WEBVTT

00:00:01.420 --> 00:00:04.100
חשבונית של ספק נוחתת על שולחנכה

00:00:04.100 --> 00:00:09.020
ייתכן שהסחורה כבר במחסן או שהשירות הושלם, אך שעון התשלום מתחיל לטקטק מיד

00:00:09.020 --> 00:00:11.660
אז מה באמת קורה לפני שהכסף יוצא מהחברה?

00:00:11.800 --> 00:00:14.800
ברוכים הבאים לעוד טיפ ידע מבית M365FM

00:00:14.800 --> 00:00:19.520
אני מיר פיטרס והיום נבחנת חשבונות לתשלום בדיינמיקס 365 בשפה פשוטה

00:00:19.520 --> 00:00:22.360
זה לא סתם מקום שבו מישהו מקליד חשבונות למסך

00:00:22.360 --> 00:00:25.360
זהו המשרד הפיננסי של העסק שבודק כל חשבונית

00:00:25.360 --> 00:00:28.520
מי שלח אותה, מה החברה הסכימה לקנות והאם יש לשלם אותה

00:00:28.520 --> 00:00:30.220
הנה ההגדרה הפשוטה ביותר

00:00:30.220 --> 00:00:34.600
חשבונות לתשלום הם הכסף שהחברה שלך חייבת לספקים עבור סחורות או שירותים שכבר קנית

00:00:34.600 --> 00:00:37.460
תחשבו על זה כמו על משרד התשלומים בתוך בניין גדול

00:00:37.460 --> 00:00:41.520
חשבונות מגיעים לדלפק הקבלה, נבדקים מול רישומי החברה, עוברים אישור

00:00:41.520 --> 00:00:43.600
ורק אז מגיעים לאדם שמשחרר את התשלום

00:00:43.600 --> 00:00:47.560
אנחנו נעקוב אחר הנתיב הזה, מרשומת הספק ועד לחותם את התשלום הסופי

00:00:47.560 --> 00:00:50.600
בדיינמיקס 365 קוראים לזה סילוק

00:00:50.600 --> 00:00:52.400
למה חשבונות לתשלום קיימים?

00:00:52.680 --> 00:00:55.720
דמיינו שאתם מנהלים חברה קטנה שמוכרת ריהוט משרדי

00:00:55.720 --> 00:00:58.300
אתם צריכים שולחנות לפני שתוכלו למכור אותם

00:00:58.300 --> 00:01:03.800
ואתם צריכים גם ארגזי אריזה, שירותי ניקיון, חיבור לאינטרנט, חלקי חילוף ואולי חברת משלוחים

00:01:03.800 --> 00:01:09.080
אם הייתם צריכים לשלם לכל ספק ברגע שהזמנתם משהו, הקנייה הייתה הופכת לקשה מאוד מהר מאוד

00:01:09.080 --> 00:01:12.300
רוב העסקים קונים עכשיו ומשלמים אחר כך לפי תנאים מוסכמים

00:01:12.300 --> 00:01:16.280
ספק מספק את הסחורה או מסיים את העבודה, ואז שולח חשבונית החשבון שלו

00:01:16.280 --> 00:01:20.560
החברה שלך חייבת כעת את הסכום הזה, אך היא לא שולחת את הכסף בלי לבדוק את הפרטים קודם

00:01:20.560 --> 00:01:23.680
הסכום הלא משולם הזה נרשם בספרי החברה כהתחייבות

00:01:23.680 --> 00:01:29.860
התחייבות אולי נשמעת כמו מילה פיננסית מפחידה, אבל המשמעות פשוטה זה סכום שהחברה חייבת למישהו אחר

00:01:29.860 --> 00:01:36.400
אם העסק שלך מקבל חשבון עבור ציוד משרדי וטרם שילם אותו, החשבון שייך לחשבונות לתשלום עד שהתשלום יסגור אותו

00:01:36.400 --> 00:01:39.940
לחברה עדיין יש את המזומן כרגע, אבל יש לה גם הבטחה לקיים

00:01:39.940 --> 00:01:45.340
זה חשוב כי עסק יכול להיראות בריא בחשבון הבנק שלו, בעודו נושא הרמה של חשבונות לא משולמים

00:01:45.340 --> 00:01:48.120
צוותים פיננסיים צריכים לראות את שני הצדדים

00:01:48.120 --> 00:01:51.660
כמה מזומן יושב בבנק וכמה מתוכו יצטרך לצאת בקרוב

00:01:51.660 --> 00:01:55.920
לפני מערכות פיננסיות מחוברות, העבודה הזו הפכה לעיתים למרדף אחרי ניירות

00:01:55.920 --> 00:02:00.420
חשבונית עשויה להגיע בדואר, לשבת על שולחן של מישהו, לעבור בדואר פנימי לאישור

00:02:00.420 --> 00:02:02.640
בזמן שחשבונית אחרת מחכה בטבעת המייל

00:02:02.640 --> 00:02:08.040
מישהו יכול להקליד את אותו חשבון לגיליון אלקטרוני בזמן שאדם אחר מזין אותו למערכת הנהלת חשבונות

00:02:08.040 --> 00:02:09.620
זה יוצר בעיות מוכרות

00:02:09.620 --> 00:02:14.440
מנהל מפספס אימייל אישור, חשבון משולם באיחור, או שספק שולח את אותה חשבונית שוב

00:02:14.440 --> 00:02:16.780
ואף אחד לא מבחין שהיא כבר הגיעה לצוות הכספים

00:02:16.780 --> 00:02:21.460
גרוע מכך, ייתכן שהיא תשולם פעמיים כי העותק המודפס והעותק מהאימייל נראים כמו חשבונות נפרדים

00:02:21.460 --> 00:02:25.160
דיינמיקס 365 מעניקה לחברה מקום אחד למעקב אחר העבודה הזו

00:02:25.160 --> 00:02:28.120
היא מתעדת את חובות החברה, מסייעת לאנשים לבדוק חשבוניות

00:02:28.120 --> 00:02:31.000
ושומרת על מסלול ברור מרגע הגעת החשבון ועד לתשלומו

00:02:31.000 --> 00:02:33.580
זה לא אומר שכל חשבונית עוברת ללא בדיקה אנושית

00:02:33.580 --> 00:02:36.120
צוות הכספים עדיין מחליט מתי מה שהוא נראה לא תקין

00:02:36.120 --> 00:02:40.700
אך המערכת מספקת להם את הרישומים והכללים לקבלת ההחלטה מבלי לרדוף אחרי ניירות בבניין

00:02:40.700 --> 00:02:43.860
ייתכן שתשמעו גם את המונח חייבים באותה שיחה

00:02:43.860 --> 00:02:47.120
השמות נשמעים כמעט זהים, אך הם פונים לכיוונים מנוגדים

00:02:47.120 --> 00:02:51.200
ספקים, עוקב אחר כסף שיוצא מהחברה שלכם כי אתם חייבים כסף לספקים

00:02:51.200 --> 00:02:55.120
לקוחות, עוקב אחר כסף שמגיע לחברה שלכם כי לקוחות חייבים לכם

00:02:55.120 --> 00:02:59.040
אם החברה שלכם קונה מדפסות מספק, החשבון הזה נכנס לתקיעת הספקים

00:02:59.040 --> 00:03:04.020
אם החברה שלכם אוכרת שולחנות ללקוח ושולחת לו חשבונית, חשבון הלקוח הזה נכנס לתקיעת הלקוחות

00:03:04.020 --> 00:03:08.520
לכן, ספקים עוקב אחר מה שאתם חייבים לשלם, בעוד לקוחות עוקב אחר מה שאחרים חייבים לשלם לכם

00:03:08.520 --> 00:03:11.140
המטרה של תחום הספקים היא תוצאה מעשית מאוד

00:03:11.140 --> 00:03:14.260
לשלם לספק הנכון את הסכום הנכון בתאריך המוסכם

00:03:14.260 --> 00:03:17.600
תשלום מוקדם מדי גורם לחברה לאבד מזומנים מוקדם מהנדרש.

00:03:17.720 --> 00:03:22.300
תשלום מאוחר מדי עלול לגרום לספק לרדוף אחרי התשלום או להפסיק להציע תנאים נוחים.

00:03:22.440 --> 00:03:28.600
תשלום בסכום שגוי מחייב מישהו לתקן את הטעות מאוחר יותר, לעיתים קרובות עם אימיילים, זיקויים והרבה תסכול.

00:03:28.780 --> 00:03:36.800
לכן, לפני שחשבונית כלשהי יכולה לעבור בתהליך הזה, דיינמיקס 365 צריכה לדעת בדיוק מי הספק ואלו כללים חלים על מערכת היחסים הזו.

00:03:37.040 --> 00:03:38.440
בניית הבסיס לספקים.

00:03:38.440 --> 00:03:43.640
לכן, לפני שדיינמיקס 365 יכולה לאבד חשבון בודד, היא צריכה לדעת תחילה בדיוק משלח אותו.

00:03:43.780 --> 00:03:45.440
כאן נכנס לתמונה רישום הספק.

00:03:45.620 --> 00:03:48.860
בלעדיו, המערכת לא יודעת למי לשלם או באילו כללים לפעול.

00:03:49.060 --> 00:03:52.880
ספק יכול לספק משהו פיזי כמו נייר, מחשבים ניידים או חלקי חילוף.

00:03:53.020 --> 00:03:56.340
הם עשויים גם לספק שירות כמו הנהלת חשבונות או תמיכה בתוכנה.

00:03:56.460 --> 00:03:58.800
המוצר משתנה, אבל התפקיד נשאר אותו דבר.

00:03:59.020 --> 00:04:01.600
זהו הגורם שהחברה שלכם עשויה להידרש לשלם לו.

00:04:01.600 --> 00:04:05.140
חישבו על רישום הספק כעל התיק של הספק בתוך דיינמיקס 365.

00:04:05.620 --> 00:04:08.280
הוא שומר את הפרטים הבסיסיים שצוות הכספים שלכם צריך.

00:04:08.520 --> 00:04:10.600
אך הוא גם מגדיר כללים שקובעים מה יקרה בהמשך.

00:04:10.760 --> 00:04:15.580
ממלאים את שם הספק, הכתובת ופרטי הקשר כדי שהחברה תדע בדיוק עם מי היא עובדת.

00:04:15.660 --> 00:04:18.580
ניתן גם לתעד את המטבע המשמש לחשבוניות ולתשלומים,

00:04:18.820 --> 00:04:21.420
מה שמעווה הבדל משמעותי כשקונים מספקים במדינות שונו.

00:04:21.420 --> 00:04:25.800
כעת, לגבי פרטי התשלום, רשומה של ספק יכולה לכלול תנאי תשלום ושיטת תשלום.

00:04:25.920 --> 00:04:29.520
אלה עשויים להיראות כשדות קטנים על המסך, אך הם עונים על שאלות מעשיות מאוד.

00:04:29.680 --> 00:04:33.220
מתי הספק הזה אמור לקבל תשלום? ואיך החברה צריכה לשלוח את הכסף?

00:04:33.340 --> 00:04:35.300
תנאי תשלום קובעים את הכלל למועד הפרעון.

00:04:35.440 --> 00:04:38.020
ספקים מסוימים מאפשרים לשלם 30 יום לאחר תאריך החשבונית.

00:04:38.020 --> 00:04:40.080
אחרים דורשים תשלום בתוך 14 ימים.

00:04:40.260 --> 00:04:42.360
חלקם אפילו מציעים הנחה אם משלמים מוקדם.

00:04:42.360 --> 00:04:47.560
דיינמיקס 365 משתמשת בתנאים שהגדרת כדי לחשב אוטומטית מתי כל חשבונית הופכת לבד פרעון.

00:04:47.600 --> 00:04:49.340
אף אחד לא צריך לזכור את ההסכם.

00:04:49.540 --> 00:04:50.460
זה יוצר עקביות.

00:04:50.680 --> 00:04:55.240
אם חמישה אנשים שונים מאבדים חשבוניות עבור אותו ספק, כולם פועלים לפי אותו כלל תשלום.

00:04:55.240 --> 00:04:59.820
אף אחד לא צריך לחפור במיילים ישנים או להתקשר לצוות הרכש רק כדי לשאול מתי צריך לשלם חשבון.

00:04:59.940 --> 00:05:02.460
שיטת התשלום מתארת כיצד הכסף מגיע ליעדו.

00:05:02.460 --> 00:05:06.140
החברה שלך עשויה לשלם לספק אחד בהעברה בנקאית ולאחר בצ'ק.

00:05:06.260 --> 00:05:09.260
במקרים מסוימים, עסק יכול להשתמש גם בשטרות חוב.

00:05:09.420 --> 00:05:14.820
דיינמיקס 365 מאפשרת לך להגדיר שיטות תשלום משלך תוך כישורן לסוגי מערכת במידת הצורך.

00:05:14.820 --> 00:05:17.680
כעת, חברות עובדות בדרך כלל עם יותר מספק אחד.

00:05:17.800 --> 00:05:21.100
עסק צומח יכול לעבוד עם עשרות, מאות או אפילו אלפי ספקים.

00:05:21.240 --> 00:05:25.040
יצירת כל הגדרה מאפס עבור כל אחד מהם תבזבז זמן ותזמין טעויות.

00:05:25.040 --> 00:05:28.100
לכן דיינמיקס 365 משתמשת בקבוצות ספקים.

00:05:28.260 --> 00:05:31.640
קבוצת ספקים מאגדת ספקים שחולקים את אותם כללים פיננסיים רחבים.

00:05:31.780 --> 00:05:36.280
לדוגמה, ייתכן שתציב ספקי ציוד משרדי מקומיים בקבוצה אחת וספקי מלאי מחול בקבוצה אחרת.

00:05:36.280 --> 00:05:40.660
הקבוצה נושאת הגדרות משותפות לאופן רישום העסקאות, אופן עבודה עם תשלומים והתחשבנויות,

00:05:40.840 --> 00:05:42.880
וחיצד החברה מדווחת על יתרות הספקים הללו.

00:05:42.980 --> 00:05:45.880
אתה עדיין מנהל רשומת ספק נפרדת עבור כל ספק.

00:05:45.880 --> 00:05:50.400
זה חשוב כי לכל ספק דרושים שם, כתובת, פרטי תשלום והיסטוריה משלו.

00:05:50.520 --> 00:05:53.080
קבוצת הספקים רק מספקת נקודת מוצא משותפת,

00:05:53.260 --> 00:05:55.880
כך שמחלקת הכספים לא צריכה לבנות את אותם כללים שוב ושוב.

00:05:55.880 --> 00:05:59.360
מאחורי הכלעים ישנו רכיב נוסף שנקרא פרופיל רישום ספק.

00:05:59.500 --> 00:06:02.220
השם נשמע טכני, אז בואו נסביר זאת בשפה פשוטה.

00:06:02.300 --> 00:06:07.560
פרופיל רישום הוא מפה שאומרת לדיינמיקס 365 היכן עסקאות ספקים שייכות בספר הראשי.

00:06:07.680 --> 00:06:10.840
הספר הראשי הוא ספר החשבונות הפיננסיים העיקרי של החברה.

00:06:10.940 --> 00:06:17.340
כאשר חשבונית נרשמת, דיינמיקס 365 צריכה לתעד גם מה החברה החייבת וגם לאן שייכת ההוצאה הקשורה.

00:06:17.340 --> 00:06:23.140
פרופיל הרישום מנחה את צד הספק ברישום החשבוני הזה באמצעות הכללים שהגדרת עבור הספק או קבוצת הספקים.

00:06:23.300 --> 00:06:27.160
צוות הכספים לא צריך לבחור את חשבונות הספר הראשי האלה מהזיכרון בכל פעם מחדש.

00:06:27.300 --> 00:06:32.800
במקום זאת, המערכת פועלת לפי מיפוי שמפחית רישומים לא עקביים ומעניק לצוות הכספים תמונה ברורה הרבה יותר של חובות לספקים.

00:06:32.920 --> 00:06:35.720
החברה גם מכינה את צד התשלומים עוד לפני הגעת החשבוניות.

00:06:35.720 --> 00:06:39.640
בניהול מזומנים ובנקים מגדירים את חשבונות הבנק שישמשו למימון תשלומים לספקים.

00:06:39.760 --> 00:06:44.700
יומני תשלומים מעניקים לצוות הכספים מרחב עבודה להכנה ולטיעוד של אותם תשלומים בשיטות מאושרות.

00:06:44.780 --> 00:06:48.000
אז לסיכום, רשומת הספק מזהה מי מקבל את הכסף.

00:06:48.000 --> 00:06:53.780
תנאי התשלום קובעים מתי הוא מגיע, ואמצעי התשלום וחשבון הבנק קובעים כיצד הוא יוצא מהחברה.

00:06:53.780 --> 00:07:00.520
כשהכללים האלה מוכנים, חשבונית יכולה להיכנס למחלקת הכספים ולהתחיל את מסעה מרגע הגעתה ועד לאישורה.

00:07:00.780 --> 00:07:06.140
כשרשומת הספק במקומה, דיינמיקס 365 יודעת כעת למי לשלם ובאילו כללים.

00:07:06.320 --> 00:07:08.420
אז מה קורה כשמגיעה חשבונית בפועל?

00:07:08.580 --> 00:07:10.620
לעתים פקיד הכספים מזין אותה ידנית.

00:07:10.620 --> 00:07:16.280
זה עובד כשחשבונית מגיעה במייל, בנייר או בפורטל ספקים, ומישהו צריך להקליד את הפרטים למערכת.

00:07:16.280 --> 00:07:24.500
הפקיד בוחר את הספק, מזין את מספר החשבונית והתאריך, ואז מוסיף את השורות, הסכומים, המיסים וכל סימוכים להזמנת רכש שקשורים לחשבון.

00:07:24.640 --> 00:07:26.520
מספר החשבונית ראוי לתשומת לב.

00:07:26.660 --> 00:07:30.580
הוא מגיע מהספק, לא מהחברה שלכם, והוא עוזר לזהות את אותו חשבון ספציפי.

00:07:30.580 --> 00:07:35.060
אם מגיעה חשבונית על סך 1,200 דולר מ-Northwind Office Supplies עם המספר N-148,

00:07:35.340 --> 00:07:40.000
דיינמיקס 365 יכולה להשתמש במספר הזה יחד עם רשומת הספק כדי לתפוס רישום כפול.

00:07:40.160 --> 00:07:42.100
גם קבצים מצורפים שייכים לרשומה.

00:07:42.240 --> 00:07:47.120
חשבונית PDF, מסמך שרוק או ניירת, תומכת יכולים להופיע לצד החשבונית בדיינמיקס 365.

00:07:47.640 --> 00:07:54.520
משמעות הדבר היא שהאדם שסוקר את הרשומה יכול לראות את המסמך שמאחורי המספרים מבלי לחטט בטבעת דואר משותפת או בארון טיוק.

00:07:54.520 --> 00:07:57.960
עבור נפחים גדולים יותר, חשבוניות יכולות להיכנס באופן אלקטרוני.

00:07:58.080 --> 00:08:01.920
דיינמיקס 365 תומכת באיבון נתוני חשבוניות דרך ישויות נתונים.

00:08:02.120 --> 00:08:07.720
חישבו על ישות נתונים כעל תופס סטנדרטי שמערכת אחרת יכולה למלא לפני שליחת המידע לדיינמיקס 365.

00:08:08.260 --> 00:08:14.740
שירות חיצוני לקליטת חשבוניות, למשל, יכול לשלוח את כותרת החשבונית, השורות והמסמך המצורף בחבילת נתונים אחת.

00:08:14.740 --> 00:08:20.820
הכותרת מכילה את פרטי החשבון העיקריים, הספק שלנו, מספר החשבונית, תאריכים, מטבע, סכום כולל וסימוכים להזמנת רכש.

00:08:20.980 --> 00:08:23.080
השורות מסבירות על מה אתם מחויבים בתשלום.

00:08:23.260 --> 00:08:27.000
שורה אחת עשויה לחסות נייר למדפסת, אחרת טונר, ואחרת דמי משלוח.

00:08:27.180 --> 00:08:31.000
שמירה על פרטים אלה בנפרד עוזרת לצוות הכספים לראות בדיוק על מה הם מאשרים תשלום.

00:08:31.180 --> 00:08:33.260
גם מידע על מיסים עובר יחד עם החשבונית.

00:08:33.260 --> 00:08:38.180
דינמיקס 365 זקוקה לסכום המס ולפרטים הקשורים כדי שהחברה תרשום את החשבון בצורה נכונה.

00:08:38.320 --> 00:08:41.340
ישנה מספר דברים שיכולים לעצור חשבונית מלהתקדם ללא בדיקה.

00:08:41.480 --> 00:08:45.500
ספק חסר, תאריך לא תקין, מספר חשבונית כפול או סכום כולל שאינו תואם.

00:08:45.640 --> 00:08:47.280
העצירה הזו מגנה על החברה.

00:08:47.380 --> 00:08:51.620
מדיניות חשבוניות ספק בודקת האם החשבונית עומדת בכללים שקבעה החברה שלך.

00:08:51.620 --> 00:08:56.240
בדיקות כפילויות מחפשות חשבון שנראה מוכר, כמו אותו ספק ואותו מספר חשבונית שכבר נרשמו.

00:08:56.380 --> 00:08:58.960
המטרה אינה להאשים את הספק בביצוע מה שהוא לא תקין.

00:08:59.120 --> 00:09:01.740
ספקים עשויים לשלוח שוב מכיוון שהם לא בטוחים שהיא הגיעה.

00:09:01.800 --> 00:09:04.420
פקיד עשוי להזין את אותו קובץ PDF פעמיים בטעות.

00:09:04.600 --> 00:09:07.660
כך או כך, תשלום אותו חשבון פעמיים יוצר עבודה שאף אחד לא רוצה.

00:09:07.780 --> 00:09:11.320
ברגע שדינמיקס 365 מקבלת את החשבונית, השאלה הבאה היא פשוטה.

00:09:11.320 --> 00:09:12.440
מי מאושא לאשר אותה?

00:09:12.440 --> 00:09:14.080
כאן נכנס לתמונה ה-Workflow.

00:09:14.280 --> 00:09:16.440
Workflow הוא נתיב האישור בתוך המערכת.

00:09:16.580 --> 00:09:19.400
במקום לשלוח PDF למנהל ולקוות שיחזור,

00:09:19.600 --> 00:09:24.840
דינמיקס 365 שולחת את החשבונית לאדם או לתפקיד שכללי החברה שלך מגדירים.

00:09:25.000 --> 00:09:29.260
כל ארגון קובע את הכללים הללו בהתבסס על האופן שבו הוא רוצה לנהל החלטות כספיות.

00:09:29.480 --> 00:09:32.120
חשבונית שגרתית קטנה עשויה לעקוב אחר נתיב קצר.

00:09:32.120 --> 00:09:35.100
חשבונית מעל סכום מסוים עשויה לדרוש אישור מנהל בכיר.

00:09:35.260 --> 00:09:38.680
חשבון הקשור למחלקה ספציפית יכול לעבור למנהל אותה מחלקה.

00:09:38.820 --> 00:09:43.500
ניתן אפילו ליצור נתיבי אישור שונים עבור סוגי ספקים שונים כמו ספקי מלאי, נותני שירותים או קבלנים.

00:09:43.660 --> 00:09:46.220
הנתיב עוקב אחר הכלל, לא אחר הזיכרון של מישהו.

00:09:46.400 --> 00:09:48.520
זה הופך אישורים להרבה יותר קלים למעקב.

00:09:48.680 --> 00:09:53.140
הכספים יכולים לראות האם חשבונית ממתינה לבדיקה, אושרה או זקוקה למידע נוסף.

00:09:53.140 --> 00:09:57.980
האדם המאשר יכול לבדוק את החשבון ולהחליט אם הוא שייך למחלקה שלו, והאם החיוב נראה נכון.

00:09:58.140 --> 00:10:01.260
יש חשבוניות שעומדות בכל הכללים ומתקדמות באופן אוטומטי.

00:10:01.360 --> 00:10:05.440
הספק מוכר, הפרטים המיובאים מלאים, והחשבונית עוברת את בדיקות המדיניות.

00:10:05.620 --> 00:10:09.160
חשבוניות אלו אינן דורשות מאף אחד לחזור על אותן בדיקות בסיסיות בכל פעם.

00:10:09.340 --> 00:10:11.000
חשבוניות אחרות הופכות לחריגים.

00:10:11.000 --> 00:10:12.640
אולי חשבון הספק חסר.

00:10:12.760 --> 00:10:14.520
אולי מספר החשבונית כבר קיים.

00:10:14.520 --> 00:10:16.360
אולי לשורה מיובט יש שגיאה.

00:10:16.480 --> 00:10:24.440
דיינמיקס 365 שומרת את החשבוניות הללו ברשימת קשלים באיבוש שבה צוות הכספים יכול לראות את הודעת השגיאה ולתקן את הבעיה לפני יצירת חשבונית ממתינה.

00:10:24.580 --> 00:10:26.640
המסמך עדיין חשוב במהלך הבדיקה.

00:10:26.800 --> 00:10:34.460
דיינמיקס 365 כוללת מציג קבצים מצורפים בדפי החשבונית, כך שאיש הכספים יכול להסתכל על תמונת החשבונית ממש לצד הרשומה שהוא מתקן.

00:10:34.460 --> 00:10:39.820
אין צורך לעבור בין מסקים רק כדי לאשר האם ספק הקליד 6,000 או 8,000 בחשבון המקורי.

00:10:39.900 --> 00:10:41.460
אוטומציה מטפלת בתנועה השגרתית.

00:10:42.120 --> 00:10:43.440
אנשים מטפלים בשאלות.

00:10:43.580 --> 00:10:49.380
אישור מאשר שהאדם הנכון הסכים לקדם את החשבונית, אך הוא עדיין לא מוכיח שהספק חייב בדיוק על מה שהוא זמן או התקבל.

00:10:49.500 --> 00:10:52.580
לשם כך, דיינמיקס 365 מבצעת השוואת מסמכים.

00:10:52.720 --> 00:10:53.720
התאמת חשבוניות.

00:10:53.860 --> 00:10:57.700
בדיקת מה שהחברה הזמינה ואישורו מבדאים שהאדם הנכון בחן את החשבונית.

00:10:57.700 --> 00:10:59.500
אבל התאמה עונה על שאלה אחרת.

00:10:59.680 --> 00:11:02.600
האם החשבונית תואמת את מה שהחברה הסכימה לרכוש בפועל?

00:11:02.700 --> 00:11:07.400
כשרכישה מתחילה בהזמנת רכש, לדיינמיקס 365 יש תיעוד שניתן לבדוק מולו.

00:11:07.540 --> 00:11:10.260
חישבו על הזמנת רכש כעל פתק ההזמנה של החברה.

00:11:10.380 --> 00:11:14.160
היא מתעדת את הספק, את מה שביקשו, את הכמות, את המחיר ואת התנאים.

00:11:14.340 --> 00:11:17.380
מי שהוא במחלקת הרכש יוצר את ההזמנה הזו לפני הגעת החשבון.

00:11:17.380 --> 00:11:18.360
מדוע זה חשוב?

00:11:18.540 --> 00:11:21.620
הזמנת הרכש מתעדת את ההסכם לפני שהחשבונית מופיעה.

00:11:27.700 --> 00:11:30.440
עבור מוצרים פיזיים, יש תיעוד נוסף שחשוב.

00:11:30.620 --> 00:11:33.700
כאשר מגיע משלוח, צוות המחסן רושם קבלת מוצרים,

00:11:33.940 --> 00:11:38.420
המאווה הוכחה בדיינמיקס 365 שהסכורה הגיעה לחברה, כולל הכמות.

00:11:38.540 --> 00:11:42.260
זה לא אומר שכל פריט היה מושלם, אבל זה מתעד מה התקבל מול אותה הזמנה.

00:11:42.420 --> 00:11:44.780
דמיינו חברה שמזמינה עשרה כיסאות משרדיים.

00:11:44.780 --> 00:11:47.820
הזמנת הרכש מפרטת עשרה כיסאות במחיר מוסכם,

00:11:48.020 --> 00:11:51.740
אך כשהמסעית מגיעה, המחסן סופר רק שמונה כי שניים חסרים במלאי.

00:11:51.860 --> 00:11:54.360
צוות הקבלה מזין קבלת מוצרים עבור שמונה.

00:11:54.500 --> 00:11:56.800
לאחר מכן, הספק שולח חשבונית עבור עשרה כיסאות,

00:11:56.960 --> 00:12:00.760
מה שעשוי להיות נכון מבחינתם אם הם מחייבים על הזמנה מלאה לפני שהשניים האחרונים נשלחים.

00:12:00.880 --> 00:12:02.760
אבל עכשיו יש לחברה שלכם הבדל.

00:12:02.880 --> 00:12:05.480
הוזמנו עשר, התקבלו שמונה, חוייבנו על עשר.

00:12:05.480 --> 00:12:09.380
דיינמיקס 365 יכולה לתפוס את ההבדל הזה באמצעות התאמת חשבוניות.

00:12:09.520 --> 00:12:12.520
התאמה דו צדדית משווה את הזמנת הרכש לחשבונית הספק,

00:12:12.520 --> 00:12:15.180
ובודקת אם החשבון תואם את ההזמנה במחיר ובכמות.

00:12:15.400 --> 00:12:19.100
זה עובד עבור רכישות שבהן בדיקת ההזמנה המקורית מספקת שליטה מספקת.

00:12:19.280 --> 00:12:23.280
זה תופס ספק שמחייב במחיר גבוה יותר או בחמות יחידות גדולה מזו שהוזמנה,

00:12:23.520 --> 00:12:26.560
אך זה לא בודק אם הסחורה אכן הגיעה כי זה משווה רק שני מסמכים,

00:12:26.560 --> 00:12:28.040
הזמנת הרכש והחשבונית.

00:12:28.120 --> 00:12:30.460
התאמה תלת צדדית מוסיפה את קבלת המוצרים.

00:12:30.460 --> 00:12:33.820
לכן, דיינמיקס 365 משווה כעת את הזמנת הרכש,

00:12:34.040 --> 00:12:35.540
קבלת המוצרים והחשבונית יחד.

00:12:35.640 --> 00:12:36.600
בדוגמת הכיסאות שלנו,

00:12:36.760 --> 00:12:38.500
המערכת רואה הזמנה ל-10,

00:12:38.740 --> 00:12:40.900
קבלה ל-8 וחשבונית ל-10.

00:12:41.100 --> 00:12:44.800
וההבדל הזה הופך לסיבה להשאות את החשבונית במקום לתת לה לעבור.

00:12:44.800 --> 00:12:48.700
עבור חברות הקונות מלאי, ציוד או כמויות גדולות של מוצרים פיזיים,

00:12:48.940 --> 00:12:53.580
בדיקה זו מעניקה לכספים שליטה חזקה יותר בכך שהיא עוזרת להימנה מתשלום עבור פריטים

00:12:53.580 --> 00:12:56.000
שמעולם לא הגיעו את השלום על יותר ממה שהתקבל.

00:12:56.120 --> 00:12:57.640
הרכש מאשר את ההסכם.

00:12:57.820 --> 00:12:59.880
מחלקת הקבלה מאשרת את מה שנכנס בדלת,

00:13:00.000 --> 00:13:01.480
וחשבונית הספק מבקשת תשלום.

00:13:01.600 --> 00:13:01.980
העוץ.

00:13:02.160 --> 00:13:04.660
כל שלושת הרשומות צריכות לספר את אותו הסיפור.

00:13:04.840 --> 00:13:06.920
בעסקים אמיתיים קוראים הבדלים קטנים.

00:13:06.920 --> 00:13:09.440
מחיר עשוי להיות שונה בגלל עיגול מספרים,

00:13:09.660 --> 00:13:12.000
או שספק עשוי לכלול שינוי קל ומותר בחמות.

00:13:12.080 --> 00:13:13.820
אם כל הבדל קטן היה עוצר חשבונית,

00:13:13.820 --> 00:13:17.260
צוותים פיננסיים היו מבזבזים זמן רב מדי על פתרון בעיות לא מזיקות.

00:13:17.360 --> 00:13:22.120
לכן, דיינמיקס 365 מאפשר לחברה להגדיר מדיניות התאמה ומגבלות צבילות.

00:13:22.240 --> 00:13:23.560
צבילות היא הפרש מותר,

00:13:23.800 --> 00:13:27.520
והחברה מחליטה איזה סכום או אחוז היא יכולה לקבל עבור מחיר,

00:13:27.780 --> 00:13:29.700
כמות, סך הכל או חיוב נלווה.

00:13:29.840 --> 00:13:32.860
כל מה שבתוך המגבלה הזו ממשיך הלאה לפי כללי החברה,

00:13:33.060 --> 00:13:34.820
בעוד שכל מה שמעל מסומן לבדיקה.

00:13:34.940 --> 00:13:37.000
החברה היא זו שקובעת את המגבלות האלה.

00:13:37.000 --> 00:13:39.660
עסק עשוי לאפשר הבדל קטן בציוד משרדי זול,

00:13:39.860 --> 00:13:42.280
אך לקבוע מגבלות הדוקות הרבה יותר למכונות יקרות.

00:13:42.380 --> 00:13:44.220
המערכת לא מחליטה מה נראה סביר.

00:13:44.380 --> 00:13:46.300
מחלקות הכספים והרכש קובעות את הכלל,

00:13:46.520 --> 00:13:49.060
ודיינמיקס 365 מיישמת אותו בעקביות.

00:13:49.280 --> 00:13:51.800
זה משנה את האופן שבו צוות הכספים מבלה את זמנו.

00:13:51.920 --> 00:13:54.280
במקום לבדוק כל חשבונית תקינה שורה אחר שורה,

00:13:54.480 --> 00:13:55.760
הם יכולים להתמקד בחריגים,

00:13:55.880 --> 00:13:58.140
או לחקור את החשבונית שבה המחיר השתנה,

00:13:58.140 --> 00:14:00.440
הקבלה חסרה או שהכמות לא מסתדרת.

00:14:00.540 --> 00:14:02.400
חשבוניות תקינות עדיין עוקבות אחר הכללים,

00:14:02.600 --> 00:14:05.120
אך אנשים מקדישים את תשומת ליבם למקום שבו נדרשת החלטה.

00:14:05.260 --> 00:14:06.760
זה הערך האמיתי של התאמה.

00:14:06.920 --> 00:14:08.860
זה מאפשר למערכת לטפל בבדיקות שגרתיות,

00:14:08.960 --> 00:14:11.140
בעוד שבני אדם מטפלים בשאלות שדורשות שיקול דעת.

00:14:11.220 --> 00:14:13.200
זו לא המערכת שמחליפה את שיקול הדעת.

00:14:13.320 --> 00:14:15.620
זה סינון של בדיקות שגרתיות משאלות אמיתיות.

00:14:15.800 --> 00:14:17.560
נקודה אחת עלולה לגרום לוולבול.

00:14:17.560 --> 00:14:22.020
התאמה סטנדרטית בדיינמיקס 365 דומכת בהתאמה דו של ליבית ותלת של ליבית.

00:14:22.080 --> 00:14:23.560
אם חברה זקוקה להתאמה מרובעת,

00:14:23.700 --> 00:14:24.840
אולי הוספת בדיקה נוספת,

00:14:24.960 --> 00:14:25.680
כמו רשומת בדיקה,

00:14:25.840 --> 00:14:28.340
זה דורש עבודה נוספת באמצעות התאמה אישית או פתרון אחר.

00:14:28.440 --> 00:14:30.100
אז, להתאמה יש תפקיד ברור.

00:14:30.320 --> 00:14:34.180
אה, היא משווה את חשבון הספק עם רשומות הקנייה והקבלה של החברה עצמה,

00:14:34.460 --> 00:14:36.300
ואז מצביעה על פערים לפני התשלום.

00:14:36.300 --> 00:14:38.980
ברגע שחשבונית עוברת את הבדיקות והתאמות שלה,

00:14:39.200 --> 00:14:42.040
היא הופכת לסכום שהחברה חייבת ויכולה לתכנן לשלם,

00:14:42.200 --> 00:14:44.040
לשלם לספקים ולסגור את הספרים.

00:14:44.240 --> 00:14:47.020
אחרי שחשבונית עוברת את הבדיקות שהחברה שלך הדורשת,

00:14:47.200 --> 00:14:49.240
דיינמיקס 365 יכולה לרשום אותה.

00:14:49.360 --> 00:14:52.020
רישום אומר שהחשבונית הופכת לרשומה פיננסית רשמית,

00:14:52.100 --> 00:14:54.740
והחברה מתעדת כעת סכום שהיא חייבת לאותו ספק,

00:14:54.760 --> 00:14:57.120
כשהחשבון מופיע כלום משולם עד שתשלום יסדיר אותו.

00:14:57.120 --> 00:14:59.980
החשבונית מוכנה אבל זה לא אומר שכסף עוזב מיד

00:14:59.980 --> 00:15:03.500
צוותים פיננסיים צריכים להחליט אילו חשבוניות לשלם בהרצת תשלום

00:15:03.500 --> 00:15:11.640
דיינמיקס 365 עוזרת עם הצעת תשלום שמסתכלת על חשבוניות שפירונן הגיעה ומציעה אילו מהן שייכות להרצה על סמך הכללים שהחברה בחרה

00:15:11.640 --> 00:15:14.680
הצעת תשלום היא רשימה התחלתית שמישהו עדיין בודק

00:15:14.680 --> 00:15:20.240
אולי חשבונית ספק אחת מגיעה לפירון השבוע בעוד שאחרת יכולה להמתין עד מאוחר יותר בחודש בהתאם לתנאים המוסכמים

00:15:20.240 --> 00:15:26.080
צוות הכספים בודק את החשבוניות המוצאות מסיר או מוסיף פריטים במידת הצורך ואז מכין את יומן התשלומים

00:15:26.080 --> 00:15:30.040
כך התשלומים מקובצים ומבוקרים במקום להישלח בצורה מפוזרת

00:15:30.040 --> 00:15:33.340
חישבו על יומן התשלומים כעל גיליון עבודה של תשלומי החברה

00:15:33.340 --> 00:15:37.640
ומפרט את תשלומי הספקים שהחברה מתכננת לשלוח את הסכומים ואת פרטי התשלום

00:15:37.640 --> 00:15:43.720
צוות הכספים משתמש בו כדי להכין עצבה מבוקרת של תשלומים במקום לשלוח כסף עבור כל חשבונית בנפרד ללא תיעוד משותף

00:15:43.720 --> 00:15:48.280
כיצד הכסף יוצא, זה תלוי בשיטת התשלום שהוגדרה עבור הספק ועבור החברה.

00:15:48.400 --> 00:15:55.380
דיינמיקס 365 מאפשרת לחברה ליצור שיטות תשלום משלה ולקשר אותן לסוגי תשלום כמו צ'קים, תשלומים אלקטרוניים או שיטרי חוב.

00:15:55.540 --> 00:15:56.760
צ'ק הוא אמצעי מוכר.

00:15:56.900 --> 00:16:00.120
תשלום אלקטרוני מעביר כסף דרך תהליכי הבנק של החברה.

00:16:00.260 --> 00:16:03.280
שטר חוב מתעד התחייבות רשמית לתשלום בתנאים מוסכמים.

00:16:03.280 --> 00:16:09.000
לא כל עסק משתמש בכל שיטה, אך דיינמיקס 365 נותנת לחברה דרך לתעד את הנתיב שבו היא משתמשת.

00:16:09.140 --> 00:16:12.540
כל שיטת תשלום צריכה גם להצביע על חשבון הבנק הנכון של החברה.

00:16:12.640 --> 00:16:18.260
הקישור הזה חשוב כי עסק עשוי להחזיק חשבונות נפרדים עבור ישויות משפטיות, מטבעות או מטרות תשלום שונו.

00:16:18.360 --> 00:16:22.580
כאשר צוות הכספים מכין תשלום, המערכת צריכה לדעת מאיזה חשבון בנק הוא ממומן.

00:16:22.760 --> 00:16:26.220
אחרת, הצוות עלול ליצור תשלום תקין כנגד החשבון הלא נכון.

00:16:26.220 --> 00:16:28.180
גם איתוי התשלום דורש תשומת לב.

00:16:28.280 --> 00:16:33.020
תשלום לאחר תאריך הפיראון עלול להוביל לתזכורות, לסכסוכים או לפגיעה במערכת היחסים עם הספה.

00:16:33.120 --> 00:16:36.600
תשלום מוקדם מדי מוצאים מזומנים מהחברה לפני שיש צורך לשחרר אותם.

00:16:36.760 --> 00:16:39.980
דיינמיקס 365 שומרת על תאריך הפיראון של החשבונית גלוי.

00:16:40.160 --> 00:16:43.180
כך שהכספים יכולים לתכנן תשלומים סביב התנאים המוסכמים עם כל ספק,

00:16:43.360 --> 00:16:46.780
מה שנותן לחברה שליטה רבה יותר על מזומנים שיוצאים מהעסק לאחר ביצוע תשלום.

00:16:46.780 --> 00:16:49.940
דיינמיקס 365 צריכה לענות על שאלה פשוטה.

00:16:50.020 --> 00:16:51.640
איזו חשבונית כיסה התשלום הזה?

00:16:51.820 --> 00:16:53.540
התשובה היא התאמה, סטלמנט.

00:16:53.700 --> 00:16:57.460
התאמה מקשרת את התשלום לחשבונית הספק הספציפית או לחשבוניות שהוא פורע.

00:16:57.620 --> 00:17:00.380
חישבו על זה כעל התאמת קבלה על החשבון שהיא סוגרת.

00:17:00.600 --> 00:17:04.400
ללא התאמה, חברה עשויה לראות חשבונית ותשלום באותו חשבון ספק,

00:17:04.640 --> 00:17:06.620
אך ללא רישום ברור שהם שייכים זה לזה.

00:17:06.760 --> 00:17:08.500
תשלום מלא סוגר את מלוא החשבונית,

00:17:08.500 --> 00:17:10.300
אך עסקים לא תמיד כל כך מסודרים.

00:17:10.480 --> 00:17:13.600
חברה עשויה לשלם רק חלק מחשבונית כעת ואת השאר מאוחר יותר.

00:17:13.780 --> 00:17:16.640
ההתאמה מתעדת את התשלום החלקי ומשאירה את היתרה פתוחה,

00:17:16.820 --> 00:17:19.500
כך שהכספים יכולים לראות בדיוק מה השפק עדיין אמור לקבל.

00:17:19.640 --> 00:17:22.000
הנירות הזו קריטית לדיוק יתרות הספקים.

00:17:22.180 --> 00:17:24.640
תשלום אחד יכול גם לחסות מספר חשבוניות.

00:17:24.860 --> 00:17:29.120
אולי חברה משלמת חמש חשבוניות פתוחות לאותו ספק בתשלום אלקטרוני אחד.

00:17:29.120 --> 00:17:32.940
הסליקה מחברת את הסכום היוצא האחד לכל חשבונית שהיא מסדירה.

00:17:33.060 --> 00:17:35.500
אם התשלום לא מכסה כל חשבונית במלואה,

00:17:35.740 --> 00:17:39.240
היתרה הפתוחה נשארת ברורה במקום להיעלם בתוך סך מבלבל.

00:17:39.420 --> 00:17:41.280
זה יוצר תיעוד שניתן לעקוב אחריו,

00:17:41.480 --> 00:17:44.580
כך שניתן לעקוב אחר החשבונית לאורך האישור ותוצאות ההתאמה.

00:17:44.740 --> 00:17:49.100
ראו את התשלום שהוכן ביומן וראו כיצד תשלום זה הסדיר את יתרת הספק.

00:17:49.100 --> 00:17:51.440
כשמי שהוא שואל מדוע כסף יצא מהחברה,

00:17:51.440 --> 00:17:55.140
מחלקת הכספים לא צריכה לשחזר את הסיפור מאימיילים ומתפי בן.

00:17:55.200 --> 00:17:58.500
התהליך עשוי להופיע בדפים נפרדים בדיינמיקס 365,

00:17:59.260 --> 00:18:02.340
אך כל רשומה מתחברת לבעה בתור כי זרימה מבוקרת אחת,

00:18:02.560 --> 00:18:04.560
התמונה המקושרת של חשבונות לתשלום.

00:18:04.740 --> 00:18:07.660
דמיינו שאתם מקבלים חשבונית אחת עבור ציוד משרדי.

00:18:07.840 --> 00:18:09.840
רשומת הספק מכילה את כללי התשלום,

00:18:09.840 --> 00:18:13.320
והחשבונית המיובט מביאה את פרטי החיוב בתוספת המסמך עצמו.

00:18:13.440 --> 00:18:15.320
הרכש מספק את הזמנת הרכש.

00:18:15.320 --> 00:18:19.580
הקבלה מספקת את אישור הקבלה כך שתהליך ההתאמה כולל רשומות אמיתיות להשוואה.

00:18:19.680 --> 00:18:24.040
כעת, מאחורי הקלעים, פרופיל הרישום מכניס את החוב וההוצאה לחשבונות הנהלת החשבונות הנכונים.

00:18:24.220 --> 00:18:28.740
ניהול מזומנים ובנקים קובע באיזו שיטת תשלום להשתמש ומאיזה חשבון בנקי שלח הכסף.

00:18:28.880 --> 00:18:34.040
הקובץ המצורף נשאר עם העסקה כך שתמיד תוכלו לשלוף את החשבונית המקורית מאוחר יותר לצורך אימות.

00:18:34.040 --> 00:18:37.180
אוטומציה לא מחליפה את שיקול הדעת של צוות הכספים.

00:18:50.390 --> 00:18:50.730
חום.

00:19:09.560 --> 00:19:10.140
חום.