WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:04.500 Cosa succede quando qualcuno al lavoro ha bisogno di nuovi portati di materie prime per la produzione di un servizio di pulizioni? 00:00:04.760 --> 00:00:10.240 In molte aziende la vecchia risposta significava email, fogli di calcolo, moduli cartace, qualcuno che cercava di rintracciare una fattura settimane dopo. 00:00:10.700 --> 00:00:14.320 Benvenuti a un altro episodio di Microsoft Knowledge Nuggets su M365FM. 00:00:15.080 --> 00:00:21.100 Sono Mirko Peters e oggi analizzeremo il procurement and sourcing, il processo connesso che un'azienda utilizza per acquistare bene i servizi dai fornitori. 00:00:22.260 --> 00:00:23.980 Immaginatelo come una reception in edificio Perù. 00:00:24.540 --> 00:00:28.840 Ogni richiesta, approvazione, ordine, consegna, fattura e pagamento passa dallo stesso posto. 00:00:28.840 --> 00:00:34.100 Seguiremo un acquisto dall'inizio, dalla prima richiesta fino ai controlli che operano dietro le quinte 00:00:34.100 --> 00:00:37.440 1. Cosa copre effettivamente il procurement and sourcing? 00:00:38.640 --> 00:00:44.320 Procurement and sourcing può sembrare un nome lungo per dire acquistare cose, e si tratta di acquistare, ma i due termini descrivono lavori diversi. 00:00:45.120 --> 00:00:47.560 Il sourcing è il lavoro di ricerca e selezione del fornitore giusto. 00:00:48.020 --> 00:00:51.240 Pensate a un'azienda che ha bisogno di guanti, caschi, cartelli di sicurezza e occhiali protettivi. 00:00:52.060 --> 00:00:57.440 Prima che qualcuno effetti un ordine, qualcuno deve decidere chi può fornire i prodotti giusti a un prezzo accettabile entro la data richiesta, 00:00:57.440 --> 00:00:59.060 secondo condizioni che l'azienda accetta? 00:01:00.100 --> 00:01:00.700 Questo è il sourcing. 00:01:01.140 --> 00:01:03.940 Il procurement inizia quando l'azienda deve gestire l'acquisto effettivo. 00:01:04.560 --> 00:01:08.440 Copre la richiesta, le approvazioni, l'ordine di acquisto, la consegna, la fattura e il pagamento. 00:01:09.100 --> 00:01:10.980 Insieme questo processo è chiamato source to pay. 00:01:11.580 --> 00:01:13.180 Il nome descrive l'intero percorso. 00:01:13.440 --> 00:01:18.680 Un'azienda identifica un bisogno, sceglie un fornitore, invia un ordine, riceve i beni o il servizio, 00:01:19.020 --> 00:01:21.880 ottiene una fattura dal fornitore e poi l'amministrazione paga il fornitore. 00:01:22.200 --> 00:01:23.600 Ogni passaggio è collegato al successivo. 00:01:23.600 --> 00:01:27.700 Si potrebbe pensare che sia ovvio, ma molte aziende gestiscono ancora questi passaggi in luoghi separati. 00:01:28.020 --> 00:01:31.120 Un dipendente invia una richiesta via email, un manager l'approva in una chat, 00:01:31.400 --> 00:01:33.820 un addetto agli acquisti tiene i dettagli dell'ordine in un foglio di calcolo, 00:01:34.120 --> 00:01:36.040 il magazzino controlla una bolla di consegna cartacea, 00:01:36.240 --> 00:01:38.860 la contabilità riceve una fattura senza alcun collegamento chiaro all'ordine. 00:01:39.240 --> 00:01:42.060 Le persone possono ancora acquistare cose in quel modo, ma perdono il filo. 00:01:42.340 --> 00:01:44.920 Un addetto agli acquisti non può sapere che il magazzino ha già ricevuto parti di noi. 00:01:45.480 --> 00:01:49.500 L'amministrazione può finire per pagare la stessa fattura due volte se arriva attraverso due canali diversi. 00:01:49.500 --> 00:01:52.360 I manager scoprono il costo solo dopo che il denaro è uscito dall'azienda. 00:01:53.580 --> 00:01:54.920 Quando qualcuno chiede chi ha approvato questo, 00:01:55.640 --> 00:01:57.800 la risposta significa una lunga ricerca nelle case dei diposti. 00:01:58.040 --> 00:02:00.840 Dynamics 365 inserisce quel percorso in un'unica piattaforma connello. 00:02:01.360 --> 00:02:04.980 L'approvvigionamento e il reperimento all'interno di Dynamics 365 e supply chain management 00:02:04.980 --> 00:02:09.000 gestiscono il movimento e la disponibilità delle merci collegandosi alla disponibilità delle merci, 00:02:09.120 --> 00:02:11.480 collegandosi alla contabilità e alla gestione dei pagamenti 00:02:11.480 --> 00:02:14.160 per registrare le fatture, tracciare i debiti ed elaborare i pagamenti. 00:02:14.660 --> 00:02:16.320 Quindi gli acquisti non rimangono un reparto isolato. 00:02:16.920 --> 00:02:18.640 Il magazzino può registrare l'arrivo della merce, 00:02:18.640 --> 00:02:20.740 l'amministrazione può vedere la fattura legata a quell'acquisto 00:02:20.740 --> 00:02:23.640 e la contabilità può confrontare l'ordine con ciò che è arrivato 00:02:23.640 --> 00:02:25.700 e ciò che il fornitore ha fatturato e ciò che il fotore ha fatto. 00:02:26.600 --> 00:02:28.820 Ogni team vede solo la parte di propria competenza 00:02:28.820 --> 00:02:30.720 mentre l'acquisto rimane l'unico record intercomesso. 00:02:31.100 --> 00:02:32.280 Ora, esistono due tipi di acquisto. 00:02:32.640 --> 00:02:36.440 L'approvvigionamento diretto riguarda beni o servizi legati a ciò che un'azienda produce o vende. 00:02:37.020 --> 00:02:40.640 Un produttore di mobili che acquista legno, viti e tessuto sta acquistando materiali diretti. 00:02:41.180 --> 00:02:43.420 Senza quei materiali infatti non può costruire il prodotto che vende. 00:02:43.420 --> 00:02:46.620 L'approvvigionamento indiretto copre le cose che fanno funzionare l'azienda 00:02:46.620 --> 00:02:49.260 ma che non diventano parte del prodotto venduto, computer, 00:02:49.620 --> 00:02:52.920 arredi per ufficio, formazione, riparazioni, pulizie, software o consulenza regale. 00:02:53.560 --> 00:02:55.720 Entrambi sono importanti ma spesso iniziano in modi diversi. 00:02:56.100 --> 00:02:58.660 La domanda di produzione può segnalare all'azienda il bisogno di ulteriori componenti. 00:02:59.020 --> 00:03:00.600 Un dipendente può richiedere un nuovo monitor, 00:03:01.020 --> 00:03:03.060 responsabile delle strutture per aver bisogno di un servizio di ripeto. 00:03:03.540 --> 00:03:07.160 Dynamics 365 gestisce tutte queste diverse esigenze mantenendo chiaro il percorso di acquisto. 00:03:07.760 --> 00:03:09.700 Utilizziamo un semplice esempio per questo episodio. 00:03:09.700 --> 00:03:13.700 Immaginiamo che un responsabile di magazzino noti che il team ha bisogno di nuovi dispositivi di sicurezza. 00:03:14.380 --> 00:03:16.800 Alcuni caschi sono danneggiati, la scorta di guanti protettivi è bassa. 00:03:17.240 --> 00:03:19.480 Il responsabile ha bisogno di attrezzature sufficienti per il team 00:03:19.480 --> 00:03:21.700 e l'azienda necessita una registrazione chiara prima di impegnare dentro. 00:03:21.960 --> 00:03:23.300 Quell'acquisto nasce da un'esigenza 00:03:23.300 --> 00:03:25.900 e ogni acquisto controllato inizia con qualcuno che richiede qualcosa. 00:03:26.680 --> 00:03:28.740 2. Dalla richiesta interna al fornitore giusto 00:03:28.740 --> 00:03:31.840 Ecco come inizia l'intero processo di acquisto. 00:03:32.560 --> 00:03:35.700 Il tuo responsabile di magazzino individua la necessità di attrezzature e di sicurezza 00:03:35.700 --> 00:03:38.280 e il primo record creato in Dynamics 365 è una richiesta di acquisto. 00:03:38.280 --> 00:03:41.420 Una richiesta di acquisto è una domanda interna per comprare qualcosa. 00:03:42.000 --> 00:03:45.980 Indica all'azienda cosa serve a una persona, in quale quantità e spesso dove deve essere consegnato. 00:03:46.740 --> 00:03:49.300 Nota che questa richiesta non promette ancora nulla a nessun fornitore. 00:03:49.900 --> 00:03:53.060 Questa distinzione mantiene la fase iniziale dell'acquisto sotto il controllo della tua azienda. 00:03:53.580 --> 00:03:57.220 Il responsabile di magazzino può richiedere 20 caschi e diverse scatole di guanti 00:03:57.220 --> 00:04:00.500 ma nessun fornitore riceve un ordine finché le persone preposte non lo approvano. 00:04:01.140 --> 00:04:03.480 Per gli acquisti comuni la richiesta può partire da un catalogo prodotto. 00:04:03.860 --> 00:04:06.460 Pensa al catalogo come allo scaffale di acquisto approvato dalla tua azienda. 00:04:06.460 --> 00:04:09.720 Invece di digitare una richiesta vaga come guanti di sicurezza, 00:04:09.800 --> 00:04:14.300 il dipendente può scegliere un prodotto approvato con descrizione, opzione di fornitore e prezzo già definiti. 00:04:14.800 --> 00:04:19.140 Ciò fa risparmiare tempo ma impedisce anche alle persone di acquistare prodotti casuali che non rispettano le aziendali. 00:04:19.700 --> 00:04:21.700 Non tutte le richieste rientrano però in un catalogo. 00:04:21.740 --> 00:04:23.600 Un'azienda potrebbe aver bisogno di una riparazione, 00:04:23.740 --> 00:04:26.820 una tantum di una formazione o di un servizio che non è archiviato come prodotto fisico. 00:04:26.920 --> 00:04:29.700 In tal caso Dynamics 365 può utilizzare una categoria di approvvigionamento. 00:04:29.700 --> 00:04:32.060 Una categoria di approvvigionamento raggruppa la spesa in base della sua. 00:04:32.440 --> 00:04:35.380 Ad esempio l'azienda potrebbe utilizzare categorie come fornitore di sicurezza, 00:04:35.440 --> 00:04:37.900 riparazioni edili, servizi legali o apparecchiature informatiche. 00:04:38.020 --> 00:04:41.400 Il richiedente può descrivere ciò di cui ha bisogno e inserirlo nella categoria corretta, 00:04:41.500 --> 00:04:43.240 anche in assenza di un codice articolo a magazzino. 00:04:43.640 --> 00:04:47.560 Tuttavia una richiesta non dovrebbe trasformarsi automaticamente in un acquisto solo perché qualcuno ha cliccato su in. 00:04:47.620 --> 00:04:50.680 L'azienda può impostare limiti di spesa, controlli di budget e flussi di approvazione. 00:04:51.020 --> 00:04:53.540 Una piccola richiesta di guanti potrebbe passare dal responsabile del magazzino. 00:04:53.540 --> 00:04:59.400 Una richiesta più ampia per attrezzature di sicurezza potrebbe richiedere anche l'approvazione del responsabile di budget del dipartimento o del dipartimento o del team acquisto. 00:04:59.520 --> 00:05:03.700 Il percorso può variare in base all'importo, al dipartimento o alla regola di acquisto legata a quel tipo di spesa. 00:05:03.980 --> 00:05:07.300 Ciò significa che le persone non devono ricordare ogni singola regola di approvazione. 00:05:08.560 --> 00:05:13.360 Dynamics 365 invia la richiesta lungo il percorso corretto, mantenendone lo storico all'interno del sistema. 00:05:14.260 --> 00:05:19.220 Supponiamo che il manager richieda una grande quantità di attrezzature e che l'azienda non sappia ancora a quale fornitore affidare l'ordine. 00:05:19.480 --> 00:05:22.880 L'ufficio acquisti può creare una richiesta di offerta, spesso chiamata RFQ. 00:05:22.880 --> 00:05:25.980 Una RFQ invita diversi fornitori a un'offerta per la stessa esigenza. 00:05:26.420 --> 00:05:30.880 L'acquirente invia requisiti come tipo di casco, taglia di guanti, quantità e data di consegna e richiesta. 00:05:31.460 --> 00:05:33.460 Ogni fornitore può fornire un prezzo e le proprie condizioni. 00:05:33.780 --> 00:05:36.400 Forse un fornitore costa meno, ma non può consegnare prima di tre settimane. 00:05:36.740 --> 00:05:39.060 Un altro costa un po' di più, ma può fornire tutto entro martedì prossimo. 00:05:39.400 --> 00:05:41.300 L'acquirente può confrontare tre risposte prima di scelta. 00:05:41.640 --> 00:05:42.980 Il prezzo è importante, ma non è l'unico fattore. 00:05:42.980 --> 00:05:48.680 Date di consegna, dettagli del prodotto, sconti la capacità stessa del fornitore di soddisfare la richiesta, influenzano la scelta. 00:05:49.480 --> 00:05:53.900 Il sistema mantiene le offerte collegate alla richiesta, anziché lasciare il confronto sepolto in una serie di mail. 00:05:54.580 --> 00:05:58.700 Prima che un acquirente selezioni qualcuno, Dynamics 365 conserva anche le anagrafiche dei fornitori. 00:05:58.700 --> 00:06:05.960 Un anagrafico a fornitore contiene i dettagli aziendali necessari per gli acquisti, come il nome del fornitore e le informazioni utilizzate per il rapporto commerciale. 00:06:07.020 --> 00:06:12.700 Cataloghi dei fornitori possono mostrare i prodotti forniti e i fornitori possono pubblicarli per mantenere le informazioni aggiornate. 00:06:13.540 --> 00:06:16.020 Per un controllo più rigoroso, un prodotto può avere un elenco di fornitori a pro. 00:06:16.680 --> 00:06:19.680 Questo indica all'acquirente quali fornitori l'azienda ha approvato per quel prodotto. 00:06:20.200 --> 00:06:24.220 Guida la scelta e può impedire la selezione di un fornitore che l'azienda non aveva mai intenzione di utilizzare. 00:06:25.000 --> 00:06:28.340 Alcuni rapporti con i fornitori prevedono anche condizioni negoziate in anticipo. 00:06:28.660 --> 00:06:31.460 Un accordo di acquisto registra un rapporto a lungo termine tra l'azienda e un fornitore. 00:06:31.980 --> 00:06:35.660 L'azienda può impegnarsi ad acquistare una certa quantità o a spendere una determinata cifra in un periodo. 00:06:35.940 --> 00:06:37.380 Il fornitore accetta le relative condizioni. 00:06:38.060 --> 00:06:41.880 Gli accordi commerciali registrano i prezzi o gli sconti dei fornitori applicabili in date specifiche. 00:06:42.580 --> 00:06:47.040 Quindi, se il fornitore di dispositivi di sicurezza ha accettato di offrire un prezzo inferiore sui guanti per i prossimi sei mesi, 00:06:47.040 --> 00:06:50.700 il Dynamics 305 può memorizzare tale accordo invece di chiedere a ogni acquerente ricordato. 00:06:50.700 --> 00:06:57.780 Gli accordi di rimborso possono anche tracciare i casi in cui un fornitore restituisce denaro dopo che l'azienda ha raggiunto un certo volume in porto di acquisto. 00:06:58.400 --> 00:07:02.180 A questo punto, l'azienda sa cosa le serve, chi può fornirlo e quali termini si applicano. 00:07:02.180 --> 00:07:05.500 La ricerca è terminata, ma il fornitore ha ancora bisogno di un ordine formale. 00:07:06.780 --> 00:07:09.640 3. L'ordine di acquisto. La promessa scritta dell'azienda. 00:07:10.500 --> 00:07:12.360 L'acquirente ha scelto il fornitore dei dispositivi di sicurezza. 00:07:12.760 --> 00:07:15.060 L'azienda necessita di un ordine di acquisto, solitamente chiamato più. 00:07:15.600 --> 00:07:19.840 Un ordine di acquisto è il documento formale che comunica al fornitore esattamente ciò che l'azienda intende acquistare. 00:07:20.200 --> 00:07:26.060 Indica il fornitore, elenca gli articoli e i servizi, mostra la quantità e il prezzo concordato e include la data di consegna e i termini di pagamento. 00:07:26.060 --> 00:07:31.940 Per il nostro magazzino, l'ordine potrebbe elencare 20 caschi, 10 scatole di guanti e una data di consegna per martedì prossimo. 00:07:32.360 --> 00:07:35.480 Trasforma la decisione d'acquisto in un registro chiaro su cui entrambe le parti possono lavorare. 00:07:35.880 --> 00:07:41.820 Nessuno deve indovinare quale tipo di guanto l'azienda abbia richiesto, quante unità si aspetti o quale prezzo l'acquirente abbia concordato col fornitore. 00:07:42.380 --> 00:07:44.060 Un ordine di acquisto può avere origine in diversi modi. 00:07:44.440 --> 00:07:46.620 Più delle volte nasce da una richiesta di acquisto approvata. 00:07:47.220 --> 00:07:52.580 Il responsabile del magazzino ha richiesto i dispositivi di sicurezza e le persone proposte hanno approvato la richiesta all'ufficio acquisti da trasformare in un ordine. 00:07:52.580 --> 00:07:54.220 Può anche derivare da un accordo di acquisto. 00:07:54.600 --> 00:07:57.900 Se l'azienda ha già stabilito un accordo a lungo termine con il fornitore di sicurezza, 00:07:57.980 --> 00:08:01.960 l'acquirente può creare un ordine di rilascio basato su tale accordo invece di definire ogni dettaglio da zero. 00:08:02.480 --> 00:08:03.580 A volte la domanda è creare l'ordine. 00:08:04.100 --> 00:08:07.640 Un'azienda può pianificare l'acquisto di materiali prevedendo esigenze di produzione future 00:08:07.640 --> 00:08:10.880 e Dynamics 365 può creare ordini di acquisto pianificati da tale domanda. 00:08:11.580 --> 00:08:14.720 Quando l'azienda rilascia un ordine pianificato, questo diventa un ordine di acquisto effettivo. 00:08:15.200 --> 00:08:16.300 Poi ci sono gli acquisti diretti. 00:08:16.300 --> 00:08:21.780 Un acquirente può creare un ordine di acquisto manualmente quando non vi è alcuna richiesta, accordo o domanda pianificata precedente. 00:08:22.300 --> 00:08:26.080 Ciò può accadere quando l'acquirente sa già cosa serve all'azienda e quale fornitore lo fornirà. 00:08:26.620 --> 00:08:28.520 Punti di partenza diversi, stessa destinazione. 00:08:28.960 --> 00:08:32.080 Prima che l'ordine di acquisto proceda, l'azienda può richiederne l'approvazione. 00:08:32.560 --> 00:08:35.820 L'acquirente prepara l'ordine, ma quest'ultimo potrebbe richiedere un'approvazione interna 00:08:35.820 --> 00:08:38.720 in base alle regole sugli importi automatici dell'azienda prima di raggiungere il fornitore. 00:08:39.200 --> 00:08:40.200 Ciò distingue due decisioni. 00:08:40.200 --> 00:08:44.060 In primo luogo, l'azienda approva il proprio impegno, poi conferma l'ordine con il fornitore, 00:08:44.160 --> 00:08:46.520 dimostrando che entrambe le parti hanno concordato quanto avverrà. 00:08:47.460 --> 00:08:49.680 Un ordine d'acquisto confermato è più di una semplice nota interna. 00:08:50.060 --> 00:08:53.740 Registra il fatto che l'ordine è giunto al fornitore e che esiste un accordo relativo all'acquisto. 00:08:54.820 --> 00:09:00.280 Dynamics 365 evita inoltre agli acquirenti di riscrivere le stesse informazioni ogni volta che ordinano da un fornitore abituale. 00:09:00.700 --> 00:09:05.540 Il record del fornitore può compilare dettagli, come le informazioni di consegna, i termini di pagamento e altre impostazioni comunque. 00:09:05.540 --> 00:09:09.360 L'acquirente controlla comunque l'ordine e può modificare i dettagli quando la situazione lo richiede, 00:09:09.620 --> 00:09:11.420 ma le informazioni standard partono dal posto giusto. 00:09:11.800 --> 00:09:14.400 Ciò riduce la digitazione e rende gli ordini ripetuti più coerenti. 00:09:15.040 --> 00:09:17.340 La consegna non avviene sempre in un unico pacco e in un solo giorno. 00:09:17.800 --> 00:09:20.640 Immaginate che il fornitore abbia tutti i guanti subito, ma solo metà dei caschi pronti. 00:09:21.180 --> 00:09:25.300 Un programma di consegna consente all'azienda di dividere un ordine d'acquisto in consegne pianificate in date diverse. 00:09:25.860 --> 00:09:28.840 L'ordine d'acquisto può mostrare che 10 caschi arriveranno martedì prossimo, 00:09:28.900 --> 00:09:32.040 i restanti 10 arriveranno una settimana dopo e i guanti arriveranno con la prima spedizione. 00:09:32.040 --> 00:09:36.340 Un unico ordine rimane collegato, mentre il piano di consegne rispecchia ciò che può realmente accadere. 00:09:36.740 --> 00:09:38.520 Alcuni acquisti non arrivano mai presso l'azienda. 00:09:39.420 --> 00:09:44.240 La consegna diretta significa che il fornitore spedisce il prodotto direttamente al cliente dell'azienda IoT MSS. 00:09:44.940 --> 00:09:48.620 Ad esempio, un'azienda avendo un articolo specializzato, ma non lo tiene nel proprio magazzino, 00:09:49.040 --> 00:09:52.480 può creare un ordine di vendita per il cliente o un relativo ordine d'acquisto per il fornitore. 00:09:53.200 --> 00:09:55.000 Il fornitore spedisce direttamente al cliente, 00:09:55.340 --> 00:09:59.060 mentre Dynamics 365 collega le relative fasi di vendita e acquisto dietro le quinte. 00:09:59.060 --> 00:10:03.360 Ciò evita una sosta non necessaria presso il magazzino dell'azienda IoT MSS 00:10:03.360 --> 00:10:05.980 e mantiene collegati l'ordine del cliente e quello del fornitore, 00:10:06.300 --> 00:10:08.860 così da seguire lo stesso articolo in entrambi i lati della transazione. 00:10:09.440 --> 00:10:11.460 Un ordine d'acquisto può includere più dell'articolo principale. 00:10:11.940 --> 00:10:13.420 Alcuni prodotti richiedono articoli correlati. 00:10:13.740 --> 00:10:18.020 Quando l'azienda ordina dei caschi, potrebbe aver bisogno anche di visiere di ricambio o componenti di montaggio. 00:10:18.280 --> 00:10:21.280 Dynamics 365 può proporre articoli supplementari, 00:10:21.340 --> 00:10:24.460 che potrebbero essere necessari, facoltativi o inclusi senza costi aggiuntivi. 00:10:24.460 --> 00:10:27.740 L'acquirente vede l'esigenza correlata durante la creazione dell'ordine 00:10:27.740 --> 00:10:30.000 invece di scoprirla dopo l'arrivo della spedizione principale. 00:10:30.360 --> 00:10:31.120 Poi ci sono gli addebiti. 00:10:31.440 --> 00:10:34.620 Anche le spese di trasporto, gestione e costi simili possono far parte dell'ordine d'acquisto. 00:10:35.100 --> 00:10:36.900 Un addebito può essere applicato all'intero ordine 00:10:36.900 --> 00:10:39.620 o a una specifica riga dell'ordine a seconda di come l'azienda deve registrare. 00:10:39.960 --> 00:10:41.800 Questo è importante perché un prezzo basso del prodotto 00:10:41.800 --> 00:10:44.620 non indica il costo totale se la consegna e aggiunge una commissione elevata. 00:10:45.340 --> 00:10:48.520 Registrare l'addebito con l'ordine mantiene tale costo collegato all'acquisto 00:10:48.520 --> 00:10:50.280 invece di lasciarlo su una nota separata. 00:10:50.280 --> 00:10:54.560 Il fornitore ora ha un ordine confermato con articoli, prezzi, date e termini chiari. 00:10:55.180 --> 00:10:58.100 Tuttavia un ordine confermato registra solo ciò che l'azienda si aspetta che cade. 00:10:59.000 --> 00:11:02.640 La NMX365 ha comunque bisogno di una prova quando i beni o i servizi arrivano effettivamente. 00:11:04.710 --> 00:11:06.470 Quattro recezioni dei beni e controllo della fattura. 00:11:07.810 --> 00:11:10.150 Il camion arriva al magazzino con i caschi e i guanti. 00:11:10.610 --> 00:11:12.830 Prima che qualcuno contrassegni l'ordine come completato 00:11:12.830 --> 00:11:15.170 il team di magazzino deve controllare cosa è effettivamente arrivato. 00:11:15.610 --> 00:11:18.190 Registrano l'arrivo, confrontano la spedizione con l'ordine di acquisto 00:11:18.190 --> 00:11:20.590 e registrano l'entrata a prodotti rispetto a tale ordine. 00:11:20.590 --> 00:11:24.330 Un'entrata a prodotti è semplicemente il modo in cui il sistema registra che i beni sono arrivati. 00:11:24.770 --> 00:11:25.550 Ecco dieci articoli. 00:11:26.290 --> 00:11:28.910 L'ordine di acquisto elenca 20 caschi e 10 scatole di guanti 00:11:28.910 --> 00:11:31.810 ma l'autista consegna solo 10 caschi e tutte le 10 scatole di guanti. 00:11:32.210 --> 00:11:34.190 Il magazzino registra ciò che ha effettivamente ricevuto 00:11:34.190 --> 00:11:35.630 non ciò che l'azienda sperava arrivasse. 00:11:36.010 --> 00:11:38.290 I 10 caschi rimanenti rimangono aperti sull'ordine di acquisto 00:11:38.290 --> 00:11:40.830 finché il fornitore non li consegna o l'acquirente non modifica l'ordine. 00:11:40.950 --> 00:11:42.130 Questo mantiene il registro accurato. 00:11:42.450 --> 00:11:44.770 Una volta registrata l'entrata a prodotti l'ordine di acquisto cambia. 00:11:44.770 --> 00:11:47.510 Il sistema ora separa la quantità ordinata da quella ricevuta 00:11:47.510 --> 00:11:49.690 così acquirenti personale di magazzino e amministrazione 00:11:49.690 --> 00:11:52.150 possono vedere lo stato dell'ordine senza chiamarsi a vicenda. 00:11:52.890 --> 00:11:55.190 Per gli articoli di magazzino la ricezione aggiorna anche l'invento. 00:11:56.070 --> 00:11:57.590 I guanti appaiono come stock disponibile 00:11:57.590 --> 00:11:59.250 pronti per essere utilizzati dal team di magazzino. 00:11:59.930 --> 00:12:02.090 Se gli articoli appartengono a un progetto specifico 00:12:02.090 --> 00:12:04.130 a un cespite o a una consegna diretta 00:12:04.130 --> 00:12:07.810 Dynamics 365 può registrare l'acquisto in base a tale uso previsto. 00:12:07.810 --> 00:12:10.330 L'azienda sa molto di più su come abbiamo acquistato i guanti. 00:12:10.890 --> 00:12:12.910 Sa se i guanti sono arrivati, quanti ne sono arrivati, 00:12:12.990 --> 00:12:14.290 dove devono essere destinati. 00:12:15.430 --> 00:12:17.490 Non tutti gli acquisti raggiungono però una banchina di carico. 00:12:17.850 --> 00:12:20.210 Magina che l'azienda assume un formatore per la sicurezza per un giorno, 00:12:20.390 --> 00:12:21.390 paghi per l'accesso a un software 00:12:21.390 --> 00:12:23.170 o richiede un servizio di riparazione esterno. 00:12:23.430 --> 00:12:25.570 Non ci sono beni tangibili, pallet da contare 00:12:25.570 --> 00:12:26.870 o arrivi in magazzino da registrare. 00:12:27.590 --> 00:12:29.050 Per i servizi e altri acquisti non fisici 00:12:29.050 --> 00:12:30.950 l'azienda può utilizzare un percorso più semplice. 00:12:31.390 --> 00:12:33.010 A seconda di come viene configurato l'acquisto 00:12:33.010 --> 00:12:35.270 è possibile registrare la ricezione sull'ordine di acquisto 00:12:35.270 --> 00:12:36.430 senza passare da magazzino 00:12:36.430 --> 00:12:38.310 o procedere direttamente alla fattura del fornitore. 00:12:39.110 --> 00:12:40.650 La stessa domanda rimane valida. 00:12:41.110 --> 00:12:42.970 L'azienda ha ricevuto ciò che aveva concordato di acquistare? 00:12:44.010 --> 00:12:45.090 Per un servizio di formazione 00:12:45.090 --> 00:12:47.230 la risposta potrebbe essere che la formazione occupa. 00:12:47.290 --> 00:12:49.610 Per una riparazione qualcuno conferma che il lavoro è completato. 00:12:49.810 --> 00:12:51.950 Il registro non necessita di una scatola o di un codice a barre 00:12:51.950 --> 00:12:53.390 per dimostrare che l'azienda ha ricevuto quel corso. 00:12:53.610 --> 00:12:54.810 Poi arriva la fattura del fornitore. 00:12:55.750 --> 00:12:57.590 La fattura entra nella contabilità a fornitori, 00:12:57.730 --> 00:12:59.050 la parte di Dynamics 365 00:12:59.050 --> 00:13:01.890 che registra i debiti verso i fornitori e prepara i pagamenti. 00:13:02.630 --> 00:13:04.210 La fattura è collegata all'ordine di acquisto, 00:13:04.210 --> 00:13:07.750 così la contabilità a fornitori non la tratta come una bolletta isolata senza storico, 00:13:08.410 --> 00:13:10.510 che un semplice controllo previene molti problemi. 00:13:10.850 --> 00:13:12.930 Dynamics 365 confronta tre elementi, 00:13:13.030 --> 00:13:14.630 ciò che l'azienda ha ordinato, ciò che ha ricevuto 00:13:14.630 --> 00:13:15.950 e ciò che il fornitore ha fatturato. 00:13:16.390 --> 00:13:17.590 Questo processo è chiamato riconciliazione. 00:13:17.890 --> 00:13:19.570 In parole semplici la fattura corrisponde alla call. 00:13:19.870 --> 00:13:22.210 L'ordine di acquisto potrebbe indicare 20 caschi a un prezzo concordato. 00:13:22.890 --> 00:13:24.370 La ricevuta del prodotto potrebbe mostrare 00:13:24.370 --> 00:13:25.830 che finora sono arrivati solo 10 caschi. 00:13:26.090 --> 00:13:27.670 Se il fornitore invia una fattura per 20, 00:13:27.830 --> 00:13:30.210 il sistema può mostrare la differenza prima che l'azienda paghi. 00:13:30.210 --> 00:13:32.370 Ciò automatizza la riconciliazione a tre vie. 00:13:33.010 --> 00:13:34.690 I tre documenti sono l'ordine di acquisto, 00:13:34.950 --> 00:13:36.330 la ricevuta del prodotto e la fattura. 00:13:37.010 --> 00:13:38.170 Quando coincidono la contabilità, 00:13:38.270 --> 00:13:39.770 fornitori ha una strada chiara da seguire. 00:13:40.230 --> 00:13:41.170 Se il prezzo differisce, 00:13:41.250 --> 00:13:43.090 la quantità in fattura supera quella ricevuta, 00:13:43.450 --> 00:13:44.790 o appare una voce non ordinata, 00:13:44.850 --> 00:13:46.710 l'azienda può fermarsi e indagare. 00:13:47.310 --> 00:13:48.870 Forse il fornitore ha inviato la fattura in anticipo. 00:13:49.230 --> 00:13:51.210 Forse il trasporto è apparso come un importo separato 00:13:51.210 --> 00:13:52.210 che l'acquirente deve verificare. 00:13:52.210 --> 00:13:54.450 Forse il fornitore ha semplicemente digitato la quantità sbagliata. 00:13:54.650 --> 00:13:56.270 Il punto non è presumere una cattiva intenzione. 00:13:56.270 --> 00:13:59.250 Il sistema rileva automaticamente una differenza 00:13:59.250 --> 00:14:00.790 quando è ancora possibile fare chiarezza, 00:14:00.890 --> 00:14:02.530 anziché dopo che il pagamento ha lasciato la banca. 00:14:03.250 --> 00:14:04.870 Ogni fattura deve anche trovare posto 00:14:04.870 --> 00:14:07.290 nei record finanziari automatizzati dell'azienda. 00:14:07.810 --> 00:14:09.990 Questo automatizza il lavoro delle ripartizioni contabili. 00:14:10.250 --> 00:14:12.690 Esse indicano a Dynamics RS5 come registrare il costo. 00:14:13.130 --> 00:14:15.810 I guanti di sicurezza potrebbero rientrare nei costi operativi di magazzino. 00:14:16.290 --> 00:14:19.050 Un nuovo carello elevatore potrebbe rientrare in un conto di cespiti. 00:14:19.050 --> 00:14:20.530 Un acquisto di progetto potrebbe richiedere 00:14:20.530 --> 00:14:22.150 che il costo sia registrato su quel progetto. 00:14:22.550 --> 00:14:24.850 Una fattura può persino essere suddivisa in più posizioni. 00:14:24.850 --> 00:14:28.150 Ad esempio, se due team di magazzino condividono un ordine di guanti, 00:14:28.590 --> 00:14:30.850 l'azienda può dividere il costo tra i loro dipartimenti. 00:14:31.490 --> 00:14:33.550 L'ufficio finanziario può vedere dove sono andati i soldi 00:14:33.550 --> 00:14:36.530 senza dover ricostruire la risposta in seguito da una vaga descrizione in fattura. 00:14:36.990 --> 00:14:39.110 Poiché la fattura corrisponde ai controlli necessari sono completati, 00:14:39.190 --> 00:14:40.590 può passare attraverso un processo di approvazione. 00:14:41.170 --> 00:14:43.730 La contabilizzazione della fattura registra l'importo dovuto al fornitore 00:14:43.730 --> 00:14:44.650 nella contabilità fornitore. 00:14:44.890 --> 00:14:45.810 La bolletta era una passività. 00:14:45.810 --> 00:14:48.010 I termini di pagamento aiutano a determinare a scadere. 00:14:48.330 --> 00:14:51.290 La contabilità fornitori può preparare le fatture scadute per il pagamento 00:14:51.290 --> 00:14:54.590 o una volta processato Dynamics 365 chiude il saldo del fornitore 00:14:54.590 --> 00:14:56.010 per quella fattura e per quella fattura. 00:14:56.570 --> 00:14:59.430 L'ordine è passato da una consegna prevista a un costo registrato 00:14:59.430 --> 00:15:00.770 e un pagamento completato. 00:15:01.170 --> 00:15:02.770 Ma questo percorso fa molto di più che pagare una singola. 00:15:03.030 --> 00:15:05.890 Offre all'azienda una tracciabilità utile di ogni decisione e passaggio 00:15:05.890 --> 00:15:06.770 legato a tale acquisto. 00:15:07.510 --> 00:15:10.530 5. Controllo della visibilità e decisioni migliori sui fornitori. 00:15:10.530 --> 00:15:13.430 Un registro degli acquisti connesso consente inoltre all'azienda di controllare le spese 00:15:13.430 --> 00:15:14.930 prima che un problema raggiunga l'ufficio finanziario. 00:15:15.310 --> 00:15:17.050 Le politiche di acquisto stabiliscono le regole di base. 00:15:17.590 --> 00:15:20.130 Guidano ciò che i dipendenti possano richiedere, quali fornitori usare 00:15:20.130 --> 00:15:22.870 quando un acquisto richiede approvazione prima di impegnare fondi aziendali. 00:15:23.570 --> 00:15:25.030 Pensiamo alla richiesta di attrezza turismo. 00:15:25.350 --> 00:15:28.230 L'azienda potrebbe richiedere al personale di magazzino di scegliere prodotti di sicurezza 00:15:28.230 --> 00:15:30.330 approvati mentre solo l'ultimo acquisti può scegliere un nuovo fornitore. 00:15:31.330 --> 00:15:33.770 Un piccolo ordine di sostituzione può richiedere un'approvazione. 00:15:33.970 --> 00:15:36.670 Un ordine grande per un nuovo team può richiedere il responsabile del budget 00:15:36.670 --> 00:15:39.850 e il responsabile acquisti. Le regole sono integrate nel processo. 00:15:40.150 --> 00:15:42.130 Le persone non devono cercare documenti politici, 00:15:42.470 --> 00:15:45.850 indovinare chi deve approvare qualcosa o inoltrare email in attesa di risposta. 00:15:46.770 --> 00:15:50.090 Dynamics 365 può instradare la richiesta in base al dipartimento, 00:15:50.370 --> 00:15:52.930 all'importo, al tipo di acquisto o alla politica ad esso associata. 00:15:53.510 --> 00:15:54.790 Quel percorso è chiamato flusso di lavoro. 00:15:55.370 --> 00:15:59.070 Flusso di lavoro conferisce richieste, ordini di acquisto e fattura un percorso chiaro 00:15:59.070 --> 00:16:03.110 da una persona all'altra. Ogni persona può approvare, rifiutare o inviare indietro 00:16:03.110 --> 00:16:05.530 il record per modifiche e il sistema registra l'azione. 00:16:06.670 --> 00:16:09.530 Non serve più chiedersi se un'approvazione sia avvenuta in una lunga catena di mail. 00:16:09.930 --> 00:16:11.170 Questo aiuta anche quando qualcuno è sentito. 00:16:11.550 --> 00:16:14.210 Il lavoro non scompara nella casella di posta Outlook di quella persona 00:16:14.210 --> 00:16:15.750 senza sapere dove si sia fermato. 00:16:16.830 --> 00:16:18.590 L'azienda può vedere il passaggio attuale e intervenire. 00:16:19.190 --> 00:16:22.150 Anche i fornitori possono partecipare quando l'azienda utilizza il portale fornitore. 00:16:22.490 --> 00:16:25.070 Il portale fornitore è uno spazio per visualizzare richieste di offerta, 00:16:25.150 --> 00:16:27.190 richieste di offerta, ordini di acquisto condivisi con noi. 00:16:27.430 --> 00:16:30.730 Possono rispondere a una richiesta di offerta e confermare un ordine direttamente 00:16:30.730 --> 00:16:33.110 quando l'azienda impia una richiesta di conferma. 00:16:33.570 --> 00:16:35.810 Ciò fornisce entrambe le parti lo stesso documento su cui lavorare. 00:16:36.670 --> 00:16:39.730 Se vuoi inviare un pdf, aspettare una risposta e digitarla manualmente nel sistema, 00:16:39.830 --> 00:16:42.950 il fornitore può confermare i dettagli tramite il processo connesso. 00:16:43.810 --> 00:16:46.550 L'acquirente può vedere la risposta senza dover ricostruire il record manualmente. 00:16:47.050 --> 00:16:48.970 Una volta che gli acquisti passano attraverso il sistema, 00:16:49.110 --> 00:16:52.050 l'azienda raccoglie informazioni utili senza creare altri fogli di calcolo. 00:16:52.810 --> 00:16:54.890 L'analisi della spesa risponde a una domanda semplice. 00:16:55.070 --> 00:16:55.770 Dove va il denaro? 00:16:56.650 --> 00:16:58.930 Un responsabile acquisti può rivedere la spesa per fornitore, 00:16:59.070 --> 00:17:00.970 prodotto a categorie di approvvigionamento o dipartimento. 00:17:01.530 --> 00:17:04.010 Forse l'azienda pensa di acquistare guanti da un unico fornitore, 00:17:04.010 --> 00:17:07.050 ma i record mostrano diversi team che acquistano guanti simili da fornitori differenti. 00:17:07.590 --> 00:17:10.010 Forse un dipartimento spende più del previsto per riparazioni esterne? 00:17:10.610 --> 00:17:14.110 Quei dettagli danno all'azienda un motivo per porsi domande migliori prima del prossimo acquisto. 00:17:14.570 --> 00:17:17.590 L'analisi delle prestazioni dei fornitori esame il lato della vicenda relativa al fornitore. 00:17:17.930 --> 00:17:20.410 Gli acquirenti possono confrontare i risultati di acquisto e consegna 00:17:20.410 --> 00:17:21.910 quando decidono anche affidare i futuri ordini. 00:17:22.210 --> 00:17:24.770 Un prezzo basso sulla carta potrebbe non sembrare così attraente 00:17:24.770 --> 00:17:26.630 se il fornitore consegna ripetutamente in ritardo, 00:17:26.750 --> 00:17:28.930 spedisce ordini incompleti o non rispetta i termini concordati. 00:17:28.930 --> 00:17:32.790 L'azienda può utilizzare i propri registri di acquisto quando valuta il rapporto con il fornitore. 00:17:33.070 --> 00:17:34.010 Poi c'è la pista di controllo. 00:17:34.350 --> 00:17:37.450 Una pista di controllo consente a qualcuno di tracciare un acquisto attraverso la sua intera cronologia. 00:17:37.610 --> 00:17:39.970 Si può iniziare dalla richiesta originale, vedere chi l'ha approvata, 00:17:40.170 --> 00:17:42.130 rivedere l'ordine di acquisto, controllare la ricevuta, 00:17:42.210 --> 00:17:44.370 trovare la fattura dalla fattura e vedere il pagamento che l'ha saldata. 00:17:44.510 --> 00:17:46.610 Quel registro aiuta i team finanziari di revisione, 00:17:46.670 --> 00:17:48.850 ma aiuta anche le persone comuni a rispondere a domande comuni. 00:17:49.310 --> 00:17:50.170 Perché abbiamo comprato questo? 00:17:50.450 --> 00:17:51.350 Chi ha scelto questo fornitore? 00:17:51.650 --> 00:17:52.310 La merce è arrivata. 00:17:52.730 --> 00:17:53.750 La fattura è già stata pagata? 00:17:53.750 --> 00:17:55.850 La risposta si trova nel registro di acquisto. 00:17:56.150 --> 00:17:57.690 Torniamo all'edificio dell'ufficio dall'inizio. 00:17:58.230 --> 00:18:02.010 L'ufficio acquisti, la banchina di ricezione e l'ufficio finanziario hanno compiti diversi, 00:18:02.070 --> 00:18:06.010 ma tutti guardano parti dello stesso acquisto invece di passarsi fogli sparsi tra stanze separate. 00:18:07.920 --> 00:18:11.460 Il nostro responsabile di magazzino, la nostra richiesta TMS per caschi e guanti, 00:18:11.600 --> 00:18:12.680 ora ha una cronologia completa. 00:18:13.380 --> 00:18:14.860 La richiesta ha seguito la politica aziendale. 00:18:15.380 --> 00:18:16.580 Le persone giuste l'hanno approvata. 00:18:16.960 --> 00:18:18.180 Fornitore ha fornito l'attrezzatura. 00:18:18.540 --> 00:18:20.240 Personale di magazzino ha registrato la consegna. 00:18:20.680 --> 00:18:22.700 La contabilità fornitore ha abbinato la fattura e la pagata. 00:18:22.700 --> 00:18:25.820 Una semplice distinzione mantiene chiari tutti questi elementi costitutivi. 00:18:26.560 --> 00:18:28.980 L'approvvigionamento aiuta l'azienda a scegliere da chi acquistare, 00:18:29.060 --> 00:18:32.080 mentre l'acquisizione gestisce ciò che accade dopo che l'azienda decide di acquistare. 00:18:33.500 --> 00:18:33.900 Conclusione 00:18:33.900 --> 00:18:35.800 Un registro collegato dal lead al pagamento. 00:18:36.320 --> 00:18:37.080 Ecco il quadro generale. 00:18:37.340 --> 00:18:40.020 L'acquisizione e l'approvvigionamento prendono tutti quei passaggi frammentati 00:18:40.020 --> 00:18:41.960 e li trasformano in un unico processo aziendale tracciato. 00:18:42.080 --> 00:18:43.900 Una richiesta non svanisce in una posta in arrivo. 00:18:43.960 --> 00:18:46.000 Un'approvazione non vive solo nella memoria di qualcuno. 00:18:46.220 --> 00:18:49.100 E una fattura non arriva senza un legame chiaro con la decisione che sta dietro di essa. 00:18:49.100 --> 00:18:52.700 L'azienda dispone di un unico registro collegato che segue l'acquisto fino alla fine. 00:18:53.320 --> 00:18:54.920 Questo ti dà una risposta chiara quando ne hai bisogno. 00:18:55.340 --> 00:18:56.480 Puoi vedere l'ordine come acquilente. 00:18:56.940 --> 00:18:58.140 Il magazzino vede ciò che è previsto. 00:18:58.560 --> 00:18:59.720 La finanza sa cosa deve l'azienda. 00:19:00.380 --> 00:19:02.100 E i manager vedono esattamente dove stanno le spese. 00:19:02.760 --> 00:19:05.880 L'acquisto coinvolge ancora persone, fornitori, beni, servizi e decisioni. 00:19:06.560 --> 00:19:08.240 Dynamics 365 non rimuovi queste cose. 00:19:08.620 --> 00:19:09.800 Mantieni insieme il registro di queste, 00:19:09.800 --> 00:19:12.140 così puoi acquistare con meno questioni in sospeso e meno sorprese. 00:19:12.660 --> 00:19:14.440 Iscriviti sulla tua piattaforma di podcast preferite 00:19:14.440 --> 00:19:15.900 e condividi questa chicca di conoscenza 00:19:15.900 --> 00:19:18.620 con chi sta iniziando a imparare Dynamics 365 Procurement Sourcing.