WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:02.960 Hai effettuato la vendita, hai inviato la fattura, ma quando arriva effettivamente il 00:00:02.960 --> 00:00:06.240 denaro sul tuo conto? Cosa succede se non arriva? Benvenuti ad un altro episodio di 00:00:06.240 --> 00:00:11.720 Microsoft Knowledge Nuggets su M365FM. Sono Marco Peters. Oggi spiegheremo la contabilità 00:00:11.720 --> 00:00:16.280 clienti di Dynamics 365 in parole semplici. Alla fine di questo episodio seguirete il 00:00:16.280 --> 00:00:19.640 saldo di un cliente dalla vendita fino al pagamento e vedrete cosa fa l'azienda quando 00:00:19.640 --> 00:00:24.920 il pagamento è in ritardo. Ecco la definizione più semplice. La contabilità clienti tiene 00:00:24.920 --> 00:00:29.000 traccia del denaro dovuto dai clienti e dei pagamenti ricevuti. Immaginatela come uno 00:00:29.000 --> 00:00:32.520 schedario per il denaro all'interno della vostra azienda. Ogni cliente ha una cartella. 00:00:33.200 --> 00:00:36.560 Quella cartella contiene le loro fatture, i pagamenti, le date di scadenza e qualsiasi 00:00:36.560 --> 00:00:40.100 attività di follow up. Un foglio di calcolo può elencare queste cose, ma non può collegare 00:00:40.100 --> 00:00:43.740 in modo affidabile una nuova vendita, una scadenza concordata, un bonifico e una decisione 00:00:43.740 --> 00:00:48.520 sul credito in tutta l'azienda. Dynamics 365 Finance Buffard. Quindi partiamo dall'inizio 00:00:48.520 --> 00:00:53.780 con il conto cliente. Uno, il conto cliente, il punto di partenza per ogni fattura. 00:00:55.540 --> 00:00:58.980 Immaginate di lavorare con un cliente chiamato Northwind Equipment. Prima che 00:00:58.980 --> 00:01:02.400 possa effettuare un ordine, Dynamics 365 ha bisogno di qualcosa in più di un numero 00:01:02.400 --> 00:01:06.900 di telefono. Ha bisogno delle regole finanziarie per fare affari con Northwind. Il conto cliente 00:01:06.900 --> 00:01:12.140 è quella cartella etichettata nel nostro schedario. Contiene tutti i dettagli che dicono a Dynamics 00:01:12.140 --> 00:01:16.860 365 chi è il cliente, dove inviare le fatture, come paga solitamente e quanto credito l'azienda 00:01:16.860 --> 00:01:21.320 è disposta a concedere. Potrebbe sembrare una configurazione di base, ma evita molta 00:01:21.320 --> 00:01:25.420 confusione in seguito. L'esempio conto memorizza l'indirizzo di fatturazione dei clienti, spesso 00:01:25.420 --> 00:01:29.240 è diverso dall'indirizzo di consegna. L'attrezzatura potrebbe essere spedita in una fabbrica mentre 00:01:29.240 --> 00:01:32.420 le fatture vanno all'ufficio finale. Contiene anche i termini di pagamento. I termini di 00:01:32.420 --> 00:01:35.300 pagamento rispondono a una domanda semplice. Quanto tempo ha questo cliente per pagare? 00:01:35.920 --> 00:01:39.500 Northwind potrebbe pagare 30 giorni. Un altro cliente paga in anticipo. Un cliente più 00:01:39.500 --> 00:01:43.320 grande potrebbe negoziare 60 giorni. Una volta impostati questi termini sul conto, Dynamics 00:01:43.320 --> 00:01:47.560 365 calcola automaticamente la data di scadere. Nessuno deve cercare in una catena di mail 00:01:47.560 --> 00:01:50.960 o indovinare se il Net30 si riferisce alla data dell'ordine, alla data di consegna, alla data 00:01:50.960 --> 00:01:54.760 della fattura. Il sistema lo sa se mi dice me. Il punto è questo. Il conto cliente contiene 00:01:54.760 --> 00:01:58.360 anche il metodo di pagamento abituale. Se Northwind paga tramite bonifico bancario e un altro 00:01:58.360 --> 00:02:01.760 cliente paga con carte di credito, il team finanziario segue il processo corretto al momento 00:02:01.760 --> 00:02:04.460 del pagamento. Non devono trattare ogni cliente come un caso a sé stante. 00:02:04.840 --> 00:02:07.920 Cosa c'è il limite di credito? Un limite di credito è l'importo massimo che un'azienda 00:02:07.920 --> 00:02:11.000 è disposta a concedere a un cliente in termini di debito in un dato momento. Immaginalo come 00:02:11.000 --> 00:02:15.080 la reception di un edificio per uffici. L'ha detto la reception, verifica se qualcuno può accedere 00:02:15.080 --> 00:02:18.980 a un altro piano, non importa se il visitatore è simpatico, conta solo se le regole lo permettono. 00:02:19.040 --> 00:02:22.380 È la stessa cosa qui. Il limite di credito offre a vendita e finanza un confine chiaro. 00:02:23.000 --> 00:02:26.160 Northwind potrebbe essere un cliente solido, ma se deve già una somma elevata, l'azienda 00:02:26.160 --> 00:02:29.900 dovrebbe riflettere prima di accettare un altro grande ordine. Dietro le quinte, Dynamics 00:02:29.900 --> 00:02:33.880 da 65, può anche utilizzare gruppi di clienti e profili di registrazione. Non lasciare che questi 00:02:33.880 --> 00:02:38.000 nomi ti spaventi. Un gruppo di clienti è solo un modo per aggruppare clienti simili. Vendita 00:02:38.000 --> 00:02:41.360 al dettaglio in gruppo, vendita all'ingrosso in un altro. Questo modo l'azienda può applicare 00:02:41.360 --> 00:02:45.300 regole condivise dove ha senso. Un profilo di registrazione è una regola contabile che 00:02:45.300 --> 00:02:48.880 indica a Dynamics da 65 quali conti finanziari devono registrare il debito all'arrivo di 00:02:48.880 --> 00:02:53.700 una fattura. Normalmente non vedrai questo lavoro come venditore o cliente, ma la finanza 00:02:53.700 --> 00:02:57.140 ne dipende perché i libri contabili devono avere ogni importo al posto giusto. Ed ecco 00:02:57.140 --> 00:03:02.140 il vero punto di forza. Il conto cliente collega il lato vendite al lato finanziario. Un venditore 00:03:02.140 --> 00:03:06.020 può creare un ordine per Northwind e il reparto finanziario non deve ricostruire quelle informazioni 00:03:06.020 --> 00:03:10.160 in seguito. Vedano il cliente, termini di pagamento, la posizione cadetizia e l'importo due. Tu si collega 00:03:10.160 --> 00:03:14.200 automaticamente. Questa è la differenza tra un elenco di contatti e un conto cliente. Un elenco 00:03:14.200 --> 00:03:17.760 di contatti ti aiuta a chiamare qualcuno. Un conto cliente registra il rapporto finanziario, 00:03:18.280 --> 00:03:21.820 incluse le regole che controllano ciò che accade quando l'azienda vende a loro. Quindi una volta 00:03:21.820 --> 00:03:25.420 che Northwind acquista qualcosa, Dynamics 365 deve trasformare quella vendita in una corretta 00:03:25.420 --> 00:03:32.630 richiesta di pagamento. Creazione della fattura, trasformare una vendita in denaro dovuto. Allora 00:03:32.630 --> 00:03:36.650 qual è la differenza tra un ordine e una fattura? Un ordine dice cosa vuole il cliente, una fattura 00:03:36.650 --> 00:03:41.350 dice cosa deve pagare. Ecco il punto. Una fattura crea un saldo aperto sul conto cliente. 00:03:41.950 --> 00:03:45.230 Una volta registrata, la fattura viene messa formalmente e la contabilità clienti può 00:03:45.230 --> 00:03:49.370 monitorare quanto è dovuto. Ritorniamo a Northwind Equipment. Hanno ordinato 10 pezzi 00:03:49.370 --> 00:03:52.350 di attrezzatura. Il tuo team di vendita registra l'ordine, il magazzino prepara gli articoli 00:03:52.350 --> 00:03:56.630 e tu li spedisci. Ora Northwind ha l'attrezzatura. A quel punto hai bisogno di registrazione chiara 00:03:56.630 --> 00:04:00.210 di ciò che hanno acquistato, quanto costa e quando è previsto il pagamento. Quella registrazione 00:04:00.210 --> 00:04:04.110 è la fattura cliente. La maggior parte delle fatture in Dynamics 365 Finance proviene direttamente 00:04:04.110 --> 00:04:08.170 dall'ordine di vendita. Questo mantiene la fattura legata alla vendita originale. Gli articoli 00:04:08.170 --> 00:04:11.610 del cliente, i prezzi, le quantità e tutte le regole concordate sono già in archivio. 00:04:12.150 --> 00:04:15.950 Non serve che qualcuno riscriva quei dettagli in un sistema di fatturazione separato. Una 00:04:15.950 --> 00:04:19.970 volta spedita la merce o raggiunto un traguardo di servizio da fatturare, si crea la fattura 00:04:19.970 --> 00:04:23.970 dall'ordine di vendita. La tempistica esatta dipende da come opera la tua azienda. Alcune 00:04:23.970 --> 00:04:27.150 aziende fatturano alla spedizione, altre dopo il completamento di una fase di lavoro. Una 00:04:27.150 --> 00:04:30.890 società di consulenza potrebbe mettere fattura dopo aver completato una tabella. Dynamics 00:04:30.890 --> 00:04:35.530 365 segue il processo che hai già configurato. Potresti sentire parlare di fattura basata 00:04:35.530 --> 00:04:38.870 su bollaria comune. La bolla di accompagnamento conferma ciò che ha lasciato fisicamente 00:04:38.870 --> 00:04:42.090 il magazzino ad arrivato alla fase di consegno. Quando l'azienda fattura in base a ciò che 00:04:42.090 --> 00:04:45.890 è stato effettivamente spedito, la fattura può utilizzare tali dettagli di consegna confermati. 00:04:46.350 --> 00:04:49.710 Questo evita un problema comune. Mettiamo che un ordine sia di 10 unità ma le siano state 00:04:49.710 --> 00:04:53.350 spedite solo 8 perché due sono in attesa di scorta. Se fatturi dalla bolla di accompagnamento 00:04:53.350 --> 00:04:57.170 adebiti solo le 8 unità spedite. Non stai adebitando a Northwind tutte e 10 le unità 00:04:57.170 --> 00:05:01.230 prima che le ricevano. L'ordine rimane importante, ma la consegna confermata indica alla 00:05:01.230 --> 00:05:05.250 fatturazione e cosa includere. Tuttavia non ogni fattura inizia con un ordine di vendita. A volte 00:05:05.250 --> 00:05:08.810 è necessario fatturare un addebito a una tantum che non prevede spedizione. Magari Northwind 00:05:08.810 --> 00:05:12.230 richiede una sessione di formazione speciale. Forse c'è una commissione di servizio, un addebito 00:05:12.230 --> 00:05:16.930 di progetto, una correzione che richiede una fattura a sé. Per questi casi Dynamics 365 Finance 00:05:16.930 --> 00:05:21.490 supporta la fattura a testo libero. Testo libero non significa casuale o informale. Significa che la 00:05:21.490 --> 00:05:25.350 fattura non è collegata ad un ordine di vendita. Inserisci il cliente, l'addebito, l'importo, i dettagli 00:05:25.350 --> 00:05:29.230 fiscali se necessari e le informazioni di pagamento. Una volta contabilizzata diventa un 00:05:29.230 --> 00:05:32.590 normale importo dovuto sul conto dei clienti. Il cliente riceve comunque una fattura formale. 00:05:32.910 --> 00:05:36.370 L'area Finance vede comunque un saldo aperto. Per il lavoro ricorrente, supponiamo che 00:05:36.370 --> 00:05:39.610 Northwind paghi una tariffa mensile per la manutenzione dell'apparecchio. Creare manualmente 00:05:39.610 --> 00:05:43.690 la stessa fattura ogni mese, una perdita di tempo, rischia di generare errori. La fatturazione 00:05:43.690 --> 00:05:47.790 di abbonamento utilizza programmi di fatturazione per gestire ripetuti. Imposti l'accordo e la 00:05:47.790 --> 00:05:54.150 tempistica di fatturazione. Poi Dynamics 365 crea le fatture a ogni scadenza. Ciò offre un metodo 00:05:54.150 --> 00:05:57.930 ripetibile per fatturare servizi ricorrenti. Il cliente riceve fatture basate sul programma 00:05:57.930 --> 00:06:02.470 concordato. La contabilizzazione è il momento che modifica lo stato della vendita. Registra 00:06:02.470 --> 00:06:06.530 l'importo sul conto cliente di Northwind come debito. Inviene oltre l'importo nei registri 00:06:06.530 --> 00:06:10.470 finanziari dell'azienda dove è visibile che una vendita è stata fatturata e il pagamento è ancora 00:06:10.470 --> 00:06:14.910 in sospeso. La fattura non è più una bozza che qualcuno può modificare facilmente, però fa parte 00:06:14.910 --> 00:06:19.530 del registro finanziario. Rendiamolo concreto. Northwind ordina attrezzature per un valore di 10.000 00:06:19.530 --> 00:06:23.570 dollari. 8 unità vengono spedite per prime e quindi si registra una fattura per quelle 8 unità. La fattura 00:06:23.570 --> 00:06:27.750 indica l'importo, la data di scadenza e le istruzioni per il pagamento. Northwind riceve il conto 00:06:27.750 --> 00:06:32.830 e Dynamics 365 registra lo stesso importo come aperto sul suo conto. Questo record condiviso 00:06:32.830 --> 00:06:36.790 mantiene le vendite, il magazzino e l'amministrazione focalizzati sulla stessa trazione. Niente più 00:06:36.790 --> 00:06:41.110 discussioni su versioni diverse e in file diversi, ma una fattura richiede solo denaro. Il compito 00:06:41.110 --> 00:06:44.150 successivo è riconoscere il pagamento quando arriva e collegarlo al giusto saldo aperto. 00:06:44.710 --> 00:06:48.930 2-3 ricevere e abbinare i pagamenti. Chiudere la fattura corretta. L'arrivo di un pagamento 00:06:48.930 --> 00:06:53.830 sembra sempre. Il saldo bancario aumenta, quindi il lavoro è finito, giusto? Non proprio. L'amministrazione 00:06:53.830 --> 00:06:57.530 deve ancora rispondere a due domande. Chi ha inviato il denaro e quale fattura o fattura 00:06:57.530 --> 00:07:01.430 aperta dovrebbe chiudere quel denaro? Pensiamo a Northwind che paga la fattura delle attrezzature. 00:07:01.850 --> 00:07:05.910 La banca potrebbe mostrare un pagamento con un breve riferimento, un importo, una data. Senza 00:07:05.910 --> 00:07:09.590 abbinare quel pagamento al saldo aperto di Northwind, il sistema potrebbe mostrare contanti 00:07:09.590 --> 00:07:12.830 in banca pur indicando che Northwind deve ancora pagare. Il record di incontrarsi. 00:07:13.510 --> 00:07:19.010 Dynamics 365 Finance. Gestisce diversi modi in cui i clienti possono pagare. Si possono ricevere 00:07:19.010 --> 00:07:22.870 contanti, assegni, pagamenti con carta di credito, bonifici bancari o cambiali, che sono documenti 00:07:22.870 --> 00:07:26.490 di pagamento formali usati in alcuni processi aziendali. Ogni metodo segue il proprio 00:07:26.490 --> 00:07:30.690 percorso nei registri finanziari. Un bonifico bancario può appare in un estratto cucù. Un 00:07:30.690 --> 00:07:33.770 assegno potrebbe dover essere registrato prima che la banca lo incassi. Un pagamento con 00:07:33.770 --> 00:07:37.650 carta può arrivare tramite un servizio di pagamento. Dynamics 365 offre all'amministrazione 00:07:37.650 --> 00:07:40.830 un luogo dove registrare i dettagli di pagamento sul conto cliente corretto. Quel luogo è 00:07:40.830 --> 00:07:44.210 spesso il giornale dei pagamenti dei clienti. Un giornale suona come un registro cartaceo 00:07:44.210 --> 00:07:48.010 ma in Dynamics 365 è semplicemente un posto controllato per inserire e rivedere i pagamenti 00:07:48.010 --> 00:07:52.270 prima di registrarli. L'amministrazione registra ai clienti l'importo, il metodo di pagamento, 00:07:52.270 --> 00:07:55.970 il conto bancario e qualsiasi riferimento è arrivato con il pagamento. Poi c'è una parola 00:07:55.970 --> 00:08:00.050 che spesso suona più difficile di quanto sia liquidazione. La liquidazione significa abbinare 00:08:00.050 --> 00:08:04.030 un pagamento alla fattura che salda. Northwind paga l'importo esatto della sua fattura per le 00:08:04.030 --> 00:08:07.430 attrezzature. L'amministrazione seleziona il pagamento e la fattura aperta poi li liquida 00:08:07.430 --> 00:08:11.570 insieme. Una volta registrata la fattura non appare più come non pagata. Il pagamento 00:08:11.570 --> 00:08:15.850 l'ha chiusa. Il saldo del cliente diminuisce dello stesso importo. Questo è importante perché 00:08:15.850 --> 00:08:19.710 un pagamento senza liquidazione può lasciare una fattura aperta sul conto anche se hai già 00:08:19.710 --> 00:08:24.450 ricevuto il denaro. Ciò crea report errati, solleciti inutili, chiamate imbarazzanti a clienti 00:08:24.450 --> 00:08:29.110 che hanno già pagato. A volte il pagamento non copre l'intera fattura. Forse Northwind paga solo 00:08:29.110 --> 00:08:33.230 una parte dell'importo ora e accetta di pagare il resto in seguito. Dynamics 365 può saldare 00:08:33.230 --> 00:08:37.450 l'importo ricevuto rispetto alla fattura mantenendo aperta la parte non pagata. La fattura non scompare 00:08:37.450 --> 00:08:41.330 solo perché è arrivato del denaro. Il reparto finanziario può vedere esattamente quanto è. È molto 00:08:41.330 --> 00:08:45.090 meglio che segnare una fattura come interamente pagata per errore per poi cercare di ricordare 00:08:45.090 --> 00:08:48.590 l'importo mancante in una nota e in un foglio di calcolo separato. Per molte aziende i pagamenti 00:08:48.590 --> 00:08:52.930 bancari arrivano in grandi quantità. Controllare manualmente ogni bonifico e ogni fattura aperta 00:08:52.930 --> 00:08:56.470 richiede tempo, specialmente quando i clienti pagano più fatture insieme o inseriscono un 00:08:56.470 --> 00:09:01.890 riferimento non perfettamente chiaro. Dynamics 365 dispone di un giornale di riconciliazione dei 00:09:01.890 --> 00:09:05.690 pagamenti per questo lavoro. Il team può importare le informazioni dell'estratto conto bancario e 00:09:05.690 --> 00:09:10.270 usarle per abbinare i pagamenti in entrata alle fatture clienti aperte. Riferimenti di pagamento, 00:09:10.390 --> 00:09:14.010 importi, dettagli del cliente e regole di corrispondenza aiutano il sistema a suggerire a cosa 00:09:14.010 --> 00:09:17.570 appartiene il pagamento. È comunque necessario rivedere il risultato con la parte importante. 00:09:17.570 --> 00:09:21.650 L'automazione riduce la ricerca ma il reparto finanziario rimane responsabile di garantire 00:09:21.650 --> 00:09:26.190 che un pagamento saldi, la fattura corretta. Se un cliente invia un unico pagamento per più 00:09:26.190 --> 00:09:30.350 fatture, l'addetto può abbinare quel pagamento a tutte le fatture interessate. Se un riferimento 00:09:30.350 --> 00:09:34.270 punta al documento sbagliato, può correggerlo prima della registrazione. L'obiettivo non è eliminare 00:09:34.270 --> 00:09:37.890 il giudizio umano, ma evitare che le persone passino la giornata a cercare tra file bancari 00:09:37.890 --> 00:09:42.430 ed elenchi di fatture. Ora immagina che Northwind opere attraverso diverse società nello stesso 00:09:42.430 --> 00:09:46.450 gruppo aziendale. Un'entità legale potrebbe vendere attrezzatura mentre una società finanziaria 00:09:46.450 --> 00:09:51.470 centrale riceve i pagamenti per l'intero gruppo. Dynamics 365 supporta i pagamenti centralizzati 00:09:51.470 --> 00:09:55.030 per questa situazione. Un pagamento può essere registrato in un'entità legale per conto 00:09:55.030 --> 00:09:58.530 di un'altra. L'azienda non ha bisogno di fingere che il denaro sia arrivato prima nella 00:09:58.530 --> 00:10:02.290 società venditrice o di gestire il processo al di fuori del sistema. I registri possono 00:10:02.290 --> 00:10:05.730 mostrare dove è arrivato il pagamento o quale debito del cliente va a saldare. Ciò 00:10:05.730 --> 00:10:08.970 mantiene il lavoro finanziario condiviso più pulito, specialmente quando diverse società 00:10:08.970 --> 00:10:11.990 utilizzano un unico team di gestione della città. L'intero processo di pagamento è più 00:10:11.990 --> 00:10:16.130 della semplice registrazione del denaro in banca. Dynamics 365 collega il cliente e il 00:10:16.130 --> 00:10:18.970 pagamento della fattura finché il saldo aperto non viene chiuso o finché l'importo 00:10:18.970 --> 00:10:22.510 residuo non indica al reparto finanziario che è dovuto a un ulteriore pagamento. Questo 00:10:22.510 --> 00:10:26.550 conclude il pagamento di oggi. La domanda successiva arriva vendita a successivo. L'azienda dovrebbe 00:10:26.550 --> 00:10:28.210 permettere a un cliente di avere un debito ancora maggiore. 00:10:29.830 --> 00:10:34.630 4. Gestione del credito. Decidere quando continuare a vendere. Quindi ricevi un pagamento, 00:10:34.750 --> 00:10:38.690 questo a zero è un vecchio saldo. Piuttosto semplice, vero? Ma ecco cosa chiede la gestione 00:10:38.690 --> 00:10:42.190 del credito prima che il prossimo ordine proceda. Quanto altro rischio è disposto a correre 00:10:42.190 --> 00:10:46.030 la tua azienda? Pensa alla reception di un hotel. Un ospite vuole arrestare un'altra 00:10:46.030 --> 00:10:49.590 notte così il personale controlla la prenotazione, lo stato del pagamento e le regole prima di 00:10:49.590 --> 00:10:52.670 consegnare una nuova chiave. È esattamente ciò che fa la gestione del credito per un 00:10:52.670 --> 00:10:56.690 ordine di vendita. Non giudica se Northwind Equipment sia un buon cliente in generale. 00:10:57.430 --> 00:11:00.490 Controlla semplicemente la sua attuale posizione finanziaria rispetto alle regole stabilite 00:11:00.490 --> 00:11:03.990 dalla tua azienda. Una di queste regole è il limite di credito. Un limite di credito è 00:11:03.990 --> 00:11:07.850 un importo massimo che un cliente può dovere in un dato momento. Quindi se Northwind ha un limite 00:11:07.850 --> 00:11:12.090 di 50.000 dollari, deve già 45.000 dollari, un nuovo ordine da 20.000 dollari chiede 00:11:12.090 --> 00:11:15.730 attenzione. Il cliente può ancora effettuare l'ordine ma la tua azienda non dovrebbe lasciare 00:11:15.730 --> 00:11:20.330 che tale decisione passi inosservata. Dynamics 365 può verificare più di un numero. Esamina 00:11:20.330 --> 00:11:24.170 le fatture aperte, da quanto tempo sono scadute il valore, del nuovo ordine di vendita e il 00:11:24.170 --> 00:11:28.330 credito ancora disponibile per quel cliente. Un cliente che paga in tempo può avere margine 00:11:28.330 --> 00:11:31.510 per ulteriore credito, mentre un altro potrebbe essere sotto il limite magari una fattura 00:11:31.510 --> 00:11:36.030 gravemente in ritardo. Si tratta di rischi diversi. Quando una regola viene attivata, Dynamics 00:11:36.030 --> 00:11:39.750 365 può mettere l'ordine di vendita in blocco del credito, sospendendolo prima di spedire 00:11:39.750 --> 00:11:44.310 altra merce o accettare altro lavoro non pagato. Le vendite possono vedere il blocco, l'amministrazione 00:11:44.310 --> 00:11:47.570 può vederne il motivo e nessuno scopre il problema dopo che il magazzino ha già effettuato 00:11:47.570 --> 00:11:51.310 un'altra spedizione. Un blocco del credito non significa che l'ordine sia stato rifiutato 00:11:51.310 --> 00:11:55.230 per sé, significa che qualcuno deve revisionare. Forse Northwind ha inviato la prova che il 00:11:55.230 --> 00:11:58.970 pagamento ha in arrivo, o un responsabile finanziario sa che la fattura scaduta è legata 00:11:58.970 --> 00:12:02.190 a un errore di fatturazione, o il cliente ha chiesto un aumento temporaneo per un grande 00:12:02.190 --> 00:12:06.210 progetto approvato. Il personale autorizzato può sbloccare un ordine quando c'è una ragione 00:12:06.210 --> 00:12:09.610 valida. Questa parte è importante perché le regole aziendali devono lasciare spazio alla vita. 00:12:10.050 --> 00:12:13.930 Il sistema può fermare una decisione automatica, ma i responsabili decidono cosa succede dopo 00:12:13.930 --> 00:12:17.570 e lasciano una traccia a chiara decisione. Qui che vendite e amministrazione devono operare 00:12:17.570 --> 00:12:20.890 con la stessa visione. Le vendite vogliono che il cliente continui a lavorare, specialmente 00:12:20.890 --> 00:12:24.290 quando l'ordine è importante, mentre l'amministrazione deve proteggere l'azienda da creare un saldo 00:12:24.290 --> 00:12:27.790 che potrebbe non rientrare mai. Nessuna delle parti deve vincere una discussione. Hanno 00:12:27.790 --> 00:12:31.330 solo bisogno che l'ordine, l'importo non pagato e le regole di credito siano tutti nello stesso 00:12:31.330 --> 00:12:34.990 posto. Molte persone sentono parlare di gestione del credito e pensano che significa 00:12:34.990 --> 00:12:39.090 allontanare i clienti. Non è così. Significa concordare con fini sicuri prima che un pagamento 00:12:39.090 --> 00:12:42.170 in ritardo diventi un problema molto più grande. Puoi ancora supportare i buoni clienti, 00:12:42.410 --> 00:12:46.350 approvare eccezioni e vendere con fiducia. Semplicemente smetti di aggiungere debiti 00:12:46.350 --> 00:12:49.710 senza aver prima verificato i fatti. Una volta che una fattura supera la data di scadenza, 00:12:49.770 --> 00:12:54.370 la prevenzione lascia il posto al fatto. 5. Recupero crediti e contenziosi. Sollecitare 00:12:54.370 --> 00:12:58.570 il pagamento senza perdere il cliente. Una volta superata la data di scadenza, il compito, 00:12:58.950 --> 00:13:03.030 l'azienda non decide più se concedere credito. Ha bisogno di un modo chiaro e rispettoso per 00:13:03.030 --> 00:13:07.370 chiedere il denaro già scaduto. Dynamics 305 Finance porta quel lavoro nella pagina 00:13:07.370 --> 00:13:11.730 nel recupero crediti. Pensatelo come una scrivania condivisa per i conti clienti scaduti. Invece di 00:13:11.730 --> 00:13:15.250 una persona che prende appunti via email, un'altra che traccia richiamate in un foglio di calcolo e 00:13:15.250 --> 00:13:18.490 qualcun altro che controlla le fatture in amministrazione, il team di recupero crediti 00:13:18.490 --> 00:13:22.610 vede il saldo del cliente, tutta l'attività di follow up in un unico posto. Questo cambia la 00:13:22.610 --> 00:13:27.590 conversazione. Un agente di recupero crediti lavora da elenchi di clienti creati tramite criteri di 00:13:27.590 --> 00:13:31.090 raccolta che possono trovare clienti con fatture scadute da un certo numero di giorni sopra un 00:13:31.090 --> 00:13:34.830 importo scaduto scelto che necessitano di attenzione secondo le regole di riscossione della 00:13:34.830 --> 00:13:40.190 propria azienda. Quindi il team non deve indovinare chi contattare per primo. Per ogni 00:13:40.190 --> 00:13:43.890 cliente la gente può intraprendere un'azione, inviare un promemoria, creare una lettera di 00:13:43.890 --> 00:13:49.330 sollecito o inviare un'attività per una telefonata. L'obiettivo non è inviare messaggi arrabbiati. La 00:13:49.330 --> 00:13:53.150 maggior parte dei ritardi nei pagamenti inizia con qualcosa di ordine o una fattura arrivata nella 00:13:53.150 --> 00:13:56.290 casella di posta sbagliata o un cliente che ha bisogno di una copia o il loro team di pagamento 00:13:56.290 --> 00:14:00.630 che ha mancato la data di scadenza. Un promemoria calmo può risolvere molto. A volte un cliente risponde con la 00:14:00.630 --> 00:14:05.690 promessa di pagare venerdì successivo. Dynamics 365 può registrarlo come promessa di pagamento così 00:14:05.690 --> 00:14:10.250 il team sa che esiste un impegno e può verificare se il pagamento arriva come promesso. Senza quella 00:14:10.250 --> 00:14:14.130 registrazione il prossimo agente potrebbe chiamare lo stesso cliente la mattina successiva, ignaro che 00:14:14.130 --> 00:14:17.710 qualcuno abbia già concordato una data. I contenziosi richiedono lo stesso tipo di attenzione. Un 00:14:17.710 --> 00:14:22.450 contenzioso significa che il cliente contesta tutto o parte di una fattura. Magari perché il prezzo è 00:14:22.450 --> 00:14:28.310 sbagliato, alcune merci non sono mai arrivate o la fattura si riferisce a un lavoro che non ha approvato. La 00:14:28.310 --> 00:14:32.110 risposta peggiore è lasciare che quel problema scompaia in una casella di paesi. Dynamics 365 può 00:14:32.110 --> 00:14:35.330 contrassegnare la fattura come contestata e mantenerla visibile durante il lavoro di recupero 00:14:35.330 --> 00:14:39.130 credito. Il team può tracciare lo stato e il lavoro necessario per risolverlo invece di trattare il 00:14:39.130 --> 00:14:43.230 silenzio come un motivo per continuare a inviare lo stesso promemoria. Ciò aiuta anche l'azienda a 00:14:43.230 --> 00:14:47.410 individuare problemi ricorrenti. Se diversi clienti contestano lo stesso tipo di addebito, 00:14:47.770 --> 00:14:51.410 l'amministrazione ha imparato qualcosa che va oltre un singolo ritardo di pagamento. Fatturazione, 00:14:51.610 --> 00:14:54.870 vendite, consiglio, servizio clienti potrebbero dover correggere il processo che crea 00:14:54.870 --> 00:14:58.790 controversia. Il recupero crediti utilizza anche rapporti di anzianità che ordinano gli importi 00:14:58.790 --> 00:15:02.110 non pagati in base a quanto tempo sono rimasti aperti. Potreste guardare gli importi dovuti 00:15:02.110 --> 00:15:06.570 ora per quelli scaduti da 30, 60, 90 giorni. Queste fasce temporali aiutano il team a vedere 00:15:06.570 --> 00:15:10.230 quali debiti richiedono attenzione prima che diventino conversazioni molto più. Una fattura 00:15:10.230 --> 00:15:14.110 in ritardo di due giorni non richiede sempre la stessa risposta di una rimasta insoluta per tre 00:15:14.110 --> 00:15:18.870 mesi. Il dipartimento finanziario può anche usare le previsioni di pagamento dove disponibili 00:15:18.870 --> 00:15:22.550 per stimare se le fatture aperte arriveranno in tempo, in ritardo o molto in ritardo, 00:15:22.550 --> 00:15:27.450 basandosi sui dati storici dei pagamenti del cliente. Un report di invecchiamento mostra 00:15:27.450 --> 00:15:31.070 ciò che è già accaduto, ma una previsione aiuta il team a decidere dove concentrarsi 00:15:31.070 --> 00:15:34.570 prima che il prossimo ritardo crei un problema. Ciò non sostituisce il giudizio umano. 00:15:36.010 --> 00:15:39.350 Fornisce al team di recupero crediti un ulteriore segnale quando devono scegliere tra un lungo 00:15:39.350 --> 00:15:44.210 elenco di account. L'obiettivo è semplice, incassare denaro in modo costante e visibile, trattando 00:15:44.210 --> 00:15:48.870 il cliente come una persona e non come un numero di pratica. Ora, mettiamo l'intero percorso 00:15:48.870 --> 00:15:53.950 in un semplice esempio. Dei, una fattura, un processo connesso, il quadro generale. 00:15:55.570 --> 00:15:59.590 Vediamo cosa succede quando Northwind effettua un ordine, il tuo sistema lo elabora e, una volta 00:15:59.590 --> 00:16:03.950 raggiunto il punto di fatturazione concordato, viene emessa la fattura. L'account cliente 00:16:03.950 --> 00:16:08.190 contiene già i termini di pagamento, quindi Dynamics 365 calcola automaticamente la data 00:16:08.190 --> 00:16:12.490 di scadenza in base alle regole concordate con Northwind. L'ufficio finanziario vede l'importo 00:16:12.490 --> 00:16:15.910 in sospeso e il cliente riceve una chiara richiesta di pagamento. Questo è l'inizio del processo. 00:16:15.910 --> 00:16:19.450 Qualche settimana dopo, Northwind invia un pagamento bancario con il riferimento della 00:16:19.450 --> 00:16:23.530 fattura. L'ufficio finanziario abbina il pagamento alla fattura e lo liquido. Saldo aperto si chiude 00:16:23.530 --> 00:16:27.930 e l'account cliente mostra ora che quella parte del rapporto è completa. Nessuna verifica 00:16:27.930 --> 00:16:32.030 manuale necessaria. Ma cosa succede quando le cose vanno diversa? Se Northwind manca la scadenza, 00:16:32.110 --> 00:16:36.350 la fattura finisce al recupero crediti. Un agente invia un sollecito, Northwind risponde 00:16:36.350 --> 00:16:40.110 che parte della debito è errata e il team registra una contestazione invece di trattarla 00:16:40.110 --> 00:16:44.170 come un ritardo inspiegabile. Tutti vedono lo stesso stato e conoscono l'azione successiva 00:16:44.170 --> 00:16:49.170 perché tutto risiede in un unico posto. Ecco la differenza con Dynamics 365 Finance, 00:16:49.290 --> 00:16:54.050 nulla rimane separato. Ordini di vendita, fatture, pagamenti, controlli del credito e recupero 00:16:54.050 --> 00:16:57.450 crediti sono tutti legati allo stesso rapporto cliente, quindi non devi cercare informazioni 00:16:57.450 --> 00:17:02.670 in sistemi diversi. Ciò significa decisioni più rapide e meno errori. Il vecchio metodo 00:17:02.670 --> 00:17:07.130 disperdeva la storia tra fogli di calcolo, cartelli mail, appunti cartacei e file bancari, 00:17:07.570 --> 00:17:12.710 facendo perdere tempo a cercare la versione corretta. Dynamics 365 mantiene la storia connessa, 00:17:12.710 --> 00:17:16.590 offrendo una visione unica del cliente dall'inizio alla fine. La contabilità clienti significa 00:17:16.590 --> 00:17:20.770 sapere chi ti deve denaro, quando scade, cosa è successo finora e cosa devi fare dopo. Se 00:17:20.770 --> 00:17:23.550 manca anche solo un pezzo, un'azienda può vendere molto e avere comunque difficoltà 00:17:23.550 --> 00:17:26.350 a sapere dove sia la sua liquidità. Ecco perché questo processo interconnesso è importante. 00:17:27.470 --> 00:17:32.210 Conclusione. Tieni sotto controllo il denaro all'interno. Una fattura dà solo inizio al 00:17:32.210 --> 00:17:36.030 processo. La tua contabilità clienti segue il denaro finché il saldo non viene chiuso 00:17:36.030 --> 00:17:41.350 o qualcuno interviene su ciò che non è pagato. Mantenere quel denaro sotto controllo è fondamentale 00:17:41.350 --> 00:17:45.270 per la salute dell'azienda. Sono Mirko Peters. Iscriviti a Microsoft Knowledge Magnets 00:17:45.270 --> 00:17:50.330 su M365FM e poi guarda l'episodio Dynamics 365 Finance sullo schermo per continuare a comprendere 00:17:50.330 --> 00:17:51.490 il quadro generale in modo semplice.