공급업체의 송장이 당신의 책상 위에 도착합니다.상품은 이미 창고에 입고되었거나 서비스는 이미 완료되었을 수 있지만결제 시계는 즉시 돌아가기 시작합니다.그렇다면 돈이 회사 밖으로 나가기 전에는 실제로 어떤 일이 벌어질까요? M365 FM에서 전해드리는 또 하나의 지식 나눔에 오신 것을 환영합니다.저는 미르 피터스이고오늘은 다이나믹스 365위 외상 매입금을 쉬운 언어로 살펴보겠습니다.이곳은 단순히 누군가가 청구서를 화면에 입력하기만 하는 곳이 아닙니다.각 청구서와 발송인, 회사가 구매하기로 합의한 내용그리고 대금 지급 여부를 확인하는 기업의 재무부서입니다.가장 간단한 정의를 말씀드리겠습니다.외상 매입금은 귀사가 이미 구매한 상품이나 서비스에 대해공급업체에 지불해야 할 금액입니다.대형 건물 안에 결제사무소라고 생각해보세요.청구서가 접수처에 도착하면 회사 기록과 대조하고승인 절차를 거친 뒤에야 비로소 결제 담당자에게 전달됩니다.우리는 공급업체 기록부터 최종 결제 완료 도장이 찍히는 경로까지 따라가 볼 것입니다.다이나믹스 365에서는 이를 결제, 세틀먼트라고 부릅니다.왜 외상 매입금이 존재하는 걸까요?사무용 가구를 판매하는 소규모 회사를 운영한다고 가정해보세요.책상을 판매하려면 먼저 책상이 필요합니다.또한 포장 박스, 청소 서비스, 인터넷 접속, 교체 부품, 그리고 아마도 배송업체도 필요할 것입니다.무언가를 주문할 때마다 모든 공급업체에 즉시 대금을 지불해야 한다면무언가를 구매하는 일이 금세 매우 어려워질 것입니다.대부분의 기업은 합의된 조건에 따라 먼저 구매하고 나중에 지불합니다.공급업체가 상품을 배송하거나 업무를 완료하면 청구서, 즉 그들의 고지서를 보냅니다.회사는 이제 그 금액을 빚진 상태이지만세부사항을 먼저 확인하지 않고 돈을 보내지는 않습니다.그 미지급 금액은 회사의 장부에 부채로 기록됩니다.

부채라는 단어가 무서운 재무용어로 들릴 수 있지만 의미는 간단합니다.회사가 다른 누군가에게 갚아야 할 금액입니다.귀사가 사무용품 청구서를 받았지만 아직 지불하지 않았다면그 청구서는 결제가 완료될 때까지 외상 매입금에 속합니다.회사는 지금 당장은 현금을 보유하고 있지만지켜야 할 약속도 함께 가지고 있는 셈입니다.은행 계좌의 잔액은 건전해 보일지라도여전히 쌓여있는 미지급 청구서가 있을 수 있기 때문에 이는 중요합니다.재무팀은 양쪽을 모두 파악해야 합니다.은행에 얼마나 많은 현금이 있는지 그리고 그 현금 중 조만간 얼마나 나가야 하는지를 알아야 합니다.연결된 재무시스템이 없던 시절 이 업무는 종종 서류를 찾아 헤매는 일이 되곤 했습니다.송장이 우편으로 도착해 누군가의 책상 위에 놓이고 사내 메일을 통해 승인받는 동안또 다른 송장은 이메일 수신함에 방치될 수 있습니다.누군가는 같은 청구서를 스프레드 시트에 입력하고다른 사람은 회계 시스템에 입력하는 일이 벌어질 수 있습니다.이는 익숙한 문제들을 야기합니다.관리자가 승인 이메일을 놓치거나 청구서 지불이 늦어지거나공급업체가 이미 재무팀에 전달된 동일한 청구서를 다시 보내는 경우가 발생합니다.더 나쁜 경우 종이사본과 이메일 사본이 별개의 청구서처럼 보여서 두 번 지불될 수도 있습니다.다이나믹스 365는 회사에의 작업을 추적할 수 있는 단일 공간을 제공합니다.이 시스템은 회사의 부채를 기록하고 청구서 확인을 도우며청구서 수령부터 지불까지 명확한 경로를 유지합니다.그렇다고 모든 청구서가 사람의 검토 없이 처리된다는 의미는 아닙니다.재무팀은 여전히 문제가 있는 부분을 직접 판단하지만시스템은 서류를 찾아다닐 필요 없이 의사결정에 필요한 기록과 규칙을 제공합니다.

이라는 용어도 함께 들을 수 있습니다. 이름은 거의 같지만 정반대의 의미를 가집니다.매입 채무는 공급업체에 갚아야 할 돈으로 회사에서 나가는 자금을 추적합니다.매출 채권은 고객이 지불해야 할 돈으로 회사로 들어오는 자금을 추적합니다.회사가 공급업체로부터 프린터를 구매하면 해당 청구서는 매입 채무로 처리됩니다.회사가 고객에게 책상을 판매하고 청구서를 보내면 그 고객 청구서는 매출 채권으로 처리됩니다.즉 매입 채무는 우리가 지불해야 할 금액을 매출 채권은 타인이 우리에게 지불해야 할 금액을 추적합니다.매입 채무의 목적은 매우 실용적인 결과를 지향합니다.합의된 날짜에 올바른 공급업체에 올바른 금액을 지불하는 것입니다.너무 빨리 지불하면 회사는 필요한 시점보다 일찍 현금을 잃게 됩니다.너무 늦게 지불하면 공급업체가 대금 지급을 독촉하거나 유리한 조건을 철회할 수 있습니다.잘못된 금액을 지불하면 나중에 이메일, 신용장, 많은 번거로움을 겪으며 실수를 바로 잡아야 합니다.따라서 청구서가 이 과정을 거치기 전에 다이나믹스 365는 공급업체가 누구인지, 그 관계에 어떤 규칙이 적용되는지 정확히 알아야 합니다.공급업체 기반 구축하기.다이나믹스 365가 단 하나의 청구서라도 처리하려면 먼저 누가 보냈는지 정확히 알아야 합니다.그때 필요한 것이 바로 공급업체 레코드입니다.레코드가 없으면 시스템은 누구에게 지불해야 할지, 어떤 규칙을 따라야 할지 알 수 없습니다.공급업체는 종이, 노트북, 예비 부품 같은 물리적인 물품을 공급할 수 있습니다.또한 회계나 소프트웨어 지원과 같은 서비스를 제공할 수도 있습니다.품목은 바뀌지만 역할은 동일합니다.이들은 우리 회사가 지불해야 할 대상입니다.공급업체 레코드를 다이나믹스 365네의 공급업체 파일이라고 생각하십시오.이 고대는 재무팀에 필요한 기본 정보가 저장되며, 이후에 모든 과정을 제어하는 규칙도 설정됩니다.

공급업체의 이름, 주소, 연락처 정보를 입력하여 회사가 누구와 거래하는지 정확히 파악하게 됩니다.청구서와 결제에 사용되는 통화도 기록할 수 있는데, 이는 여러 국가의 공급업체와 거래할 때 매우 중요합니다.이제 결제 세부 정보로 넘어가서 공급업체 기록에 결제 조건과 결제 방법을 포함할 수 있습니다.화면상이 작은 필드처럼 보일 수 있지만, 이는 매우 실질적인 질문에 대한 답을 제공합니다.이 공급업체에는 언제 대금을 지급해야 할까요? 그리고 회사는 어떻게 대금을 송금해야 할까요?결제 조건은 만기일 규칙을 설정합니다.어떤 공급업체는 청구서 발행일로부터 30일 후 결제를 허용합니다.다른 곳은 14일 이내 결제를 원하기도 합니다.일부 업체는 조기 결제 시 할인을 제공하기도 합니다.다이나믹스 365는 기록된 조건을 사용하여 각 청구서의 만기일을 자동으로 계산합니다.따로 계약 내용을 기억할 필요가 없습니다. 이를 통해 일관성이 유지됩니다. 5명이 담당자가 동일한 공급업체의 청구서를 처리하더라도 모두 같은 결제 규칙을 따르게 됩니다.누구도 대금 지급의를 확인하려고 예전 이메일을 뒤지거나 구매팀에 전화할 필요가 없습니다.결제 방법은 대금을 전달하는 방식을 설명합니다.회사는 한 공급업체에는 전자이체를 통해 다른 업체에는 수표로 결제할 수 있습니다.경우에 따라 약속어음을 사용할 수도 있습니다.다이나믹스 365에서는 필요한 경우 시스템 유형에 연결하면서 자체적 인결제 방법을 정의할 수 있습니다.일반적으로 기업은 여러 공급업체와 거래합니다.성장하는 기업이라면 수십, 수백, 심지어 수천 개의 업체와 거래할 수 있습니다.매번 처음부터 모든 설정을 만드는 것은 시간 낭비이며 실수를 초래할 수 있습니다.이것이 바로 다이나믹스 365에서 공급업체 그룹을 사용하는 이유입니다.공급업체 그룹은 동일한 재무규칙을 공유하는 공급업체들을 하나로 묶습니다.

예를 들어 현지 사무용품 공급업체는 한 그룹으로, 해외 재고 공급업체는 다른 그룹으로 분류할 수 있습니다.이 그룹에는 거래 게시 방식, 결제 및 정산 처리, 공급업체 잔액보고 방식에 대한 공통 설정이 포함됩니다.각 공급업체에 대한 개별 기록은 그대로 유지됩니다.각 공급업체마다 고유한 이름, 주소, 결제 세부 정보 및 이력이 필요하기 때문에 중요합니다.공급업체 그룹은 공통된 시작점을 제공함으로, 재무팀에서 매번 똑같은 규칙을 다시 만들 필요가 없습니다.이면에는 공급업체 정기 프로필이라는 또 다른 요소가 있습니다.이름이 기술적으로 들리니 쉬운 용어로 설명해보겠습니다.정기 프로필은 공급업체 거래가 총계정 원장의 어디에 해당하는지 다이나믹스 365에 알려주는 지도와 같습니다.총계정 원장은 회사의 주요 재무계정 장부입니다.청구서가 게시될 때 다이나믹스 365는 회사가 지불해야 할 금액과 관련 비용이 어디에 속하는지 모두 기록해야 합니다.정기 프로필은 공급업체나 공급업체 그룹에 설정한 규칙을 사용하여 회계 항목의 공급업체 측면을 안내합니다.재무 담당자는 매번 기억에 의존해 원장 계정을 선택할 필요가 없습니다.대신 시스템이 설정된 규칙을 따름으로 불일치하는 항목이 줄어들고 재무팀은 공급업체 부채를 훨씬 명확하게 파악할 수 있습니다.또한 회사는 청구서가 도착하기 전에 지불 준비를 마칩니다.현금 및 은행 관리에서 공급업체 대금을 결제할 은행 계좌를 설정합니다.결제 붕괴를 통해 재무 담당자는 승인된 방법을 사용하여 결제를 준비하고 기록할 수 있는 작업 공간을 확보합니다.정리하자면 공급업체 레코드는 누가 대금을 받을지 식별합니다.지불 조건에 따라 기일이 결정되며 결제 방법과 은행 계좌에 따라 자금 지출 방식이 결정됩니다.이러한 규칙이 준비되면 청구서가 재무 부서에 접수되어 승인 절차를 시작할 수 있습니다.

공급업체 레코드가 마련되면 다이나믹스 365는 누구에게 어떤 규칙으로 지불해야 하는지 알게 됩니다.그렇다면 실제 청구서가 도착하면 어떻게 될까요?때로는 재무 담당자가 직접 내용을 입력하기도 합니다.이는 이메일, 종이 서류, 공급업체 포털을 통해 청구서가 도착하여 누군가 시스템에 세부 정보를 입력해야 할 때 유용합니다.담당자는 공급업체를 선택하고 청구서 번호와 날짜를 입력한 뒤 청구서에 포함된 항목, 금액, 세금, 구매 주문 참조 번호를 추가합니다.청구서 번호는 주의 깊게 살펴봐야 합니다.이는 우리 회사가 아닌 공급업체에서 발급하는 번호이며 특정 청구서를 식별하는 데 도움이 됩니다.노스윈드 오피스 서플라이스에서 1200달러 청구서가 번호 N148로 도착하면다이나믹스 365는 해당 번호와 공급업체 레코드를 사용하여 중복 입력을 감지할 수 있습니다.청구 파일도 레코드와 함께 보관됩니다. pdf 청구서, 스캔한 문서 또는 증빙서류를 다이나믹스 365의 청구서 옆에 함께 저장할 수 있습니다.즉 레코드를 검토하는 담당자는 공유 메일함이나 서류함을 뒤질 필요 없이 숫자 뒤에 있는 문서를 바로 확인할 수 있습니다.청구서 물량이 많을 때는 전자방식으로 입력할 수 있습니다.다이나믹스 365는 데이터 엔터티를 통한 청구서 데이터 가져오기를 지원합니다.데이터 엔터티는 다른 시스템이 정보를 다이나믹스 365로 보내기 전에 작성하는 표준 양식이라고 생각하면 됩니다.예를 들어 외부 청구서 캡처 서비스는 청구서 헤더, 항목, 문서 청구 파일을 하나의 데이터 패키지로 보낼 수 있습니다.헤더에는 주요 청구 정보, 공급업체, 청구서 번호, 날짜, 통화, 총액, 구매 주문 참조 번호가 포함됩니다.항목은 청구 내역을 설명합니다.한 항목은 프린터 용지, 다른 항목은 토너, 또 다른 항목은 배송비일 수 있습니다.세부 정보를 분리해서 관리하면 재무 담당자가 자신이 승인하는 내용을 정확히 파악할 수 있습니다.

세금 정보도 청구서와 함께 전달됩니다.다이나믹스 365는 회사가 청구서를 올바르게 기록할 수 있도록 세액 및 관련 세부 정보가 필요합니다.송장 검토를 진행하지 못하게 막는 몇 가지 요인이 있습니다.공급업체 누락, 유효하지 않은 날짜, 중복된 송장 번호, 또는 일치하지 않는 합계 금액 등이 있습니다.이러한 일시 중지는 회사를 보호합니다.공급업체 송장 정책은 송장이 귀사의 규정을 준수하는지 확인합니다.중복검사는 이미 기록된 동일한 공급업체 및 송장 번호처럼 친숙해 보이는 청구서를 찾아 냅니다.그 목적은 공급업체가 잘못을 저질렀다고 비난하려는 것이 아닙니다.공급업체는 송장이 도착했는지 확실하지 않아 다시 보낼 수 있습니다.담당자가 실수로 같은 pdf를 두 번 입력할 수도 있습니다.어느 경우 등 같은 청구서를 두 번 결제하는 것은 누구도 원치 않는 업무를 발생시킵니다.다이나믹스 365가 송장을 수락하면 다음 질문은 간단합니다.누가 이를 승인할 권한이 있나요?여기서 워크플로우, 워크플로우가 필요합니다.워크플로우는 시스템 내부의 승인 경로입니다.관리자에게 pdf를 이메일로 보내고 돌아오기를 기다리는 대신,다이나믹스 365는 귀사의 규칙에 명시된 담당자 나 역할에 송장을 전송합니다.각 조직은 자금 관련 의사결정을 어떻게 처리할지에 따라 해당 규칙을 결정합니다.소액의 일상적인 송장은 짧은 경로를 따를 수 있습니다.특정 금액 이상의 송장은 상급관리자의 승인이 필요할 수 있습니다.특정 부서와 관련된 청구서는 해당 부서 관리자에게 전달될 수 있습니다.재고 공급업체, 서비스업체, 도급업체 등 공급업체 유형에 따라 서로 다른 승인 경로를 만들 수도 있습니다.경로는 사람의 기억이 아닌 규칙을 따릅니다.이를 통해 승인 과정을 훨씬 쉽게 추적할 수 있습니다.재무부서는 송장이 검토되기 중인지, 승인되었는지, 아니면 추가 정보가 필요한지 확인할 수 있습니다.

승인자는 청구서를 확인하고 자신의 부서 소관인지, 비용이 적절한지 판단할 수 있습니다.일부 송장은 모든 규칙을 충족하여 자동으로 다음 단계로 넘어갑니다.공급업체 정보가 알려져 있고, 가져온 세부 정보가 완전하며, 송장이 정책검사를 통과한 경우입니다.이러한 송장은 매번 사람이 똑같은 기본검사를 반복할 필요가 없습니다.다른 송장들은 예외 항목이 됩니다.공급업체 계정이 누락되었을 수 있습니다.송장 번호가 이미 존재할 수도 있습니다.가져온 항목에 오류가 있을 수도 있습니다.다이나믹스 365는 해당 송장들을 가져오기 실패 목록에 보관하여,재무 담당자가 오류 메시지를 확인하고, 보류 중인 송장을 생성하기 전에 문제를 수정할 수 있게 합니다.검토 과정에서도 원본 문서는 여전히 중요합니다.다이나믹스 365는 송장 페이지에 첨부 파일 뷰어를 포함하고 있어,재무 담당자가 수정 중인 기록바로 옆에서 송장 이미지를 확인할 수 있습니다.공급업체가 원본 청구서에 6천이라고 입력했는지, 8천이라고 입력했는지 확인하기 위해 화면을 전환할 필요가 없습니다.자동화는 일상적인 업무 흐름을 처리합니다.사람은 질문을 처리합니다.승인은 적절한 사람이 송장 진행에 동의했음을 확인해주지만,공급업체가 주문하거나 수령 한 항목 그대로 청구했음을 아직 증명하는 것은 아닙니다.이를 위해 다이나믹스 365는 서류를 대조합니다.송장 일치, 인보이스 매칭입니다.회사가 주문한 내용을 확인하고 승인하는 과정은 담당자가 송장을 검토했음을 입증합니다.하지만 일치 기능은 다른 질문에 답합니다.송장 내용이 회사가 실제로 구매하기로 합의한 내용과 일치하는가?구매가 구매 주문서로 시작되면 다이나믹스 365는 대조할 수 있는 기록을 갖게 됩니다.구매 주문서는 회사의 주문 점표라고 생각하면 됩니다.여기에는 공급업체, 요청 품목, 수량, 가격 및 조건이 기록됩니다.

청구서가 도착하기 전에 구매 부서에서 주문서를 작성합니다.이게 왜 중요할까요?구매 주문서는 송장이 도착하기 전에 합의된 내용을 포착하기 때문입니다.주문서가 없으면 재무 담당자는 공급업체 이름으로 된 청구서만 보게 됩니다.주문서가 있으면 공급업체의 청구 금액을 원래 요청과 비교할 수 있습니다.물리적 상품의 경우 중요한 또 다른 기록이 있습니다.배송이 도착하면 참고팀이 제품 수령증을 기록하며이는 다이나믹스 365 내에서 상품이 회사에 도착했음을 입증하는 수량 포함 증거가 됩니다.모든 항목이 완벽하다는 뜻은 아니지만 해당 주문에 대해 수령된 내용이 기록됩니다.회사가 사무용 위자 10개를 주문한다고 가정해보겠습니다.구매 주문서에는 합의된 가격으로 위자 10개가 명시되어 있지만트럭이 도착했을 때 창고에서 확인한 수량은 8개뿐이며 나머지 2개는 105더 상태입니다.입고팀은 8개에 대한 제품 수령증을 개시합니다.그 후 공급업체는 위자 10개에 대한 송장을 보내는데이는 마지막 2개가 배송되기 전에 전체 주문에 대해 청구한 것으로 공급업체 입장에서는 맞을 수 있습니다.하지만 이제 귀사의 기록에는 차이가 발생합니다. 10개 주문, 8개 수령, 10개 청구,다이나믹스 365는 송장일치를 통해 이러한 차이를 포착할 수 있습니다.양방향 일치는 구매 주문서와 공급업체 송장을 비교하여청구 금액이 가격 및 수량 측면에서 주문서와 일치하는지 확인합니다.이는 원래 주문서를 확인하는 것만으로 충분한 통제가 가능한 구매에 적합합니다.이는 공급업체가 더 높은 가격이나 주문보다 많은 수량을 청구하는 경우를 잡아내지만구매 주문서와 송장이라는 두 가지 기록만 비교하므로상품이 실제로 도착했는지는 확인하지 않습니다. 3방향 일치는 여기에 제품 수령증을 추가합니다.따라서 다이나믹스 365는 이제 구매 주문서,제품 수령증, 송장을 함께 비교합니다.

위자 사례에서 시스템은 쉽게 주문, 8개 수령, 쉽게 청구라는 내역을 확인합니다.그리고 그 차이는 송장을 그대로 처리하지 않고 일시 정지하는 이유가 됩니다.재고, 장비 또는 대량의 물리적 상품을 구매하는 기업의 경우이 검사는 도착하지 않은 품목이나 수령한 것보다 많은 금액을 지불하지 않도록재무부서의 통제력을 강화해줍니다.구매부서가 합의 내용을 확인합니다.입고 부서는 물품 수령을 확인하고 공급업체는 송장을 통해 대금을 청구합니다.아, 이 세 가지 기록은 모두 일치해야 합니다.실제 업무에서는 작은 차이가 발생하기 마련입니다.가격은 반올림 때문에 달라질 수 있고,공급업체는 허용된 범위 내에서 수량을 약간 조정할 수 있습니다.사소한 차이로 인해 송장 처리가 중단된다면,재무팀은 사소한 문제를 해결하는 데 너무 많은 시간을 허비하게 될 것입니다.따라서 다이나믹스 365를 통해 회사는 일치 정책과 허용 오차 한도를 설정할 수 있습니다.허용 오차는 허용 가능한 차이를 의미하며,회사는 가격, 수량, 합계 또는 관련 비용에 대해 수용할 금액이나 비율을 직접 결정합니다.허용 한도 내의 항목은 회사의 규칙에 따라 자동으로 처리되고,한도를 초과하는 항목은 검토를 위해 표시됩니다.그 한도는 회사가 결정합니다.기업은 저렴한 사무용품의 작은 차이는 허용하더라도,고가의 기계 장비에는 훨씬 엄격한 한도를 설정할 수 있습니다.시스템은 무엇이 합리적 인지 판단하지 않습니다.재무 및 구매 부서에서 규칙을 정하면,다이나믹스 365가 이를 일관되게 적용합니다.이는 재무팀의 업무 방식을 변화시킵니다.문제가 없는 모든 송장을 일일이 확인하는 대신,예외적인 사례에 집중할 수 있게 됩니다.가격이 변경되었거나, 영수증이 누락되었거나,수량이 맞지 않는 송장을 조사하는 것처럼 말이죠.정상적인 송장은 규칙에 따라 처리되지만,담당자는 의사결정이 필요한 부분에만 집중할 수 있습니다.

그것이 바로 일치 작업의 진정한 가치입니다.시스템은 일상적인 검사를 담당하고,사람은 판단이 필요한 문제를 처리하는 방식입니다.이는 시스템이 판단을 대신하는 것이 아닙니다.일상적인 확인 작업과 실제 해결이 필요한 문제를 분류하는 것입니다.한 가지 혼동하기 쉬운 점이 있습니다.표준 다이나믹스 365일치 기능은 2방향 및 3방향 일치를 지원합니다.검사 기록 추가와 같은 4방향 일치가 필요한 경우에는 사용자 지정이나 별도의 솔루션을 통해 추가 작업이 필요합니다.결국 일치 작업의 역할은 명확합니다.네, 공급업체의 청구서와 회사의 구매 및 입고 기록을 비교하여 대금 지급 전 차이점을 찾아내는 것입니다.송장이 검토와 일치 확인을 통과하면 회사가 지급해야 할 채무가 되며,이를 바탕으로 공급업체의 대금을 지급하고 장부를 정리합니다.송장이 회사의 필수 검사 과정을 통과하면 다이나믹스 365에서 이를 정기할 수 있습니다.정기는 송장이 공식 재무 기록이 됨을 의미하며,회사는 공급업체에 지급해야 할 금액을 기록하고 대금이 청산될 때까지 미지급 상태로 표시합니다.송장 처리가 준비되었다고 해서 즉시 자금이 나가는 것은 아닙니다.재무팀은 대금 지급 실행 시 어떤 송장을 먼저 지급할지 결정해야 합니다.다이나믹스 365는 지급 제한 기능을 통해 만기된 송장을 확인하고,회사가 설정한 규칙에 따라 이번 실행에 포함할 항목을 제한합니다.지급 제한은 담당자가 검토하는 시작 단계의 목록일 뿐입니다.예를 들어 이번 주에 만기가 되는 공급업체 청구서가 있는 반면,다른 청구서는 약정 조건에 따라 이달 말까지 기다릴 수 있습니다.재무팀은 제한된 청구서를 확인하고 필요한 경우 항목을 추가하거나 삭제한 다음 지급 점표를 준비합니다.이런 방식으로 지급이 분산되지 않고 그룹화되어 관리됩니다.지급 점표를 회사의 지급 워크시트라고 생각하십시오.

여기에는 회사가 보낼 공급업체 지급 목록, 금액, 지급 세부 정보가 나열됩니다.재무 담당자는 공유 기록 없이 청구서 하나하나를 따로 보내는 대신,이를 사용하여 관리 가능한 지급 배치를 준비합니다.자금은 어떻게 빠져나가나요?이는 공급업체와 회사의 설정된 지급 방식에 따라 다릅니다.다이나믹스 365를 사용하면 회사가 자체 지급 방식을 만들고 수표, 전자지급, 약속어음과 같은 지급 유형에 연결할 수 있습니다.수표는 익숙한 방식입니다.전자지급은 회사의 은행 프로세스를 통해 자금을 보냅니다.약속어음은 합의된 조건에 따라 지급하겠다는 공식적인 약속을 기록합니다.모든 기업이 모든 방식을 사용하는 것은 아니지만,다이나믹스 365는 회사가 사용하는 경로를 기록할 방법을 제공합니다.각 지급 방식은 또한 올바른 회사 은행 계좌를 가리켜야 합니다.기업은 서로 다른 법인, 통화 또는 지급 목적에 따라 별도의 계좌를 보유할 수 있으므로 이러한 연결은 중요합니다.재무팀이 지급을 준비할 때 시스템은 자금이 나갈 은행 계좌를 알아야 합니다.그렇지 않으면 담당자가 잘못된 계좌에서 지급을 생성할 수도 있습니다.지급 시기 또한 주의가 필요합니다.만기일 이후에 지급하면 독촉, 분쟁 또는 공급업체와의 관계약화로 이어질 수 있습니다.너무 일찍 지급하면 회사가 자금을 지출할 필요가 없는 시점에 현금이 유출됩니다.다이나믹스 365는 청구서 만기일을 계속 표시하여 재무팀이 각 공급업체와 합의한 조건에 맞춰 지급을 계획할 수 있게 하며,자금이 나갈 때 더 많은 통제권을 제공합니다.다이나믹스 365는 간단한 질문에 답해야 합니다.그 지급으로 어떤 청구서를 결제했나요?정답은 정산입니다.정산은 지급을 특정 공급업체 청구서 또는 결제 대상 청구서와 연결합니다.영수증을 청구서와 대조하여 처리하는 것으로 생각하십시오.정산이 없으면 회사는 동일한 공급업체 계정에서 청구서와 지급내역을 볼 수는 있어도,두 항목이 서로 관련되어 있다는 명확한 기록이 없을 수 있습니다.

전액 지급은 청구서 전체를 정산하지만, 비즈니스가 항상 그렇게 깔끔하게 돌아가지는 않습니다.회사는 청구서 금액 중 일부만 먼저 지급하고, 나머지는 나중에 지급할 수도 있습니다.정산은 부분 지급을 기록하고, 잔액을 열어두어 재무팀이 공급업체에 여전히 지불해야 할 금액을 정확히 파악할 수 있게 합니다.이러한 가시성은 정확한 공급업체 잔액관리에 필수적입니다.하나의 지급으로 여러 청구서를 처리할 수도 있습니다.예를 들어, 한 기업이 같은 공급업체로부터 받은 5개의 미결제 청구서를 단일 전자결제로 지급할 수 있습니다.결제, 세틀먼트, 기능은 그 하나의 지출 금액을 각각의 청구서와 연결해 처리합니다.지급액이 모든 청구서 금액을 완전히 충당하지 못하더라도, 미결제 잔액은 명확하게 유지되며 혼란스러운 총액 속에 사라지지 않습니다.이는 추적 가능한 기록을 생성하며, 청구서의 승인 과정부터 일치 결과까지 전 과정을 확인할 수 있습니다.전월에 준비된 결제 내역을 확인하고, 해당 결제가 공급업체의 잔액을 어떻게 정산했는지 살펴보세요.자금 지출 이유에 대한 문의가 들어와도, 재무팀은 이메일이나 은행 명세서를 뒤져가며 상황을 재구성할 필요가 없습니다.프로세스가 다이나믹스 365위 여러 페이지에 걸쳐 나타날 수 있지만,각 기록은 하나의 관리된 흐름, 즉 연결된 매입 채무 전체 그림으로 이어집니다.사무용품에 대한 청구서를 하나 받았다고 가정해봅시다.공급업체 기록에는 결제 규칙이 담겨 있고, 가져온 청구서는 문서 자체는 물론 상세 내역까지 포함합니다.구매부서는 구매 주문서를 제공합니다.입고 부서는 입고 내역을 제공하여 일치 프로세스가 비교할 수 있는 실질적인 기록을 갖추게 합니다.이제 내부적으로는 정기 프로필, 포스팅 프로파일, 이 부채와 비용을 올바른 총계정 원장 계정으로 처리합니다.현금 및 은행 관리 기능은 어떤 결제 수단을 사용할지, 어떤 은행 계좌에서 자금을 이체할지 제어합니다.

청구 파일은 거래 내역에 그대로 남아있으므로, 나중에 언제든 원본 청구서를 불러와 검증할 수 있습니다.자동화가 재무팀의 판단을 대신하는 것은 아닙니다.

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