¿Qué sucede cuando el nombre del producto en ventas no coincide con el del almacén y la tienda en línea todavía muestra la foto del año pasado? ¿Alguien pide el artículo equivocado? Un comprador pide detalles que nadie encuentra y el personal comienza a revisar hojas de cálculo, correos antiguos, PDF de proveedores y cinco sistemas diferentes solo para responder una pregunta sencilla. Bienvenidos a otra cápsula de conocimiento de M365FM, IOTM, DMO Peters. Hoy abordaremos la gestión de información de productos de Dynamics 365 para abreviar. Al final, entenderán cómo mantienen un registro de producto compartido, cómo los productos pueden presentarse de distintas formas y cómo llegue esa información a las partes del negocio que la necesiten. Un registro de producto para toda la compañía. ¿Un producto puede parecer sencillo para quien lo ve desde fuera? Solo un nombre, un precio y quizás una imagen.

Detrás de escena, ese mismo producto afecta a casi todas las áreas de una empresa. Aquí tienen cómo sucede. Compra necesita los datos y unidades del proveedor, mientras que los equipos de almacén necesitan información para recibir, guardar y elegir artículos. Ventas necesita nombres claros. Finanzas necesita una configuración correcta. Y la tienda en línea necesita fotos y descripciones precisas. Cada equipo ve el mismo producto desde un ángulo distinto. Sin un lugar compartido para esa información, la gente suele crear sus propias copias copias. El equipo de producto mantiene una hoja de calvo. Ventas ingresa un nombre más corto en su sistema. La almacena usa un número de artículo con otra descripción. Y Marketing guarda imágenes en una carpeta compartida, mientras la atención al cliente busca en correos viejos. Ese enfoque crea pequeñas diferencias al principio. Y luego esas diferencias se propagan.

Imaginan una empresa que vende una botella de agua aislante. El proveedor cambia la capacidad de 500 mililitros a 750 mililitros y el equipo de compra recibe el nuevo detalle, pero la tienda en línea sigue listando la capacidad anterior. Ventas envía a los clientes la hoja de especificaciones incorrecta y el personal del almacén ve una etiqueta de producto que no coincide con el pedido. Nadie tuvo la intención de causar un problema. Cada equipo simplemente trabajó con una copia de Steam. La gestión de información de productos de Dynamics 365 le da a la empresa una definición centralizada del producto. Piénselo como un archivero compartido para información de productos. En lugar de que cada departamento tenga su propia carpeta, el registro del producto se convierte en un lugar donde residen los detalles, acordado. La gente usa esa definición en todo el trabajo empresarial en lugar de escribir la misma información una y otra vez.

El número de productos se sitúa en el centro de ese registro. Ayuda a la compañía a identificar el producto de forma consistente, incluso si los distintos equipos usan palabras diferentes al hablar de él. Junto a ese número, almacenas el nombre y la descripción e identifica si es un artículo físico que puedes tener en inventario o un servicio que brinda la empresa. El registro también incluye las unidades que utiliza la gente al comprar, vender, almacenar o contar el producto. Una caja, una pieza, un kilogramo, un litro o un palé pueden significar cosas muy distintas en el trabajo diario. Cuando esas unidades están claras, el trabajo de compras y almacén tiene un punto de partida mucho mejor. La información del producto también puede contener imágenes, archivos adjuntos, categorías, atributos y traducciones de nombres y descripciones. Por lo tanto, el registro puede contener más que una etiqueta.

Puede incluir el documento del proveedor que explica un producto, una foto que ayude a alguien a reconocerlo, descripciones traducidas para equipos o clientes que trabajan en otro idioma y detalles como el material, la marca o las instrucciones de manejo. La definición compartida precede al uso local. Una empresa define un producto una vez y luego permite que diferentes áreas del negocio lo utilicen según sea necesario. El registro compartido mantiene los datos comunes reunidos, mientras que cada área aplica sus propios ajustes comerciales más adelante. No es necesario recrear el producto desde cero, cada vez que otro equipo lo necesita. Esa es una forma mucho más limpia de trabajar. Pero un nombre y una descripción no siempre cuentan toda la historia del producto. Un par de jeans puede convertirse en muchos artículos cuando el color y la talla entran en juego. Maestros de productos y variantes.

El árbol genealógico. Entonces, ¿cuándo se convierte un producto en muchos productos? Piensa en un par de jeans. Probablemente vea los jeans como un solo producto. Pero el almacén no puede tomar cualquier par cuando un pedido solicita color negro en talla grande. Y Ventas no puede prometer jeans azules en talla extra pequeña si esa combinación en realidad no existe. Ahí es donde Dynamics 365 interviene con una idea sencilla. Distingue entre un producto básico y un producto maestro. Producto simple es un artículo fijo. Imagine una caja común de papel para impresora que se vende en una sola medida. Un color y un formato. Tiene su propio registro de producto porque no hay opciones que cambien lo que es el artículo. Un producto maestro funciona de Manifed. Es el registro principal para toda una familia de productos. Contiene los detalles compartidos y las reglas para las opciones que crean artículos separados.

Así es como funciona. El producto maestro de jeans lleva el nombre, la descripción básica y la información común para cada par de esa línea. Luego, las variantes individuales identifican los jeans exactos que alguien compra, almacena, produce o envía. Una variante es el artículo específico que se puede vender. Para los jeans azul y mediano pueden ser una variante. Negro y grande pueden ser otra. Pertenecen a la misma familia de productos, pero no son intercambiables. Uno puede estar en el estante del almacén mientras que el otro se ha agotado. Uno puede usar una etiqueta diferente. Uno puede tener su propio código. Esa estructura de padre e hijo es la idea clave. El producto maestro define la familia. Las variantes de productos son los miembros individuales. En lugar de ingresar la misma información base una y otra vez, comienzas con el maestro y creas las combinaciones reales que tu negocio necesita.

Déjame darte un ejemplo concreto. Imagina que esa línea de jeans viene en azul, negro y marrón. También viene en tallas extra pequeña, pequeña, mediana, grande, extra grande y doble extra grande. Si cada color viniera en cada talla, tendrías 18 combinaciones. Pero las empresas rara vez venden todas las combinaciones posibles. Quizás el azul solo viene de la talla extra pequeña en la mediana. El negro viene de la mediana a la extra grande. El marrón comienza en la grande. Dynamics 365 puede tratar cada combinación permitida como su propio variante. Cuando alguien añade jeans a un pedido, elige las dimensiones que identifican el producto exacto. El color y la talla le dicen al sistema qué variante quiere el cliente, sin adivinar qué par pertenece a la caja. Esas opciones se llaman dimensiones de producto. Dynamics 365 Supply Chain Management incluye 5 de ellas. Son color, talla, estilo, configuración y versión.

Una empresa elige las dimensiones que se ajustan a una familia de productos y luego las agrupa para ese producto maestro. Repasémoslas rápidamente. El color es sencillo. Azul, negro, marrón, rojo. La talla también es familiar. Pequeña, mediana, grande o un número de talla de zapato. El estilo puede separar productos que comparten un nombre pero se ven diferentes. Una camisa puede venir en corte regular y corte en talla. Una silla podría tener una estructura estándar o un acabo diferente. La configuración describe una construcción o montaje elegido. Por ejemplo, una máquina podría necesitar un motor, voltaje o conjunto de piezas específicas. La dimensión de configuración identifica y selecciona. La versión rastrea los cambios de un producto a lo largo de. Esta es la que más importa a los fabricantes. Imagina una pieza que mantiene el mismo propósito pero cambia tras una actualización de ingeniería aprobada.

La versión permite a la empresa diferenciar la versión 1 de la 2 a medida que se mueve por la cadena de suministro. Ahora, no todo producto maestro necesita las 5 dimensiones. Una camiseta puede necesitar solo color y talla. Un equipo puede necesitar configuración y versión. El grupo de dimensiones actúa como una hoja de reglas para la familia de producto. Le dice Dynamics 365 qué opciones aplicar al crear e identificar variantes. Esa decisión da forma al producto desde el principio. Quizás te preguntes sobre peso, altura, largo, ancho o volumen. Esos detalles describen un producto físico pero no crean variantes. Un par de jeans puede tener un peso o tamaño del paquete listado. Que no lo convierte en un artículo diferente como lo hace el color o la talla. Las dimensiones físicas describen el producto. Las dimensiones de producto identifican una variante específica. Mantener ambas ideas separadas evita confusión en almacén.

Si el almacén necesita saber cuánto espacio ocupan la caja, las dimensiones físicas ayudan. Si un pedido requiere jeans negros en tallas grandes encuentre la variante correcta, hay una elección inicial que afecta a todo lo que viene después. ¿Cómo creará y controlará la empresa esas variantes de producto? Y eso es exactamente lo que cubriremos a continuo. Configurar productos sin crear caos. Elegir dimensiones le dice a Dynamics 365 cómo identificar una variante. Pero la empresa aún debe decidir cómo crear esas variantes. Esa elección depende del producto. La administración de la cadena de suministro admite tres enfoques principales. Variantes predefinidas. Configuración basada en dimensiones. Y configuración basada en restricciones. Los nombres serán técnicos así que se los explicaré en términos sencillos. Las variantes predefinidas se ajustan a productos con un conjunto limitado y combinaciones.

Meina el minorista que vende la gama de jeans que acabamos de mencionar. La empresa ya sabe qué colores y tallas comprarán, almacenará y venderá. El azul viene extra pequeño, pequeño y mediano. El negro viene en mediano, grande y extra grande. El marrón viene en grande, extra grande y doble extra grande. Esas nueve opciones se pueden crear con antelación como variantes separadas. El negocio no necesita cada combinación posible de color y talla. Solo crea las combinaciones que existen. Eso mantiene el catálogo limpio. Y evita que alguien pida jeans marrones extra pequeños cuando nadie fabrica ese artículo. Las variantes predefinidas funcionan bien cuando la gama sigue siendo predecible. Una empresa de ropa, un distribuidor con tamaños de paquete fijos, un negocio que vende colores de muebles estándar. Todos pueden preparar los artículos que esperan gestionar. Cada variante existe como un artículo conocido antes de que llegue un pedido, por lo que compras, equipos de almacén y personal de ventas pueden trabajar con opciones de producto claras.

El siguiente enfoque es la configuración basada en dimensiones. Este suele aparecer en la fabricación. Imagina una empresa que construye bombas industriales. Una familia de bombas puede usar muchas piezas iguales, pero el cliente puede elegir una configuración determinada. La selección afecta qué componentes pertenecen a la bomba terminada. Dynamics 365 puede utilizar la dimensión de configuración para controlar eso. El producto utiliza una lista de materiales compartida, a menudo llamada bomba por su círculo. Una lista de materiales es simplemente la lista de piezas para construir algo. Dentro de esa misma lista, algunas piezas solo se aplican cuando el cliente elige una configuración particular. Por ejemplo, una bomba construida por un voltaje podría necesitar un motor. Un voltaje diferente requiere otro motor. En lugar de mantener una lista de piezas separadas para cada bomba posible, la empresa mantiene una lista compartida.

Señala qué líneas pertenecen a qué configuración. Cuando la configuración elegida llega a la planificación o producción, Dynamics 365 utiliza solo las líneas de piezas que se ajustan en selección. Eso ahorra mucha configuración duplicada. También brinda a los fabricantes una forma más clara de gestionar una familia de productos que comparten la mayor parte de su construcción, pero que difiere formas controladas. Las dimensiones identifican el producto elegido. La lista de materiales guía qué piezas pertenecen a esa construcción. Luego está la configuración basada en restricciones. Este enfoque se adapta a productos donde los clientes pueden elegir entre muchas opciones. Pero no todas las opciones funcionan con todas las demás. Piensa en una máquina personalizada, un equipo de laboratorio o un producto ensamblado a partir de muchas piezas. Un cliente puede elegir el tipo de energía, la carcasa, el motor, la opción de seguridad y el panel de control.

Algunas combinaciones funcionan, otras simplemente no. Es posible que una determinada carcasa no se ajuste a motor más clara. Un voltaje puede requerir un panel de control específico. Una cubierta de seguridad solo puede funcionar con un tamaño de mano. Sin reglas, un vendedor puede seleccionar una combinación que la fabre construir. La configuración basada en restricciones pone esas reglas en un modelo de configuración de producto. El modelo describe las posibles elecciones y las reglas que las limitan. Cuando alguien configura el producto, el sistema lo guía hacia opciones válidas. Impide elecciones que entren en conflicto entre sí. Eso detiene un pedido imposible antes de que llegue a producción. Quiero ir más despacio aquí porque esta es una decisión de diseño temprana. Una empresa debe elegir la tecnología de configuración que se ajuste a su proceso de negocio antes de desarrollar la familia de productos.

Dynamics 365 no convierte un producto de un modelo de configuración a otro más tarde. Por lo tanto, un minorista que vende una gama fija de productos no debería configurar un modelo de producto personalizado complicado solo porque suena flexible. Y un fabricante que construye equipos bajo pedido no debería forzar cada construcción posible en una larga lista de variantes predefinidas si las opciones dependen de reglas. Comience con el proceso real de compra-venta y producción. Alguna pregunta es así. Conocemos todas las combinaciones de productos antes de que llegue el pedido. O el cliente crea la elección del producto a través de un conjunto de opciones permitida. La respuesta orienta a la empresa hacia el enfoque correcto. Una vez que la empresa sabe lo que puede ser un producto, necesita una forma de describirlo claramente y mantener esa información organizada. Categorías, atributos y control de la información del producto.

El nombre de un producto le dice cómo se llama algo, pero eso por sí solo no le ayudará a comprarlo, almacenarlo, venderlo o explicárselo a un cliente. Ahí es donde entran las categorías. Piensa en las categorías como los pasillos de una tienda bien organizada. Una empresa puede agrupar productos por lo que son. O ropa en un pasillo, herramientas en otro, artículos de oficina en un tercero. O podrían agruparlo según el tipo de trabajo que la gente necesita realizar. De cualquier manera, el objetivo es el mismo. Hacer que los productos sean más fáciles de encontrar y gestión. Tomemos un taladro y alambre. Un equipo de ventas necesita encontrarlo en herramientas rectas. Un equipo de producto podría ponerlo en una categoría de equipo a batería. Y aquí está la cuestión. Un producto puede estar en varias categorías a la vez cuando sirven a diferentes necesidades comerciales. El punto no es intentar meter cada producto en una única carpeta perfecta.

Las categorías brindan a la empresa una forma estructurada de organizar información, buscar productos y trabajar con grupos de artículos relacionados. También ayudan a las personas a aplicar la información correcta a los productos que pertenecen a un grupo. Ahora las categorías hacen mucho pero no pueden llevar todos los detalles. Ahí es donde entran los atributos. Para una botella de agua, los atributos podrían incluir material, capacidad, tipo de tapa, aislamiento, marca e instrucciones de cuidado. Para una pieza de máquina podrían incluir dimensiones, requisitos de energía, rango de temperatura o una norma técnica. Los atributos convierten una etiqueta general en información de producto útil del tipo que realmente necesitas para hacer tu trabajo. Las categorías pueden llevar atributos que tengan sentido para los productos dentro de ellas. La ropa necesita tela, ajuste e instrucciones de lavado.

El equipo electrónico necesita voltaje, detalles de garantía e información de compatibilidad. Eso significa que nadie tiene que inventar campos aleatorios para cada registro de producto. Simplemente usa los detalles que se ajustan al grupo de productos. Imágenes y archivos adjuntos añaden otra capa. Una foto ayuda a un trabajador de almacén, a un vendedor o a un cliente a ver el artículo del que hablan. Un archivo adjunto puede contener material de apoyo como un documento de proveedor, una hoja de especificaciones u otro papeleo. A veces el nombre escrito por sí solo no es suficiente. Las traducciones importan cuando la empresa trabaja en varios idiomas. Los nombres y descripciones de productos pueden traducirse para que las personas en diferentes mercados obtengan información que tenga sentido para ellos. Producto sigue siendo el mismo, pero las palabras que lo rodean pueden adaptarse a la diena.

Una empresa también necesita control sobre quién puede cambiar esta información. No todos los empleados deberían poder editar cada registro de producto, renombrar un artículo o alterar detalles de los que dependen otros equipos. Dynamics 365 le permite aplicar reglas de acceso a datos de productos a nivel de categoría o para un producto individual. Por ejemplo, el equipo responsable de equipos industriales trabaja con esa categoría, mientras otro grupo maneja productos de consumo. Un producto restringido podría necesitar un control más estricto que los de oficina comunes. La empresa decide quién puede trabajar con cada área de sus datos de producto. Eso protege la información en que la gente confía. El registro puede tener ahora los detalles, documentos, categorías y controles correctos. Pero todavía necesita aprobación antes de que las partes de la empresa que lo compran, venden, almacenan o producen puedan utilizarlo.

Lanzamiento de productos a entidades legales. Una definición de producto terminada ahora está lista automáticamente para que todos la usen. O todavía no. Una empresa a menudo opera a través de varias entidades legales, que son empresas separadas dentro del negocio más grande. Una entidad podría comprar y almacenar un producto en alemán. Otra vende el mismo producto en los Estados Unidos. Una tercera lo fabrica. Todas pueden comenzar con la misma definición de producto compartido. En Dynamics 365, esa definición compartida se convierte en un producto lanzado cuando la empresa lo aprueba para su uso por una entidad legal específica. Piensa en el lanzamiento como otorgar esa unidad de negocio permiso o permiso para integrar el producto en su trabajo diario. El producto no cambia su identidad. Su nombre común, descripción, categoría, dimensiones y otros detalles compartidos permanecen conectados a la definición central.

Pero cada entidad legal puede agregar la configuración que necesita antes de pedir, vender, almacenar o producir ese producto. Una empresa podría comprar el producto a un proveedor. Otra podría solo venderlo. Una empresa manufacturera necesita ajustes de producción, mientras que una distribuidora necesita ajustes de almacén e inventario. Los detalles de ventas difieren de una entidad a otra. Las reglas comerciales locales también difieren. El lanzamiento permite a cada entidad legal preparar el producto para su propio trabajo sin crear una definición de producto completamente separada. En una empresa que vende la misma botella de agua en varios países, el equipo de producto crea una definición de producto central. Luego la empresa lo lanza a la entidad legal en el Reino Unido. Y esa entidad agrega la configuración que necesita para comprar y almacenar la botella. Más tarde, el mismo producto se lanza a la entidad legal canadiense, donde completan la configuración para las ventas e inventario locales.

Ambas empresas usan el mismo producto. No necesitan empezar de cero con el nombre, la descripción y los detalles de la familia de productos. Solo completan la información que pertenece a su propia entidad. La separación mantiene los datos compartidos y el trabajo comercial local en lugar correcto. Una definición de producto compartida responde qué es este producto. O un producto lanzado responde a cómo lo usará esta empresa en específico. Es una pequeña diferencia en la redacción, pero evita mucho trabajo duplicado cuando una empresa opera en múltiples entidades legales. Dynamics 365 puede lanzar productos a una entidad legal o a varias al mismo tiempo. Eso ayuda cuando una empresa introduce una gama de productos estándar en muchas unidades de negocio. Aún así, el lanzamiento ahora imita ese paso final de hacer clic y olvidarse. Cada entidad jurídica puede necesitar detalles adicionales antes de que sus equipos trabajen con el producto de forma segura.

El espacio de trabajo de mantenimiento de productos lanzados ayuda a supervisar ese proceso. Muestra los productos lanzados recientemente y verifica si la configuración requerida para esa entidad jurídica está completa. Si aún falta añadir atributos de producto, categorías, configuraciones de pedido o traducciones, el espacio de trabajo ofrece un lugar para localizar esa tarea y abrir las páginas del producto correspondientes. También ayuda a los equipos a identificar casos de cambio de producto sin finalizar. Esto es importante porque un producto puede parecer listo desde una vista central, mientras que la configuración local sigue incompleta. El espacio de trabajo proporciona a la entidad jurídica una lista práctica de productos que requieren atención en lugar de obligar a buscar en listas extensas. Por tanto, el lanzamiento no copia un producto a un independiente. Conecta una definición de producto aprobada a una entidad jurídica y le da espacio para aplicar sus propios detalles operativos.

Una vez hecho esto, la información del producto puede integrarse en las tareas relacionadas con pedidos, inventario y necesidades del cliente. Entonces, ¿cómo conecta el PIM el trabajo a un producto? ¿Cómo logra la gestión de información de producto conectar realmente el trabajo en torno a un producto? Aquí está la definición más sencilla. El PIM no ejecuta todos los procesos empresariales por sí mismo. En cambio, proporciona la información de producto que esos procesos necesitan. Piénselo como un archivador maestro para los datos de los productos. Un comprador necesita encontrar el artículo correcto en un orden de compra. El equipo de almacén necesita el artículo correcto al recibir o preparar inventario. El equipo de ventas necesita los detalles del producto que corresponden a una cotización. Y otras aplicaciones de Dynamics 365 también pueden necesitar datos de producto. El PIM ofrece a todos esos equipos un punto de partida común hacia una única fuente de verdad.

Ahora, ¿de dónde provienen esos datos de producto? Las definiciones de producto pueden originarse dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management. Esto funciona bien cuando la empresa gestiona la información del producto allí desde el principio. Pero muchas empresas ya utilizan otro sistema para el desarrollo de productos o los registros de productos. Por ejemplo, los datos pueden provenir de un sistema de gestión del ciclo de vida del producto, a menudo llamado PLM. Un sistema PLM ayuda a los equipos a gestionar un producto durante su fase de diseño y desarrollo. También existe la gestión de datos de producto o PDM que maneja los datos y documentos relacionados. Algunas empresas incluso utilizan un sistema PLM independiente antes de que la información entre en la gestión de la cadena de suministro. Aquí están las buenas noticias. Dynamics 365 puede importar definiciones de producto desde esos sistemas.

Esto significa que no tiene que escribir los mismos detalles del producto de nuevo solo porque el producto pasó del diseño a la cadena de suministro. By Chain Management puede convertirse también en lugar que alberga los datos maestros de producto para otras instancias. Esto es importante en empresas grandes con más de una instancia. Una instancia gestiona las definiciones centrales de producto y luego exporta e importa sus datos a las demás. Microsoft proporciona entidades de datos para este tipo de intercambio o formas estructuradas de mover datos definidos entre sistemas. Primas, Microsoft Dataverse amplía esa ruta de distribución. Dataverse es el servicio de datos en la nube compartida de Microsoft que utiliza muchas aplicaciones empresariales. Supply Chain Management puede exportar definiciones de productos a Dataverse y otras aplicaciones empresariales como Dynamics 365 Sales pueden usar esos datos de producto.

Ahora bien, eso no significa que cada aplicación haga de repente el mismo trabajo. PM organiza y mantiene la información del producto. Dynamics 365 Sales maneja el trabajo de venta. Otras aplicaciones manejan sus propias tareas de servicio al cliente, comercio, finanza, fabricación u operaciones. Pueden usar datos de productos relacionados, pero cada aplicación mantiene su propio propósito. Veamos un flujo práctico. El equipo de producto crea o importa una nueva definición de producto. La empresa la libera a las entidades legales que la necesitan. Esas entidades terminan su configuración local. La compra puede trabajar con un artículo aprobado. El personal del almacén puede recibirlo y manejarlo. Ventas puede referirse al producto correcto en lugar de inventar su propia versión. El resultado aparece en momentos cotidianos. Un comprador pide el artículo correcto. Un cliente ve los detalles correctos.

Un trabajador de almacén puede hacer coincidir un pedido con el stock frente a ello. Cuando la información del producto cambia, los equipos tienen una ruta más clara para usar los detalles aprobados actuales en lugar de buscar copias antiguas. Eso reduce errores de pedido, información obsoleta y devoluciones causadas por detalles de producto incorrectos. La gestión de información del producto es la parte que mantiene organizada la definición del producto, mientras el resto de la plataforma conectada pone esa información a trabajar. Una historia de producto compartida en Dynamics. 365 Product Information Management convierte una idea de producto en un registro controlado que las entidades legales y los equipos de negocio pueden usar en su propio trabajo. Esa es su píldora de conocimiento. Suscríbase en su plataforma de podcast favorita y comparte esto con alguien que está aprendiendo Dynamics 365.

Luego continúe con el siguiente episodio para ver cómo todos los bloques de construcción se conectan a través de...