WEBVTT 00:00:00.500 --> 00:00:03.600 Faktur Pemasok Sampai Di Meja Anda 00:00:03.600 --> 00:00:06.560 Barang mungkin sudah ada di gudang atau layanan sudah selesai, 00:00:06.660 --> 00:00:08.980 tetapi waktu pembayaran mulai berjalan segera. 00:00:09.340 --> 00:00:11.540 Jadi apa yang sebenarnya terjadi sebelum uang keluar dari perusahaan? 00:00:11.920 --> 00:00:14.480 Lama datang di segmen pengetahuan lainnya dari M305 FM, 00:00:14.760 --> 00:00:16.320 Samir Peters, dan hari ini kita akan membahas 00:00:16.320 --> 00:00:19.160 Hutang Usaha Accounts Payable, Dynamics 365 dalam bahasa yang sederhana. 00:00:19.420 --> 00:00:22.020 Ini bukan sekadar tempat di mana seseorang mengetik tagihan ke layar. 00:00:22.440 --> 00:00:23.880 Ini adalah kantor keuangan perusahaan, 00:00:23.880 --> 00:00:25.860 yang memeriksa setiap tagihan, siapa pengirinnya, 00:00:25.940 --> 00:00:28.200 apa yang disepakati untuk dibeli, dan apakah tagihan itu harus dibayar. 00:00:28.680 --> 00:00:30.000 Berikut adalah definisi paling sederhan. 00:00:30.500 --> 00:00:32.500 Hutang Usaha adalah uang yang terhutang oleh perusahaan Anda 00:00:32.500 --> 00:00:34.440 kepada vendor atas barang atau jasa yang telah Anda beli. 00:00:34.700 --> 00:00:36.960 Anggaplah ini seperti kantor pembayaran di dalam sebuah gedung besar. 00:00:37.400 --> 00:00:40.200 Tagihan tiba di meja depan, diperiksa terhadap catatan perusahaan, 00:00:40.400 --> 00:00:43.460 melalui persetujuan, dan baru kemudian mencapai orang yang mengeluarkan pembayaran. 00:00:43.940 --> 00:00:47.160 Kita akan mengikuti alur tersebut dari catatan vendor hingga cap lunasan terakhir. 00:00:47.600 --> 00:00:49.660 Dynamics 365 menyebutnya penyelesaian settlement. 00:00:50.680 --> 00:00:51.860 Mengapa Hutang Usaha itu ada? 00:00:53.180 --> 00:00:55.780 Bayangkan Anda menjalankan perusahaan kecil yang menjual perabotan. 00:00:56.060 --> 00:00:57.680 Anda membutuhkan meja sebelum bisa menjualnya. 00:00:57.680 --> 00:01:00.680 Dan Anda juga membutuhkan kotak pengepakan, layanan kebersihan, 00:01:00.780 --> 00:01:03.060 akses internet, suku cadang, dan mungkin perusahaan pengiriman. 00:01:04.000 --> 00:01:06.580 Jika Anda harus membayar, setiap pemasok saat memesan sesuatu, 00:01:06.680 --> 00:01:08.780 membeli apapun akan menjadi sangat sulit dengan cepat. 00:01:09.260 --> 00:01:12.060 Kebanyakan bisnis membeli lebih dulu dan membayar kemudian berdasarkan ketentuannya. 00:01:12.380 --> 00:01:14.400 Pemasok mengirimkan barang atau menyelesaikan pekerjaan, 00:01:14.500 --> 00:01:15.960 lalu mengirimkan faktur atau tagihan mereka. 00:01:16.360 --> 00:01:18.020 Perusahaan Anda kini berhutang sejumlah itu, 00:01:18.140 --> 00:01:20.580 tetapi tidak mengirimkan uangnya tanpa meriksa detailnya terlebih dahulu. 00:01:20.700 --> 00:01:23.360 Jumlah yang belum dibayar itu tercatat dalam pembukuan perusahaan sebagai kewajiban. 00:01:23.360 --> 00:01:25.840 Wajiban mungkin terdengar seperti istilah keuangan yang menakutkan, 00:01:26.020 --> 00:01:26.900 tetapi artinya sederhana. 00:01:27.260 --> 00:01:29.460 Itu adalah jumlah yang harus dibayarkan perusahaan kepada orang lain. 00:01:30.140 --> 00:01:33.220 Jika bisnis Anda menerima tagihan perlengkapan kantor dan belum membayarnya, 00:01:33.500 --> 00:01:35.900 tagihan itu masuk ke hutang usaha hingga pembayaran melunasinya. 00:01:36.660 --> 00:01:39.460 Perusahaan masih memiliki uang tunai untuk saat ini, tetapi juga memiliki tepat. 00:01:39.900 --> 00:01:42.920 Hal ini penting, karena bisnis bisa terlihat sehat di rekening banknya, 00:01:43.100 --> 00:01:44.980 namun tetap membawa tumpukan tagihan yang belum dibayar. 00:01:45.880 --> 00:01:47.480 Tim keuangan harus melihat kedua sisi, 00:01:48.060 --> 00:01:49.260 berapa banyak uang tunai di bank, 00:01:49.260 --> 00:01:51.700 dan berapa banyak dari uang itu yang akan segera keluar. 00:01:51.700 --> 00:01:53.300 Sebelum ada sistem keuangan terhubung, 00:01:53.400 --> 00:01:55.600 pekerjaan ini sering menjadi pengejaran dokumen yang melelahkan. 00:01:55.920 --> 00:01:58.240 Faktur bisa datang melalui pos, menumpu di meja seseorang, 00:01:58.360 --> 00:02:00.360 lalu dikirim melalui surat internal untuk disetujui, 00:02:00.480 --> 00:02:02.220 sementara faktur lain tertahan di kota masuk email. 00:02:02.860 --> 00:02:05.340 Seseorang bisa mengetik tagihan yang sama ke dalam spreadsheet, 00:02:05.480 --> 00:02:07.620 sementara orang lain memasukkannya ke sistem akutansi. 00:02:08.020 --> 00:02:09.160 Hal itu menciptakan masalah umum terjadi. 00:02:09.660 --> 00:02:11.500 Seorang manajer melewatkan surau persetujuan, 00:02:11.620 --> 00:02:12.560 tagihan dibayar terlambat, 00:02:12.680 --> 00:02:14.200 atau pemasok mengirim faktur yang sama lagi, 00:02:14.280 --> 00:02:16.680 dan tidak ada yang menyadari faktur itu sudah sampai ke tim keuangan. 00:02:16.680 --> 00:02:19.160 Dan lebih buruk lagi, tagihan mungkin dibayar dua kali 00:02:19.160 --> 00:02:21.320 karena salin kertas dan salin surat terlihat seperti lagi yang benar. 00:02:21.580 --> 00:02:24.660 Dynamics 365 memberikan perusahaan satu tempat untuk melacak pekerjaan ini. 00:02:25.020 --> 00:02:26.380 Sistem ini mencatat utang perusahaan, 00:02:26.480 --> 00:02:27.500 membantu orang memiksa faktur, 00:02:27.600 --> 00:02:30.800 dan menjaga alur yang jelas dari tagihan tiba hingga tagihan tiba hingga tagihan dibayar. 00:02:31.100 --> 00:02:33.200 Itu tidak berarti setiap faktur bergerak tanpa tinjauan manusia. 00:02:33.580 --> 00:02:35.800 Tim keuangan tetap memutuskan jika ada yang terlihat salah, 00:02:36.040 --> 00:02:38.760 tetapi sistem memberikan catatan dan aturan untuk membuat keputusan itu 00:02:38.760 --> 00:02:40.420 tanpa harus mengejar kertas ke seluruh gedung. 00:02:40.420 --> 00:02:43.460 Anda mungkin juga mendengar istilah piutang usaha dalam percakapan yang sama. 00:02:43.860 --> 00:02:45.180 Namanya terdengar hampir identik, 00:02:45.400 --> 00:02:47.000 tetapi mengarah ke arah yang berlawanan. 00:02:47.440 --> 00:02:48.440 Utang usaha melacak uang 00:02:48.440 --> 00:02:51.060 yang keluar dari perusahaan Anda karena Anda berhutang kepada pemasok. 00:02:51.160 --> 00:02:53.320 Piutang usaha melacak uang yang masuk ke perusahaan Anda 00:02:53.320 --> 00:02:54.740 karena pelanggan berhutang kepada Anda. 00:02:55.460 --> 00:02:57.240 Jika perusahaan Anda membeli printer dari pemasok, 00:02:57.340 --> 00:02:58.540 tagihan itu masuk ke utang usaha. 00:02:58.960 --> 00:03:00.820 Jika perusahaan Anda menjual meja ke pelanggan 00:03:00.820 --> 00:03:02.280 dan mengirimkan faktur kepada mereka, 00:03:02.400 --> 00:03:03.900 tagihan pelanggan itu masuk ke piutang usaha. 00:03:04.200 --> 00:03:05.820 Jadi utang melacak apa yang harus Anda bayar, 00:03:05.820 --> 00:03:08.220 sementara piutang melacak apa yang harus dibayar orang lain kepada Anda. 00:03:08.560 --> 00:03:10.760 Utang usaha bertujuan untuk hasil yang sangat praktis. 00:03:11.300 --> 00:03:12.140 Membayar pemasok yang tepat 00:03:12.140 --> 00:03:13.880 dengan jumlah yang tepat pada tanggal yang disepakat. 00:03:14.320 --> 00:03:15.820 Membayar terlalu cepat membuat perusahaan 00:03:15.820 --> 00:03:17.320 kehilangan uang lebih awal dari yang seharusnya. 00:03:17.740 --> 00:03:19.400 Membayar terlalu lambat membuat pemasok 00:03:19.400 --> 00:03:20.420 mungkin mengejar pembayaran 00:03:20.420 --> 00:03:21.820 atau berhenti memberikan syarat yang mengunggu. 00:03:22.420 --> 00:03:24.260 Membayar jumlah yang salah membuat seseorang 00:03:24.260 --> 00:03:25.660 harus mengurai kesalahan itu nantinya 00:03:25.660 --> 00:03:26.640 seringkali dengan surel, 00:03:26.740 --> 00:03:27.220 notak kredit, 00:03:27.400 --> 00:03:28.380 dan banyak rasa frustrasi. 00:03:28.800 --> 00:03:30.860 Jadi sebelum faktur apapun dapat melewati proses ini, 00:03:30.860 --> 00:03:32.560 Dynamics 365 perlu mengetahui 00:03:32.560 --> 00:03:33.820 dengan tepat siapa pemasoknya 00:03:33.820 --> 00:03:35.860 dan aturan apa yang berlaku untuk hubungan tersebut. 00:03:37.240 --> 00:03:38.460 Membangun fondasi pemasok 00:03:38.460 --> 00:03:41.520 Jadi sebelum Dynamics 365 dapat memproses satu tagihan, 00:03:41.640 --> 00:03:43.440 sistem harus mengetahui dengan tepat siapa yang mengirimkannya. 00:03:43.880 --> 00:03:45.100 Disitulah catatan pemasok berperan. 00:03:45.420 --> 00:03:45.980 Tanpa catatan, 00:03:46.140 --> 00:03:47.520 sistem tidak tahu siapa yang harus dibayar 00:03:47.520 --> 00:03:48.700 atau aturan apa yang harus diikuti. 00:03:48.980 --> 00:03:50.500 Pemasok dapat menyediakan barang fisik 00:03:50.500 --> 00:03:52.380 seperti kertas, laptop, atau suku cadang. 00:03:53.000 --> 00:03:54.280 Mereka mungkin juga menyediakan layanan 00:03:54.280 --> 00:03:56.100 seperti akuntansi atau dukungan perangkat lunak. 00:03:56.480 --> 00:03:57.260 Produknya berubah, 00:03:57.380 --> 00:03:58.400 tetapi perannya tetap sama. 00:03:58.400 --> 00:04:01.140 Ini adalah pihak yang mungkin perlu dibayar oleh perusahaan Anda. 00:04:01.600 --> 00:04:03.340 Anggap catatan pemasok sebagai berkas pemasok 00:04:03.340 --> 00:04:04.460 di dalam Dynamics 365. 00:04:05.620 --> 00:04:06.820 Catatan ini menyimpan detail dasar 00:04:06.820 --> 00:04:07.920 yang dibutuhkan tim keuangan Anda, 00:04:08.040 --> 00:04:09.020 tetapi juga menetapkan aturan 00:04:09.020 --> 00:04:10.200 yang mengendalikan apa yang terjadi nanti. 00:04:10.680 --> 00:04:12.700 Anda mengisi nama, alamat, dan info kontak pemasok 00:04:12.700 --> 00:04:13.460 agar perusahaan tahu 00:04:13.460 --> 00:04:15.120 dengan tepat siapa yang mereka ajak berbisnis. 00:04:15.720 --> 00:04:17.080 Anda juga dapat mencatat mata uang 00:04:17.080 --> 00:04:18.760 yang digunakan untuk faktur dan pembayaran 00:04:18.760 --> 00:04:20.500 yang sangat penting saat membeli dari pemasok 00:04:20.500 --> 00:04:21.180 di berbagai negara. 00:04:21.680 --> 00:04:22.880 Sekarang untuk detail pembayaran, 00:04:23.100 --> 00:04:24.900 catatan vendor dapat mencakup syarat pembayaran 00:04:24.900 --> 00:04:25.720 dan metode pembayar. 00:04:25.720 --> 00:04:27.680 Ini mungkin terlihat seperti kolom kecil di layar, 00:04:27.780 --> 00:04:29.380 tetapi menjawab pertanyaan yang sangat praktis. 00:04:29.820 --> 00:04:30.920 Kapan pemasok ini harus dibayar? 00:04:31.480 --> 00:04:33.000 Dan bagaimana pulusan harus mengirimkan uang tersebut? 00:04:33.440 --> 00:04:35.120 Cat pembayaran menetapkan aturan tengah jatuh tim. 00:04:35.240 --> 00:04:36.520 Beberapa pemasok mengizinkan Anda 00:04:36.520 --> 00:04:38.080 membayar 30 hari setelah tanggap faktor. 00:04:38.140 --> 00:04:39.020 Yang lain menginginkan pembayaran 00:04:39.020 --> 00:04:39.840 dalam waktu 14 hari. 00:04:39.980 --> 00:04:41.180 Beberapa bahkan menawarkan diskon 00:04:41.180 --> 00:04:42.120 jika Anda membayar lebih awal. 00:04:42.420 --> 00:04:44.260 Dynamics 365 menggunakan ketentuan 00:04:44.260 --> 00:04:45.540 yang telah Anda catat untuk menghitung 00:04:45.540 --> 00:04:47.280 secara otomatis kapan setiap faktur jatuh tim. 00:04:47.460 --> 00:04:48.920 Tidak perlu ada orang yang harus mengingat perjanjian. 00:04:48.920 --> 00:04:50.360 Ini menciptakan konsistensi. 00:04:51.620 --> 00:04:53.220 Jika lima orang berbeda memproses faktur 00:04:53.220 --> 00:04:54.080 untuk vendor yang sama, 00:04:55.560 --> 00:04:56.820 tidak perlu ada yang mencari di email lama 00:04:56.820 --> 00:04:57.920 atau menelpon tim pembelian 00:04:57.920 --> 00:04:59.660 hanya untuk menanyakan kapan tagihan harus dibayar. 00:04:59.980 --> 00:05:01.020 Metode pembayaran menjelaskan 00:05:01.020 --> 00:05:02.200 bagaimana uang tersebut sampai di sana. 00:05:02.520 --> 00:05:03.940 Perusahaan Anda mungkin membayar satu vendor 00:05:03.940 --> 00:05:05.560 melalui transfer elektronik dan yang lancek. 00:05:06.040 --> 00:05:06.920 Dalam beberapa kasus, 00:05:07.020 --> 00:05:08.720 bisnis juga dapat menggunakan surat sanggup bayar. 00:05:09.660 --> 00:05:11.240 Dynamics 365 memungkinkan Anda 00:05:11.240 --> 00:05:12.660 menentukan metode pembayaran sendiri 00:05:12.660 --> 00:05:14.020 sambil menghubungkannya ke tipe sistem 00:05:14.020 --> 00:05:14.720 jika diperlukan. 00:05:15.220 --> 00:05:16.040 Sekarang perusahaan biasa 00:05:16.040 --> 00:05:16.760 beda dari satu vendor. 00:05:16.760 --> 00:05:18.520 Bisnis yang sedang berkembang 00:05:18.520 --> 00:05:19.780 bisa memiliki puluhan, ratusan, 00:05:19.920 --> 00:05:20.760 atau bahkan ribuan vendor. 00:05:21.060 --> 00:05:22.560 Membuat setiap pengaturan dari awal 00:05:22.560 --> 00:05:23.500 untuk masing-masing vendor 00:05:23.500 --> 00:05:25.060 akan membuang waktu dan mengundang kesalahan. 00:05:25.400 --> 00:05:26.660 Itulah mengapa Dynamics 365 00:05:26.660 --> 00:05:27.660 menggunakan grup vendor. 00:05:28.080 --> 00:05:29.340 Grup vendor mengumpulkan vendor 00:05:29.340 --> 00:05:31.360 yang berbagi aturan keuangan umum yang sama. 00:05:31.640 --> 00:05:33.100 Misalnya Anda mungkin menempatkan vendor 00:05:33.100 --> 00:05:34.120 perlengkapan kantor lokal 00:05:34.120 --> 00:05:36.060 dalam satu grup dan pemasok stok luar negeri di grup lain. 00:05:36.180 --> 00:05:37.440 Grup tersebut membawa pengaturan bersama 00:05:37.440 --> 00:05:38.680 untuk bagaimana transaksi di posting, 00:05:38.820 --> 00:05:40.180 bagaimana pembayaran dan penyelesaian bekerja, 00:05:40.300 --> 00:05:41.340 serta bagaimana penyelesaian bekerja, 00:05:41.340 --> 00:05:43.140 serta bagaimana penyelesaian mendapatkan saldo vendor tersebut. 00:05:43.280 --> 00:05:44.840 Anda tetap menyimpan catatan vendor terpisah 00:05:44.840 --> 00:05:45.620 untuk setiap pemasok. 00:05:45.860 --> 00:05:47.160 Hal itu penting karena setiap pemasok 00:05:47.160 --> 00:05:48.980 memerlukan nama, alamat, detail pembayaran, 00:05:49.380 --> 00:05:50.320 dan riwayatnya sendiri. 00:05:50.740 --> 00:05:52.700 Grup vendor hanya menyediakan titik awal yang sama, 00:05:52.940 --> 00:05:54.120 sehingga bagian keuangan tidak perlu 00:05:54.120 --> 00:05:55.620 menyusun aturan yang sama berulang kali. 00:05:56.160 --> 00:05:57.340 Di balik layar ada bagian lain 00:05:57.340 --> 00:05:58.800 yang disebut profil posting vendor. 00:05:59.380 --> 00:06:00.300 Namanya terdengar teknis, 00:06:00.400 --> 00:06:01.840 jadi mari kita jelaskan dengan bahasa sederhana. 00:06:02.320 --> 00:06:03.840 Profil posting adalah peta yang memberitahu 00:06:03.840 --> 00:06:05.500 Dynamics 365 mana transaksi vendor 00:06:05.500 --> 00:06:07.180 harus dimasukkan dalam buku besar umum. 00:06:07.760 --> 00:06:08.600 Buku besar umum adalah 00:06:08.600 --> 00:06:10.260 buku utama akun keuangan perusahaan. 00:06:10.660 --> 00:06:11.740 Saat faktur diposting, 00:06:11.960 --> 00:06:14.840 Dynamics 365 perlu mencatat utang perusahaan 00:06:14.840 --> 00:06:17.100 dan di mana biaya terkaya tersebut berada. 00:06:17.580 --> 00:06:18.920 Profil posting memandu sisi vendor 00:06:18.920 --> 00:06:20.220 dari entry akutansi tersebut 00:06:20.220 --> 00:06:22.000 menggunakan aturan yang telah Anda tetapkan 00:06:22.000 --> 00:06:23.040 untuk vendor atau grup vendor. 00:06:23.540 --> 00:06:24.720 Tuf keuangan tidak perlu memilih 00:06:24.720 --> 00:06:26.700 akun buku besar tersebut dari ingatan setiap saat. 00:06:27.260 --> 00:06:28.700 Sebaliknya, sistem mengikuti peta 00:06:28.700 --> 00:06:30.120 yang mengurangi entry tidak konsisten 00:06:30.120 --> 00:06:31.840 dan memberikan tim keuangan gambar utang vendor 00:06:31.840 --> 00:06:32.680 yang jauh lebih bersih. 00:06:33.020 --> 00:06:34.580 Perusahaan juga menyiapkan sisi pembayaran 00:06:34.580 --> 00:06:35.440 sebelum faktur tiba. 00:06:35.840 --> 00:06:36.820 Dalam manajemen gas dan bank, 00:06:36.820 --> 00:06:39.120 Anda mengatur rekening bank yang akan mendanai pembayaran vendor. 00:06:39.520 --> 00:06:41.540 Jurnal pembayaran memberi staff keuangan area kerja 00:06:41.540 --> 00:06:43.200 untuk menyiapkan dan mencatat pembayaran tersebut 00:06:43.200 --> 00:06:44.280 menggunakan metode yang disetujuk. 00:06:44.520 --> 00:06:45.820 Jadi, sebagai ringkasan, 00:06:45.900 --> 00:06:47.780 catatan vendor mengidentifikasi siapa yang menerima uang. 00:06:48.180 --> 00:06:50.080 Ketentuan pembayaran menentukan kapan jatuh temponya 00:06:50.080 --> 00:06:51.620 serta metode pembayaran dan rekening bank 00:06:51.620 --> 00:06:53.340 menentukan bagaimana uang keluar dari perusahaan. 00:06:53.920 --> 00:06:54.960 Dengan aturan tersebut siap, 00:06:55.100 --> 00:06:56.500 faktur dapat masuk ke kantor keuangan 00:06:56.500 --> 00:06:57.580 dan memulai perjalanannya 00:06:57.580 --> 00:06:59.620 dari penerimaan faktur hingga persetujuan. 00:07:01.200 --> 00:07:02.520 Dengan catatan vendor yang sudah ada, 00:07:02.520 --> 00:07:04.960 Dynamics 365 kini mengetahui siapa yang harus dibayar 00:07:04.960 --> 00:07:05.940 dan berdasarkan aturan apa. 00:07:06.400 --> 00:07:08.140 Jadi, apa yang terjadi saat faktur yang sebenarnya ditiba? 00:07:08.440 --> 00:07:10.240 Terkadang staff keuangan memasukkannya secara manual. 00:07:10.700 --> 00:07:12.520 Dilakukan jika faktur datang melalui email, 00:07:12.680 --> 00:07:13.820 kertas, atau portal vendor 00:07:13.820 --> 00:07:15.960 dan seseorang perlu mengetikan detailnya ke dalam sistem. 00:07:16.500 --> 00:07:17.460 Staff memilih vendor, 00:07:17.700 --> 00:07:19.040 memasukkan nomor dan tanggal faktur, 00:07:19.140 --> 00:07:21.020 lalu menambahkan baris, jumlah, pajak, 00:07:21.320 --> 00:07:22.580 dan referensi pesanan pembelian 00:07:22.580 --> 00:07:24.060 yang terkait dengan tagihan tersebut. 00:07:24.860 --> 00:07:26.180 Nomor faktur perlu mendapat perhatian. 00:07:26.600 --> 00:07:27.580 Nomor itu berasal dari vendor, 00:07:27.580 --> 00:07:28.380 bukan perusahaan Anda, 00:07:28.480 --> 00:07:30.280 dan membantu mengidentifikasi tagihan spesifik tersebut. 00:07:30.280 --> 00:07:32.320 Jika faktur senilai 1.200 dolar 00:07:32.320 --> 00:07:33.660 tiba dari Northwind Office Supplies 00:07:33.660 --> 00:07:34.780 dengan nomor N155, 00:07:34.940 --> 00:07:37.940 Dynamics 365 dapat menggunakan nomor itu 00:07:37.940 --> 00:07:39.960 dengan catatan vendor untuk mendeteksi entry duplikat. 00:07:40.320 --> 00:07:41.880 Lampiran juga harus disertakan dalam catatan tersebut. 00:07:42.280 --> 00:07:43.580 Faktur PDF, dokumen yang dipindahi, 00:07:43.700 --> 00:07:45.480 atau dokumen pendukung dapat disimpan bersama faktur 00:07:45.480 --> 00:07:46.640 di Dynamics 365. 00:07:47.620 --> 00:07:49.280 Itu berarti orang yang meninjau catatan 00:07:49.280 --> 00:07:51.380 dapat melihat dokumen di balik angka tersebut 00:07:51.380 --> 00:07:53.180 tanpa harus mencari di kotak surat bersama 00:07:53.180 --> 00:07:54.180 atau lemari arsit. 00:07:54.760 --> 00:07:56.060 Untuk volume yang lebih besar, 00:07:56.180 --> 00:07:57.720 faktur dapat dimasukkan secara elektron. 00:07:58.080 --> 00:08:00.120 Dynamics 365 mendukung impor data 00:08:00.120 --> 00:08:01.440 faktur melalui entitas data. 00:08:01.920 --> 00:08:04.000 Anggaplah entitas data sebagai formulir standar 00:08:04.000 --> 00:08:05.320 yang dapat diisi oleh sistem lain 00:08:05.320 --> 00:08:07.280 sebelum mengirimkan informasi ke Dynamics 365. 00:08:08.540 --> 00:08:09.980 Layanan penangkapan faktur pihak luar, 00:08:10.080 --> 00:08:12.020 misalnya, dapat mengirimkan header faktur, 00:08:12.260 --> 00:08:13.300 baris, dan lampiran dokumen 00:08:13.300 --> 00:08:14.340 dalam satu paket data. 00:08:15.060 --> 00:08:16.620 Header memuat detail utama tagihan, 00:08:16.760 --> 00:08:18.960 vendor, nomor faktur, tanggal, mata uang, 00:08:19.100 --> 00:08:20.720 jumlah total, dan referensi pesanan pembelian. 00:08:21.120 --> 00:08:22.080 Baris-baris tersebut menjelaskan 00:08:22.080 --> 00:08:22.660 apa yang diperbandang. 00:08:23.180 --> 00:08:24.480 Satu baris mungkin mencakup kertas penter, 00:08:24.780 --> 00:08:25.440 baris lain untuk toner, 00:08:25.620 --> 00:08:26.680 dan baris lainnya untuk penyiriman. 00:08:27.160 --> 00:08:28.600 Menjaga header tersebut tetap terpisah 00:08:28.600 --> 00:08:29.780 membantu staf keuangan melihat dengan 00:08:29.780 --> 00:08:30.800 tempat apa yang mereka setujui. 00:08:31.180 --> 00:08:32.940 Informasi pajak juga disertakan bersama faktur. 00:08:33.320 --> 00:08:35.740 Dynamics 365 merlukan jumlah pajak dan detail 00:08:35.740 --> 00:08:37.960 terkait agar perusahaan mencatat tagihan dengan benar. 00:08:38.380 --> 00:08:39.760 Beberapa hal dapat menghentikan faktur 00:08:39.760 --> 00:08:40.880 untuk diproses tanpa tinjauan. 00:08:41.260 --> 00:08:41.960 Vendor yang hilang, 00:08:42.080 --> 00:08:42.740 tanggal tidak valid, 00:08:42.860 --> 00:08:43.640 nomor faktur ganda, 00:08:43.800 --> 00:08:45.240 atau total yang tidak cocok-cocok. 00:08:45.240 --> 00:08:46.880 Jeda tersebut melindungi perusahaan. 00:08:47.200 --> 00:08:48.140 Kebijakan faktur vendor, 00:08:48.140 --> 00:08:50.180 memeriksa apakah faktur mengikuti aturan 00:08:50.180 --> 00:08:51.360 yang dipilih perusahaan Anda. 00:08:51.800 --> 00:08:52.640 Pemeriksaan duplikat, 00:08:52.820 --> 00:08:54.160 mencari tagihan yang tampak familiar 00:08:54.160 --> 00:08:55.520 seperti vendor dan nomor faktur 00:08:55.520 --> 00:08:56.380 sama yang sudah tercatat. 00:08:56.740 --> 00:08:57.940 Tujuannya bukan untuk menuduh vendor 00:08:57.940 --> 00:08:58.960 melakukan kesalahan. 00:08:59.040 --> 00:09:00.040 Vendor mungkin mengirim ulang 00:09:00.040 --> 00:09:01.440 karena mereka tidak yakin faktur itu telasan. 00:09:01.640 --> 00:09:02.880 Seorang staf mungkin tidak sengaja 00:09:02.880 --> 00:09:04.200 memasukkan PDF yang sama dua kali. 00:09:04.660 --> 00:09:05.140 Bagaimanapun, 00:09:05.320 --> 00:09:06.380 membayar tagihan yang sama dua kali 00:09:06.380 --> 00:09:07.580 menciptakan pekerjaan yang tidak menilai. 00:09:07.800 --> 00:09:09.400 Setelah Dynamics 365 faktur, 00:09:09.480 --> 00:09:10.820 pertanyaan berikutnya sederhana. 00:09:11.260 --> 00:09:12.260 Masih lagi zingkut untuk menyetujui. 00:09:12.660 --> 00:09:13.740 Disitulah alur kerja berperan. 00:09:13.740 --> 00:09:15.320 Alur kerja adalah rute persetujuan 00:09:15.320 --> 00:09:15.860 di dalam sistem. 00:09:16.500 --> 00:09:18.200 Daripada mengirim PDF ke manajer 00:09:18.200 --> 00:09:20.740 dan berharap kembali Dynamics 365, 00:09:21.180 --> 00:09:22.720 mengirim faktur ke orang atau peran 00:09:22.720 --> 00:09:24.280 yang ditentukan aturan perusahaan Anda. 00:09:25.360 --> 00:09:27.100 Setiap organisasi memutuskan aturan tersebut 00:09:27.100 --> 00:09:28.180 berdasarkan cara mereka ingin 00:09:28.180 --> 00:09:29.320 keputusan keuangan ditangani. 00:09:29.780 --> 00:09:31.460 Faktur rutin kecil mungkin mengikuti rute singkat. 00:09:31.980 --> 00:09:33.100 Faktur di atas jumlah tertentu 00:09:33.100 --> 00:09:34.460 mungkin memerlukan manajer senior. 00:09:34.920 --> 00:09:36.680 Tagihan yang terkait dengan departemen tertentu 00:09:36.680 --> 00:09:38.680 dapat diteruskan ke manajer departemen tersebut. 00:09:39.040 --> 00:09:40.820 Anda bahkan dapat membuat jalur persetujuan berbeda 00:09:40.820 --> 00:09:41.800 untuk jenis vendor berbeda 00:09:41.800 --> 00:09:43.140 seperti pemasok stok, vendor layanan, 00:09:43.140 --> 00:09:43.720 atau kontraktor. 00:09:43.860 --> 00:09:44.880 Rute mengikuti aturan, 00:09:45.080 --> 00:09:45.940 bukan ingatan seseorang. 00:09:46.300 --> 00:09:47.780 Hal ini membuat persetujuan jauh lebih lacak. 00:09:48.240 --> 00:09:49.360 Bagian keuangan dapat melihat 00:09:49.360 --> 00:09:50.920 apakah faktur sedang menunggu tinjauan 00:09:50.920 --> 00:09:51.640 telah disetujui 00:09:51.640 --> 00:09:53.200 atau memerlukan informasi lebih lanjut. 00:09:53.460 --> 00:09:54.980 Orang yang menyetujui dapat memeriksa tagihan 00:09:54.980 --> 00:09:56.940 dan memutuskan apakah itu milik departemen mereka 00:09:56.940 --> 00:09:57.920 dan jika biayanya terlihat. 00:09:58.180 --> 00:09:59.820 Beberapa faktur memenuhi setiap aturan 00:09:59.820 --> 00:10:00.840 dan diproses secara otomatis. 00:10:01.480 --> 00:10:02.280 Vendor diketahui, 00:10:02.460 --> 00:10:03.260 detail impor lengkap 00:10:03.260 --> 00:10:05.140 dan faktur wolos pemeriksaan kebijakan. 00:10:05.760 --> 00:10:07.220 Faktur tersebut tidak memerlukan seseorang 00:10:07.220 --> 00:10:08.740 untuk mengulangi pemeriksaan dasar yang sama 00:10:08.740 --> 00:10:09.120 setiap saat. 00:10:09.420 --> 00:10:10.640 Faktur lainnya menjadi pengecualian. 00:10:11.080 --> 00:10:12.080 Mungkin akun vendor hilang. 00:10:12.640 --> 00:10:13.680 Mungkin nomor faktur sudah ada. 00:10:14.380 --> 00:10:16.040 Mungkin baris yang diimpor memiliki kesalahan. 00:10:16.580 --> 00:10:18.800 Dynamics 365 menyimpan faktur tersebut 00:10:18.800 --> 00:10:20.040 dalam daftar kegagalan impor 00:10:20.040 --> 00:10:22.060 di mana staf keuangan dapat melihat pesan kesalahan 00:10:22.060 --> 00:10:22.940 dan memperbaiki masalah 00:10:22.940 --> 00:10:24.120 sebelum membuat faktur tertunda. 00:10:24.660 --> 00:10:26.200 Dokumen tetap penting, selamat tinjauan. 00:10:26.760 --> 00:10:28.420 Dynamics 365 menyertakan 00:10:28.420 --> 00:10:30.000 penampil lampiran di halaman faktur 00:10:30.000 --> 00:10:31.720 sehingga staf keuangan dapat melihat 00:10:31.720 --> 00:10:33.220 gambar faktur tepat di samping catatan 00:10:33.220 --> 00:10:34.040 yang mereka perbaiki. 00:10:34.040 --> 00:10:35.800 Tidak perlu berpindah antar layar 00:10:35.800 --> 00:10:37.500 hanya untuk mengonfirmasi apakah vendor 00:10:37.500 --> 00:10:39.740 mengetik 6.000 atau 8.000 pada tagihan asli. 00:10:40.200 --> 00:10:41.580 Otomatisasi menangani pergerakan rute. 00:10:42.020 --> 00:10:43.020 Orang menangani pertanyaan. 00:10:43.340 --> 00:10:44.620 Persetujuan mengonfirmasi bahwa 00:10:44.620 --> 00:10:46.480 orang yang tepat setuju untuk memproses faktur 00:10:46.480 --> 00:10:47.820 tetapi itu belum membuktikan vendor 00:10:47.820 --> 00:10:49.560 menaiki tepat untuk apa yang dipesan atau diterima. 00:10:49.980 --> 00:10:52.260 Untuk itu, Dynamics 365 membandingkan dokumennya. 00:10:52.560 --> 00:10:53.260 Pencocokan faktur. 00:10:53.700 --> 00:10:54.920 Memeriksa pesanan perusahaan 00:10:54.920 --> 00:10:57.320 memastikan orang yang tepat telah melihat faktur tersebut. 00:10:57.680 --> 00:10:59.260 Namun pencocokan menjawab pertanyaan berbeda. 00:10:59.700 --> 00:11:01.220 Apakah faktur sesuai dengan apa yang sebenarnya 00:11:01.220 --> 00:11:02.400 disetujui perusahaan untuk dibeli? 00:11:02.660 --> 00:11:04.580 Saat pembelian dimulai dengan pesanan pembelian, 00:11:04.820 --> 00:11:07.140 Dynamics 365 memiliki catatan untuk diperiksa. 00:11:07.480 --> 00:11:08.700 Anggap pesanan pembelian sebagai 00:11:08.700 --> 00:11:10.060 selip pesanan utang perusahaan. 00:11:10.440 --> 00:11:11.540 Dokumen ini mencatat vendor 00:11:11.540 --> 00:11:14.120 apa yang diminta, jumlah, harga, dan syaratnya. 00:11:14.660 --> 00:11:16.240 Seseorang di bagian pembelian membuat pesanan itu 00:11:16.240 --> 00:11:16.960 sebelum tagihan abut. 00:11:17.320 --> 00:11:17.920 Mengapa ini penting? 00:11:18.500 --> 00:11:20.100 Pesanan pembelian mencatat kesepakatan 00:11:20.100 --> 00:11:21.020 sebelum faktur muncul. 00:11:21.520 --> 00:11:22.900 Tanpanya, staf keuangan hanya melihat 00:11:22.900 --> 00:11:23.840 tagihan atas nama vendor. 00:11:24.400 --> 00:11:26.020 Dengannya, mereka dapat membandingkan 00:11:26.020 --> 00:11:27.540 biaya pemasok dengan permintaan asli. 00:11:27.540 --> 00:11:29.860 Untuk barang fisik, ada catatan lain yang penting. 00:11:30.400 --> 00:11:31.220 Saat pengiriman tiba, 00:11:31.760 --> 00:11:33.180 tim gudang mencatat penerimaan produk 00:11:33.180 --> 00:11:35.080 yang merupakan bukti di dalam Dynamics 365 00:11:35.080 --> 00:11:37.040 bahwa barang telah sampai di perusahaan 00:11:37.040 --> 00:11:38.000 termasuk jumlahnya. 00:11:38.480 --> 00:11:39.820 Ini tidak berarti setiap barang sempurna, 00:11:40.180 --> 00:11:41.440 tetapi mencatat apa yang diterima 00:11:41.440 --> 00:11:42.420 berdasarkan pesanan tersebut. 00:11:42.700 --> 00:11:43.380 Baik ke sebuah perusahaan 00:11:43.380 --> 00:11:44.260 besar 10 kursi kantor. 00:11:44.600 --> 00:11:46.240 Pesanan pembelian mencatatkan 10 kursi 00:11:46.240 --> 00:11:47.240 dengan harga yang disepakati. 00:11:47.800 --> 00:11:48.520 Namun saat truk tiba, 00:11:48.860 --> 00:11:49.820 gudang hanya menghitung 8 00:11:49.820 --> 00:11:51.520 karena 2 kursi sedang dalam pesanan tertunda. 00:11:51.940 --> 00:11:53.500 Tim penerima mencatat penerimaan produk 00:11:53.500 --> 00:11:54.220 sebanyak 8 juta. 00:11:54.220 --> 00:11:56.080 Kemudian pemasok mengirimkan faktor 00:11:56.080 --> 00:11:57.500 untuk 10 kursi yang mungkin benar 00:11:57.500 --> 00:11:58.400 dari sudut pandang mereka 00:11:58.400 --> 00:11:59.720 jika mereka menagih pesanan penuh 00:11:59.720 --> 00:12:00.860 sebelum 2 kursi terakhir dikirim. 00:12:01.020 --> 00:12:02.580 Namun sekarang perusahaan Anda memiliki perbedaan. 00:12:02.900 --> 00:12:04.100 Di pesan 10, diterima 8, 00:12:04.600 --> 00:12:05.240 ditagi untuk 10. 00:12:05.820 --> 00:12:07.900 Dynamics 365 dapat mendeteksi perbedaan itu 00:12:07.900 --> 00:12:08.860 melalui pencocokan faktor. 00:12:09.340 --> 00:12:10.240 Pencocokan dua arah 00:12:10.240 --> 00:12:11.380 membandingkan pesanan pembelian 00:12:11.380 --> 00:12:12.180 dengan faktor vendor. 00:12:12.340 --> 00:12:13.440 Memeriksa apakah tagian selaras 00:12:13.440 --> 00:12:14.920 dengan pesanan terkait harga dan jumlah. 00:12:15.380 --> 00:12:16.420 Ini berfungsi untuk pembelian 00:12:16.420 --> 00:12:17.580 di mana meriksa pesanan asli 00:12:17.580 --> 00:12:18.920 sudah memberikan kontrol yang cukup. 00:12:19.000 --> 00:12:19.820 Ini mendeteksi vendor 00:12:19.820 --> 00:12:21.180 yang menagih harga lebih tinggi 00:12:21.180 --> 00:12:21.820 atau unit lebih. 00:12:22.300 --> 00:12:23.140 Banyak daripada yang dipesan 00:12:23.140 --> 00:12:23.960 tetapi tidak memeriksa 00:12:23.960 --> 00:12:25.080 apakah barang benar-benar tiba 00:12:25.080 --> 00:12:25.600 karena hanya 00:12:25.600 --> 00:12:27.000 membandingkan dua catatan 00:12:27.000 --> 00:12:27.900 pesanan pembelian faktor. 00:12:28.440 --> 00:12:29.260 Mencocokan tiga arah 00:12:29.260 --> 00:12:30.260 menambahkan penerimaan produk. 00:12:30.580 --> 00:12:32.280 Jadi, Dynamics 365 sekarang 00:12:32.280 --> 00:12:33.280 membandingkan pesanan pembelian 00:12:33.280 --> 00:12:34.460 penerimaan produk dan faktor 00:12:34.460 --> 00:12:35.120 secara bersamaan. 00:12:35.640 --> 00:12:36.660 Dalam contoh kursi kita, 00:12:37.000 --> 00:12:38.160 sistem melihat pesanan untuk 10, 00:12:38.340 --> 00:12:39.120 penerimaan untuk 8, 00:12:39.380 --> 00:12:40.200 dan faktor untuk 10. 00:12:40.900 --> 00:12:41.520 Dan perbedaan itu 00:12:41.520 --> 00:12:43.120 menjadi alasan untuk menandang faktor 00:12:43.120 --> 00:12:44.360 daripada membiarkannya diproses. 00:12:44.820 --> 00:12:45.540 Bagi perusahaan 00:12:45.540 --> 00:12:46.460 yang membeli stok, 00:12:46.740 --> 00:12:47.200 peralatan, 00:12:47.200 --> 00:12:48.040 atau barang fisik 00:12:48.040 --> 00:12:48.800 dalam jumlah besar, 00:12:48.980 --> 00:12:49.780 pemiksaan ini memberi 00:12:49.780 --> 00:12:51.020 keuangan kontrol yang lebih kuat 00:12:51.020 --> 00:12:52.180 dengan membantu menghindari 00:12:52.180 --> 00:12:53.480 pembayaran barang yang tidak pernah tiba 00:12:53.480 --> 00:12:55.120 atau pembayaran yang tidak pernah tiba 00:12:55.120 --> 00:12:56.200 atau pembayaran yang lebih tinggi. 00:12:56.300 --> 00:12:56.720 Bagian pembelian 00:12:56.720 --> 00:12:57.880 mengonfirmasi kesepakatan tersebut. 00:12:58.120 --> 00:12:58.820 Bagian penerimaan 00:12:58.820 --> 00:12:59.880 mengonfirmasi barang yang masuk 00:12:59.880 --> 00:13:01.380 dan faktor vendor meminta pembayaran. 00:13:01.600 --> 00:13:02.120 Aduh. 00:13:02.220 --> 00:13:03.060 Ketiga catatan tersebut 00:13:03.060 --> 00:13:04.240 harus menceritakan kisah yang sama. 00:13:04.640 --> 00:13:05.720 Perbedaan kecil sering terjadi 00:13:05.720 --> 00:13:06.560 dalam bisnis yang nyata. 00:13:06.920 --> 00:13:07.760 Harga mungkin berbeda 00:13:07.760 --> 00:13:09.100 karena pembulatan atau pemasok 00:13:09.100 --> 00:13:09.760 mungkin menyertakan 00:13:09.760 --> 00:13:11.620 perubahan kuantitas kecil yang diizinkan. 00:13:12.160 --> 00:13:13.140 Jika setiap perbedaan kecil 00:13:13.140 --> 00:13:13.960 menghentikan faktur, 00:13:14.160 --> 00:13:15.340 tim keuangan akan menghabiskan 00:13:15.340 --> 00:13:15.960 terlalu banyak waktu 00:13:15.960 --> 00:13:17.060 untuk menyelesaikan masalah spend. 00:13:17.320 --> 00:13:18.280 Jadi, Dynamics 365 00:13:18.280 --> 00:13:19.400 memungkinkan perusahaan 00:13:19.400 --> 00:13:20.700 meletapkan kebijakan pencocokan 00:13:20.700 --> 00:13:21.520 dan batas toleransi. 00:13:21.720 --> 00:13:23.380 Toleransi adalah perbedaan yang diizinkan. 00:13:23.680 --> 00:13:24.940 Dan perusahaan memutuskan jumlah 00:13:24.940 --> 00:13:25.660 atau persentase 00:13:25.660 --> 00:13:26.500 yang dapat diterima 00:13:26.500 --> 00:13:27.800 untuk harga, kuantitas, 00:13:28.060 --> 00:13:29.520 total, atau biaya terkait. 00:13:30.020 --> 00:13:31.300 Apapun yang berada dalam batas tersebut 00:13:31.300 --> 00:13:32.900 akan diproses sesuai aturan perusahaan, 00:13:33.060 --> 00:13:34.160 sementara apapun yang melebih batas 00:13:34.160 --> 00:13:34.980 akan ditandai untuk tim. 00:13:35.120 --> 00:13:35.920 Perusahaanlah yang menentukan 00:13:35.920 --> 00:13:36.600 batas-batas tersebut. 00:13:36.880 --> 00:13:37.840 Bisnis mungkin mengizinkan 00:13:37.840 --> 00:13:38.600 perbedaan kecil pada 00:13:38.600 --> 00:13:39.560 pelengkapan kantor murah, 00:13:39.700 --> 00:13:40.620 tetapi menetapkan batas 00:13:40.620 --> 00:13:41.340 yang jauh lebih ketat 00:13:41.340 --> 00:13:42.040 untuk mesin mahal. 00:13:42.380 --> 00:13:43.280 Sistem tidak memutuskan 00:13:43.280 --> 00:13:44.160 apa yang dianggap wajar. 00:13:45.000 --> 00:13:45.800 Tim keuangan dan pembelian 00:13:45.800 --> 00:13:46.640 menetapkan aturannya 00:13:46.640 --> 00:13:48.500 dan Dynamics 3 rak konsisten. 00:13:49.380 --> 00:13:50.140 Hal ini mengubah cara 00:13:50.140 --> 00:13:50.980 tim keuangan menghabiskan 00:13:50.980 --> 00:13:51.420 waktu mereka. 00:13:51.760 --> 00:13:52.260 Alih-alih meriksa 00:13:52.260 --> 00:13:53.100 setiap faktur yang bersih 00:13:53.100 --> 00:13:53.620 baris demi baris 00:13:53.620 --> 00:13:55.100 mereka dapat fokus pada pengecualian. 00:13:55.700 --> 00:13:56.600 O menyelidiki faktur 00:13:56.600 --> 00:13:57.640 di mana harga berubah, 00:13:58.140 --> 00:13:58.960 tanda terima hilang 00:13:58.960 --> 00:14:00.280 atau kuantitas tidak sesuai. 00:14:00.820 --> 00:14:01.400 Faktur yang bersih 00:14:01.400 --> 00:14:02.240 tetap mengikuti aturan, 00:14:02.440 --> 00:14:02.920 tetapi orang-orang 00:14:02.920 --> 00:14:03.700 mencurahkan perhatian mereka 00:14:03.700 --> 00:14:04.860 di tempat yang memerlukan keputusan. 00:14:05.260 --> 00:14:05.960 Itulah nilai sebenarnya 00:14:05.960 --> 00:14:06.520 dari pencocokan. 00:14:06.880 --> 00:14:07.440 Sistem menangani 00:14:07.440 --> 00:14:08.560 pemeriksaan rutin sementara 00:14:08.560 --> 00:14:10.140 manusia menangani pertanyaan 00:14:10.140 --> 00:14:11.160 yang memerlukan penilaian. 00:14:11.320 --> 00:14:11.800 Itu bukan berarti 00:14:11.800 --> 00:14:12.760 sistem menggantikan penilaian. 00:14:13.180 --> 00:14:13.760 Sistem memisahkan 00:14:13.760 --> 00:14:14.440 pemeriksaan rutin 00:14:14.440 --> 00:14:15.440 dari pertanyaan sebenarnya. 00:14:15.820 --> 00:14:16.680 Satu poin dapat menyebabkan 00:14:16.680 --> 00:14:17.140 kebingungan. 00:14:17.540 --> 00:14:19.400 Pencocokan standar Dynamics 365 00:14:19.400 --> 00:14:20.420 mendukung pencocokan 00:14:20.420 --> 00:14:21.620 dua arah dan tiga arah. 00:14:21.980 --> 00:14:22.480 Jika perusahaan 00:14:22.480 --> 00:14:23.240 memerlukan pencocokan 00:14:23.240 --> 00:14:23.660 empat arah 00:14:23.660 --> 00:14:24.240 mungkin menambahkan 00:14:24.240 --> 00:14:24.840 pemeriksaan lain 00:14:24.840 --> 00:14:25.860 seperti catatan inspeksi 00:14:25.860 --> 00:14:27.000 itu memerlukan pekerjaan ekstra 00:14:27.000 --> 00:14:27.780 melalui kustomisasi 00:14:27.780 --> 00:14:28.280 atau solusi. 00:14:28.420 --> 00:14:29.040 Jadi pencocokan 00:14:29.040 --> 00:14:29.720 memiliki tugas yang jelas? 00:14:30.040 --> 00:14:30.180 Ya. 00:14:30.640 --> 00:14:31.360 Sistem membandingkan 00:14:31.360 --> 00:14:32.060 tagihan pemasok 00:14:32.060 --> 00:14:33.100 dengan catatan pembelian 00:14:33.100 --> 00:14:34.260 dan penerimaan perusahaan sendiri 00:14:34.260 --> 00:14:34.900 lalu menunjukkan 00:14:34.900 --> 00:14:35.860 kesenjangan sebelum pembayaran. 00:14:36.500 --> 00:14:37.100 Setelah faktur lulus 00:14:37.100 --> 00:14:37.980 tinjauan dan pemeriksaan 00:14:37.980 --> 00:14:38.460 pencocokan, 00:14:38.560 --> 00:14:39.340 faktur tersebut menjadi 00:14:39.340 --> 00:14:40.220 jumlah utang perusahaan 00:14:40.220 --> 00:14:40.980 yang dapat direncanakan 00:14:40.980 --> 00:14:41.560 pembayarannya 00:14:41.560 --> 00:14:42.760 untuk membayar vendor 00:14:42.760 --> 00:14:43.800 dan melunasi pembukuan. 00:14:43.800 --> 00:14:45.440 Setelah faktur lulus 00:14:45.440 --> 00:14:46.360 pemeriksaan yang disyaratkan 00:14:46.360 --> 00:14:47.020 perusahaan Anda, 00:14:47.160 --> 00:14:48.200 Dynamics 3R Unposting-nya 00:14:48.200 --> 00:14:48.820 dapat memposting. 00:14:49.080 --> 00:14:50.060 Memposting berarti faktur 00:14:50.060 --> 00:14:51.360 menjadi catatan keuangan resmi 00:14:51.360 --> 00:14:52.500 dan perusahaan mencatat 00:14:52.500 --> 00:14:53.820 jumlah utang kepada vendor tersebut 00:14:53.820 --> 00:14:55.180 dengan tagihan yang muncul 00:14:55.180 --> 00:14:55.980 sebagai belum dibayar 00:14:55.980 --> 00:14:57.040 sampai pembayaran menunasinya. 00:14:57.440 --> 00:14:58.080 Faktur sudah siap 00:14:58.080 --> 00:14:59.020 tetapi itu tidak berarti 00:14:59.020 --> 00:14:59.760 uang langsung keluar. 00:15:00.200 --> 00:15:01.320 Tim keuangan perlu memutuskan 00:15:01.320 --> 00:15:02.380 faktur mana yang akan dibayar 00:15:02.380 --> 00:15:03.180 dalam proses membayar. 00:15:03.440 --> 00:15:04.140 Dynamics 365 00:15:04.140 --> 00:15:04.860 membantu dengan 00:15:04.860 --> 00:15:05.760 proposal pembayaran 00:15:05.760 --> 00:15:07.380 yang faktur yang sudah jatuh tempo 00:15:07.380 --> 00:15:08.100 dan menyarankan 00:15:08.100 --> 00:15:08.980 faktur mana yang termasuk 00:15:08.980 --> 00:15:09.800 dalam proses tersebut 00:15:09.800 --> 00:15:10.560 berdasarkan aturan 00:15:10.560 --> 00:15:11.360 yang dipilih perusahaan. 00:15:11.800 --> 00:15:12.780 Proposal pembayaran adalah 00:15:12.780 --> 00:15:13.760 daftar awal yang masih perlu 00:15:13.760 --> 00:15:14.580 ditinjau oleh seseorang. 00:15:14.960 --> 00:15:15.880 Mungkin faktur vendor 00:15:15.880 --> 00:15:16.840 jatuh tempo minggu ini 00:15:16.840 --> 00:15:17.520 sementara yang lain 00:15:17.520 --> 00:15:18.700 bisa menunggu hingga akhir bulan 00:15:18.700 --> 00:15:19.800 sesuai ketentuan yang disepakati. 00:15:20.560 --> 00:15:21.080 Tim keuangan 00:15:21.080 --> 00:15:22.140 memeriksa usulan faktur, 00:15:22.420 --> 00:15:23.600 menghapus atau menambah item 00:15:23.600 --> 00:15:24.080 jika perlu 00:15:24.080 --> 00:15:25.400 lalu menyiapkan jurnal pembayaran. 00:15:26.260 --> 00:15:26.880 Dengan cara ini 00:15:26.880 --> 00:15:27.840 pembayaran dikelompokkan 00:15:27.840 --> 00:15:28.740 dan dikendalikan alih-alih 00:15:28.740 --> 00:15:29.540 dikirim secara terus. 00:15:30.320 --> 00:15:31.260 Anggap jurnal pembayaran 00:15:31.260 --> 00:15:32.140 sebagai lembar kerja 00:15:32.140 --> 00:15:32.980 pembayaran perusahaan. 00:15:32.980 --> 00:15:34.200 Jurnal ini mencantumkan 00:15:34.200 --> 00:15:34.920 pembayaran vendor 00:15:34.920 --> 00:15:36.120 yang direncanakan perusahaan, 00:15:36.220 --> 00:15:37.400 jumlahnya, dan detail pembayaran. 00:15:37.840 --> 00:15:38.780 Staff keuangan menggunakannya 00:15:38.780 --> 00:15:39.460 untuk menyiapkan 00:15:39.460 --> 00:15:40.740 kumpulan pembayaran yang terkontrol, 00:15:40.900 --> 00:15:41.460 bukan mengirim uang 00:15:41.460 --> 00:15:42.020 satu persatu 00:15:42.020 --> 00:15:43.060 tanpa catatan bersama. 00:15:43.760 --> 00:15:44.500 Bagaimana uang itu keluar? 00:15:45.000 --> 00:15:45.720 Itu bergantung pada 00:15:45.720 --> 00:15:46.440 metode pembayaran 00:15:46.440 --> 00:15:46.960 yang ditetapkan 00:15:46.960 --> 00:15:47.900 untuk vendor dan perusahaan. 00:15:48.300 --> 00:15:49.680 Dynamics 365 memungkinkan 00:15:49.680 --> 00:15:50.320 perusahaan membuat 00:15:50.320 --> 00:15:51.360 metode pembayarannya sendiri 00:15:51.360 --> 00:15:52.140 dan menghubungkannya 00:15:52.140 --> 00:15:53.020 dengan jenis pembayaran 00:15:53.020 --> 00:15:53.540 seperti cek, 00:15:53.780 --> 00:15:54.640 pembayaran elektronik, 00:15:54.740 --> 00:15:55.340 atau whistlebuyer. 00:15:55.640 --> 00:15:56.480 Cek adalah hal yang umum. 00:15:56.480 --> 00:15:57.820 Pembayaran elektronik 00:15:57.820 --> 00:15:58.480 mengirimkan uang 00:15:58.480 --> 00:15:59.640 melalui proses bank perusahaan. 00:15:59.960 --> 00:16:00.820 Wesselbuyer mencatat 00:16:00.820 --> 00:16:01.340 janji formal 00:16:01.340 --> 00:16:01.940 untuk membayar 00:16:01.940 --> 00:16:03.160 sesuai kondisi yang disepakati. 00:16:03.620 --> 00:16:04.200 Tidak setiap bisnis 00:16:04.200 --> 00:16:05.080 menggunakan semua metode, 00:16:05.300 --> 00:16:06.280 tetapi Dynamics 365 00:16:06.280 --> 00:16:07.320 memberikan cara 00:16:07.320 --> 00:16:07.900 bagi perusahaan 00:16:07.900 --> 00:16:09.000 untuk mencatat jalur yang digunakan. 00:16:09.260 --> 00:16:10.160 Setiap metode pembayaran 00:16:10.160 --> 00:16:10.940 juga harus mengarah 00:16:10.940 --> 00:16:12.140 ke rekening bank perusahaan yang tepat. 00:16:12.880 --> 00:16:13.540 Koneksi itu penting 00:16:13.540 --> 00:16:14.400 karena bisnis mungkin memiliki 00:16:14.400 --> 00:16:15.100 rekening terpisah 00:16:15.100 --> 00:16:15.900 untuk entitas hukum 00:16:15.900 --> 00:16:16.300 atau uang 00:16:16.300 --> 00:16:17.600 atau tujuan pembayaran yang berbeda. 00:16:18.460 --> 00:16:19.260 Saat bagian keuangan 00:16:19.260 --> 00:16:20.100 menyiapkan pembayaran, 00:16:20.100 --> 00:16:21.040 sistem perlu mengetahui 00:16:21.040 --> 00:16:21.760 rekening bank mana 00:16:21.760 --> 00:16:22.360 yang mendanainya. 00:16:22.760 --> 00:16:23.120 Jika tidak, 00:16:23.280 --> 00:16:23.820 staf bisa saja 00:16:23.820 --> 00:16:24.800 membuat pembayaran yang benar 00:16:24.800 --> 00:16:26.040 namun menggunakan rekening yang salah. 00:16:26.520 --> 00:16:27.820 Waktu pembayaran juga perlu diperhatikan. 00:16:28.220 --> 00:16:29.560 Membayar setelah tanggal jatuh tempo 00:16:29.560 --> 00:16:30.300 dapat menyebabkan 00:16:30.300 --> 00:16:31.200 pengingat perselisihan 00:16:31.200 --> 00:16:32.520 atau rusaknya hubungan dengan vendor. 00:16:33.060 --> 00:16:33.960 Membayar terlalu awal 00:16:33.960 --> 00:16:34.780 mengeluarkan uang tunai 00:16:34.780 --> 00:16:35.420 sebelum perusahaan 00:16:35.420 --> 00:16:36.080 perlu mengeluarkannya. 00:16:36.640 --> 00:16:37.360 Dynamics 365 00:16:37.360 --> 00:16:39.020 menjaga tanggal jatuh tempo faktur 00:16:39.020 --> 00:16:39.700 tetap terlihat 00:16:39.700 --> 00:16:40.540 agar bagian keuangan 00:16:40.540 --> 00:16:41.600 dapat merencanakan pembayaran 00:16:41.600 --> 00:16:42.300 sesuai ketentuan 00:16:42.300 --> 00:16:43.720 yang disepakati dengan setiap vendor 00:16:43.720 --> 00:16:44.700 memberi perusahaan kendali 00:16:44.700 --> 00:16:45.460 lebih besar atas 00:16:45.460 --> 00:16:46.260 arus kas keluar. 00:16:47.060 --> 00:16:47.900 Dynamics 365 00:16:47.900 --> 00:16:49.400 perlu menjawab pertanyaan sederhana. 00:16:50.020 --> 00:16:50.800 Faktur mana yang ditutup 00:16:50.800 --> 00:16:51.580 oleh pembayaran tersebut? 00:16:51.980 --> 00:16:52.400 Jawabannya adalah 00:16:52.400 --> 00:16:53.100 penyelesaian settlement. 00:16:53.700 --> 00:16:55.100 Penyelesaian menghubungkan pembayaran 00:16:55.100 --> 00:16:56.340 dengan faktur vendor tertentu 00:16:56.340 --> 00:16:57.000 yang dibayarkannya. 00:16:57.440 --> 00:16:58.080 Anggap ini seperti 00:16:58.080 --> 00:16:58.980 mencocokkan tanda terima 00:16:58.980 --> 00:16:59.940 dengan tagian yang dilunasi. 00:17:00.440 --> 00:17:01.220 Tanpa penyelesaian, 00:17:01.320 --> 00:17:02.020 perusahaan mungkin melihat 00:17:02.020 --> 00:17:02.840 faktur dan pembayaran 00:17:02.840 --> 00:17:03.760 di akun vendor yang sama, 00:17:03.920 --> 00:17:05.120 namun tidak memiliki catatan jelas 00:17:05.120 --> 00:17:06.420 bahwa keduanya saling berkaitan. 00:17:07.080 --> 00:17:08.060 Pembayaran penuh melunasi 00:17:08.060 --> 00:17:08.660 seluruh faktur 00:17:08.660 --> 00:17:10.220 tetapi bisnis tidak selalu serapi itu. 00:17:10.600 --> 00:17:11.300 Perusahaan mungkin hanya 00:17:11.300 --> 00:17:12.480 membayar sebagian faktur sekarang 00:17:12.480 --> 00:17:13.160 dan sisanya nanti. 00:17:13.500 --> 00:17:14.200 Penyelesaian mencatat 00:17:14.200 --> 00:17:14.880 pembayaran parsial 00:17:14.880 --> 00:17:15.880 dan membiarkan sisa saldo 00:17:15.880 --> 00:17:16.400 tetap terbuka 00:17:16.400 --> 00:17:17.140 agar bagian keuangan 00:17:17.140 --> 00:17:17.980 dapat melihat dengan tepat 00:17:17.980 --> 00:17:18.680 apa yang masih terhutang 00:17:18.680 --> 00:17:19.120 kepada vendor. 00:17:19.460 --> 00:17:20.520 Visibilitas ini sangat penting 00:17:20.520 --> 00:17:21.840 untuk saldo vendor yang akurat. 00:17:22.300 --> 00:17:23.120 Satu pembayaran juga dapat 00:17:23.120 --> 00:17:24.340 mencakup beberapa faktur sekaligus. 00:17:24.680 --> 00:17:25.620 Mungkin sebuah perusahaan 00:17:25.620 --> 00:17:26.500 membayar lima tagihan 00:17:26.500 --> 00:17:27.540 yang jatuh tempu dari vendor 00:17:27.540 --> 00:17:28.260 yang sama dalam satu 00:17:28.260 --> 00:17:29.040 pembayaran elektronik. 00:17:29.460 --> 00:17:30.280 Penyelesaian menghubungkan 00:17:30.280 --> 00:17:31.240 satu jumlah keluar tersebut 00:17:31.240 --> 00:17:31.980 dengan setiap tagihan 00:17:31.980 --> 00:17:32.540 yang diluna sini. 00:17:32.860 --> 00:17:33.920 Jika pembayaran tidak mencakup 00:17:33.920 --> 00:17:35.100 seluruh tagihan secara penuh 00:17:35.100 --> 00:17:36.780 saldo terbuka tetap terlihat jelas 00:17:36.780 --> 00:17:37.600 alih-alih menghilang 00:17:37.600 --> 00:17:38.960 ke dalam total yang membingungkan. 00:17:39.400 --> 00:17:40.380 Ini menciptakan catatan 00:17:40.380 --> 00:17:41.320 yang dapat dilacak 00:17:41.320 --> 00:17:42.300 atau Anda dapat mengikuti 00:17:42.300 --> 00:17:42.920 tagihan tersebut 00:17:42.920 --> 00:17:43.740 melalui persetujuan 00:17:43.740 --> 00:17:44.480 dan hasil pencocokan. 00:17:44.700 --> 00:17:45.320 Lihat pembayaran ini 00:17:45.320 --> 00:17:46.180 siapkan dalam jurnal 00:17:46.180 --> 00:17:47.040 dan lihat bagaimana 00:17:47.040 --> 00:17:47.580 pembayaran itu 00:17:47.580 --> 00:17:48.560 menyelesaikan saldo vendor. 00:17:49.460 --> 00:17:50.360 Saat seseorang bertanya 00:17:50.360 --> 00:17:51.080 mengapa uang keluar 00:17:51.080 --> 00:17:51.720 dari perusahaan 00:17:51.720 --> 00:17:52.300 bagian keuangan 00:17:52.300 --> 00:17:53.020 tidak perlu menyusun 00:17:53.020 --> 00:17:53.520 ulang ceritanya 00:17:53.520 --> 00:17:53.960 dari email 00:17:53.960 --> 00:17:54.700 dan rekening koran. 00:17:55.180 --> 00:17:56.060 Prosesnya mungkin muncul 00:17:56.060 --> 00:17:56.920 di halaman terpisah 00:17:56.920 --> 00:17:57.880 dalam Dynamics 365 00:17:57.880 --> 00:17:59.320 tetapi setiap catatan 00:17:59.320 --> 00:18:00.200 terhubung keberikutnya 00:18:00.200 --> 00:18:01.600 sebagai satu alur terkontrol. 00:18:02.420 --> 00:18:03.260 Gambaran utang usaha 00:18:03.260 --> 00:18:03.840 yang terhubung. 00:18:05.320 --> 00:18:06.120 Bayangkan Anda menerima 00:18:06.120 --> 00:18:06.660 satu tagihan 00:18:06.660 --> 00:18:07.440 untuk penggapan-penggapan. 00:18:07.840 --> 00:18:08.520 Catatan vendor 00:18:08.520 --> 00:18:09.780 menyimpan aturan pembayaran 00:18:09.780 --> 00:18:10.860 dan tagihan yang diimpor 00:18:10.860 --> 00:18:11.720 membawa detail tagihan 00:18:11.720 --> 00:18:12.800 beserta dokumennya sendiri. 00:18:13.560 --> 00:18:14.180 Bagian pembelian 00:18:14.180 --> 00:18:15.320 menyediakan pesanan pembelian. 00:18:15.540 --> 00:18:16.100 Bagian penerimaan 00:18:16.100 --> 00:18:17.080 menyediakan tanda terima 00:18:17.080 --> 00:18:18.100 sehingga proses pencocokan 00:18:18.100 --> 00:18:18.940 memiliki catatan nyata 00:18:18.940 --> 00:18:19.420 untuk dibanding. 00:18:19.420 --> 00:18:20.700 Sekarang di balik layar 00:18:20.700 --> 00:18:21.280 profil posting 00:18:21.280 --> 00:18:21.980 memasukkan utang 00:18:21.980 --> 00:18:22.560 dan pengeluaran 00:18:22.560 --> 00:18:23.800 ke dalam akun buku besar yang tepat. 00:18:24.080 --> 00:18:24.960 Manajemen cash dan bank 00:18:24.960 --> 00:18:25.440 mengontrol 00:18:25.440 --> 00:18:26.320 metode pembayaran 00:18:26.320 --> 00:18:27.140 mana yang Anda gunakan 00:18:27.140 --> 00:18:27.960 dan rekening bank mana 00:18:27.960 --> 00:18:28.560 yang mengirim uangnya. 00:18:28.880 --> 00:18:30.240 Lampiran tetap bersama transaksi 00:18:30.240 --> 00:18:31.540 sehingga Anda selalu dapat 00:18:31.540 --> 00:18:32.460 membuka tagihan asli 00:18:32.460 --> 00:18:33.480 nanti untuk verifikasi. 00:18:34.160 --> 00:18:35.300 Otomatisasi tidak menggantikan 00:18:35.300 --> 00:18:36.160 penilaian tim keuangan.