Hola y bienvenidos a otro episodio de Píldoras de Conocimiento de Microsoft aquí en M365FM. Soy su anfitrión Mirko Pit. El tema de hoy es uno del que casi todos los que trabajan con cadenas de suministro han oído hablar, pero pocos comprenden realmente. Gestión de transporte de Dynamics 365. Este es el problema. ¿Un cliente hace un pedido? Las existencias permanecen. En el almacén, un transportista necesita una hora recogida, el cliente espera la entrega y más tarde una factura de flete llega a la exitoria de EEC. Durante años, esos pasos vivieron hojas de cálculos separadas, llamadas telefónicas, tarifas y traspasos entre equipos. Y eso crea brechas. El almacén podría preparar los productos antes de que el transporte tenga un plan. Finanzas podría haber una factura sin saber qué acordó pagar alguien. Entonces, ¿qué es exactamente la gestión de transporte? En términos sencillos, es el centro de transporte dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management.

Conecta las puertas del almacén, proveedores, clientes y transportistas. Planificaremos cargas, elegiremos rutas y tarifas, enveremos productos y verificaremos los cargos de flete. Al final de este episodio, verá cómo todas estas piezas encajan para facilitar su vida laboral.

¿Por qué existe la gestión de transporte? Comencemos con una verdad básica. Los bienes físicos no se mueven solo porque exista un pedido de ventas en una pantalla. Necesitan un camión, un remolque, un contenedor u otra forma de viajar. Alguien necesita saber dónde comienzan los productos, dónde deben llegar, cuánto espacio ocupan, cuándo deben salir y cuánto debería costar el viaje. Ahora, cuando imagina una caja yendo a un cliente, suena simple. Pero una empresa real podría enviar muchos pedidos desde el mismo almacén el mismo día, recibir productos de varios proveedores y mover existencias entre sus propios sitios al mismo tiempo. Cada movimiento tiene personas, fechas, espacio y dinero asociados. Sin un sistema compartido, cada equipo ve solo su propia parte. Ventas ve el pedido del cliente. Compras ve el pedido del proveedor. Personal del almacén ve los artículos que necesita recoger, empacar, recibir o guardar.

El equipo de transporte ve una lista de cosas que deben moverse a menudo después de que todos los demás ya hicieron su parte. Y ahí es donde comienzan los retrasos y la confusión. Aquí un ejemplo concreto. Imagina que un almacén tiene 10 pedidos de clientes listos para la misma ciudad. Si nadie conecta esos pedidos antes de reservar el transporte, la empresa podría organizar varios viajes parcialmente llenos. O el transportista podría llegar antes de que el almacén sepa qué productos pertenecen al vehículo. Los productos están listos, pero el movimiento no está previsto. Entonces, la gestión del transporte le da a ese movimiento un lugar dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management. No es una aplicación de envío para el consumidor donde ingresas un número de seguimiento y ves un paquete moverse en un mapa. En cambio, funciona con registros empresariales que ya están dentro de la plataforma conectada.

Un pedido crea la necesidad de trasladar mercancías. El trabajo de almacén prepara los bienes. La gestión de transporte planifica cómo viajan esos bienes entre ubicaciones. Piénsalo como la mesa de transporte en un edificio de oficina. El equipo de ventas trae una solicitud del cliente a la mesa. El equipo de compras trae noticias de que un proveedor envía mercancías. El almacén aporta el inventario real y las puertas de carga. La mesa de transporte conecta esas solicitudes con el plan de transporte de la empresa. Hay dos direcciones principales. Transporte de entrada significa que las mercancías viajan hacia tu empresa. Ha pedido artículos a un proveedor y esos artículos deben llegar a tu almacén. A veces el proveedor controla ese viaje. A veces tu empresa lo organiza. De cualquier manera, necesitas un plan claro para llevar los bienes al lugar correcto y recibirlos cuando lleguen. Transporte de salida significa que las mercancías viajan fuera de tu empresa.

Un cliente ha pedido productos. El almacén los prepara y un transportista o vehículo de la empresa los lleva al cliente. Ambos flujos tratan sobre el movimiento, pero el punto de partida difiere. La entrada comienza con una orden de compra y un proveedor. La salida comienza con un pedido de ventas y un cliente. También el tercer tipo que los principiantes suelen pasar por alto. Las órdenes de transferencia. Una orden de transferencia mueve a inventar las ubicaciones de tu propia empresa. Quizás un almacén tiene demasiado stock y otro almacén lo necesita. No hay una compra de cliente involucrada, pero los bienes físicos aún necesitan transporte. En 365 Transportation Management, las órdenes de transferencia pertenecen al escenario de salida y pueden planificarse junto con los pedidos de ventas. Eso tiene sentido cuando imaginas el muelle de carga. Ya sea que un palé viaje a un cliente que paga o a otro almacén de la empresa, alguien debe organizar el vehículo, reservar espacio y enviarlo desde la misma puerta.

James. Entonces este enfoque conectado reemplaza la vieja cadena de listas separadas y llamadas telefónicas con información compartida. El pedido del sistema es lo que necesita moverse. El almacén prepara los artículos. La gestión de transporte convierte esa necesidad en un plan de transporte. Una vez que la mercancía debe moverse, el sistema primero necesita un plan de envío viable. Planificación de la carga. La pepita de conocimiento de hoy trata sobre algo que todo equipo de logística necesita, pero que a menudo explica de manera diferente. Planificar una carga. Puedes comenzar a planificar el transporte desde pedidos o desde envíos. Soy Mirko Peters de M300. FM y déjenme aclarar un mito de inmediato. Un plan de envío no comienza de cero. Comienza desde registros que ya tiene. Un pedido de ventas contiene lo que un cliente compra. Una orden de compra enumera lo que un proveedor debe enviar.

Un envío agrupa sus artículos en un registro de envío más específico, listo para combinarse con otros. Entonces, ¿qué punto de partida debería utilizar? Eso depende de cómo trabaja su empresa. Algunos equipos planifican temprano observando directamente las líneas de pedido. Otros equipos crean envíos primero y luego deciden qué viaja junto. Ambos caminos llevan a la misma pregunta. ¿Qué debería en el mismo vehículo? Aquí está la definición más simple. Una carga es el registro digital de un movimiento planificado de mercancía. Puede imaginarlo como un camión, un remolque, un contenedor o una colección de envíos que viajan juntos. Le brinda un lugar para ver qué mercancías pertenecen juntas antes de que comience el trabajo físico. Pero bien, esto es algo en lo que muchas personas se equivocan. Una carga no significa que cada artículo quepa dentro de una caja física. Significa que el sistema agrupa los productos en torno a un plan de tránsito.

Varios envíos de clientes pueden compartir un mismo camino. Un pedido grande podría llenar un remolque completo por sí solo. Un contenedor que llega de un proveedor también puede convertirse en una carga incluso antes de que su almacén reciba los productos. El objetivo es dejar de tratar cada pedido como su propio viaje. Imagine que un distribuidor tiene seis pedidos de clientes listos para entrega el viernes. Los seis están en la misma área y cada pedido llena solo una parte de un camión. Enviar seis vehículos medio vacíos desperdicia espacio y crea seis trabajos de transporte separados. El equipo puede en cambio agrupar los envíos compatibles en una sola carga. Compatible significa que pueden viajar juntos razonablemente. Salen del mismo almacén, deben ir aproximadamente al mismo tiempo a ajustarse a los límites del vehículo y seguir sus reglas de envío. El sistema ayuda a reunir esos registros en lugar de depender de alguien que detecte el patrón en una hoja de cálculo.

Ese grupo la tiene un plan compartido. Su almacén ve lo que corresponde a la carga. El planificador de transporte ve el espacio y el peso total. Las personas no necesitan reconstruir la misma lista en correos electrónicos, notas o archivos. Pero aquí está el punto. Agrupar mercancías no se trata solo de poner más artículos juntos. Un camión tiene límites, peso, espacio en el suelo, altura. Un contenedor tiene su propia regla. Si el sistema agrupa productos sin verificar esos límites, la carga puede verse bien en pantalla pero fallar en el muelle de carga. Dynamics 365 utiliza plantillas de carga para ayudar a evitar eso. Piense en una plantilla de carga como un conjunto reutilizable de límites para un tipo de vehículo o contenedor. Cree una para un camión de reparto pequeño, otra para un remorque más grande, otra para un contenedor de envío. Cada plantilla contiene límites de peso, volumen, altura y otras reglas que su empresa necesita.

La plantilla le da forma a la carga antes de empezar a llenar. Sí, si un envío pesa demasiado o ocupa mucho espacio, el planificador ve que no cabe en esa carga. La solución podría ser un segundo vehículo, una plantilla diferente o una agrupación de envíos distinta. El software no levanta pallets, pero brinda a su equipo un plan más claro antes del trabajo físico. Un método integrado se denomina creación de carga basada en el volumen. Eso suena más técnico de lo necesario. Significa que el sistema usa la altura y el peso máximos de su plantilla al crear o sugerir una carga. En pocas palabras, verifica si los productos caen dentro de los límites estados. Sus valores no son inamovibles. Un planificador puede cambiarlos cuando las necesidades realizcan. Quizás un transportista envía un remolque diferente. Quizás un viaje permite un elteo. La plantilla ofrece la regla habitual y el cambio maneja la excepción sin rehacer todo.

Volvamos a esos seis pedidos de clientes. A uno por sí solo podría ocupar el 15% de un camión. Si se planifican por separado, podría enviar seis vehículos casi vacíos. Al agruparse en una sola carga, los mismos pedidos llenan gran parte de un camión con espacio libre. Es un mejor uso del espacio. Ahora, la misma idea funciona en ambas direcciones. Para la planificación de entrada, cree una carga con los artículos que vienen de un proveedor. El plan de transporte se conecta con la recepción prevista, para que el almacén sepa qué esperar y se prepare. En lugar de conocer una entrega al llegar a la puerta, el equipo de recepción tiene un registro planificado. Para la planificación de salida, seleccione los artículos que deben salir a clientes y agrúpelos en una carga. El almacén prepara sus productos según los detalles de la carga, no mediante una lista aislada. Una carga completa todavía necesita un medio de transporte, una empresa para moverla y un costo previsto.

La carga le indica qué artículos deben viajar juntos. Luego, debe decidir quién lo mueve, qué servicio usa y cuánto debería costar ese viaje. La empresa que muestra mi alcancía se llama transportista. Puede ser una empresa de transporte externa que recoge y entrega su carga. También puede ser su propia flota si opera sus propios camiones y conductores. En cualquier caso, el transportista es responsable del viaje físico. Esa distinción importa porque aún necesita un plan, incluso cuando el camión es suyo. Con un transportista externo, usted acuerda precios y servicios con antelación. Con su propia flota, quizá desee calcular el costo de transporte, especialmente si los costos de envío aparecen en los pedidos. Dynamics 365 Transportation Management admite ambas situaciones. Luego está la ruta. Una ruta es el camino planeado desde la recolección hasta el destino, junto con la elección de servicio.

Responde a preguntas prácticas. ¿De qué almacén recoge el transportista? ¿Qué cliente o ubicación recibe los productos? ¿Qué servicio de transporte gestiona el viaje? Imagina una entrega que sale de su almacén principal para un cliente del otro lado del país. Una ruta puede usar transporte terrestre estándar, que cuesta menos pero lleva más tiempo. Otra puede usar un servicio más rápido y costoso. Mismo punto de inicio y final, pero la elección de transporte cambia. Una tarifa es el cargo esperado por esa elección. No es un número aleatorio escrito en el último minuto. Las tarifas provienen de acuerdos de precios con transportistas combinados con detalles de envío o ruta. ¿Dónde comienzan los productos? ¿A dónde van? ¿El servicio usado? ¿La cantidad transportada? Una ruta le indica cómo deber ser producto. Una tarifa le indica lo que espera pagar. Esas dos ideas van juntas porque una ruta barata puede incumplir su promesa de entrega, mientras que la rapidez puede costar más de lo que el pedido permite.

La planificación de transporte no es solo encontrar un camión, es elegir un servicio que se ajuste a su compromiso con el cliente y a las reglas de costos de la empresa. Dynamics 365 incluye el banco de trabajo de rutas y tarifas. El nombre suena formal, pero el propósito es sencillo. Ofrece a los planificadores un lugar para comparar opciones de ruta y tarifa para un envío lado a lado. En lugar de revisar una tabla de transportista tras otra y comparar en un archivo separado, usted revisa las opciones conectadas a esa necesidad de envío. Quizás una opción llegue al cliente más rápido. Quizás otra cuesta menos. El sistema no sabe si cada cliente valora la rapidez más que el costo porque los negocios funcionan de forma distinta. Un cliente puede haber pagado por una entrega urgente, por lo que la ruta más rápida tiene sentido. Otro acepta una entrega más larga y el cargo menor encaja mejor.

Las personas no toman la decisión. Transportation Management le ofrece opciones acordadas y costos esperados mientras su negocio decide qué compromiso funciona. Esto es lo que el módulo integrado hace en realidad. La información de tarifas proviene de tablas de tarifas que su empresa ingresa y mantiene en Dynamics 65. Piensa en estas tablas como registros almacenados de precios de transportistas acordados y reglas de ruta. Si ha negociado un precio para cierto servicio ruta, esa información reside en el sistema y apoya la planificación. Eso funciona bien cuando sus tarifas siguen acuerdos conocidos. Por ejemplo, trabajar con unos pocos transportistas habituales, servir rutas conocidas y actualizar precios cuando cambian los contratos. El planificador de transporte usa tarifas ya registradas en lugar de buscar entrecores electrónicos antiguos. ¿Para qué hay algo que muchos malinterpretan?

El módulo integrado no actúa como un sitio de compras en vivo conectado a cada transportista. No extrae automáticamente precios actualizados de fuentes en vivo ni los compara en una red amplia en tiempo real. Si su empresa necesita comparar tarifas de varios transportistas, enlaces de reserva en vivo o actualizaciones detalladas de envíos, normalmente se conecta a un sistema externo. Eso no es una falla de la gestión de transporte. Define su función con claridad. Estas herramientas gestionan la planificación estructural de transporte dentro de la cadena de suministro, usando información de transportistas, rutas y tarifas que mantiene su empresa. Y tampoco es un sitio web de rastreo de paquetes para consumidores. No lo usará como un mapa, donde ingresa un número de rastreo y observa un icono de vehículo recorrer una carretera. Este módulo se enfoca en decisiones de transporte empresarial antes y durante el envío.

¿Qué mercancías se mueven juntas? ¿Qué transportistas maneja? ¿Qué rutas se aplica? ¿Y cuál debe ser el costo del viaje? Una vez que su empresa selecciona ese plan, los equipos de almacén y transporte deben llevarlo a cabo. Desde la puerta del almacén hasta la del cliente, un plan de transporte solo ayuda cuando el personal puede convertirlo en un envío real. Para un pedido de salida, el flujo suele comenzar cuando un cliente realiza una compra. El pedido de venta indica a la empresa qué quiere el cliente, a dónde debe ir y cuándo debería llegar. Ese pedido se convierte en un envío y el envío se une a una carga planificada con otras mercancías que viajan en el mismo trayecto. Entonces el almacén toma el control. Los trabajadores recogen los artículos del inventario, los empacan y los llevan al área de carga adecuada. Debido a que el envío pertenece a una carga, el equipo puede ver qué mercancías deben salir juntas y qué transportista las recogerá.

Cuando llegue el vehículo, las mercancías se trasladan del almacén al transportista y éste las lleva al cliente. Cada paso se conecta al mismo registro de movimiento. Eso suena común, pero imagina la antigua forma de trabajar. Un preparador de pedidos podía trabajar con un arma. Un planificador de transporte podía tener una lista separada. Y alguien en la puerta de carga podía buscar en correos electrónicos qué transportista debía llevar qué pallets. Si un solo detalle cambiaba, todos necesitaban la versión actualizada. Con la gestión de transporte, la carga brinda a los equipos un registro compartido. El almacén puede ver los artículos conectados a la carga. El planificador de transporte ve los detalles del envío. Y quien coordina la recogida ve el transportista y servicio planeados. En lugar de pasar varias listas en papel, el personal trabaja con información vinculada al mismo pedido y envío.

Hay un ejemplo sencillo. Un almacén tiene pedidos para varios clientes en la misma área de entrega. Un cliente pidió caja de artículos de limpieza, otro pidió productos de papel y un tercero. Pidió un pequeño lote de equipo. Cada pedido requiere recolección y empaque, pero el equipo de transporte no tiene que tratarlos como viajes totalmente separados. Asignados envíos a una carga planificada. El personal del almacén recolecta cada pedido, lo empaca correctamente y lo prepara para el área de carga. El registro de carga les indica que todos esos envíos viajan juntos. Cuando llega el transportista, el equipo entrega la mercancía para un movimiento planificado en lugar de intentar asignar paredes sueltos a un conductor a última hora. El cliente sigue recibiendo su propio pedido. Sin embargo, detrás de escena, la empresa planificó esa entrega como parte de un movimiento más grande. Ese vínculo ayuda a que el almacén trabaje con el equipo de transporte en lugar de adelantarse o esperar instrucciones que llegan demasiado tarde.

El transporte de entrada sigue la misma idea conectada, solo que en la otra dirección. Una orden de compra le indica que su empresa espera mercancía de un proveedor. Cuando su negocio organiza el transporte, una carga de entrada planificada conecta los artículos entrantes al viaje antes de que lleguen al almacén. El proveedor envía la carga, el transportista la lleva a su sitio y el almacén la recibe. Personal de recepción puede prepararse porque sabe lo que debería llegar. Pueden verificar la carga planificada contra los bienes que llegan al muelle. Es mucho más claro que un camión apareciendo sin aviso y alguien intentando averiguar a qué orden de compra pertenecen los pallets. Las horas de transferencia también encajan en este proceso. Una sucursal de la empresa envía existencias mientras otras las reciben. El primer almacén prepara los artículos y los envía, y el segundo almacén espera los mismos artículos y los recibe en su inventario.

No hay un cliente externo al final de ese viaje, pero la empresa sigue necesitando una entrega clara entre las dos ubicaciones. La carga conecta el trabajo de envío y recepción en torno a un movimiento planificado. Las opciones de entrega del cliente también permanecen conectadas a la decisión de envío. Si un planificador elige un servicio de transporte más rápido porque un cliente necesita los productos con urgencia, esa elección se conecta al envío. Si la empresa utiliza un servicio de menor costo porque la fecha de entrega lo permite, esa elección también se conecta. Las personas pueden rastrear el costo de entrega hasta la ruta y la elección de transportista que lo generó. El vehículo puede abandonar el muelle y la mercancía puede llegar a salvo, pero el trabajo aún no ha terminado. El transportista envía una factura de flete después y alguien debe revisar. Costos de flete y conciliación.

La mercancía ha salido al almacén y la entrega podría incluso estar completa. Entonces llega la factura del transportista. Esa factura debe revisarse porque el importe debe coincidir con la opción de transporte que la empresa planificó previamente, incluyendo el transportista, la ruta, el servicio, los detalles de la carga y el costo esperado. Durante la planificación, Dynamics 365 puede calcular un cargo de transporte esperado a partir de la información de tarifas del envío. Ese monto esperado le da al negocio un punto de partida antes de que el transportista solicite el pago. Basta tarde, el transportista envía su factura de flete. La conciliación de flete significa comparar esa factura con la tarifa y los detalles del envío ya registrados en el sistema. En términos sencillos, la empresa verifica si el transportista cobró lo que se esperaba por el servicio que realmente trasladó la mercancía.

Imagina que el plan mostraba un cargo de 500 dólares. La factura del transportista también muestra 500 dólares y los detalles del envío coinciden. Esa factura tiene un camino claro a través del proceso de revisión porque el registro planificado y la factura coinciden. Pero las facturas no siempre coinciden con el plan. Quizás la tabla de tarifas era incorrecta y el transportista factura un servicio diferente o la carga cambió tras la planificación y un cargo requiere explicación. Sin un registro conectado, Finanza solo ve un número de factura y un monto y pierde tiempo preguntando al almacén y al equipo de transporte qué sucedió. La gestión de transporte mantiene la decisión de transporte conectada a esa verificación. Las reglas pueden comparar la factura del transportista con el monto esperado y la información del envío planificado. Cuando los detalles se ajustan a las reglas aceptadas por la empresa, la factura puede proceder.

Cuando los detalles no coinciden, el sistema envía la diferencia para que alguien la revise. Eso significa que las personas no aprueban cada cargo de flete a ciegas. Un planificador de transporte podría necesitar confirmar si el transportista usa un servicio distinto o alguien en finanzas podría preguntar por qué apareció un cargo extra. El punto no es asumir que cada discrepancia es un error, ¿entiendes? El punto es notar la discrepancia antes de realizar el pago. Esto une a las operaciones y a las finanzas en torno al mismo envío. El equipo de transporte elige un transportista y un servicio. Esa elección genera un costo esperado. Almacén envía la mercancía y finanzas verifica la factura posterior contra el registro de lo que la empresa planificó. Cada equipo ve una parte diferente, pero están observando información conectada. El proceso integrado tiene un alcance claro siempre. Las empresas que necesitan auditorías de fletes a gran escala y altamente automatizadas a menudo añaden un sistema de gestión de transporte de terceros.

Estas herramientas pueden aportar conexiones más profundas contra protistas y reglas de verificación más automatizadas. El módulo integrado maneja el costo planificado y el trabajo de conciliación dentro de la gestión de la cadena de suministro, mientras otro sistema puede ampliar ese trabajo cuando el negocio necesita más. Junte todos estos bloques de construcción y la imagen completa comenzará a aparecer, así como dónde encaja y qué es lo que no hace. Entonces, ¿dónde reside realmente la gestión de transporte? Pertenece a Dynamics 365 Supply Chain Management, que funciona en las aplicaciones de finanzas y operaciones. Ese es su lugar. Esto es para quienes se ajustan. Empresas que necesita una forma estructural de planificar entregas entrantes, envíos a clientes, transferencias de existencias entre sedes, todo usando sus propios registros de transportistas, tablas de tarifas y reglas de carga.

Ahora, aclaremos un punto común de confusión. Business Central es diferente. Business Central no incluye este módulo integrado de gestión de transporte. Si usa Business Central y necesita planificación de transporte, debe buscar un sistema de gestión de transporte de tercero. Es el límite. Mantengamos también el límite claro del otro lado. El módulo integrado no reemplaza todos los portales de transportistas, servicios de tráfico en vivo, herramientas de seguimiento avanzado. Cuando una empresa necesita tarifas en tiempo real de muchos transportistas, más opciones o un seguimiento profundo tras salir del muelle, conecta un TMS externo. Esas herramientas manejan la actividad extra. Piense de una oficina de oficinas. La gestión de transporte es el escritorio de transporte dentro de ese edificio. Se conecta con pedidos, trabajo, de almacen y finanza. Mantiene unido el plan de transporte propio de la empresa.

Esas herramientas de transportistas externos pueden manejar la actividad más allá de ciclo. Dos capas diferentes trabajando juntos. Luz. Siguiente píldora de conocimiento. Esta es la forma más sencilla de entenderlo. La gestión de transporte convierte los pedidos comerciales en movimiento planificado de mercancía. Luego conecta ese movimiento con los costos de flete que la empresa verifica después. Ese es el ciclo completo. Suscríbase en su plataforma de podcast favorita. Comparta esta píldora de conocimiento con alguien que esté aprendiendo Dynamics 13.5 Supply Chain Management. Luego explore nuestros episodios sobre almacén inventario. Cada carga todavía depende de las existencias detrás del almacén.