Haces clic en recibir notificación para un artículo, pero alguien aún debe encontrar ese artículo exacto entre cientos de estantes, confirmar que es el correcto y subirlo al camión adecuado. Una hoja de cálculo puede decirte que existen 50 unidades en el Google, pero no puede guiar a un trabajador a través de un almacén ocupado mientras el inventario se mueve a cada minuto. Es ahí donde entra en juego la gestión de almacenes de Dynamics 365. Actúa como un guía digital en el piso del almacén, dirigiendo el trabajo desde que llegan los productos a la del muelle de carga. Al final entenderás la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos, el envío y cómo toda actividad se conecta con el resto del negocio.

¿Por qué existe la gestión de almacenes? Imagina una biblioteca concurrida donde cada libro llega en un palé, se mueve entre salas y puede necesitar salir para un lector en menos de una hora. Los libros son productos, los estantes son ubicaciones de almacenamiento. El personal de la biblioteca necesita más que una idea aproximada que pertenecen las cosas. Necesitan saber el estante exacto, el lugar preciso y si alguien ya prometió ese libro a otro lector, a otro lector. Un almacén tiene el mismo problema, solo que recoger el libro equivocado puede significar enviar el pedido incorrecto a un cliente. Durante mucho tiempo, los equipos manejaron gran parte de este trabajo con listas de papel, conteos manuales y sistemas separados. Un trabajador anotaba lo que movía, luego alguien ingresaba esa información más tarde en un computador. El inventario podía salir de un estante a las 9 de la mañana, mientras su sistema aún lo mostraba ya a la hora de almuerzo.

¿Ese retraso genera confusión? El equipo de compras pregunta qué llegó de un proveedor. Ventas pregunta si un artículo todavía puede enviarse. Un cliente de almacén pregunta dónde está ubicado un palé. Finanzas necesita saber qué inventario posee la empresa. Si cada equipo ve una respuesta diferente, la gente comienza a revisar hojas de cálculo, recorrer el piso y llamarse entre sí. El trabajo se ralentiza rápido. La gestión de la cadena de suministro de Dynamics 365 conecta el flujo más amplio de mercancías en toda la empresa. Cubre compras a proveedores, fabricación de productos, movimiento de inventario, ventas a clientes, gestión de devoluciones y más. La gestión de almacenes se integra en esa plataforma conectada y se enfoca en el trabajo físico dentro del almacén. Le dice a los trabajadores qué hacer a continuación. Un trabajador puede recibir un teléfono. Otro trabajador puede mover productos al almacén a mí.

Alguien más puede preparar pedidos de clientes, empacar cajas y preparar un envío. Cada acción se registra en el mismo sistema empresarial mientras sucede. Ese registro compartido cambia la conversación. En lugar de preguntar cómo movió alguien esas piezas, ah, puedes ver la tarea del almacén en su estado y la posición del inventario. En lugar de enviar una lista a empresa esperando que vuelva con buena letra, el trabajador sigue los pasos en un dispositivo móvil y confirma cada acción con un escaneo. Ahora bien, la gente suele confundir la gestión de inventario con la gestión de almacenes porque suenan casi idénticas. La gestión de inventario responde a cuánto stock tenemos. Rastrea cantidades, costos, detalles de productos y disponibilidad en toda la empresa. La gestión de almacenes responde una pregunta diferente. ¿Dónde está exactamente ese stock? ¿Y qué debería hacer el trabajador con acción?

Saber que posees 200 cajas de un producto es útil. Saber que 40 cajas están en el muelle de recepción, 120 en almacenamiento a granel, 20 en el área de picking y 20 están reservadas para pedidos de clientes, es lo que ayuda a operar el almacén. Así que, piensa en la gestión de inventario como el registro de existencias. La gestión de almacenes convierte ese registro en trabajo físico guiado. Un camión de reparto acaba de llegar al muelle de carga. El proveedor espera que alguien lo descargue, pero el trabajo real comienza cuando el sistema decide a dónde debe ir cada artículo. El mapa del almacén. Sitios, almacenes, ubicaciones y detalles de existencias. Antes de que alguien pueda gestionar el stock, el sistema necesita un mapa del espacio físico. Piensa en un sitio como el lugar de negocio más amplio, como un complejo fabril, un centro de distribución o una operación regional. Dentro de ese sitio puedes tener uno o más almacenes.

Un almacén puede significar un edificio completo, pero también puede ser un área de almacenamiento separada dentro del mismo edificio. Puedes guardar materias primas en un almacén, productos terminados en otro y mercancías devueltas en un tercero. Luego vienen las ubicaciones. Una ubicación es el lugar exacto donde se realiza el trabajo o donde residen. Podría ser un muelle de recepción, un estante, un anaquel, un contenedor o una mesa de empaque. También podría ser un área de cuarentena donde los productos esperan ser inspeccionados. Este nivel de detalle elimina su posición. Imagina un producto llamado Blue Widget 100. Sin control de ubicación, el sistema solo podría decirte que hay 200 unidades en el almacén A, el trabajador. Aún tendría que buscarlas, lo cual no es mucho mejor que preguntarle a alguien que recuerda haberlas visto la semana pasada. Con la gestión de almacenes, el registro puede mostrar que 80 unidades están en el pasillo 4, estante B y repisa 03.

Otras 60 están en el amanto gran. El resto puede estar cerca del área de empaque, listo para pedidos pendientes. Cada producto comienza con su propio demo. Eso incluye un número de artículo, la unidad utilizada para contarlo y las reglas que se le aplican. Es posible que cuente el agua embotellada por cajas, los panos por piezas y los azulejos por palés. Algunos productos requieren reglas de almacenamiento especiales porque son pesados, frágiles, requieren refrigeración o tienen alta rotación. El sistema puede realizar un seguimiento alimentario mediante varios detalles a la vez. Puede rastrear el sitio, el almacén y la ubicación. Cuando es necesario, también puede rastrear un número de lote, un número de serie o una matrícula. Cada detalle responde a una pregunta diferente sobre el mismo producto físico. Un número de lote agrupa artículos que provienen de la misma producción o entrega. Esto es importante para alimentos, medicinas, químicos y otros bienes.

Donde se necesita rastrear un problema hasta un grupo específico. Un número de serie identifica un artículo individual. Si vende una máquina, una computadora portátil o una pieza de alto valor, puede necesitar saber exactamente qué unidad llegó, a dónde se movió y qué cliente la recibió y qué cliente la recibe. Eso crea un rastro claro cuando un artículo falla o debe ser devuelto. Luego están los artículos con una matrícula. A pesar del nombre, no tiene nada que ver con camiones. Una matrícula es una identificación única para un palé, caja, contenedor u otro recipiente. Piénselo como una etiqueta de equipaje en un aeropuerto. Escanea la etiqueta y el sistema sabe a qué contenedor se refiere y qué contiene. Un trabajador no necesita escanear automáticamente cada caja de un palé una por una. Si el palé ya tiene una matrícula con el contenido correcto, eso ahorra tiempo, pero solo cuando el registro se mantiene preciso.

Por lo tanto, cuando se habla de existencias disponibles, no siempre se refiere únicamente a un número total. El sistema puede mostrar cuánto stock existe, dónde está, si está disponible para usar y a qué lote, número de serie o contenedor pertenece. Parte del stock puede estar físicamente en el almacén, pero permanecer no disponible. Podría estar dañado. Podría estar esperando inspección. Podría pertenecer a un pedido de un cliente. El sistema mantiene esas diferencias claras para que un trabajador no recoja accidentalmente algo que no debería salir del almacén. Una vez que existe este mapa, puede llegar a un camión y los trabajadores pueden engañarlo. Y Dynamics 375 puede convertir esas reglas de almacenamiento en la siguiente tarea.

Trabajo de entrada. Desde un camión de reparto hasta el estante correcto. Una entrega no comienza cuando llega un camión. Comienza antes con una orden de compra. Una orden de compra le indica a la empresa lo que espera de un proveedor, qué productos deben llegar, cuántos y, por lo general, cuándo. Cuando el camión llega al muelle, el equipo de almacén puede comparar la entrega física con el registro esperado, en lugar de recibir cajas sin un destino claro. El trabajador escanea el producto o la matrícula del pallet y confirma la cantidad que llegó. Si el proveedor envió 100 cajas pero solo baja 98 del camión, la diferencia aparece de inmediato. Nadie necesita esperar a que alguien escriba notas en una computadora al final de un turno. La empresa puede ver que llegó y que sigue faltando. A veces la recepción implica más que una verificación de cantidad. Un proveedor de alimentos puede entregar productos de un lote que necesita revisa.

Un fabricante puede recibir piezas que requieren aprobación antes de llegar al área de producción. En esos casos, Dynamics 365 puede enviar el inventario a una ubicación de cuarentena. Cuarentena significa que los productos permanecen físicamente en el edificio, pero los trabajadores no pueden usarlos ni enviarlos como inventario nuevo. El equipo de calidad puede inspeccionar los productos y aprobarlos, rechazarlos o registrar un problema. Hasta que se tome esa decisión, el sistema de almacén mantiene el inventario alejado del trabajo regular. Eso evita que un pallet no aprobado llegue silenciosamente a un pedido de cliente. Una vez que el inventario pase a la recepción, necesita un lugar donde vuelva. A este paso se le llama a Mentor. En lugar de dejar que el trabajador decida dónde podría caber un pallet, el dispositivo móvil puede dirigir una ubicación específica. Puede indicarle que lleve el pallet del muelle de recepción o un rack de gran volumen, una zona de almacenamiento en frío o una ubicación de picking cerca del área de empaque.

El sistema toma esa decisión a través de directivas de ubicación. Ese nombre suena técnico, pero la idea es sencilla. Una directiva de ubicación es un conjunto de reglas que responde a dónde debe ir este artículo ahora. Las reglas pueden considerar el producto, su tamaño, sus necesidades de almacenamiento, los límites de espacio del artículo. El inventario pesado puede ir a un rack a nivel de uso. Los artículos pequeños de alta rotación pueden ir en un contenedor cerca de donde los trabajadores preparan los pedidos. El inventario que necesita refrigeración solo puede ir a ubicaciones de almacenamiento frío aprobado. El trabajador ve el resultado como una instrucción clara, no como una página de reglas de almacén. Las plantillas de trabajo dan forma al trabajo en sí. Piense en una plantilla de trabajo como una tarjeta de tareas repetible dentro del sistema. Para una entrega de proveedor, podría crear dos pasos.

Recibir el inventario en el muelle y luego guardarlo en la ubicación elegida por las reglas. El dispositivo móvil presenta cada paso en el orden correcto y cada escaneo confirma que el paso se completó. Esa consistencia es importante cuando diferentes personas trabajan en turno distinto. Un nuevo miembro del equipo no necesita recordar cada regla de almacenamiento. El dispositivo pide el escaneo correcto, muestra la siguiente tarea y registra movimiento. Los gerentes pueden ver si el inventario espera en el muelle, viaja al almacenamiento o ya se encuentra en su ubicación asignada. Pero las áreas de almacenamiento pueden crear un nuevo problema. Muchos almacenes mantienen grandes cantidades de inventario en ubicaciones a granel, mientras que las ubicaciones de recolección más pequeñas solo continúan lo necesario para los pedidos diarios. Cuando una ubicación de recolección comienza a agotarse, el almacén necesita más inventario antes de que alguien llegue en estante vacío.

Es el reabastecimiento. Dynamics 365 puede crear una tarea que indica a un trabajador trasladar existencias desde el almacenamiento a granel a la ubicación de recolección. Es un reabastecimiento planificado, no una búsqueda de productos a último minuto cuando el pedido ya está esperando. Los bienes también pueden llegar por rutas distintas a la orden de compra de un proveedor. Una orden de transferencia mueve existencias de un almacén o sitio a otro. Una orden de producción puede crear productos terminados que deben recibirse en el almacenamiento después de que la fabrique los complejos. En cada caso, el almacén utiliza el mismo patrón básico. Confirmar lo que llegó, aplicar las reglas correctas y dirigirlo al lugar correcto. Ahora el inventario está almacenado, verificado y listo para trabajar. Eso solo vale la pena cuando el almacén puede encontrarlo de nuevo para el cliente que lo pidió.

Debemos agrar. Trabajo de salida, desde el pedido del cliente hasta el muelle de carga. Un pedido de cliente inicia la parte de salida del almacén. El equipo de venta registra lo que el cliente quiere, cuántas unidades necesita y cuándo de salir el pedido. Ese pedido ingresa a la misma plataforma conectada que el registro de inventario. Por lo tanto, el almacén no necesita trabajar desde una lista de correo electrónico por separado. Antes de que comience la recolección, el negocio puede reservar inventario para ese pedido. La reserva significa que el sistema parte de inventario es específico en el registro para que otro pedido no pueda reclamarlo. Si solo quedan 10 unidades y un cliente ya pidió las 10, el almacén y el equipo de ventas, pueden ver que esas unidades están comprometidas. Eso evita una conversación muy incómoda más tarde. El pedido requiere trabajo físico. Alguien debe caminar la ubicación correcta, tomar el artículo correcto, confirmar la cantidad, empacarlo y moverlo al muelle de carga.

Dynamics 365 Warehouse Management convierte el pedido del cliente en esos pasos. Para almacenes ocupados, los pedidos a menudo no se liberan de uno en uno. En su lugar, el almacén puede crear una ola. Una ola es un grupo planificado de pedidos que el equipo desea procesar en común. Tal vez todos los pedidos salen en el mismo camión. Tal vez comparten una fecha de entrega, una zona de almacén, una ruta de cliente. El sistema agrupa ese trabajo antes de que las personas comienzan a recolección. Piense en una ola como preparar un conjunto de recados antes de salir de casa. No conduce al supermercado, regresa a casa y luego vuelve a salir a la farmacia. Si ambos están en la misma ruta, se agrupa el trabajo para que las personas pasen menos tiempo caminando y más tiempo completando pie. Una vez que el almacén libera una ola, el sistema crea el trabajo. Ese trabajo sigue las reglas elegidas durante la conferencia.

Podría crear primero una tarea de recolección, luego una tarea para mover los artículos a la área de empaque. Y finalmente una tarea para preparar el envío terminado en la puerta del muelle correcta. Un trabajador ve la siguiente acción en un dispositivo portátil en lugar de tratar de interpretar una larga lista en papel. El dispositivo puede pedir al trabajador que escanee la ubicación primero. Eso confirma que llegaron al estante o contenedor correcto. A continuación, escanea el producto y luego confirma la cantidad. Si el trabajador escanea el artículo incorrecto, el sistema puede detener la tarea antes de que ese artículo llegue a la cara. Las pequeñas verificaciones evitan grandes errores. Para un pedido simple, una persona podría recolectar cada artículo para un cliente y llevarlo al empaque. En un almacén con muchos pedidos pequeños puede utilizar la recolección por grupos. La recolección por grupos permite que un trabajador recopile artículos para varios pedidos durante el mismo viaje por el almacén.

El trabajador puede usar un carrito con contenedores separados, cada uno vinculado a un pedido diferente. Cuando recolectan un artículo, el dispositivo les indica qué contenedor lo recibe. Eso significa que una caminata por un pasillo puede ayudar a completar varios pedidos de clientes sin mezclar esos pedidos. Después de la recolección, los artículos se trasladan al empaque. El empaque confirma lo que ingresa en cada caja, cartón o palé. El almacén puede registrar el contenedor que contiene los productos, imprimir etiquetas y preparar envío para su recolección. Este paso es importante porque el cliente no recibe una tarea de almacén. Reciben un paquete y ese paquete necesita el contenido correcto y los detalles de entrega correctos. Algunos productos nunca necesitan una estancia prolongada de almacén. Imagina que un cliente espera un producto que llega de un proveedor esa misma mañana. En lugar de recibirlo, almacenarlo a granel y recogerlo de nuevo.

Más tarde, el almacén puede usar el cruce de andenes. El cruce de andenes dirige el inventario entrante hacia un envío saliente con poco o ningún almacenamiento a largo plazo intermedio. Menos manipulación significa menos posibilidades de colocar algo en el lugar equivocado. Luego el envío llega al área de preparación y almuerzo de carne. Cuando el almacén confirma el trabajo de salida, Dynamics 365 actualiza el proceso de pedido general. El inventario ya no aparece disponible de la misma manera. El pedido de ventas avanza y el trabajo relacionado con el transporte puede usar los detalles del envío. Esto no es solo una caja saliendo en un edificio. La acción del almacén se conecta con la promesa al cliente, el registro de existencias y los pasos necesarios para llevar ese pedido al vehículo correcto. Pero los pedidos de los clientes son solo una parte de la vida diaria en el almacén porque las existencias también requieren atención mientras se vengan.

Control diario, movimiento, contenido y protección de las existencias. El inventario no se queda quieto solo porque ha llegado un estante. Un almacén puede mover productos porque la recolección necesita espacio. Un artículo de venta rápida debe estar más cerca del empaque. O un paleo voluminoso debe dejar un área temporal. Dynamics 365 registra estos movimientos internos para que el sistema siga coincidiendo con el almacén físico después de cada traslado. Sin ese registro, el artículo puede existir en el sistema, pero desaparecer para el trabajador que lo necesita. El conteo es importante por la misma razón. La mayoría de las personas imagina un inventario como un cierre total, con el personal contando cada estante y cada contenedor mientras el trabajo normal se detiene. Eso puede ocurrir, pero muchos almacenes utilizan el conteo cíclico en su lugar. Cuentan ubicaciones o productos seleccionados de forma regular mientras el resto del almacén sigue funcionando.

Quizás un pasillo se cuenta esta semana. Quizás los artículos de alta rotación se cuenten más a menudo porque cambian de manos todo el día. Una pieza de alto valor también puede necesitar revisiones más frecuentes que una caja de cinta de embalaje o costo. El sistema puede crear tareas de conteo y enviarlas a un dispositivo móvil, igual que otras labores de almacén. El trabajador se desplaza a una ubicación, le escanea e ingresa la cantidad física que puede ver. Dynamics 365 compare ese número con la cantidad registrada. Si ambos números coinciden, el conteo se cierra. Si difieren, el almacén puede investigar antes de que alguien cambie el registro de existencias. Quizás algo se movió sin ser escaneado. Quizás un artículo está en el contenedor equivocado. Tal vez un conteo anterior contenía un error. Una diferencia es una explicación. Cuando el conteo físico y el sistema no coinciden, un ajuste de inventario aprobado corrige el registro.

Ese control importa porque un ajuste cambia lo que la empresa cree que posee. No debe convertirse en un atajo para evitar el trabajo adecuado en un almacén. Las devoluciones requieren ese muy cuidado. Un cliente puede devolver un producto sin abrir, un artículo dañado o algo que necesite ser probado. El almacén recibe la devolución y verifica su estado. Dependiendo del resultado, los trabajadores pueden reintegrarlo al inventario disponible, reenviarlo a cuarentena, moverlo a reprocesamiento o retirarlo del stock utilizable. La condición determina el siguiente paso. La gestión de calidad se conecta directamente con este trabajo. Un control de calidad puede retener existencias de una entrega de proveedor, una devolución, un proceso de almacén hasta que alguien lo pruebe. Eso evita que los productos cuestionables pasen a producción o a envíos de clientes solo porque están cerca del inventario normal.

Todas estas tareas funcionan mejor cuando se registran en el momento en que se realiza. Un escaneo de código de barras en el estante captura el artículo, la ubicación, el contenedor o la cantidad mientras el trabajador lo manipula. No hay notas en papel esperando en un bolsillo hasta más tarde. No hay un segundo paso donde alguien intenta recordar si la tarima se movió antes o después del almuerzo. El escaneo registra. Las etiquetas hacen posibles esos escaneos. Un almacén puede imprimir etiquetas escaneables para artículos, ubicaciones, tarimas y contenedores, incluidas las que usan el lenguaje Zebra Programming Language o ZPL. En pocas palabras, significa que el sistema puede enviar instrucciones a impresoras Zebra compatibles para que un trabajador cree una identificación que el escáner entienda. Una etiqueta clara le da al inventario físico una dirección digital que importa durante un movimiento, recuento, devolución o control de calidad.

Cada acción en el piso puede actualizar el mismo registro que usa la oficina y esa conexión cambia mucho más que la precisión del almacén. Una plataforma conecta. ¿Qué hace diferente a Dynamics 365? Algunos sistemas de almacén funcionan separados del resto del negocio. Alguien ingresa una orden de compra en un sistema. El personal del almacén rastrea la entrega en otro lugar. Más tarde, una persona copia la información o intenta corregir las diferencias entre ambos registros. Eso crea retrasos, trabajo, duplicado y discusiones sobre en qué número confiar. La gestión de almacenes de Dynamics 365 funciona dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management. Las compras, ventas, transferencias, producción, calidad, evoluciones y transporte se conectan al mismo registro empresarial. El almacén realiza su trabajo físico, pero ese trabajo no ocurre en un rincón aislado donde solo el personal del almacén pueda verlo.

Imagina que yo pido un clip. Ventas ingresa el pedido. El almacén crea y completa el trabajo de preparación. Cuando el envío avanza, el registro de inventario cambia y la transacción financiera puede seguir el mismo evento comercial. Personal no necesita volver a escribir un envío completado en otro sistema solo para informar a finanzas que los productos salieron. Cada equipo ve su parte de la misma historia. El equipo de compras puede ver si llegaron los productos esperados. Ventas puede ver si un pedido ha pasado por el trabajo de almacén. Producción puede trabajar con registros de materiales y productos terminados. Los gerentes pueden ver dónde se acumula el trabajo en lugar de recopilar actualizaciones de herramientas de plan. Esa vista compartida suele llamarse una única fuente de verdad. Simplemente significa que el equipo de oficina y el de almacén ven el mismo pedido y la misma agenda de inventario.

Puede que usen diferentes pantallas y hagan distintas preguntas, pero no deberían trabajar basándose en versiones contradictorias de los hechos. Power BI puede utilizar esos datos conectados para generación de informe. Un gerente podría realizar un seguimiento de la precisión de los pedidos, el tiempo de cumplimiento, los niveles de existencia y la carga de trabajo de almacén. Si un área se ralentiza habitualmente, los datos pueden señalar el problema. La siguiente pregunta se vuelve práctica. ¿La disposición de la ubicación causa de desplazamiento? ¿Hay un equipo sobrecargado? ¿Se agota el stock de una zona de pique incondenación de frecuencia? El sistema registra el trabajo, por lo que los gerentes pueden buscar patria. Detrás de esas instrucciones diarias hay algunos términos de configuración que conviene tener claros. Las directivas de ubicación eligen a dónde debe ir o de dónde debe venir.

Las plantillas de trabajo dan forma a los pasos que los trabajadores deben cumplir. Soleadas liberan grupos de trabajo de salida en el momento adecuado. Esas reglas crean las instrucciones que los trabajadores ven en su dispositivo. ¿Eso también significa que la configuración requiere cuidado? Si las reglas de ubicación dirigen el stock a la hora incorrecta, un escáner dirigirá fielmente al trabajador allí. Si los pasos de trabajo no coinciden con la forma en que opera el almacén, el dispositivo puede añadir fricción en lugar de eliminarla. El sistema sigue las reglas que recibe. Cuando las reglas coinciden con el edificio, los productos, el personal, cada escaneo se convierte en un evento comercial útil y no solo un pitido de un dispositivo portátil. Conclusión La guía digital sobre la dinámica del almacén La gestión de almacenes de 365 ofrece a los trabajadores tareas guiadas, mientras que cada tarea completada pasa a formar parte del registro comercial general.

Si esta pequeña píldora de conocimiento aclaró la diferencia entre los registros de existencia y el trabajo de almacén, suscríbase a su canal M365FM Favorito y vea el próximo episodio sobre la gestión de inventario de Dynamics 365 donde conectamos lo que la empresa posee con donde coloque el almacén. ¡Gracias!