La empresa aún tiene el efectivo 00:01:37.810 --> 00:01:41.470 por ahora, pero también tiene una promesa que cumplir. Esto importa. ¿Por qué un negocio puede 00:01:41.470 --> 00:01:46.170 parecer saludable en su cuenta bancaria mientras acumula una pila de facturas sin pagar? Su equipo 00:01:46.170 --> 00:01:50.950 financiero necesita ver a ambos lados. ¿Cuánto efectivo hay en el banco y cuánto de ese efectivo pronto 00:01:50.950 --> 00:01:54.470 tendrá que salir? Antes de los sistemas financieros conectados, este trabajo a menudo se 00:01:54.470 --> 00:01:57.990 convertir en una persecución de papel. Una factura podía llegar por correo postal, quedar en un 00:01:57.990 --> 00:02:01.850 escritorio, luego viajar por correo interno para su aprobación mientras otra factura quedaba en la 00:02:01.850 --> 00:02:05.750 bandeja entrada. Alguien podía escribir la misma factura en una hoja de cálculo mientras otra 00:02:05.750 --> 00:02:10.450 persona la ingresaba en un sistema contable. Eso crea problemas familiares. Un gerente pierde un 00:02:10.450 --> 00:02:14.990 correo de aprobación, una factura se paga tarde o un proveedor envía la misma factura de nuevo y nadie 00:02:14.990 --> 00:02:19.590 nota que ya llegó al equipo de finanzas. Peor aún, podría pagarse dos veces porque la copia en papel y la de 00:02:19.590 --> 00:02:24.130 correo electrónico parecen facturas distintas. Dynamics 365 le brinda a la empresa un lugar único para dar 00:02:24.130 --> 00:02:28.030 seguimiento a este tramo. Registra lo que la empresa debe. Ayuda a verificar facturas y mantiene un 00:02:28.030 --> 00:02:32.650 camino claro desde que llega la factura hasta que se paga. Eso no significa que cada factura se procese 00:02:32.650 --> 00:02:36.790 sin revisión humana. El equipo de finanzas decide cuando algo parece incorrecto, pero el sistema les 00:02:36.790 --> 00:02:41.510 da los registros y reglas para decidir sin perseguir papeles por toda la oficina. Quizás también escuche 00:02:41.510 --> 00:02:45.950 hablar de cuentas por cobrar en la misma conversación. Los nombres suenan casi idénticos, pero van en 00:02:45.950 --> 00:02:50.830 direcciones opuestas. Las cuentas por pagar rastrean el dinero que sale de su empresa porque usted da proveedores. 00:02:50.830 --> 00:02:54.910 Las cuentas por cobrar rastrean el dinero que llega a su empresa porque los clientes le deben a usted. 00:02:55.430 --> 00:02:59.550 Si su empresa compra impresoras a un proveedor, esa factura entra en cuentas por pagar. Si su empresa 00:02:59.550 --> 00:03:03.730 vende escritorios a un cliente y le envía una factura, esa factura entra en cuentas por cobrar. 00:03:04.210 --> 00:03:07.150 Entonces, por pagar rastrean lo que usted debe pagar, mientras que por cobrar rastrean lo que 00:03:07.150 --> 00:03:11.830 otros deben pagarle a usted. Las cuentas por pagar buscan un resultado muy práctico. Pagar el proveedor 00:03:11.830 --> 00:03:16.350 correcto la cantidad exacta en la fecha acordada. Pagar demasiado pronto y la empresa pierde efectivo 00:03:16.350 --> 00:03:20.730 antes de lo necesario. Pagar demasiado tarde y el proveedor podría reclamar el pago o dejar de ofrecer 00:03:20.730 --> 00:03:25.130 condiciones favorables. Pagar la cantidad incorrecta y alguien tendrá que resolver el error después, 00:03:25.570 --> 00:03:30.030 a menudo con correos, notas de crédito y mucha frustración. Así que antes de que una factura 00:03:30.030 --> 00:03:34.730 pueda recorrer este proceso, Dynamics 365 necesita saber exactamente quién es el proveedor y qué reglas 00:03:34.730 --> 00:03:40.870 se aplican a esa relación. Construyendo los cimientos del proveedor. Antes de que Dynamics 365 pueda procesar 00:03:40.870 --> 00:03:44.790 una sola factura, primero necesita saber exactamente quién la envía. Ahí es donde entra el registro de 00:03:44.790 --> 00:03:50.130 proveedor. Sin uno, el sistema no sabe a quién pagar ni qué reglas seguir. Un proveedor podría suministrar 00:03:50.130 --> 00:03:54.670 algo físico como papel, laptops o piezas de repuesto. También podrían proporcionar un servicio como 00:03:54.670 --> 00:03:59.550 contabilidad o soporte de software. El producto cambia, pero el rol sigue siendo el mismo. Esta es 00:03:59.550 --> 00:04:02.950 la parte de la que su empresa podría necesitar pagar. Piensa en el registro del proveedor como el 00:04:02.950 --> 00:04:07.310 archivo del proveedor dentro de Dynamics 365. Almacena los detalles básicos que su equipo 00:04:07.310 --> 00:04:11.250 financiero necesita, pero también establece reglas que controlan lo que sucede después. Usted completa el 00:04:11.250 --> 00:04:14.570 nombre, la dirección y la información de contacto del proveedor para que la empresa sepa exactamente con 00:04:14.570 --> 00:04:18.690 quién está tratando. También puede registrar la moneda utilizada para facturas y pagos, lo que marcará una 00:04:18.690 --> 00:04:23.090 diferencia al comprar a proveedores en diferentes países. Ahora, para los detalles de pago, un 00:04:23.090 --> 00:04:26.690 registro de proveedor puede incluir condiciones de pago y un método de pago. Estos pueden parecer 00:04:26.690 --> 00:04:30.510 campos pequeños en una pantalla, pero responden a preguntas muy prácticas. ¿Cuándo se debe pagar 00:04:30.510 --> 00:04:34.510 este proveedor? ¿Y cómo debe enviar el dinero a la empresa? Las condiciones de pago establecen la 00:04:34.510 --> 00:04:38.010 regla de fecha de bien. Algunos proveedores permiten pagar 30 días después de la fecha de la factura. 00:04:38.250 --> 00:04:42.050 Otros desean el pago dentro de los 14 días. Algunos incluso ofrecen un descuento si paga anticipadamente. 00:04:42.370 --> 00:04:46.590 Dynamics 365 utiliza los términos que registró para calcular automáticamente cuando vence cada 00:04:46.590 --> 00:04:51.750 factura. Nadie tiene que recordar el acuerdo. Esto crea coherencia. Si cinco personas diferentes 00:04:51.750 --> 00:04:56.350 procesan facturas para el mismo proveedor, todas siguen la misma regla de pago. Nadie necesita buscar 00:04:56.350 --> 00:04:59.510 en correos electrónicos antiguos o llamar al equipo de compra solo para preguntar cuándo se debe pagar 00:04:59.510 --> 00:05:03.670 una factura. El método de pago describe cómo llega el dinero. Su empresa podría pagar a un proveedor 00:05:03.670 --> 00:05:07.650 mediante transferencia electrónica y a otro mediante cheque. En algunos casos, una empresa también puede 00:05:07.650 --> 00:05:13.570 utilizar pagarés. Dynamics 365 le permite definir sus propios métodos de pago mientras los víncula a los 00:05:13.570 --> 00:05:17.110 tipos del sistema cuando es necesario. Ahora bien, las empresas suelen tratar con más de un proveedor. 00:05:17.690 --> 00:05:22.150 Una empresa en crecimiento podría tener docenas, cientos o incluso miles. Crear cada configuración 00:05:22.150 --> 00:05:25.610 desde cero para cada uno sería una pérdida de tiempo y daría lugar a errores. Por eso, 00:05:25.670 --> 00:05:29.750 Dynamics 365 utiliza grupos de proveedores. Un grupo de proveedores reúne a proveedores que 00:05:29.750 --> 00:05:33.310 comparten las mismas reglas financieras generales. Por ejemplo, podría poner a los proveedores locales 00:05:33.310 --> 00:05:36.870 de material de oficina en un grupo y a los proveedores de existencias en extranjero. El grupo contiene 00:05:36.870 --> 00:05:40.530 configuraciones compartidas sobre cómo se contabilizan las transacciones, cómo funcionan los pagos y 00:05:40.530 --> 00:05:44.070 liquidaciones y cómo la empresa informa sobre sus saldos de proveedor. Decide mantener un registro 00:05:44.070 --> 00:05:47.910 de proveedor separado para cada proveedor. Eso es importante porque cada proveedor necesita su propio 00:05:47.910 --> 00:05:52.290 nombre, dirección, detalles de pago e historial. El grupo de proveedores solo proporciona un punto 00:05:52.290 --> 00:05:55.790 de partida común, por lo que finanzas no tiene que reconstruir las mismas reglas una y otra vez. 00:05:56.150 --> 00:05:59.910 Detrás de escena hay otra pieza llamada perfil de contabilización del proveedor. El nombre suena 00:05:59.910 --> 00:06:04.110 técnico, así que expliquémoslo de forma sencilla. Un perfil de contabilización es un mapa que le indica 00:06:04.110 --> 00:06:08.630 a Dynamics 365 dónde pertenecen las transacciones de proveedores en el libro mayor. El libro mayor es el 00:06:08.630 --> 00:06:12.030 libro principal de cuentas financieras de la empresa. Cuando se contabiliza una factura, 00:06:12.210 --> 00:06:16.290 Dynamics 365 necesita registrar tanto lo que la empresa debe como dónde pertenece el costo 00:06:16.290 --> 00:06:20.270 relacionado. El perfil de contabilización guía el lado del proveedor de ese ciento contable, 00:06:20.510 --> 00:06:23.030 utilizando la regla que usted estableció para el proveedor o grupo de proveedores. 00:06:23.530 --> 00:06:27.590 Personal de finanzas no necesita elegir esas cuentas contables de memoria cada vez. En su lugar, 00:06:27.730 --> 00:06:31.190 el sistema sigue el mapa, que reduce las entradas inconsistentes y ofrece al equipo financiero una 00:06:31.190 --> 00:06:35.030 visión mucho más clara de la de Douglas Proveed. La empresa también prepara el lado de los pagos antes de 00:06:35.030 --> 00:06:38.170 que lleguen a factura. En la gestión de efectivo de bancos, usted configura las cuentas bancarias que 00:06:38.170 --> 00:06:41.630 financiarán los pagos al proveedor. Diarios de pago brindan al personal de finanzas un área de 00:06:41.630 --> 00:06:45.310 trabajo para preparar y registrar esos pagos utilizando métodos aprobados. Así que, para 00:06:45.310 --> 00:06:48.910 recapitular el registro, el proveedor identifica a quién recibe el dinero. Los términos de pago 00:06:48.910 --> 00:06:53.230 deciden cuándo vence y el método de pago y la cuenta bancaria definen cómo sale de la empresa. 00:06:53.930 --> 00:06:57.750 Con esas reglas listas, una factura puede ingresar a la oficina de finanzas y comenzar su recorrido, 00:06:58.390 --> 00:07:04.550 desde su llegada hasta su aprobación. Con el registro del proveedor listo, Dynamics 365 ahora sabe a quién 00:07:04.550 --> 00:07:09.070 pagar y bajo qué reglas. Entonces, ¿qué sucede cuando llega una factura real? A veces el empleado 00:07:09.070 --> 00:07:12.770 de finanzas la ingresa manualmente. Esto funciona cuando una factura llega por correo electrónico, 00:07:12.890 --> 00:07:16.990 papel o un portal de proveedores y alguien debe escribir los detalles en el sistema. El empleado 00:07:16.990 --> 00:07:20.710 selecciona al proveedor, ingresa el número y la fecha de la factura, luego agrega las líneas, 00:07:20.810 --> 00:07:25.210 los montos, los impuestos y cualquier referencia de orden de compra asociada a la cuenta. El número de 00:07:25.210 --> 00:07:29.350 factura merece atención. Proviene del proveedor, no de su empresa y ayuda a identificar esa factura 00:07:29.350 --> 00:07:35.190 específica. Si llega una factura por $1,200 de Northwind Office Supplies con el número N148, 00:07:35.370 --> 00:07:39.370 Dynamics 365 puede usar ese número junto con el registro del proveedor para detectar una entrada 00:07:39.370 --> 00:07:43.530 duplicada. Los archivos adjuntos también forman parte del registro. Una factura en PDF, un documento 00:07:43.530 --> 00:07:48.430 escaneado o documentación de respaldo pueden estar junto a la factura en Dynamics 365. Eso significa que 00:07:48.430 --> 00:07:52.590 la persona que revise el registro puede ver el documento detrás de los números sin buscar en un 00:07:52.590 --> 00:07:57.530 buzón compartido o archivador. Para volúmenes mayores, las facturas pueden ingresar electrónicamente. 00:07:57.530 --> 00:08:02.290 Dynamics 365 admite la importación de datos de facturas a través de entidades. Piensa en una 00:08:02.290 --> 00:08:05.710 entidad de datos como un formulario estándar que otro sistema puede completar antes de enviar la 00:08:05.710 --> 00:08:10.810 información a Dynamics 365. Un servicio externo de captura de facturas, por ejemplo, puede enviar 00:08:10.810 --> 00:08:14.470 el encabezado de la factura, las líneas y el documento adjunto todo en un mismo paquete de datos. 00:08:14.970 --> 00:08:18.570 El encabezado contiene los detalles principales de la factura, nuestro proveedor, número de factura, 00:08:18.690 --> 00:08:22.710 fechas, moneda, monto total y referenciador de compra. Las líneas explican por qué se le está cobrando. 00:08:23.210 --> 00:08:26.630 Una línea podría cubrir papel de impresora, otra tóner y otra a la entrega. 00:08:26.630 --> 00:08:30.710 Mantener esos detalles separados, al personal de finanzas saber exactamente qué están aprobando. 00:08:31.170 --> 00:08:34.870 La información fiscal también viaja con la factura. Dynamics 365 necesita el monto del 00:08:34.870 --> 00:08:38.030 impuesto y los detalles relacionados para que la empresa registre la factura correctamente. 00:08:38.410 --> 00:08:42.030 Algunas cosas pueden impedir que una factura avance sin revisión, un proveedor faltante, 00:08:42.110 --> 00:08:45.990 una fecha inválida, un número de factura repetido o un total que no coincide. Esa pausa 00:08:45.990 --> 00:08:50.250 protege a la empresa. Una política de facturas de proveedores verifica si la factura sigue las 00:08:50.250 --> 00:08:54.390 reglas que su empresa ha elegido. Las comprobaciones de duplicados buscan una factura que parezca familiar 00:08:54.390 --> 00:08:57.710 como el mismo proveedor y número de factura ya registrado. El objetivo no es acusar al 00:08:57.710 --> 00:09:00.910 proveedor de hacer algo malo. Los proveedores pueden reenviarlas porque no están seguros de 00:09:00.910 --> 00:09:04.690 que haya llegado. Un administrativo podría ingresar el mismo PDF dos veces por error. De 00:09:04.690 --> 00:09:07.550 cualquier manera, pagar la misma factura dos veces genera un trabajo que nadie quiere. 00:09:07.790 --> 00:09:11.630 Una vez que Dynamics 365 acepta la factura, la siguiente pregunta es simple. ¿Quién tiene 00:09:11.630 --> 00:09:14.970 permiso para pagar? Ahí es donde entra el flujo de trabajo. El flujo de trabajo es la ruta de 00:09:14.970 --> 00:09:18.770 aprobación dentro del sistema. En lugar de enviar un PDF por correo a un gerente y esperar a que 00:09:18.770 --> 00:09:23.890 regrese. Dynamics 365 envía la factura a la persona o rol que especifican las reglas de su 00:09:23.890 --> 00:09:28.370 empresa. Cada organización decide esas reglas en función de cómo quieren que se manejen las 00:09:28.370 --> 00:09:32.110 decisiones monetarias. Una factura pequeña y rutinaria podría seguir una ruta corta. Una 00:09:32.110 --> 00:09:35.910 factura por encima de cierta cantidad podría requerir un gerente serio. Una factura vinculada 00:09:35.910 --> 00:09:39.870 a un departamento específico puede ir al gerente de ese departamento. El flujo puede crear diferentes 00:09:39.870 --> 00:09:42.610 rutas de aprobación para diferentes tipos de proveedores, como proveedores de stock, 00:09:42.710 --> 00:09:46.410 proveedores de servicios o combatientes. La ruta sigue la regla, no la memoria de alguien. Esto 00:09:46.410 --> 00:09:49.990 hace que las aprobaciones sean mucho más fáciles. Finanzas puede ser si una factura está esperando 00:09:49.990 --> 00:09:54.710 revisión, si ha sido aprobada o si necesita más información. La persona que aprueba puede revisar 00:09:54.710 --> 00:09:59.150 la factura y decidir si pertenece a su departamento, si el cargo parece correcto. Algunas facturas cumplen 00:09:59.150 --> 00:10:03.110 con todas las reglas y avanzan automáticamente. El proveedor es conocido, los detalles importados 00:10:03.110 --> 00:10:07.110 están completos y la factura pasa a las comprobaciones de política. Esas facturas no necesitan que alguien 00:10:07.110 --> 00:10:10.590 repita las mismas comprobaciones básicas cada vez. Otras facturas se convierten en excepciones. 00:10:11.050 --> 00:10:15.990 Quizás falte la cuenta del proveedor. Quizás el número de factura ya existe. Quizás una línea importada tenga un error. 00:10:16.610 --> 00:10:20.330 Dynamics 365 mantiene esas facturas en una lista de errores de importación donde el personal de 00:10:20.330 --> 00:10:23.950 finanzas puede ver el mensaje de error y solucionar el problema antes de crear una factura pendiente. 00:10:24.530 --> 00:10:29.350 Documento sigue siendo importante durante la revisión. Dynamics 365 incluye un visor de archivos adjuntos 00:10:29.350 --> 00:10:32.970 en las páginas de facturas para que el personal de finanzas pueda ver la imagen de la factura justo al 00:10:32.970 --> 00:10:36.390 lado del registro que están corrigiendo. No hay necesidad de cambiar entre pantallas solo para 00:10:36.390 --> 00:10:40.250 confirmar si un proveedor escribió $6,000 o $8,000 en la factura original en la factura original. La 00:10:40.250 --> 00:10:43.610 automatización se encarga del movimiento rutinario. Las personas se encargan de las preguntas. La 00:10:43.610 --> 00:10:46.870 aprobación confirma que la persona adecuada aceptó avanzar con la factura, pero aún no 00:10:46.870 --> 00:10:51.010 prueba que el proveedor facturó exactamente lo que se ordenó o recibió. Para eso, Dynamics 365 00:10:51.010 --> 00:10:55.670 compara la documentación, los y de facturas. Verificar lo que la empresa pidió confirma que 00:10:55.670 --> 00:10:59.330 la persona adecuada revisó la factura, pero la conciliación responde a una pregunta diferente. 00:10:59.770 --> 00:11:03.790 La factura coincide con lo que la empresa realmente acordó comprar. Cuando una compra comienza con una 00:11:03.790 --> 00:11:08.790 orden de compra, Dynamics 365 tiene un registro para verificar. Piensa en una orden de compra como el 00:11:08.790 --> 00:11:13.470 comprobante de pedido de la empresa. Registra al proveedor, lo solicitado, la cantidad, el precio y 00:11:13.470 --> 00:11:17.550 los términos. Alguien en compras crea esa orden antes de que llegue cualquier factura. ¿Por qué 00:11:17.550 --> 00:11:22.070 importa esto? La orden de compra captura el acuerdo antes de que aparezca la factura. Sin ella, alguien 00:11:22.070 --> 00:11:26.150 de finanzas solo vea una factura a nombre de un proveedor. Con ella, pueden comparar el cargo del 00:11:26.150 --> 00:11:30.890 proveedor con la solicitud original. Para bienes físicos, hay otro registro que importa. Cuando llega una 00:11:30.890 --> 00:11:36.010 entrega, el equipo de almacén registra una recepción de producto, que es la prueba en Dynamics 365 de que los 00:11:36.010 --> 00:11:39.870 bienes llegaron a la empresa, incluyendo la cantidad. No significa que cada artículo estuviera 00:11:39.870 --> 00:11:43.850 perfecto, pero registra lo que se recibió frente a esa orden. Imagine que una empresa pide 10 sillas 00:11:43.850 --> 00:11:48.530 de oficina. La orden de compra lista 10 sillas a un precio acordado, pero al llegar el camión, 00:11:48.810 --> 00:11:53.590 el almacén cuenta solo 8 porque 2 están pendientes. El equipo de recepción registra una recepción de 00:11:53.590 --> 00:11:57.650 producto por 8. Luego, el proveedor envía una factura por 10 sillas, lo cual puede ser correcto 00:11:57.650 --> 00:12:01.650 desde su perspectiva si facturan un pedido completo antes de enviar las últimas 2. Pero ahora su empresa 00:12:01.650 --> 00:12:07.210 tiene una diferencia. Le pidieron 10, se recibieron 8, se facturaron 10. Dynamics 365 puede detectar 00:12:07.210 --> 00:12:10.770 esa diferencia mediante la conciliación de facturas. La conciliación de dos vías compara 00:12:10.770 --> 00:12:14.310 la orden de compra con la factura del proveedor, verificando si la cuenta coincide con la orden 00:12:14.310 --> 00:12:18.390 precio y cantidad. Esto funciona para compras donde verificar la orden original brinda suficiente 00:12:18.390 --> 00:12:22.050 control. Detecta si un proveedor factura un precio mayor o más unidades de las pedidas, 00:12:22.430 --> 00:12:25.590 pero no verifica si los bienes realmente llegaron porque solo compara dos registros, 00:12:26.290 --> 00:12:30.390 la orden de compra y la factura. La conciliación de tres vías añade recepción de producto. 00:12:30.390 --> 00:12:34.230 Así, Dynamics 365 ahora compara la orden de compra, la recepción de producto y la factura 00:12:34.230 --> 00:12:39.290 juntas. En nuestro ejemplo de las sillas, el sistema ve la orden de 10, la recepción de 8 y 00:12:39.290 --> 00:12:43.970 la factura de 10. Y esa diferencia se vuelve una razón para pausar la factura en lugar de dejar que 00:12:43.970 --> 00:12:48.650 continúe. Para empresas que compran inventario, equipo o grandes cantidades de bienes físicos, 00:12:48.990 --> 00:12:53.670 este control brinda a finanzas mayor seguridad al ayudar a evitar pagar por artículos que nunca 00:12:53.670 --> 00:12:59.110 llegaron o pagar más de lo recibido. Compras confirma el acuerdo. La recepción confirma lo que 00:12:59.110 --> 00:13:03.390 entró por la puerta y la factura del proveedor solicita el pago. Los tres registros deben contar 00:13:03.390 --> 00:13:07.950 la misma historia. Las pequeñas diferencias ocurren en los negocios reales. Un precio podría diferir 00:13:07.950 --> 00:13:12.410 debido al redondeo o un proveedor podría incluir un cambio menor permitido en la cantidad. Si cada 00:13:12.410 --> 00:13:15.850 pequeña diferencia detuviera una factura, los equipos financieros perderían demasiado tiempo 00:13:15.850 --> 00:13:19.950 resolviendo problemas inofensivos. Por ello, Dynamics 365 permite a una empresa establecer 00:13:19.950 --> 00:13:23.890 políticas de conciliación y límites de tolerancia. Una tolerancia es una diferencia permitida y la 00:13:23.890 --> 00:13:29.410 empresa decide qué monto o porcentaje puede aceptar para precio, cantidad, total o cargos relacionados. 00:13:30.090 --> 00:13:33.290 Todo lo que esté dentro de ese límite avanza según las reglas de la empresa, mientras que lo 00:13:33.290 --> 00:13:37.730 que lo supere se marca para revisión. La empresa decide esos límites. Un negocio podría permitir 00:13:37.730 --> 00:13:41.170 una pequeña diferencia en suministros de oficina de bajo costo, pero establecer límites mucho más 00:13:41.170 --> 00:13:45.310 estrictos para maquinaria de costos. El sistema no decide lo que parece razonable. Finanzas y compras 00:13:45.310 --> 00:13:50.330 establecen la regla ID. Dynamics 365 la aplica de manera consistente. Esto cambia la forma en que el 00:13:50.330 --> 00:13:53.790 equipo financiero en plazo o tiempo. En lugar de revisar cada factura correcta línea por línea, 00:13:54.210 --> 00:13:58.810 pueden centrarse en las excepciones o investigar la factura donde cambia el precio, falta el recibo 00:13:58.810 --> 00:14:03.450 o la cantidad no coincide. Las facturas correctas siguen las reglas, pero el personal dedica su 00:14:03.450 --> 00:14:07.370 atención donde se requiere una decisión. Ese es el verdadero valor de la conciliación. Permite que el 00:14:07.370 --> 00:14:10.770 sistema maneje las verificaciones de rutina, mientras los humanos manejan las cuestiones que requieren 00:14:10.770 --> 00:14:14.650 criterio. Eso no significa que el sistema reemplace el criterio. Significa separar las verificaciones de 00:14:14.650 --> 00:14:20.170 rutina de las cuestiones. Un punto puede causar confusión. La conciliación estándar de Dynamics 365 admite 00:14:20.170 --> 00:14:23.870 conciliaciones de dos y tres vías. Si una empresa necesita una conciliación de cuatro vías, 00:14:23.970 --> 00:14:26.790 quizás agregando otra verificación, como un registro de inspección, eso requiere trabajo 00:14:26.790 --> 00:14:31.190 adicionalmente, personalización a otros. Es la conciliación de un trabajo. Compara la factura 00:14:31.190 --> 00:14:34.550 del proveedor con los propios registros de compra y recepción de la empresa y luego señala las 00:14:34.550 --> 00:14:38.550 discrepancias antes del pago. Una vez que una factura pasa su revisión y comprobaciones de 00:14:38.550 --> 00:14:42.490 conciliación, se convierte en un monto que la empresa debe y puede planificar pagar, pagando a los 00:14:42.490 --> 00:14:47.050 proveedores y saltando las cuentas. Después de que una factura pasa las comprobaciones que su empresa 00:14:47.050 --> 00:14:51.010 requiere, Dynamics 365 puede registrarla. Registrar significa que la factura se convierte en un 00:14:51.010 --> 00:14:54.730 registro financiero oficial y la empresa ahora registra un monto que debe ese proveedor, apareciendo 00:14:54.730 --> 00:14:58.430 la factura como impaga hasta que un pago la liquide. La factura está lista, pero eso no 00:14:58.430 --> 00:15:01.970 significa que el dinero salga de inmediato. Sus equipos financieros deben decidir qué facturas 00:15:01.970 --> 00:15:07.010 pagar en ejecución de pagos. Dynamics 365 ayuda con una propuesta de pago que analiza las facturas 00:15:07.010 --> 00:15:11.250 vencidas y sugiere cuáles deben incluirse en la ejecución según las reglas elegidas por la empresa. 00:15:11.910 --> 00:15:15.970 Una propuesta de pago es una lista inicial que alguien aún debe revisar. Tal vez una factura de proveedor 00:15:15.970 --> 00:15:19.770 vence esta semana, mientras que otra puede esperar hasta finales de mes, según los términos acordados. 00:15:20.290 --> 00:15:24.090 El equipo financiero revisa las facturas propuestas, elimina o agrega elementos según sea necesario, 00:15:24.410 --> 00:15:28.610 y luego prepara el diario de pagos. De esta forma, los pagos se agrupan y controlan en lugar de 00:15:28.610 --> 00:15:32.730 enviarse de manera dispersa. Piensa en el diario de pagos como la hoja de trabajo de pagos de la 00:15:32.730 --> 00:15:36.810 empresa. Enlista los pagos a proveedores que la empresa planea realizar, los montos y los detalles 00:15:36.810 --> 00:15:40.770 del pago. Personal financiero lo utiliza para preparar un lote controlado de pagos, en lugar de enviar 00:15:40.770 --> 00:15:45.750 dinero factura por factura por factura sin un registro compartido. ¿Cómo sale el dinero? Eso depende del 00:15:45.750 --> 00:15:50.470 método de pago configurado para el proveedor y la empresa. Dynamics 365 permite a una empresa 00:15:50.470 --> 00:15:54.530 crear sus propios métodos de pago y conectarlos con tipos de pago como cheques, pagos electrónicos 00:15:54.530 --> 00:15:58.870 o pagarés. Un cheque es algo conocido. Un pago electrónico envía dinero a través del proceso 00:15:58.870 --> 00:16:03.090 bancario de la empresa. Un pagaré registra una promesa formal de pago bajo condiciones acordadas. 00:16:03.670 --> 00:16:07.390 No todas las empresas usan todos los métodos, pero Dynamics 365 le da a la empresa una forma de 00:16:07.390 --> 00:16:11.650 registrar la ruta que utiliza. Cada método de pago también debe apuntar a la cuenta bancaria correcta 00:16:11.650 --> 00:16:15.370 de la empresa. Esa conexión es importante porque una empresa puede tener cuentas separadas por diferentes 00:16:15.370 --> 00:16:19.770 entidades legales, monedas o propósitos de pago. Cuando el área financiera prepara un pago, 00:16:20.010 --> 00:16:24.030 el sistema debe saber qué cuenta bancaria lo financia. De lo contrario, el personal podría 00:16:24.030 --> 00:16:27.570 crear un pago correcto contra la cuenta equivocada. Un momento del pago también requiere cuidado. 00:16:28.210 --> 00:16:31.730 Pagar después de la fecha de vencimiento puede generar recordatorios, disputas o una relación 00:16:31.730 --> 00:16:35.570 dañada con un proveedor. Pagar demasiado pronto envía efectivo antes de que la empresa necesite 00:16:35.570 --> 00:16:39.930 desimpulsarlo. Dynamics 365 mantiene visible la fecha de vencimiento de la factura para que 00:16:39.930 --> 00:16:43.730 finanzas pueda planificar los pagos según los términos acordados con cada proveedor, dando a la empresa 00:16:43.730 --> 00:16:48.430 más control sobre el efectivo que sale. Una vez que se realiza un pago, Dynamics 365 necesita 00:16:48.430 --> 00:16:53.110 responder una pregunta sencilla. ¿Qué factura cubrió ese pago? La respuesta es la liquidación. 00:16:53.690 --> 00:16:57.010 La liquidación vincula el pago con la factura a facturas específicas del proveedor que cubre. 00:16:57.390 --> 00:17:01.250 Piensa en ello como hacer coincidir un recibo con la factura que liquida. Sin la liquidación, 00:17:01.370 --> 00:17:04.990 una empresa podría ver una factura y un pago en la misma cuenta del proveedor, pero sin un registro 00:17:04.990 --> 00:17:09.210 claro de que pertenecen el uno al otro. Un pago total liquida la factura completa, pero los negocios 00:17:09.210 --> 00:17:13.150 no siempre son tan ordenados. Una empresa puede pagar solo una parte de una factura ahora y el resto más tarde. 00:17:13.150 --> 00:17:16.930 La liquidación registra el pago parcial y deja el saldo restante abierto para que el área financiera 00:17:16.930 --> 00:17:20.890 pueda ver exactamente lo que aún se le debe al proveedor. Esta visibilidad es crucial para obtener 00:17:20.890 --> 00:17:25.090 saldos precisos de los proveedores. Un solo pago también puede cubrir varias facturas. Tal vez una 00:17:25.090 --> 00:17:30.070 empresa pague cinco facturas vencidas al mismo proveedor en un solo pago electrónico. La liquidación 00:17:30.070 --> 00:17:34.470 conecta ese importe saliente con cada factura que liquida. Si el pago no cubre cada factura por 00:17:34.470 --> 00:17:40.090 completo, el saldo pendiente permanece claro en lugar de desaparecer en un total confuso. Esto crea un 00:17:40.090 --> 00:17:43.650 registro rastreable o le permite seguir la factura a través de su aprobación y resultado de 00:17:43.650 --> 00:17:48.130 coincidencia. Vea el pago preparado en el diario y observe cómo ese pago liquidó el saldo del 00:17:48.130 --> 00:17:52.530 proveedor. Cuando alguien pregunta por qué salió dinero de la empresa, Finanzas no necesita recostrar 00:17:52.530 --> 00:17:55.710 la historia a partir de correos electrónicos y estados de cuenta bancarios. El proceso puede 00:17:55.710 --> 00:18:00.370 aparecer en páginas separadas en Dynamics 365, pero cada registro se conecta con el siguiente 00:18:00.370 --> 00:18:06.590 con un flujo controlado. El panorama conectado de cuentas por pagar. Imagine que recibe una factura por 00:18:06.590 --> 00:18:10.850 suministros de oficina. El registro del proveedor contiene las reglas de pago y la factura importada 00:18:10.850 --> 00:18:15.130 incluye los detalles de la cuenta y el documento mismo. Compras proporciona el orden de compra. 00:18:15.590 --> 00:18:18.930 Recepción proporciona el recibo, por lo que el proceso de coincidencia tiene registros reales 00:18:18.930 --> 00:18:22.590 para comparar. Ahora, detrás de escena, el perfil de contabilización coloca la deuda y el gasto en 00:18:22.590 --> 00:18:26.710 las cuentas de libro mayor correcto. La gestión de efectivo y bancos controla qué método de pago utiliza 00:18:26.710 --> 00:18:30.990 y qué cuenta bancaria envía el dinero. El archivo adjunto permanece con la transacción, por lo que 00:18:30.990 --> 00:18:34.870 siempre puede consultar la factura original más tarde para su verificación. La automatización no 00:18:34.870 --> 00:18:36.230 reemplaza el criterio del equipo financiero.