En we zien jullie live in januari. Welkom bij een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets hier op M365FM. Ik ben jullie host Milko Peters. Het onderwerp van vandaag is er en waar je zeker al van hebt gehoord als je in de financiële sector werkt. Copilot voor Dynamics 365 Finance & Operations. Maar de meeste mensen denken bij Copilot meteen aan een chatbot die vragen beantwoordt of misschien een e-mail schrijft. Maar wat doet het nu eigenlijk voor een financieel team op een dinsdagochtend? Dat gaan we vandaag in begrijpelijke taal uitleggen. Dit is geen robot die je accountant vervangt, maar een helper die geïntegreerd is in de tools die je al gebruikt. Je erbsysteem, je e-mail, je spreadsheets. Aan het einde van deze aflevering weet je precies wat Copilot doet in D365FNO, waar het het beste werkt en wat het echt oplevert. We bespreken de belangrijkste use cases, te beginnen met de use case die de meest directe waarde biedt.

Dus pak een kop koffie en laten we beginnen. Het probleem dat Copilot oplost. Twintig jaar geleden betekende een werkdag in de financiële sector dat je inlogde op het erbsysteem, gegevens exporteerde naar Excel, deze bewerkte, commentaar schreef, e-mails verstuurde en deze cyclus elke maand herhaalde. De gegevens waren er, maar je besteedde het grootste deel van je tijd aan het opzoeken en verplaatsen ervan. Dat is precies het probleem dat Copilot oplost. Financiële teams hebben geen gebrek aan informatie, ze hebben er juist genoeg. De wrijving zit hem in hoe je er toegang toe krijgt en er mee aan de slag gaat. Je opende een klantrecord, vervolgens een scherm voor de ouderdom van openstaande vorderingen, dan nog een voor de betalingsgeschiedenis en schakelde dan over naar Outlook om een e-mail op te stellen. Elke stap kost tijd. Copilot draait dat model om. In plaats van dat jij naar de gegevens moet gaan, komen de gegevens naar jou toe binnen je workflow.

Eén scherm, één gesprek.

Incasso en debiteurenbeheer. En hier is nog een weetje. Incasso is de belangrijkste toepassing van Copilot in D365 F&O. Het krijgt de meeste aandacht omdat het je het snelst rendement oplevert. Laat me uitleggen hoe. Binnen D365 F&O is er een werkruimte genaamd. Overzicht Incasso-coördinator. Wanneer je een klantrecord opent, genereert Copilot een overzicht van alles wat je moet weten. Achterstallige facturen, betalingsgeschiedenis, openstaande saldi, risicoblootstelling, alles op één plek. Laat ik een concreet voorbeeld geven. Stel, je bent een incasso-medewerker en je opent een klant met de naam Contoso Limited. Copilot laat je direct zien dat deze klant drie achterstallige facturen heeft met een totaalbedrag van 12.000 dollar. De laatste betaling was 45 dagen geleden en er is een geschil over factuur FT9. Vroeger was je 5 tot 10 minuten kwijt aan het zoeken naar die informatie op verschillende schermen.

Nu is het er binnen enkele seconden, maar overzichten zijn nog maar het begin. Copilot kan ook gepersonaliseerde herinneringsmails opstellen op basis van de geschiedenis en toonvoorkeuren van die klant. Je controleert de e-mail, klikt op verzenden en gaat verder. Dat is een workflow van twee klikken, bekijk het overzicht, maak de e-mail. Een taak van 30 minuten wordt 30 seconden. En dit maakt het nog beter. Dit werkt binnen D365 FNO en vanuit Outlook via de Copilot for Finance invoeging. Dus als een klant u rechtstreeks een e-mail stuurt, kunt u hun accountgegevens opvragen, hun openstaande saldo bekijken en een antwoord opstellen zonder uw inbox te verlaten. De incasso-activiteiten worden automatisch gesynchroniseerd met FNO. Incasso is de belangrijkste, maar er is nog een ander gebied waar Copilot nog meer verborgen tijd bespaart. Copilot voor de financiële afsluiting en rapportage, de maandafsluiting.

Elk financieel team kent dit ritme. Afstemmen, aanpassen, valideren, rapporteren, herhalen. Het is elke maand hetzelfde riedeltje en het kost dagen geconcentreerd werk. Copilot kan helpen in elke fase van die afsluitingcyclus. Laten we het eens doornemen. Voordat de afsluiting begint, voert Copilot een pre-afsluitingscan uit. Het identificeert ontbrekende activiteiten, ongebruikelijke transacties en onvolledige boekingen die aandacht vereisen voordat u begint. Zie het als het controleren van uw keuken voordat u een grote maaltijd gaat koken. Je wilt weten of je ingrediënten mist voordat je halverwege het recept bent, niet erna. Tijdens de afsluiting van de boekhouding wordt Copilot actiever. Het stelt journaalposten en omschrijvingen voor op basis van je historische patronen. Dus als je vooruitbetaalde kosten altijd op dezelfde rekening met dezelfde omschrijving boekt, leert Copilot dat en stelt het die automatisch voor.

Het signaleert ook discrepanties tijdens reconciliaties, items die niet overeenkomen, bedragen die er vreemd uitzien, boekingen die niet op hun plaats lijken. Je neemt nog steeds de uiteindelijke beslissing, maar het zoeken en verzamelen is gedaan. Nu de beoordelingsfase. Dit is waar Copilot echt uitblinkt. Het voert een variantieanalyse uit en genereert begrijpelijke uitleg van de financiële overzichten. Hier is een concreet voorbeeld. Je bekijkt de maandelijkse winst- en verliesrekening en je ziet dat de operationele kosten zijn gestegen. In plaats van een uur lang spreadsheets door te spitten, vraag je Copilot, verklaar de variantie in de operationele kosten deze maand. Het geeft een samenvatting met de drie belangrijkste oorzaken en een financiële impact. Misschien is het een eenmalige adviesvergoeding. Misschien zijn het hogere energiekosten. Misschien is het een prijsverhoging van een leverancier.

Je krijgt het antwoord binnen enkele seconden, niet uren. Laten we duidelijk zijn over wat Copilot hier niet doet. Het vervangt je eigen oordeel niet. Je moet nog steeds de uitleg bekijken, de cijfers controleren en beslissen wat je ermee gaat doen. Wat Copilot wel vervangt, is de handmatige fase van het zoeken en verzamelen van gegevens, het gedeelte waarin je vijf verschillende rapporten opent, data exporteert, draaitabellen maakt en probeert een verhaal samen te stellen. Dat is het gedeelte dat tijdrovend en energieverslindend is. Copilot neemt dat voor je uit handen, zodat jij je kunt concentreren op de daadwerkelijke analyse. Close gaat over wat er vorige maand is gebeurd, maar hoe zit het met wat er de komende tijd gaat gebeuren. Copilot voor cashflow en forecasting. Waarom is cashflow forecasting zo moeilijk? Denk aan de oude routine. Je exporteert data, bouwt modellen in Excel, maakt aannames over wanneer klanten zullen betalen en hoopt dan dat je in de buurt komt.

Het is reactief. Je kijkt naar het verleden en gokt naar de toekomst. Copilot werkt anders. Het analyseert wat er al in je systeem staat, openstaande, transacties, terugkerende patronen, seizoensinvloeden. Het gebruikt uw actuele gegevens om kassinstromen en uitstromen te voorspellen. U hoeft geen model helemaal zelf te bouwen. De prognose is gebaseerd op uw werkelijke cijfers. En nu het praktische gedeelte. Copilot signaleert afwijkingen vroegtijdig, ongebruikelijke betalingsachterstanden en onverwachte kostenstijgingen. Een klant die normaal gesproken binnen 30 dagen betaalt, heeft al 45 dagen niet betaald. Copilot herkent het patroon en brengt het onder uw aandacht. U ziet problemen met de cashflow zodra ze zich voordoen, niet pas aan het einde van de maand. Zie het als een financiële radar voor uw bedrijf. Het signaleert problemen voordat ze zich voordoen. Dan is er nog de scenarioplanning.

Hier wordt Copilot een hulpmiddel voor besluitvorming. U kunt vragen, wat gebeurt er met de cashflow als we de incasso met 10 dagen vertragen? Of, wat als we de betalingen aan onze belangrijkste leveranciers versnellen? Copilot analyseert de gegevens en laat de impact zien. U test verschillende aannames zonder voor elke aanname een apart model te hoeven bouwen. Dit verandert de rol van de financiële afdeling. In plaats van tijd te besteden aan het uitleggen van wat er is gebeurd, denkt u na over wat er zou kunnen gebeuren. Het is een verschuiving van reactieve rapportage naar proactieve besluitvorming. Dat is Copilot binnen FNO. Maar Copilot heeft ook toegang tot je inbox en spreadsheets. Copilot voor onkostenbeheer en crediteurenadministratie. Laten we het hebben over onkostennota's. Je kent het wel. Iemand geeft je een verfrommelde bon, je typt het bedrag, de datum, de leverancier en de categorie in, controleert het beleid en stuurt het ter goedkeuring door.

Elke bon, elke keer weer. Copilot gebruikt optische tekenherkenning, OCR, om een bon te scannen. Copilot haalt automatisch het bedrag, de datum en de leverancier eruit. Het maakt een conforme onkostennota aan, waarbij je maar één regel hoeft in te typen. Vervolgens controleert het elke regel aan de hand van het bedrijfsbeleid. Het signaleert alles wat niet klopt. Een maaltijd boven de daglimiet, een hotelrekening die vooraf moet worden goedgekeurd. Het pakt die problemen vroegtijdig aan. Voor crediteurenadministratie werkt het vergelijkbaar. Facturen komen binnen. Copilot helpt bij het verwerken ervan, stelt grootboekrekeningen voor en activeert de juiste goedkeuringsworkflows. Je hoeft niet elke factuur handmatig te coderen en door te sturen. Copilot regelt de configuratie. De crediteurenadministrateur controleert en bevestigt. Hier is een veelvoorkomend scenario. Een leverancier stuurt een e-mail met een wijzigingsverzoek voor een inkooporder.

Misschien kunnen ze maar 50 eenheden leveren in plaats van 30, of is de prijs veranderd. In de oude workflow opende iemand de inkooporder, werkte de regel bij, stuurde deze opnieuw ter goedkeuring door en stuurde een e-mail terug naar de leverancier. Met Copilot detecteert het systeem de wijziging. Het toont het verschil naast elkaar. Het vraagt of je de wijziging wilt toepassen. Je controleert en klikt op bevestigen. Copilot regelt de rest. De inkooporder wordt bijgewerkt. De goedkeuringsworkflow wordt geactiveerd. De leverancier wordt op de hoogte gesteld. Dit resulteert in minder handmatige gegevensinvoer en minder invoerfouten. De accountant controleert en keurt nog steeds goed. Maar het mechanische gedeelte, typen, doorsturen, beleid controleren, wordt automatisch afgehandeld. Dit klinkt allemaal geweldig, maar er zijn vereisten die je moet kennen voordat je aan de slag kunt. Wat je nodig hebt om Copilot te laten werken.

Laten we het dus hebben over wat er precies nodig is om Copilot in D365 FNO te gebruiken. Ik ga je niet overladen met technische specificaties, maar je hebt de basis nodig om niet halverwege een project tegen een muur aan te lopen. Allereerst moet uw D365 FNO versie 10.0.38 of hoger zijn. Dit is een absolute vereiste als u een oudere versie gebruikt. Er is geen workaround. Vervolgens moet de integratie met Power Platform en Dataverse zijn ingeschakeld. Dit is hoe Copilot uw FNO-gegevens interpreteert. Zie Dataverse als de brug tussen uw ERP-systeem en de AI laag. Zonder brug kan Copilot niet werken. Daarna moet u specifieke functionaliteiten in het functiebeheer inschakelen. De werkruimte voor collecties en AI-samenvattingen zijn niet standaard ingeschakeld. U moet deze schakelaars handmatig omzetten. Dan de licenties. Dit is het punt waar mensen vaak over struikelen. Copilot vereist de Microsoft 365 Copilot licentie bovenop uw bestaande D365 licentie.

Dit zijn aparte kosten. Hou hier vanaf dag één rekening mee in uw planning. En uw omgeving moet in de cloud worden gehost. On-premise implementaties komen niet in aanmerking. Als u nog steeds on-premise werkt, moet u eerst naar de cloud migreren voordat Copilot een optie wordt. Ik noem deze punten niet om u te ontmoedigen. Ik noem ze zodat u weet waar u aan begint. Deze vereisten zijn duidelijk en haalbaar, maar ze zijn wel degelijk reëel en het negeren ervan leidt later tot frustratie. Zodra Copilot draait, is de hamvraag hoe u uw team zover krijgt dat ze het ook daadwerkelijk openen. Hoe zorgt u ervoor dat mensen het ook echt gebruiken? Hier is een cijfer om over na te denken. Bij organisaties die Microsoft 365 Copilot uitrollen, gebruikt slechts ongeveer 35% van de gelicentieerde gebruikers het actief, zonder een wel overwogen implementatieplan. Dat betekent dat ongeveer twee van de drie mensen met toegang het nooit openen.

Ze hebben een licentie, ze betalen ervoor en ze raken het nooit aan. De meest voorkomende fout is het inschakelen van Copilot zonder het af te stemmen op uw bestaande processen. Dit is de eerlijke waarheid, Copilot versterkt zowel goede als slechte processen. Als uw incasso workflow een puinhoop is, zou Copilot die niet oplossen. Het zal u alleen helpen om sneller rommelige e-mails te genereren. U moet eerst uw processen op orde brengen en Copilot ze vervolgens laten versnellen. Dus, wat werkt wel? Begin met gerichte pilots. Kies twee of drie workflows met grote impact, zoals incasso, maandafsluiting en onkostenverwerking, en rol Copilot eerst uit naar die teams. Geef niet iedereen tegelijk toegang. Begin klein, bewijs de waarde en breed dan uit. Train je teams op basis van scenario's, niet op functies. Geef geen training met de titel wat Copilot kan. Geef er een met de titel hoe sluit je de maandafsluiting in de helft van de tijd af.

Laat mensen precies zien hoe Copilot in hun dagelijkse werkzaamheden past. Dat is wat blijft hangen. En wijs licenties toe aan hele teams, niet aan individuen. Wanneer een team samenleert, delen ze tips, vergelijken ze resultaten en stimuleren ze elkaar om het meer te gebruiken. Leren van collega's bevordert de acceptatie veel meer dan welke training dan ook. Laten we dit alles samenvoegen tot één geheel. Het grote plaatje, hoe alles met elkaar verbonden is. Het bijzondere aan Copilot is dat het niet één schakelaar is die je omzet en waardoor alles ineens verandert. Het is een set hulpmiddelen verspreid over F&O, Excel, Outlook en Teams. Elk hulpmiddel heeft een specifieke functie. Incasso in F&O, onkostenrapporten via Outlook, cashflow-analyse in Excel. Verschillende tools, maar ze zijn ontworpen om samen te werken. Daar zit de echte kracht in, de integratie. Stel je een typische workflow voor. Je werkt in F&O en Copilot geeft je een overzicht van het openstaande saldo van een klant.

Vervolgens ga je naar Outlook om een herinneringsmail op te stellen en Copilot haalt dezelfde gegevens op en schrijft de e-mail voor je. Je klant reageert, de gegevens over eventuele geschillen worden direct in Outlook bijgewerkt en de wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met F&O. Je bent nooit uit je workflow geweest, de gegevens zijn met je meegegaan. Dit is wat financiële teams echt moeten begrijpen. Copilot respecteert je bestaande beveiligingsrollen. Het toont alleen wat de gebruiker al mag zien. Incasso-medewerkers zien hun eigen klanten, controllers zien het volledige grootboek en krediteurenadministrateurs zien leveranciersfacturen. Copilot creëert geen nieuwe toegang. Het werkt binnen de grenzen die je al hebt ingesteld. Laten we het nu hebben over wat dit concreet betekent voor de mensen die het werk doen. Copilot vervangt geen financiële professionals. Het maakt niet automatisch boekingen aan.

Het keurt geen betalingen goed. Wat het wel doet is de mechanische onderdelen automatiseren, het samenvatten, het opstellen van documenten en het verzamelen van gegevens. Zo kunnen mensen zich richten op oordeelsvorming, onderhandeling en strategie. De incasso-medewerker beslist nog steeds hoe hij met een lastige klant omgaat. De accountant bekijkt de afwijking en kiest de juiste actie, terwijl de controller de afsluiting goedkeurt. Copilot doet het voorbereidende werk, jij neemt de beslissingen. Dat is de echte verandering. Financiële teams waren altijd goed in het beantwoorden van één vraag. Wat is er gebeurd? Copilot helpt hen om over te stappen naar een betere vraag. Wat moeten we eraan doen? Dat is Copilot in D365FNO. Geen aparte tool die je moet leren gebruiken. Gewoon een set AI-hulpmiddelen die zijn ingebed in de workflows die financiële teams al gebruiken. Incasso, afsluiting, onkostenbeheer, rapportage en forecasting.

Als je in de financiële sector werkt en je organisatie D365FNO gebruikt, is dit je meest effectieve startpunt. Begin deze week met de incasso-werkruimte. Open één klantrecord. Lees de AI-samenvatting. Stel één e-mail op. Ervaar hoe het voelt. Abonneer je voor meer D365 in begrijpelijke taal en laat een reactie achter als er vandaag iets is dat je is bijgebleven. Klik.