m 365 fm の知識の小ネタようこそおいでくださいましたホストのミルコピーターズです 本日は在庫管理についてお話しします見えない在庫は損失につながります倉庫にある一つの品目について今すぐ5つの質問に答えられますか 在庫はいくつありますかどこにありますか販売は可能ですか所有者は誰ですか原価はいくらですか多くの企業ではこれらの回答がバラバラの場所に存在しています スプレッドシート倉庫の棚卸し財務データでそれぞれ数値が異なるのですダイナミクス365の在庫管理は会社が扱うあらゆる箱 部品製品のための共有キャビネットのようなものです品物が動けばその記録も動きますこのエピソードの終わりまでには一つの品物をサプライヤーからの納入から顧客への出荷まで 金額情報を含めて追跡できるようになりますなぜ在庫管理が必要なのかコーヒーマシンを販売していると想像してください 顧客から注文が入りましたが倉庫に在庫がなく営業担当がそれでも納期を約束してしまいました 購買担当は慌ててサプライヤーに連絡しますが顧客は他社で買うことを決めるかもしれませんこれが欠品です在庫が少なすぎると注文の遅延販売の機械損失顧客の不満につながります 生産そのものが停止することもあります機械を製造していて小さな部品が一つ切れただけでライン全体が止まる可能性があるのです かといって棚を余分な在庫で埋めれば解決するというわけではありません棚にあるすべての箱は会社がすでに支払ったお金そのものです 保管コストがかかりますし商品が破損したり期限切れになったり時代遅れになったり単純に売れなくなることもあります 倉庫に眠っている間その資金はサプライヤーへの支払いや新規プロジェクト給与支払いに充てることができません在庫管理はそのバランスを取るためのものです 顧客の需要を満たす十分な在庫は必要ですが倉庫が高価な物置にならないようにしなければなりません在庫とは顧客向けの完成品だけを指すのではありません 家具メーカーであれば木材ねじ布の塗料を原材料として追跡します作業員が椅子を作り始めればその未完成の椅子は仕掛け品となります そして販売可能な状態になればそれは完成品となりますまた予備部品清掃用品梱包材あるいは修理用の交換部品なども追跡する必要があるかもしれません これらは最終製品には含まれませんが事業運営には不可欠ですではこれまでの昔ながらの方法を想像してみてください 購買部門が注文リストを管理し倉庫担当が到着数を数え営業が注文を追い 生産部門が使用量を記録し財務部門がコストを計算するのです各チームは懸命に取り組んでいますがリストが分かれていると数値にズレが生じます 誰かが納品を受け取ってもスプレッドシートの更新は後回しになりますパレットを別の倉庫に移動しても営業への連絡を忘れてしまいます 注文を出荷しても財務部門がそのコストを把握するのは数日後ですその結果実際にどれだけの在庫があるのかという単純な疑問で揉めることになりますダイナミクス365の在庫管理はこれらのチームに共通の在庫記録を提供します 購買は入荷を記録し倉庫担当は移動を記録し営業は出荷を記録し生産は使用した資材を記録し財務はそれらの動きの背後にある価値を把握します 毎週金曜日に同じスプレッドシートの新しいバージョンを作成する必要はもうありません目標は倉庫を技術的にすることではなく必要な時に現在の共通の答えを人々に提供する ことですこの注文に対応できるか次の配送先はどこにするべきかなぜ実地棚卸しとシステム上の数値が異なるのか これらの問いに答えるためにダイナミクスには製品名と数字以上のものが必要ですアイテムが移動するたびに何が変わったかを明確に記録する必要があります すべてのアイテムの背後にあるデジタル記録ですm365fmがお届けするマイクロソフト知識ナゲットの新しいエピソードへようこそ 司会を務めるのはマルコピーターズです今日は在庫が場所を移動する際ダイナミクス365の内部で何が起こるかについてお話しします ではアイテムが人の手に渡ったり場所が変わったりした時ダイナミクス365は正確に何を記録するのでしょうか最もシンプルな定義を説明します数量保管場所使用可否所有者コストの5つを追跡します 単純に聞こえますが各項目は異なるビジネス上の問いに答えています細かく見ていきましょう数量はコーヒーマシンがいくつあるかを教えてくれます 保管場所はどの建物倉庫棚にあるかを答えますステータスは販売可能かそれとも検査待ちかを教えてくれます 所有権は私たちがすでに所有しているのかそれともサプライヤーが預けているのかを説明しますそしてコストはこの在庫にどれだけの価値があるかを答えます これらすべての出発点は製品レコードですすべてのアイテムはシステム内で識別される必要があります通常それはアイテム番号と明確な説明です また時間個数箱パレットキログラムメートルといったカウント単位も定義しますここで小さなことが大きな問題に発展する可能性があります 購買がコーヒーフィルターを箱で買い営業がパックで売る場合ダイナミクスはその単位の関係を理解する必要があります そうでなければあるチームは10箱あると考え別のチームは10個あると考えてしまいますそれは混乱のもとです一部の製品にはバリエーションもあります t シャツには s m l のサイズがあるかもしれません色も黒青白などがあります一つの製品でもサイズ色スタイル構成が異なる場合があります システムはそれぞれの組み合わせを独自の在庫記録として扱うことができますつまり単に t シャツがあるだけではないのです ある倉庫に黒の m サイズ t シャツが12枚別の場所に白の l サイズ t シャツが6枚あるといった状況です顧客が特定の品物を求めている場合こうした詳細情報が重要になります ダイナミクスは在庫ディメンションを使ってそれらの詳細を正しく管理します専門用語のように聞こえますが要はシステムが在庫を識別するためのラベルのことです これにより実用的な2つの疑問に答えることができますその品物はどこにあり具体的にどの品物なのか 主な構成要素に分けて見ていきましょうまずは保管ディメンションですこれは在庫が置かれている場所を表します ダイナミクスでは拠点倉庫そして倉庫内のロケーションを追跡できます品物の住所のようなものだと考えてください 拠点は工場エリアや配送センターといった広域な事業拠点を示しますその拠点内には複数の倉庫を設けることができます 例えば入荷用製品用返品用といった具合ですさらに深く掘り下げることも可能です ロケーションは通路ラック棚瓶など倉庫内の正確な位置を指し示しますそのため作業員に機械部品は倉庫へのどこかにあると伝えるのではなく 通路4ラック2棚3瓶1を確認してと指示を出せますこれにより在庫を素早く見つける時間を短縮できます 保管ディメンションが場所を示すのに対し追跡ディメンションはそれがどの在庫かを示しますバッチ番号ロット番号とも呼ばれますは同時に入荷または生産された品物をグループ化します これは賞味期限や検査結果後で必要となるサプライヤー情報がある場合に重要です食品会社が同じソースを2回納品したと想像してください 瓶は同じに見えますが片方のバッチは6月もう片方は9月に期限が切れます品質問題が発生した場合すべての棚から全商品を回収することなく影響を受けたバッチだけを特定する必要がありますシリアル番号はさらに詳細な情報を提供します シリアル番号はノートパソコン医療機器産業機械などの個別の品物を識別しますこれにより製品単位で追跡できるため修理保証対応返品リコールに役立ちます ダイナミクスで手持ち在庫を表示すると会社全体の曖昧な数値が表示されることはありません拠点倉庫ロケーションバッチシリアル番号などビジネスに必要な詳細単位で在庫を確認できます 数量が物理的にどこにあるのか使用可能か注文用に確保されているかあるいは保留中かを確認することもできます これが製品名だけでは不十分な理由です最後の構成要素は品目の取引履歴です在庫の入庫出荷移動棚卸し修正または製造への投入が行われるたびにダイナミクスは取引を記録します その履歴により推測ではなく調査を行うことができます在庫数が間違っているように見えれば品目記録を遡りどの動きでこの数値が変わったのか を確認できますこれこそがその魔法です次に一つの品目の日常的な流れを追ってみましょう在庫が動き始めるとこれらの記録ははるかに理解しやすくなるからです サプライヤーの納品から顧客の注文までコーヒーマシン事業でサプライヤーに給水ポンプを100個発注したと想像してください 発注書がその度の始まりです発注書には何を期待しているか何個注文したか誰が送るかどこに到着すべきかが記録されますトラックが建物に到着する前にビジネスとして明確な見通しが立っています 予定されている納品は販売可能な在庫ではないためこれは重要です貨物が到着すると担当者が発注書と照らし合わせて納品内容を確認します サプライヤーは正しいポンプを送ってきましたか送られてきたのは100個ですかそれとも98個ですか正しい倉庫に到着しましたか入庫が記録されるとダイナミクスはポンプが物理的に 到着したことを認識しますシステムは物理的な在庫記録を増やせますがそれが常に顧客の注文に対応できる状態であることを意味するわけではありません 先に検査が必要な商品もあります食品会社ならバッチの損傷や賞味期限をチェックするかもしれません製造業であれば生産工程に入る前に部品をテストするでしょう 既製品を扱う企業であれば出荷が規則を満たしているという証明が必要になるかもしれませんダイナミクスでは在庫検疫エリアに入れたり早期に使用できないようなステータスを 設定したりできます倉庫スタッフはポンプが到着したことを確認できます営業や製造部門もそれらがまだ使用可能ではないことを確認できます これによりまだ承認が必要な在庫顧客に約束してしまうという厄介なミスを避けられます検査後ポンプは受入エリアから通常の保管場所へ移動します これは格納2ウェイと呼ばれますが実際の作業にはフォークリフトパレットトラックあるいは人が小さな箱を棚まで運ぶといった動作が含まれるかもしれません この移動が重要です搬入口はポンプが今後6ヶ月間置かれるべき場所ではありません注文が入った時にすぐに見つけられるよう 倉庫チームはそれらを適切な場所に置く必要がありますダイナミクスは受入エリアから割り当てられた倉庫の場所への内部移動を記録します さて別の拠点で需要が変化したと想像してくださいメイン倉庫には80個のポンプが保管されています 別の都市のサービスセンターから修理用に20個の依頼がありましたサービスチームが棚から勝手に持ち出し誰かが後でリストを更新するのを期待する ような管理ではいけません転送オーダーを使えば倉庫や拠点間の移動や要求を記録できます 商品が移動中ダイナミクスではそれを輸送中として扱えます商品は消えたわけではなくまだ目的地にも到着していません これにより双方が状況を明確に把握できます発送側の倉庫は在庫が減ったことを認識できます 受取側の倉庫は何が届く予定かを把握できますもしトラックの荷物が不足していても記録が残るため原因を調査できます やがて顧客から注文が入ります受注伝票には顧客が何をいつ必要としているかが記載されます 在庫がありそれをその顧客に割り当てる場合ダイナミクスで数量を確保できます確保とはそのポンプが単なる一般在庫ではなくなることを意味します 特定の注文用に確保されるため他の営業担当者が同じ在庫を別の人に約束することはありませんこれは在庫が少ない場合や顧客の納期を守る必要があるときに特に重要です 倉庫スタッフは保管場所からそのポンプをピッキングします小規模な運用なら作業員がピッキングリストを印刷して商品を集めます 大規模な運用では倉庫管理システムがモバイル端末やルールで作業を指示しますどちらの場合も在庫記録は常に連動しています ピッキング後注文は梱包と出荷の工程に進みます出荷が完了するとダイナミクスがポンプの出荷を記録します 利用可能な在庫数が変わり品目の履歴には仕入れから保管顧客への納品までの全過程が記録されますしかし実際の倉庫業務が常に理想通りに進むわけではありません 顧客から破損による返品があるかもしれません棚で破損した商品を2つ見つけることもあるでしょう 棚卸し中に実在庫とシステム上の数値が食い違うこともありますダイナミクスは返品や棚卸し際移動修正手動調整を記録できます こうした操作をミスを隠すために使ってはいけませんこれらは何がいつなぜ変更されたかを示す追跡記録となります その記録がチームが傾向を見つける助けになります特定の場所で繰り返しカウントミスが起きているのかもしれません 仕入れ先からの出荷にいつも不足があるのかもしれません返品された商品を在庫に戻す前により厳格な検品が必要なのかもしれません 数量は状況を教えてくれますがすべてのポンプにはコストが伴いそこが倉庫業務と財務が直結する点です お好みのポッドキャストプラットフォームで登録しこれから学び始める誰かにシェアしてください在庫に紐づくお金のことについてです 倉庫の棚に置かれたポンプは単に出荷を待つ物理的なもの以上の存在ですそれらは会社がすでに支出したお金そのものです その資金はポンプが販売使用廃棄あるいはその他の方法で在庫からなくなるまで会社の財務記録上で資産として残ります この単純なつながりが受領に対するあなたの見方を変えるはずです例えば100台のポンプが到着した時倉庫チームは単に100個のユニットとして認識します しかし財務部門は在庫として追加されたその価値を把握する必要がありますそしてポンプが顧客に出荷される時倉庫チームは棚の空きスペースを意識しますが 財務部門は出ていく商品の原価を記録しなければなりませんダイナミクスはこれら2つの視点を自動的に結びつけます そこで活躍するのが品目グループです品目グループとは類似した製品を整理しシステムがその財務処理を理解できるようにするための 仕組みと考えてください例えばスペアパーツを1つのグループに完成したコーヒーマシンを別のグループに そして原材料を3つ目のグループにまとめることができますバックグラウンドではこれらのグループが購入販売調整生産活動などの財務的影響を どの相関上元町に反映させるかをダイナミクスに指示しています会計の専門家でなくてもこの仕組みを理解することは難しくありません 相関上元町とは単なる会社の主要な財務記録であり財務部門が資産費用売上など全体像を追跡するための公式な帳簿です 在庫管理機能は品目グループに設定されたルールに従ってすべての在庫関連金額をその記録に送信しますつまり月末に倉庫チームと財務チームが異なるシステムを見比べてどちらの数字が 正しいか議論する必要はなくなるのです両者はダイナミクス上の同じ品目アクティビティを見ていますがまだ答えるべき大きな 問いが一つ残っていますポンプ1台の実際の原価はいくらでしょうか それは選択した原価計算方法によって異なります原価計算方法とは在庫から払い出されるストックにダイナミクスがコストを割り当てる際の ルールのことです例を挙げてみましょう ファイホとは先入れ先出し法のことです例えば1月に50台のポンプを1台20ドルで仕入れ 2月にさらに50台を1台24ドルで仕入れたとしますファイホを使用して10台を出荷する場合 ダイナミクスは最も古いポンプから順に出荷されたとみなしますそのためその10台は1月のバッチから1台20ドルで計算されますこの方法は食料品や医薬品など新しい在庫より古い在庫を物理的に先に消費したい商品に適しています過重平均法は異なるアプローチを取ります出荷するユニットごとに1月のコストと2月のコストを分けるのではなく 利用可能なすべてのユニットのコストを一つに平均化します例えば同じポンプを異なる価格で購入した場合 システムは総在庫額を総ユニット数で割ってポンプ1個あたりの平均原価を算出します個々のユニットが混在し個別の納品分を追跡する必要がない場合には理にかなっています移動平均も平均値を用いますが新しい価格で在庫が補充されるたびに平均値が変動します標準原価の仕組みは少し異なります 企業が品目ごとの予定原価を設定しその予定原価と実際の支払額との差異を記録しますどの方法も同じ問いに対してそれぞれの答えを出します 在庫から払い出す際どの原価を適用すべきかということですしかし原価は納品や出荷の時だけに変動するわけではありません 製造業では原材料を生産に投入し完成品として新しい原価を付与して在庫に戻すことがあります棚卸し債の修正によっても在庫評価額は変わります 破損品の廃棄によっても評価額は減少しますまさにこの理由から在庫管理を財務から切り離すことはできません倉庫の記録ではポンプが500個あっても財務上の評価が450個分であれば問題が生じます たとえ倉庫の現場で誰も気づいていなくてもです利益現金購買販売に関するあらゆる意思決定は数量と原価の正確さに依存しています ダイナミクスで記録が統合されれば単なる今日の在庫数に留まらず日々の在庫判断をよりスマートに行えるようになります可視性発注そして日々の管理です 在庫記録を信頼できるようになれば日々の判断は大幅に楽になりますバイヤーが各倉庫に電話をかけて誰かに原品を確認してもらう必要もありません 拠点、倉庫、ロケーションを横断して輸送中や検査待ちの在庫を含め手元にある在庫を正確に把握できますその区別が重要なのです 合計で500個所有していても顧客に約束できるのはそのうちの300個だけかもしれません輸送中のもの品質検査待ちのものすでに他の注文で予約済みのものがあるからです ダイナミクスを使えば単純に最大の数値を見るのではなく利用可能な数量を把握できますその明確な視界はより適切な発注にも役立ちます どの企業もいつ追加発注すべきかを知る必要がありますがその答えは今日の数量だけで決まるわけではありません商品の売れ行き、仕入れ先のリードタイム、急な需要増に備えたバッファ在庫の量も考慮しなければなりません この余分なクッションが安全在庫です計画通りにいかない日のためのバックアッププランと考えてください 仕入れ先の納品遅延、予想外の大量注文、あるいは生産ラインでの想定以上の材料消費などですそのバッファがなければ一度のトラブルですべてが停止してしまいかねません しかし在庫が多すぎれば棚に現金を眠らせているのと同じですダイナミクスを活用すれば需要や仕入れのリードタイムの変化に応じて在庫レベルをより適切に設定見直しするためのデータが得られますただしこれらすべてはシステム上の記録が現実と一致して初めて機能します だからこそ棚卸しは今でも日々の管理業務の一部なのです年に一度すべてを棚卸しするチームもあれば年間を通じて少人数のグループで順次数えるチームもあります 上の理論在庫数と比較し差異があれば修正を反映させる前に調査を行います 差異の原因としては破損盗難スキャンの漏れ置き場所の間違いあるいは過去の移動履歴におけるミスなどが考えられます修正作業で数字を合わせ調査によってプロセスを改善するのです ダイナミクスは長期間動いていない在庫を特定するのにも役立ちます在庫経過分析エイジングレポートにより長期間動きのないアイテムを可視化できます これは消費期限のある商品季節商品古いスペアパーツあるいは顧客の需要がなくなった製品にとって不可欠です古い在庫を早期に発見すれば選択肢が広がります割引価格で販売する需要の高い場所へ移動する 契約に基づき返品するあるいは単に追加発注を止めることも可能です古い在庫で棚が埋まるまで放置すればそうした選択肢は失われてしまいます またすべてのアイテムに同じレベルの注意を払う必要もありませんabc分析はアイテムを財務的インパクトに基づいて分類するのに役立ちます 極少数のアイテムが在庫金額の大半を占めている場合もありますそうしたアイテムこそ綿密なカウントや厳格な発注判断そして慎重な見直しが必要です 頻繁に動く低コストのアイテムであれば管理を簡素化できるでしょう目的はすべてを平等に扱うことではありません ミスがビジネスに最も大きな影響を与える部分に時間を集中させることです知っておくべき特別なケースとして予納在庫コンサインメント在庫があります サプライヤーが自社の部品を汽車の倉庫に置いているものの所有権はサプライヤーにある状態を想像してください在庫は製造チームのすぐそばにあり必要な時にすぐ使えますが実際に所有権を取得するまでは汽車の在庫にはなりませんダイナミクスならその違いを追跡できます 現場チームは部品が手元にあることを確認し財務部門は所有権を明確に管理できますその部品を使用するとシステムが所有権の変更を記録しコストが汽車のものとなります これは前払いせずに在庫に素早くアクセスしたい場合に非常に有効ですこれらすべてが機能するのは購買販売製造倉庫財務の各チームが共通のデータに基づいて動いているからですすべてのレポートは同一の在庫履歴から作成されます 他のビジネスシステムも個別のリストを作成することなくその履歴に接続できますそれでもダイナミクスの新規ユーザーを混乱させる共通の勘違いが一つあります 在庫管理と倉庫管理は密接に関係していますが同じ意味ではありませんそれについては別のナレッジナゲットで扱います 在庫管理と倉庫管理は関連していますが同一ではありませんよくある混乱を解消しましょう 在庫管理と倉庫管理は異なる問題を解決するものです在庫管理は全社的な在庫記録を保持するものです 在庫管理はどれだけあるかという大きな問いに答えますそれはどこに記録されているのかそれを使用できるのか そしてその価値はどれくらいかその記録は購買販売生産移動返品棚卸しを通じて在庫のあらゆる動きを追跡します 倉庫管理は倉庫内での物理的な作業に関するものです商品の受け入れ棚入れ注文のピッキング出荷の積み込みなどの作業をスタッフに指示します より詳細な設定ではモバイル端末でバーコードをスキャンし 見てください在庫管理はマスターとなる書類棚です ビジネス全体の在庫に関するストーリーがすべてそこに収められています倉庫管理はその棚の情報を使い倉庫現場での作業を遂行する手助けをします 一方はストーリーを記録しもう一方は物理的な場所で正確かつ迅速な在庫処理を支援しますすべての企業に同じ深さの機能が必要なわけではありません 小規模な卸売業なら明確な品目記録倉庫移動棚卸から始めれば良いでしょう作業員棚パレットが多く注文が高速に動く大規模な運用ではより詳細な倉庫プロセスが 必要になるかもしれませんしかしどちらの場合もすべての部門が同じ品目履歴を必要としています結論として共有された一つの在庫ストーリー ダイナミクス365の在庫管理はサプライヤーからの受領と保管から顧客への出荷財務的価値に至るまで在庫の全ライフサイクルを記録します それはビジネス全体で共有される一つの在庫ストーリーですナレッジナゲットをご視聴いただきありがとうございます m365fmで私ミルコピーターズの今後のエピソードをぜひチャンネル登録してくださいそして次のエピソードではダイナミクス365サプライチェーンマネジメントが同じ在庫記録を機に購買 倉庫計画をどのように結びつけるかをご紹介します