Cosa succede quando qualcuno al lavoro ha bisogno di nuovi portati di materie prime per la produzione di un servizio di pulizioni? In molte aziende la vecchia risposta significava email, fogli di calcolo, moduli cartace, qualcuno che cercava di rintracciare una fattura settimane dopo. Benvenuti a un altro episodio di Microsoft Knowledge Nuggets su M365FM. Sono Mirko Peters e oggi analizzeremo il procurement and sourcing, il processo connesso che un'azienda utilizza per acquistare bene i servizi dai fornitori. Immaginatelo come una reception in edificio Perù. Ogni richiesta, approvazione, ordine, consegna, fattura e pagamento passa dallo stesso posto. Seguiremo un acquisto dall'inizio, dalla prima richiesta fino ai controlli che operano dietro le quinte 1. Cosa copre effettivamente il procurement and sourcing? Procurement and sourcing può sembrare un nome lungo per dire acquistare cose, e si tratta di acquistare, ma i due termini descrivono lavori diversi.

Il sourcing è il lavoro di ricerca e selezione del fornitore giusto. Pensate a un'azienda che ha bisogno di guanti, caschi, cartelli di sicurezza e occhiali protettivi. Prima che qualcuno effetti un ordine, qualcuno deve decidere chi può fornire i prodotti giusti a un prezzo accettabile entro la data richiesta, secondo condizioni che l'azienda accetta? Questo è il sourcing. Il procurement inizia quando l'azienda deve gestire l'acquisto effettivo. Copre la richiesta, le approvazioni, l'ordine di acquisto, la consegna, la fattura e il pagamento. Insieme questo processo è chiamato source to pay. Il nome descrive l'intero percorso. Un'azienda identifica un bisogno, sceglie un fornitore, invia un ordine, riceve i beni o il servizio, ottiene una fattura dal fornitore e poi l'amministrazione paga il fornitore. Ogni passaggio è collegato al successivo. Si potrebbe pensare che sia ovvio, ma molte aziende gestiscono ancora questi passaggi in luoghi separati.

Un dipendente invia una richiesta via email, un manager l'approva in una chat, un addetto agli acquisti tiene i dettagli dell'ordine in un foglio di calcolo, il magazzino controlla una bolla di consegna cartacea, la contabilità riceve una fattura senza alcun collegamento chiaro all'ordine. Le persone possono ancora acquistare cose in quel modo, ma perdono il filo. Un addetto agli acquisti non può sapere che il magazzino ha già ricevuto parti di noi. L'amministrazione può finire per pagare la stessa fattura due volte se arriva attraverso due canali diversi. I manager scoprono il costo solo dopo che il denaro è uscito dall'azienda. Quando qualcuno chiede chi ha approvato questo, la risposta significa una lunga ricerca nelle case dei diposti. Dynamics 365 inserisce quel percorso in un'unica piattaforma connello. L'approvvigionamento e il reperimento all'interno di Dynamics 365 e supply chain management gestiscono il movimento e la disponibilità delle merci collegandosi alla disponibilità delle merci, collegandosi alla contabilità e alla gestione dei pagamenti per registrare le fatture, tracciare i debiti ed elaborare i pagamenti.

Quindi gli acquisti non rimangono un reparto isolato. Il magazzino può registrare l'arrivo della merce, l'amministrazione può vedere la fattura legata a quell'acquisto e la contabilità può confrontare l'ordine con ciò che è arrivato e ciò che il fornitore ha fatturato e ciò che il fotore ha fatto. Ogni team vede solo la parte di propria competenza mentre l'acquisto rimane l'unico record intercomesso. Ora, esistono due tipi di acquisto. L'approvvigionamento diretto riguarda beni o servizi legati a ciò che un'azienda produce o vende. Un produttore di mobili che acquista legno, viti e tessuto sta acquistando materiali diretti. Senza quei materiali infatti non può costruire il prodotto che vende. L'approvvigionamento indiretto copre le cose che fanno funzionare l'azienda ma che non diventano parte del prodotto venduto, computer, arredi per ufficio, formazione, riparazioni, pulizie, software o consulenza regale.

Entrambi sono importanti ma spesso iniziano in modi diversi. La domanda di produzione può segnalare all'azienda il bisogno di ulteriori componenti. Un dipendente può richiedere un nuovo monitor, responsabile delle strutture per aver bisogno di un servizio di ripeto. Dynamics 365 gestisce tutte queste diverse esigenze mantenendo chiaro il percorso di acquisto. Utilizziamo un semplice esempio per questo episodio. Immaginiamo che un responsabile di magazzino noti che il team ha bisogno di nuovi dispositivi di sicurezza. Alcuni caschi sono danneggiati, la scorta di guanti protettivi è bassa. Il responsabile ha bisogno di attrezzature sufficienti per il team e l'azienda necessita una registrazione chiara prima di impegnare dentro. Quell'acquisto nasce da un'esigenza e ogni acquisto controllato inizia con qualcuno che richiede qualcosa. 2. Dalla richiesta interna al fornitore giusto Ecco come inizia l'intero processo di acquisto.

Il tuo responsabile di magazzino individua la necessità di attrezzature e di sicurezza e il primo record creato in Dynamics 365 è una richiesta di acquisto. Una richiesta di acquisto è una domanda interna per comprare qualcosa. Indica all'azienda cosa serve a una persona, in quale quantità e spesso dove deve essere consegnato. Nota che questa richiesta non promette ancora nulla a nessun fornitore. Questa distinzione mantiene la fase iniziale dell'acquisto sotto il controllo della tua azienda. Il responsabile di magazzino può richiedere 20 caschi e diverse scatole di guanti ma nessun fornitore riceve un ordine finché le persone preposte non lo approvano. Per gli acquisti comuni la richiesta può partire da un catalogo prodotto. Pensa al catalogo come allo scaffale di acquisto approvato dalla tua azienda. Invece di digitare una richiesta vaga come guanti di sicurezza, il dipendente può scegliere un prodotto approvato con descrizione, opzione di fornitore e prezzo già definiti.

Ciò fa risparmiare tempo ma impedisce anche alle persone di acquistare prodotti casuali che non rispettano le aziendali. Non tutte le richieste rientrano però in un catalogo. Un'azienda potrebbe aver bisogno di una riparazione, una tantum di una formazione o di un servizio che non è archiviato come prodotto fisico. In tal caso Dynamics 365 può utilizzare una categoria di approvvigionamento. Una categoria di approvvigionamento raggruppa la spesa in base della sua. Ad esempio l'azienda potrebbe utilizzare categorie come fornitore di sicurezza, riparazioni edili, servizi legali o apparecchiature informatiche. Il richiedente può descrivere ciò di cui ha bisogno e inserirlo nella categoria corretta, anche in assenza di un codice articolo a magazzino. Tuttavia una richiesta non dovrebbe trasformarsi automaticamente in un acquisto solo perché qualcuno ha cliccato su in. L'azienda può impostare limiti di spesa, controlli di budget e flussi di approvazione.

Una piccola richiesta di guanti potrebbe passare dal responsabile del magazzino. Una richiesta più ampia per attrezzature di sicurezza potrebbe richiedere anche l'approvazione del responsabile di budget del dipartimento o del dipartimento o del team acquisto. Il percorso può variare in base all'importo, al dipartimento o alla regola di acquisto legata a quel tipo di spesa. Ciò significa che le persone non devono ricordare ogni singola regola di approvazione. Dynamics 365 invia la richiesta lungo il percorso corretto, mantenendone lo storico all'interno del sistema. Supponiamo che il manager richieda una grande quantità di attrezzature e che l'azienda non sappia ancora a quale fornitore affidare l'ordine. L'ufficio acquisti può creare una richiesta di offerta, spesso chiamata RFQ. Una RFQ invita diversi fornitori a un'offerta per la stessa esigenza. L'acquirente invia requisiti come tipo di casco, taglia di guanti, quantità e data di consegna e richiesta.

Ogni fornitore può fornire un prezzo e le proprie condizioni. Forse un fornitore costa meno, ma non può consegnare prima di tre settimane. Un altro costa un po' di più, ma può fornire tutto entro martedì prossimo. L'acquirente può confrontare tre risposte prima di scelta. Il prezzo è importante, ma non è l'unico fattore. Date di consegna, dettagli del prodotto, sconti la capacità stessa del fornitore di soddisfare la richiesta, influenzano la scelta. Il sistema mantiene le offerte collegate alla richiesta, anziché lasciare il confronto sepolto in una serie di mail. Prima che un acquirente selezioni qualcuno, Dynamics 365 conserva anche le anagrafiche dei fornitori. Un anagrafico a fornitore contiene i dettagli aziendali necessari per gli acquisti, come il nome del fornitore e le informazioni utilizzate per il rapporto commerciale. Cataloghi dei fornitori possono mostrare i prodotti forniti e i fornitori possono pubblicarli per mantenere le informazioni aggiornate.

Per un controllo più rigoroso, un prodotto può avere un elenco di fornitori a pro. Questo indica all'acquirente quali fornitori l'azienda ha approvato per quel prodotto. Guida la scelta e può impedire la selezione di un fornitore che l'azienda non aveva mai intenzione di utilizzare. Alcuni rapporti con i fornitori prevedono anche condizioni negoziate in anticipo. Un accordo di acquisto registra un rapporto a lungo termine tra l'azienda e un fornitore. L'azienda può impegnarsi ad acquistare una certa quantità o a spendere una determinata cifra in un periodo. Il fornitore accetta le relative condizioni. Gli accordi commerciali registrano i prezzi o gli sconti dei fornitori applicabili in date specifiche. Quindi, se il fornitore di dispositivi di sicurezza ha accettato di offrire un prezzo inferiore sui guanti per i prossimi sei mesi, il Dynamics 305 può memorizzare tale accordo invece di chiedere a ogni acquerente ricordato.

Gli accordi di rimborso possono anche tracciare i casi in cui un fornitore restituisce denaro dopo che l'azienda ha raggiunto un certo volume in porto di acquisto. A questo punto, l'azienda sa cosa le serve, chi può fornirlo e quali termini si applicano. La ricerca è terminata, ma il fornitore ha ancora bisogno di un ordine formale. 3. L'ordine di acquisto. La promessa scritta dell'azienda. L'acquirente ha scelto il fornitore dei dispositivi di sicurezza. L'azienda necessita di un ordine di acquisto, solitamente chiamato più. Un ordine di acquisto è il documento formale che comunica al fornitore esattamente ciò che l'azienda intende acquistare. Indica il fornitore, elenca gli articoli e i servizi, mostra la quantità e il prezzo concordato e include la data di consegna e i termini di pagamento. Per il nostro magazzino, l'ordine potrebbe elencare 20 caschi, 10 scatole di guanti e una data di consegna per martedì prossimo.

Trasforma la decisione d'acquisto in un registro chiaro su cui entrambe le parti possono lavorare. Nessuno deve indovinare quale tipo di guanto l'azienda abbia richiesto, quante unità si aspetti o quale prezzo l'acquirente abbia concordato col fornitore. Un ordine di acquisto può avere origine in diversi modi. Più delle volte nasce da una richiesta di acquisto approvata. Il responsabile del magazzino ha richiesto i dispositivi di sicurezza e le persone proposte hanno approvato la richiesta all'ufficio acquisti da trasformare in un ordine. Può anche derivare da un accordo di acquisto. Se l'azienda ha già stabilito un accordo a lungo termine con il fornitore di sicurezza, l'acquirente può creare un ordine di rilascio basato su tale accordo invece di definire ogni dettaglio da zero. A volte la domanda è creare l'ordine. Un'azienda può pianificare l'acquisto di materiali prevedendo esigenze di produzione future e Dynamics 365 può creare ordini di acquisto pianificati da tale domanda.

Quando l'azienda rilascia un ordine pianificato, questo diventa un ordine di acquisto effettivo. Poi ci sono gli acquisti diretti. Un acquirente può creare un ordine di acquisto manualmente quando non vi è alcuna richiesta, accordo o domanda pianificata precedente. Ciò può accadere quando l'acquirente sa già cosa serve all'azienda e quale fornitore lo fornirà. Punti di partenza diversi, stessa destinazione. Prima che l'ordine di acquisto proceda, l'azienda può richiederne l'approvazione. L'acquirente prepara l'ordine, ma quest'ultimo potrebbe richiedere un'approvazione interna in base alle regole sugli importi automatici dell'azienda prima di raggiungere il fornitore. Ciò distingue due decisioni. In primo luogo, l'azienda approva il proprio impegno, poi conferma l'ordine con il fornitore, dimostrando che entrambe le parti hanno concordato quanto avverrà. Un ordine d'acquisto confermato è più di una semplice nota interna.

Registra il fatto che l'ordine è giunto al fornitore e che esiste un accordo relativo all'acquisto. Dynamics 365 evita inoltre agli acquirenti di riscrivere le stesse informazioni ogni volta che ordinano da un fornitore abituale. Il record del fornitore può compilare dettagli, come le informazioni di consegna, i termini di pagamento e altre impostazioni comunque. L'acquirente controlla comunque l'ordine e può modificare i dettagli quando la situazione lo richiede, ma le informazioni standard partono dal posto giusto. Ciò riduce la digitazione e rende gli ordini ripetuti più coerenti. La consegna non avviene sempre in un unico pacco e in un solo giorno. Immaginate che il fornitore abbia tutti i guanti subito, ma solo metà dei caschi pronti. Un programma di consegna consente all'azienda di dividere un ordine d'acquisto in consegne pianificate in date diverse. L'ordine d'acquisto può mostrare che 10 caschi arriveranno martedì prossimo, i restanti 10 arriveranno una settimana dopo e i guanti arriveranno con la prima spedizione.

Un unico ordine rimane collegato, mentre il piano di consegne rispecchia ciò che può realmente accadere. Alcuni acquisti non arrivano mai presso l'azienda. La consegna diretta significa che il fornitore spedisce il prodotto direttamente al cliente dell'azienda IoT MSS. Ad esempio, un'azienda avendo un articolo specializzato, ma non lo tiene nel proprio magazzino, può creare un ordine di vendita per il cliente o un relativo ordine d'acquisto per il fornitore. Il fornitore spedisce direttamente al cliente, mentre Dynamics 365 collega le relative fasi di vendita e acquisto dietro le quinte. Ciò evita una sosta non necessaria presso il magazzino dell'azienda IoT MSS e mantiene collegati l'ordine del cliente e quello del fornitore, così da seguire lo stesso articolo in entrambi i lati della transazione. Un ordine d'acquisto può includere più dell'articolo principale. Alcuni prodotti richiedono articoli correlati.

Quando l'azienda ordina dei caschi, potrebbe aver bisogno anche di visiere di ricambio o componenti di montaggio. Dynamics 365 può proporre articoli supplementari, che potrebbero essere necessari, facoltativi o inclusi senza costi aggiuntivi. L'acquirente vede l'esigenza correlata durante la creazione dell'ordine invece di scoprirla dopo l'arrivo della spedizione principale. Poi ci sono gli addebiti. Anche le spese di trasporto, gestione e costi simili possono far parte dell'ordine d'acquisto. Un addebito può essere applicato all'intero ordine o a una specifica riga dell'ordine a seconda di come l'azienda deve registrare. Questo è importante perché un prezzo basso del prodotto non indica il costo totale se la consegna e aggiunge una commissione elevata. Registrare l'addebito con l'ordine mantiene tale costo collegato all'acquisto invece di lasciarlo su una nota separata. Il fornitore ora ha un ordine confermato con articoli, prezzi, date e termini chiari.

Tuttavia un ordine confermato registra solo ciò che l'azienda si aspetta che cade. La NMX365 ha comunque bisogno di una prova quando i beni o i servizi arrivano effettivamente.

Quattro recezioni dei beni e controllo della fattura. Il camion arriva al magazzino con i caschi e i guanti. Prima che qualcuno contrassegni l'ordine come completato il team di magazzino deve controllare cosa è effettivamente arrivato. Registrano l'arrivo, confrontano la spedizione con l'ordine di acquisto e registrano l'entrata a prodotti rispetto a tale ordine. Un'entrata a prodotti è semplicemente il modo in cui il sistema registra che i beni sono arrivati. Ecco dieci articoli. L'ordine di acquisto elenca 20 caschi e 10 scatole di guanti ma l'autista consegna solo 10 caschi e tutte le 10 scatole di guanti. Il magazzino registra ciò che ha effettivamente ricevuto non ciò che l'azienda sperava arrivasse. I 10 caschi rimanenti rimangono aperti sull'ordine di acquisto finché il fornitore non li consegna o l'acquirente non modifica l'ordine. Questo mantiene il registro accurato. Una volta registrata l'entrata a prodotti l'ordine di acquisto cambia.

Il sistema ora separa la quantità ordinata da quella ricevuta così acquirenti personale di magazzino e amministrazione possono vedere lo stato dell'ordine senza chiamarsi a vicenda. Per gli articoli di magazzino la ricezione aggiorna anche l'invento. I guanti appaiono come stock disponibile pronti per essere utilizzati dal team di magazzino. Se gli articoli appartengono a un progetto specifico a un cespite o a una consegna diretta Dynamics 365 può registrare l'acquisto in base a tale uso previsto. L'azienda sa molto di più su come abbiamo acquistato i guanti. Sa se i guanti sono arrivati, quanti ne sono arrivati, dove devono essere destinati. Non tutti gli acquisti raggiungono però una banchina di carico. Magina che l'azienda assume un formatore per la sicurezza per un giorno, paghi per l'accesso a un software o richiede un servizio di riparazione esterno. Non ci sono beni tangibili, pallet da contare o arrivi in magazzino da registrare.

Per i servizi e altri acquisti non fisici l'azienda può utilizzare un percorso più semplice. A seconda di come viene configurato l'acquisto è possibile registrare la ricezione sull'ordine di acquisto senza passare da magazzino o procedere direttamente alla fattura del fornitore. La stessa domanda rimane valida. L'azienda ha ricevuto ciò che aveva concordato di acquistare? Per un servizio di formazione la risposta potrebbe essere che la formazione occupa. Per una riparazione qualcuno conferma che il lavoro è completato. Il registro non necessita di una scatola o di un codice a barre per dimostrare che l'azienda ha ricevuto quel corso. Poi arriva la fattura del fornitore. La fattura entra nella contabilità a fornitori, la parte di Dynamics 365 che registra i debiti verso i fornitori e prepara i pagamenti. La fattura è collegata all'ordine di acquisto, così la contabilità a fornitori non la tratta come una bolletta isolata senza storico, che un semplice controllo previene molti problemi.

Dynamics 365 confronta tre elementi, ciò che l'azienda ha ordinato, ciò che ha ricevuto e ciò che il fornitore ha fatturato. Questo processo è chiamato riconciliazione. In parole semplici la fattura corrisponde alla call. L'ordine di acquisto potrebbe indicare 20 caschi a un prezzo concordato. La ricevuta del prodotto potrebbe mostrare che finora sono arrivati solo 10 caschi. Se il fornitore invia una fattura per 20, il sistema può mostrare la differenza prima che l'azienda paghi. Ciò automatizza la riconciliazione a tre vie. I tre documenti sono l'ordine di acquisto, la ricevuta del prodotto e la fattura. Quando coincidono la contabilità, fornitori ha una strada chiara da seguire. Se il prezzo differisce, la quantità in fattura supera quella ricevuta, o appare una voce non ordinata, l'azienda può fermarsi e indagare. Forse il fornitore ha inviato la fattura in anticipo. Forse il trasporto è apparso come un importo separato che l'acquirente deve verificare.

Forse il fornitore ha semplicemente digitato la quantità sbagliata. Il punto non è presumere una cattiva intenzione. Il sistema rileva automaticamente una differenza quando è ancora possibile fare chiarezza, anziché dopo che il pagamento ha lasciato la banca. Ogni fattura deve anche trovare posto nei record finanziari automatizzati dell'azienda. Questo automatizza il lavoro delle ripartizioni contabili. Esse indicano a Dynamics RS5 come registrare il costo. I guanti di sicurezza potrebbero rientrare nei costi operativi di magazzino. Un nuovo carello elevatore potrebbe rientrare in un conto di cespiti. Un acquisto di progetto potrebbe richiedere che il costo sia registrato su quel progetto. Una fattura può persino essere suddivisa in più posizioni. Ad esempio, se due team di magazzino condividono un ordine di guanti, l'azienda può dividere il costo tra i loro dipartimenti. L'ufficio finanziario può vedere dove sono andati i soldi senza dover ricostruire la risposta in seguito da una vaga descrizione in fattura.

Poiché la fattura corrisponde ai controlli necessari sono completati, può passare attraverso un processo di approvazione. La contabilizzazione della fattura registra l'importo dovuto al fornitore nella contabilità fornitore. La bolletta era una passività. I termini di pagamento aiutano a determinare a scadere. La contabilità fornitori può preparare le fatture scadute per il pagamento o una volta processato Dynamics 365 chiude il saldo del fornitore per quella fattura e per quella fattura. L'ordine è passato da una consegna prevista a un costo registrato e un pagamento completato. Ma questo percorso fa molto di più che pagare una singola. Offre all'azienda una tracciabilità utile di ogni decisione e passaggio legato a tale acquisto. 5. Controllo della visibilità e decisioni migliori sui fornitori. Un registro degli acquisti connesso consente inoltre all'azienda di controllare le spese prima che un problema raggiunga l'ufficio finanziario.

Le politiche di acquisto stabiliscono le regole di base. Guidano ciò che i dipendenti possano richiedere, quali fornitori usare quando un acquisto richiede approvazione prima di impegnare fondi aziendali. Pensiamo alla richiesta di attrezza turismo. L'azienda potrebbe richiedere al personale di magazzino di scegliere prodotti di sicurezza approvati mentre solo l'ultimo acquisti può scegliere un nuovo fornitore. Un piccolo ordine di sostituzione può richiedere un'approvazione. Un ordine grande per un nuovo team può richiedere il responsabile del budget e il responsabile acquisti. Le regole sono integrate nel processo. Le persone non devono cercare documenti politici, indovinare chi deve approvare qualcosa o inoltrare email in attesa di risposta. Dynamics 365 può instradare la richiesta in base al dipartimento, all'importo, al tipo di acquisto o alla politica ad esso associata. Quel percorso è chiamato flusso di lavoro.

Flusso di lavoro conferisce richieste, ordini di acquisto e fattura un percorso chiaro da una persona all'altra. Ogni persona può approvare, rifiutare o inviare indietro il record per modifiche e il sistema registra l'azione. Non serve più chiedersi se un'approvazione sia avvenuta in una lunga catena di mail. Questo aiuta anche quando qualcuno è sentito. Il lavoro non scompara nella casella di posta Outlook di quella persona senza sapere dove si sia fermato. L'azienda può vedere il passaggio attuale e intervenire. Anche i fornitori possono partecipare quando l'azienda utilizza il portale fornitore. Il portale fornitore è uno spazio per visualizzare richieste di offerta, richieste di offerta, ordini di acquisto condivisi con noi. Possono rispondere a una richiesta di offerta e confermare un ordine direttamente quando l'azienda impia una richiesta di conferma. Ciò fornisce entrambe le parti lo stesso documento su cui lavorare.

Se vuoi inviare un pdf, aspettare una risposta e digitarla manualmente nel sistema, il fornitore può confermare i dettagli tramite il processo connesso. L'acquirente può vedere la risposta senza dover ricostruire il record manualmente. Una volta che gli acquisti passano attraverso il sistema, l'azienda raccoglie informazioni utili senza creare altri fogli di calcolo. L'analisi della spesa risponde a una domanda semplice. Dove va il denaro? Un responsabile acquisti può rivedere la spesa per fornitore, prodotto a categorie di approvvigionamento o dipartimento. Forse l'azienda pensa di acquistare guanti da un unico fornitore, ma i record mostrano diversi team che acquistano guanti simili da fornitori differenti. Forse un dipartimento spende più del previsto per riparazioni esterne? Quei dettagli danno all'azienda un motivo per porsi domande migliori prima del prossimo acquisto. L'analisi delle prestazioni dei fornitori esame il lato della vicenda relativa al fornitore.

Gli acquirenti possono confrontare i risultati di acquisto e consegna quando decidono anche affidare i futuri ordini. Un prezzo basso sulla carta potrebbe non sembrare così attraente se il fornitore consegna ripetutamente in ritardo, spedisce ordini incompleti o non rispetta i termini concordati. L'azienda può utilizzare i propri registri di acquisto quando valuta il rapporto con il fornitore. Poi c'è la pista di controllo. Una pista di controllo consente a qualcuno di tracciare un acquisto attraverso la sua intera cronologia. Si può iniziare dalla richiesta originale, vedere chi l'ha approvata, rivedere l'ordine di acquisto, controllare la ricevuta, trovare la fattura dalla fattura e vedere il pagamento che l'ha saldata. Quel registro aiuta i team finanziari di revisione, ma aiuta anche le persone comuni a rispondere a domande comuni. Perché abbiamo comprato questo? Chi ha scelto questo fornitore?

La merce è arrivata. La fattura è già stata pagata? La risposta si trova nel registro di acquisto. Torniamo all'edificio dell'ufficio dall'inizio. L'ufficio acquisti, la banchina di ricezione e l'ufficio finanziario hanno compiti diversi, ma tutti guardano parti dello stesso acquisto invece di passarsi fogli sparsi tra stanze separate. Il nostro responsabile di magazzino, la nostra richiesta TMS per caschi e guanti, ora ha una cronologia completa. La richiesta ha seguito la politica aziendale. Le persone giuste l'hanno approvata. Fornitore ha fornito l'attrezzatura. Personale di magazzino ha registrato la consegna. La contabilità fornitore ha abbinato la fattura e la pagata. Una semplice distinzione mantiene chiari tutti questi elementi costitutivi. L'approvvigionamento aiuta l'azienda a scegliere da chi acquistare, mentre l'acquisizione gestisce ciò che accade dopo che l'azienda decide di acquistare.

Conclusione Un registro collegato dal lead al pagamento. Ecco il quadro generale. L'acquisizione e l'approvvigionamento prendono tutti quei passaggi frammentati e li trasformano in un unico processo aziendale tracciato. Una richiesta non svanisce in una posta in arrivo. Un'approvazione non vive solo nella memoria di qualcuno. E una fattura non arriva senza un legame chiaro con la decisione che sta dietro di essa. L'azienda dispone di un unico registro collegato che segue l'acquisto fino alla fine. Questo ti dà una risposta chiara quando ne hai bisogno. Puoi vedere l'ordine come acquilente. Il magazzino vede ciò che è previsto. La finanza sa cosa deve l'azienda. E i manager vedono esattamente dove stanno le spese. L'acquisto coinvolge ancora persone, fornitori, beni, servizi e decisioni. Dynamics 365 non rimuovi queste cose. Mantieni insieme il registro di queste, così puoi acquistare con meno questioni in sospeso e meno sorprese.

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