WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:03.700
ביצעת את המחירה, שלחת את החשבונית, אבל מתי הכסף באמת נכנס לחשבון שלך?

00:00:03.800 --> 00:00:04.980
ומה קורה אם הוא לא נכנס?

00:00:05.120 --> 00:00:09.380
ברוכים הבאים לפרק נוסף של Microsoft Nualge Nuggets ב-M365FM

00:00:09.380 --> 00:00:10.520
אני מרקו פיטרס

00:00:10.520 --> 00:00:14.660
היום אנחנו מסבירים את נושא החייבים בדיינמיקס 365 בשפה פשוטה

00:00:14.660 --> 00:00:19.100
עד סוף הפרק הזה, תעקבו אחרי יתרה של לקוח אחד מהמחירה ועד התשלום

00:00:19.100 --> 00:00:21.480
ותראו מה העסק עושה כשהתשלום מתעכב

00:00:21.480 --> 00:00:23.320
הנה ההגדרה הפשוטה ביותר

00:00:23.320 --> 00:00:27.920
ניהול חייבים עוקב אחרי הכסף של לקוחות חייבים לכם, יחד עם התשלומים שחוזרים

00:00:27.920 --> 00:00:31.460
תחשבו על זה כעל ארון טיוק לכסף שנמצא בתוך העסק שלכם

00:00:31.460 --> 00:00:32.960
כל לקוח מקבל תיקייה

00:00:32.960 --> 00:00:37.460
התיקייה הזו מכילה את החשבוניות שלו, התשלומים, תאריכי הפרעון וכל עבודת המשך

00:00:37.460 --> 00:00:40.000
כמובן, גיליון אלקטרוני יכול לרשום את הדברים האלה

00:00:40.000 --> 00:00:45.220
אבל הוא לא יכול לחבר באופן אמין מחירה חדשה, תאריך פרעון מוסכם, תשלום בנקאי והחלטת אשראי ברחבי החברה כולה

00:00:45.220 --> 00:00:47.620
דיינמיקס 365 פייננס יכול

00:00:47.620 --> 00:00:50.380
אז בואו נתחיל מההתחלה עם חשבון הלקוח

00:00:50.380 --> 00:00:54.320
אחד, חשבון הלקוח, נקודת ההתחלה לכל חשבונית

00:00:54.320 --> 00:00:58.320
דמיינו שאתם עובדים עם לקוח שנקרא נורטוווינד אקווימנד

00:00:58.320 --> 00:01:03.300
לפני שהם יכולים לבצע הזמנה, דיינמיקס 365 צריך יותר מסתם שם ומספר טלפון

00:01:03.300 --> 00:01:06.200
הוא צריך את הכללים הפיננסיים לעבודה מול נורטוווינד

00:01:06.200 --> 00:01:09.640
חשבון הלקוח הוא אותה תיקייה מתויגת בארון הטיוק שלנו

00:01:09.640 --> 00:01:13.880
הוא מחזיק את כל הפרטים שאומרים לדיינמיקס 365 מי הלקוח

00:01:13.880 --> 00:01:18.740
לאן לשלוח חשבוניות, איך הם משלמים בדרך כלל וכמה אשראי החברה מוכנה להענית

00:01:18.740 --> 00:01:22.280
זה אולי נשמע כמו הגדרה בסיסית, אבל זה מונע הרבה בלבול בהמשך

00:01:22.280 --> 00:01:25.180
למשל, החשבון שומר את כתובת החשבונית של הלקוח

00:01:25.180 --> 00:01:26.900
היא לרוב שונה מכתובת המשלוח

00:01:26.900 --> 00:01:30.400
ציוד יכול להישלח למפעל, בעוד החשבוניות נשלחות למשרד הכספים

00:01:30.400 --> 00:01:32.000
הוא גם מחזיק את תנאי התשלום

00:01:32.000 --> 00:01:33.780
תנאי תשלום עונים על שאלה פשוטה

00:01:33.780 --> 00:01:35.460
כמה זמן יש ללקוח הזה לשלם?

00:01:35.620 --> 00:01:37.460
נורטווינד עשויה לשלם תוך 30 יום

00:01:37.460 --> 00:01:38.920
לקוח אחר משלם מראש

00:01:38.920 --> 00:01:41.460
לקוח גדול יותר יכול לנהל מסע ומתן על 60 יום

00:01:41.460 --> 00:01:43.060
ברגע שהתנאים האלו נמצאים בחשבון

00:01:43.060 --> 00:01:46.000
דיינמיקס 365 מחשב את תאריך הפיראון באופן אוטומטי

00:01:46.000 --> 00:01:48.200
אף אחד לא צריך לחפש בשרשור אימיילים או לנחש אם

00:01:48.200 --> 00:01:51.620
שוטף פלוס 30 מתייחס לתאריך ההזמנה, תאריך המשלוח או תאריך החשבוני

00:01:51.620 --> 00:01:53.000
המערכת פשוט יודעת

00:01:53.000 --> 00:01:53.800
הנה העניין

00:01:53.800 --> 00:01:56.500
חשבון הלקוח מחזיק גם את אמצעי התשלום הרגיל

00:01:56.500 --> 00:01:59.780
אם נורטווינד משלמת בהעברה בנקאית ולקוח אחר משלם בחרטיס אשראי

00:01:59.780 --> 00:02:02.120
צוות הכספים פועל לפי התהליך הנכון בזמן התשלום

00:02:02.120 --> 00:02:04.760
הם לא צריכים להתייחס לכל לקוח כאל מקרה חד פעמי

00:02:04.760 --> 00:02:06.280
ואז יש את מגבלת האשראי

00:02:06.280 --> 00:02:10.460
מסגרת אשראי היא הסכום המקסימלי שעסק מוכן לאפשר ללקוח להיות חייב לו בכל רגע נתון

00:02:10.460 --> 00:02:13.000
חישבו על זה כמו על עמדת הקבלה בבניין משרדים

00:02:13.000 --> 00:02:15.700
הפקיד בודק אם מותר למישהו לעלות לקומה אחרת

00:02:15.700 --> 00:02:16.940
לא אם המבקר נחמד

00:02:16.940 --> 00:02:18.800
אלא רק אם הנהלים מאשרים לו לעבור

00:02:18.800 --> 00:02:19.860
אותו רעיון כאן

00:02:19.860 --> 00:02:22.920
מסגרת האשראי מציבה גבול ברור בין המחירות לכשפים

00:02:22.920 --> 00:02:24.700
נורטווינד עשויים להיות לקוח חזק

00:02:24.700 --> 00:02:26.280
אבל אם הם כבר חייבים סכום גדול

00:02:26.280 --> 00:02:28.620
על העסק לעצור לפני קבלת הזמנה גדולה נוספת

00:02:28.620 --> 00:02:29.420
מאחורי הקלעים

00:02:29.420 --> 00:02:32.920
דיינמיקס 365 יכול להשתמש גם בקבוצות לקוחות ובפרופילי רישום

00:02:32.920 --> 00:02:34.860
אל תתנו לשמות האלה להרתיע אתכם

00:02:34.860 --> 00:02:37.700
קבוצת לקוחות היא פשוט דרך לקבץ לקוחות דומים יחד

00:02:37.700 --> 00:02:40.040
כמונאות בקבוצה אחת, סיתונאות באחרת

00:02:40.040 --> 00:02:43.160
כך העסק יכול להכיל חוקים משותפים במקומות שזה הגיוני

00:02:43.160 --> 00:02:46.300
פרופיל רישום הוא כלל חשבונאי שמורא לדיינמיקס 365

00:02:46.300 --> 00:02:49.520
אלו חשבונות פיננסיים צריכים לרשום את החוב כשמגיעה חשבונית

00:02:49.520 --> 00:02:52.740
בדרך כלל לא תראו את הפעילות הזו כאיש מחירות או כלכוח

00:02:52.740 --> 00:02:54.520
אבל מחלקת הכספים מסתמכת על כך

00:02:54.520 --> 00:02:56.860
כי הספרים צריכים שכל סכום יהיה במקום הנכון

00:02:56.860 --> 00:02:58.420
וכאן תמון הכוח האמיתי

00:02:58.420 --> 00:03:01.420
חשבון הלקוח מחבר בין צד המחירות לצד הכספים

00:03:01.420 --> 00:03:03.480
איש מחירות יכול ליצור הזמנה עבור Northwind

00:03:03.480 --> 00:03:06.320
ומחלקת הכספים לא צריכה להזין את המידע הזה מחדש אחר כך

00:03:06.320 --> 00:03:09.440
הם רואים את הלקוח, תנאי התשלום, מצב האשראי והסכום לתשלום

00:03:09.440 --> 00:03:11.120
הכל מתחבר באופן אוטומטי

00:03:11.120 --> 00:03:13.740
זה ההבדל בין רשימת אנשי קשר לבין חשבון לקוח

00:03:13.740 --> 00:03:16.220
רשימת אנשי קשר עוזרת לכם להתקשר למישהו

00:03:16.220 --> 00:03:18.380
חשבון לקוח מתעדת הקשר הפיננסי

00:03:18.380 --> 00:03:21.140
כולל הכללים שקובעים מה קורה כשהחברה מוכרת להם

00:03:21.140 --> 00:03:23.000
אז ברגע שנורף וויינד קונים משהו

00:03:23.000 --> 00:03:27.260
דיינמיקס 365 צריך להפוך את המחירה הזו לבקשת תשלום מסודרת

00:03:27.260 --> 00:03:29.780
2. יצירת החשבונית

00:03:29.780 --> 00:03:31.640
הפיכת מחירה לחוב כספי

00:03:31.640 --> 00:03:34.400
אז מה ההבדל בין הזמנה לחשבונית?

00:03:34.580 --> 00:03:36.280
הזמנה מציין את מה הלקוח רוצה

00:03:36.280 --> 00:03:38.060
חשבונית מציין את מה עליו לשלם

00:03:38.060 --> 00:03:38.960
הנה העניין

00:03:38.960 --> 00:03:41.660
חשבונית יוצרת יתרה פתוחה בחשבון הלקוח

00:03:41.660 --> 00:03:43.880
ברגע שהיא נרשמת אתם מחייבים אותם רשמית

00:03:43.880 --> 00:03:46.480
ומחלקת החייבים יכולה לעקוב אחרי מה שצריך לשלם

00:03:46.480 --> 00:03:48.380
בואו נחזור לנורף ויינד אקוויפמנט

00:03:48.380 --> 00:03:49.620
הם הזמינו עשרה פריטי ציוד

00:03:49.620 --> 00:03:51.340
צוות המחירות שלכם רושם את ההזמנה

00:03:51.340 --> 00:03:53.320
המחסן מכין את הפריטים ואתם שולחים אותם

00:03:53.320 --> 00:03:55.240
עכשיו הציוד נמצא אצל נורף ויינד

00:03:55.240 --> 00:03:57.760
בשלב הזה אתם צריכים תיעוד ברור של מה הם קנו

00:03:57.760 --> 00:03:59.360
כמה זה עולה ומתי התשלום מגיע

00:03:59.360 --> 00:04:01.200
התיעוד הזה הוא חשבונית הלקוח

00:04:01.200 --> 00:04:03.840
רוב החשבוניות בדיינמיקס 365 פייננס

00:04:03.840 --> 00:04:05.300
מגיעות ישירות מהזמנת מחירה

00:04:05.300 --> 00:04:07.640
זה שומר על החשבונית מקושרת למחירה המקורית

00:04:07.640 --> 00:04:10.880
הפריטים של הלקוח, המחירים, הכמויות וכל הכללים המוסכמים

00:04:18.380 --> 00:04:20.980
החשבונית מתוך הזמנת המחירה הזו

00:04:20.980 --> 00:04:23.720
התזמון המדויק תלוי באופן שבו החברה שלכם עובדת

00:04:23.720 --> 00:04:25.520
חברות מסוימות מחייבות בעת המשלוח

00:04:25.520 --> 00:04:27.060
אחרות לאחר סיום שלב בעבודה

00:04:27.060 --> 00:04:30.280
חברת ייעוץ עשויה להוציא חשבונית לאחר השלמת אבן דרך

00:04:30.280 --> 00:04:34.000
דיינמיקס 365 עוקבת אחר התהליך שכבר הגדרתם

00:04:34.000 --> 00:04:36.560
אולי שמעתם את המונח חשבונית תעודת משלוח

00:04:36.560 --> 00:04:40.640
תעודת משלוח מאשרת מה יצא פיזית מהמחסן והגיעה לשלב המסירה

00:04:40.640 --> 00:04:43.320
כשהחברה שלכם מחייבת על סמך מה שנשלח בפועל

00:04:43.320 --> 00:04:46.300
החשבונית יכולה להשתמש בפרטי המסירה המאושרים האלה

00:04:46.300 --> 00:04:47.620
זה מונע בעיה נפוצה

00:04:47.620 --> 00:04:49.240
נניח הזמנה למד מינוס עשר יחידות

00:04:49.240 --> 00:04:51.700
אבל רק שמונה נשלחו היום כי שתיים עדיין ממתינות למלאי

00:04:51.700 --> 00:04:53.240
אם אתם מחייבים לפי תעודת המשלוח

00:04:53.240 --> 00:04:55.160
אתם מחייבים רק על שמונה היחידות שנשלחו

00:04:55.160 --> 00:04:58.340
אתם לא מחייבים את נורטווינד על כל היי מינוס עשר לפני שהן הגיעו עליהם

00:04:58.340 --> 00:04:59.480
ההזמנה עדיין חשובה

00:04:59.480 --> 00:05:02.700
אבל המסירה המאושרת אומרת למערכת החיוב מה נכלל בחשבונית זו

00:05:02.700 --> 00:05:04.900
אבל לא כל חשבונית מתחילה בהזמנת מחירה

00:05:04.900 --> 00:05:08.000
לפעמים צריך לחייב על חיוב חד פעמי שלא כרוך במשלוח

00:05:08.000 --> 00:05:10.640
אולי נורטווינד מבקשת מפגש הדרכה מיוחד

00:05:10.640 --> 00:05:14.420
אולי יש דמי שירות, חיוב פרויקט או תיקון שזקוק לחשבונית משלו

00:05:14.420 --> 00:05:18.620
עבור מקרים אלו, דיינמיקס 365 פייננס תומכת בחשבונית טקסט חופשי

00:05:18.620 --> 00:05:20.840
טקסט חופשי לא אומר אקראי או לא פורמלי

00:05:20.840 --> 00:05:23.360
זה אומר שהחשבונית לא מקושרת להזמנת מחירה

00:05:23.360 --> 00:05:27.620
מזינים את הלקוח, החיוב, הסכום, פרטי המס במידת הצורך ופרטי התשלום

00:05:27.620 --> 00:05:30.760
לאחר הרישום זה הופך לסכום רגיל לתשלום בחשבון הלקוח

00:05:30.760 --> 00:05:32.600
הלקוח עדיין מקבל חשבונית תקינה

00:05:32.600 --> 00:05:34.720
המערכת הפיננסית עדיין רואה יתרה פתוחה

00:05:34.720 --> 00:05:36.100
מה לגבי עבודה מתמשכת?

00:05:36.200 --> 00:05:38.960
נניח שנורטווינד משלמת תשלום חודשי עבור תחזוקת סיוד

00:05:38.960 --> 00:05:43.040
יצירת אותה חשבונית ידנית בכל חודש מבזבזת זמן וגורמת לטעויות קטנות

00:05:43.040 --> 00:05:46.640
חיוב מנויים משתמש בלוחות זמני חיוב כדי לטפל בחיובים חוזרים

00:05:46.640 --> 00:05:48.740
מגדירים את ההסכם ואת מועדי החיוב

00:05:48.740 --> 00:05:53.100
ואז דיינמיקס 365 יכולה ליצור חשבוניות עם הגעת כל תקופת חיוב

00:05:53.100 --> 00:05:56.160
זה נותן לכם דרך הניתנת לשכפול לחייו על שירותים חוזרים

00:05:56.160 --> 00:05:58.780
והלקוח מקבל חשבוניות לפי הלוז שסיכמתם

00:05:58.780 --> 00:06:01.880
רישום, פוסטינג, הוא הרגע שמשנה את סטטוס המחירה

00:06:01.880 --> 00:06:05.320
הוא מתעד את הסכום בחשבון הלקוח של נורת ווינד ככסף שחייבים

00:06:05.320 --> 00:06:08.160
הוא גם שולח את הסכום לרשומות הכספיות של החברה

00:06:08.160 --> 00:06:11.160
שם ניתן לראות שמכירה חויבה ושעדיין נותר תשלום פתוח

00:06:11.160 --> 00:06:14.260
החשבונית אינה עוד טיוטה שמישהו עלול לשנות כי לאחר יד

00:06:14.260 --> 00:06:16.020
היא כעת חלק מהרשומה הכספית

00:06:16.020 --> 00:06:17.480
בואו נהפוך את זה למוחשי

00:06:17.480 --> 00:06:19.900
נורת ווינד מזמינה ציוד בשווי 10,000 דולר

00:06:19.900 --> 00:06:21.180
שמונה יחידות נשלחות תחילה

00:06:21.180 --> 00:06:23.380
לכן אתה מפיק חשבונית עבור שמונה היחידות הללו

00:06:23.380 --> 00:06:26.600
החשבונית מציגה את הסכום, את תאריך הפיראון ואת הוראות התשלום

00:06:26.600 --> 00:06:31.820
נורת ווינד מקבלת את החשבון ואת דיינמיקס 365 רושמת את אותו הסכום כפתוח בחשבונם

00:06:31.820 --> 00:06:36.240
הרישום המשותף הזה שומר על צוותי המחירות, המחסן והכספים ממוקדים באותה העסקה

00:06:36.240 --> 00:06:38.700
אין עוד ויכוחים על גרסאות שונות בקבצים שונים

00:06:38.700 --> 00:06:40.420
אך חשבונית רק מבקשת תשלום

00:06:40.420 --> 00:06:44.420
המשימה הבאה היא זיהוי התשלום כשהוא מגיע וכישורו ליתרה הפתוחה הנכונה

00:06:44.420 --> 00:06:46.740
2-3, קבלת והתאמת תשלומים

00:06:53.380 --> 00:06:55.620
חלקת הכספים עדיין צריכה לענות על שתי שאלות

00:06:55.620 --> 00:06:59.380
מי שלח את הכסף ואיזו חשבונית פתוחה או חשבוניות הכסף הזה אמור לסגור?

00:06:59.540 --> 00:07:02.020
חישבו על נורת ווינד שמשלמת את חשבונית הציוד

00:07:02.020 --> 00:07:05.360
הבנק עשוי להציג תשלום עם מזהה קצר, סכום ותאריך

00:07:05.360 --> 00:07:07.840
ללא התאמת התשלום ליתרה הפתוחה של נורת ווינד

00:07:07.840 --> 00:07:11.740
המערכת עלולה להציג מזומן בבנק תוך הצגה של נורת ווויינד עדיין חייבת את הכסף

00:07:11.740 --> 00:07:13.560
הרישומים האלה צריכים להיפגש

00:07:13.560 --> 00:07:18.140
דיינמיקס 365 פייננס מטפלת במספר דרכים שבהן לקוחות יכולים לשלם

00:07:18.140 --> 00:07:22.560
ייתכן שתקבלו מזומן, צ'קים, תשלומים בחרטיס אשראי, העברות בנקאיות או שטרי חליפים

00:07:22.560 --> 00:07:25.160
שהם מסמכי תשלום רשמיים המשמשים בתהליכים עסקיים מסוימים

00:07:25.160 --> 00:07:28.120
כל שיטה עוקבת אחרי מסלול משלה לתוך רישומי הכספים

00:07:28.120 --> 00:07:30.540
העברה הבנקאית עשויה להופיע בדפי הבנק

00:07:30.540 --> 00:07:33.200
ייתכן שיהיה צורך לרשום צ'ק לפני שהבנק יסלוק אותו

00:07:33.200 --> 00:07:35.680
תשלום בחרטיס יכול להגיע דרך שירות תשלומים

00:07:35.680 --> 00:07:40.440
דיינמיקס 365 נותנת למחלקת הכספים מקום לרשום פרטי תשלום מול חשבון הלקוח הנכון

00:07:40.440 --> 00:07:42.660
המקום הזה הוא לרוב יומן תשלום לקוחות

00:07:42.660 --> 00:07:44.480
יומן נשמע כמו ספר חשבונות מנייר

00:07:44.480 --> 00:07:49.280
אך בתוך דיינמיקס 365 זהו פשוט מקום מבוקר להזנת וסקירת תשלומים לפני רישומם

00:07:49.280 --> 00:07:55.060
מחלקת הכספים רושמת את הלקוח, את הסכום, את אמצעי התשלום, את חשבון הבנק וכל סימוכים שהגיעו עם התשלום

00:07:55.060 --> 00:07:57.680
ואז יש מילה שלעיתים נשמעת קשה יותר ממה שהיא באמת

00:07:57.680 --> 00:07:58.920
התחשבנות סטלמנט

00:08:05.680 --> 00:08:08.340
תשלום ואת החשבונית הפתוחה ואז מבצעת התחשבנות ביניהם

00:08:08.340 --> 00:08:11.300
ברגע שנרשמה החשבונית לא מופיעה יותר כלא משולמת

00:08:11.300 --> 00:08:12.620
התשלום סגר אותה

00:08:12.620 --> 00:08:14.780
יתרת הלקוח יורדת באותו הסכום

00:08:14.780 --> 00:08:18.800
זה חשוב כי תשלום ללא התחשבנות עלול להשאיר חשבונית פתוחה בחשבון

00:08:18.800 --> 00:08:20.720
למרות שכבר קיבלת את המזומן

00:08:20.720 --> 00:08:25.240
זה יוצר דוחות שגויים, מעקבים מיותרים ושיחות מביכות ללקוחות שכבר שילמו

00:08:25.240 --> 00:08:27.740
לעיתים התשלום אינו מכסה את כל החשבונית

00:08:27.740 --> 00:08:31.440
אולי נורתווינד תשלם חלק מהסכום עכשיו ותסכים לשלם את השאר מאוחר יותר

00:08:31.440 --> 00:08:36.420
דיינמיקס 365 יכולה לקזז את הסכום שהתקבל מול החשבונית ולהשאיר את החלק שלא שולם פתוח

00:08:36.420 --> 00:08:39.160
החשבונית לא נעלמת רק בגלל שנכנס קצת כסף

00:08:39.160 --> 00:08:41.240
צוות הכספים יכול לראות בדיוק מה נותר

00:08:41.240 --> 00:08:44.440
זה הרבה יותר טוב מאשר לסמן בטעות חשבונית כי משולמת במלואה

00:08:44.440 --> 00:08:47.400
ואז לנסות לזכור את הסכום מחסר בהערה או בגיליון נפרד

00:08:47.400 --> 00:08:50.440
עבור עסקים רבים תשלומי בנק מגיעים במספרים גדולים

00:08:50.440 --> 00:08:54.060
בדיקה ידנית של כל העברה וכל חשבונית פתוחה לוקחת זמן

00:08:54.060 --> 00:08:58.780
במיוחד כשלקוחות משלמים מספר חשבוניות יחד או מקלידים מזהה שלא לגמרי ברור

00:08:58.780 --> 00:09:02.980
בדיינמיקס 365 יש יומן התאמת תשלומים למשימה הזו

00:09:02.980 --> 00:09:09.280
צוות יכול לייבא מידע מדפי חשבון בנק ולהשתמש בו כדי להתאים תשלומי בנק נכנסים לחשבוניות לקוח פתוחות

00:09:09.280 --> 00:09:15.020
מזהה תשלום, סכומים, פרטי לקוח וכללי התאמה עוזרים למערכת להציע לאן התשלום שייך

00:09:15.020 --> 00:09:18.000
אתם עדיין בוחנים את התוצאה, החלק הזה חשוב

00:09:18.000 --> 00:09:23.880
אוטומציה מפחיתה את החיפושים, אך הכספים נשארים אחראים לוודא שתשלום סוגר את החשבונית הנכונה

00:09:23.880 --> 00:09:29.500
אם לקוח שולח תשלום אחד עבור מספר חשבוניות, האדם המטפל יכול לשייך את התשלום לכל אותן חשבוניות

00:09:29.500 --> 00:09:33.200
אם מזהה מפנה למסמך הלא נכון, הם יכולים לתקן זאת לפני הרישום

00:09:33.200 --> 00:09:35.520
המטרה היא לא להסיר את שיקול הדעת האנושי

00:09:35.520 --> 00:09:39.600
אלא למנוע מאנשים לבזבזת היום בחיפוש בקבצי בנק וברשימות חשבוניות

00:09:39.600 --> 00:09:43.420
כעת, דמיינו שנורתווינד פועלת בכמה חברות באותה קבוצה עסקית

00:09:43.420 --> 00:09:48.820
ישות משפטית אחת עשויה למכור את הציוד בזמן שחברת כספים מרכזית מקבלת תשלומים עבור כל הקבוצה

00:09:48.820 --> 00:09:52.560
דיינמיקס 365 תומכת בתשלומים מרוכזים למצב כזה

00:09:52.560 --> 00:09:55.700
ניתן לרשום תשלום בישות משפטית אחת בשם אחרת

00:09:55.700 --> 00:10:01.340
העסק לא צריך להעמיד פנים שהכסף הגיע לחברה המוכרת קודם או לנהל את התהליך מחוץ למערכת

00:10:01.340 --> 00:10:05.380
הרשומות יכולות להראות היכן התשלום התקבל ואיזה חוב לקוח הוא סוגר

00:10:05.380 --> 00:10:07.620
זה שומר על עבודת כספים משותפת נקייה יותר

00:10:07.620 --> 00:10:10.680
במיוחד כשכמה חברות משתמשות בצוות מזומנים מרכזי אחד

00:10:10.680 --> 00:10:14.020
אז, תהליך התשלום המלא הוא יותר מאשר רישום כסף בבן

00:10:14.020 --> 00:10:16.720
דיינמיקס 365 מקשרת את הלקוח

00:10:16.720 --> 00:10:19.300
התשלום והחשבונית עד שהיתרה הפתוחה נסגרת

00:10:19.300 --> 00:10:22.060
או עד שהסכום הנותר מעוטט לכשפים שדרוש תשלום נוסף

00:10:22.060 --> 00:10:23.780
זה סוגר את התשלום של היום

00:10:23.780 --> 00:10:26.180
השאלה הבאה מגיעה לפני המחירה הבאה

00:10:26.180 --> 00:10:29.200
האם העסק צריך לאפשר ללקוח להיות חייו עוד יותר?

00:10:29.820 --> 00:10:31.140
4. ניהול אשראי

00:10:31.140 --> 00:10:32.900
החלטה מתי להמשיך למכור

00:10:32.900 --> 00:10:36.040
אז, קיבלת תשלום והוא מנקה יתרה ישנה

00:10:36.040 --> 00:10:37.300
די פשוט, נכון

00:10:37.300 --> 00:10:40.680
אבל הנה מה שניהול אשראי שואל לפני שההזמנה הבאה מתקדמת

00:10:40.680 --> 00:10:43.120
כמה סיכון נוסף העסק שלכם מוכן לקחת?

00:10:43.120 --> 00:10:44.860
תחשבו על דלפק קבלה במלון

00:10:44.860 --> 00:10:46.500
אורח רוצה להישאר לילה נוסף

00:10:46.500 --> 00:10:49.140
אז הצוות בודק את ההזמנה, את מצב התשלום ואת הכללים

00:10:49.140 --> 00:10:50.780
לפני שהם עוסרים לו כרטיס חדר חדש

00:10:50.780 --> 00:10:53.840
זה בדיוק מה שניהול אשראי עושה עבור הזמנת מחירות

00:10:53.840 --> 00:10:55.680
הוא לא שופט עם חברת נורת ווינד

00:10:55.680 --> 00:10:57.040
היא לקוח טוב באופן כללי

00:10:57.040 --> 00:10:59.540
הוא פשוט בודק את המצב הפיננסי הנוכחי שלהם

00:10:59.540 --> 00:11:01.120
מול הכללים שהחברה שלך הקבעה

00:11:01.120 --> 00:11:03.100
אחד הכללים האלה הוא מסגרת האשראי

00:11:03.100 --> 00:11:04.740
מסגרת אשראי היא הסכום המקסימלי

00:11:04.740 --> 00:11:06.600
שלקוח יכול להיות חייב בכל זמן נתון

00:11:06.600 --> 00:11:09.140
לכן אם לנורת ווינד יש מסגרת של 50 אלף דולרים

00:11:09.140 --> 00:11:10.780
והיא כבר חייבת 45 אלף דולרים

00:11:10.780 --> 00:11:13.020
הזמנה חדשה של 20 אלף דולרים דורשת תשומת לב

00:11:13.020 --> 00:11:14.580
הלקוח עדיין יכול לבצע את ההזמנה

00:11:14.580 --> 00:11:17.220
אבל העסק שלך לא צריך לתת להחלטה הזו לעבור בלי לשים לב

00:11:17.220 --> 00:11:20.180
דיינמיקס 365 יכול לבדוק יותר ממספר אחד

00:11:20.180 --> 00:11:21.500
ובוכן חשבוניות פתוחות

00:11:21.500 --> 00:11:22.620
כמה זמן הן באיחור

00:11:22.620 --> 00:11:24.280
את ערך הזמנת המחירות החדשה

00:11:24.280 --> 00:11:26.160
ואת האשראי שעוד זמין לאותו לקוח

00:11:26.160 --> 00:11:28.700
לקוח שמשלם בזמן עשוי לקבל תוספת אשראי

00:11:28.700 --> 00:11:31.420
בעוד שלקוח אחר עשוי להיות מתחת למסגרת שלו

00:11:31.420 --> 00:11:33.080
אך עם חשבונית שביחור משמעותי

00:11:33.080 --> 00:11:34.180
אלו סיכונים שונים

00:11:34.180 --> 00:11:38.520
כשכלל מופעל דיינמיקס 365 יכול להעביר את הזמנת המחירות להשיית אשראי

00:11:38.520 --> 00:11:40.940
ולעצור את ההזמנה לפני שאתם שולחים סחורה נוספת

00:11:40.940 --> 00:11:42.340
או לוקחים על עצמכם עבודה שלא שולמה

00:11:42.340 --> 00:11:43.960
המחירות יכולות לראות את ההשאיה

00:11:43.960 --> 00:11:45.500
הכספים יכולים לראות את הסיבה

00:11:45.500 --> 00:11:48.920
ואף אחד לא מגלה את הבעיה רק אחרי שהמחסן כבר שלח משלוח נוסף

00:11:48.920 --> 00:11:51.720
השאיית אשראי לא אומרת שההזמנה נדחתה לנצח

00:11:51.720 --> 00:11:53.680
זה אומר שמישהו צריך לבחון אותה

00:11:53.680 --> 00:11:56.260
אולי נורתווינד שלחה הוכחה שהתשלום בדרך

00:11:56.260 --> 00:12:00.140
או שמנהל כספים יודע שהחשבונית שביחור קשורה לטעות בחיוב

00:12:00.140 --> 00:12:03.600
או שהלקוח ביקש הגדלה זמנית בגלל פרויקט גדול מאושר

00:12:03.600 --> 00:12:06.680
צוות מורשה יכול לשחרר הזמנה כשיש סיבה מוצדקת

00:12:06.680 --> 00:12:10.060
החלק הזה חשוב כי כללים עסקיים צריכים מרחב למציאות של החיים

00:12:10.060 --> 00:12:12.000
המערכת יכולה לעצור החלטה אוטומטית

00:12:12.000 --> 00:12:15.900
אבל האנשים האחראים עדיין מחליטים מה יקרה בהמשך ומשאירים תיעוד ברור של ההחלטה

00:12:15.900 --> 00:12:18.740
כאן המחירות והכספים צריכים לעבוד על סמך אותה תמונה

00:12:18.740 --> 00:12:20.720
המחירות רוצות להמשיך לספק ללקוח

00:12:20.720 --> 00:12:22.260
במיוחד כשההזמנה חשובה

00:12:22.260 --> 00:12:25.760
בעוד שהכספים צריכים להגן על החברה מבניית חוב שאולי לעולם לא יחזור

00:12:25.760 --> 00:12:27.680
אף צד לא צריך לנצח בוויכוח

00:12:27.680 --> 00:12:29.220
הם רק צריכים את ההזמנה

00:12:29.220 --> 00:12:31.960
הסכום שלא שולם וכללי האשראי במקום אחד

00:12:31.960 --> 00:12:36.060
אנשים רבים שומעים ניהול אשראי ומניחים שזה אומר לדחות לקוחות

00:12:36.060 --> 00:12:36.520
זה לא

00:12:36.520 --> 00:12:40.700
זה אומר להסכים על גבולות בטוחים לפני שתשלום מאוחר הופך לבעיה גדולה הרבה יותר

00:12:40.700 --> 00:12:42.760
אתם עדיין יכולים לתמוך בלקוחות טובים

00:12:42.760 --> 00:12:44.560
לאשר חריגים ולמכור בביטחון

00:12:44.560 --> 00:12:47.820
אתם פשוט מפסיקים להוסיף חוב מבלי לבדוק את העובדות קודם לכן

00:12:47.820 --> 00:12:50.200
ברגע שחשבונית עוברת את תאריך הפיראון שלה

00:12:50.200 --> 00:12:51.940
המניעה מפנה את מקומה למעקב

00:12:51.940 --> 00:12:53.720
חמש, גבייה ומחלוקות

00:12:53.720 --> 00:12:56.160
לרדוף אחרי תשלום מבלי לאבד את הלקוח

00:12:56.160 --> 00:12:57.980
ברגע שתאריך פיראון חולף

00:12:57.980 --> 00:12:58.920
העבודה משתנה

00:12:58.920 --> 00:13:01.100
העסק כבר לא מחליט האם להעניק אשראי

00:13:01.100 --> 00:13:03.360
הוא זקוק לדרך ברורה ומכובדת לבקש כסף

00:13:03.360 --> 00:13:04.540
שכבר הגיע מועד פיראונו

00:13:04.540 --> 00:13:08.180
דיינמיקס 365 פייננס מרכזת את העבודה הזו בדף הגבייה

00:13:08.180 --> 00:13:10.020
חישבו על זה כשולחן עבודה משותף

00:13:10.020 --> 00:13:11.380
עבור חשבונות לקוחות בפיגור

00:13:11.380 --> 00:13:13.620
במקום שאדם אחד ישמור הערות באימייל

00:13:13.620 --> 00:13:15.900
אחר יעקוב אחרי שיחות בגיליון אלקטרוני

00:13:15.900 --> 00:13:18.060
ומי שהוא אחר יבדוק חשבוניות בכספים

00:13:18.060 --> 00:13:20.000
צוות הגבייה רואה את יתרת הלקוח

00:13:20.000 --> 00:13:21.900
ואת כל פעילות המעקב במקום אחד

00:13:21.900 --> 00:13:23.400
זה משנה את השיחה

00:13:23.400 --> 00:13:25.660
נציג גבייה עובד עם רשימות לקוחות

00:13:25.660 --> 00:13:27.320
שנוצרו לפי קריטריוני גבייה

00:13:27.320 --> 00:13:29.500
שעשויים לאתר לקוחות עם חשבוניות

00:13:29.500 --> 00:13:30.840
בפיגור של מספר ימים

00:13:30.840 --> 00:13:32.340
מעל סכום חוב מסוים

00:13:32.340 --> 00:13:34.180
או כאלו הזקוקים לתשומת לב

00:13:34.180 --> 00:13:36.180
לפי כללי הגבייה של החברה שלכם

00:13:36.180 --> 00:13:39.180
כך הצוות לא צריך לנחש את מי ליצור קשר קודם

00:13:39.180 --> 00:13:40.160
עבור כל לקוח

00:13:40.160 --> 00:13:41.820
הנציג יכול לנקוט בפעולה

00:13:41.820 --> 00:13:42.800
לשלוח תזכורת

00:13:42.800 --> 00:13:43.900
ליצור מכתב גבייה

00:13:43.900 --> 00:13:45.180
לשלוח אימייל ללקוח

00:13:45.180 --> 00:13:46.960
או להוסיף משימה לשיחת טלפון

00:13:46.960 --> 00:13:49.060
המטרה היא לא לשלוח הודעות כועסות

00:13:49.060 --> 00:13:51.660
רוב התשלומים המאוחרים מתחילים במה שהוא רגיל

00:13:51.660 --> 00:13:54.060
למשל חשבונית שהגיעה לטבעת דואר שגויה

00:13:54.060 --> 00:13:55.360
לקוח שזקוק להעתק

00:13:55.360 --> 00:13:57.560
או צוות תשלומים שפספס את תאריך הפירעון

00:13:57.560 --> 00:13:59.540
תזכורת רגועה יכולה לפתור הרבה

00:13:59.540 --> 00:14:02.440
לפעמים לקוח משיב בהבטחה לשלם ביום שישי הבא

00:14:02.440 --> 00:14:05.700
דינמיקס 365 יכולה לתעת זאת כהבטחת תשלום

00:14:05.700 --> 00:14:07.540
כך שהצוות יודע שהתחייבות קיימת

00:14:07.540 --> 00:14:09.660
ויכול לבדוק אם התשלום מגיע בזמן שהובטח

00:14:09.660 --> 00:14:10.620
ללא התיעוד הזה

00:14:10.620 --> 00:14:13.380
הנציג הבא עלול להתקשר לאותו לקוח למוחרת בבוקר

00:14:13.380 --> 00:14:15.420
מבלי לדעת שמישהו כבר סיכם על תאריך

00:14:15.420 --> 00:14:17.640
מחלוקות דורשות את אותו סוג של טיפול

00:14:17.640 --> 00:14:21.280
מחלוקת פירושה שהלקוח מערער על חלק מחשבונית או על כולה

00:14:21.280 --> 00:14:22.900
אולי כי המחיר שגוי

00:14:22.900 --> 00:14:24.320
חלק מהסחורה לא הגיע

00:14:24.320 --> 00:14:27.180
או שהחשבונית מתייחסת לעבודה שהם לא ישרו

00:14:27.180 --> 00:14:29.380
התגובה הגרועה ביותר היא לתת לי בעיה כזו

00:14:29.380 --> 00:14:30.940
להיעלם בתוך תיבת הדואר הנכנס

00:14:30.940 --> 00:14:34.280
דינמיקס 365 יכולה לסמן את החשבונית כשנויה במחלוקת

00:14:34.280 --> 00:14:35.940
ולהשאיר אותה גלויה במהלך עבודת הגבייה

00:14:35.940 --> 00:14:39.180
הצוות יכול לעקוב אחרי הסטטוס והעבודה הנדרשת לפתרון

00:14:39.180 --> 00:14:42.400
במקום להתייחס לשתיקה כסיבה להמשיך לשלוח את אותה תזכורת

00:14:42.400 --> 00:14:44.940
זה גם עוזר לעסק לזהות בעיות חוזרות

00:14:44.940 --> 00:14:47.220
אם מספר לקוחות חולקים על אותו סוג חיוב

00:14:47.220 --> 00:14:50.400
מחלקת הכספים למדה משהו מעבר לתשלום מאוחר אחד

00:14:50.400 --> 00:14:55.900
ייתכן שמחלקות החיוב, המחירות, ההספקה או שירות הלקוחות צריכות לתקן את התהליך שיוצר את המחלוקות הללו

00:14:55.900 --> 00:15:00.620
הגבייה משתמשת גם בדוחות גיל חובות שממיינים סכומים שלא שולמו לפי משך הזמן שהם נותרו פתוחים

00:15:00.620 --> 00:15:02.320
תוכלו להסתכל על סכומים שפירונם כעת

00:15:02.320 --> 00:15:04.880
ולאחר מכן על כאלו שבפיגור של 30, 60 או 90 ימים

00:15:04.880 --> 00:15:09.780
טווחי זמן אלו עוזרים לצוות לראות אילו חובות דורשים תשומת לב לפני שהם הופכים לשיחה קשה הרבה יותר

00:15:09.780 --> 00:15:15.100
חשבונית באיחור של יומיים לא תמיד מצדיקה את אותה תגובה כמו אחת שלא שולמה במשך שלושה חודשים

00:15:15.100 --> 00:15:22.980
צוות הכספים יכול להשתמש בתחזיות תשלום, היכן שזמין, כדי להאריך אם חשבוניות פתוחות יגיעו בזמן, באיחור או באיחור רב

00:15:22.980 --> 00:15:25.660
בהתבסס על נתוני עבר של תשלומים ולקוחות

00:15:25.660 --> 00:15:33.260
דוח גיל חובות מראה מה כבר קרה, אך תחזית עוזרת לצוות להחליט היכן להתמקד לפני שהאיחור הבא בתשלום יוצר בעיה

00:15:33.260 --> 00:15:40.440
זה לא מחליף שיקול דעת, זה נותן לצוות הגביעאות נוסף כשהם צריכים לבחור מתוך רשימה ארוכה של חשבונות

00:15:40.440 --> 00:15:47.240
המטרה פשוטה, לגבות כספים בצורה עקבית ושקופה, תוך התייחסות ללקוח כלקוח ולא כמספר טיפ

00:15:47.240 --> 00:15:50.500
כעת, בואו נכניס את כל התהליך לדוגמה אחת פשוטה

00:15:50.500 --> 00:15:54.860
6. חשבונית אחת, תהליך אחד מחובר, התמונה הגדולה

00:15:54.860 --> 00:15:59.720
אז בואו נראה מה קורה כשאנורף וויינד מבצעת הזמנה, המערכת שלך מאבדת אותה

00:15:59.720 --> 00:16:03.060
וברגע שהיא מגיעה לשלב החיוב המוסכם, נשלחת חשבונית

00:16:03.060 --> 00:16:05.420
חשבון הלקוח כבר כולל את תנאי התשלום שלו

00:16:05.420 --> 00:16:10.840
כך שדיינמיקס 365 מחשב אוטומטית את תאריך הפיראון לפי הכללים שסיכמת עם נורתווינד

00:16:10.840 --> 00:16:14.820
צוות הכספים רואה את הסכום הפתוח, והלקוח מקבל בקשת תשלום ברורה

00:16:14.820 --> 00:16:16.140
זוהי תחילת התהליך

00:16:16.140 --> 00:16:19.740
כעבור כמה שבועות, נורתווינד שולחת תשלום בנקאי עם מזהה החשבונית

00:16:19.740 --> 00:16:22.680
צוות הכספים משייך את התשלום לחשבונית ואז סוגר אותה

00:16:22.680 --> 00:16:27.260
היתרה הפתוחה נסגרת, וחשבון הלקוח מראה כעת שחלק זה במערכת היחסים הושלם

00:16:27.260 --> 00:16:28.860
אין צורך בהצלבה ידנית

00:16:28.860 --> 00:16:30.660
אבל מה קורה כשהדברים משתבשים?

00:16:30.800 --> 00:16:34.260
אם נורתווינד מפספסת את תאריך הפיראון, החשבונית עוברת לגבייה

00:16:34.260 --> 00:16:37.800
נציג שולח תזכורת, נורתווינד משיבה שחלק מהחיוב שגוי

00:16:37.800 --> 00:16:41.640
והצוות רושם סכסוך במקום להתייחס לכך כתשלום מאוחר לא מוסבר

00:16:41.640 --> 00:16:46.060
כולם רואים את אותו סטטוס ויודעים מהי הפעולה הבאה, כי הכל נמצא במקום אחד

00:16:46.060 --> 00:16:50.760
כאן תמון ההבדל עם Dynamics 365 Finance, שום דבר לא נשאר בנפרד

00:16:50.760 --> 00:16:54.920
הזמנות מחירה, חשבוניות, תשלומים, בדיקות אשראי ועבודת גבייה כולם

00:16:54.920 --> 00:16:59.440
קשורים לאותה מערכת יחסים עם הלקוח, כך שלא צריך לחפש מידע בין מערכות שונות

00:16:59.440 --> 00:17:01.820
זה אומר החלטות מהירות יותר ופחות טעויות

00:17:01.820 --> 00:17:07.400
הדרך הישנה פיזרה את הסיפור בין גיליונות אלקטרוניים, תיקיות אימייל, פתקים מנייר וקבצי בנק

00:17:07.400 --> 00:17:10.060
ואנשים מבזבזים זמן בשאלה איזו גרסה היא הנכונה

00:17:10.060 --> 00:17:14.960
Dynamics 365 שומר על הסיפור מחובר, תצוגה אחת של הלקוח מקצה לקצה

00:17:14.960 --> 00:17:20.460
חובות לקוחות משמעם לדעת מי חייב לך כסף, מתי התשלום אמור להתקבל, מה קרה עד כה ומה עליך לעשות בהמשך

00:17:20.460 --> 00:17:24.960
אם חסר חלק כלשהו, חברה יכולה למכור הרבה ועדיין להתקשות לדעת היכן המזומנים שלה נמצאים

00:17:24.960 --> 00:17:27.220
זו הסיבה שתהליך מחובר זהו חשוב

00:17:27.220 --> 00:17:28.400
סיכום

00:17:28.400 --> 00:17:30.600
שימרו על הכסף בפנים תחת שליטה

00:17:30.600 --> 00:17:32.720
חשבונית היא רק תחילת התהליך

00:17:32.720 --> 00:17:38.840
האם חשבונות החייבים שלכם עוקבים אחר הכסף עד לסגירת היתרה או עד שמי שהוא פועל בנוגע למה שלא שולם

00:17:38.840 --> 00:17:42.460
שמירה על הכסף הזה תחת שליטה היא קריטית לבריאות העסק

00:17:42.460 --> 00:17:43.680
אני מרקו פיטרז

00:17:43.680 --> 00:17:46.860
הרשמו לה Microsoft Knowledge Magnets ב-M365FM

00:17:46.860 --> 00:17:52.020
ואז צפו בפרק ה-Dynamics 365 Finance הרלוונטי על המסך שלכם כדי להמשיך לבנות את התמונה הברורה