WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:04.540
מה קורה כשמישהו בעבודה זקוק למחשב נייד חדש, לחומרי גלם ליצור או לשירות ניקיון?

00:00:04.680 --> 00:00:10.460
בחברות רבות, התשובה הישנה כללה אימיילים, גיליונות אלקטרוניים, תפסים מנייר ומישהו שמנסה לאתר חשבונית שבועות לאחר מכן.

00:00:10.600 --> 00:00:14.920
ברוכים הבאים לפרק נוסף של פניני ידע של מייקרוסופט ב-M365FM.

00:00:14.920 --> 00:00:21.700
אני מרקו פיטרס והיום נבחן את תחום הרכש והספקת המשאבים, התהליך המקושר שחברה משתמשת בו כדי לקנות סחורות ושירותים מספקים.

00:00:21.880 --> 00:00:24.520
חישבו על זה כמו על דלפק קבלה אחד בבניין משרדים.

00:00:24.700 --> 00:00:29.380
כל בקשה, אישור, הזמנה, משלוח, חשבונית ותשלום עוברים דרך אותו מקום.

00:00:29.560 --> 00:00:34.880
אנחנו נעקוב אחר רכישה אחת מהבקשה הראשונה ועד לבקרות הפועלות מאחורי הקלעים.

00:00:35.180 --> 00:00:37.700
אחת, מה רכש והספקה באמת כוללים?

00:00:37.700 --> 00:00:44.660
רכש והספקה עשוי להישמע כשם ארוך לקניית דברים, וזה אכן קשור לקנייה, אך שתי המילים מתארות תפקידים שונים.

00:00:44.880 --> 00:00:47.880
הספקה היא העבודה של מציאת ובחירת הספק המתאים.

00:00:48.080 --> 00:00:52.000
חישבו על חברה שזקוקה לכפפות, קסדות, שלטי בטיחות ומשקפי מגן.

00:00:52.000 --> 00:00:59.520
לפני שמישהו מבצע הזמנה, מישהו צריך להחליט מי יכול לספק את המוצרים הנכונים במחיר מקובל בתאריך הנדרש ובתנאים שהחברה מקבלת.

00:00:59.660 --> 00:01:01.100
זוהי הספקה, סורסינג.

00:01:01.100 --> 00:01:08.780
הרכש, פרוקיורמנט, מתחיל ברגע שהחברה צריכה לנהל את הרכישה בפועל, ומכסה את הבקשה, האישורים, הזמנת הרכש, המשלוח, החשבונית והתשלום.

00:01:08.940 --> 00:01:12.000
ביחד, תהליך זה נקרא, ממקור לתשלום, סורס טופיי.

00:01:12.140 --> 00:01:13.680
השם מתאר את המסלול המלא.

00:01:13.680 --> 00:01:21.920
עסק מזהה צורך, בוחר ספק, שולח הזמנה, מקבל את הסחורה או השירות, מקבל חשבונית מהספק, ואז הכספים משלמים לספק.

00:01:22.040 --> 00:01:23.680
כל שלב מתחבר לשלב הבא.

00:01:23.680 --> 00:01:28.160
אפשר לחשוב שזה מובן מעיליו, אך עסקים רבים עדיין מנהלים את השלבים האלה במקומות נפרדים.

00:01:28.280 --> 00:01:38.720
עובד שולח בקשה במייל, מנהל מאשר אותה בהודעת צ'אט, קניין שומר פרטי הזמנה בגיליון אלקטרוני, המחסן בודק תעודת משלוח מנייר, ומחלקת הנהלת חשבונות מקבלת חשבונית ללא קשר ברור להזמנה.

00:01:38.820 --> 00:01:42.240
אנשים עדיין יכולים לקנות דברים בדרך הזו, אבל הם מאבדים את החוט המקשר.

00:01:42.400 --> 00:01:45.260
קניין לא יכול לדעת שהמחסן כבר קיבל חלק מהזמנה.

00:01:45.260 --> 00:01:49.540
מחלקת כספים עלולה לשלם בטעות את אותה חשבונית פעמיים אם היא מגיעה דרך שני ערוצים שונים.

00:01:49.720 --> 00:01:53.200
מנהלים מגלים את העלות רק לאחר שהכסף כבר עזב את החברה.

00:01:53.320 --> 00:01:57.740
כשמי שהוא שואל מי אישר את זה, התשובה דורשת חיפוש ארוך בטיבות הדואר הנכנס.

00:01:57.960 --> 00:02:01.740
דיינמיקס 365 מכניסה את כל המסלול הזה לפלטפורמה אחת מקושרת.

00:02:01.940 --> 00:02:08.940
רכש ומקורות בתוך דיינמיקס 365 סופליי צ'יין מנג'מנט, שבו חברה מנהלת את התנועה והזמינות של מוצרים,

00:02:08.940 --> 00:02:14.340
ומתחברת להנהלת חשבונות ולספקים כדי לתעד חשבוניות, לעקוב אחר חובות ולאבד תשלומים.

00:02:14.480 --> 00:02:16.800
אז מחלקת הרכש לא עומדת לבדה בפינה.

00:02:16.960 --> 00:02:18.800
המחסן יכול לתעד שהסחורה הגיעה,

00:02:19.000 --> 00:02:21.840
הנהלת החשבונות יכולה לראות את החשבונית הקשורה לרכישה,

00:02:22.060 --> 00:02:26.160
ומחלקת התשלומים יכולה להשוות בין מה שהוזמן למה שהגיע ולמה שהספק חיוב.

00:02:26.320 --> 00:02:30.740
כל צוות רואה רק את החלק הדרוש לו, בעוד הרכישה נשארת רשומה אחת מקושרת.

00:02:30.740 --> 00:02:32.680
כעת ישנם שני סוגי רכישות.

00:02:32.680 --> 00:02:36.960
רכש ישיר מכסה מוצרים או שירותים הקשורים למה שהחברה מייצרת או מוכרת.

00:02:37.180 --> 00:02:40.840
יצרן רהיטים שקונה עץ, ברגים ובד, קונה חומרים ישירים.

00:02:41.040 --> 00:02:43.920
ללא החומרים האלו, הוא לא יכול לייצר את המוצר שהוא מוכר.

00:02:44.140 --> 00:02:46.580
רכש עקיף מחסי דברים ששומרים על הפעילות העסקית,

00:02:46.680 --> 00:02:48.260
אך לא הופכים לחלק מהמוצר הנמכר,

00:02:48.500 --> 00:02:53.060
כמו מחשבים ניידים, ריהוט משרדי, הדרכות, תיקונים, ניקיון, תוכנה או ייעוץ משפטי.

00:02:53.060 --> 00:02:56.040
שניהם חשובים, אך לעיתים קרובות הם מתחילים בדרכים שונות.

00:02:56.040 --> 00:02:58.940
ביקוש ייצור יכול לומר לחברה שהיא צריכה עוד חלקים.

00:02:59.100 --> 00:03:00.760
עובד יכול לבקש צג חדש.

00:03:00.960 --> 00:03:03.220
מנהל מתקנים יכול להזדקק לשירות תיקונים.

00:03:03.460 --> 00:03:07.740
דיינמיקס 365 מטפל בכל הצרכים השונים הללו תוך שמירה על תהליך רכש ברור.

00:03:07.920 --> 00:03:10.280
בואו נשתמש בדוגמה פשוטה לאורך הפרק הזה.

00:03:10.460 --> 00:03:14.180
דמיינו שמנהל מחסן מבחין שהצוות זקוק לציוד בטיחות חדש.

00:03:14.180 --> 00:03:17.000
כמה כסדות פגומות, אומליי כפפות המגן נמוך.

00:03:17.140 --> 00:03:19.160
המנהל זקוק לציוד מספיק עבור הצוות,

00:03:19.160 --> 00:03:21.900
והחברה צריכה תיעוד ברור לפני שמתחייבים על כספים.

00:03:22.060 --> 00:03:23.660
הרכישה הזו מתחילה בצורך.

00:03:23.840 --> 00:03:26.700
וכל רכישה מבוקרת מתחילה כשמישהו מבקש משהו.

00:03:26.880 --> 00:03:29.440
2. מבקשה פנימית לספק הנכון

00:03:29.440 --> 00:03:32.080
כך מתחיל כל תהליך הרכישה.

00:03:32.220 --> 00:03:34.660
מנהל המחסן שלך מזהה צורך בציוד בטיחות.

00:03:34.660 --> 00:03:38.940
והרשומה הראשונה שנוצרת בתוך דיינמיקס 365 היא דרישת רכש.

00:03:39.100 --> 00:03:41.660
דרישת רכש היא בקשה פנימית לקנות משהו.

00:03:41.820 --> 00:03:46.340
היא מספרת לחברה מה האדם צריך, כמה, ולעיתים קרובות לאן זה צריך להגיע.

00:03:46.540 --> 00:03:49.560
שימו לב שהבקשה הזו עדיין לא מבטיחה דבר לספק.

00:03:49.680 --> 00:03:53.560
ההבחנה הזו שומרת על החלק המוקדם של הרכישה בשליטת החברה שלכם.

00:03:53.740 --> 00:03:57.180
מנהל המחסן יכול לבקש 20 קסדות וכמה קופסאות כפפות.

00:03:57.180 --> 00:04:00.520
אך שום ספק לא מקבל הזמנה עד שהאנשים הנכונים בוחנים זאת.

00:04:00.580 --> 00:04:03.720
עבור רכישות מפוצות, הבקשה עשויה להתחיל בקטלוג מוצרים.

00:04:03.720 --> 00:04:07.060
חישבו על הקטלוג כעל מדף הקניות המאושר של החברה שלכם.

00:04:07.200 --> 00:04:09.940
במקום להקליט בקשה מאורפלת כמו כפפות בטיחות,

00:04:10.100 --> 00:04:14.640
העובד יכול לבחור מוצר מאושר עם תיאור ידוע, אפשרויות ספק ומחיר שנקבעו מראש.

00:04:14.820 --> 00:04:19.440
זה חוסך זמן, אך גם מונע מאנשים לקנות מוצרים אקראיים שלא עומדים בכללי החברה.

00:04:19.440 --> 00:04:21.640
אולם, לא כל בקשה מתאימה לקטלוג.

00:04:21.800 --> 00:04:26.500
חברה עשויה להזדקק לתיקון חד פעמי, הכשרת יועצים או שירות שאינו מאוחסן כמוצר פיזי.

00:04:26.500 --> 00:04:29.980
במקרה כזה, דיינמיקס 365 יכול להשתמש בקטגוריית רכש.

00:04:30.160 --> 00:04:32.480
קטגוריית רכש מקבצת הוצאות לפי מהותן.

00:04:32.640 --> 00:04:38.060
למשל, החברה יכולה להשתמש בקטגוריות כמו ציוד בטיחות, תיקוני מבנים, שירותים משפטיים או ציוד מחשוב.

00:04:38.220 --> 00:04:43.480
המבקש יכול לתאר את מה שהוא צריך ולשייך זאת לקטגוריה הנכונה גם כשאין מספר פריט על המדף.

00:04:43.480 --> 00:04:47.420
כעת, בקשה לא צריכה להפוך לרכישה רק בגלל שמי שהוא לחץ על שלך.

00:04:47.420 --> 00:04:50.880
החברה יכולה להגדיר מגבלות הוצאה, בדיקות תקציב ותהליכי אישור.

00:04:51.040 --> 00:04:53.960
בקשה קטנה לכפפות עשויה לעבור לאישור מנהל המחסן.

00:04:54.140 --> 00:04:59.200
בקשה גדולה יותר לציוד בטיחות עשויה לדרוש גם אישור ממנהל התקציב של המחלקה או מצוות הרכש.

00:04:59.400 --> 00:05:04.020
הנתיב יכול להשתנות בהתאם לסכום, למחלקה או לכלל הרכש הקשור לסוג ההוצאה הזה.

00:05:04.020 --> 00:05:07.800
זה אומר שאנשים לא צריכים לזכור בעצמם את כל כללי האישור.

00:05:07.800 --> 00:05:14.020
דיינמיקס 365 שולח את הבקשה בנתיב הנכון, בעוד שהבקשה שומרת את ההיסטוריה שלה בתוך המערכת.

00:05:14.220 --> 00:05:19.360
נניח שהמנהל מבקש כמות גדולה של ציוד, והחברה עדיין לא יודעת איזה ספק צריך לקבל את ההזמנה.

00:05:19.500 --> 00:05:23.040
מחלקת הרכש יכולה ליצור בקשה להצעת מחיר, הידועה לרוב כ-RFQ.

00:05:23.040 --> 00:05:26.680
בקשת הצעת מחיר, RFQ, מבקשת ממספר ספקים להגיש הצעות לאותו צורך.

00:05:26.680 --> 00:05:31.220
הקונה שולח את הדרישות, כגון סוג קסדה, מידת כפפות, כמויות ותאריך הספקה מבוקש.

00:05:31.360 --> 00:05:33.560
כל ספק יכול להחזיר מחיר ואת התנאים שלו.

00:05:33.680 --> 00:05:36.600
אולי ספק אחד זול יותר, אך לא יכול לספק את הסחורה במשך שלושה שבועות.

00:05:36.760 --> 00:05:39.280
אחר עולה קצת יותר, אבל יכול לספק הכל עד יום שלישי הבא.

00:05:39.400 --> 00:05:41.660
הקונה יכול להשוות את התשובות הללו לפני הבחירה.

00:05:41.660 --> 00:05:43.800
מחיר זה חשוב, אבל זה לא הדבר היחיד.

00:05:43.800 --> 00:05:49.220
תאריכי הספקה, פרטי מוצר, הנחות והיכולת של הספק עצמו לעמוד בבקשה מעצבים את הבחירה.

00:05:49.340 --> 00:05:54.460
המערכת שומרת את ההצעות מחוברות לבקשה במקום להשאיר את ההשוואה קבורה בשרשרת אימיילים.

00:05:54.640 --> 00:05:59.380
לפני שהקונה בוחר מישהו, דיינמיקס 365 שומר גם רשומות ספקים.

00:05:59.380 --> 00:06:06.180
רשומת ספק מכילה את פרטי החברה הדרושים לרכש, כגון שם הספק והמידע המשמש לקשר העסקי.

00:06:06.180 --> 00:06:13.160
כתלוגי ספקים יכולים להציג את המוצרים שהספק מספק, והספקים יכולים לפרסם כתלוגים אלו כדי לעזור להדכן את המידע.

00:06:13.280 --> 00:06:16.740
לשליטה הדוקה יותר, למוצר יכולה להיות רשימת ספקים מאושרים.

00:06:16.960 --> 00:06:20.060
זה מבהיר לקונה אילו ספקים החברה ישרה עבור אותו מוצר.

00:06:20.060 --> 00:06:25.140
זה מכוון את הבחירה ויכול למנוע ממישהו לבחור ספק שהחברה מעולם לא התכוונה להשתמש בו.

00:06:25.220 --> 00:06:28.380
כשרי ספקים מסוימים כוללים גם תנאים שנוהלו מראש.

00:06:28.380 --> 00:06:31.900
הסכם רכש מתעד עסקה ארוכת טווח בין החברה לבין ספק.

00:06:32.080 --> 00:06:37.960
החברה עשויה להתחייב לרכוש כמות מסוימת או להוציא סכום מסוים לאורך תקופה, והספק מסכים לתנאים הנלווים.

00:06:38.160 --> 00:06:42.220
הסכמי סחר מתעדים מחירי ספקים או הנחות החלים בתאריכים ספציפיים.

00:06:42.220 --> 00:06:47.180
לכן, אם ספק ציוד הבטיחות הסכים להעניק מחיר נמוך יותר על כפפות בית מינוס שישה החודשים הקרובים,

00:06:47.400 --> 00:06:51.380
דיינמיקס 365 יכול לשמור את ההסדר הזה במקום לבקש מכל קניין לזכור אותו.

00:06:51.380 --> 00:06:58.160
הסכמי החזר כספי יכולים גם לעקוב אחר מקרים שבהם ספק מחזיר כסף לאחר שהחברה מגיעה לסכום או לנפח רכישה מסוים.

00:06:58.360 --> 00:07:02.700
בשלב זה, החברה יודעת מה היא צריכה, מי יכול לספק זאת ואילו תנאים חלים.

00:07:02.700 --> 00:07:06.140
החיפוש הסתיים, אך הספק עדיין זקוק להזמנה רשמית.

00:07:06.520 --> 00:07:10.080
שלוש, הזמנת הרכש, ההתחייבות הכתובה של החברה.

00:07:10.180 --> 00:07:12.220
הקניין בחר בספק ציוד הבטיחות.

00:07:12.380 --> 00:07:15.760
כעת, החברה זקוקה להזמנת רכש, המכונה בדרך כלל פי-או.

00:07:15.900 --> 00:07:20.040
הזמנת רכש היא המסמך הרשמי המודיעה לספק בדיוק מה החברה מתכוונת לרכוש.

00:07:20.200 --> 00:07:22.900
היא מציינת את שם הספק, מפרטת את הפריטים או השירותים,

00:07:23.080 --> 00:07:26.680
מציגה את הכמות והמחיר המוסכם וחוללת את תאריך ההספקה ותנאי התשלום.

00:07:26.680 --> 00:07:32.240
עבור המחסן שלנו, הזמנת הרכש עשויה לכלול 20 קסדות, 10 קופסאות כפפות ותאריך הספקה ליום שלישי הבא.

00:07:32.340 --> 00:07:35.800
היא הופכת החלטת רכישה לטיעוד ברור ששני הצדדים יכולים לעבוד לפיו.

00:07:35.800 --> 00:07:42.120
איש אינו צריך לנחש איזה סוג כפפות החברה ביקשה, כמה יחידות היא מצפה לקבל, או איזה מחיר סיכם הקניין עם הספק.

00:07:42.200 --> 00:07:44.520
הזמנת רכש יכולה להתחיל בכמה דרכים.

00:07:44.720 --> 00:07:46.780
לרוב היא מגיעה מדרישת רכש מאושרת.

00:07:46.780 --> 00:07:52.740
מנהל המחסן ביקש את ציוד הבטיחות, הגורמים הרלוונטיים אישרו את הבקשה, ומחלקת הרכש הופכת אותה להזמנת רכש.

00:07:52.900 --> 00:07:54.720
היא יכולה להגיע גם מהסכם רכש.

00:07:54.920 --> 00:07:58.000
אם החברה כבר סיכמה עסקה ארוכת טווח עם ספק הבטיחות,

00:07:58.000 --> 00:08:02.140
הקניין יכול ליצור הזמנת שחרור מול הסכם זה, במקום לבנות כל פרט מאפס.

00:08:02.280 --> 00:08:04.080
לפעמים הביקוש יוצר את ההזמנה.

00:08:04.220 --> 00:08:07.220
חברה עשויה לתכנן רכישת חומרים, כי היא צופה צירכי ייצור עתידיים,

00:08:07.220 --> 00:08:11.180
ודיינמיקס 365 יכול ליצור הזמנות רכש מתוכננות מתוך ביקוש זה.

00:08:11.300 --> 00:08:14.860
כאשר החברה משחררת הזמנה מתוכננת, היא הופכת להזמנת רכש ממשית.

00:08:15.020 --> 00:08:16.800
לאחר מכן ישנן רכישות ישירות.

00:08:16.800 --> 00:08:22.260
קניין עשוי ליצור הזמנת רכש באופן ידני, כשאין מאחורי הדרישה, הסכם או ביקוש מתוכנן קודם לכן.

00:08:22.420 --> 00:08:26.600
זה יכול לקרות כאשר הקניין כבר יודע מה החברה צריכה ואיזה ספק יספק זאת.

00:08:26.720 --> 00:08:28.740
נקודות מוצא שונות אותו יעד.

00:08:28.740 --> 00:08:32.380
לפני שהזמנת הרכש מתקדמת, החברה יכולה לדרוש אישור.

00:08:32.540 --> 00:08:38.900
הקונה מכין את ההזמנה, אך ייתכן שההזמנה תדרוש אישור פנימי על פי כללי הסכומים האוטומטיים של החברה לפני שתגיע לספק.

00:08:39.020 --> 00:08:40.420
זה מפריד בין שתי החלטות.

00:08:40.420 --> 00:08:47.240
ראשית, החברה מאשרת את התחייבותה שלה, ולאחר מכן החברה מאשרת את ההזמנה מול הספק, מה שמראה ששני הצדדים הסכימו על המתרחש.

00:08:47.380 --> 00:08:50.120
הזמנת רכש מאושרת היא יותר מאשר הערה פנימית.

00:08:50.120 --> 00:08:54.200
היא מתעדת שההזמנה הגיעה לספק, וכי קיים הסכם סביב הרכישה.

00:08:54.300 --> 00:09:00.660
דיינמיקס 365 גם חוסכת מהקונים את הצורך להקליד מחדש את אותו המידע בכל פעם שהם מזמינים מספק מוכר.

00:09:00.660 --> 00:09:05.660
רשומת הספק יכולה למלא פרטים כגון פרטי משלוח, תנאי תשלום והגדרות רגילות אחרות.

00:09:05.820 --> 00:09:11.580
הקונה עדיין בודק את ההזמנה ויכול לשנות פרטים כאשר המצב מחייב זאת, אך המידע הרגיל מתחיל במקום הנכון.

00:09:11.580 --> 00:09:14.720
זה מפחית הקלדה ושומר על הזמנות חוזרות עקביות יותר.

00:09:14.880 --> 00:09:17.340
משלוח לא תמיד מגיע בקופסה אחת ביום אחד.

00:09:17.500 --> 00:09:21.160
דמיינו שלספק יש את כל הכפפות כעת, אך רק מחצית מהקסדות מוכנות.

00:09:21.160 --> 00:09:25.720
לוח זמנים למשלוח מאפשר לחברה לפצל הזמנת רכש אחת למשלוחים מתוכננים בתאריכים שונים.

00:09:25.920 --> 00:09:32.320
הזמנת הרכש יכולה להראות שין מינוס עשר קסדות יגיעו ביום שלישי הבא, עשר הנותרות יגיעו שבוע לאחר מכן, והכפפות יגיעו עם המשלוח הראשון.

00:09:32.320 --> 00:09:36.660
הזמנה אחת נשארת מקושרת בעוד תוכנית המשלוח תואמת את מה שיכול לקרות בפועל.

00:09:36.760 --> 00:09:39.560
חלק מהרכישות לעולם אינן מגיעות לחברה כלל.

00:09:39.740 --> 00:09:44.260
משלוח ישיר אומר שהספק שולח את המוצר ישר ללקוח של החברה.

00:09:44.260 --> 00:09:48.700
לדוגמה, עסק מוכר פריט מיוחד אך לא מחזיק אותו במחסן שלו.

00:09:48.800 --> 00:09:53.040
הוא יכול ליצור הזמנת מחירה עבור הלקוח והזמנת רכש קשורה עבור הספק.

00:09:53.040 --> 00:09:59.880
הספק שולח ישירות ללקוח בעוד דיינמיקס 365, מחברת את שלבי המחירה והרכישה הקשורים מאחורי הקלעים.

00:10:00.080 --> 00:10:08.960
זה מונע עצירה מיותרת במחסן של החברה ושומר על הזמנת הלקוח והזמנת הספק קשורות יחד כדי שאנשים יוכלו לעקוב אחר אותו פריט בשני צדי העסקה.

00:10:09.120 --> 00:10:11.780
הזמנת רכש יכולה לכלול יותר מאשר את הפריט הראשי.

00:10:14.260 --> 00:10:18.320
החברה מזמינה קסדות ייתכן שהיא תזדקק גם למשקפיים חלופיים או לחלקי הרכבה.

00:10:18.320 --> 00:10:24.900
דיינמיקס 365 יכולה להציע פריטים משלימים שעשויים להידרש להיות אופציונליים או כלולים ללא עלות נוספת.

00:10:24.980 --> 00:10:29.840
הקונה רואה את הצורך הקשור בזמן בניית ההזמנה במקום לגלות אותו לאחר הגעת המשלוח הראשי.

00:10:29.960 --> 00:10:31.460
ואז ישנם חיובים נוספים.

00:10:31.620 --> 00:10:35.080
עלויות הובלה, טיפול ועלויות דומות יכולות להשתייך גם להזמנת הרכש.

00:10:35.080 --> 00:10:40.160
חיוב עשוי לחול על כל ההזמנה או על שורת הזמנה מסוימת תלוי באופן שבו החברה צריכה לתעט זאת.

00:10:40.260 --> 00:10:45.240
זה משנה, כי מחיר מוצר נמוך לא משקף את העלות המלאה אם המשלוח מוסיף עמלה גבוהה.

00:10:45.360 --> 00:10:50.380
רישום החיוב אם ההזמנה שומר על העלות הזו קשורה לרכישה במקום להשאיר אותה בנפרד.

00:10:50.540 --> 00:10:55.120
לספק יש כעת הזמנה מאושרת עם פריטים, מחירים, תאריכים ותנאים ברורים.

00:10:55.240 --> 00:10:58.560
אך הזמנה מאושרת רק מתעדת את מה שהחברה מצפה שיקרה.

00:10:58.560 --> 00:11:03.540
דיינמיקס 365 עדיין זקוק להוכחה כאשר הסחורות או השירותים אכן מגיעים.

00:11:04.580 --> 00:11:07.180
4. קבלת סחורות ובדיקת החשבונית

00:11:07.180 --> 00:11:10.420
המסעית מגיעה למחסן עם הקסדות והכפפות.

00:11:10.580 --> 00:11:15.340
לפני שמישהו מסמן את ההזמנה כהושלמה, צוות המחסן צריך לבדוק מה הגיע בפועל.

00:11:15.460 --> 00:11:20.880
הם רושמים את ההגעה, משווים את המשלוח להזמנת הרכש ומפרסמים קבלת מוצר מול אותה הזמנה.

00:11:21.000 --> 00:11:24.740
קבלת מוצר היא פשוט הדרך של המערכת לתעד שהסחורה הגיעה.

00:11:24.740 --> 00:11:29.120
הנה עשרה פריטים. הזמנת הרכש מפרטת 20 קסדות ואו מינוס 10 קופסאות כפפות.

00:11:29.300 --> 00:11:32.120
אך הנהג מספק רק 10 קסדות ואת כל 10 קופסאות הכפפות.

00:11:32.280 --> 00:11:35.720
המחסן רושם את מה שהתקבל בפועל, לא את מה שהחברה קיבטה שיגיע.

00:11:35.860 --> 00:11:40.800
10 הקסדות הנותרות נשארות פתוחות בהזמנת הרכש עד שהספק יספק אותן או שהקונה ישנה את ההזמנה.

00:11:40.920 --> 00:11:42.200
זה שומר על הרישום המין.

00:11:42.380 --> 00:11:45.180
ברגע שקבלת המוצר נרשמת, הזמנת הרכש משתנה.

00:11:45.180 --> 00:11:48.160
המערכת מפרידה כעת בין הכמות שהוזמנה לכמות שהתקבלה.

00:11:48.360 --> 00:11:52.880
כך שכניינים, צוות מחסן ואנשי כספים יכולים לראות את מצב ההזמנה ללא צורך בשיחות טלפון.

00:11:53.020 --> 00:11:55.820
עבור פריטי מלאי, הקבלה גם מעדכנת את המלאי.

00:11:55.960 --> 00:11:59.540
הכפפות מופיעות כמלאי זמין, מוכנות לשימוש צוות המחסן.

00:11:59.700 --> 00:12:03.640
אם הפריטים שייכים לפרויקט ספציפי, לנכס קבוע או למשלוח ישיר,

00:12:03.840 --> 00:12:08.100
דיינמיקס 365 יכול לרשום את הרכישה כנגד השימוש המיועד הזה.

00:12:08.100 --> 00:12:10.940
החברה יודעת יותר מאשר רק איך קנינו כפפות.

00:12:11.100 --> 00:12:14.840
היא יודעת האם הכפפות הגיעו, כמה הגיעו ולאן הן שייכות.

00:12:15.060 --> 00:12:17.580
עם זאת, לא כל רכישה מגיעה לרציף פריקה.

00:12:17.700 --> 00:12:20.300
תארו לעצמכם שהחברה סוחרת מדריך בטיחות ליום,

00:12:20.540 --> 00:12:23.320
משלמת על גישה לתוכנה או מזמינה שירות תיקונים חיצוני.

00:12:23.480 --> 00:12:27.200
אין פה תוצרים, אין משטחים לספור ואין הגאה למחסן שצריך לרשום.

00:12:27.380 --> 00:12:31.560
עבור שירותים ורכישות לא פיזיות אחרות, החברה יכולה להשתמש במסלול פשוט יותר.

00:12:31.560 --> 00:12:38.960
בהתאם לאופן הגדרת הרכישה, היא יכולה לרשום קבלה בהזמנת הרכש ללא שלב מחסן או לעבור ישירות לחשבונית הספק.

00:12:39.340 --> 00:12:40.980
אותה שאלה עדיין רלוונטית.

00:12:41.140 --> 00:12:43.400
האם החברה קיבלה את מה שהסכימה לקנות?

00:12:43.600 --> 00:12:47.080
עבור שירות הדרכה, התשובה עשויה להיות שההדרכה התקיימה.

00:12:47.220 --> 00:12:49.760
עבור תיקון, מישהו מאשר שהעבודה הוא שלמה.

00:12:49.920 --> 00:12:53.660
הרישום אינו זקוק לקופסה או לברקוד כדי להוכיח שהחברה קיבלה משהו.

00:12:53.780 --> 00:12:55.300
אז מגיעה חשבונית הספק.

00:12:55.300 --> 00:13:02.320
החשבונית נכנסת לספקים, החלק בדיינמיקס 365 שמתעד את חובות החברה לספקים ומכין תשלומים.

00:13:02.440 --> 00:13:08.320
החשבונית מקושרת בחזרה להזמנת הרכש, כך שהמערכת לא מתייחסת אליה כאל חשבון מבודד ללא היסטוריה.

00:13:08.440 --> 00:13:10.420
כאן בדיקה פשוטה מונעת הרבה צרות.

00:13:10.620 --> 00:13:16.260
דיינמיקס 365 משווה שלושה דברים, מה החברה הזמינה, מה החברה קיבלה ומה הספק חייב בחשבונית.

00:13:16.360 --> 00:13:17.700
אנשים קוראים לזה התאמה.

00:13:17.820 --> 00:13:19.900
במילים פשוטות, האם החשבון תואם לעסקה?

00:13:19.900 --> 00:13:22.860
הזמנת הרכש עשויה להראות 20 קסדות במחיר מוסכם.

00:13:22.980 --> 00:13:26.040
קבלת המוצר עשויה להראות שרק 10 קסדות הגיעו עד כה.

00:13:26.160 --> 00:13:31.060
אם השפק שולח חשבונית על 20, המערכת יכולה להציג את ההפרש לפני שהחברה משלמת.

00:13:31.180 --> 00:13:32.760
זה ממקן התאמה משולשת.

00:13:32.920 --> 00:13:36.720
שלושת הרשומות הן הזמנת הרכש, קבלת המוצר והחשבונית.

00:13:36.900 --> 00:13:40.100
כשהן תואמות, למחלקת ספקים יש דרך ברורה קדימה.

00:13:40.220 --> 00:13:43.020
כשהמחיר שונה, כמות החשבונית עולה על כמות הקבלה,

00:13:43.020 --> 00:13:46.780
או שמופיעה שורה שאף אחד לא הזמין, החברה יכולה לעצור ולבדוק.

00:13:46.940 --> 00:13:49.240
אולי הספק שלח את החשבונית מוקדם מדי.

00:13:49.380 --> 00:13:52.180
אולי הובלה הופיעה כי סכום נפרד שהקונה צריך לבדוק.

00:13:52.380 --> 00:13:54.820
אולי הספק פשוט הקליד את הכמות הלא נכונה.

00:13:54.960 --> 00:13:56.800
העניין הוא לא להניח כוונות רעות.

00:13:57.020 --> 00:14:01.000
זה ממקן תפיסת הבדלים בזמן שהחברה עדיין יכולה לשאול שאלה ברורה,

00:14:01.300 --> 00:14:03.120
ולא אחרי שהתשלום עזב את הבנק.

00:14:03.460 --> 00:14:07.140
כל חשבונית צריכה גם מקום ברשומות הפיננסיות של החברה.

00:14:07.140 --> 00:14:09.840
זה ממקן את העבודה של התפלגויות חשבונאיות.

00:14:10.020 --> 00:14:13.080
הן אומרות לדיינמיקס 365 איך לתעד את העלות.

00:14:13.240 --> 00:14:16.040
כפפות בטיחות עשויות להשתייך לעלויות תפעול המחסן.

00:14:16.180 --> 00:14:18.900
מלגזה חדשה עשויה להשתייך לחשבון רכוש קבוע.

00:14:19.080 --> 00:14:22.500
רכישה עבור פרויקט עשויה להזדקק לתיעוד העלות שלה מול אותו פרויקט.

00:14:22.640 --> 00:14:25.420
חשבונית אחת יכולה אפילו להתפצל ליותר ממקום אחד.

00:14:25.580 --> 00:14:28.500
לדוגמה, אם שני צוותי מחסן חולקים הזמנת כפפות,

00:14:28.500 --> 00:14:31.160
החברה יכולה לחלק את העלות בין המחלקות שלהם.

00:14:31.320 --> 00:14:36.640
הכספים יכולים אז לראות לאן הכסף הלך בלי לנסות לשחזר את התשובה מאוחר יותר מתיאור חשבונית מאורפל.

00:14:36.800 --> 00:14:39.420
אחרי שהחשבונית תואמת וכל הבדיקות הנדרשות מסתיימות,

00:14:39.600 --> 00:14:40.840
היא יכולה לעבור תהליך אישור.

00:14:41.000 --> 00:14:44.520
רישום החשבונית מתעד את הסכום שהחברה חייבת לספק בהנהלת חשבונות ספקים.

00:14:44.660 --> 00:14:46.240
החשבון הוא כעת התחייבות לתשלום.

00:14:46.420 --> 00:14:48.660
תנאי התשלום עוזרים לקבוע מתי הוא אמור להיפרה.

00:14:48.660 --> 00:14:51.220
מחלקת ספקים יכולה להכין את החשבוניות לתשלום,

00:14:51.400 --> 00:14:53.020
וברגע שהחברה מאבדת את התשלום,

00:14:53.220 --> 00:14:56.480
דיינמיקס 365 מנקה את יתרת הספק עבור אותה חשבוני.

00:14:56.680 --> 00:15:00.520
ההזמנה עברה כעת ממשלוח צפוי לעלות מתועדת ותשלום שהושלם.

00:15:00.640 --> 00:15:03.140
אבל השביל הזה עושה יותר מאשר לשלם חשבון אחד.

00:15:03.300 --> 00:15:07.160
זה מעניק לחברה תיעוד שימושי של כל החלטה וכל העברה הקשורים לאותה רכישה.

00:15:07.260 --> 00:15:10.440
חמישה, בקרה על נירות והחלטות טובות יותר בנוגע לספקים.

00:15:10.440 --> 00:15:15.120
תיעוד רכישה מקושר מאפשר לחברה לשלוט בקנייה לפני שבעיה כל שהיא מגיעה למחלקת הכספים.

00:15:15.240 --> 00:15:17.360
מדיניות רכש קובעת את כללי היסוד.

00:15:17.540 --> 00:15:20.280
היא מכוונת מה עובדים רשאים לבקש, באילו ספקים להשתמש,

00:15:20.500 --> 00:15:23.480
ומתי רכישה דורשת אישור לפני שמישהו מתחייב לחספי החברה.

00:15:23.620 --> 00:15:25.300
חישבו על בקשה לציוד בטיחות.

00:15:25.480 --> 00:15:28.620
החברה עשויה לדרוש מצוות המחסן לבחור מוצרי בטיחות מאושרים,

00:15:28.860 --> 00:15:31.080
בעוד שרק צוות הרכש רשאי לבחור ספק חדש.

00:15:31.080 --> 00:15:33.700
הזמנת החלפה קטנה עשויה לדרוש אישור אחד,

00:15:33.920 --> 00:15:38.120
אך הזמנת גדולה עבור צוות חדש עשויה לדרוש אישור של בעל תקציב ומנהל רכש.

00:15:38.260 --> 00:15:39.960
הכללים מוטמעים בתוך התהליך.

00:15:40.160 --> 00:15:42.960
אנשים לא צריכים לדעת איזה פריט לחפש במסמך מדיניות,

00:15:43.160 --> 00:15:46.480
לנחש מי צריך לאשר משהו, או להעביר אימייל עד שמישהו ישיב.

00:15:46.680 --> 00:15:53.300
דינמיקס 365 יכול לנתב את הבקשה על בסיס המחלקה, הסכום, סוג הרכישה או המדיניות הקשורה אליה.

00:15:53.300 --> 00:15:55.100
ניתוב זה נקרא זרימת עבודה.

00:15:55.100 --> 00:16:00.540
זרימת עבודה מעניקה לבקשות, להזמנות רכש ולחשבוניות מסלול ברור מאדם אחד למשנהו.

00:16:00.660 --> 00:16:06.320
כל אדם יכול לאשר, לדחות או לשלוח את הטיעוד בחזרה לשינויים, והמערכת מתעדת את הפעולה.

00:16:06.460 --> 00:16:09.620
אין יותר תהיות אם אישור התקבל בשרשרת אימיילים ארוכה.

00:16:09.760 --> 00:16:11.640
זה גם עוזר כאשר מישהו נהדר.

00:16:11.820 --> 00:16:16.180
העבודה לא נעלמת לתוך תיבת הדואר הנכנס של אותו אדם ללא סימן היכן היא נעצרה.

00:16:16.180 --> 00:16:18.960
החברה יכולה לראות את השלב הנוכחי ולפעול לפיו.

00:16:18.960 --> 00:16:22.600
ספקים יכולים לקחת חלק גם כן, כאשר החברה משתמשת בפורטל הספקים.

00:16:22.760 --> 00:16:27.540
פורטל הספקים מעניק לספק מקום לצפייה בבקשות להצעות מחיר או הזמנות רכש ששותפו איתו.

00:16:27.660 --> 00:16:33.320
הם יכולים להשיב לבקשה להצעת מחיר, והם יכולים לאשר הזמנה ישירות כשהחברה שולחת בקשת אישור.

00:16:33.520 --> 00:16:36.000
זה נותן לשני הצדדים את אותו מסמך לעבוד ממנו.

00:16:36.000 --> 00:16:43.480
במקום שכניין ישלח קובץ PDF, ימתין לי תשובה, ואז יקליד את התשובה בחזרה למערכת, הספק יכול לאשר את הפרטים דרך התהליך המחובר.

00:16:43.600 --> 00:16:47.060
הכניין יכול לראות את התגובה מבלי לבנות מחדש את התיעוד באופן ידני.

00:16:47.260 --> 00:16:52.820
ברגע שרכישות עוברות דרך המערכת, החברה גם אוספת מידע שימושי מבלי ליצור גיליון אלקטרוני נוסף.

00:16:52.960 --> 00:16:56.240
ניתוח הוצאות עונה על שאלה פשוטה לאן הכסף הולך.

00:16:56.240 --> 00:17:01.240
מנהל רכש יכול לזכור הוצאות לפי ספק, מוצר, קטגוריית רכש או מחלקה.

00:17:01.360 --> 00:17:07.200
אולי החברה חושבת שהיא קונה כפפות מספק אחד, אבל הרישומים מראים כמה צוותים שקונים כפפות דומות מספקים שונים.

00:17:07.400 --> 00:17:10.500
אולי מחלקה אחת מוציאה יותר על תיקונים חיצוניים מהמצופה.

00:17:10.620 --> 00:17:14.500
הפרטים האלה נותנים לחברה סיבה לשאול שאלות טובות יותר לפני הרכישה הבאה.

00:17:14.600 --> 00:17:17.760
ניתוח ביצועי ספק בוחן את הצד של הספק באותו סיפור.

00:17:17.760 --> 00:17:22.240
קניינים יכולים להשוות תוצאות רכישה והספקה כשהם מחליטים למי לתת הזמנות עתידיות.

00:17:22.340 --> 00:17:28.860
מחיר נמוך על הנייר עשוי לא להיראות אטרקטיבי אם הספק מספק סחורה באיחור, שולח הזמנות חלקיות או לא עומד בתנאים המוסכמים.

00:17:29.060 --> 00:17:32.980
החברה יכולה להשתמש ברשומות הרכישה שלה כשהיא בוחנת את מערכת היחסים עם הספק.

00:17:33.100 --> 00:17:34.480
ואז ישנו נתיב הביקורת.

00:17:34.600 --> 00:17:37.640
נתיב ביקורת מאפשר לעקוב אחר רכישה לאורך כל ההיסטוריה שלה.

00:17:37.640 --> 00:17:44.340
ניתן להתחיל בבקשה המקורית, לראות מי אישר אותה, לבחון את הזמנת הרכש, לבדוק את הקבלה, למצוא את החשבונית ולראות את התשלום שסגר אותה.

00:17:44.420 --> 00:17:49.280
הרשומה הזו עוזרת לצוותי כספים וביקורת, אך היא גם עוזרת לאנשים מן השורה לענות על שאלות יומיומיות.

00:17:49.460 --> 00:17:54.160
למה קנינו את זה? מי בחר בספק הזה? האם הסחורה הגיעה? האם החשבונית כבר שולמה?

00:17:54.300 --> 00:17:56.120
התשובה נמצאת ברשומת הרכישה.

00:17:56.120 --> 00:17:58.300
בואו נחזור לבניין המשרדים מההתחלה.

00:17:58.300 --> 00:18:07.060
למחלקת הרכש, לרציף הקבלה ולמחלקת הכספים יש תפקידים שונים, אך כולם מסתכלים על חלקים מאותה רכישה במקום להעביר ניירות בין חדרים נפרדים.

00:18:07.780 --> 00:18:13.220
למנהל המחסן שלנו ולבקשת ה-TMS שלנו לקסדות וחפפות, יש עכשיו היסטוריה מלאה.

00:18:13.340 --> 00:18:15.140
הבקשה עמדה במדיניות החברה.

00:18:15.260 --> 00:18:16.840
האנשים הנכונים אישרו אותה.

00:18:16.940 --> 00:18:18.360
הספק סיפק את הציוד.

00:18:18.360 --> 00:18:20.360
צוות המחסן תיעד את ההספקה.

00:18:20.460 --> 00:18:23.300
מחלקת הנהלת חשבונות התאימה את החשבונית ושילמה אותה.

00:18:23.300 --> 00:18:26.540
הבחנה פשוטה אחת שומרת על כל אבני הבניין הללו ברורות.

00:18:26.700 --> 00:18:32.960
איתור ספקים עוזר לחברה לבחור ממי לקנות, בעוד שרחש מנהל את מה שקורה לאחר שהחברה מחליטה לקנות.

00:18:33.020 --> 00:18:36.340
לסיכום, רשומה אחת מקושרת מרגע ההובלה ועד התשלום.

00:18:36.460 --> 00:18:37.540
הנה התמונה הגדולה.

00:18:37.700 --> 00:18:42.160
רכש ואיתור ספקים לוקחים את כל אותן העברות מפוזרות והופכים אותן לתהליך חברה אחד מתועד.

00:18:42.160 --> 00:18:49.020
בקשה לא נעלמת בתוך תיבת דואר נכנס, אישור לא נשאר רק בזיכרון של מי שהוא, וחשבונית לא מגיעה ללא קישור ברור להחלטה שמאחוריה.

00:18:49.140 --> 00:18:52.960
במקום זאת, לחברה יש רשומה אחת מקושרת שעוקבת אחר הרכישה לאורך כל הדרך.

00:18:53.120 --> 00:18:55.060
זה נותן לך תשובה ברורה כשאתה זקוק לאחת.

00:18:55.220 --> 00:18:56.860
אתה יכול לראות את ההזמנה כקניין.

00:18:57.000 --> 00:18:58.420
המחסן רואה מה צפוי להגיע.

00:18:58.580 --> 00:19:00.460
מחלקת הכספים יודעת מה החברה חייבת.

00:19:00.600 --> 00:19:02.640
ומנהלים רואים בדיוק לאן הולכות ההוצאות.

00:19:02.640 --> 00:19:06.140
קנייה עדיין קרוכה באנשים, ספקים, סחורות, שירותים והחלטות.

00:19:06.340 --> 00:19:08.820
דיינמיקס 365 לא מסירה את הדברים האלה.

00:19:08.920 --> 00:19:12.760
היא שומרת את הטיעוד שלהם יחד, כך שתוכל לקנות עם פחות קצוות פתוחים ופחות הפתעות.

00:19:12.880 --> 00:19:19.220
הרשמו בפלטפורמת הפודקסטים המועדפת עליכם ושתפו את טיפ הידע הזה עם מישהו שמתחיל ללמוד דיינמיקס 365 פרוקיורמנט אנד סורסינג.