חשבונית של ספק נוחתת על שולחנכה ייתכן שהסחורה כבר במחסן או שהשירות הושלם, אך שעון התשלום מתחיל לטקטק מיד אז מה באמת קורה לפני שהכסף יוצא מהחברה? ברוכים הבאים לעוד טיפ ידע מבית M365FM אני מיר פיטרס והיום נבחנת חשבונות לתשלום בדיינמיקס 365 בשפה פשוטה זה לא סתם מקום שבו מישהו מקליד חשבונות למסך זהו המשרד הפיננסי של העסק שבודק כל חשבונית מי שלח אותה, מה החברה הסכימה לקנות והאם יש לשלם אותה הנה ההגדרה הפשוטה ביותר חשבונות לתשלום הם הכסף שהחברה שלך חייבת לספקים עבור סחורות או שירותים שכבר קנית תחשבו על זה כמו על משרד התשלומים בתוך בניין גדול חשבונות מגיעים לדלפק הקבלה, נבדקים מול רישומי החברה, עוברים אישור ורק אז מגיעים לאדם שמשחרר את התשלום אנחנו נעקוב אחר הנתיב הזה, מרשומת הספק ועד לחותם את התשלום הסופי בדיינמיקס 365 קוראים לזה סילוק למה חשבונות לתשלום קיימים? דמיינו שאתם מנהלים חברה קטנה שמוכרת ריהוט משרדי אתם צריכים שולחנות לפני שתוכלו למכור אותם ואתם צריכים גם ארגזי אריזה, שירותי ניקיון, חיבור לאינטרנט, חלקי חילוף ואולי חברת משלוחים אם הייתם צריכים לשלם לכל ספק ברגע שהזמנתם משהו, הקנייה הייתה הופכת לקשה מאוד מהר מאוד רוב העסקים קונים עכשיו ומשלמים אחר כך לפי תנאים מוסכמים ספק מספק את הסחורה או מסיים את העבודה, ואז שולח חשבונית החשבון שלו החברה שלך חייבת כעת את הסכום הזה, אך היא לא שולחת את הכסף בלי לבדוק את הפרטים קודם הסכום הלא משולם הזה נרשם בספרי החברה כהתחייבות התחייבות אולי נשמעת כמו מילה פיננסית מפחידה, אבל המשמעות פשוטה זה סכום שהחברה חייבת למישהו אחר אם העסק שלך מקבל חשבון עבור ציוד משרדי וטרם שילם אותו, החשבון שייך לחשבונות לתשלום עד שהתשלום יסגור אותו לחברה עדיין יש את המזומן כרגע, אבל יש לה גם הבטחה לקיים זה חשוב כי עסק יכול להיראות בריא בחשבון הבנק שלו, בעודו נושא הרמה של חשבונות לא משולמים צוותים פיננסיים צריכים לראות את שני הצדדים כמה מזומן יושב בבנק וכמה מתוכו יצטרך לצאת בקרוב לפני מערכות פיננסיות מחוברות, העבודה הזו הפכה לעיתים למרדף אחרי ניירות חשבונית עשויה להגיע בדואר, לשבת על שולחן של מישהו, לעבור בדואר פנימי לאישור בזמן שחשבונית אחרת מחכה בטבעת המייל מישהו יכול להקליד את אותו חשבון לגיליון אלקטרוני בזמן שאדם אחר מזין אותו למערכת הנהלת חשבונות זה יוצר בעיות מוכרות מנהל מפספס אימייל אישור, חשבון משולם באיחור, או שספק שולח את אותה חשבונית שוב ואף אחד לא מבחין שהיא כבר הגיעה לצוות הכספים גרוע מכך, ייתכן שהיא תשולם פעמיים כי העותק המודפס והעותק מהאימייל נראים כמו חשבונות נפרדים דיינמיקס 365 מעניקה לחברה מקום אחד למעקב אחר העבודה הזו היא מתעדת את חובות החברה, מסייעת לאנשים לבדוק חשבוניות ושומרת על מסלול ברור מרגע הגעת החשבון ועד לתשלומו זה לא אומר שכל חשבונית עוברת ללא בדיקה אנושית צוות הכספים עדיין מחליט מתי מה שהוא נראה לא תקין אך המערכת מספקת להם את הרישומים והכללים לקבלת ההחלטה מבלי לרדוף אחרי ניירות בבניין ייתכן שתשמעו גם את המונח חייבים באותה שיחה השמות נשמעים כמעט זהים, אך הם פונים לכיוונים מנוגדים ספקים, עוקב אחר כסף שיוצא מהחברה שלכם כי אתם חייבים כסף לספקים לקוחות, עוקב אחר כסף שמגיע לחברה שלכם כי לקוחות חייבים לכם אם החברה שלכם קונה מדפסות מספק, החשבון הזה נכנס לתקיעת הספקים אם החברה שלכם אוכרת שולחנות ללקוח ושולחת לו חשבונית, חשבון הלקוח הזה נכנס לתקיעת הלקוחות לכן, ספקים עוקב אחר מה שאתם חייבים לשלם, בעוד לקוחות עוקב אחר מה שאחרים חייבים לשלם לכם המטרה של תחום הספקים היא תוצאה מעשית מאוד לשלם לספק הנכון את הסכום הנכון בתאריך המוסכם תשלום מוקדם מדי גורם לחברה לאבד מזומנים מוקדם מהנדרש.

תשלום מאוחר מדי עלול לגרום לספק לרדוף אחרי התשלום או להפסיק להציע תנאים נוחים. תשלום בסכום שגוי מחייב מישהו לתקן את הטעות מאוחר יותר, לעיתים קרובות עם אימיילים, זיקויים והרבה תסכול. לכן, לפני שחשבונית כלשהי יכולה לעבור בתהליך הזה, דיינמיקס 365 צריכה לדעת בדיוק מי הספק ואלו כללים חלים על מערכת היחסים הזו. בניית הבסיס לספקים. לכן, לפני שדיינמיקס 365 יכולה לאבד חשבון בודד, היא צריכה לדעת תחילה בדיוק משלח אותו. כאן נכנס לתמונה רישום הספק. בלעדיו, המערכת לא יודעת למי לשלם או באילו כללים לפעול. ספק יכול לספק משהו פיזי כמו נייר, מחשבים ניידים או חלקי חילוף. הם עשויים גם לספק שירות כמו הנהלת חשבונות או תמיכה בתוכנה. המוצר משתנה, אבל התפקיד נשאר אותו דבר. זהו הגורם שהחברה שלכם עשויה להידרש לשלם לו. חישבו על רישום הספק כעל התיק של הספק בתוך דיינמיקס 365. הוא שומר את הפרטים הבסיסיים שצוות הכספים שלכם צריך. אך הוא גם מגדיר כללים שקובעים מה יקרה בהמשך. ממלאים את שם הספק, הכתובת ופרטי הקשר כדי שהחברה תדע בדיוק עם מי היא עובדת.

ניתן גם לתעד את המטבע המשמש לחשבוניות ולתשלומים, מה שמעווה הבדל משמעותי כשקונים מספקים במדינות שונו. כעת, לגבי פרטי התשלום, רשומה של ספק יכולה לכלול תנאי תשלום ושיטת תשלום. אלה עשויים להיראות כשדות קטנים על המסך, אך הם עונים על שאלות מעשיות מאוד. מתי הספק הזה אמור לקבל תשלום? ואיך החברה צריכה לשלוח את הכסף? תנאי תשלום קובעים את הכלל למועד הפרעון. ספקים מסוימים מאפשרים לשלם 30 יום לאחר תאריך החשבונית. אחרים דורשים תשלום בתוך 14 ימים. חלקם אפילו מציעים הנחה אם משלמים מוקדם. דיינמיקס 365 משתמשת בתנאים שהגדרת כדי לחשב אוטומטית מתי כל חשבונית הופכת לבד פרעון. אף אחד לא צריך לזכור את ההסכם. זה יוצר עקביות. אם חמישה אנשים שונים מאבדים חשבוניות עבור אותו ספק, כולם פועלים לפי אותו כלל תשלום. אף אחד לא צריך לחפור במיילים ישנים או להתקשר לצוות הרכש רק כדי לשאול מתי צריך לשלם חשבון. שיטת התשלום מתארת כיצד הכסף מגיע ליעדו. החברה שלך עשויה לשלם לספק אחד בהעברה בנקאית ולאחר בצ'ק. במקרים מסוימים, עסק יכול להשתמש גם בשטרות חוב.

דיינמיקס 365 מאפשרת לך להגדיר שיטות תשלום משלך תוך כישורן לסוגי מערכת במידת הצורך. כעת, חברות עובדות בדרך כלל עם יותר מספק אחד. עסק צומח יכול לעבוד עם עשרות, מאות או אפילו אלפי ספקים. יצירת כל הגדרה מאפס עבור כל אחד מהם תבזבז זמן ותזמין טעויות. לכן דיינמיקס 365 משתמשת בקבוצות ספקים. קבוצת ספקים מאגדת ספקים שחולקים את אותם כללים פיננסיים רחבים. לדוגמה, ייתכן שתציב ספקי ציוד משרדי מקומיים בקבוצה אחת וספקי מלאי מחול בקבוצה אחרת. הקבוצה נושאת הגדרות משותפות לאופן רישום העסקאות, אופן עבודה עם תשלומים והתחשבנויות, וחיצד החברה מדווחת על יתרות הספקים הללו. אתה עדיין מנהל רשומת ספק נפרדת עבור כל ספק. זה חשוב כי לכל ספק דרושים שם, כתובת, פרטי תשלום והיסטוריה משלו. קבוצת הספקים רק מספקת נקודת מוצא משותפת, כך שמחלקת הכספים לא צריכה לבנות את אותם כללים שוב ושוב. מאחורי הכלעים ישנו רכיב נוסף שנקרא פרופיל רישום ספק. השם נשמע טכני, אז בואו נסביר זאת בשפה פשוטה. פרופיל רישום הוא מפה שאומרת לדיינמיקס 365 היכן עסקאות ספקים שייכות בספר הראשי.

הספר הראשי הוא ספר החשבונות הפיננסיים העיקרי של החברה. כאשר חשבונית נרשמת, דיינמיקס 365 צריכה לתעד גם מה החברה החייבת וגם לאן שייכת ההוצאה הקשורה. פרופיל הרישום מנחה את צד הספק ברישום החשבוני הזה באמצעות הכללים שהגדרת עבור הספק או קבוצת הספקים. צוות הכספים לא צריך לבחור את חשבונות הספר הראשי האלה מהזיכרון בכל פעם מחדש. במקום זאת, המערכת פועלת לפי מיפוי שמפחית רישומים לא עקביים ומעניק לצוות הכספים תמונה ברורה הרבה יותר של חובות לספקים. החברה גם מכינה את צד התשלומים עוד לפני הגעת החשבוניות. בניהול מזומנים ובנקים מגדירים את חשבונות הבנק שישמשו למימון תשלומים לספקים. יומני תשלומים מעניקים לצוות הכספים מרחב עבודה להכנה ולטיעוד של אותם תשלומים בשיטות מאושרות. אז לסיכום, רשומת הספק מזהה מי מקבל את הכסף. תנאי התשלום קובעים מתי הוא מגיע, ואמצעי התשלום וחשבון הבנק קובעים כיצד הוא יוצא מהחברה. כשהכללים האלה מוכנים, חשבונית יכולה להיכנס למחלקת הכספים ולהתחיל את מסעה מרגע הגעתה ועד לאישורה. כשרשומת הספק במקומה, דיינמיקס 365 יודעת כעת למי לשלם ובאילו כללים.

אז מה קורה כשמגיעה חשבונית בפועל? לעתים פקיד הכספים מזין אותה ידנית. זה עובד כשחשבונית מגיעה במייל, בנייר או בפורטל ספקים, ומישהו צריך להקליד את הפרטים למערכת. הפקיד בוחר את הספק, מזין את מספר החשבונית והתאריך, ואז מוסיף את השורות, הסכומים, המיסים וכל סימוכים להזמנת רכש שקשורים לחשבון. מספר החשבונית ראוי לתשומת לב. הוא מגיע מהספק, לא מהחברה שלכם, והוא עוזר לזהות את אותו חשבון ספציפי. אם מגיעה חשבונית על סך 1,200 דולר מ-Northwind Office Supplies עם המספר N-148, דיינמיקס 365 יכולה להשתמש במספר הזה יחד עם רשומת הספק כדי לתפוס רישום כפול. גם קבצים מצורפים שייכים לרשומה. חשבונית PDF, מסמך שרוק או ניירת, תומכת יכולים להופיע לצד החשבונית בדיינמיקס 365. משמעות הדבר היא שהאדם שסוקר את הרשומה יכול לראות את המסמך שמאחורי המספרים מבלי לחטט בטבעת דואר משותפת או בארון טיוק. עבור נפחים גדולים יותר, חשבוניות יכולות להיכנס באופן אלקטרוני. דיינמיקס 365 תומכת באיבון נתוני חשבוניות דרך ישויות נתונים. חישבו על ישות נתונים כעל תופס סטנדרטי שמערכת אחרת יכולה למלא לפני שליחת המידע לדיינמיקס 365.

שירות חיצוני לקליטת חשבוניות, למשל, יכול לשלוח את כותרת החשבונית, השורות והמסמך המצורף בחבילת נתונים אחת. הכותרת מכילה את פרטי החשבון העיקריים, הספק שלנו, מספר החשבונית, תאריכים, מטבע, סכום כולל וסימוכים להזמנת רכש. השורות מסבירות על מה אתם מחויבים בתשלום. שורה אחת עשויה לחסות נייר למדפסת, אחרת טונר, ואחרת דמי משלוח. שמירה על פרטים אלה בנפרד עוזרת לצוות הכספים לראות בדיוק על מה הם מאשרים תשלום. גם מידע על מיסים עובר יחד עם החשבונית. דינמיקס 365 זקוקה לסכום המס ולפרטים הקשורים כדי שהחברה תרשום את החשבון בצורה נכונה. ישנה מספר דברים שיכולים לעצור חשבונית מלהתקדם ללא בדיקה. ספק חסר, תאריך לא תקין, מספר חשבונית כפול או סכום כולל שאינו תואם. העצירה הזו מגנה על החברה. מדיניות חשבוניות ספק בודקת האם החשבונית עומדת בכללים שקבעה החברה שלך. בדיקות כפילויות מחפשות חשבון שנראה מוכר, כמו אותו ספק ואותו מספר חשבונית שכבר נרשמו. המטרה אינה להאשים את הספק בביצוע מה שהוא לא תקין. ספקים עשויים לשלוח שוב מכיוון שהם לא בטוחים שהיא הגיעה.

פקיד עשוי להזין את אותו קובץ PDF פעמיים בטעות. כך או כך, תשלום אותו חשבון פעמיים יוצר עבודה שאף אחד לא רוצה. ברגע שדינמיקס 365 מקבלת את החשבונית, השאלה הבאה היא פשוטה. מי מאושא לאשר אותה? כאן נכנס לתמונה ה-Workflow. Workflow הוא נתיב האישור בתוך המערכת. במקום לשלוח PDF למנהל ולקוות שיחזור, דינמיקס 365 שולחת את החשבונית לאדם או לתפקיד שכללי החברה שלך מגדירים. כל ארגון קובע את הכללים הללו בהתבסס על האופן שבו הוא רוצה לנהל החלטות כספיות. חשבונית שגרתית קטנה עשויה לעקוב אחר נתיב קצר. חשבונית מעל סכום מסוים עשויה לדרוש אישור מנהל בכיר. חשבון הקשור למחלקה ספציפית יכול לעבור למנהל אותה מחלקה. ניתן אפילו ליצור נתיבי אישור שונים עבור סוגי ספקים שונים כמו ספקי מלאי, נותני שירותים או קבלנים. הנתיב עוקב אחר הכלל, לא אחר הזיכרון של מישהו. זה הופך אישורים להרבה יותר קלים למעקב. הכספים יכולים לראות האם חשבונית ממתינה לבדיקה, אושרה או זקוקה למידע נוסף. האדם המאשר יכול לבדוק את החשבון ולהחליט אם הוא שייך למחלקה שלו, והאם החיוב נראה נכון.

יש חשבוניות שעומדות בכל הכללים ומתקדמות באופן אוטומטי. הספק מוכר, הפרטים המיובאים מלאים, והחשבונית עוברת את בדיקות המדיניות. חשבוניות אלו אינן דורשות מאף אחד לחזור על אותן בדיקות בסיסיות בכל פעם. חשבוניות אחרות הופכות לחריגים. אולי חשבון הספק חסר. אולי מספר החשבונית כבר קיים. אולי לשורה מיובט יש שגיאה. דיינמיקס 365 שומרת את החשבוניות הללו ברשימת קשלים באיבוש שבה צוות הכספים יכול לראות את הודעת השגיאה ולתקן את הבעיה לפני יצירת חשבונית ממתינה. המסמך עדיין חשוב במהלך הבדיקה. דיינמיקס 365 כוללת מציג קבצים מצורפים בדפי החשבונית, כך שאיש הכספים יכול להסתכל על תמונת החשבונית ממש לצד הרשומה שהוא מתקן. אין צורך לעבור בין מסקים רק כדי לאשר האם ספק הקליד 6,000 או 8,000 בחשבון המקורי. אוטומציה מטפלת בתנועה השגרתית. אנשים מטפלים בשאלות. אישור מאשר שהאדם הנכון הסכים לקדם את החשבונית, אך הוא עדיין לא מוכיח שהספק חייב בדיוק על מה שהוא זמן או התקבל. לשם כך, דיינמיקס 365 מבצעת השוואת מסמכים. התאמת חשבוניות.

בדיקת מה שהחברה הזמינה ואישורו מבדאים שהאדם הנכון בחן את החשבונית. אבל התאמה עונה על שאלה אחרת. האם החשבונית תואמת את מה שהחברה הסכימה לרכוש בפועל? כשרכישה מתחילה בהזמנת רכש, לדיינמיקס 365 יש תיעוד שניתן לבדוק מולו. חישבו על הזמנת רכש כעל פתק ההזמנה של החברה. היא מתעדת את הספק, את מה שביקשו, את הכמות, את המחיר ואת התנאים. מי שהוא במחלקת הרכש יוצר את ההזמנה הזו לפני הגעת החשבון. מדוע זה חשוב? הזמנת הרכש מתעדת את ההסכם לפני שהחשבונית מופיעה.

עבור מוצרים פיזיים, יש תיעוד נוסף שחשוב. כאשר מגיע משלוח, צוות המחסן רושם קבלת מוצרים, המאווה הוכחה בדיינמיקס 365 שהסכורה הגיעה לחברה, כולל הכמות. זה לא אומר שכל פריט היה מושלם, אבל זה מתעד מה התקבל מול אותה הזמנה. דמיינו חברה שמזמינה עשרה כיסאות משרדיים. הזמנת הרכש מפרטת עשרה כיסאות במחיר מוסכם, אך כשהמסעית מגיעה, המחסן סופר רק שמונה כי שניים חסרים במלאי. צוות הקבלה מזין קבלת מוצרים עבור שמונה. לאחר מכן, הספק שולח חשבונית עבור עשרה כיסאות, מה שעשוי להיות נכון מבחינתם אם הם מחייבים על הזמנה מלאה לפני שהשניים האחרונים נשלחים. אבל עכשיו יש לחברה שלכם הבדל. הוזמנו עשר, התקבלו שמונה, חוייבנו על עשר. דיינמיקס 365 יכולה לתפוס את ההבדל הזה באמצעות התאמת חשבוניות. התאמה דו צדדית משווה את הזמנת הרכש לחשבונית הספק, ובודקת אם החשבון תואם את ההזמנה במחיר ובכמות. זה עובד עבור רכישות שבהן בדיקת ההזמנה המקורית מספקת שליטה מספקת. זה תופס ספק שמחייב במחיר גבוה יותר או בחמות יחידות גדולה מזו שהוזמנה, אך זה לא בודק אם הסחורה אכן הגיעה כי זה משווה רק שני מסמכים, הזמנת הרכש והחשבונית.

התאמה תלת צדדית מוסיפה את קבלת המוצרים. לכן, דיינמיקס 365 משווה כעת את הזמנת הרכש, קבלת המוצרים והחשבונית יחד. בדוגמת הכיסאות שלנו, המערכת רואה הזמנה ל-10, קבלה ל-8 וחשבונית ל-10. וההבדל הזה הופך לסיבה להשאות את החשבונית במקום לתת לה לעבור. עבור חברות הקונות מלאי, ציוד או כמויות גדולות של מוצרים פיזיים, בדיקה זו מעניקה לכספים שליטה חזקה יותר בכך שהיא עוזרת להימנה מתשלום עבור פריטים שמעולם לא הגיעו את השלום על יותר ממה שהתקבל. הרכש מאשר את ההסכם. מחלקת הקבלה מאשרת את מה שנכנס בדלת, וחשבונית הספק מבקשת תשלום. העוץ. כל שלושת הרשומות צריכות לספר את אותו הסיפור. בעסקים אמיתיים קוראים הבדלים קטנים. מחיר עשוי להיות שונה בגלל עיגול מספרים, או שספק עשוי לכלול שינוי קל ומותר בחמות. אם כל הבדל קטן היה עוצר חשבונית, צוותים פיננסיים היו מבזבזים זמן רב מדי על פתרון בעיות לא מזיקות. לכן, דיינמיקס 365 מאפשר לחברה להגדיר מדיניות התאמה ומגבלות צבילות. צבילות היא הפרש מותר, והחברה מחליטה איזה סכום או אחוז היא יכולה לקבל עבור מחיר, כמות, סך הכל או חיוב נלווה.

כל מה שבתוך המגבלה הזו ממשיך הלאה לפי כללי החברה, בעוד שכל מה שמעל מסומן לבדיקה. החברה היא זו שקובעת את המגבלות האלה. עסק עשוי לאפשר הבדל קטן בציוד משרדי זול, אך לקבוע מגבלות הדוקות הרבה יותר למכונות יקרות. המערכת לא מחליטה מה נראה סביר. מחלקות הכספים והרכש קובעות את הכלל, ודיינמיקס 365 מיישמת אותו בעקביות. זה משנה את האופן שבו צוות הכספים מבלה את זמנו. במקום לבדוק כל חשבונית תקינה שורה אחר שורה, הם יכולים להתמקד בחריגים, או לחקור את החשבונית שבה המחיר השתנה, הקבלה חסרה או שהכמות לא מסתדרת. חשבוניות תקינות עדיין עוקבות אחר הכללים, אך אנשים מקדישים את תשומת ליבם למקום שבו נדרשת החלטה. זה הערך האמיתי של התאמה. זה מאפשר למערכת לטפל בבדיקות שגרתיות, בעוד שבני אדם מטפלים בשאלות שדורשות שיקול דעת. זו לא המערכת שמחליפה את שיקול הדעת. זה סינון של בדיקות שגרתיות משאלות אמיתיות. נקודה אחת עלולה לגרום לוולבול. התאמה סטנדרטית בדיינמיקס 365 דומכת בהתאמה דו של ליבית ותלת של ליבית. אם חברה זקוקה להתאמה מרובעת, אולי הוספת בדיקה נוספת, כמו רשומת בדיקה, זה דורש עבודה נוספת באמצעות התאמה אישית או פתרון אחר.

אז, להתאמה יש תפקיד ברור. אה, היא משווה את חשבון הספק עם רשומות הקנייה והקבלה של החברה עצמה, ואז מצביעה על פערים לפני התשלום. ברגע שחשבונית עוברת את הבדיקות והתאמות שלה, היא הופכת לסכום שהחברה חייבת ויכולה לתכנן לשלם, לשלם לספקים ולסגור את הספרים. אחרי שחשבונית עוברת את הבדיקות שהחברה שלך הדורשת, דיינמיקס 365 יכולה לרשום אותה. רישום אומר שהחשבונית הופכת לרשומה פיננסית רשמית, והחברה מתעדת כעת סכום שהיא חייבת לאותו ספק, כשהחשבון מופיע כלום משולם עד שתשלום יסדיר אותו. החשבונית מוכנה אבל זה לא אומר שכסף עוזב מיד צוותים פיננסיים צריכים להחליט אילו חשבוניות לשלם בהרצת תשלום דיינמיקס 365 עוזרת עם הצעת תשלום שמסתכלת על חשבוניות שפירונן הגיעה ומציעה אילו מהן שייכות להרצה על סמך הכללים שהחברה בחרה הצעת תשלום היא רשימה התחלתית שמישהו עדיין בודק אולי חשבונית ספק אחת מגיעה לפירון השבוע בעוד שאחרת יכולה להמתין עד מאוחר יותר בחודש בהתאם לתנאים המוסכמים צוות הכספים בודק את החשבוניות המוצאות מסיר או מוסיף פריטים במידת הצורך ואז מכין את יומן התשלומים כך התשלומים מקובצים ומבוקרים במקום להישלח בצורה מפוזרת חישבו על יומן התשלומים כעל גיליון עבודה של תשלומי החברה ומפרט את תשלומי הספקים שהחברה מתכננת לשלוח את הסכומים ואת פרטי התשלום צוות הכספים משתמש בו כדי להכין עצבה מבוקרת של תשלומים במקום לשלוח כסף עבור כל חשבונית בנפרד ללא תיעוד משותף כיצד הכסף יוצא, זה תלוי בשיטת התשלום שהוגדרה עבור הספק ועבור החברה.

דיינמיקס 365 מאפשרת לחברה ליצור שיטות תשלום משלה ולקשר אותן לסוגי תשלום כמו צ'קים, תשלומים אלקטרוניים או שיטרי חוב. צ'ק הוא אמצעי מוכר. תשלום אלקטרוני מעביר כסף דרך תהליכי הבנק של החברה. שטר חוב מתעד התחייבות רשמית לתשלום בתנאים מוסכמים. לא כל עסק משתמש בכל שיטה, אך דיינמיקס 365 נותנת לחברה דרך לתעד את הנתיב שבו היא משתמשת. כל שיטת תשלום צריכה גם להצביע על חשבון הבנק הנכון של החברה. הקישור הזה חשוב כי עסק עשוי להחזיק חשבונות נפרדים עבור ישויות משפטיות, מטבעות או מטרות תשלום שונו. כאשר צוות הכספים מכין תשלום, המערכת צריכה לדעת מאיזה חשבון בנק הוא ממומן. אחרת, הצוות עלול ליצור תשלום תקין כנגד החשבון הלא נכון. גם איתוי התשלום דורש תשומת לב. תשלום לאחר תאריך הפיראון עלול להוביל לתזכורות, לסכסוכים או לפגיעה במערכת היחסים עם הספה. תשלום מוקדם מדי מוצאים מזומנים מהחברה לפני שיש צורך לשחרר אותם. דיינמיקס 365 שומרת על תאריך הפיראון של החשבונית גלוי. כך שהכספים יכולים לתכנן תשלומים סביב התנאים המוסכמים עם כל ספק, מה שנותן לחברה שליטה רבה יותר על מזומנים שיוצאים מהעסק לאחר ביצוע תשלום.

דיינמיקס 365 צריכה לענות על שאלה פשוטה. איזו חשבונית כיסה התשלום הזה? התשובה היא התאמה, סטלמנט. התאמה מקשרת את התשלום לחשבונית הספק הספציפית או לחשבוניות שהוא פורע. חישבו על זה כעל התאמת קבלה על החשבון שהיא סוגרת. ללא התאמה, חברה עשויה לראות חשבונית ותשלום באותו חשבון ספק, אך ללא רישום ברור שהם שייכים זה לזה. תשלום מלא סוגר את מלוא החשבונית, אך עסקים לא תמיד כל כך מסודרים. חברה עשויה לשלם רק חלק מחשבונית כעת ואת השאר מאוחר יותר. ההתאמה מתעדת את התשלום החלקי ומשאירה את היתרה פתוחה, כך שהכספים יכולים לראות בדיוק מה השפק עדיין אמור לקבל. הנירות הזו קריטית לדיוק יתרות הספקים. תשלום אחד יכול גם לחסות מספר חשבוניות. אולי חברה משלמת חמש חשבוניות פתוחות לאותו ספק בתשלום אלקטרוני אחד. הסליקה מחברת את הסכום היוצא האחד לכל חשבונית שהיא מסדירה. אם התשלום לא מכסה כל חשבונית במלואה, היתרה הפתוחה נשארת ברורה במקום להיעלם בתוך סך מבלבל. זה יוצר תיעוד שניתן לעקוב אחריו, כך שניתן לעקוב אחר החשבונית לאורך האישור ותוצאות ההתאמה.

ראו את התשלום שהוכן ביומן וראו כיצד תשלום זה הסדיר את יתרת הספק. כשמי שהוא שואל מדוע כסף יצא מהחברה, מחלקת הכספים לא צריכה לשחזר את הסיפור מאימיילים ומתפי בן. התהליך עשוי להופיע בדפים נפרדים בדיינמיקס 365, אך כל רשומה מתחברת לבעה בתור כי זרימה מבוקרת אחת, התמונה המקושרת של חשבונות לתשלום. דמיינו שאתם מקבלים חשבונית אחת עבור ציוד משרדי. רשומת הספק מכילה את כללי התשלום, והחשבונית המיובט מביאה את פרטי החיוב בתוספת המסמך עצמו. הרכש מספק את הזמנת הרכש. הקבלה מספקת את אישור הקבלה כך שתהליך ההתאמה כולל רשומות אמיתיות להשוואה. כעת, מאחורי הקלעים, פרופיל הרישום מכניס את החוב וההוצאה לחשבונות הנהלת החשבונות הנכונים. ניהול מזומנים ובנקים קובע באיזו שיטת תשלום להשתמש ומאיזה חשבון בנקי שלח הכסף. הקובץ המצורף נשאר עם העסקה כך שתמיד תוכלו לשלוף את החשבונית המקורית מאוחר יותר לצורך אימות. אוטומציה לא מחליפה את שיקול הדעת של צוות הכספים.

חום.