Faktur Pemasok Sampai Di Meja Anda Barang mungkin sudah ada di gudang atau layanan sudah selesai, tetapi waktu pembayaran mulai berjalan segera. Jadi apa yang sebenarnya terjadi sebelum uang keluar dari perusahaan? Lama datang di segmen pengetahuan lainnya dari M305 FM, Samir Peters, dan hari ini kita akan membahas Hutang Usaha Accounts Payable, Dynamics 365 dalam bahasa yang sederhana. Ini bukan sekadar tempat di mana seseorang mengetik tagihan ke layar. Ini adalah kantor keuangan perusahaan, yang memeriksa setiap tagihan, siapa pengirinnya, apa yang disepakati untuk dibeli, dan apakah tagihan itu harus dibayar. Berikut adalah definisi paling sederhan. Hutang Usaha adalah uang yang terhutang oleh perusahaan Anda kepada vendor atas barang atau jasa yang telah Anda beli. Anggaplah ini seperti kantor pembayaran di dalam sebuah gedung besar. Tagihan tiba di meja depan, diperiksa terhadap catatan perusahaan, melalui persetujuan, dan baru kemudian mencapai orang yang mengeluarkan pembayaran.

Kita akan mengikuti alur tersebut dari catatan vendor hingga cap lunasan terakhir. Dynamics 365 menyebutnya penyelesaian settlement. Mengapa Hutang Usaha itu ada? Bayangkan Anda menjalankan perusahaan kecil yang menjual perabotan. Anda membutuhkan meja sebelum bisa menjualnya. Dan Anda juga membutuhkan kotak pengepakan, layanan kebersihan, akses internet, suku cadang, dan mungkin perusahaan pengiriman. Jika Anda harus membayar, setiap pemasok saat memesan sesuatu, membeli apapun akan menjadi sangat sulit dengan cepat. Kebanyakan bisnis membeli lebih dulu dan membayar kemudian berdasarkan ketentuannya. Pemasok mengirimkan barang atau menyelesaikan pekerjaan, lalu mengirimkan faktur atau tagihan mereka. Perusahaan Anda kini berhutang sejumlah itu, tetapi tidak mengirimkan uangnya tanpa meriksa detailnya terlebih dahulu. Jumlah yang belum dibayar itu tercatat dalam pembukuan perusahaan sebagai kewajiban.

Wajiban mungkin terdengar seperti istilah keuangan yang menakutkan, tetapi artinya sederhana. Itu adalah jumlah yang harus dibayarkan perusahaan kepada orang lain. Jika bisnis Anda menerima tagihan perlengkapan kantor dan belum membayarnya, tagihan itu masuk ke hutang usaha hingga pembayaran melunasinya. Perusahaan masih memiliki uang tunai untuk saat ini, tetapi juga memiliki tepat. Hal ini penting, karena bisnis bisa terlihat sehat di rekening banknya, namun tetap membawa tumpukan tagihan yang belum dibayar. Tim keuangan harus melihat kedua sisi, berapa banyak uang tunai di bank, dan berapa banyak dari uang itu yang akan segera keluar. Sebelum ada sistem keuangan terhubung, pekerjaan ini sering menjadi pengejaran dokumen yang melelahkan. Faktur bisa datang melalui pos, menumpu di meja seseorang, lalu dikirim melalui surat internal untuk disetujui, sementara faktur lain tertahan di kota masuk email.

Seseorang bisa mengetik tagihan yang sama ke dalam spreadsheet, sementara orang lain memasukkannya ke sistem akutansi. Hal itu menciptakan masalah umum terjadi. Seorang manajer melewatkan surau persetujuan, tagihan dibayar terlambat, atau pemasok mengirim faktur yang sama lagi, dan tidak ada yang menyadari faktur itu sudah sampai ke tim keuangan. Dan lebih buruk lagi, tagihan mungkin dibayar dua kali karena salin kertas dan salin surat terlihat seperti lagi yang benar. Dynamics 365 memberikan perusahaan satu tempat untuk melacak pekerjaan ini. Sistem ini mencatat utang perusahaan, membantu orang memiksa faktur, dan menjaga alur yang jelas dari tagihan tiba hingga tagihan tiba hingga tagihan dibayar. Itu tidak berarti setiap faktur bergerak tanpa tinjauan manusia. Tim keuangan tetap memutuskan jika ada yang terlihat salah, tetapi sistem memberikan catatan dan aturan untuk membuat keputusan itu tanpa harus mengejar kertas ke seluruh gedung.

Anda mungkin juga mendengar istilah piutang usaha dalam percakapan yang sama. Namanya terdengar hampir identik, tetapi mengarah ke arah yang berlawanan. Utang usaha melacak uang yang keluar dari perusahaan Anda karena Anda berhutang kepada pemasok. Piutang usaha melacak uang yang masuk ke perusahaan Anda karena pelanggan berhutang kepada Anda. Jika perusahaan Anda membeli printer dari pemasok, tagihan itu masuk ke utang usaha. Jika perusahaan Anda menjual meja ke pelanggan dan mengirimkan faktur kepada mereka, tagihan pelanggan itu masuk ke piutang usaha. Jadi utang melacak apa yang harus Anda bayar, sementara piutang melacak apa yang harus dibayar orang lain kepada Anda. Utang usaha bertujuan untuk hasil yang sangat praktis. Membayar pemasok yang tepat dengan jumlah yang tepat pada tanggal yang disepakat. Membayar terlalu cepat membuat perusahaan kehilangan uang lebih awal dari yang seharusnya.

Membayar terlalu lambat membuat pemasok mungkin mengejar pembayaran atau berhenti memberikan syarat yang mengunggu. Membayar jumlah yang salah membuat seseorang harus mengurai kesalahan itu nantinya seringkali dengan surel, notak kredit, dan banyak rasa frustrasi. Jadi sebelum faktur apapun dapat melewati proses ini, Dynamics 365 perlu mengetahui dengan tepat siapa pemasoknya dan aturan apa yang berlaku untuk hubungan tersebut. Membangun fondasi pemasok Jadi sebelum Dynamics 365 dapat memproses satu tagihan, sistem harus mengetahui dengan tepat siapa yang mengirimkannya. Disitulah catatan pemasok berperan. Tanpa catatan, sistem tidak tahu siapa yang harus dibayar atau aturan apa yang harus diikuti. Pemasok dapat menyediakan barang fisik seperti kertas, laptop, atau suku cadang. Mereka mungkin juga menyediakan layanan seperti akuntansi atau dukungan perangkat lunak. Produknya berubah, tetapi perannya tetap sama.

Ini adalah pihak yang mungkin perlu dibayar oleh perusahaan Anda. Anggap catatan pemasok sebagai berkas pemasok di dalam Dynamics 365. Catatan ini menyimpan detail dasar yang dibutuhkan tim keuangan Anda, tetapi juga menetapkan aturan yang mengendalikan apa yang terjadi nanti. Anda mengisi nama, alamat, dan info kontak pemasok agar perusahaan tahu dengan tepat siapa yang mereka ajak berbisnis. Anda juga dapat mencatat mata uang yang digunakan untuk faktur dan pembayaran yang sangat penting saat membeli dari pemasok di berbagai negara. Sekarang untuk detail pembayaran, catatan vendor dapat mencakup syarat pembayaran dan metode pembayar. Ini mungkin terlihat seperti kolom kecil di layar, tetapi menjawab pertanyaan yang sangat praktis. Kapan pemasok ini harus dibayar? Dan bagaimana pulusan harus mengirimkan uang tersebut? Cat pembayaran menetapkan aturan tengah jatuh tim. Beberapa pemasok mengizinkan Anda membayar 30 hari setelah tanggap faktor.

Yang lain menginginkan pembayaran dalam waktu 14 hari. Beberapa bahkan menawarkan diskon jika Anda membayar lebih awal. Dynamics 365 menggunakan ketentuan yang telah Anda catat untuk menghitung secara otomatis kapan setiap faktur jatuh tim. Tidak perlu ada orang yang harus mengingat perjanjian. Ini menciptakan konsistensi. Jika lima orang berbeda memproses faktur untuk vendor yang sama, tidak perlu ada yang mencari di email lama atau menelpon tim pembelian hanya untuk menanyakan kapan tagihan harus dibayar. Metode pembayaran menjelaskan bagaimana uang tersebut sampai di sana. Perusahaan Anda mungkin membayar satu vendor melalui transfer elektronik dan yang lancek. Dalam beberapa kasus, bisnis juga dapat menggunakan surat sanggup bayar. Dynamics 365 memungkinkan Anda menentukan metode pembayaran sendiri sambil menghubungkannya ke tipe sistem jika diperlukan. Sekarang perusahaan biasa beda dari satu vendor.

Bisnis yang sedang berkembang bisa memiliki puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan vendor. Membuat setiap pengaturan dari awal untuk masing-masing vendor akan membuang waktu dan mengundang kesalahan. Itulah mengapa Dynamics 365 menggunakan grup vendor. Grup vendor mengumpulkan vendor yang berbagi aturan keuangan umum yang sama. Misalnya Anda mungkin menempatkan vendor perlengkapan kantor lokal dalam satu grup dan pemasok stok luar negeri di grup lain. Grup tersebut membawa pengaturan bersama untuk bagaimana transaksi di posting, bagaimana pembayaran dan penyelesaian bekerja, serta bagaimana penyelesaian bekerja, serta bagaimana penyelesaian mendapatkan saldo vendor tersebut. Anda tetap menyimpan catatan vendor terpisah untuk setiap pemasok. Hal itu penting karena setiap pemasok memerlukan nama, alamat, detail pembayaran, dan riwayatnya sendiri. Grup vendor hanya menyediakan titik awal yang sama, sehingga bagian keuangan tidak perlu menyusun aturan yang sama berulang kali.

Di balik layar ada bagian lain yang disebut profil posting vendor. Namanya terdengar teknis, jadi mari kita jelaskan dengan bahasa sederhana. Profil posting adalah peta yang memberitahu Dynamics 365 mana transaksi vendor harus dimasukkan dalam buku besar umum. Buku besar umum adalah buku utama akun keuangan perusahaan. Saat faktur diposting, Dynamics 365 perlu mencatat utang perusahaan dan di mana biaya terkaya tersebut berada. Profil posting memandu sisi vendor dari entry akutansi tersebut menggunakan aturan yang telah Anda tetapkan untuk vendor atau grup vendor. Tuf keuangan tidak perlu memilih akun buku besar tersebut dari ingatan setiap saat. Sebaliknya, sistem mengikuti peta yang mengurangi entry tidak konsisten dan memberikan tim keuangan gambar utang vendor yang jauh lebih bersih. Perusahaan juga menyiapkan sisi pembayaran sebelum faktur tiba. Dalam manajemen gas dan bank, Anda mengatur rekening bank yang akan mendanai pembayaran vendor.

Jurnal pembayaran memberi staff keuangan area kerja untuk menyiapkan dan mencatat pembayaran tersebut menggunakan metode yang disetujuk. Jadi, sebagai ringkasan, catatan vendor mengidentifikasi siapa yang menerima uang. Ketentuan pembayaran menentukan kapan jatuh temponya serta metode pembayaran dan rekening bank menentukan bagaimana uang keluar dari perusahaan. Dengan aturan tersebut siap, faktur dapat masuk ke kantor keuangan dan memulai perjalanannya dari penerimaan faktur hingga persetujuan. Dengan catatan vendor yang sudah ada, Dynamics 365 kini mengetahui siapa yang harus dibayar dan berdasarkan aturan apa. Jadi, apa yang terjadi saat faktur yang sebenarnya ditiba? Terkadang staff keuangan memasukkannya secara manual. Dilakukan jika faktur datang melalui email, kertas, atau portal vendor dan seseorang perlu mengetikan detailnya ke dalam sistem. Staff memilih vendor, memasukkan nomor dan tanggal faktur, lalu menambahkan baris, jumlah, pajak, dan referensi pesanan pembelian yang terkait dengan tagihan tersebut.

Nomor faktur perlu mendapat perhatian. Nomor itu berasal dari vendor, bukan perusahaan Anda, dan membantu mengidentifikasi tagihan spesifik tersebut. Jika faktur senilai 1.200 dolar tiba dari Northwind Office Supplies dengan nomor N155, Dynamics 365 dapat menggunakan nomor itu dengan catatan vendor untuk mendeteksi entry duplikat. Lampiran juga harus disertakan dalam catatan tersebut. Faktur PDF, dokumen yang dipindahi, atau dokumen pendukung dapat disimpan bersama faktur di Dynamics 365. Itu berarti orang yang meninjau catatan dapat melihat dokumen di balik angka tersebut tanpa harus mencari di kotak surat bersama atau lemari arsit. Untuk volume yang lebih besar, faktur dapat dimasukkan secara elektron. Dynamics 365 mendukung impor data faktur melalui entitas data. Anggaplah entitas data sebagai formulir standar yang dapat diisi oleh sistem lain sebelum mengirimkan informasi ke Dynamics 365.

Layanan penangkapan faktur pihak luar, misalnya, dapat mengirimkan header faktur, baris, dan lampiran dokumen dalam satu paket data. Header memuat detail utama tagihan, vendor, nomor faktur, tanggal, mata uang, jumlah total, dan referensi pesanan pembelian. Baris-baris tersebut menjelaskan apa yang diperbandang. Satu baris mungkin mencakup kertas penter, baris lain untuk toner, dan baris lainnya untuk penyiriman. Menjaga header tersebut tetap terpisah membantu staf keuangan melihat dengan tempat apa yang mereka setujui. Informasi pajak juga disertakan bersama faktur. Dynamics 365 merlukan jumlah pajak dan detail terkait agar perusahaan mencatat tagihan dengan benar. Beberapa hal dapat menghentikan faktur untuk diproses tanpa tinjauan. Vendor yang hilang, tanggal tidak valid, nomor faktur ganda, atau total yang tidak cocok-cocok. Jeda tersebut melindungi perusahaan. Kebijakan faktur vendor, memeriksa apakah faktur mengikuti aturan yang dipilih perusahaan Anda.

Pemeriksaan duplikat, mencari tagihan yang tampak familiar seperti vendor dan nomor faktur sama yang sudah tercatat. Tujuannya bukan untuk menuduh vendor melakukan kesalahan. Vendor mungkin mengirim ulang karena mereka tidak yakin faktur itu telasan. Seorang staf mungkin tidak sengaja memasukkan PDF yang sama dua kali. Bagaimanapun, membayar tagihan yang sama dua kali menciptakan pekerjaan yang tidak menilai. Setelah Dynamics 365 faktur, pertanyaan berikutnya sederhana. Masih lagi zingkut untuk menyetujui. Disitulah alur kerja berperan. Alur kerja adalah rute persetujuan di dalam sistem. Daripada mengirim PDF ke manajer dan berharap kembali Dynamics 365, mengirim faktur ke orang atau peran yang ditentukan aturan perusahaan Anda. Setiap organisasi memutuskan aturan tersebut berdasarkan cara mereka ingin keputusan keuangan ditangani. Faktur rutin kecil mungkin mengikuti rute singkat. Faktur di atas jumlah tertentu mungkin memerlukan manajer senior.

Tagihan yang terkait dengan departemen tertentu dapat diteruskan ke manajer departemen tersebut. Anda bahkan dapat membuat jalur persetujuan berbeda untuk jenis vendor berbeda seperti pemasok stok, vendor layanan, atau kontraktor. Rute mengikuti aturan, bukan ingatan seseorang. Hal ini membuat persetujuan jauh lebih lacak. Bagian keuangan dapat melihat apakah faktur sedang menunggu tinjauan telah disetujui atau memerlukan informasi lebih lanjut. Orang yang menyetujui dapat memeriksa tagihan dan memutuskan apakah itu milik departemen mereka dan jika biayanya terlihat. Beberapa faktur memenuhi setiap aturan dan diproses secara otomatis. Vendor diketahui, detail impor lengkap dan faktur wolos pemeriksaan kebijakan. Faktur tersebut tidak memerlukan seseorang untuk mengulangi pemeriksaan dasar yang sama setiap saat. Faktur lainnya menjadi pengecualian. Mungkin akun vendor hilang. Mungkin nomor faktur sudah ada.

Mungkin baris yang diimpor memiliki kesalahan. Dynamics 365 menyimpan faktur tersebut dalam daftar kegagalan impor di mana staf keuangan dapat melihat pesan kesalahan dan memperbaiki masalah sebelum membuat faktur tertunda. Dokumen tetap penting, selamat tinjauan. Dynamics 365 menyertakan penampil lampiran di halaman faktur sehingga staf keuangan dapat melihat gambar faktur tepat di samping catatan yang mereka perbaiki. Tidak perlu berpindah antar layar hanya untuk mengonfirmasi apakah vendor mengetik 6.000 atau 8.000 pada tagihan asli. Otomatisasi menangani pergerakan rute. Orang menangani pertanyaan. Persetujuan mengonfirmasi bahwa orang yang tepat setuju untuk memproses faktur tetapi itu belum membuktikan vendor menaiki tepat untuk apa yang dipesan atau diterima. Untuk itu, Dynamics 365 membandingkan dokumennya. Pencocokan faktur. Memeriksa pesanan perusahaan memastikan orang yang tepat telah melihat faktur tersebut.

Namun pencocokan menjawab pertanyaan berbeda. Apakah faktur sesuai dengan apa yang sebenarnya disetujui perusahaan untuk dibeli? Saat pembelian dimulai dengan pesanan pembelian, Dynamics 365 memiliki catatan untuk diperiksa. Anggap pesanan pembelian sebagai selip pesanan utang perusahaan. Dokumen ini mencatat vendor apa yang diminta, jumlah, harga, dan syaratnya. Seseorang di bagian pembelian membuat pesanan itu sebelum tagihan abut. Mengapa ini penting? Pesanan pembelian mencatat kesepakatan sebelum faktur muncul. Tanpanya, staf keuangan hanya melihat tagihan atas nama vendor. Dengannya, mereka dapat membandingkan biaya pemasok dengan permintaan asli. Untuk barang fisik, ada catatan lain yang penting. Saat pengiriman tiba, tim gudang mencatat penerimaan produk yang merupakan bukti di dalam Dynamics 365 bahwa barang telah sampai di perusahaan termasuk jumlahnya. Ini tidak berarti setiap barang sempurna, tetapi mencatat apa yang diterima berdasarkan pesanan tersebut.

Baik ke sebuah perusahaan besar 10 kursi kantor. Pesanan pembelian mencatatkan 10 kursi dengan harga yang disepakati. Namun saat truk tiba, gudang hanya menghitung 8 karena 2 kursi sedang dalam pesanan tertunda. Tim penerima mencatat penerimaan produk sebanyak 8 juta. Kemudian pemasok mengirimkan faktor untuk 10 kursi yang mungkin benar dari sudut pandang mereka jika mereka menagih pesanan penuh sebelum 2 kursi terakhir dikirim. Namun sekarang perusahaan Anda memiliki perbedaan. Di pesan 10, diterima 8, ditagi untuk 10. Dynamics 365 dapat mendeteksi perbedaan itu melalui pencocokan faktor. Pencocokan dua arah membandingkan pesanan pembelian dengan faktor vendor. Memeriksa apakah tagian selaras dengan pesanan terkait harga dan jumlah. Ini berfungsi untuk pembelian di mana meriksa pesanan asli sudah memberikan kontrol yang cukup. Ini mendeteksi vendor yang menagih harga lebih tinggi atau unit lebih.

Banyak daripada yang dipesan tetapi tidak memeriksa apakah barang benar-benar tiba karena hanya membandingkan dua catatan pesanan pembelian faktor. Mencocokan tiga arah menambahkan penerimaan produk. Jadi, Dynamics 365 sekarang membandingkan pesanan pembelian penerimaan produk dan faktor secara bersamaan. Dalam contoh kursi kita, sistem melihat pesanan untuk 10, penerimaan untuk 8, dan faktor untuk 10. Dan perbedaan itu menjadi alasan untuk menandang faktor daripada membiarkannya diproses. Bagi perusahaan yang membeli stok, peralatan, atau barang fisik dalam jumlah besar, pemiksaan ini memberi keuangan kontrol yang lebih kuat dengan membantu menghindari pembayaran barang yang tidak pernah tiba atau pembayaran yang tidak pernah tiba atau pembayaran yang lebih tinggi. Bagian pembelian mengonfirmasi kesepakatan tersebut. Bagian penerimaan mengonfirmasi barang yang masuk dan faktor vendor meminta pembayaran.

Aduh. Ketiga catatan tersebut harus menceritakan kisah yang sama. Perbedaan kecil sering terjadi dalam bisnis yang nyata. Harga mungkin berbeda karena pembulatan atau pemasok mungkin menyertakan perubahan kuantitas kecil yang diizinkan. Jika setiap perbedaan kecil menghentikan faktur, tim keuangan akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan masalah spend. Jadi, Dynamics 365 memungkinkan perusahaan meletapkan kebijakan pencocokan dan batas toleransi. Toleransi adalah perbedaan yang diizinkan. Dan perusahaan memutuskan jumlah atau persentase yang dapat diterima untuk harga, kuantitas, total, atau biaya terkait. Apapun yang berada dalam batas tersebut akan diproses sesuai aturan perusahaan, sementara apapun yang melebih batas akan ditandai untuk tim. Perusahaanlah yang menentukan batas-batas tersebut. Bisnis mungkin mengizinkan perbedaan kecil pada pelengkapan kantor murah, tetapi menetapkan batas yang jauh lebih ketat untuk mesin mahal.

Sistem tidak memutuskan apa yang dianggap wajar. Tim keuangan dan pembelian menetapkan aturannya dan Dynamics 3 rak konsisten. Hal ini mengubah cara tim keuangan menghabiskan waktu mereka. Alih-alih meriksa setiap faktur yang bersih baris demi baris mereka dapat fokus pada pengecualian. O menyelidiki faktur di mana harga berubah, tanda terima hilang atau kuantitas tidak sesuai. Faktur yang bersih tetap mengikuti aturan, tetapi orang-orang mencurahkan perhatian mereka di tempat yang memerlukan keputusan. Itulah nilai sebenarnya dari pencocokan. Sistem menangani pemeriksaan rutin sementara manusia menangani pertanyaan yang memerlukan penilaian. Itu bukan berarti sistem menggantikan penilaian. Sistem memisahkan pemeriksaan rutin dari pertanyaan sebenarnya. Satu poin dapat menyebabkan kebingungan. Pencocokan standar Dynamics 365 mendukung pencocokan dua arah dan tiga arah. Jika perusahaan memerlukan pencocokan empat arah mungkin menambahkan pemeriksaan lain seperti catatan inspeksi itu memerlukan pekerjaan ekstra melalui kustomisasi atau solusi.

Jadi pencocokan memiliki tugas yang jelas? Ya. Sistem membandingkan tagihan pemasok dengan catatan pembelian dan penerimaan perusahaan sendiri lalu menunjukkan kesenjangan sebelum pembayaran. Setelah faktur lulus tinjauan dan pemeriksaan pencocokan, faktur tersebut menjadi jumlah utang perusahaan yang dapat direncanakan pembayarannya untuk membayar vendor dan melunasi pembukuan. Setelah faktur lulus pemeriksaan yang disyaratkan perusahaan Anda, Dynamics 3R Unposting-nya dapat memposting. Memposting berarti faktur menjadi catatan keuangan resmi dan perusahaan mencatat jumlah utang kepada vendor tersebut dengan tagihan yang muncul sebagai belum dibayar sampai pembayaran menunasinya. Faktur sudah siap tetapi itu tidak berarti uang langsung keluar. Tim keuangan perlu memutuskan faktur mana yang akan dibayar dalam proses membayar. Dynamics 365 membantu dengan proposal pembayaran yang faktur yang sudah jatuh tempo dan menyarankan faktur mana yang termasuk dalam proses tersebut berdasarkan aturan yang dipilih perusahaan.

Proposal pembayaran adalah daftar awal yang masih perlu ditinjau oleh seseorang. Mungkin faktur vendor jatuh tempo minggu ini sementara yang lain bisa menunggu hingga akhir bulan sesuai ketentuan yang disepakati. Tim keuangan memeriksa usulan faktur, menghapus atau menambah item jika perlu lalu menyiapkan jurnal pembayaran. Dengan cara ini pembayaran dikelompokkan dan dikendalikan alih-alih dikirim secara terus. Anggap jurnal pembayaran sebagai lembar kerja pembayaran perusahaan. Jurnal ini mencantumkan pembayaran vendor yang direncanakan perusahaan, jumlahnya, dan detail pembayaran. Staff keuangan menggunakannya untuk menyiapkan kumpulan pembayaran yang terkontrol, bukan mengirim uang satu persatu tanpa catatan bersama. Bagaimana uang itu keluar? Itu bergantung pada metode pembayaran yang ditetapkan untuk vendor dan perusahaan. Dynamics 365 memungkinkan perusahaan membuat metode pembayarannya sendiri dan menghubungkannya dengan jenis pembayaran seperti cek, pembayaran elektronik, atau whistlebuyer.

Cek adalah hal yang umum. Pembayaran elektronik mengirimkan uang melalui proses bank perusahaan. Wesselbuyer mencatat janji formal untuk membayar sesuai kondisi yang disepakati. Tidak setiap bisnis menggunakan semua metode, tetapi Dynamics 365 memberikan cara bagi perusahaan untuk mencatat jalur yang digunakan. Setiap metode pembayaran juga harus mengarah ke rekening bank perusahaan yang tepat. Koneksi itu penting karena bisnis mungkin memiliki rekening terpisah untuk entitas hukum atau uang atau tujuan pembayaran yang berbeda. Saat bagian keuangan menyiapkan pembayaran, sistem perlu mengetahui rekening bank mana yang mendanainya. Jika tidak, staf bisa saja membuat pembayaran yang benar namun menggunakan rekening yang salah. Waktu pembayaran juga perlu diperhatikan. Membayar setelah tanggal jatuh tempo dapat menyebabkan pengingat perselisihan atau rusaknya hubungan dengan vendor. Membayar terlalu awal mengeluarkan uang tunai sebelum perusahaan perlu mengeluarkannya.

Dynamics 365 menjaga tanggal jatuh tempo faktur tetap terlihat agar bagian keuangan dapat merencanakan pembayaran sesuai ketentuan yang disepakati dengan setiap vendor memberi perusahaan kendali lebih besar atas arus kas keluar. Dynamics 365 perlu menjawab pertanyaan sederhana. Faktur mana yang ditutup oleh pembayaran tersebut? Jawabannya adalah penyelesaian settlement. Penyelesaian menghubungkan pembayaran dengan faktur vendor tertentu yang dibayarkannya. Anggap ini seperti mencocokkan tanda terima dengan tagian yang dilunasi. Tanpa penyelesaian, perusahaan mungkin melihat faktur dan pembayaran di akun vendor yang sama, namun tidak memiliki catatan jelas bahwa keduanya saling berkaitan. Pembayaran penuh melunasi seluruh faktur tetapi bisnis tidak selalu serapi itu. Perusahaan mungkin hanya membayar sebagian faktur sekarang dan sisanya nanti. Penyelesaian mencatat pembayaran parsial dan membiarkan sisa saldo tetap terbuka agar bagian keuangan dapat melihat dengan tepat apa yang masih terhutang kepada vendor.

Visibilitas ini sangat penting untuk saldo vendor yang akurat. Satu pembayaran juga dapat mencakup beberapa faktur sekaligus. Mungkin sebuah perusahaan membayar lima tagihan yang jatuh tempu dari vendor yang sama dalam satu pembayaran elektronik. Penyelesaian menghubungkan satu jumlah keluar tersebut dengan setiap tagihan yang diluna sini. Jika pembayaran tidak mencakup seluruh tagihan secara penuh saldo terbuka tetap terlihat jelas alih-alih menghilang ke dalam total yang membingungkan. Ini menciptakan catatan yang dapat dilacak atau Anda dapat mengikuti tagihan tersebut melalui persetujuan dan hasil pencocokan. Lihat pembayaran ini siapkan dalam jurnal dan lihat bagaimana pembayaran itu menyelesaikan saldo vendor. Saat seseorang bertanya mengapa uang keluar dari perusahaan bagian keuangan tidak perlu menyusun ulang ceritanya dari email dan rekening koran. Prosesnya mungkin muncul di halaman terpisah dalam Dynamics 365 tetapi setiap catatan terhubung keberikutnya sebagai satu alur terkontrol.

Gambaran utang usaha yang terhubung. Bayangkan Anda menerima satu tagihan untuk penggapan-penggapan. Catatan vendor menyimpan aturan pembayaran dan tagihan yang diimpor membawa detail tagihan beserta dokumennya sendiri. Bagian pembelian menyediakan pesanan pembelian. Bagian penerimaan menyediakan tanda terima sehingga proses pencocokan memiliki catatan nyata untuk dibanding. Sekarang di balik layar profil posting memasukkan utang dan pengeluaran ke dalam akun buku besar yang tepat. Manajemen cash dan bank mengontrol metode pembayaran mana yang Anda gunakan dan rekening bank mana yang mengirim uangnya. Lampiran tetap bersama transaksi sehingga Anda selalu dapat membuka tagihan asli nanti untuk verifikasi. Otomatisasi tidak menggantikan penilaian tim keuangan.