WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:03.280 Entonces, ¿por qué el cierre de mes todavía implica cinco versiones diferentes de hojas 00:00:03.280 --> 00:00:07.540 de cálculo, alguien buscando el archivo correcto y un gerente esperando una respuesta que debería 00:00:07.540 --> 00:00:12.020 ser obvia? Podrías tener un libro mayor, varios departamentos y miles de transacciones, 00:00:12.460 --> 00:00:15.700 pero aún así no puedes contar una historia financiera única con claridad. Ahí es donde 00:00:15.700 --> 00:00:21.500 entra Dynamics 365 Finance. Soy Mirko Peters de M365FM y esta píldora de conocimiento explica 00:00:21.500 --> 00:00:24.420 cómo los datos financieros registrados se convierten en informes que la gente realmente 00:00:24.420 --> 00:00:28.340 puede leer. Piensa en cada transacción como un documento archivado una sola vez en un gabinete 00:00:28.340 --> 00:00:31.340 central, que luego se lee de diferentes maneras sin tener que agradecer las cifras cada vez. 00:00:31.640 --> 00:00:36.640 Comencemos con los registros dentro de ese gabinete. La base, el libro mayor, las cuentas principales y 00:00:36.640 --> 00:00:41.300 las categorías. El libro mayor es el registro financiero maestro de una empresa y cada transacción 00:00:41.300 --> 00:00:46.000 registrada termina allí de alguna forma. Una factura de cliente, una cuenta de proveedor, 00:00:46.140 --> 00:00:50.000 un asiento de nómina, un pago bancario o un ajuste de inventario. Dejan un registro contable. 00:00:50.700 --> 00:00:54.440 Piensa en el libro mayor como un gran archivador con una regla estricta. No pones una factura de 00:00:54.440 --> 00:00:57.800 alquiler en el mismo cajón que las ventas de productos, ni pones el saldo bancario con los 00:00:57.800 --> 00:01:01.900 salarios de los empleados, ni pleados. Cada cantidad necesita un hogar financiero. Ese hogar 00:01:01.900 --> 00:01:05.160 comienza con una cuenta principal y responde una pregunta sencilla. ¿Con qué se relaciona este 00:01:05.160 --> 00:01:09.260 dinero? El efectivo está en una cuenta principal, los ingresos por ventas en otra, los gastos de 00:01:09.260 --> 00:01:13.040 alquiler, salarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, préstamo, impuestos, tienen la suya 00:01:13.040 --> 00:01:17.620 propia. Entonces, cuando tu empresa paga una factura de alquiler mensual, Dynamics 365 Finance 00:01:17.620 --> 00:01:22.440 registra ese monto en la cuenta de gastos de alquiler. Y cuando un cliente paga una factura, los ingresos 00:01:22.440 --> 00:01:27.400 llegan a una cuenta de ventas, mientras que el monto en pago va a cuentas por cobrar. La cuenta le dice a 00:01:27.400 --> 00:01:32.240 Finance qué sucedió financieramente. Esta estructura importa porque un estado financiero no inventa los 00:01:32.240 --> 00:01:37.000 números, sino que lee y agrupa los números ya registrados en el libro mayor. Si los registros 00:01:37.000 --> 00:01:40.500 contables terminan en el lugar equivocado, ningún diseño de informe podrá corregir el significado 00:01:40.500 --> 00:01:43.860 después sin trabajo manual. Ahora, las cuentas principales también tienen tipos y un tipo de 00:01:43.860 --> 00:01:50.280 cuenta le da a Dynamics 365 Finance una clasificación general. Las cuentas de pérdidas y ganancias registran 00:01:50.280 --> 00:01:53.920 los ingresos y gastos de un periodo, y su saldo combinado contribuye al resultado del fin de año. 00:01:53.920 --> 00:01:58.160 El balance general registra lo que la empresa posee, lo que debe y el interés del propietario, 00:01:58.260 --> 00:02:02.220 es decir, activos, pasivos y patrimonio. El efectivo es normalmente un activo, un préstamo 00:02:02.220 --> 00:02:05.700 bancario es normalmente un pasivo, los ingresos por ventas pertenecen a pérdidas y ganancias y al 00:02:05.700 --> 00:02:10.020 alquiler a gastos. Puede sonar a contabilidad básica, y lo es, pero también es el primer punto 00:02:10.020 --> 00:02:13.560 de control para los informes porque el sistema necesita saber si una cuenta pertenece a un estado 00:02:13.560 --> 00:02:18.420 de resultados o a un balance general. También existe un tipo de cuenta total especial que puede sumar 00:02:18.420 --> 00:02:22.760 un rango de saldos de cuenta, o podría usar esto cuando desea un total en un intervalo definido. 00:02:22.760 --> 00:02:26.420 Aunque muchos equipos financieros generan sus totales de estado directamente en los informes 00:02:26.420 --> 00:02:30.040 financieros. Los tipos de cuentas son amplios y ahí es donde entran las categorías de cuenta 00:02:30.040 --> 00:02:35.460 principal, o crean un grupo de informes más útil dentro de esa clasificación general. Por ejemplo, 00:02:35.780 --> 00:02:38.920 las cuentas de activos pueden incluirse en categorías como efectivo, activos fijos, 00:02:39.040 --> 00:02:43.200 cuentas por cobrar o inversiones a corto plazo, mientras que las cuentas de pasivo podrían incluirse 00:02:43.200 --> 00:02:47.920 en cuentas por pagar, impuestos por pagar o deuda largo plazo. La diferencia es simple. El tipo de 00:02:47.920 --> 00:02:52.400 cuenta indica la clase contable general, y la categoría de cuenta principal indica el grupo de informes 00:02:52.400 --> 00:02:56.280 que desea que la gente vea. Imagina que tiene varias cuentas bancarias, una cuenta de caja chica y 00:02:56.280 --> 00:03:00.160 una cuenta de compensación de efectivo. O cada una puede tener su propia cuenta principal porque 00:03:00.160 --> 00:03:04.100 finanzas necesita ese nivel de detalle. Sin embargo, todas pueden pertenecer al efectivo. 00:03:04.640 --> 00:03:07.920 Un informe puede mostrar una línea de efectivo clara cuando eso es todo lo que el lector necesita. 00:03:08.340 --> 00:03:12.500 Por eso que los informes financieros predeterminados usan categorías de cuenta principal. O necesitan 00:03:12.500 --> 00:03:16.240 una estructura familiar antes de poder mostrar saldos en secciones como activos, pasivos, 00:03:16.560 --> 00:03:22.320 ingresos o gastos. Una configuración limpia compensa más adelante porque cuando las cuentas principales 00:03:22.320 --> 00:03:25.840 siguen reglas claras, los tipos de cuentas son correctos y las categorías coinciden con la 00:03:25.840 --> 00:03:28.780 forma en que su empresa lee sus estados financieros, la generación de informes es mucho más fácil. 00:03:29.540 --> 00:03:33.600 Usted comienza con datos que ya tienen un lugar. Las cuentas explican qué sucedió financieramente, 00:03:33.740 --> 00:03:39.000 pero los líderes suelen pedir más que eso. También quieren saber dónde sucedió, quién gastó el dinero y qué 00:03:39.000 --> 00:03:45.320 parte del negocio produjo el resultado. Dimensiones financieras, añadiendo las preguntas que los líderes 00:03:45.320 --> 00:03:49.720 realmente hacen, una cuenta principal le indica que se refiere al dinero. O bastante simple. 00:03:50.880 --> 00:03:53.900 Pero las dimensiones financieras añaden el contexto empresarial en torno a esa cantidad. 00:03:54.160 --> 00:03:57.420 Se responden a las preguntas que los líderes hacen cuando ven un total. ¿Qué departamento lo gastó? 00:03:57.780 --> 00:04:00.940 ¿Qué ubicación lo ganó? ¿Qué unidad de negocio? ¿Está vinculado a un proyecto? 00:04:01.380 --> 00:04:05.240 Veamos el gasto de alquiler. Su empresa podría pagar el alquiler de una oficina central, 00:04:05.440 --> 00:04:08.780 un almacén y varios puntos de venta. Si cada pago se registra en gastos de alquiler, 00:04:08.900 --> 00:04:12.740 usted ve la factura. Eso es útil, pero no le dice a un gerente regional cuánto cuesta su sitio. 00:04:12.740 --> 00:04:16.780 Una dimensión financiera llena ese vacío. Podría añadir departamento, finanzas, 00:04:16.900 --> 00:04:21.680 ventas u operaciones, o centro de costos, unidad de negocio, región o proyecto. Esos valores se 00:04:21.680 --> 00:04:25.040 quedan con el asiento contable al registrarse. Si la cuenta sigue siendo gasto de alquiler, 00:04:25.180 --> 00:04:28.080 pero el asiento cuenta registrará más completo. Un pago podría decir gasto de alquiler, 00:04:28.200 --> 00:04:31.660 oficina central. Otro gasto de alquiler, almacén. Un tercero gasto de alquiler, 00:04:31.760 --> 00:04:35.880 venta al pormenor norte. La misma cuenta, diferente significado a negocio. Esto da finanzas a una 00:04:35.880 --> 00:04:39.000 estructura de cuenta consistente mientras permite a los líderes ver resultados de su parte de la 00:04:39.000 --> 00:04:44.740 empresa. El director de ventas mira la venta. El gerente de almacén mira el almacén. Finanzas 00:04:44.740 --> 00:04:49.280 ve el total de todos. Esto elimina un hábito común de las hojas de cálculo. Sin dimensiones, 00:04:49.360 --> 00:04:53.920 alguien exporta saldos de libro mayor y empieza a añadir columnas a mano. Ordenar, filtrar, 00:04:54.000 --> 00:04:57.140 copiar números en un nuevo libro. Luego intentar explicar por qué el total del departamento no 00:04:57.140 --> 00:05:00.620 coincide con el total de la empresa. Con las dimensiones introducidas al registrar 00:05:00.620 --> 00:05:04.220 la transacción, ese trabajo empieza desde un mejor lugar. El detalle ya pertenece al registro 00:05:04.220 --> 00:05:09.060 contable, pero solo funciona cuando los valores se mantienen consistentes. Si una persona selecciona 00:05:09.060 --> 00:05:14.880 región norte, otra selecciona norte y una tercera usa norte 01, el informe divide, lo que debería ser 00:05:14.880 --> 00:05:20.300 un saldo en líneas separadas. Finanzas necesitan nombres claros, propiedad clara y reglas sobre qué 00:05:20.300 --> 00:05:24.580 valores puede usar la gente. Dynamics 365 Finance apoya esto a través de reglas de cuenta. 00:05:25.200 --> 00:05:28.680 Dependiendo de la cuenta, el sistema puede requerir una dimensión o limitar los valores que los usuarios 00:05:28.680 --> 00:05:32.780 pueden seleccionar. Por ejemplo, una cuenta de gastos puede necesitar un centro de costos, mientras que una 00:05:32.780 --> 00:05:36.460 cuenta bancaria solo puede necesitar una unidad de negocio. No necesita el mismo detalle para cada 00:05:36.460 --> 00:05:42.360 cuenta. Use una dimensión financiera cuando espere reutilizar el valor e informar saldos según él con 00:05:42.360 --> 00:05:46.680 el tiempo. Departamento es reutilizable. El centro de costos es reutilizable. La región es reutilizable. 00:05:47.100 --> 00:05:50.700 El proyecto también. Si su equipo de finanzas rastrea saldos y costos por proyecto, el número de factura 00:05:50.700 --> 00:05:55.140 es diferente, el número de orden de compra es diferente. Sus valores a menudo pertenecen a una 00:05:55.140 --> 00:06:00.220 transacción o a un trabajo de corta duración. Crear una dimensión financiera para cada número de factura 00:06:00.220 --> 00:06:04.820 le deja miles de valores únicos que nadie quiere en un estado de cuenta. Ahí es donde las etiquetas 00:06:04.820 --> 00:06:09.380 financieras encajan mejor. Una etiqueta financiera almacena una referencia flexible o un número de 00:06:09.380 --> 00:06:14.120 factura, orden de compra, referencia de pago o ID de sistema externo. Se asienta en el registro 00:06:14.120 --> 00:06:18.920 contable para detalle y análisis, pero no lleva el mismo rol estructurado que una dimensión financiera. 00:06:19.340 --> 00:06:23.080 Las dimensiones financieras forman parte de la estructura de la cuenta. El sistema verifica si el 00:06:23.080 --> 00:06:27.680 valor es válido y finanzas puede usarlo para resumir saldos. Las etiquetas financieras son más ligeras. 00:06:27.680 --> 00:06:31.240 Etiqueta en una transacción sin convertir esa etiqueta en un segmento de informe permanente. 00:06:31.840 --> 00:06:35.140 Así que no crea una dimensión llamada a nombre de facturas solo para encontrar facturas más tarde. 00:06:35.720 --> 00:06:39.120 Utilice detalles de transacción o una etiqueta financiera para eso. Un punto de configuración 00:06:39.120 --> 00:06:42.840 más que conocer. Los informes financieros pueden usar las dimensiones que ya están en su sistema 00:06:42.840 --> 00:06:46.280 sin herramientas adicionales. En la página de configuración de informes financieros, 00:06:46.380 --> 00:06:50.060 finanzas elige qué dimensiones aparecen para el diseño y visualización de informes y en qué orden. 00:06:50.580 --> 00:06:54.460 Ese orden importa más de lo que parece. Si sus informes normalmente le dan cuenta principal, 00:06:54.460 --> 00:06:57.540 departamento, centro de costos y proyecto, la gente aprende dónde mirar. 00:06:58.020 --> 00:07:01.280 Si el orden cambia de un informe a otro al leer los detalles, se vuelve más lento y es más fácil 00:07:01.280 --> 00:07:05.280 cometer errores. Una vez que cada entrada lleva las etiquetas reutilizables correctas, 00:07:05.640 --> 00:07:09.960 el libro mayor puede responder más que solo qué gastamos. Responde dónde, quién y qué parte del 00:07:09.960 --> 00:07:15.820 negocio. Y con ese detalle en su lugar, Dynamics 365 Finance puede convertir esas entradas registradas 00:07:15.820 --> 00:07:19.360 en un estado financiero. ¿Qué es realmente el informe financiero? 00:07:19.760 --> 00:07:22.860 Todas una vez que sus entradas del libro mayor incluyen las cuentas y dimensiones correctas que hace 00:07:22.860 --> 00:07:27.540 realmente el informe financiero con ellas. El informe financiero es el complemento en Dynamics 365 Finance 00:07:27.540 --> 00:07:31.260 para crear, mantener y visualizar estados financieros. Eso suena técnico, así que 00:07:31.260 --> 00:07:35.680 hablemos en términos sencillos. Es la parte de Dynamics 365 Finance que convierte los saldos 00:07:35.680 --> 00:07:39.980 de su libro mayor en informes, como en estado de resultados, balance general, flujo de efectivo, 00:07:40.320 --> 00:07:42.480 balance de comprobación o presupuesto contrarreal. 00:07:43.260 --> 00:07:46.900 En su libro mayor nuevo, nadie registra una factura en el informe financiero ni paga a un 00:07:46.900 --> 00:07:52.060 proveedor desde allí. El registro ocurre en Dynamics 365 Finance y el informe financiero lee los 00:07:52.060 --> 00:07:56.520 resultados después. Tampoco es solo un panel con algunos gráficos. Un panel le permite analizar 00:07:56.520 --> 00:08:00.820 una tendencia rápida. Un estado financiero ofrece una visión estructurada con grupos de cuentas, 00:08:01.100 --> 00:08:04.880 totales, periodos de informe, comparaciones y la capacidad de inspeccionar el detalle de 00:08:04.880 --> 00:08:08.940 TAS de un número. Piénselo como la sala de informes conecta al libro mayor general, 00:08:09.300 --> 00:08:12.560 el libro mayor registra las transacciones. El informe financiero los organiza en el formato 00:08:12.560 --> 00:08:17.240 que su equipo financiero, gerentes, auditores o miembros de la junta necesitan leer. Detrás de escena, 00:08:17.320 --> 00:08:20.420 el informe financiero utiliza un mercado de datos financieros que se actualiza desde el libro 00:08:20.420 --> 00:08:24.780 mayor general. Un mercado de datos es una copia para informes de datos financieros organizada para 00:08:24.780 --> 00:08:28.100 que los informes se ejecuten sin ralentizar a quienes ingresan facturas o registran diarios. 00:08:28.980 --> 00:08:33.120 Esa separación ayuda a que Finanzas pueda revisar un estado mientras otros usuarios siguen trabajando. 00:08:33.720 --> 00:08:37.800 No necesita exportar cada saldo a una hoja de cálculo solo para crear un informe mensual limpio. 00:08:38.220 --> 00:08:42.120 Microsoft incluye 22 informes financieros predeterminados con Dynamics 365 Finance. 00:08:42.980 --> 00:08:46.440 Obtiene un estado de resultados, balance general, informe de flujo de efectivo, balance de 00:08:46.440 --> 00:08:50.780 comprobación detallado, resumen de balance, informe de gastos móviles, informes de presupuesto 00:08:50.780 --> 00:08:55.180 contra real. Además de informes de ventas semanales y descuentos, detalles de auditoría, 00:08:55.300 --> 00:08:58.340 ratios o un balance general junto a un estado de resultados. Pero eso no significa que todos 00:08:58.340 --> 00:09:01.860 coincidan con su empresa desde el primer día. El diseño del informe puede parecer correcto, 00:09:01.920 --> 00:09:05.080 pero sus propias cuentas principales y categorías deben asignarse correctamente a las filas. 00:09:05.280 --> 00:09:09.240 Si su empresa llama a un grupo de cuentas costos directos, mientras que el informe predeterminado 00:09:09.240 --> 00:09:12.820 espera costo de ventas, alguien debe revisar esa configuración. Comence con el informe 00:09:12.820 --> 00:09:16.140 predeterminado de todos modos. Le ofrece un ejemplo funcional, una estructura familiar y 00:09:16.140 --> 00:09:19.520 un punto de partida mucho más rápido que crear cada informe desde una página en blanco. 00:09:20.300 --> 00:09:23.900 Ábralo, compara los saldos con su libro mayor, verifique las agrupaciones de cuentas y ajustes 00:09:23.900 --> 00:09:28.420 sobre lo que su negocio necesite. Ahora, Dynamics 365 Finance tiene varias herramientas de generación 00:09:28.420 --> 00:09:31.560 de informes y aquí es donde la gente suele confundirse. Los informes financieros manejan 00:09:31.560 --> 00:09:37.140 estados financieros basados en el libro mayor. SSRS SQL Server Reporting Services generalmente 00:09:37.140 --> 00:09:41.820 maneja documentos comerciales con formato e informes detallados como facturas, órdenes de compra, 00:09:41.820 --> 00:09:46.540 estados de cuenta de clientes o listas extensas de transacciones. Está diseñado para páginas 00:09:46.540 --> 00:09:50.880 que requieran un diseño fijo. Los informes electrónicos manejan archivos que deben enviarse 00:09:50.880 --> 00:09:55.220 a otro lugar, archivos bancarios, presentaciones de impuestos, archivos XML, archivos SSV u otros 00:09:55.220 --> 00:09:59.780 formatos regulados. Esa herramienta se enfoca en enviar o recibir datos estructurados. Power BI 00:09:59.780 --> 00:10:04.180 maneja el análisis interactivo. Usted usa Power BI cuando desea gráficos, filtros, tendencias y 00:10:04.180 --> 00:10:08.100 vistas de gestión que ayuden a las personas a explorar preguntas. ¿Qué región tiene los costos 00:10:08.100 --> 00:10:11.460 de crecimiento más rápidos? ¿Cómo se comparan los gastos reales con el presupuesto a lo largo 00:10:11.460 --> 00:10:11.980 de varios meses? 00:10:12.820 --> 00:10:17.120 Su informe financiero es maneja en el estado formal. Power BI ayuda a las personas a investigar 00:10:17.120 --> 00:10:20.840 los patrones en torno a él. Excel le da finanzas a su lugar familiar para verificar números 00:10:20.840 --> 00:10:24.740 o realizar análisis adicionales, pero no necesita convertirse en el lugar donde cada estado financiero 00:10:24.740 --> 00:10:25.560 comienza desde cero. 00:10:26.100 --> 00:10:29.400 Cada herramienta tiene una función. Elija la correcta y la generación de informes. Déjala 00:10:29.400 --> 00:10:31.480 de tratar sobre reconstruir números para centrarse en leerlos. 00:10:31.480 --> 00:10:35.680 Construcción de un informe. Filas, columnas y definiciones de informe. 00:10:37.200 --> 00:10:40.980 Tu estado financiero comienza con una forma. Usted debe decidir qué va en el lado izquierdo, 00:10:41.040 --> 00:10:46.140 qué va en la parte superior y cómo el informe une ambos elementos. En Dynamics 365 Finance 00:10:46.140 --> 00:10:49.700 llamamos a esas partes definiciones de fila, definiciones de columna y definiciones de 00:10:49.700 --> 00:10:54.060 informe. Comencemos con las filas. Una definición de fila controla el lado izquierdo de su estado. 00:10:54.400 --> 00:10:57.880 Le indica al sistema que cuentas, categorías de cuenta o combinaciones de dimensiones extraer. 00:10:58.320 --> 00:11:01.460 También define cómo llamar a cada línea y dónde deben aparecer los totales. 00:11:01.480 --> 00:11:05.180 Piense en un estado de resultados normal. Ingresos en la parte superior. Costo de ventas 00:11:05.180 --> 00:11:08.780 después. Luego margen bruto. Debajo de eso vienen los gastos operativos y al final el 00:11:08.780 --> 00:11:12.720 resultado neto. Cada una de esas líneas necesita sus propias instrucciones. Los ingresos pueden 00:11:12.720 --> 00:11:15.620 apuntar a un grupo de cuentas de ventas, mientras que el costo de ventas apunta a cuentas de costo. 00:11:16.100 --> 00:11:21.780 El margen bruto no apunta a ninguna cuenta en absoluto. Calcula un total restando el costo 00:11:21.780 --> 00:11:26.260 de ventas de los ingresos. Esa es la función en la definición de fila. Le indica a los informes 00:11:26.260 --> 00:11:30.880 financieros qué saldos registrados pertenecen a cada línea y le dice al informe cómo sumar o restar 00:11:30.880 --> 00:11:35.400 esas líneas al calcular totales. Puede crear una fila basada en cuentas principales e individuales, 00:11:35.440 --> 00:11:39.040 un rango de cuentas, una categoría de cuenta principal. Las categorías ahorran mucho trabajo 00:11:39.040 --> 00:11:43.020 de configuración. Por ejemplo, un balance general normalmente separa activos pasivos y patrimonio. 00:11:43.980 --> 00:11:47.840 Dentro de los activos podría mostrar efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos e inventario. 00:11:48.240 --> 00:11:51.740 Si esas cuentas ya están en las categorías de cuenta principal correctas, las filas del balance 00:11:51.740 --> 00:11:56.060 general predeterminado pueden usar esos grupos sin listar cada cuenta una por una. Es solo un diseño 00:11:56.060 --> 00:12:00.340 más limpio. Financias siguen manteniendo cuentas separadas para saldos separados, pero el lector 00:12:00.340 --> 00:12:04.900 solo ve el nivel de detalle coherente para un estado formal. Si necesitan más detalle, 00:12:05.000 --> 00:12:07.780 pueden profundizar más. El estado financiero en sí no tiene por qué convertirse en un 00:12:07.780 --> 00:12:11.320 directorio telefónico de un nuevo. Las filas responden a preguntas que estamos reportando. 00:12:12.020 --> 00:12:16.080 Las columnas responden a otra. ¿Cómo queremos verlo? Una definición de columna controla la 00:12:16.080 --> 00:12:20.840 información que aparece a lo largo del año. Podría mostrar el mes actual, los resultados del año 00:12:20.840 --> 00:12:24.500 hasta la fecha, los resultados del año anterior hasta la fecha, el presupuesto, los reales o la diferencia 00:12:24.500 --> 00:12:28.600 entre el real y presupuesto. Un estado de resultados siempre podría comenzar con una columna de 00:12:28.600 --> 00:12:32.640 descripción. Después podría mostrar los datos reales del periodo actual, luego el acumulado 00:12:32.640 --> 00:12:37.420 anual, el presupuesto y por último la variación. Esa columna de variación calcula la diferencia 00:12:37.420 --> 00:12:41.040 automáticamente, por lo que los gerentes no necesitan abrir Excel y crear otra fórmula después 00:12:41.040 --> 00:12:45.440 de ejecutar el informe. También puede colocar periodos uno al lado del otro quizás de enero 00:12:45.440 --> 00:12:49.300 a diciembre, este trimestre junto al mismo trimestre del año pasado o resultados reales junto a una 00:12:49.300 --> 00:12:54.480 proyección. Las filas deciden los temas y las columnas deciden la vista. Al combinar esas dos 00:12:54.480 --> 00:12:58.340 piezas tiene la mayor parte de un estado financiero, pero el sistema aún necesita un lugar donde 00:12:58.340 --> 00:13:02.320 nombrar el informe y decirle a Dynamics 3C5 Finance qué definiciones de fila y columna van juntas. 00:13:02.800 --> 00:13:07.200 Esa es la definición del informe. Una definición de informe combina las filas y columnas en algo 00:13:07.200 --> 00:13:10.820 que las personas pueden generar. También controla configuraciones como el redondo y cómo aparecen 00:13:10.820 --> 00:13:16.220 los montos negativos. Aquí hay un ejemplo concreto. Podría crear una definición de fila llamada 00:13:16.220 --> 00:13:19.680 filas del estado de resultados y luego una definición de columna llamada presupuesto real mensual 00:13:19.680 --> 00:13:23.900 y variación. La definición del informe los conecta y le da un nombre al informe final, 00:13:24.060 --> 00:13:28.640 quizás estado de resultados, de la gerencia. Esa separación es útil porque permite reutilizar 00:13:28.640 --> 00:13:33.860 las partes. Una definición de fila para un estado de resultados podría funcionar con un diseño de 00:13:33.860 --> 00:13:38.760 columna mensual, uno de año a la fecha y otro de comparación con el año anterior. No necesitará 00:13:38.760 --> 00:13:42.380 reconstruir la misma estructura de ingresos y gastos cada vez que alguien haga una pregunta nueva. 00:13:42.860 --> 00:13:46.800 Ahora bien, algunas empresas necesitan un informe para la empresa. Otras necesitan un informe que siga una 00:13:46.800 --> 00:13:51.000 estructura corporativa más amplia. Ahí es donde entra en juego un árbol de informe. Un árbol de 00:13:51.000 --> 00:13:54.560 informes le permite organizar los resultados financieros en unidades de informe. Esas unidades 00:13:54.560 --> 00:13:58.340 pueden representar entidades legales, regiones, departamentos, unidades de negocio u otra parte 00:13:58.340 --> 00:14:02.540 de la estructura de la empresa. Imagina un grupo con tres subsidiarias. La empresa matriz desea ver 00:14:02.540 --> 00:14:06.560 cada subsidiaria por separado y luego un total combinado para el grupo. Un árbol de informes puede 00:14:06.560 --> 00:14:10.240 describir esa estructura cada subsidiaria como una unidad de informe y el total del grupo por encima de 00:14:10.240 --> 00:14:15.780 ellas. El mismo enfoque funciona para la región. Podría mostrar el norte, sur y oeste como unidades separadas y luego 00:14:15.780 --> 00:14:20.160 incluir un total para toda la empresa. O el líder de un departamento podría solo necesitar ver su 00:14:20.160 --> 00:14:24.340 propia unidad, mientras que el equipo de finanzas necesita la vista completa. Una definición de 00:14:24.340 --> 00:14:27.620 informe puede conectarse a un árbol de informes a la vez, así que elija la estructura que responda 00:14:27.620 --> 00:14:32.460 a la pregunta del informe. Para quienes son nuevos en esto, el diseñador de informes incluye un asistente 00:14:32.460 --> 00:14:36.600 que le ayude a empezar a crear estas partes sin enfrentar todas las opciones de golpe. Elija el tipo de 00:14:36.600 --> 00:14:42.000 informe, trabaja en las opciones básicas y crea un diseño inicial. A medida que su equipo financiero se 00:14:42.000 --> 00:14:45.760 sienta más cómodo, podrá editar directamente las definiciones de filas, columnas, informes, 00:14:45.760 --> 00:14:49.580 y árboles de informes y árboles de informes. Eso les da más control sobre los cálculos, el diseño, 00:14:49.680 --> 00:14:53.440 la agrupación y la forma en que aparecen las dimensiones. El objetivo no es intentar crear el 00:14:53.440 --> 00:14:58.060 informe más complicado posible. El objetivo es crear un informe donde cada línea responda a una 00:14:58.060 --> 00:15:01.980 pregunta comercial real. Cada columna aclara la comparación y lo coincidan con el libro mayor. 00:15:03.520 --> 00:15:08.480 Ejecutar, leer y mantener informes. Un informe solo es útil cuando las personas pueden leerlo, 00:15:08.560 --> 00:15:13.240 cuestionarlo, confiar en lo que ven. Después de generar un informe financiero, no está bloqueado 00:15:13.240 --> 00:15:17.680 automáticamente en una página estática. Puede cambiar la fecha del informe, elegir una moneda, 00:15:17.780 --> 00:15:21.660 alternar entre resumen y detalle, y aplicar filtros para dimensiones o atributos financieros. 00:15:22.500 --> 00:15:25.400 Eso significa que el mismo informe puede responder a diferentes preguntas sin que hay 00:15:25.400 --> 00:15:28.720 que copiarlo en un libro nuevo. Un gerente de finanzas podría comenzar con el estado de 00:15:28.720 --> 00:15:32.260 resultado del resultado de toda la empresa para el meso actual. Luego puede infiltrarlo por unidad 00:15:32.260 --> 00:15:35.740 de negocio, verlo en otra moneda o cambiar la fecha para comparar con otro periodo. 00:15:36.200 --> 00:15:39.340 Diseño del informe permanece intacto. La vista cambia según la pregunta en cuestión. 00:15:39.340 --> 00:15:43.180 Importan dos vistas. La vista resumida le da la historia financiera de alto nivel, 00:15:43.280 --> 00:15:47.500 nuestros ingresos totales, costos totales y resultado neto. La vista detallada le da 00:15:47.500 --> 00:15:50.700 más líneas para inspeccionar cuando un total no parece correcto. Eso nos lleva a la exploración 00:15:50.700 --> 00:15:54.160 detallada. Imagine que una línea de gastos operativos parece mucho más alta que el presupuesto. 00:15:54.360 --> 00:15:57.660 En lugar de enviar un correo, exportar una lista de libro mayor y tratar de hacer coincidir 00:15:57.660 --> 00:16:01.560 números de cuenta manualmente, puede explorar ese monto desde el informe. Puede seguir el saldo 00:16:01.560 --> 00:16:05.600 hasta las transacciones que lo respaldan. Se le permite ver los asientos de diario, 00:16:05.600 --> 00:16:09.340 fechas, comprobantes y otros detalles que crearon el número. El informe se convierte 00:16:09.340 --> 00:16:12.260 en un punto de partida para una conversación o una respuesta final impresa en una página. 00:16:12.680 --> 00:16:15.200 ¿Esto es especialmente útil durante el cierre de mes? Alguien pregunta, 00:16:15.400 --> 00:16:19.140 ¿o por qué aumentaron los costos de almacén? Ah, usted comienza con la vista de almacén, 00:16:19.260 --> 00:16:22.280 encuentra la línea de gasto, explora las transacciones y ve si el aumento proviene 00:16:22.280 --> 00:16:27.580 de alquiler, reparaciones, personal o un cargo único. Finanzas pasa menos tiempo buscando 00:16:27.580 --> 00:16:31.540 la fuente y más tiempo explicando el resultado. Los informes también pueden ejecutarse 00:16:31.540 --> 00:16:35.460 según uno. Un equipo puede generar informes diarios, semanal, mensual o anualmente según 00:16:35.460 --> 00:16:39.220 el trabajo. Los paquetes de gestión mensual son el ejemplo obvio, pero los horarios también 00:16:39.220 --> 00:16:42.660 pueden ayudar a los equipos a preparar revisiones presupuestarias regulares o informes de grupo 00:16:42.660 --> 00:16:47.380 recurrentes. Para empresas con varias entidades legales, los informes financieros pueden admitir 00:16:47.380 --> 00:16:50.760 informes entre esas entidades y pueden convertir monedas para fines de reporte. 00:16:51.820 --> 00:16:55.840 Un equipo financiero grupal puede necesitar cada empresa en su moneda local, pero el liderazgo 00:16:55.840 --> 00:16:59.880 puede necesitar una vista en una moneda de informe. La estructura requiere una configuración 00:16:59.880 --> 00:17:03.440 cuidadosa, pero el lector no necesita reconstruir el informe a partir de archivos separados cada 00:17:03.440 --> 00:17:08.000 mes, que hay un detalle de mantenimiento que vale la pena recordar. Los informes recién 00:17:08.000 --> 00:17:12.200 generados reciben una fecha de vencimiento de 90 días por defecto. Los usuarios con los 00:17:12.200 --> 00:17:15.280 permisos de seguridad adecuados pueden cambiar ese periodo, incluso configurando un informe 00:17:15.280 --> 00:17:19.320 para que nunca expire. La persona que genere un informe puede eliminar su propio informe. 00:17:19.800 --> 00:17:22.960 Los usuarios con la función de seguridad de informes financieros pueden eliminar informes 00:17:22.960 --> 00:17:25.600 creados por otros usuarios y gestionar la configuración de vencimiento de informes. 00:17:25.960 --> 00:17:29.380 Eso evita que la lista de informes se convierta en un archivo extenso de ejecuciones antiguas 00:17:29.380 --> 00:17:33.320 que nadie puede identificar. Pero tenga cuidado con los informes más antiguos. A partir de la 00:17:33.320 --> 00:17:38.500 versión 10.0.45 de informes financieros, cuando vuelve a ejecutar un informe guardado o explora 00:17:38.500 --> 00:17:42.780 sus detalles, Dynamics 365 Finance utiliza los datos de transacciones actuales. Si alguien 00:17:42.780 --> 00:17:46.400 editó una transacción subyacente después de ejecutar el informe, el detalle detallado 00:17:46.400 --> 00:17:50.900 puede diferir de lo que vio originalmente. Los saldos de nivel superior guardados no suelen 00:17:50.900 --> 00:17:55.300 cambiar, pero el detalle de respaldo sí. Por lo tanto, si Finanzas necesita una copia de 00:17:55.300 --> 00:17:59.740 auditoría inalterable, para un periodo cerrado exporte el informe finalizado a Excel o PDF y 00:17:59.740 --> 00:18:03.800 guárdelo bajo su proceso de registro normal. Una advertencia final sobre el complemento en sí. 00:18:04.420 --> 00:18:08.960 Si alguien desinstala el complemento de informes financieros, Dynamics 365 Finance elimina 00:18:08.960 --> 00:18:12.700 permanentemente los informes y configuraciones de informes y configuraciones creados previamente. 00:18:13.100 --> 00:18:16.700 Microsoft no ofrece soporte de recuperación para esa acción. Trátelo como si eliminara un 00:18:16.700 --> 00:18:19.840 espacio de trabajo compartido de finanzas, no como si borraron la aplicación de su teléfono. 00:18:20.480 --> 00:18:23.280 Sus estados financieros formales ayudan a Finanzas a aplicar las cifras en un 00:18:23.280 --> 00:18:26.500 formato controlado. Para un escaneo visual más rápido y preguntas sobre tendencias, 00:18:26.640 --> 00:18:29.920 otra herramienta encaja junto a ello. ¿Dónde encajan Power BI y Excel? 00:18:30.420 --> 00:18:34.640 ¿Dónde encajan realmente Power BI y Excel? Los informes financieros manejan sus estados 00:18:34.640 --> 00:18:37.900 formales, los que necesitan los auditores. Power BI se encarga de los gráficos, 00:18:37.960 --> 00:18:41.740 las tendencias y las vistas interactivas de gestos. Ingresos por región, presupuesto frente 00:18:41.740 --> 00:18:46.640 a lo real. Excel también tiene su lugar. Su equipo lo usa para comprobaciones, cálculos y 00:18:46.640 --> 00:18:50.640 compartir cifras en un formato que todos ya conocen. El espacio de trabajo de análisis 00:18:50.640 --> 00:18:54.300 financiero incluye contenido de Power BI para vistas comunes, pero mantenga cada panel 00:18:54.300 --> 00:18:58.300 enfocado en una pregunta. No intente abarrotar todo en la misma pantalla. La mejor parte de 00:18:58.300 --> 00:19:01.920 todas esas herramientas leen de los mismos registros de finanzas. Todo funciona en conjunto. 00:19:03.080 --> 00:19:05.320 Cierre. Construye el libro mayor primero. 00:19:06.700 --> 00:19:11.040 Un informe claro no comienza con el diseño. Comienza mucho antes. Cuentas principales limpias, 00:19:11.140 --> 00:19:16.240 dimensiones reutilizables. Sin esa base nada más importa. Empiece con un informe predeterminado. 00:19:16.240 --> 00:19:19.520 Pruébelo con sus saldos reales y luego cambie solo lo que su empresa necesite. 00:19:20.600 --> 00:19:25.360 Suscríbase para más cápsulas de conocimiento de Microsoft de Mirko Peterson de M365FM y comparta 00:19:25.360 --> 00:19:28.760 esto con alguien que aún piense que los informes de Dynamics 3.5 Finance comienzan y terminan en Excel.