Hola y bienvenidos a otro episodio de Píldoras de Conocimiento de Microsoft aquí en M365FM. Soy su anfitrión Mirko Peters. El tema de hoy es uno del que casi todos los que trabajan con cadenas de suministro han oído hablar, pero que pocos comprenden realmente. La gestión de transporte de Dynamics 3.5. Este es el problema. Un cliente realiza un pedido. El inventario permanece en el almacén. Un transportista necesita una hora de recogida, el cliente espera la entrega y más tarde una factura de flete llega al escritorio de algo. Durante años esos pasos vivieron en hojas de cálculo separadas, llamadas telefónicas, tarifas y traspasos entre equipos. Y eso crea brechas. El almacén podría preparar las mercancías antes de que el transporte en un plan. Finanzas podría haber una factura sin saber qué acuerdo pagar alguien. Entonces, ¿qué es exactamente la gestión de transporte? En términos sencillos, es el centro de transporte dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management.

Conecta las puertas del almacén, proveedores, clientes y transportistas. Planificaremos cargas, elegiremos rutas y tarifas y mercancías y verificaremos los cargos de flete. Al final de este episodio, verá cómo todas estas piezas se encajan para hacer su vida laboral más fácil.

¿Por qué existe la gestión de transporte? Comencemos con una verdad básica. Los bienes físicos no se mueven solo porque exista un pedido de ventas en una pantalla. Necesitan un camión, un remolque, un contenedor u otra forma de viajar. Alguien necesita saber dónde comienzan los bienes, dónde deben llegar, cuánto espacio ocupan, cuándo deben salir y cuánto debe costar el viaje. Ahora, cuando imagina una caja yendo a un cliente, parece simple. Pero una empresa real podría enviar muchos pedidos desde el mismo almacén el mismo día, recibir mercancías de varios proveedores y mover inventario entre sus propios sitios al mismo tiempo. Cada movimiento tiene personas, fechas, espacio y dinero asociados. Sin un sistema compartido, cada equipo solo ve su propia parte. Ventas ve el pedido del cliente. Compras ve el pedido del proveedor. Personal del almacén ve los artículos que necesita recoger, empacar, recibir o almacenar.

El equipo de transporte ve una lista de cosas que deben moverse a menudo después de que todos los demás ya hicieron su parte. Y ahí es donde comienzan los retrasos y la confusión. Aquí un ejemplo concreto. Imagina que un almacén tiene 10 pedidos de clientes listos para la misma ciudad. Si nadie conecta esos pedidos antes de reservar el transporte, la empresa podría organizar varios viajes parcialmente llenos. O el transportista podría llegar antes de que el almacén sepa qué bienes pertenecen al vehículo. Los bienes están listos, pero el movimiento no está plan. Por lo tanto, la gestión de transporte le da a ese movimiento un lugar dentro de Dynamics 365 Supply Chain Management. No es una aplicación de envío para el consumidor donde ingresas un número de rastreo y observas un paquete moverse en un mapa. En cambio, trabaja con los registros comerciales que ya están dentro de la plataforma conectada.

Un pedido que es la necesidad de que las mercancías se desplacen. El trabajo de almacén por producto. La gestión de transporte planifica cómo viajan esos productos entre ubicaciones. Piénsalo como el mostrador de transporte en un edificio de oficina. El equipo de ventas lleva una solicitud de cliente al mostrador. Departamento de compras trae noticias de que un proveedor de mercancía. El almacén aporta el inventario real y las puertas de carga. El mostrador de transporte conecta esas solicitudes con el plan de transporte de la empresa. Hay dos direcciones principales. Transporte de entrada significa que las mercancías viajan hacia tu negocio. Has pedido artículos a un proveedor y esos artículos deben llegar a tu almacén. A veces el proveedor controla ese viaje, a veces tu empresa lo organiza. De cualquier manera, necesitas un plan claro para llevar las mercancías al lugar correcto y recibirlas al llegar.

Transporte de salida significa que las mercancías viajan fuera de tu negocio. Un cliente ha pedido productos. El almacén los prepara y un transportista o vehículo de la empresa los lleva al cliente. Ambos flujos tartan sobre el movimiento, pero el punto de partida es diferente. La entrada comienza con una orden de compra y un proveedor. La salida comienza con un pedido de ventas y un cliente. También el tercer tipo que los principiantes suelen pasar por alto, las órdenes de transferencia. Una orden de transferencia mueve inventario entre las ubicaciones de tu propia empresa. Tal vez un almacén tiene demasiado stock y otro almacén lo necesita. No hay una compra de cliente involucrada, pero las mercancías físicas aún necesitan transporte. En 365 Transportation Management, las órdenes de transferencia pertenecen al escenario de salida y pueden planificarse junto con los pedidos de ventas. Eso tiene sentido cuando imaginas el muelle de carga.

Ya sea que un palé viaje a un cliente que paga o a otro almacén de la empresa, alguien debe organizar el vehículo, reservar espacio y enviarlo desde la misma puerta. Entonces, este enfoque conectado reemplaza la antigua cadena de listas separadas y llamadas telefónicas con información compartida. El pedido le dice al sistema que necesita moverse. El almacén prepara los artículos. La gestión de transporte convierte esa necesidad en un plan de transporte. Una vez que las mercancías deben moverse, el sistema necesita primero un plan de envío vial. Planificar la carga. La píldora de conocimiento de hoy trata sobre algo que todo equipo de logística necesita pero que a menudo explica de forma diferente. Planificar una carga. Puedes comenzar a planificar el transporte a partir de pedidos o envíos. Y permítame aclarar un mito en mi idea. Un plan de envío no comienza de cero. Comienza a partir de registros que ya tiene.

Un pedido de ventas contiene lo que un cliente compra. Una orden de compra enumera lo que un proveedor debe enviar. Un envío agrupa esos artículos en un registro de envío más enfocado, listo para combinarse con otro. Entonces, ¿qué punto de partida debería usar? Eso depende de cómo trabaja su empresa. Algunos equipos planifican pronto, mirando directamente las líneas de pedido. Otros equipos crean envíos primero y luego deciden qué viaja junto. Ambos caminos llevan a la misma pregunta. ¿Qué debería en el mismo vehículo? Aquí está la definición más simple. Una carga es el registro digital por el movimiento planificado de mercancías. Puede imaginarlo como un camión, un remolque, un contenedor o una colección de envíos que viajan juntos. Le brinda un lugar para ver qué mercancías pertenecen juntas antes de que comience el trabajo físico. Aquí hay algo en lo que mucha gente se equivocó. Una carga no significa que cada artículo quepa dentro de una caja física.

Significa que el sistema agrupa mercancías alrededor de un plan de trabajo. Varios envíos de clientes pueden compartir un mismo camino. Un pedido grande podría llenar el remolque completo por sí solo. Un contenedor que llega de un proveedor también puede convertirse en una carga incluso antes de que su almacén reciba los productos. El punto es dejar de tratar cada pedido como un viaje propio. Imagine que un distribuidor tiene seis pedidos de clientes listos para entregar el viernes. Los seis están en la misma área y cada pedido llena solo una parte de un camión. Enviar seis vehículos medio vacíos desperdicia espacio y crea seis trabajos de transporte separados. El equipo puede, en cambio, agrupar envíos compatibles en una sola carga. Compatible significa que pueden viajar juntos razonablemente. Salen del mismo almacén, deben ir casi al mismo tiempo, caben en los límites del vehículo y siguen sus reglas de envío.

El sistema ayuda a reunir esos registros en lugar de depender de que alguien detecte el patrón en hoja de cálculo. Se agrupa la tiene un plan compartido. Su almacén ve lo que pertenece a la carga. El planificado de transporte ve el espacio y el peso totales. Las personas no necesitan reconstruir la misma lista en correos electrónicos, notas o un archivo. Pero aquí está el detalle. Agrupar mercancías no se trata solo de juntar más artículos. Un camión tiene límites, peso, espacio de piso, altura. El contenedor tiene sus propias reglas. Si el sistema agrupa mercancías sin verificar esos límites, la carga puede verse bien en pantalla, pero fallar en el muelle de carga. Dynamics 365 utiliza plantillas de carga para ayudar a evitar eso. Piense en una plantilla de carga como un conjunto reutilizable de límites para un tipo de vehículo o contenedor. Creen una para un camión de reparto pequeño, otra para un remolque más grande, otra para un contenedor de miel.

Cada plantilla contiene límites de peso, volumen, altura y otras reglas que su empresa necesita. La plantilla le da la carga una forma antes de que empiece a llenar. Entonces, si un envío pesa demasiado o ocupa mucho espacio, el planificador ve que no cabe en esa carga. La respuesta podría ser un segundo vehículo, una plantilla distinta o una agrupación de envíos diferente. El software no levanta palés, pero le brinda a su equipo un plan más claro antes de comenzar el trabajo físico. Un enfoque integrados se denomina creación de carga basada en el volumen. Suena más técnico de lo que realmente es. Significa que el sistema utiliza el peso y la altura máximos de su plantilla al crear o sugerir una carga. Entre unos simples verifica si los productos caben dentro de los límites que ustedes saben. Sus valores no están bloqueados permanentemente. Un planificador puede anularlos cuando las necesidades del mundo real.

Quizás un transportista envía un remolque diferente. Quizás un viaje permite una altura. La plantilla proporciona la regla normal y la anulación gestiona la excepción sin reconstruir todo. Volvamos a esos seis pedidos de clientes. La uno por separado podría ocupar el 15% de un camión. Si se planean por separado, podría enviar seis vehículos casi vacíos. Agrupados en una carga, los mismos pedidos pueden llenar gran parte de un camión con espacio para más. Eso es un mejor uso de espacio. Ahora, la misma idea funciona en ambas direcciones. Para la planificación de entrada, cree una carga con los artículos que vienen de un proveedor. El plan de transporte se conecta con la recepción esperada, para que el almacén sepa que debe llegar y se prepare. En lugar de enterarse de una entrega cuando aparece en la puerta, el equipo de recepción tiene un registro planificado. Para la planificación de salida, seleccione los artículos del almacén que deben ir a los clientes y agrúpelos en una carga.

El almacén prepara sus bienes basándose en los detalles de la carga, no en una lista desconectada. Una carga completa todavía necesita una forma de viajar, una empresa para moverla y un costo previsto. Rutas, transportistas y tarifas. La carga ahora le indica que debe viajar junto. Luego, debe decidir quién lo mueve, qué servicio utiliza y cuánto debería costar ese viaje. La empresa que mueve su mercancía se denomina transportista. Puede ser una empresa de transporte externa que recoge y entrega su carga. También puede significar su propia flota si usted opera sus propios camiones y conductas. De cualquier manera, el transportista es responsable del viaje físico. Esa distinción es importante porque usted aún necesita un plan, incluso cuando el camión le pertenece. Con un transportista externo usted acuerda precios y servicios de antemano. Con su propia flota, es posible que aún desee calcular el cargo de transporte, especialmente si los costos de entrega aparecen en los pedidos de los clientes.

La gestión de transporte de Dynamics 365 admite ambas situaciones. Luego está la ruta. Una ruta es el camino planificado desde la recogida hasta el destino, junto con la elección del servicio. Responde a preguntas prácticas. ¿De qué almacén recoge el transportista? ¿Qué cliente o ubicación recibe los productos? ¿Qué servicio de transporte gestiona el viaje? Imagina una entrega que sale de su almacén principal para un cliente al otro lado del país. Una ruta puede usar carga terrestre estándar, que cuesta menos, pero tarda más. Otra puede usar un servicio más rápido y costoso. Mismo punto de inicio y final, pero la opción de transporte cambia. Una tarifa es el cargo previsto para esa opción. No es un número aleatorio introducido a última hora. Las tarifas provienen de acuerdos de precios con transportistas combinados con detalles del envío a la ruta. ¿Dónde empiezan los productos? ¿A dónde van?

¿El servicio usado? ¿La cantidad transportada? Entonces una ruta le dice cómo deben moverse los productos, una tarifa le dice lo que espera pagar. Esas dos ideas van juntas porque una ruta barata puede incumplir su promesa de entrega, mientras que la rapidez puede costar más de lo que el pedido permite. La planificación del transporte no es solo encontrar un camión, es elegir un servicio que se ajuste a su compromiso con el cliente y a las reglas de costo de la empresa. Dynamics 365 incluye el banco de trabajo de rutas y tarifas. El nombre suena formal, pero el propósito es sencillo. Ofrece a los planificadores un lugar para comparar opciones de rutas y tarifas para un envío lado a lado. En lugar de revisar la tabla de un transportista y luego la de otro y comparar en un archivo aparte, usted revise las opciones conectadas a esa necesidad de envío. Quizás una opción llegue al cliente antes, quizás otra cuesta menos.

El sistema no sabe si cada cliente valora la rapidez más que el coste porque las empresas funcionan de forma distinta. Un cliente puede haber pagado por una entrega urgente, por lo que la ruta más rápida tiene sentido. Otro acepta una entrega más larga y el cargo menor encaja mejor. Las personas siguen tomando la decisión. La gestión de transporte le ofrece opciones acordadas y costes previstos mientras su negocio decide qué compensación funciona. Esto es lo que hace realmente el módulo integrado. La información de tarifas proviene de tablas de retarifas que su empresa introduce y mantiene en Dynamics 3 en 5. Piensa en estas tablas como registros almacenados de precios acordados con transportistas y reglas de ruido. Si ha negociado un precio para un determinado servicio y trayecto, esa información reside en el sistema y apoya la planificación. Eso funciona bien cuando sus tarifas sigan en cuerdos conocidos.

Por ejemplo, trabajar con unos pocos transportistas regulares, servir rutas conocidas y actualizar precios cuando los contratos cambian. El planificador de transporte es a tarifas ya registradas en lugar de buscar entre correos electrónicos antiguos. Pero esto es algo que muchos malinterpretan. El módulo integrado no actúa como un sitio de compras en vivo conectado a transportista. No obtiene automáticamente precios actualizados de feeds en vivo ni compara a través de una amplia red en tiempo real. Si su empresa necesita comparar tarifas entre transportistas, enlaces de reserva en vivo o actualizaciones detalladas de envíos, normalmente se conecta a un sistema externo. Eso no es una falla de la gestión de transporte. Define su función claramente. Estas herramientas manejan la planificación estructurada del transporte dentro de la cadena de suministro, usando la información de transportistas, rutas y tarifas que su empresa mantiene.

Y tampoco es un sitio web de rastreo de paquetes para el consumidor. No lo usará como un mapa, donde ingresa un número de guía y observa un ícono de vehículo viajar por una carretera. Este módulo se enfoca en las decisiones comerciales de transporte antes y durante el envío. ¿Qué mercancías se mueven juntas? ¿Qué transportista las maneja? ¿Qué ruta aplica? ¿Cuánto debería costar el viaje? Una vez que su empresa selecciona ese plan, los equipos de almacén y transporte deben llevarlo a cabo. Desde la puerta del almacén hasta la del cliente, un plan de transporte solo ayuda cuando las personas pueden convertirlo en un envío real. Para un pedido de salida, el flujo suele comenzar cuando un cliente compra algo. El pedido de ventas le dice a la empresa lo que el cliente quiere, a dónde debe ir y cuándo debe llegar. Ese pedido se convierte en un envío y el envío se une a una carga planificada con otros bienes que viajan en el mismo viaje.

Entonces el almacén toma el contrato. Los trabajadores recogen los artículos del almacenamiento, los empacan y los llevan al área de carga adecuada. Debido a que el envío pertenece a una carga, el equipo puede ver qué mercancías deben salir juntas, qué transportista las recogerá. Cuando llegue el vehículo, los bienes se mueven del almacén al transportista y el transportista los lleva al cliente. Cada paso se conecta al mismo registro de movimiento. Eso suena ordinario, pero imagina la forma antigua. Un recolector puede trabajar aparte de un pedido impreso. Un planificador de transporte podía tener una lista separada y alguien en la puerta de carga podía buscar en correos electrónicos qué transportista debía llevar que tarimas. Si un detalle cambiaba, todo necesitaba en la versión actualizada. Con la gestión de transporte, la carga ofrece a los equipos un registro compartido. El almacén puede ver los artículos conectados a la carga, el planificador puede ver los detalles del envío y quien organizara la colección puede ver transportista y servicio planificados.

En lugar de pasarse varias listas en papel, las personas trabajan con información vinculada al mismo pedido y envío. Aquí un ejemplo simple. Un almacén tiene pedidos para varios clientes en la misma zona de entrega. Un cliente pidió caja de suministros de limpieza, otro pidió productos de papel y un tercero pidió un pequeño lote de equipo. Cada pedido requiere colección y empaque, pero el equipo de transporte no tiene que tratarlos como viajes completamente separados. Asigna los envíos a una carga planificada. El personal del almacén selecciona cada pedido, lo empaca correctamente y lo prepara para la de carga. El registro de carga les indica que todos esos envíos viajan juntos. Cuando llega el transportista, el equipo entrega la mercancía para un movimiento planificado en lugar de intentar asignar palets sueltos a un conductor a última hora. El cliente sigue recibiendo su propio pedido.

Sin embargo, detrás de escena, la empresa planificó esa entrega como parte de un movimiento mayor. Ese vínculo ayuda al almacén a trabajar con el equipo de transporte en lugar de trabajar por su cuenta o esperar instrucciones que llegaron demasiado tarde. El transporte entrante sigue la misma idea conectada, solo que en la dirección opuesta, una orden de compra le indica que su empresa espera recibir mercancías del proveedor. Cuando su negocio organiza el transporte, una carga entrante planificada conecta los artículos que llegan al viaje antes de que alcancen el almacén. El proveedor envía el embarque, el transportista lo lleva a su sitio y el almacén lo recibe. El personal de recepción puede prepararse porque saben qué es lo que debe llegar. Pueden verificar la carga planificada frente a los bienes que aparecen en el muelle, mucho más claro que un camión que llega sin previo aviso y alguien tratando de averiguar a qué orden de compra pertenecen los pallets.

Las horas de transferencia también encajan en este proceso. Un sitio de la empresa envía existencias, mientras que otro sitio de la empresa las recibe. El primer almacén prepara los artículos y los envía, y el segundo almacén espera los mismos artículos y los recibe en su inventario. No hay un cliente externo al final de ese viaje, pero la empresa aún necesita una entrega clara entre las dos ubicaciones. La carga conecta el trabajo de envío y recepción en torno a un movimiento planificado. Las opciones de entrega del cliente también permanecen conectadas a la decisión de envío. Si un planificador elige un servicio de transporte más rápido porque un cliente necesita los bienes con urgencia, esa elección se conecta al envío. Si la empresa utiliza un servicio de menor costo porque la fecha de entrega lo permite, esa elección también se conecta. Las personas pueden rastrear el costo de entrega hasta la ruta y la elección de transportista que lo generó.

El vehículo puede salir del muelle y la mercancía puede llegar de forma segura, pero el trabajo aún no ha terminado. El transportista envía una factura de flete después y alguien debe revisar. Costos de flete y conciliación Los bienes ya han salido del almacén y la entrega incluso puede estar completa. Entonces llega la factura del transportista. Esa factura debe revisarse porque el monto en la cuenta debe conectarse con la elección de transporte que la empresa planificó antes incluyendo el transportista, la ruta, el servicio, los detalles de carga y el cargo de flete esperado. Durante la planificación, Dynamics 365 puede calcular un cargo de transporte esperado a partir de la información de tarifas de la empresa. Ese monto esperado le da a la empresa un punto de partida antes de que el transportista solicite el pago. Hasta tarde el transportista envía su factura de flete. La conciliación de flete significa comparar esa factura con las tarifas y los detalles del envío ya registrados en el sistema.

En pocas palabras, la empresa verifica si el transportista cobró lo esperado por el servicio que realmente trasladó a la mercancía. Imagine que el plan mostraba un cargo de 500 dólares. La factura del transportista también muestra 500 dólares y los detalles del envío coinciden. Esa factura tiene un camino claro a través del proceso de verificación porque el registro planificado y la factura concuerdan. Pero las facturas no siempre coinciden con el plan. Tal vez la tabla de tarifa era incorrecta, quizás el transportista facture un servicio diferente. O quizás la carga cambió tras la planificación y el cargo requiere una explicación. Sin un registro conectado, el departamento de finanzas solo puede ver un número de factura y un monto, perdiendo tiempo preguntando a la NACEN y al equipo de transporte qué sucedió. La gestión de transporte mantiene la decisión de transporte conectada a esa verificación.

Las reglas pueden comparar la factura del transportista con el monto esperado y la información del envío planificado. Cuando los detalles se ajustan a las reglas aceptadas de la empresa, la factura puede seguir adelante. Cuando los detalles no coinciden, el sistema envía la diferencia para que alguien la revise. Eso significa que las personas no aprueban cada cargo de fletes y a gas. Un planificador de transporte puede necesitar confirmar que el transportista usó un servicio distinto, o alguien en finanzas puede necesitar preguntar por qué apareció un cargo extra. El punto no es asumir que cada discrepancia es incorrecta, ¿sabe? El punto es notar la discrepancia antes del PAP. Esto une a las operaciones y las finanzas en torno al mismo envío. El equipo de transporte elige un transportista y un servicio. Esa elección genera un costo esperado. El almacén envía los productos y finanzas verifica la factura posterior contra el registro de lo que la empresa planificó.

Cada equipo ve una parte diferente, pero están observando información conectada. Sin embargo, el proceso integrado tiene un alcance claro. Las empresas que necesitan una auditoría de fletes a gran escala y altamente automatizada a menudo añaden un sistema de gestión de transporte de terceros. Estas herramientas pueden brindar conexiones más profundas con los transportistas y reglas de verificación más automatizada. El módulo integrado maneja el costo planificado y el trabajo de conciliación dentro de la gestión de la cadena de suministro, mientras que otro sistema puede extender ese trabajo cuando el negocio necesita más. Junte todos estos componentes y la imagen completa comienza a aparecer. ¿Dónde encaja y qué es lo que no hace? ¿En dónde vive realmente la gestión de transporte? Pertenece a Dynamics 365 Supply Chain Management ejecutándose en las aplicaciones de Finance and Operations.

Ese es su hogar. Aquí le decimos aquí mismo. Empresas que necesitan una forma estructurada de planificar entregas entrantes, envíos salientes a clientes y transferencias de existencias entre sitios de la compañía. Todo usando sus propios registros de transportistas, tablas de tarifas y reglas de carga. Ahora, aclaremos un punto común de confusión. Business Central es diferente. Business Central no incluye este módulo integrado de gestión de transporte. Si usted utiliza Business Central y necesita planificar el transporte, deberá buscar un sistema de gestión de transporte de terceros. Es el límite. Mantengamos también el límite claro del otro lado. El módulo integrado no reemplaza todos los portales de transportistas, servicios de tráfico en vivo o herramientas de rastreo avanzado. Cuando una empresa necesita tarifas en vivo de muchos transportistas, más opciones de envío o un rastreo más profundo una vez que la mercancía sale del muelle, conecta un TMS de terceros.

Esas herramientas manejan la actividad externa. Piense de una oficina de oficinas. La gestión de transporte es el escritorio de transporte dentro de ese edificio. Se conecta con los pedidos de trabajo de almacén y las finanzas. Mantiene unido el plan de transporte propio de la empresa. Esas herramientas externas de los transportistas pueden manejar la actividad más y de escena. Dos capas diferentes trabajando juntos.

Siguiente píldora de conocimiento. Esta es la forma más sencilla de pensarlo. La gestión de transporte convierte los pedidos comerciales en movimientos planificados de mercancías. Luego conecta ese movimiento con los costos de flete que la empresa verifica después. Ese es el ciclo completo. Suscríbase en su plataforma de podcast favorita. Comparta esta píldora de conocimiento con alguien que está aprendiendo Dynamics 365 Supply Chain Management. Luego explore nuestros episodios sobre almacén e inventario. Cada carga todavía depende de las existencias que se encuentran detrás de la puerta de almacén.