Que se passe-t-il lorsqu'un collaborateur a besoin d'un nouvel ordinateur portable de matières premières pour la production d'un service de nettoyage ? Dans de nombreuses entreprises, l'ancienne réponse signifiait des e-mails, des feuilles de calcul, des formulaires papiers et quelqu'un essayant de retrouver une facture des semaines plus tard. Bienvenue dans un nouvel épisode de Microsoft Knowledge Nuggets sur M365FM. Je suis Mirko Peters et aujourd'hui nous nous intéressons à l'approvisionnement et à l'approvisionnement AU, le processus connecté qu'une entreprise utilise pour acheter des biens et des services auprès de fournisseurs. Imaginez-le comme une réception dans un immeuble de bureau. Chaque demande, approbation, commande, livraison, facture et paiement passe par le même endroit. Nous allons suivre un achat de la première demande au haut contrôle en coulisses. Premièrement, ce que recouvre réellement l'approvisionnement et l'approvisionnement.

L'approvisionnement et l'approvisionnement peuvent sembler être un nom long pour l'achat de choses. Et il s'agit d'acheter, mais ces deux mots décrivent des tâches différentes. L'approvisionnement consiste à trouver et à choisir le bon fournisseur. Pensez à une entreprise qui a besoin de gants, de casques, de panneaux de sécurité et de lunettes de protection. Avant que quiconque passe une commande, quelqu'un doit décider qui peut fournir les bons produits à un prix acceptable et à la date requise, selon les conditions acceptées par l'entreprise, selon l'entreprise. C'est ce qu'on appelle l'approvisionnement. L'approvisionnement commence lorsque l'entreprise doit gérer l'achat réel. Il couvre la demande, les approbations, le bon de commande, la livraison, la facture et le paiement. Ensemble, ce processus est appelé qu'à de la source ou paiement réelle. Le nom décrit le cheminement complet.

Une entreprise identifie un besoin, choisit un fournisseur, envoie une commande, reçoit les biens de service, obtient une facture du fournisseur, puis le service financier, paye le fournisseur. Chaque étape est liée à la suivante. On pourrait penser que c'est évident, mais de nombreuses entreprises exécutent encore ces étapes à des endroits d'histoire. Un employé envoie une demande par e-mail, un responsable l'approuve dans un message de discussion, un acheteur conserve les détails de la commande dans une feuille de calcul, l'entrepôt vérifie un bon de livraison papier. Le service des comptes fournisseurs reçoit une facture qui n'a pas de lien clair avec la commande. Les gens peuvent toujours acheter des choses de cette façon, mais ils perdent le fil. Un acheteur ne peut pas savoir que l'entrepôt a déjà reçu une partie d'une commande. Le service financier peut finir par payer deux fois la même facture si elle arrive par deux canaux différents.

Les responsables ne découvrent le coût qu'une fois que l'argent a quitté l'entreprise. Lorsque quelqu'un demande qui a approuvé cela, la réponse implique une longue recherche dans les boîtes de réception. Dynamics 365 regroupe cette piste sur une plateforme connectée. Les achats et le sourcing sont intégrés à la gestion de la chaîne logistique Dynamics 365 où une entreprise gère le mouvement et la disponibilité des marchandises et se connecte au service financier et à la comptabilité fournisseur pour enregistrer les factures, pour enregistrer les factures, suivre ce qu'elle doit et traiter les paiements. Ainsi, les achats ne restent pas isolés dans un coin. L'entrepôt peut enregistrer l'arrivée des marchandises. Le service financier peut voir la facture liée à cet achat et la comptabilité fournisseur peut comparer ce qui a été commandé à ce qui a été commandé à ce qui est arrivé à ce que le fournisseur a facturé et à ce que le fournisseur a facturé.

Chaque équipe ne voit que la pièce dont elle a besoin, tandis que l'achat reste un enregistrement connecté. Il existe désormais deux types d'achats. L'approvisionnement direct couvre les biens ou services liés à ce qu'une entreprise produit ou vend. Un fabricant de meubles qui achète du bois, des vissés du tissu, achète des matériaux directs. Sans ces matériaux, il ne peut donc pas fabriquer le produit qu'il vend. Les achats indirects couvrent les éléments qui permettent à l'entreprise de fonctionner, mais qui ne font pas partie des articles vendus. Ordinateur portable, mobilier de bureau, formation, réparation, nettoyage, logiciel ou conseil juridique. Les deux sont importants, mais ils commencent souvent de manière différente. La demande de production peut indiquer à l'entreprise qu'elle a besoin de plus de pied. Un employé peut demander un nouvel écran. Un responsable des installations peut avoir besoin d'un service de réparation.

Dynamics 365 gère tous ses différents besoins tout en gardant le processus d'achat clair. Prenons un exemple simple pour cet épisode. Imaginez qu'un responsable d'entrepôt remarque que l'équipe a besoin de nouveaux équipements de sécurité. Certains casques sont endommagés, le stock de gants de protection est faible. Le responsable a besoin de suffisamment d'équipements pour l'équipe et l'entreprise a besoin d'un dossier clair avant d'engager de l'argent. Cet achat commence par un besoin, et chaque achat contrôlé commence par une demande de quelque chose. Deuxièmement, de la demande interne au bon fournisseur. Voici comment commence tout le processus d'achat. Votre responsable d'entrepôt détecte un besoin d'équipements de sécurité et le premier enregistrement créé dans Dynamics 365 est une demande d'achat. Une demande d'achat est une demande interne d'achat de quelque chose. Il indique à l'entreprise ce dont une personne a besoin, en quelle quantité et à quelle fréquence.

Notez que cette demande ne promet rien à un fournisseur pour l'instant. Cette distinction permet à votre entreprise de contrôler la première partie de l'achat. Le responsable de l'entrepôt peut demander 20 casques et plusieurs boîtes de gants, mais aucun fournisseur ne reçoit de commande tant que les bonnes personnes ne l'ont pas examiné. Pour les achats courants, la demande peut commencer dans un catalogue de produits. Considérez le catalogue comme le rayonnage approuvé de votre entreprise. Au lieu de saisir une demande vague comme des gants de sécurité, l'employé peut choisir un produit approuvé avec une description connue, une option de fournisseur et un prix déjà associé. Cela permet de gagner du temps, mais cela empêche également les gens d'acheter des produits aléatoires qui ne respectent pas les règles de l'entreprise. Cependant, toutes les demandes ne rentrent pas dans un catalogue.

Une entreprise peut avoir besoin d'une réparation ponctuelle, d'une formation de consultant ou d'un service qui n'est pas stocké sous forme de produits physiques. Dans ce cas, Dynamics 365 peut utiliser une catégorie d'approvisionnement. Une catégorie d'approvisionnement regroupe les dépenses en fonction de l'entreprise. Par exemple, l'entreprise peut utiliser des catégories telles que les fournitures de sécurité, les réparations de bâtiments, les services juridiques ou le matériel informatique. Le demandeur peut décrire ce dont il a besoin et le placer dans la bonne catégorie, même lorsqu'il n'y a pas de numéro d'article sur une étagère. Désormais, une demande ne devrait pas simplement se transformer en achat parce que quelqu'un a cliqué sur envoyer. L'entreprise peut définir des limites de dépense, des contrôles budgétaires et des flux de travail. Une petite demande de gant peut être adressée au responsable de l'entrepôt.

Une demande plus importante d'équipement de sécurité peut également nécessiter l'approbation du responsable du budget du service ou de l'équipe des achats. L'itinéraire peut changer en fonction du montant, du service ou de la règle d'achat liée à ce type de dépense. Cela signifie que les personnes n'ont pas besoin de se souvenir elles-mêmes de chaque règle d'approbation. Dynamics 365 envoie la demande par le bon chemin, tandis que la demande conserve son historique dans le système. Supposons que le responsable demande une grande quantité d'équipement et que l'entreprise ne sache pas encore quel fournisseur doit recevoir le marché. Le service des achats peut créer une demande de devise, souvent appelée RFQ. Une RFQ demande à plusieurs fournisseurs de soumissionner pour le même besoin. L'acheteur envoie les exigences telles que le type de casque, la taille des gants, les quantités et la date de livraison demandées.

Chaque fournisseur peut renvoyer un prix et ses conditions. Fournisseur peut être moins cher, mais ne peut pas livrer avant trois semaines. Un autre coûte un peu plus cher, mais peut tout fournir mardi prochain. L'acheteur peut comparer ses réponses avant de faire son choix. Le prix est important, mais ce n'est pas le seul facteur. Les dates de livraison, les détails du produit, les remises et la capacité du fournisseur à répondre à la demande déterminent tout le choix. Le système conserve les offres liées à la demande plutôt que de laisser la comparaison enfouie dans une série d'emails. Avant qu'un acheteur ne sélectionne quelqu'un, Dynamics 365 conserve également les enregistrements des fournisseurs. Un enregistrement de fournisseurs contient les informations de l'entreprise nécessaires à l'achat, telles que le nom de la marque de commerce du fournisseur et les informations utilisées pour la relation commerciale.

Les catalogues de fournisseurs peuvent afficher les produits fournis par un fournisseur et les fournisseurs peuvent publier ces catalogues pour maintenir les informations à jour. Pour un contrôle plus strict, un produit peut avoir une liste de fournisseurs à prouver. Cela indique à l'acheteur quel fournisseur l'entreprise a approuvé pour ce produit. Cela guide le choix et peut empêcher quelqu'un de sélectionner un fournisseur que l'entreprise n'avait jamais eu l'intention d'utiliser. Certaines relations avec les fournisseurs impliquent également des conditions négociées à l'avance. Un contrat d'achat enregistre un accord à long terme entre l'entreprise et un fournisseur. L'entreprise peut accepter d'acheter une certaine quantité ou de dépenser un certain montant sur une période donnée, et le fournisseur accepte les conditions associées. Les accords commerciaux enregistrent les prix ou les remises des fournisseurs qui s'appliquent à des dates spécifiques.

Ainsi, si le fournisseur d'équipement de sécurité a accepté de proposer un prix inférieur sur les gants, pendant les 6 prochains mois, Dynamics 365 peut stocker cet accord, au lieu de demander à chaque acheteur de son souvenir. Les accords de remise peuvent également suivre les cas où un fournisseur rembourse de l'argent après que l'entreprise a atteint un montant ou un volume d'achat. À ce stade, l'entreprise sait ce dont elle a besoin, qui peut le fournir et quelles conditions s'appliquent. La recherche est terminée, mais le fournisseur a toujours besoin d'une commande officielle. Troisièmement, le bon de commande, la promesse écrite de l'entreprise. L'acheteur a choisi le fournisseur d'équipement de sécurité. L'entreprise a maintenant besoin d'un bon de commande, généralement appelé bon de commande. Un bon de commande est le document officiel qui indique au fournisseur exactement ce que l'entreprise a l'intention d'acheter.

Il nomme le fournisseur, répertorie les articles ou services, indique la quantité et le prix convenu et inclut la date de livraison et les conditions de paiement. Pour notre entrepôt, le bon de commande peut contenir 20 casques, 10 boîtes de gants et une date de livraison pour mardi prochain. Cela transforme une décision d'achat dans un document clair sur lequel les deux parties peuvent travailler. Personne n'a besoin de deviner quel type de gants l'entreprise a demandé, combien l'unité elle attend ou quel prix l'acheteur a convenu avec le fournisseur. Un bon de commande peut commencer de plusieurs manières. Le plus souvent, il provient d'une demande d'achat approuvée. Le responsable de l'entrepôt a demandé l'équipement de sécurité, les bonnes personnes ont approuvé cette demande et l'achat le transforme en bon de commande et peut également provenir d'un contrat d'achat. Si l'entreprise a déjà conclu un accord à long terme avec le fournisseur de sécurité, l'acheteur peut créer un bon de commande en fonction de cet accord au lieu de créer chaque détail à partir de zéro ou parfois la demande crée la commande.

Une entreprise peut prévoir d'acheter des matériaux parce qu'elle prévoit des besoins de production futurs et Dynamics 365 peut créer des bons de commande planifiés à partir de cette demande. Lorsque l'entreprise lance un bon de commande planifié, il devient un véritable bon de commande. Et ensuite les achats directs. Un acheteur peut créer un bon de commande manuellement lorsqu'il n'y a pas de demande d'accord ou de demande planifiée antérieure derrière. Cela peut se produire lorsqu'un acheteur sait déjà ce dont l'entreprise a besoin et quel fournisseur le fournira. Différents points de départ, même destination. Avant que le bon de commande ne soit transmis, l'entreprise peut exiger une approbation. L'acheteur prépare la commande mais celle-ci peut nécessiter une approbation interne basée sur les règles de montant automatique de l'entreprise avant d'atteindre le fournisseur. Cela sépare deux décisions.

Tout d'abord, l'entreprise approuve son propre engagement puis elle confirme la commande auprès du fournisseur en montrant ainsi que les deux parties se sont mises d'accord sur ce qui va se passer. Un bon de commande confirmé n'est plus qu'une note interne. Il enregistre que la commande est parvenue au fournisseur et qu'un accord existe autour de l'achat. Dynamics 365 évite également aux acheteurs de ressaisir les mêmes informations à chaque fois qu'ils commandent auprès d'un fournisseur familier. L'enregistrement du fournisseur peut renseigner des détails tels que les informations de livraison, les conditions de paiement et d'autres paramètres habituels. L'acheteur vérifie toujours la commande et peut modifier les détails lorsque la situation l'exige mais les informations normales commencent au bon endroit. Cela réduit la saisie et permet de rendre les commandes répétées plus cohérentes.

La livraison n'a pas toujours lieu dans un seul colis le même jour. Imaginez que le fournisseur ait désormais tous les gants mais que seule la moitié des casques soient prêts. Un calendrier de livraison permet à l'entreprise de diviser un bon de commande en livraison planifiée à différentes dates. Le bon de commande peut indiquer que 10 casques arriveront, mardi prochain les 10 restants une semaine plus tard et les gants arriveront avec la première expédition. Une commande reste connectée tandis que le plan de livraison correspond à ce qui peut réellement se passer. Certains achats n'arrivent jamais à l'entreprise. La livraison directe signifie que le fournisseur expédie le produit directement à l'entreprise, c'est-à-dire au client IOT MSS. Par exemple, une entreprise vend un article spécialisé mais ne le conserve pas dans son propre entreprise. Elle peut créer un bon de commande pour le client et un bon de commande associé pour le fournisseur.

Le fournisseur expédie directement au client tandis que Dynamics 365 relie les étapes de vente et d'achat associées en arrière-plan. Cela évite un arrêt inutile dans l'entrepôt IOT MSS de l'entreprise et maintient la commande client et la commande fournisseur liée afin que les personnes puissent suivre le même article des deux côtés de la transaction des deux côtés de la transaction. Un bon de commande peut inclure plus que l'article principal. Certains produits nécessitent des articles associés. Lorsque l'entreprise commande des casques, elle peut également avoir besoin de visières de rechange ou de pièces de montage. Dynamics 365 peut proposer des articles supplémentaires qui peuvent être requis, facultatifs ou inclus sans frais supplémentaires. L'acheteur voit le besoin associé lors de la création de la commande plutôt que de le découvrir après l'arrivée de la livraison principale. Ensuite, il y a les frais.

Le fret, la manutention et les coûts similaires peuvent également figurer sur le bon de commande. Des frais peuvent s'appliquer à l'ensemble de la commande ou à une ligne de commande particulière selon la manière dont l'entreprise doit les enregistrer. Cela est important, car un prix de produit bas ne donne pas une idée du coût total si la livraison ajoute des frais importants. L'enregistrement des frais avec la commande permet de maintenir ce coût lié à l'achat au lieu de le laisser sur une note distincte. Le fournisseur dispose désormais d'une commande confirmée avec des articles, des prix, des dates et des conditions clas. Mais une commande confirmée n'enregistre que ce que l'entreprise prévoit de se produire. Dynamics 365 a toujours besoin d'une preuve lorsque les marchandises ou les services arrivent réellement. Le camion arrive à l'entrepôt avec les casques et les gants. Avant que quiconque ne marque la commande comme terminée, l'équipe de l'entrepôt doit vérifier ce qui est réellement arrivé.

Ils enregistrent l'arrivée, comparent l'expédition au bon de commande et enregistrent la réception du produit par rapport à cette commande. Une réception de produit est simplement le système IOTMSS qui indique au registre que les marchandises sont arrivées. Voici 10 choses. Le bon de commande répertorie, 20 casques et 10 boîtes de gants. Mais le chauffeur ne livre que 10 casques et les 10 boîtes de gants. L'entrepôt enregistre ce qu'il a réellement reçu et non ce que l'entreprise espérait voir arriver. Les 10 casques restants restent ouverts sur le bon de commande jusqu'à ce que le fournisseur les livre ou que l'acheteur modifie la commande. Cela permet de préserver l'honnêteté du registre. Une fois la réception du produit enregistrée, le bon de commande change. Le système sépare désormais la quantité commandée de la quantité reçue de sorte que les acheteurs, le personnel de l'entrepôt et les services financiers peuvent voir où en est la commande sans avoir à s'appeler.

Pour les articles en stock, la réception met également à jour l'inventaire. Les gants apparaissent comme stock disponible, prêts à être utilisés par l'équipe de l'entrepôt. Si les articles appartiennent à un projet spécifique, à une immobilisation ou à une livraison directe, Dynamics 365 peut enregistrer l'achat par rapport à cette utilisation prévue. L'entreprise n'en sait plus que la manière dont nous avons acheté les gants. Comment savoir si les gants sont arrivés, combien sont arrivés et à qui ils appartiennent ? Cependant, tous les achats n'atteignent pas un quai de chargement. Imaginez que l'entreprise engage un formateur en sécurité pour une journée, paie pour l'accès au logiciel ou fasse appel à un service de réparation externe. Il n'y a aucun résultat, aucune palette à compter et aucune arrivée à l'entrepôt à enregistrer. Pour les services et autres achats non physiques, l'entreprise peut utiliser un itinéraire plus simple.

Selon la manière dont elle configure l'achat, elle peut enregistrer la réception sur le bon de commande sans étape d'entrepôt ou elle peut passer directement à la facture fournisseur. La même question se pose toujours. L'entreprise a-t-elle reçu ce qu'elle avait accepté d'acheter ? Pour un service de formation, la réponse pourrait être que la formation ait eu lieu. Pour une réparation, quelqu'un confirme que le travail est terminé. Le dossier n'a pas besoin d'une boîte ou d'un code barre pour prouver que l'entreprise a reçu quelque chose. Puis la facture fournisseur arrive. La facture est saisie dans les comptes fournisseurs, la partie de Dynamics 365 qui enregistre ce que l'entreprise doit aux fournisseurs et prépare les paiements. La facture est liée au bon de commande de sorte que les comptes fournisseurs ne la traitent pas comme une facture isolée sans historique. C'est là qu'une simple vérification évite bien des problèmes.

Dynamics 365 compare trois éléments. Ce que l'entreprise a commandé, ce qu'elle a reçu et ce que le fournisseur a facturé. Ce qu'on appelle la correspondance. En clair, la facture correspond d'elle à l'accord ? Le bon de commande peut indiquer 20 casques à un prix convenu. Le reçu de produit peut indiquer que seuls 10 casques sont arrivés jusqu'à présent. Si le fournisseur envoie une facture pour 20, le système peut afficher la différence avant que l'entreprise ne paye. Cela automatise la correspondance à trois facteurs. Les trois enregistrements sont le bon de commande, le reçu de produit et la facture. Lorsqu'ils sont d'accord, les comptes fournisseurs ont une voie claire à suivre. Lorsque le prix diffère, que la quantité facturée dépasse la quantité reçue ou qu'une ligne indique que personne n'a commandé, l'entreprise peut s'arrêter et enquêter. Le fournisseur a peut-être envoyé la facture plus tôt.

Le fret est peut-être apparu comme un montant distinct que l'acheteur doit vérifier. Le fournisseur a peut-être simplement saisi la mauvaise quantité. L'idée n'est pas de supposer une mauvaise intention. Il s'automatise pour détecter une différence pendant que l'entreprise peut encore poser une question claire plus tôt qu'après que le paiement a quitté la banque. Chaque facture doit également être enregistrée dans les registres financiers de l'entreprise. Cela automatise le travail de répartition comptable. Ils indiquent à Dynamics 365 comment enregistrer le coût. Les gants de sécurité peuvent appartenir au coût d'exploitation de l'entrepôt. Le coût d'un achat de projet peut nécessiter d'être enregistré dans ce projet. Une facture peut même être repartie sur plusieurs emplacements. Par exemple, si deux équipes d'entrepôt partagent une commande de gants, l'entreprise peut répartir le coût entre leurs services.

Le service financier peut alors voir où est allé l'argent, sans avoir à essayer de reconstruire cette réponse ultérieurement à partir d'une description de facture vague. Une fois la facture mise en correspondance et les vérifications nécessaires terminées, elle peut passer par un processus d'approbation. La validation de la facture enregistre au montant que l'entreprise doit au fournisseur dans les comptes fournisseurs. La facture est désormais une facture à payer. Les conditions de paiement aident à déterminer la date d'échec. Le service des comptes fournisseurs peut préparer les factures dues pour le paiement. Et une fois que l'entreprise a traité ce paiement, Dynamics 365 efface le seul fournisseur de cette facture. La commande est désormais passée d'une livraison prévue à un coût enregistré et à un paiement effectué. Mais cette piste ne se limite pas au paiement d'une facture. Cela permet à l'entreprise de disposer d'un enregistrement exploitable de chaque décision et de chaque décision et de chaque transfert lié à cet achat.

Cinquièmement, cela permet de contrôler la visibilité et de prendre de meilleures décisions concernant les fournisseurs. Un enregistrement d'achats connectés permet également à une entreprise de contrôler les achats avant qu'un problème n'atteigne le service financier. Les politiques d'achat définissent les règles de base. Elles indiquent ce que les employés peuvent demander, les fournisseurs auxquels ils peuvent faire appel et le moment où un achat doit être approuvé avant que quiconque engage des fonds pour l'entreprise. Pensez à la demande d'équipement de sécurité. L'entreprise peut demander au personnel de l'entrepôt de choisir des produits de sécurité approuvés, tandis que seule l'équipe des achats peut choisir un nouveau fournisseur. Une petite commande de remplacement peut nécessiter une approbation, mais une commande importante pour une toute nouvelle équipe peut nécessiter un responsable du budget et un responsable des achats.

Les règles sont intégrées au processus. Les personnes ne savent pas de quel article elles ont besoin, ne recherchent pas un document de politique, ne devinent pas qu'il doit approuver quelque chose ou ne transfèrent un email qu'après avoir reçu une réponse. Dynamics 365 peut acheminer la demande en fonction du service, du montant, du type d'achat ou de la politique qui y est associée. T'acheminement est appelé un flux de travail. Flux de travail permet aux demandes, aux bons de commande et aux factures de suivre un chemin clair d'une personne à l'autre. Chaque personne peut approuver, rejeter ou renvoyer l'enregistrement pour modification et le système. Enregistre l'action Plus besoin de se demander si une approbation a été effectuée dans une longue chaîne d'email. Cela est également utile lorsque quelqu'un est absent. Le travail ne disparaît pas dans la boîte de réception à clou de cette personne sans aucun signe de l'endroit où il s'est arrêté.

Arrêté. L'entreprise peut voir l'étape en cours et agir en conséquence. Les fournisseurs peuvent également participer lorsque l'entreprise utilise le portail des fournisseurs. Le portail des fournisseurs permet à un fournisseur de consulter les demandes de devis ou les bons de commande partagés avec lui. Il peut répondre à une demande de devis et confirmer une commande directement lorsque l'entreprise envoie une demande de confirmation. Cela permet aux deux parties de travailler sur le même document. Au lieu qu'un acheteur envoie un PDF, attend une réponse, puis la saisit à nouveau dans le système. Le fournisseur peut confirmer les détails via le processus connecté, via le processus connecté. L'acheteur peut voir la réponse sans avoir à reconstruire l'enregistrement manuellement. Une fois que les achats sont passés par le système, l'entreprise collecte également des informations utiles sans créer une autre feuille de calcul.

L'analyse des dépenses répond à une question simple où va l'argent ? Un responsable des achats peut examiner les dépenses par fournisseur, produit, catégorie d'approvisionnement ou service. L'entreprise pense peut-être acheter des gants auprès d'un seul fournisseur, mais les registres montrent que plusieurs équipes achètent des gants similaires auprès de différents fournisseurs. Service dépense peut-être plus que prévu en réparation externe. Ces détails donnent à l'entreprise une raison de poser de meilleures questions avant le prochain achat. L'analyse des performances des fournisseurs examine la situation du côté du fournisseur. Les acheteurs peuvent comparer les résultats des achats et des livraisons lorsqu'ils décident qui doit recevoir les futures commandes. Un prix bas sur le papier peut ne pas sembler si attrayant si le fournisseur livre en retard à plusieurs reprises, expédie des commandes incomplètes ou ne peut pas respecter les conditions convenues.

L'entreprise peut utiliser ses propres registres d'achat lorsqu'elle examine cette relation avec le fournisseur. Vient ensuite la piste d'audit. Piste d'audit permet à une personne de retracer un achat tout au long de son historique. Elle peut commencer par la demande initiale, voir qui l'a approuvé, examiner le bon de commande, vérifier le reçu, trouver la facture et voir le paiement qui l'a compensé. Cet enregistrement aide les équipes financières et d'audit, mais il aide également les gens ordinaires à répondre à des questions courantes. Pourquoi avons-nous acheté cela ? Qui a choisi ce fournisseur ? Les marchandises sont-elles arrivent ? La facture a-t-elle déjà été payée ? La réponse se trouve dans le dossier d'achat. Retournons dans l'immeuble de bureau depuis le début. Le bureau des achats, le quai de réception et le bureau des finances ont des tâches différentes, mais ils examinent tous les éléments d'un même achat au lieu de faire circuler des feuilles de papier entre différentes pièces.

Notre responsable d'entrepôt, notre demande TMS pour les casques et les gants disposent désormais d'un historique complet. La demande a suivi la politique de l'entreprise. Les bonnes personnes l'ont approuvé. Le fournisseur a fourni l'équipement. Le personnel de l'entrepôt a enregistré la livraison. Les comptes fournisseurs ont comparé la facture et l'ont payé. Une simple distinction permet de garder tous ces éléments de base clairs. L'approvisionnement aide l'entreprise à choisir à qui acheter tandis que l'approvisionnement gère ce qui se passe après que l'entreprise a décidé d'acheter.

Conclusion Un seul dossier connecté du prospect au paiement. Voici la vue d'ensemble. L'approvisionnement et l'approvisionnement prennent tous ces transferts dispersés et les transforment en un processus d'entreprise suivi. Une demande ne disparaît pas. Dans une boîte de réception, l'approbation ne reste pas uniquement dans la mémoire de quelqu'un et une facture n'arrive pas sans un lien clair avec la décision qui la sous-tend. Au lieu de cela, l'entreprise dispose d'un enregistrement connecté qui suit l'achat tout au long du processus. Cela vous donne une réponse claire lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez voir la commande en tant qu'acheteur. L'entrepôt voit ce qui est attendu. Le service financier sait ce que l'entreprise doit et les responsables voient exactement où vont les dépenses. Les achats impliquent toujours des personnes, des fournisseurs, des biens, des services et des décisions.

Dynamics 365 ne supprime pas ces éléments. Il conserve l'enregistrement de ces éléments ensemble, ce qui vous permet d'acheter en évitant les détails et les surprises. Abonnez-vous sur votre plateforme de podcast préférée et partagez cette pépite de connaissances avec quelqu'un qui commence à apprendre d'Amix 365 pour procurement and sourcing.