それでは1月にライブでお会いしましょう m365fmでお届けするマイクロソフトナレッジナゲット今回もようこそ ホストを務めるミルコピーターズです 今日のトピックは経理部門の方なら必ず耳にしたことがあるはず のコパイロット4ダイナミクス365フィナンス&オペレーションズです しかし多くの人はコパイロットと聞くと質問に答えたりメール を書いたりするチャットボットを想像するのではないでしょうか では火曜の朝の経理チームのために実際に何をしてくれるのでしょうか 今日はその辺りを専門用語を使わずに分かりやすく解説します これは経理担当者にとって変わるロボットではありません 使い慣れたerpメールスプレッドシートといったツールの中に常駐する ヘルパーなのですこのエピソードを聞き終える頃 にはコパイロットがd365fmで何を行いどこで最も力を発揮し何を もたらすのかが明確に分かっているはずです 最も速攻性の高い価値をもたらすユースケースから順に主要な活用 例を見ていきましょうそれではコーヒーを片手に早速本題 に入りましょうコパイロットが解決する課題 とは20年前経理の仕事といえばerpにログインしデータをexcelに エクスポートして加工しコメントを書きメールを送るという作業 を毎月繰り返すことでしたデータはそこにあるのにその追跡 と整理にほとんどの時間を費やしていたのです それこそがコパイロットが解決する真の課題です 経理チームに情報が足りないわけではありません 10分過ぎるほどあります問題なのはそのアクセス方法 とそれに基づくアクションの摩擦です 顧客レコードを開きエイジング画面を確認し支払い履歴を見て さらにアウトルックに切り替えてメールを書く その一つ一つのステップが時間を浪費させます コパイロットはそのモデルを根元から覆します あなたがデータを探しに行くのではなくワークフローの中に データがやってくるのです一つの画面で一つの対話 では具体的に何ができるのでしょうかまずは最も重要な機能から見て いきましょう再建管理ARのためのコパイロット ですここで一つナレッジナゲットを共有 しますd365f&oにおけるコパイロット の主要なユースケースは再建回収です これが最も注目されているのはあなたの時間を最も効率的に還元 してくれるからですその仕組みを説明しましょうd365f&oには再建回収コーディネーター サマリーというワークスペースがあります 顧客レコードを開くとコパイロットが必要な情報をすべてまとめ た要約を生成してくれます期限切れの請求書支払い履歴 年齢別残高リスクエクスポージャーまですべてが一箇所で確認できます 実際の例で見てみましょうあなたが回収担当者としてコントソ ltdという 顧客を開いたとしますするとコパイロットが即座にその顧客には合計12000ドル の3件の支払い遅延があると教えてくれます さらに前回の支払いは45日前で請求書ft9に関して異議申立て中である ことまでわかります以前は必要な情報を探し出すために 画面を行き来して5分から10分も費やしていました 今では数秒で表示されますがようやくはほんの始まりに過ぎません コパイロットは顧客の履歴や好みのトーンに基づいてパーソナライズ された最速メールの草案も作成できます メールを確認し送信ボタンを押すだけですぐに次の作業へ移れます わずか2回のクリックでワークフローが完了します ようやくを確認しメールを作成する30分のタスクが30秒で終わる ようになりますさらに素晴らしいのはここから ですこれはd365f&o内だけでなくアウトルック のコパイロット4ファイナンスアドインからも利用可能です 顧客から直接メールが届いた場合受信トレイを離れることなく アカウント情報の参照見払い残高の確認返信の作成 まで行えます回収活動の内容は自動的にf&oへ と同期されます再建回収は大きな業務ですがコパイロット がさらに多くの隠れた時間を節約できる分野が他にもあります 財務決算とレポーティングつまり月次決算です どの経理チームもこのサイクルをよく知っているはずです 称号調整検証報告そして繰り返し毎月同じことの繰り返しで集中 が必要な作業に数日間も費やしてしまいます コパイロットは決算ライフサイクルのあらゆる段階でサポートします それでは順を追ってみていきましょう決算が始まる前にコパイロット が事前スキャンを実行します作業開始前に注意が必要な未完了 のアクティビティや異常な取引不完全な形状を特定します 大きな料理を作る前にキッチンをチェックするようなものだと 考えてください調理の途中で気づくのではなく 始める前に食材が足りているかを知りたいはずです 決算作業が進むにつれコパイロットはより実践的な役割を果たします 過去のパターンに基づき仕分けの勘定科目や適用を提案します 前払い費用を常に同じ勘定科目と適用で計上している場合コパイロット がそれを学習し自動的に提示しますまた称号作業中に不一致や一致 しない項目金額の異常不自然なエントリーをフラグ付けします 最終的な判断は人間が行いますが情報を集める手間は省けます 次はレビューフェーズですここでコパイロットが進化を発揮 します再分析を実行し財務書表の内容を分かりやすい言葉で説明 します具体的な例を挙げましょう 月次の損益計算書を確認していて営業費用が急増していることに 気づきます1時間もスプレッドシートを掘り 返す代わりにコパイロットに今月の営業費用の差異を説明してと 尋ねますすると主な3つの要因とそれぞれ の金額的影響をまとめた概要が返ってきます 例えば1回限りのコンサルティング費用かもしれません あるいは高熱費の高騰かもしれませんサプライヤーによる価格引上げ の可能性もあります答えは数時間ではなく数秒で 得られますここでコパイロットが何をする ものではないか明確にしておきましょう それはあなたの判断にとって変わるものではありません それでも説明をレビューし数値を検証しそれに対してどう対処 するかを決める必要がありますコパイロットが代替するのは手作業 での収集フェーズです5つの異なるレポートを開きデータ をエクスポートしピボットテーブルを作成して物語を組み立てようとする 作業ですそれが時間と労力を奪う部分 ですコパイロットがそれを処理して くれるため実際の分析に集中できます決算は先月起きたことについて ですがこれから起こることについてはどうでしょうか キャッシュフローと予測のためのコパイロットです なぜキャッシュフロー予測はこれほど難しいのでしょうか 従来のルーチンを思い出してくださいデータをエクスポートしエクセル でモデルを構築し顧客の支払い時期を予測して結果が近いことを 願うのですそれは受け身の作業です 過去を見て未来を推測していますコパイロットの仕組みは異なりますシステム内にすでにあるデータ 未処理の取引繰り返されるパターン季節性を分析します 実際のデータを使用して現金の流入と流出を予測します ゼロからモデルを構築する必要はありません 予測は実際の数値から生成されますさて実践的な部分に移りましょうコパイロットは際異常な支払い遅延 予期せぬコスト急増を早期に警告します通常30日で支払う顧客が45日経っても 支払っていない場合などですコパイロットはそのパターン を見抜きあなたに通知します月末ではなく問題が発生したその 時にキャッシュフローの問題を把握できます ビジネスのための金融レーダーだと考えてください 問題が起こる前にそれを発見します次はシナリオプランニングです ここでコパイロットは意思決定ツールとなります 回収が10日遅れた場合キャッシュはどうなるかと尋ねることができます あるいは主要ベンダーへの支払いを早めたらどうなるかなども可能 ですコパイロットがデータを分析しその影響 を示します個別にモデルを作成することなく 様々な仮説をテストできますこれにより財務の役割が変わります 何が起きたかを説明する時間を費やす代わりに何が起こり得る かを考えるようになります受動的な報告から能動的な意思 決定へのシフトですそれがf&oにおけるコパイロット ですしかしコパイロットは受信トレイ やスプレッドシートにも連携します経費管理と買いかけ金のための コパイロットです経費生産について話しましょう 手順はご存知でしょう誰かがしわくちゃの領収書を渡し 金額日付加盟店カテゴリーを入力しポリシーを確認して承認フロー に回す全ての領収書に対して毎回繰り返 しますコパイロットはocr工学式文字認識 を使用して領収書をスキャンしますコパイロットが金額日付加盟店 を自動的に抽出します一行も入力することなくコンプライアンス に準拠した経費レポートを作成します次に各項目が会社の方針に合致 しているか確認します問題があればフラグを立てます日並制限を超えた食事や事前 承認が必要なホテル料金などですそれを早期に発見します買いかけ金管理でも同様のことが 言えます請求書が届きますコパイロットが取り込みを支援 し相関上元帳コードを提案し適切な承認ワークフローを起動します請求書を手作業でコード化して 転送する必要はありません設定はコパイロットが処理しますAPスペシャリストは確認と承認 を行うだけですよくある例を挙げましょう仕入れ先から発注書の変更依頼 メールが届きます例えば30個のところを50個しか 供給できないあるいは価格が変更されたといった場合ですこれまでのワークフローでは 誰かが発注書を開いて行を更新し承認のために再転送し仕入れ 先に返信していましたコパイロットを使えばシステム が変更を検知します変更前後の違いを並べて表示します適用するかどうかを尋ねてきます内容を確認し確認をクリック するだけです残りの処理はコパイロットが行います発注書が更新されます承認ワークフローが起動します仕入れ先に通知が送られますつまり手入力が減り入力ミス も減少します経理担当者はレビューと承認のみ を行います入力転送ポリシーチェックとい った機械的な作業は自動で処理されますすべて素晴らしい機能に聞こえ ますが始める前に知っておくべき要件がありますコパイロットを動作させるために 必要なものですではd365f&oでコパイロットを 実行するために何が必要か説明しましょう技術的な仕様で圧倒するつもり はありませんがプロジェクトの途中で壁にぶつ からないよう基本を押さえておく必要がありますまずd365f&oのバージョンは10.0 38以上である必要があります古いバージョンのままだとここで 止まってしまいます回避策はありません次にパワープラットフォームと データバースの統合を有効にする必要がありますこれがコパイロットがf&oのデータ を認識するための方法ですデータバースはerpとai層を結ぶ 架け橋だと考えてください橋がなければコパイロットは何も処理できません次に機能管理で特定の機能を 有効にする必要がありますコレクションワークスペースやai 要約はデフォルトではオンになっていません自分で設定画面を開きスイッチ をオンにしますさてライセンスについてですこれは多くの人が不意をつかれる 部分ですコパイロットを利用するには既存 のd365ライセンスとは別にmicrosoft 365コパイロットライセンス が必要です別途費用がかかります初日から計画に組み込んでおく 必要がありますまた環境はクラウドホスト型である 必要がありますオンプレミス環境は対象外ですまだオンプレミスで運用している 場合はコパイロットを利用するためにまずクラウドへ移行する 必要がありますこれらを挙げるのは皆さんの やる気を削ぐためではありませんどのような準備が必要かを理解 していただくためですこれらの要件は明確かつ達成可能な ものですが無視すると後で大きなフラストレーションにつながりますコパイロットが動くようになった のち本当の課題はいかにチームにそれを活用してもらうかということ です実際に使ってもらうためにこの数字 をよく考えてみてくださいマイクロソフト365コパイロット を導入した組織全体で計画的な利用促進策がない場合ライセンス を持つユーザーの約35%しか積極的に活用していませんつまりアクセス権を持つ人の 約3人に2人は一度も開いていないということですライセンス料を払っているのに 一度も 使われていないのです最もよくある失敗は既存の業務 プロセスと連携させずにコパイロットを導入することです正直に申し上げますコパイロットは優れたプロセス もそうでないプロセスも同じように増幅させますもし再建回収のワークフロー が混乱しているならコパイロットを使っても改善はされません散らかったメールをより早く生成 できるようになるだけですまずはプロセスを整理しその後に コパイロットで加速させる必要がありますでは実際に何が効果的なのでしょうかまずはターゲットを絞ったパイロット 運用から始めましょう再建回収月次決算経費生産など影響の大きいワークフローを2から3選びそのチームからコパイロット を導入します全員に一度にアクセス権を与えてはいけません小さく始め価値を証明しそれから 拡大するのです機能ではなくシナリオに基づいて チームをトレーニングしてくださいコパイロットでできることという 研修ではなく月次決算を半分以下の時間で終える方法といったテーマ で研修を行いましょうコパイロットが日々の業務にどの ように組み込まれるのかを具体的に示すのですそれが定着への鍵ですまたライセンスは個人ではなくチーム 単位で割り当ててくださいチームで一緒に学べばヒントを共有し 結果を比較しお互いに利用を促し合うことができます仲間同士の学習はどんな研修 セッションよりも導入を促進しますこれらを全て一つの絵としてまとめ ましょう全体像つまりそれらがどう繋がっている のかをコパイロットの重要な点はスイッチ 一つで全てが変わるような魔法ではないということですF&O、Excel、Outlook、チームズにまたがる 一連のヘルパーなのですそれぞれが特定の役割を担っていますF&Oでの再建回収、Outlookでの経費 報告、Excelでのキャッシュフロー分析などですツールは違ってもそれらは連携する ように構築されていますそこに真のパワー、つまり統合 の力があります典型的な流れを想像してみてくださいF&Oでコパイロットが顧客の見払い 残高の概要を提示しますそこからOutlookに移動して特速メール の下書きを作成する際コパイロットが同じデータを引き出し 文章を作成してくれます顧客から返信があればOutlook上で 紛争データが更新されその変更が自動的にF&Oへ同期 されますワークフローを中断することなく データが一緒に移動したのです財務チームが真に理解すべきことは これですコパイロットは既存のセキュリティ ロールを尊重しますユーザーがすでに閲覧権限を持っている 情報しか表示されません再建担当者は自社の顧客をコントローラー は元帳全体を経理担当者はベンダーの請求書を確認できますコパイロットが新たにアクセス 権を作り出すことはありません設定済みの境界内で機能しますではこれが現場で働く人にとって 実際に何を意味するのかお話ししましょうコパイロットは経理の専門家にとって 変わるものではありません勝手に仕分けを行うこともありません支払いの承認をすることもしませんコパイロットが行うのは要約や 下書きデータ収集といった機械的な作業の自動化であり人間は判断 交渉戦略に集中できるようになります厄介な顧客への対応はこれまで 通り担当者が判断します差異を確認して適切な行動を取る のは経理担当者であり決算を承認するのはコントローラーです準備作業はコパイロットがこなし 意思決定は皆さんが行いますそれこそが真の変化です財務チームはこれまで何が起きた のかという問いに答えることを得意としてきましたコパイロットはより良い問いへの 意向をサポートしますそれに対してどうすべきかですこれがD365F&Oにおけるコパイロット です新しく習得が必要な別のツール ではありません財務チームがすでに使っている ワークフローに組み込まれたAIアシスタントです債権管理決算経費管理レポート 作成予測まで財務部門の方で組織がD365F&Oを 導入しているならここから始めるのが最も効果的です今週は債権管理のワークスペース から始めてみてください一つの顧客レコードを開きますAIによる要約を読みますメールを一通作成してみますどんな感じか試してみてくださいD365の分かりやすい解説を今後も 受け取るには登録を今日の話でピンときたことがあれば コメントをお願いしますクリックしてください