Bienvenidos a otra píldora de conocimiento en M365FM. Soy su anfitrión, Milco Pites. Hoy hablaremos sobre la gestión de inventarios. El stock que no ves puede costarte dinero. Puedes responder cinco preguntas sobre un solo artículo en tu almacén en este momento. ¿Cuántos tiene? ¿Dónde están? ¿Puedes venderlos? ¿Quién pertenece? ¿Y cuánto cuesta? Para la mayoría de las empresas, esas respuestas residen en lugares completamente distintos. Una hoja de cálculo dice una cosa, un conteo en el almacén dice otra, y finanzas tiene una tercera cifra. Imagina la gestión de inventarios de Dynamics 365 como un archivo compartido para cada caja, pieza y producto que maneja tu empresa. Cuando algo se mueve, su registro también se mueve. Al final de este episodio, seguirás un artículo desde la entrega del proveedor hasta el envío al cliente, incluyendo el dinero vinculado a él. ¿Por qué existe la gestión de inventarios?

Imagina que vendes máquinas de café. Un cliente realiza un pedido, pero no quedan existencias, así que ventas promete una fecha de entrega de todos modos. Compras se apresura a llamar a un proveedor, y el cliente podría decidir comprar en otro lugar. Eso quiere esto. Tener poco stock significa pedidos retrasados, ventas perdidas y clientes insatisfechos. También puede detener la producción por completo. Si fabricas máquinas y te quedas sin una pieza pequeña, toda línea puede detenerse. Pero llenar cada estante con stock extra no resuelve el problema. Cada caja en un estante representa dinero que tu empresa ya gastó. Pagas por almacenarlo, y algunos productos pueden romperse, caducar, pasar de moda o simplemente dejar de venderse. Ese dinero no puede pagar un proveedor, financiar un nuevo proyecto ni cubrir la nómina mientras está en el almacén. ¿Gestión de inventarios te ayuda a encontrar el punto medio?

Necesitas suficiente stock para satisfacer la demanda, pero no tanto como para que tu almacén se convierta en un cuarto de almacenamiento muy costoso. Un inventario no significa solo productos terminados listos para los clientes. Un fabricante de muebles rastrea madera, tornillos, tela y pintura como materia espina. Una vez que los trabajadores comiencen a construir una silla, esa silla es parcialmente terminada, se convierte en el trabajo en curso. Y cuando la silla está lista para la venta, se convierte en un producto terminado. Una empresa también podría rastrear repuestos, suministros de limpieza, embalajes o piezas de reemplazo para mantenimiento. Aunque no aparezcan en el producto final, el negocio los necesita para seguir funcionando. Ahora imagina la antigua forma de hacer esto. Compras mantiene una lista de lo que pidió, el personal del almacén cuenta lo que llegó, ventas sigue los pedidos de clientes, producción registra lo que usó y finanzas rastrea el costo.

Cada equipo trabaja duro, pero al tener listas separadas las cifras se desajustan. Alguien recibe una entrega, pero actualiza la hoja de cálculo más tarde. Alguien mueve un palea a otro almacén, pero olvida avisar a ventas. Alguien envía un pedido, pero finanzas no ve el costo hasta días después. Eso crea discusiones sobre una pregunta sencilla. ¿Cuánto stock tenemos realmente? La gestión de inventario de Dynamics 365 ofrece a estos equipos un resistencia a compartir. Compras registra la mercancía entrante, el personal del almacén registra movimientos, ventas registra las salidas, producción registra las salidas, producción registra los materiales usados y finanzas ve el valor detrás de sus movimientos. Ya nadie tiene que crear una nueva versión de la misma hoja de cálculo cada viernes. El objetivo no es que los almacenes parezcan más técnicos, sino dar a la gente una respuesta actual y compartida cuando lo necesiten.

Podemos completar este pedido. ¿A dónde deberíamos enviar la próxima entrega? ¿Por qué el recuento físico difiere del sistema? Para responder esas preguntas, Dynamics necesita más que un nombre de producto y un número. Necesita un registro claro de lo que cambió cada vez que un artículo se mueve. El registro digital detrás de cada artículo. Bienvenidos a otro episodio de Píldoras de Conocimiento de Microsoft aquí en M3Sne5FM. Soy su anfitrión Marco Pito. Hoy hablamos de lo que ocurre dentro de Dynamics 365 cuando el stock se mueve de un lugar a otro. Entonces, ¿qué registra exactamente Dynamics 365 cuando un artículo cambia de manos o de ubicación? Aquí está la definición más sencilla. Rastrea cinco cosas. ¿Cuánto tienes? ¿Dónde está? Si puedes usarlo. ¿Quién lo posee y cuánto cuesta? Parece sencillo, pero cada parte responde a una pregunta de negocio diferente. Analicemoslo. Lacan te dice cuántas máquinas de café hay.

La ubicación responde a qué edificio, almacén o estante las contiene. El estado indica si podemos venderlas o si están esperando una inspección. La propiedad explica si somos dueños de estas máquinas o si un proveedor las está almacenando aquí. Y el costo responde, ¿qué valor hay en este stock? El punto de partida para todo esto es el registro del producto. Cada artículo necesita una identidad dentro del sistema. Normalmente es un número de artículo y una descripción clara. También defines la unidad en la que lo cuentas. Hora, pieza, caja, palé, kilogramo o metro. Aquí es donde las pequeñas cosas pueden convertirse en grandes problemas. Si compras adquiere filtros de café por caja, pero ventas los vende por paquete, Dynamics debe entender cómo se relacionan esas unidades. De lo contrario, un equipo cree que tiene 10 cajas, mientras que otro piensa que tiene 10 filtros individuales. Es una receta para la confusión.

Algunos productos también vienen en variaciones. Una camiseta puede tener tallas pequeñas, medianas y grandes. Podría ser negra, azul o blanca. Un mismo producto puede tener diferentes tamaños, colores, estilos o configuraciones. El sistema puede tratar cada combinación como su propio registro de inventario. Así que no solo tienes una camiseta. Podrías tener 12 camisetas negras medianas en un almacén y 6 blancas grandes en otro lugar. Ese es el tipo de detalle que importa cuando un cliente pide algo específico. Dynamics utiliza dimensiones de inventario para mantener esos detalles organizados. Esa frase suena técnica, pero simplemente se refiere a las etiquetas que ayudan al sistema a distinguir una pieza de stock de otra. Ponden a dos preguntas prácticas. ¿Dónde está el artículo y qué artículo es exactamente? Vamos a desglosarlo en los componentes principales. Primero están las dimensiones de almacenamiento.

Estas describen el lugar donde se encuentra el inventario. Dynamics puede rastrear un sitio, un almacén y una ubicación dentro de ese almacén. Piénsalo como la dirección de un artículo. El sitio representa un lugar de negocio amplio como un área de fábrica o un centro de distribución. Dentro de ese sitio podrías tener varios almacenes. Quizás uno para mercancía recibida, uno para productos terminados y otro para devoluciones. Luego puedes profundizar más. Una ubicación señala el lugar preciso dentro del almacén, como un pasillo, estante, repisa y contenedor. Así, en lugar de decirle a un trabajador de almacén, las piezas de máquina están en algún lugar del almacén A. El sistema puede decir, revisa el pasillo 4, estante 2, repisa 3, contenedor 1. Eso ahorra tiempo cuando alguien necesita encontrar existencias reales. Las dimensiones de almacenamiento dicen dónde se encuentra, pero las dimensiones de seguimiento te dicen qué inventario es.

Los números de lote agrupan artículos que llegaron o se produjeron juntos. Son importantes cuando los productos tienen fechas de caducidad, resultados de pruebas o registros de proveedores que podrían necesitar de eso. Imagina que una empresa de alimentos recibe dos entregas del mismo producto. Los frascos parecen idénticos, pero un lote vence en junio y el otro en septiembre. Si surge un problema de calidad, la empresa necesita encontrar el lote afectado sin retirar todos los frascos de todos los estantes. Los números de serie van a más lejos. Un número de serie identifica un artículo individual, una computadora portátil, un dispositivo médico o una máquina industrial. Eso ayuda con reparaciones, reclamos de garantía, devoluciones y retiradas porque puede rastrear una unidad exacta. Cuando abres la vista de existencias en Dynamics, no obtienes un número vago de toda la empresa. Puedes ver el inventario por sitio, ubicación de almacén, lote, número de serie y otros detalles que tu negocio necesite.

También puede ver dónde se encuentra físicamente la cantidad, si está disponible para su uso, reservada por un pedido o retenida. Es por eso que el nombre de un producto por si siente. El componente final es el historial de transacciones del artículo. Cada vez que el inventario llega, se transfiere, se contabiliza, recibe una corrección o entra en producción de Dynamics, registra una transacción en Ansax. Ese historial permite a las personas investigar en lugar de adivinar. Si el conteo parece incorrecto, puedes revisar el registro del artículo y preguntar qué movimiento cambió este número. Esa es la magia de esto. A continuación, sigamos un artículo en su recorrido diario, ya que estos registros se entienden mucho mejor cuando el inventario comienza a moverse. Desde la entrega del probador hasta el pedido del cliente. Imagine que su negocio de máquinas de café pide 100 bombas de agua a un proveedor.

La orden de compra inicia el viaje. Registra lo que espera, cuántas unidades pidió, quién las enviará y dónde deben llegar. Antes de que el camión llegue a sus instalaciones, el negocio ya tiene una expectativa clara. Eso es importante porque una entrega esperada no es inventario que pueda vender. Cuando llegue el envío, alguien verifica la entrega contra la orden de compra. Envió el proveedor las bombas correctas. Enviaron 100 o 98. Llegaron al almacén correcto. Una vez que se registra la recepción de mercancías, Dynamics sabe que las bombas llegaron físicamente. El sistema puede aumentar el registro de inventario físico, pero eso no siempre significa que las bombas estén listas para un pedido de cliente. Algunos bienes necesitan inspección privada. Una empresa de alimentos puede verificar un lote por daños o fechas de caducidad. Un fabricante puede probar una pieza antes que entre en producción.

Un negocio que maneja bienes regulados puede necesitar pruebas de que el envío cumple con sus normas. En Dynamics, el inventario puede ir a un área de cuarentena o recibir un estado que impide que las personas lo usen demasiado pronto. El personal del almacén puede ver que las bombas llegan. Ventas y producción también pueden ver que aún no están disponibles. Eso evita el error doloroso de prometer a un cliente un inventario que aún necesita aprobación. Tras la inspección, las bombas se mueven del área de recepción a su ubicación del almacenamiento normal. Esto se llama ubicación, aunque el trabajo real puede implicar un montacargas, una transpaleta o alguien llevando una caja pequeña en un estante. El movimiento se importa. Un muelle de carga no es el lugar al que pertenecen las bombas para los próximos seis meses. El equipo del almacén las necesita en el lugar correcto para que alguien pueda encontrarlas cuando llegue un pedido.

Dynamics registra movimiento interno, desde la recepción hasta la ubicación asignada en el almacén. Ahora, imagina que la demanda cambie a Andoro City. Su almacén principal tiene 80 bombas. Un centro de servicio en otra ciudad necesita 20 para trabajos de reparación. No querrá que el equipo de servicio simplemente los tome de un estante y espere que alguien actualice una lista más tarde. Una orden de transferencia registra la solicitud y el movimiento entre almacenes o sitios. Mientras la mercancía viaja, Dynamics puede tratarla como en tránsito. No han desaparecido, pero tampoco han llegado a su destino. Eso brinda más ubicaciones, un panorama más claro. El almacén de envío sabe que el inventario salió. El almacén de recepción sabe lo que debe esperar. Si el camión llega con faltantes, la diferencia tiene un registro que alguien puede investigar. Un cliente realiza un pedido. El pedido de venta le indica al negocio qué quiere el cliente y cuándo lo necesita.

Si existe inventario y el negocio decide comprometerlo con ese cliente, Dynamics puede reservar la cantidad. La reserva significa que esas bombas ya no son solo inventario general. Se reservan para un pedido específico para que otro vendedor no prometa las mismas unidades a alguien más. Esto es más importante cuando el inventario es bajo o cuando un cliente tiene una fecha límite de entrega que debe cumplir. Luego, el almacén recoge las bombas de su ubicación de almacenamiento. Para una operación sencilla, un trabajador puede imprimir una lista de preparación y recorrer al mercado. En una operación más grande, la gestión del almacén puede dirigir ese trabajo mediante escaneo móvil y reglas de almacén. El registro de inventario sigue involucrado de cualquier manera. Después de la preparación, el pedido pasa por el embalaje de envío. Una vez que se envían los productos, Dynamics registra que las bombas salieron de la almacén.

La cantidad disponible para el negocio cambia. El historial del artículo ahora muestra una cadena completa desde la recepción del proveedor hasta el almacenamiento interno y la entrega al cliente. Pero el trabajo de almacén real rara vez sigue una línea recta perfecta. Un cliente podría devolver una bomba porque llegó dañada. Un trabajador puede descubrir dos unidades rotas en un estante. Durante un conteo de inventario, el número físico puede diferir del número en el sistema. Dynamics puede registrar devoluciones, diferencias de conteo, correcciones de movimiento y ajustes manuales. Estas acciones no deberían convertirse en una forma silenciosa de borrar errores. Crean un rastro que le dice a las personas qué cambió, cuándo cambió y por qué. Ese rastro ayuda a los equipos a encontrar patrón. Tal vez la misma ubicación sigue produciendo errores de conteo. Tal vez un envío de un proveedor a menudo llega con falta.

Tal vez los productos devueltos necesitaban un proceso de inspección más claro antes de volver al inventario. La cantidad le dice qué sucedió con las bombas. Pero cada bomba también conlleva un costo y ahí es donde la actividad del almacén se conecta directamente con las finanzas. Suscríbase en su plataforma de podcast favorita y comparte esto con alguien que esté comenzando su trayectoria. El dinero vinculado al inventar Esas bombas que tienen los estantes de su almacén son algo más que objetos físicos esperando ser enviados. Son dinero que la empresa ya ha gastado. Y ese dinero permanece en los registros financieros de la empresa como un activo hasta que las bombas se venden, se usan, se dan de baja o salen del inventario de alguna otra forma. Ese simple vínculo cambia la forma en que usted ve un recibo. La cuestión es que cuando llegan 100 bombas, el equipo de almacén ve 100 unidades.

El departamento de finanzas también necesita saber el valor que se acaba de inventar. Y cuando esas bombas se envían a un cliente, el almacén ve espacios libres en las estanterías, mientras que finanzas debe registrar el costo de los productos que salen. Dynamics conecta ambas perspectivas automáticamente. Ahí es donde entran en juego los grupos de. Piensa en un grupo de artículos como una forma de organizar productos similares para que el sistema sepa cómo gestionar sus finanzas. Por ejemplo, puede poner las piezas de repuesto en un grupo, las cafeteras terminadas en otro y las materias primas en un tercero. Detrás de escena, esos grupos le indican a Dynamics qué cuentas del libro mayor deben recibir el aspecto financiero de cada compra, venta, ajuste o actividad de producción. No necesitas ser contador para entender esto. El libro mayor es simplemente el registro financiero principal de la empresa, el libro de contabilidad oficial donde finanzas arrastra todo, activos, costos, ventas, el panorama completo.

La gestión de inventario envía todos los importes relacionados con el stock de ese registro utilizando las reglas que usted configuró en sus grupos de artículos. Esto significa que a fin de mes el equipo de almacén y el de finanzas no están comparando dos sistemas diferentes ni discutiendo sobre qué número es el correcto. Ambos observan la misma actividad de artículos en Dynamics, pero aún queda una gran pregunta por responder. ¿Cuánto cuesta realmente una bomba? Eso depende del método de costos que usted elige. Un método de costos es simplemente la regla que Dynamics utiliza al asignar un costo al stock que sale del inventario. Déjeme darle un ejemplo. FIFO significa primero en entrar, primero en salir. Supongamos que compra 50 bombas en enero a 20 dólares cada una y otras 50 en febrero a 24 dólares cada una. Cuando envía 10 bombas usando FIFO, Dynamics trata a las bombas más antiguas como las primeras en salir.

Por lo tanto, esas 10 provienen del suelote de enero a 20 dólares cada una. Este método suele ajustarse a productos donde físicamente desea usar el stock más antiguo antes que el nuevo, como alimentos, medicinas o cualquier cosa que pueda caducar. El promedio ponderado adopta un enfoque diferente. En lugar de mantener separados el costo de enero y el de febrero para cada unidad saliente, combina el costo de todas las unidades disponibles en un solo promedio. Entonces, si compra bombas similares a diferentes precios, el sistema calcula un costo promedio por bomba, basado en el valor total del inventario dividido por el total de unidades. Esto tiene sentido cuando las unidades individuales se mezclan y no necesita realizar un seguimiento de cada entrega por separado. El promedio móvil también utiliza un promedio, pero este cambia cada vez que llega nuevo inventario a un precio distinto. El costo estándar funciona de otra manera.

La empresa establece un costo esperado por un artículo y luego registra cualquier diferencia entre ese costo planificado y lo que realmente paga. Cada método responde a la misma pregunta a su manera. ¿Qué costo debe asignarse este artículo a salir del inventario? Pero los costos no cambian solo cuando recibe una entrega o envía un pedido. Un fabricante podría enviar materias primas a producción y luego devolver productos terminados al inventario con un nuevo costo asociado. Una corrección de conto cíclico puede cambiar el valor del inventario. Las mercancías dañadas dadas de baja pueden reducir. Es precisamente por eso que el inventario no puede estar separado a las unidades. Si sus registros de almacén muestran 500 bombas, pero Finanzas calcula el valor de 450, tiene un problema. Incluso si nadie lo nota en el almacén. Toda decisión sobre ganancias de efectivo, compras y ventas depende de que tanto la cantidad como el costo sean precisos.

Una vez que Dynamics mantiene sus registros unidos, puede mirar más allá del conteo de hoy y tomar decisiones de inventario más inteligentes cada día. Visibilidad, reabastecimiento y control diario. Una vez que puede confiar en sus registros de existencia, las decisiones diarias se vuelven mucho más fáciles. Un comprador no tiene que llamar a cada almacén y pedirle a alguien que verifique físicamente un artículo. Pueden ver exactamente lo que hay a mano en todos los sitios, almacenes y ubicaciones, incluso el inventario en tránsito o en espera de inspección. Esa distinción es importante. Puede tener 500 unidades en total, pero solo 300 están realmente disponibles para prometer a los clientes. Algunas están en tránsito, otras esperan controles de calidad y otras ya están reservadas para otros pedidos. Dynamics lo ayuda a ver la cantidad utilizable y no solo el número más grande posible. Esa visión clara también favorece un mejor reabastecimiento.

Toda empresa necesita saber cuándo comprar más, pero la respuesta no depende solo de la cantidad actual. También debe pensar en qué tan rápido se vende el artículo, cuánto tarda su proveedor en entregar y cuánto inventario de reserva desea en caso de un aumento repentino de la demanda. Ese margen adicional se denomina stock de seguridad. Piensa en ello como su plan de respaldo para los días en que las cosas no salen según lo previo. Un proveedor entrega tarde. Un cliente realiza un pedido más grande de lo habitual. Una línea de producción usa más material de lo esperado. Sin ese margen, una sorpresa puede tenerlo todo. Pero con demasiado inventario de reserva, vuelves a almacenar dinero en los estantes. Dynamics le brinda los datos para establecer esos niveles de existencias con mayor cuidado y revisarlos cuando cambie la demanda o los plazos de entrega de los proveedores. Pero todo esto solo funciona si los registros de su sistema coinciden con el mundo real.

Es por eso que el conteo de inventario sigue siendo parte del control diario. Algunos equipos hacen un inventario completo una vez al año, mientras que otros cuentan grupos más pequeños de artículos durante el año. Eso se llama conteo cíclico. El proceso es sencillo. Cuenta lo que realmente está en el estante, lo compara con lo que Dynamics dice que debería estar allí e investiga cualquier diferencia antes de registrar una corrección. Esa diferencia podría provenir de daños, robos, un escaneo omitido, una ubicación incorrecta o un error antiguo de un movimiento anterior. La corrección arregla el número. La investigación arregla el proceso. Dynamics también puede ayudar a detectar existencias que han estado demasiado tiempo. La antigüedad del inventario le muestra los artículos que no se han movido en un tiempo. Eso es crucial para productos con fechas de caducidad, productos de temporada, repuestos antiguos, artículos que los clientes ya no quieren.

Detecte ese inventario antiguo a tiempo y tendrá opción. Puede venderlo con descuento, moverlo a un lugar donde la demanda sea mayor, devolverlo si su acuerdo lo permite o simplemente dejar de comprar más. Si espera hasta que sus estantes estén llenos de inventario obsoleto, esas opciones desaparecerán. Tampoco todos los artículos merecen el mismo nivel de atención. El análisis ABC le ayuda a clasificar los artículos según su impacto financiero. Pequeño número de artículos podría representar la mayor parte del valor de su inventario. Sus necesitan conteos más estrictos, decisiones de ordenamiento más precisas y una revisión más cuidadosa. Sus artículos de bajo costo que se mueven con frecuencia pueden tener control más sencillo. El objetivo no es tratar todo por igual, es dedicar su tiempo donde un error le costaría más al negocio. También hay un caso especial que vale la pena conocer, el inventario en consignación.

Imagina que un proveedor coloca sus piezas en su almacén, pero el proveedor sigue siendo el dueño. Las existencias están allí mismo, junto a su equipo de producción, listas para usarse cuando sea necesario, pero no se convierte en su inventario, hasta que usted toma posesión. Dynamics puede rastrearse a diferencia. Su equipo ve que las piezas están en sitio, mientras que el departamento de finanzas mantiene clara la propiedad. Cuando utiliza esa pieza, el sistema registra el cambio de propiedad y el costo pasa a ser suyo. Esto es excelente cuando necesita acceso rápido a las existencias sin pagar todo por adelantado. Todo esto funciona porque los equipos de compras, ventas, producción, almacén y finanzas trabajan con datos compartidos. Los informes pueden extraer datos del mismo historial que existen. Otros sistemas empresariales también pueden conectarse a ese historial en lugar de crear otra lista por separado.

Aún así, una confusión común puede concertar a los nuevos usuarios de Dynamics. La gestión de inventario y la gestión de almacenes trabajan muy unidas, pero no significan lo mismo. Este es un tema para otra cápsula de conocimiento. La gestión de inventario y la de almacenes relacionadas, pero no iguales. Aclararemos un punto común de confusión. La gestión de inventario y la gestión de almacenes resuelven problemas distintos. La gestión de inventario mantiene el registro de existencias de toda la empresa. Responde a las grandes preguntas. ¿Cuánto tenemos? ¿Dónde está registrado? ¿Podemos usarlo? ¿Y cuánto vale? Ese registro sigue al stock por todas partes a través de compras, ventas, producción, transferencias, devoluciones y recuentos. La gestión de almacenes se ocupa del trabajo físico dentro del almacén. Guía a los trabajadores en la recepción de mercancías, su almacenamiento, la preparación de pedidos y la carga de envíos.

En configuraciones más detalladas, los trabajadores usan dispositivos móviles para escanear códigos de barras y rastrear palés con números de placa. Piénselo de esta forma. La gestión de inventario es el archivador principal. Contiene la historia completa de las existencias para toda la empresa. La gestión de almacenes. Ayuda a realizar el trabajo en el piso del almacén usando la información de ese archivador. Uno registra la historia. El otro ayuda a los trabajadores a manejar el stock de forma precisa y rápida en sitio físico. No todas las empresas necesitan la misma profundidad. Un distribuidor pequeño podría empezar con registros claros de artículos, almacenes, transferencias y recuentos. Una operación más grande con muchos trabajadores, contenedores, palés y pedidos rápidos puede requerir procesos de almacén más profundos. Pero de cualquier forma, cada departamento necesita el mismo historial de artículos.

Conclusión. Una historia de stock compartida. La gestión de inventario. Dynamics 365 registra toda la vida del stock, desde la recepción del proveedor y almacenamiento, hasta el envío al cliente y el valor financiero. Es una única historia de stock compartida para toda su empresa. Gracias por ver otra cápsula de conocimiento. Suscríbase para más episodios conmigo, Milko Peters, en M365 FM. Y vea el próximo episodio para ver cómo la gestión de la cadena de suministro de Dynamics 365 conecta compras, almacenes y planificación en torno a ese mismo registro de stock compartido.