מה קורה כשמישהו בעבודה זקוק למחשב נייד חדש, לחומרי גלם ליצור או לשירות ניקיון? בחברות רבות, התשובה הישנה כללה אימיילים, גיליונות אלקטרוניים, תפסים מנייר ומישהו שמנסה לאתר חשבונית שבועות לאחר מכן. ברוכים הבאים לפרק נוסף של פניני ידע של מייקרוסופט ב-M365FM. אני מרקו פיטרס והיום נבחן את תחום הרכש והספקת המשאבים, התהליך המקושר שחברה משתמשת בו כדי לקנות סחורות ושירותים מספקים. חישבו על זה כמו על דלפק קבלה אחד בבניין משרדים. כל בקשה, אישור, הזמנה, משלוח, חשבונית ותשלום עוברים דרך אותו מקום. אנחנו נעקוב אחר רכישה אחת מהבקשה הראשונה ועד לבקרות הפועלות מאחורי הקלעים. אחת, מה רכש והספקה באמת כוללים? רכש והספקה עשוי להישמע כשם ארוך לקניית דברים, וזה אכן קשור לקנייה, אך שתי המילים מתארות תפקידים שונים. הספקה היא העבודה של מציאת ובחירת הספק המתאים. חישבו על חברה שזקוקה לכפפות, קסדות, שלטי בטיחות ומשקפי מגן. לפני שמישהו מבצע הזמנה, מישהו צריך להחליט מי יכול לספק את המוצרים הנכונים במחיר מקובל בתאריך הנדרש ובתנאים שהחברה מקבלת.

זוהי הספקה, סורסינג. הרכש, פרוקיורמנט, מתחיל ברגע שהחברה צריכה לנהל את הרכישה בפועל, ומכסה את הבקשה, האישורים, הזמנת הרכש, המשלוח, החשבונית והתשלום. ביחד, תהליך זה נקרא, ממקור לתשלום, סורס טופיי. השם מתאר את המסלול המלא. עסק מזהה צורך, בוחר ספק, שולח הזמנה, מקבל את הסחורה או השירות, מקבל חשבונית מהספק, ואז הכספים משלמים לספק. כל שלב מתחבר לשלב הבא. אפשר לחשוב שזה מובן מעיליו, אך עסקים רבים עדיין מנהלים את השלבים האלה במקומות נפרדים. עובד שולח בקשה במייל, מנהל מאשר אותה בהודעת צ'אט, קניין שומר פרטי הזמנה בגיליון אלקטרוני, המחסן בודק תעודת משלוח מנייר, ומחלקת הנהלת חשבונות מקבלת חשבונית ללא קשר ברור להזמנה. אנשים עדיין יכולים לקנות דברים בדרך הזו, אבל הם מאבדים את החוט המקשר. קניין לא יכול לדעת שהמחסן כבר קיבל חלק מהזמנה. מחלקת כספים עלולה לשלם בטעות את אותה חשבונית פעמיים אם היא מגיעה דרך שני ערוצים שונים. מנהלים מגלים את העלות רק לאחר שהכסף כבר עזב את החברה. כשמי שהוא שואל מי אישר את זה, התשובה דורשת חיפוש ארוך בטיבות הדואר הנכנס.

דיינמיקס 365 מכניסה את כל המסלול הזה לפלטפורמה אחת מקושרת. רכש ומקורות בתוך דיינמיקס 365 סופליי צ'יין מנג'מנט, שבו חברה מנהלת את התנועה והזמינות של מוצרים, ומתחברת להנהלת חשבונות ולספקים כדי לתעד חשבוניות, לעקוב אחר חובות ולאבד תשלומים. אז מחלקת הרכש לא עומדת לבדה בפינה. המחסן יכול לתעד שהסחורה הגיעה, הנהלת החשבונות יכולה לראות את החשבונית הקשורה לרכישה, ומחלקת התשלומים יכולה להשוות בין מה שהוזמן למה שהגיע ולמה שהספק חיוב. כל צוות רואה רק את החלק הדרוש לו, בעוד הרכישה נשארת רשומה אחת מקושרת. כעת ישנם שני סוגי רכישות. רכש ישיר מכסה מוצרים או שירותים הקשורים למה שהחברה מייצרת או מוכרת. יצרן רהיטים שקונה עץ, ברגים ובד, קונה חומרים ישירים. ללא החומרים האלו, הוא לא יכול לייצר את המוצר שהוא מוכר. רכש עקיף מחסי דברים ששומרים על הפעילות העסקית, אך לא הופכים לחלק מהמוצר הנמכר, כמו מחשבים ניידים, ריהוט משרדי, הדרכות, תיקונים, ניקיון, תוכנה או ייעוץ משפטי. שניהם חשובים, אך לעיתים קרובות הם מתחילים בדרכים שונות.

ביקוש ייצור יכול לומר לחברה שהיא צריכה עוד חלקים. עובד יכול לבקש צג חדש. מנהל מתקנים יכול להזדקק לשירות תיקונים. דיינמיקס 365 מטפל בכל הצרכים השונים הללו תוך שמירה על תהליך רכש ברור. בואו נשתמש בדוגמה פשוטה לאורך הפרק הזה. דמיינו שמנהל מחסן מבחין שהצוות זקוק לציוד בטיחות חדש. כמה כסדות פגומות, אומליי כפפות המגן נמוך. המנהל זקוק לציוד מספיק עבור הצוות, והחברה צריכה תיעוד ברור לפני שמתחייבים על כספים. הרכישה הזו מתחילה בצורך. וכל רכישה מבוקרת מתחילה כשמישהו מבקש משהו. 2. מבקשה פנימית לספק הנכון כך מתחיל כל תהליך הרכישה. מנהל המחסן שלך מזהה צורך בציוד בטיחות. והרשומה הראשונה שנוצרת בתוך דיינמיקס 365 היא דרישת רכש. דרישת רכש היא בקשה פנימית לקנות משהו. היא מספרת לחברה מה האדם צריך, כמה, ולעיתים קרובות לאן זה צריך להגיע. שימו לב שהבקשה הזו עדיין לא מבטיחה דבר לספק. ההבחנה הזו שומרת על החלק המוקדם של הרכישה בשליטת החברה שלכם. מנהל המחסן יכול לבקש 20 קסדות וכמה קופסאות כפפות. אך שום ספק לא מקבל הזמנה עד שהאנשים הנכונים בוחנים זאת.

עבור רכישות מפוצות, הבקשה עשויה להתחיל בקטלוג מוצרים. חישבו על הקטלוג כעל מדף הקניות המאושר של החברה שלכם. במקום להקליט בקשה מאורפלת כמו כפפות בטיחות, העובד יכול לבחור מוצר מאושר עם תיאור ידוע, אפשרויות ספק ומחיר שנקבעו מראש. זה חוסך זמן, אך גם מונע מאנשים לקנות מוצרים אקראיים שלא עומדים בכללי החברה. אולם, לא כל בקשה מתאימה לקטלוג. חברה עשויה להזדקק לתיקון חד פעמי, הכשרת יועצים או שירות שאינו מאוחסן כמוצר פיזי. במקרה כזה, דיינמיקס 365 יכול להשתמש בקטגוריית רכש. קטגוריית רכש מקבצת הוצאות לפי מהותן. למשל, החברה יכולה להשתמש בקטגוריות כמו ציוד בטיחות, תיקוני מבנים, שירותים משפטיים או ציוד מחשוב. המבקש יכול לתאר את מה שהוא צריך ולשייך זאת לקטגוריה הנכונה גם כשאין מספר פריט על המדף. כעת, בקשה לא צריכה להפוך לרכישה רק בגלל שמי שהוא לחץ על שלך. החברה יכולה להגדיר מגבלות הוצאה, בדיקות תקציב ותהליכי אישור. בקשה קטנה לכפפות עשויה לעבור לאישור מנהל המחסן. בקשה גדולה יותר לציוד בטיחות עשויה לדרוש גם אישור ממנהל התקציב של המחלקה או מצוות הרכש.

הנתיב יכול להשתנות בהתאם לסכום, למחלקה או לכלל הרכש הקשור לסוג ההוצאה הזה. זה אומר שאנשים לא צריכים לזכור בעצמם את כל כללי האישור. דיינמיקס 365 שולח את הבקשה בנתיב הנכון, בעוד שהבקשה שומרת את ההיסטוריה שלה בתוך המערכת. נניח שהמנהל מבקש כמות גדולה של ציוד, והחברה עדיין לא יודעת איזה ספק צריך לקבל את ההזמנה. מחלקת הרכש יכולה ליצור בקשה להצעת מחיר, הידועה לרוב כ-RFQ. בקשת הצעת מחיר, RFQ, מבקשת ממספר ספקים להגיש הצעות לאותו צורך. הקונה שולח את הדרישות, כגון סוג קסדה, מידת כפפות, כמויות ותאריך הספקה מבוקש. כל ספק יכול להחזיר מחיר ואת התנאים שלו. אולי ספק אחד זול יותר, אך לא יכול לספק את הסחורה במשך שלושה שבועות. אחר עולה קצת יותר, אבל יכול לספק הכל עד יום שלישי הבא. הקונה יכול להשוות את התשובות הללו לפני הבחירה. מחיר זה חשוב, אבל זה לא הדבר היחיד. תאריכי הספקה, פרטי מוצר, הנחות והיכולת של הספק עצמו לעמוד בבקשה מעצבים את הבחירה. המערכת שומרת את ההצעות מחוברות לבקשה במקום להשאיר את ההשוואה קבורה בשרשרת אימיילים.

לפני שהקונה בוחר מישהו, דיינמיקס 365 שומר גם רשומות ספקים. רשומת ספק מכילה את פרטי החברה הדרושים לרכש, כגון שם הספק והמידע המשמש לקשר העסקי. כתלוגי ספקים יכולים להציג את המוצרים שהספק מספק, והספקים יכולים לפרסם כתלוגים אלו כדי לעזור להדכן את המידע. לשליטה הדוקה יותר, למוצר יכולה להיות רשימת ספקים מאושרים. זה מבהיר לקונה אילו ספקים החברה ישרה עבור אותו מוצר. זה מכוון את הבחירה ויכול למנוע ממישהו לבחור ספק שהחברה מעולם לא התכוונה להשתמש בו. כשרי ספקים מסוימים כוללים גם תנאים שנוהלו מראש. הסכם רכש מתעד עסקה ארוכת טווח בין החברה לבין ספק. החברה עשויה להתחייב לרכוש כמות מסוימת או להוציא סכום מסוים לאורך תקופה, והספק מסכים לתנאים הנלווים. הסכמי סחר מתעדים מחירי ספקים או הנחות החלים בתאריכים ספציפיים. לכן, אם ספק ציוד הבטיחות הסכים להעניק מחיר נמוך יותר על כפפות בית מינוס שישה החודשים הקרובים, דיינמיקס 365 יכול לשמור את ההסדר הזה במקום לבקש מכל קניין לזכור אותו. הסכמי החזר כספי יכולים גם לעקוב אחר מקרים שבהם ספק מחזיר כסף לאחר שהחברה מגיעה לסכום או לנפח רכישה מסוים.

בשלב זה, החברה יודעת מה היא צריכה, מי יכול לספק זאת ואילו תנאים חלים. החיפוש הסתיים, אך הספק עדיין זקוק להזמנה רשמית. שלוש, הזמנת הרכש, ההתחייבות הכתובה של החברה. הקניין בחר בספק ציוד הבטיחות. כעת, החברה זקוקה להזמנת רכש, המכונה בדרך כלל פי-או. הזמנת רכש היא המסמך הרשמי המודיעה לספק בדיוק מה החברה מתכוונת לרכוש. היא מציינת את שם הספק, מפרטת את הפריטים או השירותים, מציגה את הכמות והמחיר המוסכם וחוללת את תאריך ההספקה ותנאי התשלום. עבור המחסן שלנו, הזמנת הרכש עשויה לכלול 20 קסדות, 10 קופסאות כפפות ותאריך הספקה ליום שלישי הבא. היא הופכת החלטת רכישה לטיעוד ברור ששני הצדדים יכולים לעבוד לפיו. איש אינו צריך לנחש איזה סוג כפפות החברה ביקשה, כמה יחידות היא מצפה לקבל, או איזה מחיר סיכם הקניין עם הספק. הזמנת רכש יכולה להתחיל בכמה דרכים. לרוב היא מגיעה מדרישת רכש מאושרת. מנהל המחסן ביקש את ציוד הבטיחות, הגורמים הרלוונטיים אישרו את הבקשה, ומחלקת הרכש הופכת אותה להזמנת רכש. היא יכולה להגיע גם מהסכם רכש.

אם החברה כבר סיכמה עסקה ארוכת טווח עם ספק הבטיחות, הקניין יכול ליצור הזמנת שחרור מול הסכם זה, במקום לבנות כל פרט מאפס. לפעמים הביקוש יוצר את ההזמנה. חברה עשויה לתכנן רכישת חומרים, כי היא צופה צירכי ייצור עתידיים, ודיינמיקס 365 יכול ליצור הזמנות רכש מתוכננות מתוך ביקוש זה. כאשר החברה משחררת הזמנה מתוכננת, היא הופכת להזמנת רכש ממשית. לאחר מכן ישנן רכישות ישירות. קניין עשוי ליצור הזמנת רכש באופן ידני, כשאין מאחורי הדרישה, הסכם או ביקוש מתוכנן קודם לכן. זה יכול לקרות כאשר הקניין כבר יודע מה החברה צריכה ואיזה ספק יספק זאת. נקודות מוצא שונות אותו יעד. לפני שהזמנת הרכש מתקדמת, החברה יכולה לדרוש אישור. הקונה מכין את ההזמנה, אך ייתכן שההזמנה תדרוש אישור פנימי על פי כללי הסכומים האוטומטיים של החברה לפני שתגיע לספק. זה מפריד בין שתי החלטות. ראשית, החברה מאשרת את התחייבותה שלה, ולאחר מכן החברה מאשרת את ההזמנה מול הספק, מה שמראה ששני הצדדים הסכימו על המתרחש. הזמנת רכש מאושרת היא יותר מאשר הערה פנימית.

היא מתעדת שההזמנה הגיעה לספק, וכי קיים הסכם סביב הרכישה. דיינמיקס 365 גם חוסכת מהקונים את הצורך להקליד מחדש את אותו המידע בכל פעם שהם מזמינים מספק מוכר. רשומת הספק יכולה למלא פרטים כגון פרטי משלוח, תנאי תשלום והגדרות רגילות אחרות. הקונה עדיין בודק את ההזמנה ויכול לשנות פרטים כאשר המצב מחייב זאת, אך המידע הרגיל מתחיל במקום הנכון. זה מפחית הקלדה ושומר על הזמנות חוזרות עקביות יותר. משלוח לא תמיד מגיע בקופסה אחת ביום אחד. דמיינו שלספק יש את כל הכפפות כעת, אך רק מחצית מהקסדות מוכנות. לוח זמנים למשלוח מאפשר לחברה לפצל הזמנת רכש אחת למשלוחים מתוכננים בתאריכים שונים. הזמנת הרכש יכולה להראות שין מינוס עשר קסדות יגיעו ביום שלישי הבא, עשר הנותרות יגיעו שבוע לאחר מכן, והכפפות יגיעו עם המשלוח הראשון. הזמנה אחת נשארת מקושרת בעוד תוכנית המשלוח תואמת את מה שיכול לקרות בפועל. חלק מהרכישות לעולם אינן מגיעות לחברה כלל. משלוח ישיר אומר שהספק שולח את המוצר ישר ללקוח של החברה. לדוגמה, עסק מוכר פריט מיוחד אך לא מחזיק אותו במחסן שלו.

הוא יכול ליצור הזמנת מחירה עבור הלקוח והזמנת רכש קשורה עבור הספק. הספק שולח ישירות ללקוח בעוד דיינמיקס 365, מחברת את שלבי המחירה והרכישה הקשורים מאחורי הקלעים. זה מונע עצירה מיותרת במחסן של החברה ושומר על הזמנת הלקוח והזמנת הספק קשורות יחד כדי שאנשים יוכלו לעקוב אחר אותו פריט בשני צדי העסקה. הזמנת רכש יכולה לכלול יותר מאשר את הפריט הראשי.

החברה מזמינה קסדות ייתכן שהיא תזדקק גם למשקפיים חלופיים או לחלקי הרכבה. דיינמיקס 365 יכולה להציע פריטים משלימים שעשויים להידרש להיות אופציונליים או כלולים ללא עלות נוספת. הקונה רואה את הצורך הקשור בזמן בניית ההזמנה במקום לגלות אותו לאחר הגעת המשלוח הראשי. ואז ישנם חיובים נוספים. עלויות הובלה, טיפול ועלויות דומות יכולות להשתייך גם להזמנת הרכש. חיוב עשוי לחול על כל ההזמנה או על שורת הזמנה מסוימת תלוי באופן שבו החברה צריכה לתעט זאת. זה משנה, כי מחיר מוצר נמוך לא משקף את העלות המלאה אם המשלוח מוסיף עמלה גבוהה. רישום החיוב אם ההזמנה שומר על העלות הזו קשורה לרכישה במקום להשאיר אותה בנפרד. לספק יש כעת הזמנה מאושרת עם פריטים, מחירים, תאריכים ותנאים ברורים. אך הזמנה מאושרת רק מתעדת את מה שהחברה מצפה שיקרה. דיינמיקס 365 עדיין זקוק להוכחה כאשר הסחורות או השירותים אכן מגיעים. 4. קבלת סחורות ובדיקת החשבונית המסעית מגיעה למחסן עם הקסדות והכפפות. לפני שמישהו מסמן את ההזמנה כהושלמה, צוות המחסן צריך לבדוק מה הגיע בפועל.

הם רושמים את ההגעה, משווים את המשלוח להזמנת הרכש ומפרסמים קבלת מוצר מול אותה הזמנה. קבלת מוצר היא פשוט הדרך של המערכת לתעד שהסחורה הגיעה. הנה עשרה פריטים. הזמנת הרכש מפרטת 20 קסדות ואו מינוס 10 קופסאות כפפות. אך הנהג מספק רק 10 קסדות ואת כל 10 קופסאות הכפפות. המחסן רושם את מה שהתקבל בפועל, לא את מה שהחברה קיבטה שיגיע. 10 הקסדות הנותרות נשארות פתוחות בהזמנת הרכש עד שהספק יספק אותן או שהקונה ישנה את ההזמנה. זה שומר על הרישום המין. ברגע שקבלת המוצר נרשמת, הזמנת הרכש משתנה. המערכת מפרידה כעת בין הכמות שהוזמנה לכמות שהתקבלה. כך שכניינים, צוות מחסן ואנשי כספים יכולים לראות את מצב ההזמנה ללא צורך בשיחות טלפון. עבור פריטי מלאי, הקבלה גם מעדכנת את המלאי. הכפפות מופיעות כמלאי זמין, מוכנות לשימוש צוות המחסן. אם הפריטים שייכים לפרויקט ספציפי, לנכס קבוע או למשלוח ישיר, דיינמיקס 365 יכול לרשום את הרכישה כנגד השימוש המיועד הזה. החברה יודעת יותר מאשר רק איך קנינו כפפות. היא יודעת האם הכפפות הגיעו, כמה הגיעו ולאן הן שייכות.

עם זאת, לא כל רכישה מגיעה לרציף פריקה. תארו לעצמכם שהחברה סוחרת מדריך בטיחות ליום, משלמת על גישה לתוכנה או מזמינה שירות תיקונים חיצוני. אין פה תוצרים, אין משטחים לספור ואין הגאה למחסן שצריך לרשום. עבור שירותים ורכישות לא פיזיות אחרות, החברה יכולה להשתמש במסלול פשוט יותר. בהתאם לאופן הגדרת הרכישה, היא יכולה לרשום קבלה בהזמנת הרכש ללא שלב מחסן או לעבור ישירות לחשבונית הספק. אותה שאלה עדיין רלוונטית. האם החברה קיבלה את מה שהסכימה לקנות? עבור שירות הדרכה, התשובה עשויה להיות שההדרכה התקיימה. עבור תיקון, מישהו מאשר שהעבודה הוא שלמה. הרישום אינו זקוק לקופסה או לברקוד כדי להוכיח שהחברה קיבלה משהו. אז מגיעה חשבונית הספק. החשבונית נכנסת לספקים, החלק בדיינמיקס 365 שמתעד את חובות החברה לספקים ומכין תשלומים. החשבונית מקושרת בחזרה להזמנת הרכש, כך שהמערכת לא מתייחסת אליה כאל חשבון מבודד ללא היסטוריה. כאן בדיקה פשוטה מונעת הרבה צרות. דיינמיקס 365 משווה שלושה דברים, מה החברה הזמינה, מה החברה קיבלה ומה הספק חייב בחשבונית.

אנשים קוראים לזה התאמה. במילים פשוטות, האם החשבון תואם לעסקה? הזמנת הרכש עשויה להראות 20 קסדות במחיר מוסכם. קבלת המוצר עשויה להראות שרק 10 קסדות הגיעו עד כה. אם השפק שולח חשבונית על 20, המערכת יכולה להציג את ההפרש לפני שהחברה משלמת. זה ממקן התאמה משולשת. שלושת הרשומות הן הזמנת הרכש, קבלת המוצר והחשבונית. כשהן תואמות, למחלקת ספקים יש דרך ברורה קדימה. כשהמחיר שונה, כמות החשבונית עולה על כמות הקבלה, או שמופיעה שורה שאף אחד לא הזמין, החברה יכולה לעצור ולבדוק. אולי הספק שלח את החשבונית מוקדם מדי. אולי הובלה הופיעה כי סכום נפרד שהקונה צריך לבדוק. אולי הספק פשוט הקליד את הכמות הלא נכונה. העניין הוא לא להניח כוונות רעות. זה ממקן תפיסת הבדלים בזמן שהחברה עדיין יכולה לשאול שאלה ברורה, ולא אחרי שהתשלום עזב את הבנק. כל חשבונית צריכה גם מקום ברשומות הפיננסיות של החברה. זה ממקן את העבודה של התפלגויות חשבונאיות. הן אומרות לדיינמיקס 365 איך לתעד את העלות. כפפות בטיחות עשויות להשתייך לעלויות תפעול המחסן.

מלגזה חדשה עשויה להשתייך לחשבון רכוש קבוע. רכישה עבור פרויקט עשויה להזדקק לתיעוד העלות שלה מול אותו פרויקט. חשבונית אחת יכולה אפילו להתפצל ליותר ממקום אחד. לדוגמה, אם שני צוותי מחסן חולקים הזמנת כפפות, החברה יכולה לחלק את העלות בין המחלקות שלהם. הכספים יכולים אז לראות לאן הכסף הלך בלי לנסות לשחזר את התשובה מאוחר יותר מתיאור חשבונית מאורפל. אחרי שהחשבונית תואמת וכל הבדיקות הנדרשות מסתיימות, היא יכולה לעבור תהליך אישור. רישום החשבונית מתעד את הסכום שהחברה חייבת לספק בהנהלת חשבונות ספקים. החשבון הוא כעת התחייבות לתשלום. תנאי התשלום עוזרים לקבוע מתי הוא אמור להיפרה. מחלקת ספקים יכולה להכין את החשבוניות לתשלום, וברגע שהחברה מאבדת את התשלום, דיינמיקס 365 מנקה את יתרת הספק עבור אותה חשבוני. ההזמנה עברה כעת ממשלוח צפוי לעלות מתועדת ותשלום שהושלם. אבל השביל הזה עושה יותר מאשר לשלם חשבון אחד. זה מעניק לחברה תיעוד שימושי של כל החלטה וכל העברה הקשורים לאותה רכישה. חמישה, בקרה על נירות והחלטות טובות יותר בנוגע לספקים.

תיעוד רכישה מקושר מאפשר לחברה לשלוט בקנייה לפני שבעיה כל שהיא מגיעה למחלקת הכספים. מדיניות רכש קובעת את כללי היסוד. היא מכוונת מה עובדים רשאים לבקש, באילו ספקים להשתמש, ומתי רכישה דורשת אישור לפני שמישהו מתחייב לחספי החברה. חישבו על בקשה לציוד בטיחות. החברה עשויה לדרוש מצוות המחסן לבחור מוצרי בטיחות מאושרים, בעוד שרק צוות הרכש רשאי לבחור ספק חדש. הזמנת החלפה קטנה עשויה לדרוש אישור אחד, אך הזמנת גדולה עבור צוות חדש עשויה לדרוש אישור של בעל תקציב ומנהל רכש. הכללים מוטמעים בתוך התהליך. אנשים לא צריכים לדעת איזה פריט לחפש במסמך מדיניות, לנחש מי צריך לאשר משהו, או להעביר אימייל עד שמישהו ישיב. דינמיקס 365 יכול לנתב את הבקשה על בסיס המחלקה, הסכום, סוג הרכישה או המדיניות הקשורה אליה. ניתוב זה נקרא זרימת עבודה. זרימת עבודה מעניקה לבקשות, להזמנות רכש ולחשבוניות מסלול ברור מאדם אחד למשנהו. כל אדם יכול לאשר, לדחות או לשלוח את הטיעוד בחזרה לשינויים, והמערכת מתעדת את הפעולה. אין יותר תהיות אם אישור התקבל בשרשרת אימיילים ארוכה.

זה גם עוזר כאשר מישהו נהדר. העבודה לא נעלמת לתוך תיבת הדואר הנכנס של אותו אדם ללא סימן היכן היא נעצרה. החברה יכולה לראות את השלב הנוכחי ולפעול לפיו. ספקים יכולים לקחת חלק גם כן, כאשר החברה משתמשת בפורטל הספקים. פורטל הספקים מעניק לספק מקום לצפייה בבקשות להצעות מחיר או הזמנות רכש ששותפו איתו. הם יכולים להשיב לבקשה להצעת מחיר, והם יכולים לאשר הזמנה ישירות כשהחברה שולחת בקשת אישור. זה נותן לשני הצדדים את אותו מסמך לעבוד ממנו. במקום שכניין ישלח קובץ PDF, ימתין לי תשובה, ואז יקליד את התשובה בחזרה למערכת, הספק יכול לאשר את הפרטים דרך התהליך המחובר. הכניין יכול לראות את התגובה מבלי לבנות מחדש את התיעוד באופן ידני. ברגע שרכישות עוברות דרך המערכת, החברה גם אוספת מידע שימושי מבלי ליצור גיליון אלקטרוני נוסף. ניתוח הוצאות עונה על שאלה פשוטה לאן הכסף הולך. מנהל רכש יכול לזכור הוצאות לפי ספק, מוצר, קטגוריית רכש או מחלקה. אולי החברה חושבת שהיא קונה כפפות מספק אחד, אבל הרישומים מראים כמה צוותים שקונים כפפות דומות מספקים שונים.

אולי מחלקה אחת מוציאה יותר על תיקונים חיצוניים מהמצופה. הפרטים האלה נותנים לחברה סיבה לשאול שאלות טובות יותר לפני הרכישה הבאה. ניתוח ביצועי ספק בוחן את הצד של הספק באותו סיפור. קניינים יכולים להשוות תוצאות רכישה והספקה כשהם מחליטים למי לתת הזמנות עתידיות. מחיר נמוך על הנייר עשוי לא להיראות אטרקטיבי אם הספק מספק סחורה באיחור, שולח הזמנות חלקיות או לא עומד בתנאים המוסכמים. החברה יכולה להשתמש ברשומות הרכישה שלה כשהיא בוחנת את מערכת היחסים עם הספק. ואז ישנו נתיב הביקורת. נתיב ביקורת מאפשר לעקוב אחר רכישה לאורך כל ההיסטוריה שלה. ניתן להתחיל בבקשה המקורית, לראות מי אישר אותה, לבחון את הזמנת הרכש, לבדוק את הקבלה, למצוא את החשבונית ולראות את התשלום שסגר אותה. הרשומה הזו עוזרת לצוותי כספים וביקורת, אך היא גם עוזרת לאנשים מן השורה לענות על שאלות יומיומיות. למה קנינו את זה? מי בחר בספק הזה? האם הסחורה הגיעה? האם החשבונית כבר שולמה? התשובה נמצאת ברשומת הרכישה. בואו נחזור לבניין המשרדים מההתחלה. למחלקת הרכש, לרציף הקבלה ולמחלקת הכספים יש תפקידים שונים, אך כולם מסתכלים על חלקים מאותה רכישה במקום להעביר ניירות בין חדרים נפרדים.

למנהל המחסן שלנו ולבקשת ה-TMS שלנו לקסדות וחפפות, יש עכשיו היסטוריה מלאה. הבקשה עמדה במדיניות החברה. האנשים הנכונים אישרו אותה. הספק סיפק את הציוד. צוות המחסן תיעד את ההספקה. מחלקת הנהלת חשבונות התאימה את החשבונית ושילמה אותה. הבחנה פשוטה אחת שומרת על כל אבני הבניין הללו ברורות. איתור ספקים עוזר לחברה לבחור ממי לקנות, בעוד שרחש מנהל את מה שקורה לאחר שהחברה מחליטה לקנות. לסיכום, רשומה אחת מקושרת מרגע ההובלה ועד התשלום. הנה התמונה הגדולה. רכש ואיתור ספקים לוקחים את כל אותן העברות מפוזרות והופכים אותן לתהליך חברה אחד מתועד. בקשה לא נעלמת בתוך תיבת דואר נכנס, אישור לא נשאר רק בזיכרון של מי שהוא, וחשבונית לא מגיעה ללא קישור ברור להחלטה שמאחוריה. במקום זאת, לחברה יש רשומה אחת מקושרת שעוקבת אחר הרכישה לאורך כל הדרך. זה נותן לך תשובה ברורה כשאתה זקוק לאחת. אתה יכול לראות את ההזמנה כקניין. המחסן רואה מה צפוי להגיע. מחלקת הכספים יודעת מה החברה חייבת. ומנהלים רואים בדיוק לאן הולכות ההוצאות. קנייה עדיין קרוכה באנשים, ספקים, סחורות, שירותים והחלטות.

דיינמיקס 365 לא מסירה את הדברים האלה. היא שומרת את הטיעוד שלהם יחד, כך שתוכל לקנות עם פחות קצוות פתוחים ופחות הפתעות. הרשמו בפלטפורמת הפודקסטים המועדפת עליכם ושתפו את טיפ הידע הזה עם מישהו שמתחיל ללמוד דיינמיקס 365 פרוקיורמנט אנד סורסינג.