WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:03.640 Je hebt de verkoop gedaan, je hebt de factuur verstuurd, maar wanneer staat het geld daadwerkelijk op je rekening? 00:00:03.760 --> 00:00:05.100 En wat gebeurt er als dat niet gebeurt? 00:00:05.320 --> 00:00:09.300 Welkom bij een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets op M365FM. 00:00:09.440 --> 00:00:10.440 Ik ben Marco Peters. 00:00:10.720 --> 00:00:14.560 Vandaag leggen we Dynamics 365 debiteurenbeheer uit in begrijpelijke taal. 00:00:14.760 --> 00:00:19.000 Aan het eind van deze aflevering volg je het saldo van één klant, van de verkoop tot aan de betaling, 00:00:19.300 --> 00:00:21.420 en zie je wat het bedrijf doet als die betaling te laat is. 00:00:21.640 --> 00:00:23.340 Dit is de eenvoudigste definitie. 00:00:24.080 --> 00:00:28.360 Debiteurenbeheer houdt het geld bij dat klanten je verschuldigd zijn, samen met de betalingen die binnenkomen. 00:00:28.360 --> 00:00:31.280 Zie het als een archiefkast voor het geld binnen je bedrijf. 00:00:31.500 --> 00:00:32.760 Elke klant krijgt een map. 00:00:33.000 --> 00:00:37.260 Die map bevat een facturen, betalingen, vervaldata en eventueel opvolgingswerk. 00:00:37.440 --> 00:00:40.820 Een spreadsheet kan die zaken wel vermelden, maar het kan niet betrouwbaar een nieuwe verkoop, 00:00:40.960 --> 00:00:45.020 een afgesproken vervaldatum, een bankbetaling en een kredietbeslissing koppelen in het hele bedrijf. 00:00:45.200 --> 00:00:47.660 Dynamics 365 Finance kan dat wel. 00:00:47.900 --> 00:00:50.440 Laten we dus bij het begin beginnen, de klantrekening. 00:00:50.820 --> 00:00:54.140 1. De klantrekening, het startpunt voor elke factuur. 00:00:54.920 --> 00:00:58.180 Stel je voor dat je werkt met een klant genaamd Northwind Equipment. 00:00:58.180 --> 00:01:03.180 Voordat zij een bestelling kunnen plaatsen, heeft Dynamics 365 meer nodig dan alleen een naam en telefoonnummer. 00:01:03.380 --> 00:01:06.280 Het heeft de financiële regels nodig voor het zaken doen met Northwind. 00:01:06.500 --> 00:01:09.500 De klantrekening is die gelabelde map in onze archiefkast. 00:01:09.700 --> 00:01:15.020 Het bevat alle details die Dynamics 365 vertellen wie de klant is, waar facturen naartoe moeten, 00:01:15.240 --> 00:01:18.640 hoe ze normaal betalen en hoeveel krediet het bedrijf bereid is te verlenen. 00:01:18.820 --> 00:01:22.280 Dat klinkt misschien als een basisinstelling, maar het voorkomt veel verwarring achteraf. 00:01:22.460 --> 00:01:25.000 De rekening slaat bijvoorbeeld het factuuradres van de klant op. 00:01:25.180 --> 00:01:26.880 Dat is vaak anders dan het afleveradres. 00:01:26.880 --> 00:01:30.360 De apparatuur wordt misschien naar een fabriek verzonden, terwijl facturen naar de financiële afdeling gaan. 00:01:30.520 --> 00:01:32.020 Het bevat ook betalingsvoorwaarden. 00:01:32.520 --> 00:01:35.540 Betalingsvoorwaarden beantwoorden een eenvoudige vraag, hoe lang heeft deze klant om te betalen? 00:01:35.720 --> 00:01:37.460 Northwind betaalt misschien binnen 30 dagen. 00:01:37.660 --> 00:01:39.120 Een andere klant betaalt vooraf. 00:01:39.260 --> 00:01:41.260 Een grotere klant zou 60 dagen kunnen bedingen. 00:01:41.500 --> 00:01:45.960 Zodra die voorwaarden op de rekening staan, berekent Dynamics 365 de vervaldatum automatisch. 00:01:46.160 --> 00:01:48.740 Niemand hoeft een e-mailreeks door te spitten of te raden of netto 30, 00:01:48.880 --> 00:01:50.880 betekent vanaf de besteldatum, leverdatum of factuurdatum. 00:01:50.880 --> 00:01:52.760 Het systeem weet het gewoon. 00:01:52.960 --> 00:01:53.820 Hier komt het punt. 00:01:54.020 --> 00:01:56.560 De klantrekening bevat ook de gebruikelijke betalingsmethode. 00:01:56.740 --> 00:01:59.900 Als Northwind per bankoverschrijving betaalt en een andere klant per creditcard, 00:02:00.080 --> 00:02:02.160 volgt het financiële team het juiste proces bij betaling. 00:02:02.400 --> 00:02:04.700 Ze hoeven niet elke klant als een uniek geval te behandelen. 00:02:04.920 --> 00:02:06.220 Dan is er nog de kredietlimiet. 00:02:06.360 --> 00:02:10.480 Een kredietlimiet is het maximale bedrag dat een bedrijf een klant op enig moment schuldig mag zijn. 00:02:10.720 --> 00:02:12.740 Zie het als de receptie in een kantoorgebouw. 00:02:12.880 --> 00:02:15.760 De receptionist controleert of iemand naar een andere verdieping mag, 00:02:15.760 --> 00:02:18.700 Niet of de bezoeker aardig is, maar of de regels hen doorlaten. 00:02:19.000 --> 00:02:19.880 Hetzelfde geldt hier. 00:02:20.080 --> 00:02:22.880 De kredietlimiet geeft verkoop en financiën een duidelijke grens. 00:02:23.080 --> 00:02:26.040 Northwind is misschien een sterke klant, maar als ze al een groot bedrag schuldig zijn, 00:02:26.240 --> 00:02:28.660 moet het bedrijf even pauseren voordat ze weer een grote bestelling aannemen. 00:02:28.860 --> 00:02:32.980 Op de achtergrond kan Dynamics 365 ook gebruik maken van klantgroepen en boekingsprofielen. 00:02:33.200 --> 00:02:34.540 Laat je door die namen niet afschrikken. 00:02:34.700 --> 00:02:37.580 Een klantgroep is simpelweg een manier om soortgelijke klanten samen te voegen. 00:02:37.980 --> 00:02:40.020 Detaillhandel in de ene groep, groothandel in de andere. 00:02:40.200 --> 00:02:43.120 Op die manier kan het bedrijf gedeelde regels toepassen waar dat zinvol is. 00:02:45.760 --> 00:02:49.780 Dynamics 365 vertelt welke financiële rekeningen de schuld moeten registreren wanneer er een factuur binnenkomt. 00:02:49.900 --> 00:02:52.600 Als verkoper of klant zul je dat werk normaal gesproken niet zien. 00:02:52.800 --> 00:02:56.840 Maar de afdeling financiën is ervan afhankelijk omdat elk bedrag in de boeken op de juiste plek moet staan. 00:02:57.020 --> 00:02:58.340 En hier ligt de echte kracht. 00:02:58.540 --> 00:03:01.540 De klantrekening verbindt de verkoopkant met de financiële kant. 00:03:01.760 --> 00:03:06.100 Een verkoper kan een order maken voor Northwind en financiën hoeft die informatie later niet opnieuw in te voeren. 00:03:06.320 --> 00:03:09.520 Zij zien de klant, betalingsvoorwaarden, kredietstatus en het verschuldigde bedrag. 00:03:09.700 --> 00:03:11.160 Alles wordt automatisch gekoppeld. 00:03:11.160 --> 00:03:13.860 Dat is het verschil tussen een contactenlijst en een klantrekening. 00:03:13.860 --> 00:03:15.860 Een contactenlijst helpt je om iemand te bellen. 00:03:15.980 --> 00:03:21.260 Een klantrekening legt de financiële relatie vast, inclusief de regels die bepalen wat er gebeurt bij een verkoop. 00:03:21.400 --> 00:03:27.080 Zodra Northwind iets koopt, moet Dynamics 365 die verkoop omzetten in een officieel betalingsverzoek. 00:03:27.900 --> 00:03:31.960 2. Het maken van de factuur, een verkoop omzetten in openstaande schuld. 00:03:32.260 --> 00:03:34.400 Wat is dan het verschil tussen een order en een factuur? 00:03:34.560 --> 00:03:37.920 Een order geeft aan wat de klant wil, een factuur geeft aan wat ze moeten betalen. 00:03:37.920 --> 00:03:41.880 Het zit zo. Een factuur creëert een openstaand saldo op de klantrekening. 00:03:42.060 --> 00:03:46.420 Zodra deze is geboekt, declareer je ze formeel en kan de debiteurenadministratie bijhouden wat er nog openstaat. 00:03:46.600 --> 00:03:48.400 Laten we teruggaan naar Northwind Equipment. 00:03:48.620 --> 00:03:50.060 Zij bestelt de 10 stuks apparatuur. 00:03:50.220 --> 00:03:51.480 Je verkooptien legt de order vast. 00:03:51.660 --> 00:03:53.480 Het magazijn maakt de artikelen klaar en je verstuurt ze. 00:03:53.760 --> 00:03:54.820 Northwind heeft nu de spullen. 00:03:55.040 --> 00:03:59.380 Op dat moment heb je een duidelijk overzicht nodig van wat ze kochten, wat het kost en wanneer de betaling uiterlijk moet plaatsvinden. 00:03:59.620 --> 00:04:01.120 Dat overzicht is de klantfactuur. 00:04:01.320 --> 00:04:05.200 De meeste facturen in Dynamics 365 finance komen rechtstreeks voort uit een verkooporder. 00:04:05.200 --> 00:04:07.800 Dit houdt de factuur gekoppeld aan de oorspronkelijke verkoop. 00:04:07.880 --> 00:04:11.920 De artikelen van de klant, prijzen, aantallen en alle afgesproken regels staan al in het systeem. 00:04:12.060 --> 00:04:15.660 U hoeft die gegevens niet door iemand opnieuw te laten invoeren in een apart facturatiesysteem. 00:04:15.840 --> 00:04:21.060 Zodra de goederen worden verzonden of een dienst een mijlpaal bereikt waarop gefactureerd moet worden, maakt u de factuur vanuit die verkooporder. 00:04:21.220 --> 00:04:23.500 De exacte timing hangt af van hoe uw bedrijf werkt. 00:04:23.720 --> 00:04:27.180 Sommige bedrijven factureren bij verzending, anderen nadat een fase van het werk is afgerond. 00:04:27.320 --> 00:04:30.320 Een adviesbureau factureert wellicht na het voltooien van een mijlpaal. 00:04:30.620 --> 00:04:34.140 Dynamics 365 volgt het proces dat u al heeft ingesteld. 00:04:34.140 --> 00:04:36.200 Wellicht hoort u de term pakboonfactuur. 00:04:36.400 --> 00:04:40.520 Een pakbon bevestigt wat fysiek het magazijn heeft verlaten en de leveringsfase heeft bereikt. 00:04:40.760 --> 00:04:45.940 Wanneer uw bedrijf factureert op basis van wat daadwerkelijk is verzonden, kan de factuur die bevestigt de leveringsgegevens gebruiken. 00:04:46.160 --> 00:04:47.820 Dit voorkomt een veel voorkomend probleem. 00:04:48.000 --> 00:04:51.700 Stel, er is een order voor tien eenheden, maar er zijn er vandaag slechts acht verzonden omdat twee nog op voorraad wachten. 00:04:51.900 --> 00:04:55.220 Als u factureert op basis van de pakbon, factureert u alleen de acht verzonden eenheden. 00:04:55.220 --> 00:04:58.240 U brengt Northwind niet alle tien in rekening voordat ze deze hebben ontvangen. 00:04:58.400 --> 00:05:02.460 De order is nog steeds van belang, maar de bevestigde levering bepaalt wat op deze factuur thuis hoort. 00:05:02.460 --> 00:05:04.640 Maar niet elke factuur begint met een verkooporder. 00:05:04.880 --> 00:05:08.080 Soms moet u een eenmalige kostenpost factureren waarbij geen verzending komt kijken. 00:05:08.320 --> 00:05:10.580 Misschien vraagt Northwind om een speciale trainingssessie. 00:05:10.740 --> 00:05:14.480 Misschien is er een servicevergoeding, projectkosten of een correctie die een eigen factuur vereist. 00:05:14.680 --> 00:05:18.420 Voor die gevallen ondersteunt Dynamics 365 Finance een vrije tekstfactuur. 00:05:18.640 --> 00:05:20.740 Vrije tekst betekent niet willekeurig of informeel. 00:05:20.920 --> 00:05:23.400 Het betekent dat de factuur niet aan een verkooporder is gekoppeld. 00:05:23.400 --> 00:05:27.780 U voert de klant, de kostenpost, het bedrag, belastinggegevens waar nodig en de betalingsinformatie in. 00:05:27.900 --> 00:05:30.680 Eenmaal geboekt wordt het een normaal openstaand bedrag op de klantrekening. 00:05:30.680 --> 00:05:32.600 De klant ontvangt nog steeds een correcte factuur. 00:05:32.800 --> 00:05:34.600 Financiën ziet nog steeds een openstaand saldo. 00:05:34.760 --> 00:05:35.960 Hoe zit het met terugkerend werk? 00:05:36.220 --> 00:05:39.080 Stel dat Northwind een maandelijkse vergoeding betaalt voor onderhoud van apparatuur. 00:05:39.260 --> 00:05:42.840 Elke maand handmatig dezelfde factuur maken kost tijd en leidt tot kleine foutjes. 00:05:43.600 --> 00:05:46.680 Abonnementsfacturering gebruikt factureringsschema's om herhaalde kosten te verwerken. 00:05:46.840 --> 00:05:48.960 U stelt de overeenkomst en de factureringsfrequentie in, 00:05:48.960 --> 00:05:53.140 waarna Dynamics 365 facturen kan aanmaken zodra elke factuurperiode aanbreekt. 00:05:53.280 --> 00:05:56.180 Dat geeft u een herhaalbaar manier om terugkerende diensten te factureren 00:05:56.180 --> 00:05:58.960 en de klant krijgt facturen op basis van het overeengekomen schema. 00:05:59.220 --> 00:06:01.540 Boeken is het moment waarop de verkoopstatus verandert. 00:06:01.740 --> 00:06:05.180 Het registreert het bedrag op de klantrekening van Northwind als verschuldigd geld. 00:06:05.380 --> 00:06:08.240 Het stuurt het bedrag ook naar de financiële administratie van het bedrijf, 00:06:08.400 --> 00:06:11.160 waar u kunt zien dat een verkoop is gefactureerd en de betaling nog open staat. 00:06:11.340 --> 00:06:14.080 De factuur is niet langer een concept dat zomaar door iemand kan worden gewijzigd. 00:06:14.080 --> 00:06:16.160 Het maakt nu deel uit van de financiële administratie. 00:06:16.320 --> 00:06:17.440 Laten we het concreet maken. 00:06:17.660 --> 00:06:19.940 Northwind bestelt apparatuur ter waarde van 10.000 dollar. 00:06:19.940 --> 00:06:23.220 Er worden eerst acht eenheden verzonden, dus u boekt een factuur voor die acht eenheden. 00:06:23.360 --> 00:06:25.940 De factuur toont het bedrag, de vervaldatum en de betalingsinstructies. 00:06:26.700 --> 00:06:31.800 Northwind ontvangt de factuur en Dynamics 365 registreert hetzelfde bedrag als openstaand op hun rekening. 00:06:32.020 --> 00:06:36.160 Dat gedeelde record houdt verkoop, magazijnmedewerkers en financiën gefocust op dezelfde transactie. 00:06:36.160 --> 00:06:40.280 Geen ruzies meer over verschillende versies in verschillende bestanden, maar een factuur vraagt alleen om geld. 00:06:40.480 --> 00:06:44.520 De volgende taak is het herkennen van de betaling wanneer deze binnenkomt en deze koppelen aan het juiste openstaande saldo. 00:06:44.700 --> 00:06:46.540 2.3. Betalingen ontvangen en matchen. 00:06:46.720 --> 00:06:48.040 De juiste factuur afsluiten. 00:06:48.040 --> 00:06:49.860 Een betaling die binnenkomt klinkt simpel. 00:06:50.020 --> 00:06:52.100 Het banksaldo stijgt, dus de klus is geklaard? 00:06:52.300 --> 00:06:53.140 Toch, niet helemaal. 00:06:53.560 --> 00:06:55.460 Financiën moet nog twee vragen beantwoorden. 00:06:55.700 --> 00:06:59.360 Wie heeft het geld gestuurd en welke openstaande factuur of facturen moet dat geld voldoen? 00:06:59.560 --> 00:07:01.780 Denk aan Northwind die de apparatuurfactuur betaalt. 00:07:01.780 --> 00:07:05.500 De bank toont mogelijk een betaling met een korte referentie, een bedrag en een datum. 00:07:05.640 --> 00:07:11.840 Zonder die betaling te matchen met het openstaande saldo van Northwind, kan het systeem geld op de bank tonen terwijl het ook toont dat Northwind het geld nog verschuldigd is. 00:07:12.020 --> 00:07:13.460 Die gegevens moeten samenkomen. 00:07:13.460 --> 00:07:18.060 Dynamics 365 Finance verwerkt verschillende manieren waarop klanten kunnen betalen. 00:07:18.240 --> 00:07:25.100 U ontvangt mogelijk contant geld, check, credit card, betalingen, bankoverschrijvingen of wissels die formele betalingsdocumenten zijn die in sommige bedrijfsprocessen worden gebruikt. 00:07:25.260 --> 00:07:28.100 Elke methode volgt zijn eigen route naar de financiële administratie. 00:07:28.240 --> 00:07:30.460 Een bankoverschrijving kan verschijnen op een bankafschrift. 00:07:30.620 --> 00:07:33.180 Een check moet mogelijk worden geregistreerd voordat de bank deze verwerkt. 00:07:33.320 --> 00:07:35.640 Een kaartbetaling kan binnenkomen via een betalingsservice. 00:07:35.920 --> 00:07:40.440 Dynamics 365 biedt Financiën een plek om betalingsgegevens te registreren bij de juiste klantrekening. 00:07:40.440 --> 00:07:42.580 Die plek is vaak het journaal voor klantbetalingen. 00:07:42.680 --> 00:07:49.320 Een journaal klinkt als een papieren grootboek, maar binnen Dynamics 365 is het simpelweg een gecontroleerde plek om betalingen in te voeren en te controleren voordat ze worden geboekt. 00:07:49.560 --> 00:07:55.380 Financiën registreert de klant, het bedrag, de betaalmethode, de bankrekening en eventuele referentie die bij de betaling hoorde. 00:07:55.600 --> 00:07:58.420 Dan is er een woord dat vaak moeilijker klinkt dan het is, vereffening. 00:07:58.760 --> 00:08:01.720 Vereffening betekent een betaling matchen aan de factuur die het voldoet. 00:08:01.920 --> 00:08:04.580 Northwind betaalt het exacte bedrag van de apparatuurfactuur. 00:08:04.800 --> 00:08:08.220 Financiën selecteert de betaling en de openstaande factuur en vereffend deze vervolgens samen. 00:08:08.220 --> 00:08:10.900 Eenmaal geboekt, verschijnt de factuur niet langer als onbetaald. 00:08:11.060 --> 00:08:12.580 De betaling heeft deze afgesloten. 00:08:12.780 --> 00:08:14.840 Het klantzaldo daalt met hetzelfde bedrag. 00:08:15.060 --> 00:08:20.620 Dit is belangrijk omdat een betaling zonder vereffening een openstaande factuur op de rekening kan laten staan, ook al heeft u het geld al ontvangen. 00:08:20.820 --> 00:08:25.560 Dat zorgt voor slechte rapportages, onnodige follow-up en ongemakkelijke telefoontjes naar klanten die al hebben betaald. 00:08:25.760 --> 00:08:27.660 Soms dekt de betaling niet de gehele factuur. 00:08:27.920 --> 00:08:31.440 Misschien betaalt Northwind nu een deel van het bedrag en spreken ze af de rest later te betalen. 00:08:31.680 --> 00:08:36.320 Dynamics 365 kan het ontvangen bedrag verrekenen met de factuur, terwijl het openstaande deel open blijft staan. 00:08:36.320 --> 00:08:39.000 De factuur verdwijnt niet zomaar omdat er wat geld binnenkomt. 00:08:39.100 --> 00:08:41.460 De financiële afdeling kan precies zien wat er nog openstaat. 00:08:41.620 --> 00:08:47.360 Dat is veel beter dan per ongeluk een factuur als volledig betaald markeren en dan proberen het missende bedrag te onthouden in een notitie of apart spreadsheet. 00:08:47.600 --> 00:08:50.360 Voor veel bedrijven komen bankbetalingen in grote aantallen binnen. 00:08:50.620 --> 00:08:58.720 Handmatig elke overboeking en elke openstaande factuur nakijken kost tijd, vooral als klanten meerdere facturen tegelijk betalen of een onduidelijke referentie typen. 00:08:59.020 --> 00:09:02.900 Dynamics 365 heeft een betalingsafletteringsjournaal voor dit werk. 00:09:02.900 --> 00:09:08.940 Een team kan bankafschriften importeren en gebruiken om inkomende bankbetalingen te koppelen aan openstaande klantfacturen. 00:09:09.860 --> 00:09:15.040 Betalingsreferenties, bedragen, klantgegevens en afletterregels helpen het systeem voorstellen waar de betaling bij hoort. 00:09:15.200 --> 00:09:17.780 Je controleert het resultaat nog steeds, dat deel is belangrijk. 00:09:18.320 --> 00:09:24.220 Automatisering vermindert het zoekwerk, maar de financiële afdeling blijft verantwoordelijk voor het zorgen dat een betaling de juiste factuur aflettert. 00:09:24.360 --> 00:09:29.260 Als een klant één betaling stuurt voor meerdere facturen, kan de verwerker die betaling over die facturen verdelen. 00:09:29.260 --> 00:09:33.240 Als een referentie naar het verkeerde document wijst, kunnen ze dit corrigeren voordat het wordt geboekt. 00:09:33.400 --> 00:09:39.500 Het doel is niet om menselijk oordeel te verwijderen, maar om te voorkomen dat mensen hun dag besteden aan het zoeken in bankbestanden en factuurlijsten. 00:09:39.740 --> 00:09:43.400 Stel je nu voor dat Nordwind actief is in verschillende bedrijven binnen dezelfde groep. 00:09:43.500 --> 00:09:48.660 Een rechtspersoon verkoopt misschien de apparatuur, terwijl een centrale financiële entiteit betalingen ontvangt voor de hele groep. 00:09:48.820 --> 00:09:52.520 Dynamics 365 ondersteunt gecentraliseerde betalingen voor die situatie. 00:09:52.720 --> 00:09:55.820 Een betaling kan in de ene rechtspersoon worden vastgelegd namens een andere. 00:09:55.820 --> 00:10:01.360 Het bedrijf hoeft niet te doen alsof het geld eerst bij het verkopende bedrijf binnenkwam of het proces buiten het systeem te beheren. 00:10:01.480 --> 00:10:05.420 De administratie kan laten zien waar de betaling binnenkwam en welke klantenschuld deze voldoet. 00:10:05.620 --> 00:10:10.540 Dat houdt de gedeelde financiële administratie schoner, vooral wanneer meerdere bedrijven één centraal cashteam gebruiken. 00:10:10.720 --> 00:10:14.120 Het volledige betalingsproces is dus meer dan alleen geld bij de bank registreren. 00:10:14.360 --> 00:10:21.940 Dynamics 365 koppelt de klant, de betaling en de factuur totdat het openstaande saldo is voldaan of totdat het restbedrag aangeeft dat er nog betaald moet worden. 00:10:22.160 --> 00:10:23.840 Dat verwerkt de betaling van vandaag. 00:10:23.840 --> 00:10:26.240 De volgende vraag komt voor de volgende verkoop. 00:10:26.360 --> 00:10:29.040 Moet het bedrijf toestaan dat een klant nog meer schulden aangaat? 00:10:29.720 --> 00:10:31.100 4. Kredietbeheer. 00:10:31.360 --> 00:10:32.920 Beslissen wanneer je blijft verkopen. 00:10:33.300 --> 00:10:35.980 Je ontvangt dus een betaling en die vereffend een oud saldo. 00:10:36.220 --> 00:10:37.400 Vrij eenvoudig, toch? 00:10:37.560 --> 00:10:40.620 Maar dit is wat kredietbeheer vraagt voordat de volgende order doorgaat. 00:10:40.740 --> 00:10:43.140 Hoeveel extra risico is jouw bedrijf bereid te nemen? 00:10:43.360 --> 00:10:44.820 Denk aan de receptie van een hotel. 00:10:45.040 --> 00:10:50.720 Een gast wil nog een nacht blijven, dus het personeel controleert de boeking, de betalingsstatus en de regels voordat ze een nieuwe kamer pas overhandigen. 00:10:50.720 --> 00:10:53.500 Dat is precies wat kredietbeheer doet voor een verkooporder. 00:10:53.500 --> 00:10:57.120 Het oordeelt niet of Nordwind Equipment over het algemeen een goede klant is. 00:10:57.280 --> 00:11:01.160 Het toetst simpelweg hun huidige financiële positie aan de regels die uw bedrijf heeft opgesteld. 00:11:01.340 --> 00:11:02.980 Een van die regels is de kredietlimiet. 00:11:03.140 --> 00:11:06.600 Een kredietlimiet is het maximale bedrag dat een klant op enig moment verschuldigd kan zijn. 00:11:06.780 --> 00:11:12.900 Dus, als Nordwind een limiet heeft van 50.000 dollar en al 45.000 dollar schuldig is, vereist een nieuwe order van 20.000 dollar aandacht. 00:11:13.080 --> 00:11:17.060 De klant kan de order nog steeds plaatsen, maar uw bedrijf mag die beslissing niet onopgemerkt laten passeren. 00:11:17.280 --> 00:11:20.180 Dynamics 365 kan meer dan één cijfer controleren. 00:11:20.180 --> 00:11:26.120 Het kijkt naar openstaande facturen, hoe lang deze al zijn vervallen, de waarde van de nieuwe verkooporder en het krediet dat de klant nog heeft. 00:11:26.280 --> 00:11:32.800 Een klant die op tijd betaalt, heeft misschien ruimte voor meer krediet, terwijl een andere klant onder zijn limiet kan zitten maar een factuur heeft die ernstig te laat is. 00:11:33.000 --> 00:11:34.460 Dat zijn verschillende risico's. 00:11:34.680 --> 00:11:42.500 Wanneer een regel wordt geactiveerd, kan Dynamics 365 de verkooporder op kredietstop zetten, waardoor de order wordt gepauzeerd voordat u meer goederen verzendt of meer onbetaald werk aanneemt. 00:11:42.680 --> 00:11:48.580 Sales kan de stop zien, finance kan de reden zien en niemand ontdekt het probleem pas nadat het magazijn alweer een levering heeft verstuurd. 00:11:48.580 --> 00:11:51.600 Een kredietstop betekent niet dat de order voor altijd is afgewezen. 00:11:51.760 --> 00:11:53.640 Het betekent dat iemand het moet beoordelen. 00:11:53.860 --> 00:12:03.440 Misschien heeft Nordwind bewijs gestuurd dat de betaling onderweg is of weet een financieel manager dat de vervallen factuur te maken heeft met een facturatiefout of heeft de klant gevraagd om een tijdelijke verhoging vanwege een groot goedgekeurd project. 00:12:03.700 --> 00:12:06.760 Bevoegd personeel kan een order vrijgeven als daar een gegronde reden voor is. 00:12:06.980 --> 00:12:10.020 Dat deel is belangrijk omdat bedrijfsregels ruimte nodig hebben voor de realiteit. 00:12:10.220 --> 00:12:15.900 Het systeem kan een automatische beslissing stoppen, maar de verantwoordelijke beslissen nog steeds wat er daarna gebeurt en laten een duidelijk spoor achter van die beslissing. 00:12:15.900 --> 00:12:18.660 Dit is waar Sales en Finance vanuit hetzelfde beeld moeten werken. 00:12:18.860 --> 00:12:25.560 Sales wil een klant tevreden houden, zeker als de order belangrijk is, terwijl Finance het bedrijf moet beschermen tegen het opbouwen van een saldo dat wellicht nooit wordt terugbetaald. 00:12:25.720 --> 00:12:27.740 Geen van beide partijen hoeft een discussie te winnen. 00:12:27.920 --> 00:12:31.900 Ze hebben alleen de order, het onbetaalde bedrag en de kredietregels allemaal op één plek nodig. 00:12:32.160 --> 00:12:35.840 Veel mensen horen kredietbeheer en gaan ervan uit dat het betekent dat je klanten wegstuurt. 00:12:36.040 --> 00:12:36.720 Dat is niet zo. 00:12:36.900 --> 00:12:40.680 Het betekent het afspreken van veilige grenzen voordat een late betaling een veel groter probleem wordt. 00:12:40.840 --> 00:12:44.600 U kunt nog steeds goede klanten ondersteunen, uitzonderingen goedkeuren en met vertrouwen verkopen. 00:12:45.900 --> 00:12:47.860 Van schuld zonder eerst de feiten te controleren. 00:12:48.040 --> 00:12:52.020 Zodra de vervaldatum van een factuur is verstreken, maakt preventie plaats voor opvolging. 00:12:52.240 --> 00:12:55.900 Vijf, incasso en geschillen, betalingen innen zonder de klant te verliezen. 00:12:56.140 --> 00:12:58.780 Zodra een vervaldatum is verstreken, verandert het werk. 00:12:58.980 --> 00:13:01.120 Het bedrijf beslist niet langer of het krediet verleent. 00:13:01.280 --> 00:13:04.660 Er is een duidelijke, respectvolle manier nodig om om geld te vragen dat al opeisbaar is. 00:13:04.880 --> 00:13:08.260 Dynamics 365 Finance brengt dat werk samen op de incasso pagina. 00:13:08.500 --> 00:13:11.180 Zie het als een gedeeld bureau voor achterstallige klantaccounts. 00:13:11.180 --> 00:13:13.740 In plaats van dat één persoon notices bijhoudt in e-mail, 00:13:13.740 --> 00:13:17.980 een ander gesprekken volgt in een spreadsheet en iemand anders facturen controleert bij finance, 00:13:18.160 --> 00:13:21.940 ziet het incasso-team het klant saldo en alle opvolgingsactiviteiten op één plek. 00:13:22.180 --> 00:13:23.360 Dat verandert het gesprek. 00:13:23.500 --> 00:13:27.580 Een incasso-medewerker werkt met klantenlijsten die zijn gemaakt op basis van incasso-criteria, 00:13:27.860 --> 00:13:31.580 waarmee klanten kunnen worden gevonden met facturen die een bepaald aantal dagen over tijd zijn, 00:13:31.720 --> 00:13:33.300 boven een gekozen achterstallig bedrag, 00:13:33.480 --> 00:13:36.360 of die aandacht vereisen volgens de eigen incasso-regels van uw bedrijf. 00:13:36.440 --> 00:13:39.100 Het team hoeft dus niet te raden wie ze als eerste moeten benaderen. 00:13:39.100 --> 00:13:44.100 Voor elke klant kan de medewerker actie ondernemen, een herinnering sturen, een aanmaning aanmaken, 00:13:44.300 --> 00:13:46.920 de klant mailen of een taak voor een telefoongesprek toevoegen. 00:13:47.100 --> 00:13:49.060 Het doel is niet om boze berichten te sturen. 00:13:49.280 --> 00:13:51.720 De meeste te laten betalingen beginnen met iets alledaags. 00:13:51.940 --> 00:13:54.100 O, een factuur die in de verkeerde inbox belandt, 00:13:54.200 --> 00:13:57.320 een klant die een kopie nodig heeft of een betalingsteam dat de vervaldatum mist. 00:13:57.500 --> 00:13:59.380 Een rustige herinnering kan veel oplossen. 00:13:59.680 --> 00:14:02.540 Soms reageert een klant met de belofte om aanstaande vrijdag te betalen. 00:14:02.800 --> 00:14:05.980 Dynamics 365 kan dat vastleggen als een betalingsbelofte, 00:14:05.980 --> 00:14:09.780 zodat het team weet dat er een toezegging is en kan controleren of de betaling aankomt zoals beloofd. 00:14:09.900 --> 00:14:13.480 Zonder dat record zou de volgende medewerker de klant de volgende ochtend kunnen bellen, 00:14:13.540 --> 00:14:15.480 niet wetende dat er al een datum was afgesproken. 00:14:15.700 --> 00:14:17.420 Geschillen vereisen dezelfde zorg. 00:14:17.620 --> 00:14:21.140 Een geschil betekent dat de klant een factuur geheel of gedeeltelijk betwist. 00:14:21.340 --> 00:14:24.720 Misschien omdat de prijs niet klopt, sommige goederen nooit zijn aangekomen 00:14:24.720 --> 00:14:27.500 of de factuur verwijst naar werk dat ze niet hebben goedgekeurd. 00:14:27.700 --> 00:14:30.760 De slechtste reactie is dat probleem in een inbox te laten verdwijnen. 00:14:30.980 --> 00:14:35.720 Dynamics 365 kan de factuur markeren als betwist en zichtbaar houden tijdens incassowerkzaamheden. 00:14:35.720 --> 00:14:38.560 Het team kan de status en het nodige werk om het op te lossen volgen, 00:14:38.800 --> 00:14:42.080 in plaats van stilte te behandelen als een reden om steeds dezelfde herinnering te sturen. 00:14:42.260 --> 00:14:44.960 Dat helpt het bedrijf ook om terugkerende problemen te signaleren. 00:14:45.180 --> 00:14:47.600 Als meerdere klanten hetzelfde type kosten betwisten, 00:14:47.860 --> 00:14:50.540 heeft Finance meer geleerd dan alleen over één te laten betaling. 00:14:51.000 --> 00:14:55.720 Facturati, verkoop, levering of klantenservice moeten mogelijk het proces repareren dat die geschillen veroorzaakt. 00:14:55.880 --> 00:14:57.720 Incasso gebruikt ook ouderdomsanalyses, 00:14:57.880 --> 00:15:00.660 die onbetaalde bedragen sorteren op basis van hoe lang ze openstaan. 00:15:00.780 --> 00:15:04.860 U kunt kijken naar bedragen die nu opeisbaar zijn en vervolgens 30, 60 of 90 dagen achterstallig. 00:15:04.860 --> 00:15:09.820 Die tijdsperiode helpen het team te zien welke schulden aandacht vereisen voordat ze uitmonden in een veel lastiger gesprek. 00:15:09.900 --> 00:15:15.280 Een factuur die twee dagen te laat is, verdient niet altijd dezelfde aanpak als een factuur die al drie maanden openstaat. 00:15:15.500 --> 00:15:19.000 Finance kan ook betalingsvoorspellingen gebruiken, indien beschikbaar, 00:15:19.260 --> 00:15:25.280 om in te schatten of openstaande facturen op tijd, laat of erg laat zullen worden betaald op basis van eerdere gegevens. 00:15:25.920 --> 00:15:28.360 Een ouderdomsanalyse laat zien wat er al is gebeurd, 00:15:28.560 --> 00:15:33.220 maar een voorspelling helpt het team te bepalen waar ze zich op moeten richten voordat een betalingsachterstand een probleem wordt. 00:15:33.220 --> 00:15:35.080 Dat vervangt het eigen oordeel niet. 00:15:35.560 --> 00:15:40.320 Het geeft het incasso-team een extra signaal wanneer ze moeten kiezen tussen een lange lijst met accounts. 00:15:40.540 --> 00:15:47.160 Het doel is simpel, geldt op een gestage, transparante manier innen en de klant behandelen als klant in plaats van als een dossiernummer. 00:15:47.380 --> 00:15:50.300 Laten we de hele reis nu in één eenvoudig voorbeeld vatten. 00:15:51.040 --> 00:15:52.140 6. Eén factuur. 00:15:52.340 --> 00:15:53.440 Eén verbonden proces. 00:15:53.700 --> 00:15:54.640 Het grote geheel. 00:15:55.020 --> 00:15:57.900 Laten we eens kijken wat er gebeurt wanneer Northwind een bestelling plaatst. 00:15:57.900 --> 00:16:03.180 Uw systeem deze verwerkt en zodra het overeengekomen facturatiemoment is bereikt, de factuur wordt verstuurd. 00:16:03.340 --> 00:16:10.760 Het klantaccount bevat al de betalingsvoorwaarden, dus Dynamics 365 berekent de vervaldatum automatisch op basis van de afspraken met Northwind. 00:16:11.000 --> 00:16:13.900 Finance ziet het openstaande bedrag en de klant ontvangt een duidelijk betalingsverzoek. 00:16:14.880 --> 00:16:16.200 Dat is het begin van het proces. 00:16:16.460 --> 00:16:19.740 Een paar weken later stuurt Northwind een bankbetaling met het factuurkenmerk. 00:16:19.920 --> 00:16:22.600 Finance koppelt de betaling aan de factuur en wikkelt deze af. 00:16:22.740 --> 00:16:26.960 Het openstaande saldo wordt gesloten en de klantaccount toont nu dat dat deel van de relatie is afgerond. 00:16:26.960 --> 00:16:28.900 Want matige controle is niet nodig. 00:16:29.120 --> 00:16:30.660 Maar wat gebeurt er als dingen anders lopen? 00:16:30.860 --> 00:16:34.140 Als Northwind de vervaldatum mist, komt de factuur in het incasso traject terecht. 00:16:34.360 --> 00:16:35.740 Een medewerker stuurt een herinnering. 00:16:35.940 --> 00:16:41.740 Northwind reageert dat een deel van de kosten niet klopt en het team registreert een geschil in plaats van het als een onverklaarde late betaling te zien. 00:16:41.940 --> 00:16:46.080 Iedereen ziet dezelfde status en weet wat de volgende actie is, omdat alles op één plek staat. 00:16:46.340 --> 00:16:49.160 Dit is het verschil met Dynamics 365 Finance. 00:16:49.380 --> 00:16:50.520 Er blijft niets apart staan. 00:16:50.520 --> 00:16:59.360 Verkooporders, facturen, betalingen, kredietcontroles en incassowerkzaamheden zijn allemaal verbonden met dezelfde klantrelatie, dus u hoeft geen informatie na te jagen in verschillende systemen. 00:16:59.540 --> 00:17:01.960 Dat betekent snellere beslissingen en minder fouten. 00:17:02.160 --> 00:17:10.060 De oude manier verspreidde het verhaal over spreadsheets, e-mailmappen, papieren notices en bankbestanden, waarbij tijd verloren ging aan de vraag welke versie correct was. 00:17:10.300 --> 00:17:14.900 Dynamics 365 houdt het verhaal verbonden, één beeld van de klant van begin tot eind. 00:17:14.900 --> 00:17:20.460 Debiteurenbeheer betekent weten wie uw geld schuldig is, wanneer het vervalt, wat er tot nu toe is gebeurd en wat u vervolgens moet doen. 00:17:20.620 --> 00:17:24.820 Als er een stukje ontbreekt, kan een bedrijf veel verkopen en toch moeite hebben om te weten waar het geld blijft. 00:17:25.040 --> 00:17:27.160 Daarom is dit verbonden proces zo belangrijk. 00:17:27.660 --> 00:17:28.060 Conclusie 00:17:28.060 --> 00:17:30.340 Hou het geld intern onder controle 00:17:30.340 --> 00:17:32.740 Een factuur is pas het begin van het proces. 00:17:33.020 --> 00:17:38.580 Volgt uw debiteurenadministratie het geld totdat het saldo is vereffend of er actie wordt ondernomen op openstaande posten. 00:17:38.580 --> 00:17:42.620 Het intern onder controle houden van dat geld is cruciaal voor de gezondheid van uw bedrijf. 00:17:42.720 --> 00:17:43.840 Ik ben Mirko Peters. 00:17:43.840 --> 00:17:52.000 Abonneer u op Microsoft Knowledge Magnets op M365FM en bekijk daarna de gerelateerde Dynamics 365 Finance aflevering op uw scherm om het heldere overzicht verder uit te bouwen.