Hai effettuato la vendita, hai inviato la fattura, ma quando arriva effettivamente il denaro sul tuo conto? Cosa succede se non arriva? Benvenuti ad un altro episodio di Microsoft Knowledge Nuggets su M365FM. Sono Marco Peters. Oggi spiegheremo la contabilità clienti di Dynamics 365 in parole semplici. Alla fine di questo episodio seguirete il saldo di un cliente dalla vendita fino al pagamento e vedrete cosa fa l'azienda quando il pagamento è in ritardo. Ecco la definizione più semplice. La contabilità clienti tiene traccia del denaro dovuto dai clienti e dei pagamenti ricevuti. Immaginatela come uno schedario per il denaro all'interno della vostra azienda. Ogni cliente ha una cartella. Quella cartella contiene le loro fatture, i pagamenti, le date di scadenza e qualsiasi attività di follow up. Un foglio di calcolo può elencare queste cose, ma non può collegare in modo affidabile una nuova vendita, una scadenza concordata, un bonifico e una decisione sul credito in tutta l'azienda. Dynamics 365 Finance Buffard. Quindi partiamo dall'inizio con il conto cliente. Uno, il conto cliente, il punto di partenza per ogni fattura.

Immaginate di lavorare con un cliente chiamato Northwind Equipment. Prima che possa effettuare un ordine, Dynamics 365 ha bisogno di qualcosa in più di un numero di telefono. Ha bisogno delle regole finanziarie per fare affari con Northwind. Il conto cliente è quella cartella etichettata nel nostro schedario. Contiene tutti i dettagli che dicono a Dynamics 365 chi è il cliente, dove inviare le fatture, come paga solitamente e quanto credito l'azienda è disposta a concedere. Potrebbe sembrare una configurazione di base, ma evita molta confusione in seguito. L'esempio conto memorizza l'indirizzo di fatturazione dei clienti, spesso è diverso dall'indirizzo di consegna. L'attrezzatura potrebbe essere spedita in una fabbrica mentre le fatture vanno all'ufficio finale. Contiene anche i termini di pagamento. I termini di pagamento rispondono a una domanda semplice. Quanto tempo ha questo cliente per pagare?

Northwind potrebbe pagare 30 giorni. Un altro cliente paga in anticipo. Un cliente più grande potrebbe negoziare 60 giorni. Una volta impostati questi termini sul conto, Dynamics 365 calcola automaticamente la data di scadere. Nessuno deve cercare in una catena di mail o indovinare se il Net30 si riferisce alla data dell'ordine, alla data di consegna, alla data della fattura. Il sistema lo sa se mi dice me. Il punto è questo. Il conto cliente contiene anche il metodo di pagamento abituale. Se Northwind paga tramite bonifico bancario e un altro cliente paga con carte di credito, il team finanziario segue il processo corretto al momento del pagamento. Non devono trattare ogni cliente come un caso a sé stante. Cosa c'è il limite di credito? Un limite di credito è l'importo massimo che un'azienda è disposta a concedere a un cliente in termini di debito in un dato momento. Immaginalo come la reception di un edificio per uffici. L'ha detto la reception, verifica se qualcuno può accedere a un altro piano, non importa se il visitatore è simpatico, conta solo se le regole lo permettono.

È la stessa cosa qui. Il limite di credito offre a vendita e finanza un confine chiaro. Northwind potrebbe essere un cliente solido, ma se deve già una somma elevata, l'azienda dovrebbe riflettere prima di accettare un altro grande ordine. Dietro le quinte, Dynamics da 65, può anche utilizzare gruppi di clienti e profili di registrazione. Non lasciare che questi nomi ti spaventi. Un gruppo di clienti è solo un modo per aggruppare clienti simili. Vendita al dettaglio in gruppo, vendita all'ingrosso in un altro. Questo modo l'azienda può applicare regole condivise dove ha senso. Un profilo di registrazione è una regola contabile che indica a Dynamics da 65 quali conti finanziari devono registrare il debito all'arrivo di una fattura. Normalmente non vedrai questo lavoro come venditore o cliente, ma la finanza ne dipende perché i libri contabili devono avere ogni importo al posto giusto. Ed ecco il vero punto di forza. Il conto cliente collega il lato vendite al lato finanziario. Un venditore può creare un ordine per Northwind e il reparto finanziario non deve ricostruire quelle informazioni in seguito. Vedano il cliente, termini di pagamento, la posizione cadetizia e l'importo due. Tu si collega automaticamente. Questa è la differenza tra un elenco di contatti e un conto cliente. Un elenco di contatti ti aiuta a chiamare qualcuno. Un conto cliente registra il rapporto finanziario, incluse le regole che controllano ciò che accade quando l'azienda vende a loro. Quindi una volta che Northwind acquista qualcosa, Dynamics 365 deve trasformare quella vendita in una corretta richiesta di pagamento. Creazione della fattura, trasformare una vendita in denaro dovuto. Allora qual è la differenza tra un ordine e una fattura? Un ordine dice cosa vuole il cliente, una fattura dice cosa deve pagare. Ecco il punto. Una fattura crea un saldo aperto sul conto cliente.

Una volta registrata, la fattura viene messa formalmente e la contabilità clienti può monitorare quanto è dovuto. Ritorniamo a Northwind Equipment. Hanno ordinato 10 pezzi di attrezzatura. Il tuo team di vendita registra l'ordine, il magazzino prepara gli articoli e tu li spedisci. Ora Northwind ha l'attrezzatura. A quel punto hai bisogno di registrazione chiara di ciò che hanno acquistato, quanto costa e quando è previsto il pagamento. Quella registrazione è la fattura cliente. La maggior parte delle fatture in Dynamics 365 Finance proviene direttamente dall'ordine di vendita. Questo mantiene la fattura legata alla vendita originale. Gli articoli del cliente, i prezzi, le quantità e tutte le regole concordate sono già in archivio. Non serve che qualcuno riscriva quei dettagli in un sistema di fatturazione separato. Una volta spedita la merce o raggiunto un traguardo di servizio da fatturare, si crea la fattura dall'ordine di vendita. La tempistica esatta dipende da come opera la tua azienda. Alcune aziende fatturano alla spedizione, altre dopo il completamento di una fase di lavoro. Una società di consulenza potrebbe mettere fattura dopo aver completato una tabella. Dynamics 365 segue il processo che hai già configurato. Potresti sentire parlare di fattura basata su bollaria comune. La bolla di accompagnamento conferma ciò che ha lasciato fisicamente il magazzino ad arrivato alla fase di consegno. Quando l'azienda fattura in base a ciò che è stato effettivamente spedito, la fattura può utilizzare tali dettagli di consegna confermati.

Questo evita un problema comune. Mettiamo che un ordine sia di 10 unità ma le siano state spedite solo 8 perché due sono in attesa di scorta. Se fatturi dalla bolla di accompagnamento adebiti solo le 8 unità spedite. Non stai adebitando a Northwind tutte e 10 le unità prima che le ricevano. L'ordine rimane importante, ma la consegna confermata indica alla fatturazione e cosa includere. Tuttavia non ogni fattura inizia con un ordine di vendita. A volte è necessario fatturare un addebito a una tantum che non prevede spedizione. Magari Northwind richiede una sessione di formazione speciale. Forse c'è una commissione di servizio, un addebito di progetto, una correzione che richiede una fattura a sé. Per questi casi Dynamics 365 Finance supporta la fattura a testo libero. Testo libero non significa casuale o informale. Significa che la fattura non è collegata ad un ordine di vendita. Inserisci il cliente, l'addebito, l'importo, i dettagli fiscali se necessari e le informazioni di pagamento. Una volta contabilizzata diventa un normale importo dovuto sul conto dei clienti. Il cliente riceve comunque una fattura formale.

L'area Finance vede comunque un saldo aperto. Per il lavoro ricorrente, supponiamo che Northwind paghi una tariffa mensile per la manutenzione dell'apparecchio. Creare manualmente la stessa fattura ogni mese, una perdita di tempo, rischia di generare errori. La fatturazione di abbonamento utilizza programmi di fatturazione per gestire ripetuti. Imposti l'accordo e la tempistica di fatturazione. Poi Dynamics 365 crea le fatture a ogni scadenza. Ciò offre un metodo ripetibile per fatturare servizi ricorrenti. Il cliente riceve fatture basate sul programma concordato. La contabilizzazione è il momento che modifica lo stato della vendita. Registra l'importo sul conto cliente di Northwind come debito. Inviene oltre l'importo nei registri finanziari dell'azienda dove è visibile che una vendita è stata fatturata e il pagamento è ancora in sospeso. La fattura non è più una bozza che qualcuno può modificare facilmente, però fa parte del registro finanziario. Rendiamolo concreto. Northwind ordina attrezzature per un valore di 10.000 dollari. 8 unità vengono spedite per prime e quindi si registra una fattura per quelle 8 unità. La fattura indica l'importo, la data di scadenza e le istruzioni per il pagamento. Northwind riceve il conto e Dynamics 365 registra lo stesso importo come aperto sul suo conto. Questo record condiviso mantiene le vendite, il magazzino e l'amministrazione focalizzati sulla stessa trazione. Niente più discussioni su versioni diverse e in file diversi, ma una fattura richiede solo denaro. Il compito successivo è riconoscere il pagamento quando arriva e collegarlo al giusto saldo aperto.

2-3 ricevere e abbinare i pagamenti. Chiudere la fattura corretta. L'arrivo di un pagamento sembra sempre. Il saldo bancario aumenta, quindi il lavoro è finito, giusto? Non proprio. L'amministrazione deve ancora rispondere a due domande. Chi ha inviato il denaro e quale fattura o fattura aperta dovrebbe chiudere quel denaro? Pensiamo a Northwind che paga la fattura delle attrezzature. La banca potrebbe mostrare un pagamento con un breve riferimento, un importo, una data. Senza abbinare quel pagamento al saldo aperto di Northwind, il sistema potrebbe mostrare contanti in banca pur indicando che Northwind deve ancora pagare. Il record di incontrarsi. Dynamics 365 Finance. Gestisce diversi modi in cui i clienti possono pagare. Si possono ricevere contanti, assegni, pagamenti con carta di credito, bonifici bancari o cambiali, che sono documenti di pagamento formali usati in alcuni processi aziendali. Ogni metodo segue il proprio percorso nei registri finanziari. Un bonifico bancario può appare in un estratto cucù. Un assegno potrebbe dover essere registrato prima che la banca lo incassi. Un pagamento con carta può arrivare tramite un servizio di pagamento. Dynamics 365 offre all'amministrazione un luogo dove registrare i dettagli di pagamento sul conto cliente corretto. Quel luogo è spesso il giornale dei pagamenti dei clienti. Un giornale suona come un registro cartaceo ma in Dynamics 365 è semplicemente un posto controllato per inserire e rivedere i pagamenti prima di registrarli. L'amministrazione registra ai clienti l'importo, il metodo di pagamento, il conto bancario e qualsiasi riferimento è arrivato con il pagamento. Poi c'è una parola che spesso suona più difficile di quanto sia liquidazione. La liquidazione significa abbinare un pagamento alla fattura che salda. Northwind paga l'importo esatto della sua fattura per le attrezzature. L'amministrazione seleziona il pagamento e la fattura aperta poi li liquida insieme. Una volta registrata la fattura non appare più come non pagata. Il pagamento l'ha chiusa. Il saldo del cliente diminuisce dello stesso importo. Questo è importante perché un pagamento senza liquidazione può lasciare una fattura aperta sul conto anche se hai già ricevuto il denaro. Ciò crea report errati, solleciti inutili, chiamate imbarazzanti a clienti che hanno già pagato. A volte il pagamento non copre l'intera fattura. Forse Northwind paga solo una parte dell'importo ora e accetta di pagare il resto in seguito. Dynamics 365 può saldare l'importo ricevuto rispetto alla fattura mantenendo aperta la parte non pagata. La fattura non scompare solo perché è arrivato del denaro. Il reparto finanziario può vedere esattamente quanto è. È molto meglio che segnare una fattura come interamente pagata per errore per poi cercare di ricordare l'importo mancante in una nota e in un foglio di calcolo separato. Per molte aziende i pagamenti bancari arrivano in grandi quantità. Controllare manualmente ogni bonifico e ogni fattura aperta richiede tempo, specialmente quando i clienti pagano più fatture insieme o inseriscono un riferimento non perfettamente chiaro. Dynamics 365 dispone di un giornale di riconciliazione dei pagamenti per questo lavoro. Il team può importare le informazioni dell'estratto conto bancario e usarle per abbinare i pagamenti in entrata alle fatture clienti aperte. Riferimenti di pagamento, importi, dettagli del cliente e regole di corrispondenza aiutano il sistema a suggerire a cosa appartiene il pagamento. È comunque necessario rivedere il risultato con la parte importante.

L'automazione riduce la ricerca ma il reparto finanziario rimane responsabile di garantire che un pagamento saldi, la fattura corretta. Se un cliente invia un unico pagamento per più fatture, l'addetto può abbinare quel pagamento a tutte le fatture interessate. Se un riferimento punta al documento sbagliato, può correggerlo prima della registrazione. L'obiettivo non è eliminare il giudizio umano, ma evitare che le persone passino la giornata a cercare tra file bancari ed elenchi di fatture. Ora immagina che Northwind opere attraverso diverse società nello stesso gruppo aziendale. Un'entità legale potrebbe vendere attrezzatura mentre una società finanziaria centrale riceve i pagamenti per l'intero gruppo. Dynamics 365 supporta i pagamenti centralizzati per questa situazione. Un pagamento può essere registrato in un'entità legale per conto di un'altra. L'azienda non ha bisogno di fingere che il denaro sia arrivato prima nella società venditrice o di gestire il processo al di fuori del sistema. I registri possono mostrare dove è arrivato il pagamento o quale debito del cliente va a saldare. Ciò mantiene il lavoro finanziario condiviso più pulito, specialmente quando diverse società utilizzano un unico team di gestione della città. L'intero processo di pagamento è più della semplice registrazione del denaro in banca. Dynamics 365 collega il cliente e il pagamento della fattura finché il saldo aperto non viene chiuso o finché l'importo residuo non indica al reparto finanziario che è dovuto a un ulteriore pagamento. Questo conclude il pagamento di oggi. La domanda successiva arriva vendita a successivo. L'azienda dovrebbe permettere a un cliente di avere un debito ancora maggiore.

4. Gestione del credito. Decidere quando continuare a vendere. Quindi ricevi un pagamento, questo a zero è un vecchio saldo. Piuttosto semplice, vero? Ma ecco cosa chiede la gestione del credito prima che il prossimo ordine proceda. Quanto altro rischio è disposto a correre la tua azienda? Pensa alla reception di un hotel. Un ospite vuole arrestare un'altra notte così il personale controlla la prenotazione, lo stato del pagamento e le regole prima di consegnare una nuova chiave. È esattamente ciò che fa la gestione del credito per un ordine di vendita. Non giudica se Northwind Equipment sia un buon cliente in generale. Controlla semplicemente la sua attuale posizione finanziaria rispetto alle regole stabilite dalla tua azienda. Una di queste regole è il limite di credito. Un limite di credito è un importo massimo che un cliente può dovere in un dato momento. Quindi se Northwind ha un limite di 50.000 dollari, deve già 45.000 dollari, un nuovo ordine da 20.000 dollari chiede attenzione. Il cliente può ancora effettuare l'ordine ma la tua azienda non dovrebbe lasciare che tale decisione passi inosservata. Dynamics 365 può verificare più di un numero. Esamina le fatture aperte, da quanto tempo sono scadute il valore, del nuovo ordine di vendita e il credito ancora disponibile per quel cliente. Un cliente che paga in tempo può avere margine per ulteriore credito, mentre un altro potrebbe essere sotto il limite magari una fattura gravemente in ritardo. Si tratta di rischi diversi. Quando una regola viene attivata, Dynamics 365 può mettere l'ordine di vendita in blocco del credito, sospendendolo prima di spedire altra merce o accettare altro lavoro non pagato. Le vendite possono vedere il blocco, l'amministrazione può vederne il motivo e nessuno scopre il problema dopo che il magazzino ha già effettuato un'altra spedizione. Un blocco del credito non significa che l'ordine sia stato rifiutato per sé, significa che qualcuno deve revisionare. Forse Northwind ha inviato la prova che il pagamento ha in arrivo, o un responsabile finanziario sa che la fattura scaduta è legata a un errore di fatturazione, o il cliente ha chiesto un aumento temporaneo per un grande progetto approvato. Il personale autorizzato può sbloccare un ordine quando c'è una ragione valida. Questa parte è importante perché le regole aziendali devono lasciare spazio alla vita.

Il sistema può fermare una decisione automatica, ma i responsabili decidono cosa succede dopo e lasciano una traccia a chiara decisione. Qui che vendite e amministrazione devono operare con la stessa visione. Le vendite vogliono che il cliente continui a lavorare, specialmente quando l'ordine è importante, mentre l'amministrazione deve proteggere l'azienda da creare un saldo che potrebbe non rientrare mai. Nessuna delle parti deve vincere una discussione. Hanno solo bisogno che l'ordine, l'importo non pagato e le regole di credito siano tutti nello stesso posto. Molte persone sentono parlare di gestione del credito e pensano che significa allontanare i clienti. Non è così. Significa concordare con fini sicuri prima che un pagamento in ritardo diventi un problema molto più grande. Puoi ancora supportare i buoni clienti, approvare eccezioni e vendere con fiducia. Semplicemente smetti di aggiungere debiti senza aver prima verificato i fatti. Una volta che una fattura supera la data di scadenza, la prevenzione lascia il posto al fatto. 5. Recupero crediti e contenziosi. Sollecitare il pagamento senza perdere il cliente. Una volta superata la data di scadenza, il compito, l'azienda non decide più se concedere credito. Ha bisogno di un modo chiaro e rispettoso per chiedere il denaro già scaduto. Dynamics 305 Finance porta quel lavoro nella pagina nel recupero crediti. Pensatelo come una scrivania condivisa per i conti clienti scaduti. Invece di una persona che prende appunti via email, un'altra che traccia richiamate in un foglio di calcolo e qualcun altro che controlla le fatture in amministrazione, il team di recupero crediti vede il saldo del cliente, tutta l'attività di follow up in un unico posto. Questo cambia la conversazione. Un agente di recupero crediti lavora da elenchi di clienti creati tramite criteri di raccolta che possono trovare clienti con fatture scadute da un certo numero di giorni sopra un importo scaduto scelto che necessitano di attenzione secondo le regole di riscossione della propria azienda. Quindi il team non deve indovinare chi contattare per primo. Per ogni cliente la gente può intraprendere un'azione, inviare un promemoria, creare una lettera di sollecito o inviare un'attività per una telefonata. L'obiettivo non è inviare messaggi arrabbiati. La maggior parte dei ritardi nei pagamenti inizia con qualcosa di ordine o una fattura arrivata nella casella di posta sbagliata o un cliente che ha bisogno di una copia o il loro team di pagamento che ha mancato la data di scadenza. Un promemoria calmo può risolvere molto. A volte un cliente risponde con la promessa di pagare venerdì successivo. Dynamics 365 può registrarlo come promessa di pagamento così il team sa che esiste un impegno e può verificare se il pagamento arriva come promesso. Senza quella registrazione il prossimo agente potrebbe chiamare lo stesso cliente la mattina successiva, ignaro che qualcuno abbia già concordato una data. I contenziosi richiedono lo stesso tipo di attenzione. Un contenzioso significa che il cliente contesta tutto o parte di una fattura. Magari perché il prezzo è sbagliato, alcune merci non sono mai arrivate o la fattura si riferisce a un lavoro che non ha approvato. La risposta peggiore è lasciare che quel problema scompaia in una casella di paesi. Dynamics 365 può contrassegnare la fattura come contestata e mantenerla visibile durante il lavoro di recupero credito. Il team può tracciare lo stato e il lavoro necessario per risolverlo invece di trattare il silenzio come un motivo per continuare a inviare lo stesso promemoria. Ciò aiuta anche l'azienda a individuare problemi ricorrenti. Se diversi clienti contestano lo stesso tipo di addebito, l'amministrazione ha imparato qualcosa che va oltre un singolo ritardo di pagamento. Fatturazione, vendite, consiglio, servizio clienti potrebbero dover correggere il processo che crea controversia. Il recupero crediti utilizza anche rapporti di anzianità che ordinano gli importi non pagati in base a quanto tempo sono rimasti aperti. Potreste guardare gli importi dovuti ora per quelli scaduti da 30, 60, 90 giorni. Queste fasce temporali aiutano il team a vedere quali debiti richiedono attenzione prima che diventino conversazioni molto più. Una fattura in ritardo di due giorni non richiede sempre la stessa risposta di una rimasta insoluta per tre mesi. Il dipartimento finanziario può anche usare le previsioni di pagamento dove disponibili per stimare se le fatture aperte arriveranno in tempo, in ritardo o molto in ritardo, basandosi sui dati storici dei pagamenti del cliente. Un report di invecchiamento mostra ciò che è già accaduto, ma una previsione aiuta il team a decidere dove concentrarsi prima che il prossimo ritardo crei un problema. Ciò non sostituisce il giudizio umano.

Fornisce al team di recupero crediti un ulteriore segnale quando devono scegliere tra un lungo elenco di account. L'obiettivo è semplice, incassare denaro in modo costante e visibile, trattando il cliente come una persona e non come un numero di pratica. Ora, mettiamo l'intero percorso in un semplice esempio. Dei, una fattura, un processo connesso, il quadro generale. Vediamo cosa succede quando Northwind effettua un ordine, il tuo sistema lo elabora e, una volta raggiunto il punto di fatturazione concordato, viene emessa la fattura. L'account cliente contiene già i termini di pagamento, quindi Dynamics 365 calcola automaticamente la data di scadenza in base alle regole concordate con Northwind. L'ufficio finanziario vede l'importo in sospeso e il cliente riceve una chiara richiesta di pagamento. Questo è l'inizio del processo. Qualche settimana dopo, Northwind invia un pagamento bancario con il riferimento della fattura. L'ufficio finanziario abbina il pagamento alla fattura e lo liquido. Saldo aperto si chiude e l'account cliente mostra ora che quella parte del rapporto è completa. Nessuna verifica manuale necessaria. Ma cosa succede quando le cose vanno diversa? Se Northwind manca la scadenza, la fattura finisce al recupero crediti. Un agente invia un sollecito, Northwind risponde che parte della debito è errata e il team registra una contestazione invece di trattarla come un ritardo inspiegabile. Tutti vedono lo stesso stato e conoscono l'azione successiva perché tutto risiede in un unico posto. Ecco la differenza con Dynamics 365 Finance, nulla rimane separato. Ordini di vendita, fatture, pagamenti, controlli del credito e recupero crediti sono tutti legati allo stesso rapporto cliente, quindi non devi cercare informazioni in sistemi diversi. Ciò significa decisioni più rapide e meno errori. Il vecchio metodo disperdeva la storia tra fogli di calcolo, cartelli mail, appunti cartacei e file bancari, facendo perdere tempo a cercare la versione corretta. Dynamics 365 mantiene la storia connessa, offrendo una visione unica del cliente dall'inizio alla fine. La contabilità clienti significa sapere chi ti deve denaro, quando scade, cosa è successo finora e cosa devi fare dopo. Se manca anche solo un pezzo, un'azienda può vendere molto e avere comunque difficoltà a sapere dove sia la sua liquidità. Ecco perché questo processo interconnesso è importante.

Conclusione. Tieni sotto controllo il denaro all'interno. Una fattura dà solo inizio al processo. La tua contabilità clienti segue il denaro finché il saldo non viene chiuso o qualcuno interviene su ciò che non è pagato. Mantenere quel denaro sotto controllo è fondamentale per la salute dell'azienda. Sono Mirko Peters. Iscriviti a Microsoft Knowledge Magnets su M365FM e poi guarda l'episodio Dynamics 365 Finance sullo schermo per continuare a comprendere il quadro generale in modo semplice.