직장에서 누군가 새 노트북, 생산용 원자재 또는 청소 서비스가 필요하면 어떤 일이 벌어질까요?많은 기업에서 예전 방식은 이메일, 스프레드 시트, 종이 양식을 사용하고 몇 주 뒤에 청구서를 찾아 헤매는 것이었습니다.마이크로소프트 지식나눔 M365 FM위 새로운 에피소드에 오신 것을 환영합니다.저는 미르코 피터스이며, 오늘은 기업이 공급업체로부터 상품과 서비스를 구매하는 연결된 프로세스인 조달 및 소싱에 대해 알아보겠습니다.사무실 건물의 안내데스크를 생각해보세요.모든 요청, 승인, 주문, 배송, 청구서 및 결제가 같은 곳을 거쳐 처리됩니다.첫 번째 요청부터 보이지 않는 곳에서 작동하는 제어 장치까지 하나의 구매 과정을 끝까지 따라가 보겠습니다.첫 번째, 조달 및 소싱이 실제로 무엇을 다루는지 알아보겠습니다.조달 및 소싱은 물건을 사는 일치고는 거창한 이름처럼 들릴 수 있지만, 사실 두 단어는 서로 다른 업무를 설명합니다.소싱은 적합한 공급업체를 찾고 선정하는 작업입니다.장갑, 헬멧, 안전표지판, 보안경이 필요한 회사를 생각해보세요.누군가 주문을 넣기 전에 누가 회사에서 수용 가능한 조건으로 필요한 날짜에 적절한 가격으로 제품을 공급할 수 있는지 결정해야 합니다.그것이 바로 소싱입니다.조달은 회사가 실제 구매를 관리해야 할 때 시작됩니다.여기에는 요청, 승인, 구매 주문, 배송, 청구서 및 결제가 포함됩니다.이 전체 과정을 소스 투 페이, 소스 투 페이 라고 부릅니다.이 이름은 전체 경로를 설명합니다.기업은 필요를 파악하고, 공급업체를 선택하고, 주문을 보내고, 상품이나 서비스를 받은 뒤, 공급업체로부터 청구서를 받아 재무팀이 대금을 지급합니다.각 단계는 다음 단계와 연결됩니다.당연한 이야기처럼 들리겠지만, 여전히 많은 기업이 단계들을 제각각 운영하고 있습니다.직원은 이메일로 요청을 보내고, 관리자는 채팅 메시지로 승인하며, 구매 담당자는 스프레드 시트의 주문 내역을 기록하고, 창고는 종이 배송 명세서를 확인하며, 회계팀은 주문과 명확히 연결되지 않은 청구서를 받습니다.

이런 식으로도 구매는 가능하지만, 업무의 맥락을 놓치게 됩니다.구매 담당자는 창고에서 이미 주문의 일부를 받았다는 사실을 알 수 없습니다.청구서가 서로 다른 두 경로를 통해 들어오면, 재무팀은 같은 청구서를 두 번 결제할 수도 있습니다.관리자는 돈이 회사를 떠난 후에야 비용을 확인하게 됩니다.누군가, 이거 누가 승인했죠? 라고 물으면, 답을 찾기 위해 받은 편지함을 한참 뒤져야 합니다.다이나믹스 365는 이러한 모든 과정을 하나에 연결된 플랫폼에 담아냅니다.다이나믹스 365 서플라이 체인 매니지먼트 내의 조달 및 소싱은 기업이 상품의 이동과 가용성을 처리하는 곳이며,송장 기록, 채무 추적, 결제 처리를 위해 재무 및 외상 매입금 부서와 연결됩니다.따라서 구매 업무는 별도로 고립되어 운영되지 않습니다.창고 부서는 상품 입고를 기록하고, 재무 부서는 해당 구매와 연결된 송장을 확인하며,외상 매입금 부서는 주문 내역과 실제 입고품 및 공급업체의 청구서를 대조할 수 있습니다.각 팀은 자신에게 필요한 정보만 확인하지만, 구매 내역은 하나의 연결된 기록으로 유지됩니다.이제 구매에는 두 가지 유형이 있습니다.직접 조달은 기업이 생산하거나 판매하는 제품과 직접 관련된 상품이나 서비스를 다룹니다.가구 제조업체가 목재, 나사, 천을 구매하는 것은 직접 자재를 구매하는 것입니다.따라서 그러한 자재가 없으면 판매할 제품을 만들 수 없습니다.간접 조달은 사업 운영에는 필요하지만 판매되는 제품의 일부가 되지는 않는 항목들,즉 노트북, 사무용 가구, 교육, 수리, 청소, 소프트웨어 또는 법률 자문 등을 다룹니다.둘 다 중요하지만 종종 시작되는 방식은 다릅니다.생산 수요를 통해 기업의 더 많은 부품이 필요함을 알 수 있습니다.직원은 새 모니터를 요청할 수 있습니다.시설 관리자는 수리 서비스가 필요할 수 있습니다.

다이나믹스 365는 구매 경로를 명확하게 유지하면서 이러한 모든 다양한 요구사항을 처리합니다.이번 에피소드에서는 하나의 간단한 예시를 사용해보겠습니다.창고 관리자가 팀의 새로운 안전장비가 필요하다는 것을 알게 되었다고 가정해봅시다.일부 헬멧은 손상되었고 보호장갑의 재고는 부족합니다.관리자는 팀을 위한 충분한 장비가 필요하며, 기업은 자금을 집행하기 전에 명확한 기록이 필요합니다.그러한 구매는 필요해서 시작되며, 모든 통제된 구매는 누군가의 요청에서 시작됩니다.둘째, 내부 요청에서 올바른 공급업체로의 과정입니다.전체 구매 프로세스가 시작되는 방식은 다음과 같습니다.창고 관리자가 안전장비의 필요성을 발견하면,다이나믹스 365 내에서 생성되는 첫 번째 기록은 구매 요청서입니다.구매 요청서는 무언가를 구매하기 위한 내부적인 요청입니다.이 요청서에는 필요한 물품, 수량, 그리고 종종 배송되어야 할 위치가 명시됩니다.이 요청은 아직 공급업체에 아무것도 약속하지 않는다는 점에 유예하십시오.이러한 구분 덕분에 구매 초기 단계부터 회사의 통제하에 둘 수 있습니다.창고 관리자가 헬멧 20개와 여러 상자의 장갑을 요청할 수는 있지만,담당자의 검토가 완료되기 전까지는 공급업체에 주문이 전달되지 않습니다.일반적인 구매의 경우, 요청은 제품 카탈로그에서 시작될 수 있습니다.카탈로그를 회사에 승인된 쇼핑 선반이라고 생각하십시오.안전장갑과 같이 모호한 요청을 입력하는 대신,직원은 임의 설명, 공급업체 옵션, 가격이 지정된 승인된 제품을 선택할 수 있습니다.이는 시간을 절약할 뿐만 아니라, 회사 규정을 준수하지 않는 임의의 제품을 구매하는 것을 방지합니다.하지만 모든 요청이 카탈로그 안에 포함되는 것은 아닙니다.기업은 일회성 수리, 컨설턴트 교육, 또는 물리적 제품으로 보관되지 않는 서비스가 필요할 수 있습니다.이러한 경우 다이나믹스 365는 조달 범주를 사용할 수 있습니다.

조달 범주는 지출 항목별로 그룹화합니다.예를 들어, 기업은 안전용품, 건물 수리, 법률 서비스, 또는 컴퓨터 장비와 같은 범주를 사용할 수 있습니다.요청자는 선반에 품목번호가 없더라도 필요한 것을 설명하고 올바른 범주에 배치할 수 있습니다.이제 요청이 제출 버튼을 눌렀다는 이유만으로 바로 구매로 이어져서는 안 됩니다.기업은 지출 한도, 예산검사 및 승인 워크플로우를 설정할 수 있습니다.장갑에 대한 작은 요청은 창고관리자에게 전달될 수 있습니다.안전장비에 대한 더 큰 요청은 부서 예산 담당자나 구매팀의 승인이 필요할 수도 있습니다.경로는 금액, 부서 또는 해당 지출 유형과 관련된 구매 규칙에 따라 변경될 수 있습니다.즉, 사람들이 모든 승인 규칙을 직접 기억할 필요가 없습니다.다이나믹스 365는 요청을 올바른 경로로 보내고, 요청은 시스템 내에 기록을 유지합니다.관리자가 대량의 장비를 요청했는데, 어떤 공급업체와 거래할지 아직 모르는 경우를 가정해보겠습니다.구매부서는 흔히 RFQ라고 하는 견적 요청서를 생성할 수 있습니다. RFQ는 여러 공급업체의 동일한 요구사항에 대해 입찰하도록 요청합니다.구매자는 헬멧 유형, 장갑 크기, 수량, 요청 배송일과 같은 요구사항을 보냅니다.각 공급업체는 가격과 조건을 회신할 수 있습니다.한 업체는 비용은 저렴하지만 3주 동안 배송이 안 될 수도 있습니다.다른 업체는 비용이 조금 더 들지만 다음 주 화요일까지 모든 것을 공급할 수 있습니다.구매자는 선택하기 전에 이러한 답변을 비교할 수 있습니다.가격은 중요하지만 그것만이 전부는 아닙니다.배송 날짜, 제품 세부 정보, 할인, 그리고 요청을 충족하는 공급업체 자체의 능력이 모두 선택에 영향을 미칩니다.시스템은 비교 내용을 이메일 스레드 속에 묻어두는 대신 입찰을 요청과 연결된 상태로 유지합니다.구매자가 누구를 선택하기 전에 다이나믹스 365는 공급업체 기록도 보관합니다.

공급업체 기록에는 공급업체 이름과 비즈니스 관계에 사용되는 정보 등 구매에 필요한 회사 세부 정보가 포함됩니다.공급업체 카탈로그는 업체가 공급하는 제품을 보여줄 수 있으며 공급업체는 해당 카탈로그를 개시하여 정보를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.더 엄격한 통제를 위해 제품별로 승인된 공급업체 목록을 가질 수 있습니다.이는 해당 제품에 대해 회사에서 승인한 공급업체가 누구인지 구매자에게 알려줍니다.이는 선택의 지침이 되며 회사에서 의도하지 않은 공급업체를 선택하지 못하도록 방지할 수 있습니다.일부 공급업체 관계에는 사전에 협의된 조건도 포함됩니다.구매 계약은 회사와 공급업체 간의 장기적인 거래를 기록합니다.회사는 특정 기간 동안 일정 수량을 구매하거나 일정 금액을 지출하기로 동의하고 공급업체는 관련 조건에 합의합니다.거래 계약은 특정 날짜에 적용되는 공급업체의 가격이나 할인을 기록합니다.따라서 안전장비 공급업체가 향후 6개월간 장갑을 더 낮은 가격에 제공하기로 했다면다이나믹스 365가 해당 약정을 저장하여 모든 구매자가 이를 기억할 필요가 없게 합니다.리베이트 계약은 회사가 특정 구매 금액이나 수량을 달성한 후 공급업체가 대금을 환급해주는 경우를 추적할 수도 있습니다.이 시점에서 회사는 무엇이 필요한지 누가 공급할 수 있는지 어떤 조건이 적용되는지 파악하게 됩니다.검색은 끝났지만 공급업체는 여전히 공식적인 주문이 필요합니다.셋째, 구매 주문서는 회사의 서면 약속입니다.구매자는 안전장비 공급업체를 선정했습니다.이제 회사는 일반적으로 PIO라고 불리는 구매 주문서가 필요합니다.구매 주문서는 회사가 정확히 무엇을 구매할지 공급업체에 알리는 공식 문서입니다.여기에는 공급업체 이름, 품목 또는 서비스 목록, 수량 및 합의된 가격, 배송 날짜 및 결제 조건이 포함됩니다.우리 창고의 경우 PIO에는 헬멧 20개, 장갑 10상자, 다음 주 화요일 배송일이 기재될 수 있습니다.

이는 구매 결정을 양측 모두가 활용할 수 있는 명확한 기록으로 전환합니다.회사가 어떤 유형의 장갑을 요청했는지, 몇 단위를 예상하는지, 구매자가 공급업체와 어떤 가격에 합의했는지 추측할 필요가 없습니다.구매 주문서는 여러 방식으로 시작될 수 있습니다.대개 승인된 구매 요청서에서 시작됩니다.창고 관리자가 안전장비를 요청하고, 적절한 담당자가 그 요청을 승인하면 구매 부서에서 이를 PIO로 전환합니다.구매 계약에서 시작될 수도 있습니다.회사가 이미 안전장비 공급업체와 장기 계약을 맺었다면,구매자는 모든 세부사항을 처음부터 작성할 필요 없이 해당 계약에 기반한 릴리스 주문을 생성할 수 있습니다.때로는 수요가 주문을 생성하기도 합니다.회사는 향후 생산 수요를 예상하여 자제 구매를 계획할 수 있으며,다이나믹스 365는 해당 수요를 바탕으로 계획된 구매 주문서를 생성할 수 있습니다.회사가 계획된 주문을 릴리스하면 실제 구매 주문서가 됩니다.다음으로 직접 구매 방식이 있습니다.구매자는 이전의 요청서, 계약 또는 계획된 수요가 없을 때 수동으로 PIO를 생성할 수 있습니다.이는 구매자가 회사의 필요사항과 어떤 공급업체가 공급할지 이미 알고 있을 때 발생할 수 있습니다.출발점은 다르지만 도착지는 같습니다.구매 주문서가 진행되기 전에 회사는 승인 절차를 요구할 수 있습니다.구매자는 주문을 준비하지만,주문이 공급업체에 도달하기 전에 회사의 자동금액 규칙에 따른 내부 승인이 필요할 수 있습니다.그것은 두 가지 결정을 분리합니다.먼저 회사가 자체 약정을 승인한 다음,양측이 합의한 내용을 확인하며 공급업체와 주문을 확정합니다.확정된 구매 주문, PIO은 단순한 내부 메모 그 이상입니다.이는 주문이 공급업체에 도달했으며,구매에 관한 합의가 존재함을 기록합니다.또한 다이나믹스 365는 구매자가 거래처에 주문할 때마다동일한 정보를 다시 입력하는 번거로움을 덜어줍니다.

공급업체 기록은 배송 정보, 결제 조건 및 기타 일반적인 설정과같은 세부 정보를 자동으로 채울 수 있습니다.구매자는 여전히 주문을 확인하고 상황에 따라 세부 정보를 변경할 수 있지만,일반적인 정보는 올바른 위치에서 시작됩니다.이는 입력을 줄이고 반복적인 주문을 더욱 일관되게 유지합니다.배송이 항상 하루에 한 상자로 이루어지는 것은 아닙니다.공급업체가 장갑은 모두 보유하고 있지만,헬멧은 절반만 준비되었다고 가정해보십시오.배송 일정을 통해 회사는 하나의 구매 주문을여러 날짜에 걸친 계획된 배송으로 분할할 수 있습니다. PIO에는 헬멧 10개가 다음 주 화요일에 도착하고,나머지 10개는 일주일 후에 도착하며,장갑은 첫 번째 배송에 포함된다는 내용을 표시할 수 있습니다.하나의 주문은 연결된 상태를 유지하면서,배송 계획은 실제 상황에 맞게 조정됩니다.일부 구매 품목은 회사에 전혀 도착하지 않기도 합니다.직송, 다이렉트 딜리버리, 은 공급업체가 제품을 회사,즉 IoTMSS 고객에게 직접 배송하는 것을 의미합니다.예를 들어, 기업이 전문 품목을 판매하지만,자체 창고에는 보관하지 않는 경우입니다.이 기업은 고객을 위한 판매 주문과,공급업체를 위한 관련 구매 주문을 생성할 수 있습니다.공급업체가 고객에게 직접 배송하는 동안,다이나믹스 365는 배후에서 관련 판매 및 구매 단계를 연결합니다.이렇게 하면 IoTMSS 회사 창고를 거치는 불필요한 단계를 피할 수 있고,고객 주문과 공급업체 주문을 서로 연결하여,거래 양측에서 동일한 품목을 추적할 수 있습니다.구매 주문에는 주 품목 외에 다른 것도 포함될 수 있습니다.일부 제품에는 관련 품목이 필요합니다.회사가 헬멧을 주문할 때,교체용 바이저나 장착 부품이 추가로 필요할 수 있습니다.다이나믹스 365는 필수 또는 선택사항 이거나,추가 비용 없이 포함되는 보조 품목을 제한할 수 있습니다.

구매자는 주 배송품이 도착한 후에 발견하는 대신,주문을 생성하는 과정에서 관련 필요 사항을 확인합니다.그 다음에는 비용 항목이 있습니다.운임, 취급 비용 및 이와 유사한 비용도 구매 주문에 포함될 수 있습니다.비용은 회사의 기록 방식에 따라 전체 주문에 적용되거나,특정 주문 라인에 적용될 수 있습니다.배송비가 많이 추가된다면,제품 가격이 낮아도 실제 총 비용은 달라지기 때문에 이는 중요합니다.주문과 함께 비용을 기록하면,별도의 메모에 남기지 않고도 구매 비용과 계속 연관시킬 수 있습니다.이제 공급업체는 명확한 품목, 가격, 날짜, 조건이 포함된 확정 주문을 받게 됩니다.하지만 확정 주문은 회사가 예상하는 상황만을 기록할 뿐입니다.다이나믹스 365는 상품이나 서비스가 실제로 도착했을 때 이를 증명할 자료가 여전히 필요합니다.넷째, 상품 수령 및 송장 확인입니다.트럭이 헬멧과 장갑을 싣고 창고에 도착합니다.주문 완료 처리를 하기 전에,창고팀은 실제로 무엇이 도착했는지 확인해야 합니다.도착을 등록하고, 배송품을 구매 주문서와 대조한 뒤 해당 주문에 대해 제품 입고를 개시합니다.제품 입고는 시스템에 상품이 도착했음을 기록하는 일종의 방식입니다.여기 10개가 있습니다.구매 주문서에는 헬멧 20개와 장갑 10박스가 기재되어 있지만,운전자는 헬멧 10개와 장갑 10박스만 배송했습니다.창고는 회사가 예상했던 수량이 아니라 실제로 수령 한 수량만 개시합니다.나머지 헬멧 10개는 공급업체가 배송하거나 구매자가 주문을 변경할 때까지 구매 주문서에 미결 상태로 남습니다.이는 기록의 정확성을 유지해줍니다.제품 입고가 개시되면 구매 주문서가 변경됩니다.시스템이 주문 수량과 입고 수량을 분리함으로 구매 담당자, 참고 직원, 재무팀은 서로 연락할 필요 없이 주문 현황을 확인할 수 있습니다.재고 품목의 경우 입고 처리는 재고 업데이트도 수행합니다.

장갑이 사용 가능한 재고로 표시되어 참고팀이 바로 사용할 수 있게 됩니다.품목이 특정 프로젝트나 고정 자산 또는 직접 배송과 관련된 경우 다이나믹스 365는 구매권을 해당 용도로 기록할 수 있습니다.회사는 단순히 장갑을 어떻게 구매했는지 이상의 정보를 알게 됩니다.장갑이 도착했는지 몇 개가 도착했는지 어디에 배치해야 하는지도 파악합니다.모든 구매권이 하역장으로 도착하는 것은 아닙니다.회사가 하루 동안 안전강사를 고용하거나 소프트웨어 이용료를 지불하거나 외부 수리 서비스를 이용하는 경우를 생각해 보십시오.이러한 경우 결과물도 없고 세어야 할 팔레트도 없으며 참고 도착 등록 절차도 없습니다.서비스나 기타 비물리적 구매의 경우 회사는 더 간단한 경로를 사용할 수 있습니다.구매 설정 방식에 따라 참고 단계를 거치지 않고 구매 주문서에서 바로 입고를 등록하거나 바로 공급업체 송장으로 넘어갈 수 있습니다.똑같은 질문이 여전히 적용됩니다.회사가 구매하기로 합의한 것을 제대로 받았는가 하는 점입니다.교육 서비스의 경우 교육이 실제로 진행되었는지가 답변이 될 수 있습니다.수리 서비스의 경우 작업이 완료되었음을 누군가 확인하게 됩니다.회사가 무언가를 수령했음을 증명하기 위해 상자나 바코드가 꼭 필요한 것은 아닙니다.그런 다음 공급업체의 송장이 도착합니다.송장은 다이나믹스 365에서 회사가 공급업체에 지불해야 할 금액을 기록하고 지급을 준비하는 매입 채무로 입력됩니다.송장은 구매 주문과 연결됨으로 매입 채무에서 이를 기록 없는 독립된 청구서로 취급하지 않습니다.여기서 간단한 확인만으로도 많은 문제를 예방할 수 있습니다.다이나믹스 365는 회사가 주문한 내용, 수령한 내용, 그리고 공급업체가 청구한 금액이라는 세 가지를 비교합니다.이를 흔히 매칭이라고 부릅니다.쉽게 말해 청구서가 거래 내용과 일치하는지 확인하는 것입니다.

구매 주문에는 약정 가격으로 헬멧 20개가 표시되어 있을 수 있습니다.제품 입고 기록에는 현재까지 헬멧 10개만 도착한 것으로 표시될 수 있습니다.만약 공급업체가 20개에 대한 송장을 보내면 시스템은 회사가 결제하기 전에 그 차이를 보여줄 수 있습니다.이것이 3자간 매칭을 자동화하는 방식입니다.세 가지 기록은 구매 주문, 제품 입고 기록, 그리고 송장입니다.이들이 일치하면 매입 채무부서에서는 원활하게 업무를 진행할 수 있습니다.가격이 다르거나 송장 수량이 있고 수량을 초과하거나 주문하지 않은 항목이 나타나면 회사는 업무를 멈추고 조사할 수 있습니다.공급업체가 송장을 너무 일찍 보냈을 수도 있습니다.운송비가 별도 항목으로 청구되어 구매자가 확인해야 할 수도 있습니다.공급업체가 수량을 잘못 입력했을 수도 있습니다.핵심은 악의를 가정하지 않는 것입니다.이는 결제대금이 은행에서 빠져나간 후가 아니라 회사가 명확히 질문할 수 있는 시점에 차이를 포착하도록 자동화합니다.각 송장은 회사에 자동화된 재무 기록 내에서도 위치가 필요합니다.이는 회계 배분 업무를 자동화합니다.이 배분은 다이나믹스 365의 비용을 기록하는 방법을 알려줍니다.안전장갑은 창고 운영 비용에 해당할 수 있습니다.세지계차는 고정자산 계정에 해당할 수 있습니다.프로젝트 관련 구매는 해당 프로젝트 비용으로 기록되어야 할 수 있습니다.하나의 송장을 여러 곳으로 분할할 수도 있습니다.예를 들어 두 창고팀이 장갑 주문을 공유한다면 회사는 비용을 각 부서로 나눌 수 있습니다.그러면 재무부서는 나중에 모호한 송장 설명으로 내용을 파악할 필요 없이 자금 흐름을 바로 확인할 수 있습니다.송장이 일치하고 필요한 검사가 완료되면 승인 프로세스로 넘어갈 수 있습니다.송장을 정기하면 매입 채무에 회사가 공급업체에 지불해야 할 금액이 기록됩니다.이제 청구서는 지급 의무가 됩니다.

결제 조건은 만기일을 결정하는 데 도움이 됩니다.매입 채무부서는 지급 기한이 된 송장을 준비하고 회사가 결제를 처리하면 다이나믹스 365는 해당 송장에 대한 공급업체 잔액을 정리합니다.주문은 이제 예상 배송에서 비용 기록 및 결제 완료 단계로 넘어갔습니다.하지만 이 기록의 경로는 단지 하나의 청구서를 처리하는 것 이상의 역할을 합니다.이것은 회사에 해당 구매와 관련된 모든 결정 및 인계 과정에 대한 유용한 기록을 제공합니다.다섯째, 가시성 제어 및 더 나은 공급업체 결정을 지원합니다.연결된 구매 기록을 통해 회사는 문제가 재무부서에 도달하기 전에 구매를 통제할 수 있습니다.구매 정책은 기본 규칙을 설정합니다.이는 직원이 무엇을 요청할 수 있는지, 어떤 공급업체를 이용할 수 있는지, 그리고 회사 자금을 집행하기 전 언제 승인이 필요한지를 안내합니다.안전 장비 요청을 생각해 보십시오.회사는 창고 직원에게 승인된 안전 제품을 선택하도록 요구할 수 있으며, 새로운 공급업체 선정은 구매팀만 가능하도록 할 수 있습니다.소규모 교체 주문은 한 번이 승인만 필요할 수 있지만, 전체 세 팀을 위한 대규모 주문은 예산 관리자와 구매 관리자의 승인이 필요할 수 있습니다.규칙은 프로세스 내부에 내장되어 있습니다.직원들은 정책 문서를 검색하거나, 누가 승인해야 할지 추측하거나, 답장을 받을 때까지 이메일을 전달할 필요가 없습니다.다이나믹스 365는 부서, 금액, 구매 유형 또는 정책에 따라 요청을 경로 지정할 수 있습니다.그러한 경로를 워크플로우라고 합니다.워크플로우는 요청, 구매 주문 및 송장의 한 사람에서 다음 사람으로 이어지는 명확한 경로를 제공합니다.각 담당자는 기록을 승인, 거부하거나 수정을 위해 되돌려 보낼 수 있으며, 시스템은 이 모든 조치를 기록합니다.긴 이메일 체인 속에서 승인이 완료되었는지 더 이상 고민할 필요가 없습니다.

이는 담당자가 자리를 비웠을 때도 도움이 됩니다.업무가 담당자의 아웃룩 받은 편지함에서 어디서 멈췄는지 모른 채 사라지지 않습니다.회사는 현재 진행 단계를 확인하고 즉시 조치를 취할 수 있습니다.공급업체 포털을 사용하면 공급업체도 참여할 수 있습니다.공급업체 포털은 공급업체가 자신과 공유된 견적 요청이나 구매 주문을 확인할 수 있는 공간을 제공합니다.그들은 견적 요청에 응답할 수 있으며, 회사가 확인 요청을 보낼 때 직접 주문을 확정할 수 있습니다.이를 통해 양측 모두 동일한 문서를 기준으로 작업할 수 있습니다.구매자가 pdf를 보내고 회신을 기다린 후 다시 시스템에 수동으로 입력하는 대신 공급업체가 연결된 프로세스를 통해 세부 정보를 직접 확인할 수 있습니다.구매자는 기록을 수동으로 다시 작성할 필요 없이 응답을 바로 확인할 수 있습니다.구매가 시스템을 통해 이루어지면 회사는 별도의 스프레드 시트를 만들지 않고도 유용한 정보를 수집할 수 있습니다.지출 분석은 돈이 어디에 쓰이고 있는가? 라는 단순한 질문에 답해줍니다.구매 관리자는 공급업체, 제품, 조달 범주 또는 부서별로 지출을 검토할 수 있습니다.회사는 장갑을 한 공급업체로부터 구매한다고 생각할 수 있지만 기록을 보면 여러 팀이 다른 공급업체로부터 유사한 장갑을 구매하고 있음을 알 수 있습니다.또는 특정 부서가 예상보다 외부 수리비에 더 많은 비용을 지출하고 있음을 알 수 있습니다.이러한 세부 정보는 회사가 다음 구매를 진행하기 전에 더 나은 질문을 던질 수 있는 근거를 제공합니다.공급업체 성과 분석은 같은 이야기의 공급업체 측면을 살펴봅니다.구매자는 향후 주문을 누구에게 맡길지 결정할 때 구매 및 납품 결과를 비교할 수 있습니다.공급업체가 반복적으로 납품을 지연하거나 불안전한 주문을 보내거나 합의된 조건을 이행하지 못하면 서류상의 낮은 가격은 매력적이지 않을 수 있습니다.

회사는 공급업체 관계를 검토할 때 자체 구매 기록을 활용할 수 있습니다.다음은 감사추적입니다.감사추적을 통해 구매의 전체 이력을 추적할 수 있습니다.최초 요청부터 시작하여 승인자 확인, 구매 주문 검토, 영수증 확인, 송장 찾기 그리고 결제 완료 내역까지 모두 볼 수 있습니다.이 기록은 재무 및 감사팀 뿐만 아니라 일반 직원들이 일상적인 질문에 답할 때도 유용합니다.왜 이것을 구매했나요? 누가 이 공급업체를 선택했나요? 상품이 도착했나요? 송장이 이미 결제되었나요? 그 답은 구매 기록에 있습니다.처음에 사무실 건물로 다시 돌아가 봅시다.구매부서, 입고 부서, 재무부서는 각기 다른 업무를 수행하지만 서류를 주고받는 대신 동일한 구매권의 일부를 함께 들여다보고 있습니다.헬멧과 장갑에 대한 우리 창고 관리자의 TMS 요청에는 이제 전체 이력이 담겨 있습니다.해당 요청은 회사 정책을 준수했습니다.적절한 담당자가 이를 승인했습니다.공급업체가 장비를 공급했습니다.창고 직원이 배송을 기록했습니다.매입 채무부서가 송장을 대조하고 결제했습니다.이 모든 구성 요소를 명확하게 유지하는 한 가지 단순한 구분 방법이 있습니다.소싱은 회사의 구매처를 선정하도록 돕고, 조달은 구매 결정 이후의 과정을 관리합니다.결론입니다.리드에서 결제까지 연결된 하나의 기록입니다.전체적인 그림은 다음과 같습니다.조달 및 소싱은 흩어진 업무 전달 과정을 하나로 추적되는 회사 프로세스로 바꿉니다.요청이 받은 편지함에서 사라지거나, 승인 내용이 개인의 기억에만 남거나, 근거가 불분명 한 송장이 도착하는 일은 없습니다.대신 회사는 구매의 전 과정을 추적하는 하나의 연결된 기록을 보유하게 됩니다.이를 통해 필요할 때 명확한 답변을 얻을 수 있습니다.구매자는 주문 내역을 확인할 수 있습니다.창고는 예상입고 물량을 파악합니다.재무부서는 회사의 부채 상황을 알 수 있습니다.

관리자는 지출이 정확히 어디에 발생하는지 확인합니다.구매에는 여전히 사람, 공급업체, 상품, 서비스, 그리고 의사결정이 수반됩니다.다이나믹스 365가 그러한 요소를 없애는 것은 아닙니다.이 시스템은 관련 기록을 하나로 통합하여 더 적은 미결사항과 더 적은 변수로 구매를 진행할 수 있게 합니다.즐겨 사용하는 팟캐스트 플랫폼에서 구독하시고,다이나믹스 365조달 및 소싱을 처음 배우는 분들과의 지식을 공유하세요.