Apa yang terjadi saat seorang di kantor membutuhkan laptop baru, bahan baku produksi, atau jasa kebersihan? Di banyak perusahaan, cara lama, berarti menggunakan email, spreadsheet, formulir kertas, dan seseorang yang mencoba melacak faktur berminggu-minggu kemudian. Selamat datang di episode lain dari Microsoft Knowledge Nuggets di M305FM. Saya Mirko Peters, dan hari ini kita akan membahas pengadaan dan penyediaan procurement and sourcing, yaitu proses terhubung yang digunakan perusahaan untuk membeli barang dan jasa Defender. Bayangkan seperti satu meja resepsionis di gedung perkantuan. Setiap permintaan, persetujuan, pesanan, pengiriman faktur, dan pembayaran luat di tempat yang sama. Kita akan mengikuti satu proses pembelian, mulai dari permintaan pertama hingga kontrol yang bekerja di balik layar. Satu, apa yang sebenarnya dicakup oleh pengadaan dan penyediaan? Pengadaan dan penyediaan mungkin terdengar seperti istilah yang rumit untuk sekadar membeli barang dan memang tentang membeli, tetapi kedua kata tersebut menggambarkan tugas yang berbeda.

Penyediaan adalah pekerjaan untuk menemukan dan memilih vendor yang tepat. Bayangkan sebuah perusahaan yang membutuhkan sarung tangan, helm papan tanda keselamatan, dan kacamatan. Sebelum ada yang melakukan pemesanan, seseorang harus memutuskan siapa yang bisa menyediakan produk yang tepat dengan harga yang dapat diterima pada tanggal yang dapat diterima pada tanggal yang diminta dengan disetujui perusahaan. Belah penyediaan. Pengadaan dimulai begitu perusahaan perlu mengelola pembelian yang sebenarnya. Ini mencakup permintaan, persetujuan, pesanan pembelian, pengiriman faktur, dan pembayaran. Bersama-sama, proses ini disebut source to pay. Nama tersebut menggambarkan alur yang lengkap. Bisnis mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, mengirim pesanan, menerima barang atau jasa, mendapatkan faktur dari vendor, lalu bagian keuangan, membayar vendor tersebut. Setiap langkah terhubung ke langkah berikut.

Anda mungkin menganggapnya sudah jelas, tetapi banyak bisnis masih menjalankan langkah-langkah ini di tempat yang terhubung. Seorang karyawan mengirim permintaan lewat email, manajer menyetujuinya lewat pesan obrolan, pembeli mencatat detail pesanan di spreadsheet, gudang memeriksa catatan pengiriman kertas, bagian utang menerima faktur yang tidak memiliki tautan jelas ke pesanan. Dan orang-orang tetap bisa membeli barang dengan cara itu, tetapi mereka kehilangan jajak. Seorang pembeli tidak bisa mengetahui bahwa gudang sudah menerima sebagian dari pesanan. Bagian keuangan bisa saja membayar faktur yang sama dua kali jika faktur itu datang melalui dua saluran yang berbeda. Manajer hanya mengetahui biaya tersebut setelah uang keluar dari perusahaan. Jika seorang bertanya siapa yang menyetujuinya, jawabannya berarti pencairan panjang melalui kotak masuk email. Dynamics 365 menyatukan jajak tersebut ke dalam satu platform yang teru.

Pengadaan dan penyediaan di dalam Dynamics 365, Supply Chain Management, tempat perusahaan menangani pergerakan dan ketersediaan barang, serta terhubung dengan keuangan dan utang usaha untuk mencatat faktur, melacak utang, dan memproses pembayaran. Jadi bagian pembelian tidak bekerja sendiri, serta terpisah. Udang dapat mencatat bahwa barang telah tiba, keuangan dapat melihat faktur yang terkait dengan pembelian tersebut, dan utang usaha dapat mencocokkan apa yang dipesan, apa yang dipesan dengan apa yang tiba, dan apa yang ditegikan vendor. Setiap tim hanya melihat bagian yang mereka perlukan, sementara pembelian tetap menjadi satu catatan yang selektur. Terdapat dua jenis pembelian. Pengadaan langsung mencakup barang atau layanan yang terkait dengan apa yang diproduksi atau dijual oleh perusahaan. Pembuat furnitur yang membeli kayu, skrup, dan kain sedang membeli material langsung. Jadi tanpa material tersebut, perusahaan tidak dapat membuat produk yang dijual.

Pengadaan tidak langsung mencakup hal-hal yang menjaga bisnis tetap berjalan, tetapi tidak menjadi bagian dari barang yang dijual, seperti laptop, perabot kantor, pelatihan, perbaikan, pembersihan, perangkat lunak, atau nasihat hukum. Keduanya penting, tetapi seringkali dimulai dengan cara yang berbeda. Permintaan produksi dapat memberitahu perusahaan bahwa mereka membutuhkan lebih banyak sukunya. Seorang karyawan dapat meminta monitor barang. Seorang manajer fasilitas mungkin membutuhkan layanan perbaikan. Dynamics 3.5 menangani semua kebutuhan berbeda ini sambil menjaga jalur pembelian tetap jelas. Mari kita gunakan satu contoh sederhana sepanjang episode ini. Bayangkan seorang manajer gudang melihat timnya membutuhkan perlengkapan keselamatan baru. Beberapa helm rusak dan persediaan sarung tangan pelindung nipis. Manajer tersebut membutuhkan perlengkapan yang cukup untuk tim, dan perusahaan membutuhkan catatan yang jelas sebelum dana di alakasi.

Pembelian tersebut dimulai dari sebuah kebutuhan, dan setiap pembelian yang terkontrol dimulai saat seorang pembelian suatu. Dua, dari permintaan internal ke vendor yang tepat. Beginilah cara seluruh proses pembelian dimulai. Manajer gudang Anda melihat kebutuhan akan perlengkapan keselamatan, dan catatan pertama yang dibuat di dalam Dynamics 3.5 adalah permintaan pembelian. Permintaan pembelian adalah permohonan internal untuk membeli sesuatu. Hal ini memberitahu perusahaan apa yang dibutuhkan seseorang berapa jumlahnya, dan seringkali kemana-mana tersebut harus dikirim. Perhatikan bahwa permintaan ini belum menjanjikan apapun kepada vendor. Perbedaan tersebut menjaga bagian awal pembelian tetap di bawah kendali perusahaan. Manajer gudang dapat meminta 20 helm dan beberapa kotak sarung tangan, tetapi tidak ada pemasok yang menerima pesanan sampai orang yang tepat meninjaunya. Untuk pembelian umum, permintaan dapat dimulai dari katalog produk.

Anggap katalog sebagai rak belanja yang disetujui perusahaan Anda. Alih-alih mengetik permintaan samar seperti sarung tangan keselamatan, karyawan dapat memilih produk yang disetujui dengan deskripsi, pilihan pemasok, dan harga yang sudah tertera. Hal itu menghemat waktu, tetapi juga mencegah orang membeli produk sembarangan yang tidak memenuhi aturan perusahaan. Namun tidak semua permintaan cocok dimasukkan ke dalam katalog. Perusahaan mungkin memerlukan perbaikan satu kali, pelatihan konsultan, atau layanan yang tidak disimpan sebagai produk fisik. Dalam hal itu, dynamics tiga adalah pengadaan. Kategori pengadaan mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan kategori seperti perlengkapan keselamatan, perbaikan gedung, layanan hukum, atau peralatan komputer. Pemohon dapat mendeskripsikan kebutuhannya dan menempatkannya dalam kategori yang tepat, bahkan jika tidak ada nomor barang di rak.

Tentu saja, sebuah permintaan tidak boleh langsung menjadi pembelian hanya karena seseorang mengekwi kiri. Perusahaan dapat menetapkan batas pengeluaran, permintaan kecil untuk sarung tangan mungkin akan diteruskan ke manajer gudang. Permintaan yang lebih besar untuk peralatan keselamatan mungkin juga memerlukan persetujuan dari pemilik anggaran departemen atau tim pembelian. Rute tersebut dapat berubah berdasarkan jumlah, departemen, atau aturan pembelian yang terkait dengan jenis pengeluaran. Artinya, orang tidak perlu mengingat setiap aturan persetujuan sendiri. Dynamics 365 mengirimkan permintaan melalui jalur yang tepat, sementara permintaan tersebut tetap menyimpan riwayatnya di dalam sistem. Misalkan manajer meminta peralatan dalam jumlah besar dan perusahaan belum mengetahui vendor mana yang harus dipilih, bagian pembelian dapat membuat permintaan penawaran harga yang sering disebut RFQ.

RFQ meminta beberapa vendor untuk mengajukan penawaran bagi kebutuhan. Pembeli minkan persyaratan seperti jenis helm, ukuran sarung tangan, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diminta. Setiap vendor dapat memberikan harga dan ketentuan mereka. Mungkin satu vendor biayanya lebih murah, tetapi tidak dapat mengirim selama tiga minggu. Vendor lain biayanya sedikit lebih mahal, tetapi dapat menyediakan semua yang sela-sela. Pembeli dapat membandingkan jawaban tersebut sebelumnya. Harga mempunyai tetapi bukan satu yang dapat mengirimkan. Tanggal pengiriman, detail produk, diskon, dan kemampuan vendor sendiri dalam memenuhi permintaan semuanya memengaruhi pilihan. Sistem menjaga penawaran tetap terhubung dengan permintaan alih-alih membiarkan perbandingan terkubur dalam rangkaian email. Sebelum pembeli memilih siapapun, Dynamics 365 juga menyimpan catatan vendor. Catatan vendor berisi detail perusahaan yang diperlukan untuk pembelian seperti nama vendor dan informasi yang digunakan untuk hubungan bisnis.

Katalog vendor dapat menampilkan produk yang dipasok oleh vendor dan vendor dapat menerbitkan katalog tersebut untuk membantu menjaga informasi tetap terkini. Untuk kontrol yang lebih ketat, produk dapat memiliki daftar vendor yang bisa. Daftar ini memberitahu pembeli vendor mana yang telah disetujui perusahaan untuk produk tersebut. Hal ini memandu pilihan dan dapat mencegah seseorang memilih pemasok yang tidak pernah ingin digunakan oleh perusahaan. Beberapa hubungan vendor juga melibatkan persyaratan yang dinegosiasikan sebelumnya. Perjanjian pembelian mencatat kesepakatan jangka panjang antara perusahaan dan vendor. Perusahaan mungkin setuju untuk membeli sejumlah kuantitas atau menghabiskan sejumlah nominal selama periode tertentu dan vendor menyetujui ketentuan terkait. Perjanjian dagang mencatat harga atau diskon vendor yang berlaku selama tanggal tertentu. Jadi, jika vendor peralatan keselamatan telah setuju untuk memberikan harga lebih rendah untuk sarung tangan selama 6 bulan ke depan, Dynamics 365 dapat menyimpan pengaturan tersebut alih-alih meminta setiap pembelian untuk mengingatnya.

Perjanjian rabat juga dapat melacak kasus di mana vendor memberikan pengembalian dana setelah perusahaan mencapai jumlah atau perusahaan mencapai jumlah tertentu. Sampai titik ini, perusahaan tahu apa yang dibutuhkannya, siapa yang dapat menyediakannya, dan ketentuan apa yang berlaku. Pencerahan telah berakhir, tetapi vendor masih memerlukan pesanan resmi. Ketiga, pesanan pembelian. Janji tertulis dari perusahaan. Pembeli telah memilih vendor peralatan keselamatan. Sekarang perusahaan memerlukan pesanan pembelian yang biasa disebut sebagai PR. Pesanan pembelian adalah dokumen resmi yang memberi tahu vendor secara tepat apa yang ingin dibeli oleh perusahaan. Dokumen ini menyebutkan vendor, mencantumkan barang atau layanan, menunjukkan kuantitas dan harga yang disepakati, serta menyertakan tanggal pengiriman dan ketentuan pembayar. Untuk gudang kami, PO mungkin mencantumkan 20 helm, 10 kotak sarung tangan, dan tanggal pengiriman untuk hari selasa depan.

Ini mengubah keputusan pembelian menjadi catatan yang jelas yang dapat digunakan oleh kedua belak. Tidak perlu ada yang menembak jenis sarung tangan mana, yang diminta perusahaan, berapa jumlah unit yang diharapkan, atau harga mana yang disepakati pembeli dengan vendor. Pesanan pembelian dapat dimulai dengan beberapa jatuh. Paling sering, pesanan berasal dari permintaan pembelian yang disetujui. Manager gudang meminta peralatan keselamatan pihak yang berwenang menyetujui permintaan tersebut dan bagian pembelian mengubahnya menjadi PO. Ini juga bisa berasal dari perjanjian pembeli. Jika perusahaan sudah mengatur kesepakatan jangka panjang dengan vendor keselamatan, pembeli dapat membuat pesanan rilis berdasarkan perjanjian tersebut alih-alih menyusun setiap detail dari awal. Terkadang permintaan menciptakan pesanan tersebut. Perusahaan mungkin berencana membeli material karena mengantisipasi kebutuhan produksi di masa mendatang, dan Dynamics 365 dapat membuat rencana pesanan pembelian dari permintaan tersebut.

Ketika perusahaan melilis pesanan yang direncanakan, pesanan itu menjadi pesanan pembelian yang lain. Lalu ada pembelian langsung. Pembeli dapat membuat PO secara manual jika tidak ada permintaan, perjanjian, atau rencana permintaan sebelumnya. Hal ini dapat terjadi ketika pembeli sudah mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan dan vendor mana yang akan menyediakan. Titik awal yang berbeda, tujuan yang sama. Sebelum pesanan pembelian dilanjutkan, perusahaan dapat meminta persetujuan. Pembeli menyiapkan pesanan, tetapi pesanan mungkin memerlukan persetujuan internal berdasarkan aturan jumlah otomatis perusahaan sebelum sampai ke vendor. Hal itu memisahkan dua keputusan. Pertama, perusahaan menyetujui komitmennya sendiri lalu perusahaan mengonfirmasi pesanan kepada vendor menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah menyepakati akan terjadi. PO yang telah dikonfirmasi lebih dari sekadar catatan internal.

Dokumen ini mencatat bahwa pesanan telah sampai ke vendor dan terdapat kesepakatan terkait pembelian tersebut. Dynamics 365 juga menghindarkan pembeli dari mengetik ulang informasi yang sama setiap kali mereka memesan dari vendor yang sudah dikenal. Catatan vendor dapat mengisi detail seperti informasi pengiriman ketentuan pembayaran dan pengaturan umum lainnya. Pembeli tetap memeriksa pesanan dan dapat mengubah detail saat situasi memerlukannya namun informasi standar sudah tersedia di tempat yang tepat. Hal itu mengurangi pengetikan dan menjaga pesanan berulang tetap konsisten. Pengiriman tidak selalu terjadi dalam satu kotak pada satu hari. Bayangkan vendor memiliki semua sarung tangan sekarang tetapi hanya setengah dari helm yang siap. Jadwal pengiriman memungkinkan perusahaan membagi satu pesanan pembelian menjadi pengiriman terencana di tanggal yang berbeda. PO dapat menunjukkan bahwa 10 helm tiba selasa depan, 10 sisanya tiba seminggu kemudian dan sarung tangan tiba bersama pengiriman pertama.

Satu pesanan tetap terhubung sementara rencana pengiriman disesuaikan dengan apa yang sebenarnya bisa terjadi. Beberapa pembelian tidak pernah sampai ke perusahaan sama sekali. Pengiriman langsung berarti vendor mengirimkan produk langsung ke perusahaan yaitu pelanggan IOTMSS. Sebagai contoh, sebuah bisnis menjual barang khusus tetapi tidak menyimpannya di gudang sendiri. Bisnis tersebut dapat membuat pesanan penjualan untuk pelanggan pesan pembelian terkait untuk vendor. Vendor mengirim langsung ke pelanggan sementara. Dynamics 3an 5 menghubungkan langkah penjualan dan pembelian yang terkait di balik layar. Ini menghindari pemberhentian yang tidak perlu di gudang milik perusahaan IOTMSS dan menjaga pesanan pelanggan serta pesanan vendor tetap terikat. Sehingga orang dapat melacak barang yang sama di kedua sisi transaksi. Pesan pembelian dapat mencakup lebih dari sekali item utama. Beberapa produkan item terkait.

Saat perusahaan memesan helm, perusahaan mungkin juga memerlukan visor pengganti atau suku cadang pemasangan. Dynamics 365 dapat menyarankan item pelengkap yang mungkin diperlukan opsional atau disertakan tanpa biaya tambahan. Pembeli melihat kebutuhan terkait saat membuat pesanan alih-alih semukannya setelah pengiriman utama tiba. Ada biaya-biaya. Biaya angkut penangan dan biaya serupa juga dapat dimasukkan ke dalam pesan pembelian. Biaya dapat berlaku untuk seluruh pesanan atau untuk lini pesanan tertentu tergantung pada bagaimana perusahaan perlu mencetan. Hal itu penting karena harga produk yang murah tidak menunjukkan biaya penuh jika pengiriman menambah biaya yang besar. Mencatat biaya tersebut bersama pesanan menjaga agar biaya tetap terhubung dengan pembelian alih-alih memisahkannya dalam catatan terpisah. Masa kini memiliki pesanan terkonfirmasi dengan barang, harga, tanggal, dan ketentuan yang jelas.

Namun pesanan terkonfirmasi hanya mencatat apa yang diharapkan terjadi. Dynamics 305 tetap membutuhkan bukti saat barang atau jasa benar-benar tiba.

Empat, menerima barang dan meriksa faktur. Truk tiba di gudang membawa helm dan sarung tangan. Sebelum ada yang menandai pesanan selesai, tim gudang perlu memeriksa apa yang sebenarnya tiba. Mereka mencatat kedatangan membandingkan pengiriman dengan pesanan pembelian dan memposting penerimaan produk terhadap pesanan tersebut. Penerimaan produk hanyalah cara sistem untuk mencatat bahwa barang telah tiba. Ini ada 10 barang. PO mencantumkan 20 helm dan 10 kotak sarung tangan. Tetapi pengemudi hanya mengirimkan 10 helm dan ke 10 kotak sarung tangan tersebut. Gudang memposting apa yang sebenarnya diterima, bukan apa yang diharapkan perusahaan akan tiba. 10 helm sisanya tetap terbuka pada pesanan pembelian sampai pemasok mengirimkannya atau pembeli mengubah pesanan tersebut. Itu menjaga catatan tetap apa. Setelah penerimaan produk diposting, pesanan pembelian berubah. Sistem kini memisahkan jumlah yang dipesan dari jumlah yang diterima, sehingga pembeli, staf gudang, dan keuangan dapat melihat status pesanan tanpa perlu saling menelpon.

Untuk barang stok, penerimaan juga memperbarui inventaris. Sarung tangan muncul sebagai stok yang tersedia siap untuk digunakan oleh tim gudang. Jika barang tersebut ditujukan untuk proyek tertentu, aset tetap atau pengiriman langsung, Dynamics 365 dapat mencatat pembelian terhadap penggunaan tersebut. Perusahaan mengetahui dari sekadar cara kita membeli sarung tangan. Perusahaan tahu apakah sarung tangan tiba, berapa banyak yang tiba, dan di mana barang itu ditempatkan. Namun, tidak semua pembelian sampai di demagamuat. Bayangkan perusahaan menyewa pelatih keselamatan untuk sehari, membayar akses perangkat lunak, atau mendatangkan layanan perbaikan dari luar. Tidak ada barang fisik, tidak ada palet untuk dihitung, dan tidak ada kedatangan gudang untuk didaftarkan. Untuk layanan dan pembelian non-fisik lainnya, perusahaan dapat menggunakan jalur yang lebih sederhana. Tergantung pada cara pengaturan pembeliannya, perusahaan dapat mendaftarkan penerimaan pada pesanan pembelian tanpa langkah gudang, atau langsung beralih ke faktur pemasok.

Pertanyaan yang sama tetap berlaku. Apakah perusahaan menerima apa yang disepakati untuk dibeli? Untuk layanan pelatihan, jawabannya mungkin bahwa pelatihan telah dilaksanakan. Untuk perbaikan, seseorang mengonfirmasi bahwa pekerjaan telah sasad. Catatan tersebut tidak memerlukan kota atau kode batang untuk membuktikan bahwa perusahaan telah merimas. Kemudian faktur vendor tiba. Faktur masuk ke utang usaha bagian dari Dynamics 365 yang mencatat utang perusahaan kepada vendor dan menyiapkan pembayaran. Faktur tertaut kembali kepesanan pembelian sehingga utang usaha tidak memperlakukannya sebagai tagihan terisolasi tanpa riwayat. Disinilah pemeriksaan sederhana mencegah banyak masalah. Dynamics 365 bandingkan tiga hal. Apa yang dipesan perusahaan, apa yang diterima perusahaan, dan apa yang ditagihkan vendor. Orang menyebut ini pencocok. Pasal mudahnya, apakah tagihan tersebut selain dengan kesepakatan?

Pesanan pembelian mungkin menunjukkan 20 helm dengan harga yang disepakat. Tanda terima produk mungkin menunjukkan baru 10 helm yang tiba sejauh. Jika vendor mengirim faktur untuk 20 item, sistem dapat menunjukkan perbedaannya sebelum perusahaan membayar. Itu mengotomatiskan pencocokan tiga harap. Ketiga catatan tersebut adalah pesanan pembelian, tanda terima produk, dan faktur. Ketika ketiganya sesuai, utang usaha memiliki jalan yang jelas ke depan. Saat harga berbeda, jumlah faktur melebihi jumlah tanda terima atau muncul baris yang tidak dipesan siapapun, perusahaan dapat berhenti dan menyelidiki. Mungkin vendor mengirim faktur terlalu cepat. Mungkin biaya angkut muncul sebagai jumlah terpisah yang perlu diperiksa oleh pembeli. Mungkin vendor hanya salah mengetik jumlah. Intinya bukan untuk berasumsi adanya buruk. Sistem mengotomatiskan. Penemuan perbedaan saat perusahaan masih bisa mengajukan pertanyaan dengan jelas, bukan setelah pembayaran keluar dari bank.

Tiap faktur juga memerlukan tempat dalam catatan keuangan perusahaan yang otomatis. Hal itu mengotomatiskan tugas di usia akutansi. Tugas tersebut memberitahu Dynamics 365 cara mencatat biaya. Sarung tangan keselamatan mungkin termasuk dalam biaya operasional gudang. Forklip baru mungkin termasuk dalam akun aset tetap. Pembelian proyek mungkin perlu dicatat biayanya terhadap proyek tersebut. Satu faktur bahkan bisa dibagi kelebih dari satu tempat. Misalnya, jika dua tim gudang berbagi pesanan sarung tangan, perusahaan dapat membagi biayanya di antara departemen mereka. Bagian keuangan kemudian dapat melihat kemana uang itu pergi tanpa harus menyusun ulang jawaban tersebut dan tidak diskusi faktur yang sama. Setelah faktur cocok dan pemeriksaan yang diperlukan selesai, faktur dapat melalui proses persetujuan. Membukukan faktur akan mencatat jumlah yang harus dibayar perusahaan kepada vendor di bagian utang usaha.

Tagian tersebut sekarang menjadi utang. Cara pembayaran membantu menentukan kapan tagian terus. Utang usaha dapat menyiapkan faktur yang jatuh tempo untuk pembayaran dan setelah perusahaan memproses pembayaran itu, Dynamis 365 itu, Dynamis 365 akan menghapus saldo vendor untuk faktur tersebut. Pesan kini telah beralih dari pengiriman yang diharapkan menjadi biaya yang tercatat dan pembayaran yang diselesaikan. Namun, jejak ini menarik sekarang membayar satu tagian. Hal ini memberikan perusahaan catatan yang dapat digunakan untuk setiap keputusan dan serah terima tersebut. Kelima, visibilitas kontrol dan keputusan vendor yang lebih baik. Catatan pembelian yang terhubung juga memungkinkan perusahaan mengendalikan pembelian sebelum masalah sampai ke bagian keuang. Kebijakan pembelian menetapkan aturan dasar. Kebijakan ini memandu apa yang boleh diminta karyawan, vendor mana yang dapat digunakan dan kapan pembelian memerlukan persetujuan sebelum dana perusahaan digunakan.

Pikirkan tentang permintaan peralaman. Perusahaan mungkin mewajibkan staf gudang untuk memilih produk keselamatan yang disetujui sementara hanya tim pembelian yang dapat memilih vendor. Pesanan penggantian kecil mungkin memerlukan satu persetujuan, tetapi pesanan besar untuk tim baru mungkin memerlukan pemilik anggaran dan manajer pembelian. Aturan tersebut tertamu di dalam prosesnya. Karyawan tidak perlu mencari dokumen kebijakan, mendebak siapa yang harus menyetujui sesuatu atau meneruskan email sampai ada yang membalas. Dynamics 365 dapat mengarahkan permintaan berdasarkan departemen jumlah jenis pembelian atau kebijakan yang terkait dengannya. Jalur tersebut-sebut alur kerja. Alur kerja memberikan permintaan, pesanan pembelian, dan faktur jalur yang jelas dari satu orang ke orang berikutnya. Setiap orang dapat menyetujui, menolak, atau mengirim kembali catatan untuk perubahan dan sistem mencatat tindakan tersebut.

Tidak perlu lagi bertanya-tanya apakah persetujuan sudah terjadi dalam rati email yang men. Ini juga membantu ketika seorang sedang tidak ada di teman. Pekerjaan tidak hilang di kotak masuk outlook orang tersebut tanpa tanda di mana prosesnya terhenti. Perusahaan dapat melihat langkah saat ini dan mengambil tindakan. Vendor juga dapat ikut serta saat perusahaan menggunakan portal vendor. Portal vendor memberikan tempat bagi vendor untuk melihat permintaan penawaran atau pesanan pembelian yang dibagikan kepada mereka. Mereka dapat menanggapi permintaan penawaran dan mereka dapat mengonfirmasi pesanan secara langsung saat perusahaan mengirinkan permintaan konfirmasi. Hal itu memberikan dokumen yang sama bagi kedua belah pihak untuk di gunakan sebuah. Alih-alih pembeli mengirim PDF menunggu balasan lalu mengutik ulang balasan ke dalam sistem vendor dapat mengonfirmasi detail melalui proses yang terhubung.

Pembeli dapat melihat tanggapan tanpa harus menyusun ulang catatan secara langsung. Setelah pembelian diproses melalui sistem perusahaan juga mengumpulkan informasi berguna tanpa perlu membuat lembar kerja lagi. Analisis pengeluaran menjawab pertanyaan sederhana ke mana pergi nyawa tersebut. Manager pembelian dapat meninjau pengeluaran berdasarkan vendor produk kategori pengadaan atau departemen. Mungkin perusahaan mengirim membeli sarung tangan dari satu pemasok tetapi catatan menunjukkan beberapa tim membeli sarung tangan serupa dengan vendor yang berbeda. Mungkin suatu departemen menghabiskan lebih banyak biaya untuk perbedaan yang diperkirakan. Detail tersebut memberi perusahaan alasan untuk mengajukan pertanyaan yang lebih baik sebelum pembelian berikutnya. Analisis kinerja vendor melihat sisi vendor dari cerita yang sama. Pembeli dapat membandingkan hasil pembelian dan pengiriman saat memutuskan siapa yang akan menerima pesanan di masalah.

Harga murah di atas kertas mungkin tidak terlihat menarik jika vendor berulang kali terlambat mengirim mengirim pesanan yang tidak lengkap atau tidak memenuhi ketentuan yang disepakat. Perusahaan dapat menggunakan catatan pembeliannya sendiri saat meninjau hubungan dengan vendor tersebut. Kemudian ada jejak audit. Jejak audit memungkinkan seseorang menelusuri pembelian melalui rewitan. Mereka dapat mulai dengan permintaan awal melihat siapa yang menyetujuinya meninjau pesanan pembelian memeriksa tanda terima menemukan faktur dan melihat pembayaran yang mulasinya. Catatan tersebut membantu tim keuangan dan audit tetapi juga membantu orang biasa menjawab pertanyaan sehari-hari. Mengapa kita membeli ini? Siapa yang menyevendorin? Apakah barangnya sudah sampai? Apakah fakturnya sudah dibayar? Jawabannya ada pada catatan pembelian. Kembali ke gedung kantor di awal tadi. Meja pembelian dan maga penerimaan dan meja keuangan memiliki tugas berbeda tetapi mereka semua melihat bagian dari pembelian yang sama alih-alih mengoper kertas lepas antar ruangan terpisah.

Manager gudang kita permintaan TMS kita untuk helm dan sarung tangan sekarang memiliki riwayat lengkap. Permintaan tersebut mengikuti kebijakan perusahaan. Orang yang tepat telah menyetujuinya. Fender masuk peralatan tersebut. Staff gudang mencatat pengiriman. Akun hutang mencocokkan faktur dan membayarnya. Satu perbedaan sederhana menjaga semua blok bangunan ini tetap jelas. Sourcing membantu perusahaan memilih dari siapa untuk membeli sementara pengadaan mengelola apa yang terjadi setelah perusahaan memutuskan untuk membeli. Kesimpulan Satu catatan terhubung dari prospek hingga pembayar. Inilah gambar besar. Pengadaan dan sourcing mengambil semua serah terima yang tersebar itu dan mengubahnya menjadi satu proses perusahaan itu. Permintaan tidak hilang di kotak masuk. Persetujuan tidak hanya tersimpan dalam ingatan seseorang. Dan faktur tidak tiba tanpa hubungan yang jelas dengan keputusan dibaliknya.

Sebaliknya, perusahaan memiliki satu catatan terhubung yang mengikuti pembelian hingga selesai. Hal itu memberi Anda jawaban yang jelas yang Anda membutuhkan. Anda dapat melihat pesanan sebagai pembeli. Gudang melihat apa yang diharapkan. Bagian keuangan mengetahui apa yang harus dibayar perusahaan. Dan manajer melihat dengan tepat kemana pengeluaran berjalan. Pembelian masih melibatkan orang, vendor, barang, layanan, dan keputusan. Dynamics tidak menghilangkan hal-hal tersebut. Ini menyimpan catatan mereka secara bersamaan sehingga Anda lebih sedikit masalah yang belum terselesaikan dan lebih sedikit kejut. Berlanggananlah di platform podcast favorit Anda dan bagikan potongan pengetahuan ini kepada seseorang yang mulai mempelajari Dynamics di Gunsourcing.