Vous avez réalisé la vente, vous avez envoyé la facture, mais quand l'argent arrive-t-il vraiment sur votre compte ? Et que se passe-t-il si ce n'est pas le cas ? Bienvenue dans un nouvel épisode de Microsoft Knowledge Nuggets sur M365FM, Sam Schumer Copieters. Aujourd'hui, nous simplifions le fonctionnement des comptes clients dans Dynamics 365. A la fin de cet épisode, vous suivrez le solde d'un client, de la vente jusqu'au paiement, et vous verrez comment l'entreprise réagit en cas de retard. Voici la définition la plus saine. La comptabilité client assure le suivi de l'argent dû par les clients et des paiements reçus. Voyez cela comme un classeur. Pour l'argent au sein de votre entreprise. Chaque client dispose de son propre dossier. Ce dossier contient ses factures, ses paiements, ses dates d'échéance et dates d'échéance, et tout suivi nécessaire. Un tableur peut lister ces éléments, mais il ne peut pas relier de manière fiable une nouvelle vente, une date d'échéance convenue, un virement bancaire et une décision de crédit à l'échelle de l'entreprise.

Dynamics 365 Finance, lui, le peu. Commençons donc par le commencement. Le compte client. Primo, le compte client, le point de départ de chaque facture. Imaginez que vous travaillez avec un client nommé Northwind Equipment. Avant qu'il ne puisse passer commande, Dynamics 365 a besoin de plus qu'un simple nom et un numéro de téléphone. Il a besoin des règles financières pour traiter avec Northwind. Le compte client est ce dossier étiqueté dans notre classeur. Il contient tous les détails indiquant à Dynamics 365 qui est le client, pour envoyer les factures, comment il paye habituellement, et quel crédit l'entreprise est prête à lui accorder. Cela peut sembler être une configuration basique, mais cela évite beaucoup de confusion par la suite. Par exemple, le compte enregistre l'adresse de facturation du client. Celle-ci est souvent différente de l'adresse de livraison. Le matériel peut être expédié à une usine tandis que les factures sont envoyées au service financier.

Il contient également les conditions de paiement. Conditions de paiement répondent à une question simple. Combien de temps ce client a-t-il pour payer ? Northwind peut payer sous 30 jours. Un autre client paie à l'avance ? Un client plus important pourrait négocier 60 jours. Une fois ces conditions enregistrées sur le compte, Dynamics 365 calcule automatiquement la date d'échéance. Personne n'a besoin de chercher dans des fils d'email, ou de deviner si un délai de 30 jours court à partir de la date de commande, de livraison ou de facturation. Le système le sait tout simplement. Voici le point important. Le compte client contient également le mode de paiement habituel. Si Northwind paie par virement bancaire et un autre client par carte bancaire, l'équipe financière suit le processus adéquat au moment du paiement. Ils n'ont pas à traiter chaque client comme un cas isolé. Ensuite, il y a la limite de crédit.

Une limite de crédit est le montant maximum qu'une entreprise autorise un client à devoir à un instant T. Voyez cela comme la réception d'un immeuble de bureau. Le réceptionniste vérifie si quelqu'un est autorisé à accéder à un étage. Non pas si le visiteur est sympathique, mais simplement si le règlement l'y autorise. C'est la même idée ici. La limite de crédit définit une frontière claire entre les ventes et la finance. Northwind est peut-être un bon client, mais s'il doit déjà une somme importante, l'entreprise doit marquer une pause avant d'accepter une nouvelle grosse commande. En coulisses, Dynamics 365 peut aussi utiliser des groupes de clients et des profils de validation. Ne vous laissez pas d'effrayer par ces tas. Un groupe de clients est simplement un moyen de rassembler des clients similaires. Le détail dans un groupe, la vente en gros dans un autre. Ainsi, l'entreprise peut appliquer des règles communes, là où c'est pertinent.

Un profil de validation est une règle comptable qui indique à Dynamics 365 quels comptes financiers doivent enregistrer la dette lors de l'émission d'une facture. En tant que commercial ou client, vous ne verrez généralement pas ce travail. Mais la finance en dépend, car les comptes doivent refléter chaque montant au bon endroit. Et voici le véritable atout. Le compte client relie l'aspect commercial à l'aspect financier. Un commercial peut créer une commande pour Northwind, et la finance n'a pas besoin de ressaisir ses informations plus tard. Elle voit le client, les conditions de paiement, la position de crédit et le montant du. Tout est lié automatiquement. C'est là toute la différence entre une liste de contacts et un compte client. Une liste de contacts vous aide à appeler quelqu'un. Un compte client enregistre la relation financière, y compris les règles régissant les ventes effectuées auprès de ce client.

Une fois que Northwind achète quelque chose, Dynamics 365 doit transformer cette vente en une demande de paiement appropriée,

créer la facture, transformer une vente en une créance. Quelle est donc la différence entre une commande et une facture ? Une commande indique ce que le client veut. Une facture indique ce qu'il doit payer. Voici le point important. Une facture crée un solde à régler sur le compte client. Une fois comptabilisé, vous facturez officiellement le client, et la comptabilité client peut suivre les sommes dues. Reprenons l'exemple de Northwind & Queen. Ils ont commandé 10 équipements. Votre équipe commerciale enregistre la commande, l'entrepôt prépare les articles, et vous les expédiez, et vous les expédiez. Northwind possède maintenant de matériel. A ce stade, vous avez besoin d'un enregistrement clair, de ce qu'ils ont acheté, du coût, et de l'échéance du paiement. Cet enregistrement est la facture client. La plupart des factures dans Dynamics 365 Finance proviennent directement d'une commande client.

Cela permet de lier la facture à la vente initiale. Les articles, prix, quantité, et toutes les règles convenues sont déjà enregistrées. Plus besoin de demander à quelqu'un de ressaisir ces détails dans un système de facturation distinct. Une fois les marchandises expédiées ou un service arrivés à une étape facturable, vous créez la facture à partir de cette commande client. Le moment précis dépend du fonctionnement de votre entreprise. Certaines entreprises facturent à l'expédition, d'autres après la fin d'une étape de travail. Un cabinet de conseil pourrait facturer après avoir atteint une étape clé. Dynamics 365 suit le processus que vous avez déjà mis en place. Vous entendrez peut-être parler de factures basées sur le bon niveau. Un bon de livraison confirme ce qu'a physiquement quitté l'entrepôt et atteint l'étape de livraison. Lorsque votre entreprise facture sur la base de ce qui a réellement été expédié, la facture peut utiliser ces détails de livraison confirmée.

Cela évite un problème courant. Imaginez une commande de 10 unités mais seules 8 sont expédiées aujourd'hui car 2 sont en attente de stock. Si vous facturez à partir du bon, de livraison vous ne facturez que les 8 unités expédiées. Vous ne facturez pas Northwind pour les 10 avant qu'il ne les ait reçues. La commande reste importante, mais la livraison confirmée indique à la facturation ce qui doit figurer sur cette facture. Mais toutes les factures ne commencent pas par une commande client. Parfois vous devez facturer des frais ponctuels qui n'impliquent pas d'expédition. Peut-être que Northwind demande une session de formation spéciale. Il peut s'agir de frais de service, d'une charge de projet ou d'une correction nécessitant sa propre facture. Pour ces cas, Dynamics 365 Finance prend en charge la facture en texte libre. Texte libre ne signifie pas aléatoire ou informel. Cela signifie que la facture n'est pas liée à une commande client.

Vous saisissez le client, la charge, le montant, les détails fiscaux si nécessaire et les informations de paiement. Une fois validée, elle devient un montant du normal sur le compte client. Le client reçoit toujours une facture en bonne forme. Le service financier voit toujours un solde à recouvrir. Qu'en est-il du travail récurrent ? Supposons que Northwind paie des frais mensuels pour la maintenance de ses équipements. Créer la même facture à la main chaque mois est une perte de temps et favorise les petites erreurs. La facturation d'abonnement utilise des calendriers de facturation pour gérer les charges répétitives. Vous configurez l'accord et le calendrier de facturation. Puis Dynamics 365 crée les factures à chaque période. Cela vous offre un moyen reproductible de facturer des services récurrents et le client reçoit des factures selon le calendrier convenu. La validation est le moment qui modifie le statut de la vente.

Elle enregistre le montant sur le compte client de Northwind comme une somme due. Elle envoie également le montant dans les registres financiers de l'entreprise où vous voyez que la vente a été facturée et le paiement en attente. La facture n'est plus un brouillon que quelqu'un pourrait modifier par mégarde. Elle fait désormais partie du registre financier. Soyons concrets. Northwind commande pour 10 $ d'équipement. 8 unités sont expédiées en premier vous comptabilisez donc une facture pour ces 8 unies. La facture indique le montant, la date d'échéance et les instructions de paiement. Northwind reçoit la facture et Dynamics 365 enregistre le même montant comme étant ouvert sur leur compte.

entrepôt et de finances de se concentrer sur la même transaction. Fini les disputes sur les différentes versions dans divers fichiers, mais une facture ne fait que réclamer de l'argent. La tâche suivante consiste à reconnaître le paiement à son arrivée et à le lier au bon solde ouvert et à lui lier au... 2-3 réception et rapprochement des paiements. Clôturer la bonne facture. L'arrivée d'un paiement semble sain. Le solde bancaire augmente donc le travail est fait, n'est-ce pas ? Pas tout à fait. Le service financier doit encore répondre à deux questions. Qui a envoyé l'argent et quelle facture ouverte ou quelle facture cet argent doit-il clôturer ? Cet argent doit-il clôturer ? Pensez à Northwind qui règle la facture d'équipement. La banque peut afficher un paiement avec une courte référence, un montant et une date. Sans rapprochement de ce paiement avec le solde ouvert de Northwind, le système pourrait montrer de l'argent en banque tout en indiquant que Northwind doit encore cette somme.

Ces enregistrements doivent se rencontrer. Dynamics 365 Finance gère plusieurs méthodes de paiement client. Vous pouvez recevoir des espèces, des chèques, des paiements par carte, des virements bancaires ou des traites

dans les enregistrements financiers. Un virement bancaire peut apparaître sur un relevé bancaire. Un chèque peut nécessiter un enregistrement avant que la banque l'encaisse. Un paiement par carte peut arriver via un service de paiement. Dynamics 365 offre à la finance un endroit pour enregistrer les détails de paiement sur le bon compte client. Cet endroit est souvent le journal des paiements clients. Un journal évoque un registre papier mais dans Dynamics 365 c'est simplement un espace contrôlé pour saisir et vérifier les paiements avant leur comptabilisation. Le service financier registre le client, le montant, le mode de paiement, le compte bancaire et toute référence accompagnant le paiement. Il y a ensuite un mot qui semble souvent plus difficile qu'il ne l'est, le lettrage. Le lettrage signifie faire correspondre un paiement à la facture qu'il règle. Northwind règle le montant exact de sa facture d'équipement.

Le service financier sélectionne le paiement et la facture ouverte puis les lettres ensemble. Une fois comptabilisé, la facture n'apparaît plus comme un payé. Le paiement l'a clôturé. Le solde client diminue le même montant. C'est important car un paiement sans lettrage peut laisser une facture ouverte sur le compte alors que vous avez déjà reçu l'argent. Cela crée de mauvais rapports, des suivis inutiles et des appels gênants auprès de clients qui ont déjà payé. Parfois, le paiement ne couvre pas la totalité de la facture. Peut-être que Northwind paie une partie du montant maintenant et accepte de régler le reste plus tard. Dynamics 365 peut imputer le montant reçu sur la facture tout en laissant la partie impayée ouverte. La facture ne disparaît pas simplement parce qu'une somme a été reçue. Le service financier peut voir exactement ce qu'elle a sa payée. C'est bien mieux que de marquer par erreur une facture comme entièrement réglée et puis d'essayer de se souvenir du montant manquant dans une note ou une feuille de calcul séparée.

Pour de nombreuses entreprises, les paiements bancaires arrivent en grenon. Vérifiez manuellement chaque virement et chaque facture ouverte prend du temps, surtout lorsque les clients règlent plusieurs factures ensemble ou saisissent une référence peu claire. Dynamics 365 dispose d'un journal de rapprochement bancaire pour ce travail. Une équipe peut importer les informations de relevés bancaires et les utiliser pour faire correspondre les paiements entrants

et le montant. Les détails des clients et les règles de correspondance aident le système à suggérer où le paiement doit être affecté. Vous vérifiez toujours le résultat, cette étape est importante. L'automatisation réduit les recherches, mais la finance reste responsable de s'assurer qu'un paiement règle la bonne facture. Si un client envoie un seul paiement pour plusieurs factures, la personne chargée du traitement peut répartir ce paiement sur ses factures. Si une référence pointe vers le mauvais document, elle peut la corriger avant la comptabilisation. Le but n'est pas de supprimer le jugement humain, mais d'éviter aux collaborateurs de passer leur journée à chercher dans les fichiers bancaires et les listes de factures. Imaginons maintenant que Northwind opère via plusieurs sociétés au sein d'un même groupe. Une entité juridique peut vendre l'équipement tandis qu'une société financière centrale reçoit les paiements pour tout le groupe.

Dynamics 365 prend en charge les paiements centralisés pour cette situation. Un paiement peut être enregistré dans une entité juridique pour le compte d'une autre. L'entreprise n'a pas besoin de prétendre que l'argent est arrivé d'abord dans la société vendeuse ou de gérer le processus en dehors du système. Les enregistrements peuvent montrer

un travail financier partagé plus propre surtout lorsque plusieurs sociétés utilisent une équipe de trésorerie centrale. Ainsi, le processus de paiement complet ne se limite pas à enregistrer l'argent en banque. Dynamics 365 lie le client, le paiement et la facture jusqu'à ce que le solde soit nul ou que le montant restant indique à la finance qu'un paiement supplémentaire est dû. Cela règle le paiement d'aujourd'hui. La question suivante se pose avant la vente suivante. L'entreprise doit-elle autoriser un client à devoir encore plus ? 4. La gestion du crédit décidez quand continuer à vendre. Vous recevez donc un paiement et cela solde un ancien compte. Assez simple, n'est-ce pas ? Mais voici ce que la gestion du crédit demande avant que la commande suivante ne soit validée. Quel niveau de risque supplémentaire votre entreprise est à prête à pas ? Pensez à la réception d'un hôtel. Un client souhaite prolonger son séjour d'une nuit, alors le personnel vérifie la réservation, le statut du paiement et les règles avant de lui remettre une nouvelle clé.

C'est exactement ce que la gestion du crédit fait pour une commande client. Elle ne cherche pas à savoir si Northwind Equipment est un bon client dans l'ensemble. Elle vérifie simplement sa situation financière actuelle par rapport aux règles établies par votre entreprise. L'une de ces règles est la limite de crédit. Une limite de crédit est le montant maximal qu'un client peut devoir à un instant T. Ainsi, si Northwind a une limite de 15 000 dollars et doit déjà 45 000 dollars et nécessite une attention particulière, le client peut toujours passer la commande, mais votre entreprise ne doit pas laisser cette décision passer inaperçue. Dynamics 365 peut vérifier bien plus qu'un simple chiffre. Il examine les factures ouvertes, la durée de retard éventuelle, la valeur de la nouvelle commande et le crédit encore disponible pour ce client. Un client qui paie à temps peut avoir une marge de crédit, tandis qu'un autre peut être en dessous de sa limite mais avoir une facture très en retard.

Ce sont des risques différents. Lorsqu'une règle est déclenchée, Dynamics 365 peut mettre la commande en attente de crédit, suspendant la commande avant que vous n'expédiez plus de marchandises ou n'acceptiez plus de travail impayé. Les ventes peuvent voir la mise en attente, la finance peut en voir la raison et personne ne découvre le problème une fois que l'entrepôt a déjà expédié une nouvelle livraison. Une mise en attente de crédit ne signifie pas que la commande a été définitivement rejetée. Cela signifie que quelqu'un doit l'examiner. Peut-être que Northwind a envoyé la preuve que le paiement est en route, qu'un responsable financier sait que la facture en retard est liée à une erreur de facturation ou que le client a demandé une augmentation temporaire pour un gros projet approuvé. Le personnel autorisé peut libérer une commande lorsqu'il existe une raison valable. Cet aspect est important car les règles métiers doivent laisser place à la réalité.

Le système peut bloquer une décision automatique mais les responsables décident de la suite et laissent une trace claire de cette décision. C'est là que les ventes et la finance doivent travailler sur la base d'une vision commune. Les ventes veulent satisfaire le client surtout quand la commande compte tandis que la finance doit protéger l'entreprise contre une dette qui pourrait ne jamais être recouvrée, qui pourrait ne jamais être recouvrée. Aucun des deux camps n'a besoin de gagner de dispute. Ils ont simplement besoin de la commande, du montant à payer et des règles de crédit réunies au même endroit. Beaucoup de gens entendent gestion du crédit et supposent que cela signifie refuser des clients. Ce n'est pas le cas. Cela signifie convenir de limites sûres avant qu'un paiement au retard ne devienne un problème beaucoup plus grave. Vous pouvez toujours soutenir vos bons clients, approuver des exceptions et vendre en toute confiance.

Vous évitez simplement d'accumuler de la dette sans vérifier au préalable. Une fois la date d'échéance d'une facture dépassée, la prévention laisse place au suivi. 5. Recouvrement et litige Relancez les paiements sans perdre le client. Une fois la date d'échéance passée, le travail change. L'entreprise ne décide plus s'il faut accorder du crédit. Elle a besoin d'un moyen clair et respectueux de demander le paiement dû. Dynamics 365 Finance centralise cette tâche sur la page de recouvrement. Voyez cela comme un bureau partagé pour les comptes clients en retard. Au lieu qu'une personne prenne des notes par email, une autre suive les appels sur une feuille de calcul et une troisième vérifie les factures. L'équipe de recouvrement voit le solde client et le suivi au même endroit et le suivi au même endroit. Cela change la donne. Un agent de recouvrement travaille à partir de listes créées par des critères, trouvant les clients ayant des factures en retard de X jours au-delà d'un montant défini ou nécessitant une attention selon vos règles internes.

Ainsi, l'équipe n'a pas besoin de deviner qui contacter en priorité. Pour chaque client, l'agent peut agir, envoyer un rappel, créer une lettre de relance, envoyer un email ou planifier un appel. Le but n'est pas d'envoyer des messages agressifs. La plupart des retards de paiement ont des causes banales. Une facture, envoyer à la mauvaise adresse, un client ayant besoin d'une copie ou une équipe comptable ayant manqué l'échéance. Un rappel calme peut résoudre bien des choses. Parfois, le client promet de payer le vendredi suivant. Dynamics 365 peut enregistrer cela comme une promesse de paiement. L'équipe sait qu'un engagement existe et peut vérifier si le paiement arrive bien à la date prévue. Prévu. Sans cet enregistrement, l'agent suivant pourrait rappeler le client le lendemain ignorant qu'une date a déjà été convenue. Les litiges requièrent la même attention. Un litige signifie que le client conteste tout ou partie d'une facture.

Peut-être une erreur de prix, des marchandises non reçues, une facture liée à un travail non approuvé. La pire réaction est de laisser ce problème s'égarer dans une boîte de réception. Dynamics 365 permet de marquer la facture comme litigeuse et de la garder visible durant le travail de recouvrement. L'équipe peut suivre l'état et le travail nécessaire à la résolution au lieu de prendre le silence pour un motif de relance automatique. Cela aide aussi l'entreprise à identifier les problèmes récourts. Si plusieurs clients contestent le même type de frais, le service financier apprend bien plus qu'un simple retard de paiement. La facturation, les ventes, la livraison ou le service client doivent peut-être corriger le processus à l'origine de ces litiges. Le recouvrement utilise aussi des rapports de balance AG qui classent les montants impayés selon leur ancienneté pour examiner les montants d'us immédiatement puis ceux en retard de 30, 60 ou 90 jours.

Ces tranches temporelles aident l'équipe à identifier les dettes nécessitant une attention particulière avant qu'elles ne mènent à des échanges plus délicats. Une facture avec deux jours de retard ne mérite pas toujours la même réaction qu'une facture impayée depuis trois mois. Le service financier peut également utiliser des prédictions de paiement si disponibles pour estimer si les factures ouvertes seront réglées à temps, en retard ou très en retard sur la base des données clients et de l'historique des paiements. Un rapport de balance AG montre le passé mais une prédiction aide l'équipe à choisir ou concentrer ses efforts avant qu'un retard de paiement ne devienne un problème. Cela ne remplace pas le jugement humain. Cela donne à l'équipe de recouvrement un signal supplémentaire pour prioriser les actions parmi une longue liste de comptes. L'objectif est simple, recouvrez les fonds de manière régulière et transparente tout en traitant le client comme tel et non comme un simple numéro de dossier et non comme un simple numéro de dossier.

Mettons maintenant tout ce processus en un exemple simple. 6. Une facture Un processus connecté Une vue d'ensemble Analysons ce qui se passe lorsque Northwind passe une commande votre système la traite et une fois le point de facturation convenu atteint une facture est émise. Le compte client contient déjà ses conditions de paiement donc Dynamics 365 calcule automatiquement la date d'échéance selon les règles convenues avec Northwindswind. Le service financier voit le mont tendu et le client reçoit une demande de paiement claire. C'est le début du processus. Quelques semaines plus tard, Northwind envoie un virement bancaire avec la référence de la facture. Le service financier approche le paiement de la facture puis la pure. Le solde ouvert est clos et le compte client indique désormais que cette partie de la relation est finalisée. Aucune vérification manuelle n'est nécessaire. Mais que se passe-t-il si les choses se déroulent différemment ?

Si Northwind manque la date d'échéance, la facture passe au recouvrement. Un agent envoie un rappel, Northwind répond qu'une partie des frais est incorrect et l'équipe enregistre un litige au lieu de considérer cela comme un retard de paiement inexpliqué. Tout le monde voit le même statut et connaît la prochaine étape car tout est centralisé. Voici la différence. Avec Dynamics 365 Finance, rien ne reste cloisonné. Les commandes, factures, paiements, vérifications de crédit et tâches de recouvrement sont tous liés à la même relation client nous évitant de chercher des informations dans plusieurs systèmes. Cela signifie des décisions plus rapides et moins d'erreurs. L'ancienne méthode dispersait les informations entre feuilles de calcul, dossiers d'email, notes papier et fichiers bancaires faisant perdre du temps à vérifier quelle version était la bonne. Dynamics 365 maintient une continuité offrant une vue unique du client de bout en bout.

La gestion des comptes clients consiste à savoir qui vous doit de l'argent quand il est dû, ce qui s'est passé jusqu'à présent et quelle est la prochaine étape. Si un élément manque, une entreprise peut beaucoup vendre et pourtant peiner à savoir où se trouve sa trésorerie. C'est pourquoi ce processus connecté est important. Conclusion Gardez le contrôle des fonds internes. Une facture n'est que le début du processus. Votre service comptabilité client suit-il l'argent jusqu'à la clôture du solde ou jusqu'à ce qu'une action soit menée sur les impayés. Garder le contrôle de ces fonds est essentiel pour la santé de l'entreprise. Je suis Mirko Peters. Abonnez-vous à Microsoft Knowledge Magnet sur M365 FM puis regardez l'épisode associé de Dynamics 365 Finance sur votre écran pour continuer à tout comprendre simplement pour la santé de l'entreprise. Merci.