Entonces, ¿por qué el cierre de mes todavía implica cinco versiones diferentes de hojas de cálculo, alguien buscando el archivo correcto y un gerente esperando una respuesta que debería ser obvia? Podrías tener un libro mayor, varios departamentos y miles de transacciones, pero aún así no puedes contar una historia financiera única con claridad. Ahí es donde entra Dynamics 365 Finance. Soy Mirko Peters de M365FM y esta píldora de conocimiento explica cómo los datos financieros registrados se convierten en informes que la gente realmente puede leer. Piensa en cada transacción como un documento archivado una sola vez en un gabinete central, que luego se lee de diferentes maneras sin tener que agradecer las cifras cada vez. Comencemos con los registros dentro de ese gabinete. La base, el libro mayor, las cuentas principales y las categorías. El libro mayor es el registro financiero maestro de una empresa y cada transacción registrada termina allí de alguna forma. Una factura de cliente, una cuenta de proveedor, un asiento de nómina, un pago bancario o un ajuste de inventario. Dejan un registro contable.

Piensa en el libro mayor como un gran archivador con una regla estricta. No pones una factura de alquiler en el mismo cajón que las ventas de productos, ni pones el saldo bancario con los salarios de los empleados, ni pleados. Cada cantidad necesita un hogar financiero. Ese hogar comienza con una cuenta principal y responde una pregunta sencilla. ¿Con qué se relaciona este dinero? El efectivo está en una cuenta principal, los ingresos por ventas en otra, los gastos de alquiler, salarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, préstamo, impuestos, tienen la suya propia. Entonces, cuando tu empresa paga una factura de alquiler mensual, Dynamics 365 Finance registra ese monto en la cuenta de gastos de alquiler. Y cuando un cliente paga una factura, los ingresos llegan a una cuenta de ventas, mientras que el monto en pago va a cuentas por cobrar. La cuenta le dice a Finance qué sucedió financieramente. Esta estructura importa porque un estado financiero no inventa los números, sino que lee y agrupa los números ya registrados en el libro mayor. Si los registros contables terminan en el lugar equivocado, ningún diseño de informe podrá corregir el significado después sin trabajo manual. Ahora, las cuentas principales también tienen tipos y un tipo de cuenta le da a Dynamics 365 Finance una clasificación general. Las cuentas de pérdidas y ganancias registran los ingresos y gastos de un periodo, y su saldo combinado contribuye al resultado del fin de año.

El balance general registra lo que la empresa posee, lo que debe y el interés del propietario, es decir, activos, pasivos y patrimonio. El efectivo es normalmente un activo, un préstamo bancario es normalmente un pasivo, los ingresos por ventas pertenecen a pérdidas y ganancias y al alquiler a gastos. Puede sonar a contabilidad básica, y lo es, pero también es el primer punto de control para los informes porque el sistema necesita saber si una cuenta pertenece a un estado de resultados o a un balance general. También existe un tipo de cuenta total especial que puede sumar un rango de saldos de cuenta, o podría usar esto cuando desea un total en un intervalo definido. Aunque muchos equipos financieros generan sus totales de estado directamente en los informes financieros. Los tipos de cuentas son amplios y ahí es donde entran las categorías de cuenta principal, o crean un grupo de informes más útil dentro de esa clasificación general. Por ejemplo, las cuentas de activos pueden incluirse en categorías como efectivo, activos fijos, cuentas por cobrar o inversiones a corto plazo, mientras que las cuentas de pasivo podrían incluirse en cuentas por pagar, impuestos por pagar o deuda largo plazo. La diferencia es simple. El tipo de cuenta indica la clase contable general, y la categoría de cuenta principal indica el grupo de informes que desea que la gente vea. Imagina que tiene varias cuentas bancarias, una cuenta de caja chica y una cuenta de compensación de efectivo. O cada una puede tener su propia cuenta principal porque finanzas necesita ese nivel de detalle. Sin embargo, todas pueden pertenecer al efectivo.

Un informe puede mostrar una línea de efectivo clara cuando eso es todo lo que el lector necesita. Por eso que los informes financieros predeterminados usan categorías de cuenta principal. O necesitan una estructura familiar antes de poder mostrar saldos en secciones como activos, pasivos, ingresos o gastos. Una configuración limpia compensa más adelante porque cuando las cuentas principales siguen reglas claras, los tipos de cuentas son correctos y las categorías coinciden con la forma en que su empresa lee sus estados financieros, la generación de informes es mucho más fácil. Usted comienza con datos que ya tienen un lugar. Las cuentas explican qué sucedió financieramente, pero los líderes suelen pedir más que eso. También quieren saber dónde sucedió, quién gastó el dinero y qué parte del negocio produjo el resultado. Dimensiones financieras, añadiendo las preguntas que los líderes realmente hacen, una cuenta principal le indica que se refiere al dinero. O bastante simple.

Pero las dimensiones financieras añaden el contexto empresarial en torno a esa cantidad. Se responden a las preguntas que los líderes hacen cuando ven un total. ¿Qué departamento lo gastó? ¿Qué ubicación lo ganó? ¿Qué unidad de negocio? ¿Está vinculado a un proyecto? Veamos el gasto de alquiler. Su empresa podría pagar el alquiler de una oficina central, un almacén y varios puntos de venta. Si cada pago se registra en gastos de alquiler, usted ve la factura. Eso es útil, pero no le dice a un gerente regional cuánto cuesta su sitio. Una dimensión financiera llena ese vacío. Podría añadir departamento, finanzas, ventas u operaciones, o centro de costos, unidad de negocio, región o proyecto. Esos valores se quedan con el asiento contable al registrarse. Si la cuenta sigue siendo gasto de alquiler, pero el asiento cuenta registrará más completo. Un pago podría decir gasto de alquiler, oficina central. Otro gasto de alquiler, almacén. Un tercero gasto de alquiler, venta al pormenor norte. La misma cuenta, diferente significado a negocio. Esto da finanzas a una estructura de cuenta consistente mientras permite a los líderes ver resultados de su parte de la empresa. El director de ventas mira la venta. El gerente de almacén mira el almacén. Finanzas ve el total de todos. Esto elimina un hábito común de las hojas de cálculo. Sin dimensiones, alguien exporta saldos de libro mayor y empieza a añadir columnas a mano. Ordenar, filtrar, copiar números en un nuevo libro. Luego intentar explicar por qué el total del departamento no coincide con el total de la empresa. Con las dimensiones introducidas al registrar la transacción, ese trabajo empieza desde un mejor lugar. El detalle ya pertenece al registro contable, pero solo funciona cuando los valores se mantienen consistentes. Si una persona selecciona región norte, otra selecciona norte y una tercera usa norte 01, el informe divide, lo que debería ser un saldo en líneas separadas. Finanzas necesitan nombres claros, propiedad clara y reglas sobre qué valores puede usar la gente. Dynamics 365 Finance apoya esto a través de reglas de cuenta.

Dependiendo de la cuenta, el sistema puede requerir una dimensión o limitar los valores que los usuarios pueden seleccionar. Por ejemplo, una cuenta de gastos puede necesitar un centro de costos, mientras que una cuenta bancaria solo puede necesitar una unidad de negocio. No necesita el mismo detalle para cada cuenta. Use una dimensión financiera cuando espere reutilizar el valor e informar saldos según él con el tiempo. Departamento es reutilizable. El centro de costos es reutilizable. La región es reutilizable. El proyecto también. Si su equipo de finanzas rastrea saldos y costos por proyecto, el número de factura es diferente, el número de orden de compra es diferente. Sus valores a menudo pertenecen a una transacción o a un trabajo de corta duración. Crear una dimensión financiera para cada número de factura le deja miles de valores únicos que nadie quiere en un estado de cuenta. Ahí es donde las etiquetas financieras encajan mejor. Una etiqueta financiera almacena una referencia flexible o un número de factura, orden de compra, referencia de pago o ID de sistema externo. Se asienta en el registro contable para detalle y análisis, pero no lleva el mismo rol estructurado que una dimensión financiera.

Las dimensiones financieras forman parte de la estructura de la cuenta. El sistema verifica si el valor es válido y finanzas puede usarlo para resumir saldos. Las etiquetas financieras son más ligeras. Etiqueta en una transacción sin convertir esa etiqueta en un segmento de informe permanente. Así que no crea una dimensión llamada a nombre de facturas solo para encontrar facturas más tarde. Utilice detalles de transacción o una etiqueta financiera para eso. Un punto de configuración más que conocer. Los informes financieros pueden usar las dimensiones que ya están en su sistema sin herramientas adicionales. En la página de configuración de informes financieros, finanzas elige qué dimensiones aparecen para el diseño y visualización de informes y en qué orden. Ese orden importa más de lo que parece. Si sus informes normalmente le dan cuenta principal, departamento, centro de costos y proyecto, la gente aprende dónde mirar.

Si el orden cambia de un informe a otro al leer los detalles, se vuelve más lento y es más fácil cometer errores. Una vez que cada entrada lleva las etiquetas reutilizables correctas, el libro mayor puede responder más que solo qué gastamos. Responde dónde, quién y qué parte del negocio. Y con ese detalle en su lugar, Dynamics 365 Finance puede convertir esas entradas registradas en un estado financiero. ¿Qué es realmente el informe financiero? Todas una vez que sus entradas del libro mayor incluyen las cuentas y dimensiones correctas que hace realmente el informe financiero con ellas. El informe financiero es el complemento en Dynamics 365 Finance para crear, mantener y visualizar estados financieros. Eso suena técnico, así que hablemos en términos sencillos. Es la parte de Dynamics 365 Finance que convierte los saldos de su libro mayor en informes, como en estado de resultados, balance general, flujo de efectivo, balance de comprobación o presupuesto contrarreal.

En su libro mayor nuevo, nadie registra una factura en el informe financiero ni paga a un proveedor desde allí. El registro ocurre en Dynamics 365 Finance y el informe financiero lee los resultados después. Tampoco es solo un panel con algunos gráficos. Un panel le permite analizar una tendencia rápida. Un estado financiero ofrece una visión estructurada con grupos de cuentas, totales, periodos de informe, comparaciones y la capacidad de inspeccionar el detalle de TAS de un número. Piénselo como la sala de informes conecta al libro mayor general, el libro mayor registra las transacciones. El informe financiero los organiza en el formato que su equipo financiero, gerentes, auditores o miembros de la junta necesitan leer. Detrás de escena, el informe financiero utiliza un mercado de datos financieros que se actualiza desde el libro mayor general. Un mercado de datos es una copia para informes de datos financieros organizada para que los informes se ejecuten sin ralentizar a quienes ingresan facturas o registran diarios.

Esa separación ayuda a que Finanzas pueda revisar un estado mientras otros usuarios siguen trabajando. No necesita exportar cada saldo a una hoja de cálculo solo para crear un informe mensual limpio. Microsoft incluye 22 informes financieros predeterminados con Dynamics 365 Finance. Obtiene un estado de resultados, balance general, informe de flujo de efectivo, balance de comprobación detallado, resumen de balance, informe de gastos móviles, informes de presupuesto contra real. Además de informes de ventas semanales y descuentos, detalles de auditoría, ratios o un balance general junto a un estado de resultados. Pero eso no significa que todos coincidan con su empresa desde el primer día. El diseño del informe puede parecer correcto, pero sus propias cuentas principales y categorías deben asignarse correctamente a las filas. Si su empresa llama a un grupo de cuentas costos directos, mientras que el informe predeterminado espera costo de ventas, alguien debe revisar esa configuración. Comence con el informe predeterminado de todos modos. Le ofrece un ejemplo funcional, una estructura familiar y un punto de partida mucho más rápido que crear cada informe desde una página en blanco.

Ábralo, compara los saldos con su libro mayor, verifique las agrupaciones de cuentas y ajustes sobre lo que su negocio necesite. Ahora, Dynamics 365 Finance tiene varias herramientas de generación de informes y aquí es donde la gente suele confundirse. Los informes financieros manejan estados financieros basados en el libro mayor. SSRS SQL Server Reporting Services generalmente maneja documentos comerciales con formato e informes detallados como facturas, órdenes de compra, estados de cuenta de clientes o listas extensas de transacciones. Está diseñado para páginas que requieran un diseño fijo. Los informes electrónicos manejan archivos que deben enviarse a otro lugar, archivos bancarios, presentaciones de impuestos, archivos XML, archivos SSV u otros formatos regulados. Esa herramienta se enfoca en enviar o recibir datos estructurados. Power BI maneja el análisis interactivo. Usted usa Power BI cuando desea gráficos, filtros, tendencias y vistas de gestión que ayuden a las personas a explorar preguntas. ¿Qué región tiene los costos de crecimiento más rápidos? ¿Cómo se comparan los gastos reales con el presupuesto a lo largo de varios meses?

Su informe financiero es maneja en el estado formal. Power BI ayuda a las personas a investigar los patrones en torno a él. Excel le da finanzas a su lugar familiar para verificar números o realizar análisis adicionales, pero no necesita convertirse en el lugar donde cada estado financiero comienza desde cero. Cada herramienta tiene una función. Elija la correcta y la generación de informes. Déjala de tratar sobre reconstruir números para centrarse en leerlos. Construcción de un informe. Filas, columnas y definiciones de informe. Tu estado financiero comienza con una forma. Usted debe decidir qué va en el lado izquierdo, qué va en la parte superior y cómo el informe une ambos elementos. En Dynamics 365 Finance llamamos a esas partes definiciones de fila, definiciones de columna y definiciones de informe. Comencemos con las filas. Una definición de fila controla el lado izquierdo de su estado.

Le indica al sistema que cuentas, categorías de cuenta o combinaciones de dimensiones extraer. También define cómo llamar a cada línea y dónde deben aparecer los totales. Piense en un estado de resultados normal. Ingresos en la parte superior. Costo de ventas después. Luego margen bruto. Debajo de eso vienen los gastos operativos y al final el resultado neto. Cada una de esas líneas necesita sus propias instrucciones. Los ingresos pueden apuntar a un grupo de cuentas de ventas, mientras que el costo de ventas apunta a cuentas de costo. El margen bruto no apunta a ninguna cuenta en absoluto. Calcula un total restando el costo de ventas de los ingresos. Esa es la función en la definición de fila. Le indica a los informes financieros qué saldos registrados pertenecen a cada línea y le dice al informe cómo sumar o restar esas líneas al calcular totales. Puede crear una fila basada en cuentas principales e individuales, un rango de cuentas, una categoría de cuenta principal. Las categorías ahorran mucho trabajo de configuración. Por ejemplo, un balance general normalmente separa activos pasivos y patrimonio.

Dentro de los activos podría mostrar efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos e inventario. Si esas cuentas ya están en las categorías de cuenta principal correctas, las filas del balance general predeterminado pueden usar esos grupos sin listar cada cuenta una por una. Es solo un diseño más limpio. Financias siguen manteniendo cuentas separadas para saldos separados, pero el lector solo ve el nivel de detalle coherente para un estado formal. Si necesitan más detalle, pueden profundizar más. El estado financiero en sí no tiene por qué convertirse en un directorio telefónico de un nuevo. Las filas responden a preguntas que estamos reportando. Las columnas responden a otra. ¿Cómo queremos verlo? Una definición de columna controla la información que aparece a lo largo del año. Podría mostrar el mes actual, los resultados del año hasta la fecha, los resultados del año anterior hasta la fecha, el presupuesto, los reales o la diferencia entre el real y presupuesto. Un estado de resultados siempre podría comenzar con una columna de descripción. Después podría mostrar los datos reales del periodo actual, luego el acumulado anual, el presupuesto y por último la variación. Esa columna de variación calcula la diferencia automáticamente, por lo que los gerentes no necesitan abrir Excel y crear otra fórmula después de ejecutar el informe. También puede colocar periodos uno al lado del otro quizás de enero a diciembre, este trimestre junto al mismo trimestre del año pasado o resultados reales junto a una proyección. Las filas deciden los temas y las columnas deciden la vista. Al combinar esas dos piezas tiene la mayor parte de un estado financiero, pero el sistema aún necesita un lugar donde nombrar el informe y decirle a Dynamics 3C5 Finance qué definiciones de fila y columna van juntas.

Esa es la definición del informe. Una definición de informe combina las filas y columnas en algo que las personas pueden generar. También controla configuraciones como el redondo y cómo aparecen los montos negativos. Aquí hay un ejemplo concreto. Podría crear una definición de fila llamada filas del estado de resultados y luego una definición de columna llamada presupuesto real mensual y variación. La definición del informe los conecta y le da un nombre al informe final, quizás estado de resultados, de la gerencia. Esa separación es útil porque permite reutilizar las partes. Una definición de fila para un estado de resultados podría funcionar con un diseño de columna mensual, uno de año a la fecha y otro de comparación con el año anterior. No necesitará reconstruir la misma estructura de ingresos y gastos cada vez que alguien haga una pregunta nueva. Ahora bien, algunas empresas necesitan un informe para la empresa. Otras necesitan un informe que siga una estructura corporativa más amplia. Ahí es donde entra en juego un árbol de informe. Un árbol de informes le permite organizar los resultados financieros en unidades de informe. Esas unidades pueden representar entidades legales, regiones, departamentos, unidades de negocio u otra parte de la estructura de la empresa. Imagina un grupo con tres subsidiarias. La empresa matriz desea ver cada subsidiaria por separado y luego un total combinado para el grupo. Un árbol de informes puede describir esa estructura cada subsidiaria como una unidad de informe y el total del grupo por encima de ellas. El mismo enfoque funciona para la región. Podría mostrar el norte, sur y oeste como unidades separadas y luego incluir un total para toda la empresa. O el líder de un departamento podría solo necesitar ver su propia unidad, mientras que el equipo de finanzas necesita la vista completa. Una definición de informe puede conectarse a un árbol de informes a la vez, así que elija la estructura que responda a la pregunta del informe. Para quienes son nuevos en esto, el diseñador de informes incluye un asistente que le ayude a empezar a crear estas partes sin enfrentar todas las opciones de golpe. Elija el tipo de informe, trabaja en las opciones básicas y crea un diseño inicial. A medida que su equipo financiero se sienta más cómodo, podrá editar directamente las definiciones de filas, columnas, informes, y árboles de informes y árboles de informes. Eso les da más control sobre los cálculos, el diseño, la agrupación y la forma en que aparecen las dimensiones. El objetivo no es intentar crear el informe más complicado posible. El objetivo es crear un informe donde cada línea responda a una pregunta comercial real. Cada columna aclara la comparación y lo coincidan con el libro mayor.

Ejecutar, leer y mantener informes. Un informe solo es útil cuando las personas pueden leerlo, cuestionarlo, confiar en lo que ven. Después de generar un informe financiero, no está bloqueado automáticamente en una página estática. Puede cambiar la fecha del informe, elegir una moneda, alternar entre resumen y detalle, y aplicar filtros para dimensiones o atributos financieros. Eso significa que el mismo informe puede responder a diferentes preguntas sin que hay que copiarlo en un libro nuevo. Un gerente de finanzas podría comenzar con el estado de resultado del resultado de toda la empresa para el meso actual. Luego puede infiltrarlo por unidad de negocio, verlo en otra moneda o cambiar la fecha para comparar con otro periodo. Diseño del informe permanece intacto. La vista cambia según la pregunta en cuestión. Importan dos vistas. La vista resumida le da la historia financiera de alto nivel, nuestros ingresos totales, costos totales y resultado neto. La vista detallada le da más líneas para inspeccionar cuando un total no parece correcto. Eso nos lleva a la exploración detallada. Imagine que una línea de gastos operativos parece mucho más alta que el presupuesto.

En lugar de enviar un correo, exportar una lista de libro mayor y tratar de hacer coincidir números de cuenta manualmente, puede explorar ese monto desde el informe. Puede seguir el saldo hasta las transacciones que lo respaldan. Se le permite ver los asientos de diario, fechas, comprobantes y otros detalles que crearon el número. El informe se convierte en un punto de partida para una conversación o una respuesta final impresa en una página. ¿Esto es especialmente útil durante el cierre de mes? Alguien pregunta, ¿o por qué aumentaron los costos de almacén? Ah, usted comienza con la vista de almacén, encuentra la línea de gasto, explora las transacciones y ve si el aumento proviene de alquiler, reparaciones, personal o un cargo único. Finanzas pasa menos tiempo buscando la fuente y más tiempo explicando el resultado. Los informes también pueden ejecutarse según uno. Un equipo puede generar informes diarios, semanal, mensual o anualmente según el trabajo. Los paquetes de gestión mensual son el ejemplo obvio, pero los horarios también pueden ayudar a los equipos a preparar revisiones presupuestarias regulares o informes de grupo recurrentes. Para empresas con varias entidades legales, los informes financieros pueden admitir informes entre esas entidades y pueden convertir monedas para fines de reporte.

Un equipo financiero grupal puede necesitar cada empresa en su moneda local, pero el liderazgo puede necesitar una vista en una moneda de informe. La estructura requiere una configuración cuidadosa, pero el lector no necesita reconstruir el informe a partir de archivos separados cada mes, que hay un detalle de mantenimiento que vale la pena recordar. Los informes recién generados reciben una fecha de vencimiento de 90 días por defecto. Los usuarios con los permisos de seguridad adecuados pueden cambiar ese periodo, incluso configurando un informe para que nunca expire. La persona que genere un informe puede eliminar su propio informe. Los usuarios con la función de seguridad de informes financieros pueden eliminar informes creados por otros usuarios y gestionar la configuración de vencimiento de informes. Eso evita que la lista de informes se convierta en un archivo extenso de ejecuciones antiguas que nadie puede identificar. Pero tenga cuidado con los informes más antiguos. A partir de la versión 10.0.45 de informes financieros, cuando vuelve a ejecutar un informe guardado o explora sus detalles, Dynamics 365 Finance utiliza los datos de transacciones actuales. Si alguien editó una transacción subyacente después de ejecutar el informe, el detalle detallado puede diferir de lo que vio originalmente. Los saldos de nivel superior guardados no suelen cambiar, pero el detalle de respaldo sí. Por lo tanto, si Finanzas necesita una copia de auditoría inalterable, para un periodo cerrado exporte el informe finalizado a Excel o PDF y guárdelo bajo su proceso de registro normal. Una advertencia final sobre el complemento en sí.

Si alguien desinstala el complemento de informes financieros, Dynamics 365 Finance elimina permanentemente los informes y configuraciones de informes y configuraciones creados previamente. Microsoft no ofrece soporte de recuperación para esa acción. Trátelo como si eliminara un espacio de trabajo compartido de finanzas, no como si borraron la aplicación de su teléfono. Sus estados financieros formales ayudan a Finanzas a aplicar las cifras en un formato controlado. Para un escaneo visual más rápido y preguntas sobre tendencias, otra herramienta encaja junto a ello. ¿Dónde encajan Power BI y Excel? ¿Dónde encajan realmente Power BI y Excel? Los informes financieros manejan sus estados formales, los que necesitan los auditores. Power BI se encarga de los gráficos, las tendencias y las vistas interactivas de gestos. Ingresos por región, presupuesto frente a lo real. Excel también tiene su lugar. Su equipo lo usa para comprobaciones, cálculos y compartir cifras en un formato que todos ya conocen. El espacio de trabajo de análisis financiero incluye contenido de Power BI para vistas comunes, pero mantenga cada panel enfocado en una pregunta. No intente abarrotar todo en la misma pantalla. La mejor parte de todas esas herramientas leen de los mismos registros de finanzas. Todo funciona en conjunto.

Cierre. Construye el libro mayor primero. Un informe claro no comienza con el diseño. Comienza mucho antes. Cuentas principales limpias, dimensiones reutilizables. Sin esa base nada más importa. Empiece con un informe predeterminado. Pruébelo con sus saldos reales y luego cambie solo lo que su empresa necesite. Suscríbase para más cápsulas de conocimiento de Microsoft de Mirko Peterson de M365FM y comparta esto con alguien que aún piense que los informes de Dynamics 3.5 Finance comienzan y terminan en Excel.