Waarom draait de maandafsluiting nog steeds om vijf verschillende spreadsheetversies, iemand die naar het juiste bestand zoekt en een manager die wacht op een antwoord dat eigenlijk al lang voor de hand liggend zou moeten zijn? Je hebt misschien één groot boek, meerdere afdelingen en duizenden transacties, maar je kunt nog steeds geen helder financieel verhaal vertellen. Dat is waar Dynamics 365 Finance om de hoek komt kijken. Ik ben Mirko Peters van M365FM en in dit artikel leg ik uit hoe geboekte financiële gegevens worden omgezet in rapporten die mensen daadwerkelijk kunnen lezen. Zie elke transactie als een document dat eenmaal in een centrale archiefkast is opgeslagen en vervolgens op verschillende manieren kan worden gelezen zonder telkens de cijfers opnieuw te hoeven invoeren. Laten we beginnen met de gegevens in die archiefkast. De basis, het grootboek, de hoofdrekeningen en de categorieën.

Het grootboek is de belangrijkste financiële administratie van een bedrijf en elke geboekte transactie komt daar op de een of andere manier terecht. Een klantfactuur, een leveranciersrekening, een salarisboeking, een bankbetaling of een voorraadcorrectie laten allemaal een boekhoudkundig record achter. Zie het grootboek als een grote archiefkast met een strikte regel je stopt een huurfactuur niet in dezelfde lade als productverkopen en je stopt een bankzaldo niet bij de salarissen van werknemers. Elk bedrag heeft een eigen financiële plek nodig. Die plek begint met een hoofdrekening die één simpele vraag beantwoordt waar heeft dit geldbetrekking op. Contant geld staat op één hoofdrekening, verkoopopbrengsten op een andere en huurkosten, lonen, debiteuren, krediteuren, leningen en belastingen hebben elk hun eigen rekening. Dus wanneer uw bedrijf een maandelijkse huurfactuur betaalt boekt Dynamics 365 Finance dat bedrag op de rekening voor huurkosten.

En wanneer een klant een factuur betaalt komt de opbrengst terecht op een verkooprekening terwijl het onbetaalde bedrag op de rekening voor debiteuren komt te staan. De rekening vertelt finance wat er financieel is gebeurd. Deze structuur is belangrijk omdat een financieel overzicht de cijfers niet verzint maar de cijfers leest en groepeert die al in het grootboek staan. Als de boekhoudkundige gegevens op de verkeerde plek terechtkomen kan geen enkel rapportontwerp de betekenis later corrigeren zonder handmatige aanpassingen. Hoofdrekeningen hebben ook type en een rekeningtype geeft Dynamics 365 Finance een brede klassificatie. Winst- en verliesrekeningen registreren de inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode en hun gecombineerde saldo draagt bij aan het ja-resultaat. De balans registreert wat het bedrijf bezit, wat het verschuldigt is en het belang van de eigenaar, activa, passiva en eigen vermogen.

Contant geld is normaal gesproken een actief, een banklening is normaal gesproken een passieve, verkoopbrengst te horen bij de winst- en verliesrekening en huur hoort bij de kosten. Dat klinkt misschien als basisboekhouding en dat is het ook, maar het is tevens het eerste controlepunt voor rapportage omdat het systeem moet weten of een rekening op een winst- en verliesrekening of een balans thuishoort. Er is ook een speciaal totaalrekening type, waarmee een reeks rekeningsaldi kan worden opgeteld. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een totaal over een bepaald interval wilt berekenen. Veel financiële teams stellen hun totaal en echter rechtstreeks samen in de financiële rapportage. Rekeningtypen blijven breed en dat is waar hoofdrekening-categorieën in beeld komen. Zij creëren een nuttigere rapportagegroep binnen die brede klassificatie. Zo kunnen activa-rekeningen bijvoorbeeld worden ondergebracht in categorieën zoals contanten, vaste activa, debiteuren of korte termijnbeleggingen.

Passiva-rekeningen daarentegen kunnen worden ondergebracht in crediteuren, te betalen belastingen of lange termijn schulden. Het verschil is eenvoudig. Het rekeningtype geeft de algemene boekhoud-categorie aan en de hoofdrekening-categorie bepaalt de rapportagegroep die u wilt laten zien. Stel je voor dat je meerdere bankrekeningen hebt, een kasrekening en een rekening voor het vereffenen van contanten. Elk van deze rekeningen kan een eigen hoofdrekening hebben, omdat de financiële afdeling die mate van detail nodig heeft. Toch kunnen ze allemaal tot de categorie contanten behoren. Een rapport kan dus één overzichtelijke kasregel tonen wanneer dat alles is wat de lezer nodig heeft. Daarom gebruiken de standaard financiële rapporten hoofdrekening-categorieën. Ze hebben een vertrouwde structuur nodig voordat ze zal die kunnen weergeven in secties zoals activa, passiva, opbrengsten of kosten.

Een overzichtelijke opzet loont later, want wanneer hoofdrekeningen duidelijke regels volgen, rekening-type correct zijn en categorieën overeenkomen met de manier waarop uw bedrijf de financiële overzichten leest, wordt rapporteren veel eenvoudiger. Je begint met gegevens die al een plek hebben. Rekeningen leggen uit wat er financieel is gebeurd, maar leidinggevenden willen meestal meer dan dat. Oh, ze willen ook weten waar het is gebeurd, wie het geld heeft uitgegeven en welk onderdeel van het bedrijf het resultaat heeft behaald. Financiële dimensies die de vragen beantwoorden die leiders daadwerkelijk stellen. Een hoofdrekening laat zien waar het geld mee te maken heeft. Simpel genoeg, maar financiële dimensies voegen de zakelijke context rondom dat bedrag toe. Ze beantwoorden de vragen die leiders stellen wanneer ze een totaalbedrag zien. Welke afdeling heeft het uitgegeven? Welke locatie heeft het verdiend?

Welke business unit? Was het gekoppeld aan een project? Laten we eens kijken naar huurkosten. Uw bedrijf betaalt mogelijk huur voor een hoofdkantoor, een magazijn en verschillende winkellocaties. Als elke betaling wordt geboekt als huurkosten, ziet u de totale rekening. Dat is nuttig, maar het vertelt een regiomanager niet wat hun locatie kost. Een financiële dimensie vult die leemte op. U kunt afdeling, financiën, verkoop of operations toevoegen, of kostenplaats, business unit, regio of project. Die waarden worden gekoppeld aan de boeking wanneer deze wordt verwerkt. Dus de rekening blijft huurkosten, maar de boeking vertelt een completer verhaal. Een betaling zou kunnen luiden, huurkosten hoofdkantoor. Een andere, huurkosten magazijn. Een derde, huurkosten winkel Noord. Hetzelfde account, maar een andere betekenis voor de bedrijfsvoering. Dit geeft de financiële afdeling één consistente accountstructuur, terwijl leidinggevende de resultaten per afdeling binnen het bedrijf kunnen bekijken.

De salesdirecteur kijkt naar de omzet. De magazijnmanager kijkt naar het magazijn. De financiële afdeling ziet het totaal van iedereen. Dit voorkomt een veelvoorkomende gewoonte bij spreadsheets. Zonder dimensies exporteert iemand grootboek saldi en begint handmatig kolommen toe te voegen. Sorteren, filteren, getallen kopiëren naar een nieuwe werkmap en dan proberen uit te leggen waarom het totaal van de afdeling niet overeenkomt met het totaal van het bedrijf. Met dimensies die worden ingevoerd wanneer de transactie wordt geboekt, begint dat werk vanuit een betere basis. De details horen al bij de boekhouding, maar het werkt alleen als de waarden consistent blijven. Als de ene persoon Regio Noord selecteert, een andere Noord en een derde Noord 01 splitst het rapport wat één saldo zou moeten zijn in afzonderlijke regels. De financiële afdeling heeft duidelijke namen, duidelijk eigenaarschap en regels nodig over welke waarden mensen mogen gebruiken.

Dynamics 365 Finance ondersteunt dit met accountregels. Afhankelijk van het account kan het systeem een dimensie vereisen of de waarden beperken die gebruikers kunnen selecteren. Een onkostenrekening kan bijvoorbeeld een kostenplaats vereisen, terwijl een bankrekening mogelijk alleen een bedrijfseenheid nodig heeft. Je hoeft niet voor elke rekening dezelfde details te gebruiken. Hier is een simpele regel. Gebruik een financiële dimensie wanneer je verwacht de waarden te hergebruiken en saldi op basis daarvan in de loop van de tijd te rapporteren. Afdeling is herbruikbaar. Kostenplaats is herbruikbaar. Regio is herbruikbaar. Project ook. Als je financiële team saldi en kosten per project bijhoudt, is het factuurnummer anders. Het inkoopordernummer is anders. Deze waarden horen vaak bij één transactie of één kortlopende opdracht. Het aanmaken van een financiële dimensie voor elk factuurnummer resulteert in duizenden unieke waarden die niemand op een overzicht wil hebben.

Daar komen financiële techs beter van pas. Een financiële techs laat een flexibele referentie op, bijvoorbeeld een factuurnummer, inkooporder, betalingsreferentie of idee van een extern systeem. Deze techs staat bij de boekingspost voor detail en analyse, maar heeft niet dezelfde gestructureerde rol als een financiële dimensie. Financiële dimensies maken deel uit van de rekeningsstructuur. Het systeem controleert of de waarde geldig is en de financiële afdeling kan deze gebruiken om saldi samen te vatten. Financiële techs zijn lichter. Ze labelen een transactie zonder dat label een permanent rapportage segment te maken. Maak de scheen dimensie aan met de naam, factuurnummer, om later facturen terug te vinden. Gebruik daarvoor transactiegegevens of een financiële tech. Nog een belangrijk instellingspunt, financiële rapportage kan gebruik maken van de dimensies die al in uw systeem aanwezig zijn, zonder dat u extra rapportagetools nodig hebt.

Op de pagina voor het instellen van financiële rapportage kiest de financiële afdeling welke dimensies worden weergegeven voor het ontwerp en de weergave van rapporten en in welke volgorde. Die volgorde is belangrijker dan het lijkt. Als uw rapporten normaal gesproken de volgende gegevens weergeven, hoofdrekening, afdeling, kostenplaats, project, dan weten mensen waar ze moeten zoeken. Als de volgorde verandert van het ene rapport naar het andere, wordt het lezen van details trager en is de kans op fouten groter. Zodra elke boeking de juiste herbruikbare labels heeft, kan het grootboek meer antwoorden geven dan alleen, wat hebben we uitgegeven? Het geeft ook antwoord op de vragen, waar, wie en welk onderdeel van het bedrijf. En met die details kan Dynamics 365 finance die geboekte boekingen omzetten in een financieel overzicht. Wat financiële rapportage nu eigenlijk is. Dus, zodra uw grootboekboekingen de juiste rekeningen en dimensies bevatten, wat doet financiële rapportage er dan precies mee?

Financiële rapportage is de add-in in Dynamics 365 finance voor het maken, onderhouden en bekijken van financiële overzichten. Dat klinkt technisch, dus laten we het in begrijpelijke taal uitleggen. Het is het onderdeel van Dynamics 365 finance dat uw grootboek zal die omzet in rapporten, zoals een winst- en verliesrekening, balans, kastroomoverzicht, proefbalans of budget versus werkelijke cijfers. Het is geen nieuw grootboek. Niemand boekt een factuur in de financiële rapportage of betaalt een leverancier vanuit het grootboek. De booking vindt plaats in Dynamics 365 finance en de financiële rapportage leest de resultaten daarna. Het is ook niet zomaar een dashboard met een paar grafieken. Met een dashboard kunt u snel een trend bekijken. Een financieel overzicht biedt een gestructureerd beeld van rekeninggroepen, totale, rapportageperiode, vergelijkingen en de mogelijkheid om de details achter een cijfer te bekijken.

Zie het als de rapportageruimte die is gekoppeld aan het grootboek. Het grootboek registreert transacties. De financiële rapportage ordent deze in het formaat dat uw financiële team, managers, additors of bestuursleden nodig hebben om te lezen. Achter de schermen maakt de financiële rapportage gebruik van een financiële data warehouse dat wordt bijgewerkt vanuit het grootboek. Een data warehouse is een rapportagekopie van financiële gegevens die zo is georganiseerd dat rapporten kunnen worden gegenereerd zonder dat mensen die facturen invoeren of journaalposten boeken, worden vertraagd. Die scheiding helpt de financiële afdeling van OU om een overzicht te bekijken terwijl andere gebruikers doorwerken. U hoeft niet elk saldo naar een spreadsheet te exporteren om een overzichtelijk maandelijksrapport te maken. Microsoft levert 22 standaard financiële rapporten mee met Dynamics 365 Finance.

U krijgt een winst- en verliesrekening, balans, kastroomoverzicht, gedetailleerde proefbalans, samenvattende proefbalans, doorlopende onkostenrapporten en budget versus werkelijke rapporten. Daarnaast zijn er rapporten voor wekelijkse verkopen en kortingen, auditgegevens, ratio's of een balans naast een winst- en verliesrekening. Maar dat betekent niet dat iedereen vanaf dag 1 overeenkomt met uw bedrijf. De rapportindeling ziet er misschien goed uit, maar uw eigen belangrijkste rekeningen en categorieën moeten nog steeds correct aan de rijen worden gekoppeld. Als uw bedrijf een rekeninggroep directe kosten noemt, terwijl het standaardrapport kosten van verkochte goederen verwacht, moet iemand die instelling controleren. Begin in ieder geval met een standaardrapport. Het biedt u een werkend voorbeeld, een vertrouwde structuur en een veel sneller startpunt dan elk rapport vanaf een lege pagina op te bouwen.

Open het vergelijk de saldi met uw grootboek, controleer de rekeninggroeperingen en pas alleen aan wat uw bedrijf nodig heeft. Dynamics 365 Finance beschikt over verschillende rapportagetools en dit is waar mensen vaak door elkaar raken. Financiële rapportage behandelt financiële overzichten op basis van het grootboek. SQL Server Reporting Services, SSRS, is doorgaans geschikt voor opgemaakte bedrijfsdocumenten en gedetailleerde rapporten zoals facturen, inkooporders, klantoverzichten of lange transactielijsten. Het is ontworpen voor pagina's met een vaste layout. Elektronische rapportage behandelt bestanden die naar een andere locatie moeten worden verzonden, zoals bankbestanden, belastingaangifte, XML-bestanden, CSV-bestanden of andere gereguleerde formaten. Deze tool is gericht op het verzenden en ontvangen van gestructureerde gegevens. Power BI is geschikt voor interactieve analyses.

U gebruikt Power BI wanneer u grafieken, filters, trends en managementweergave nodig hebt om vragen te onderzoeken. Welke regio heeft de snelst groeiende kosten? Hoe verhouden de werkelijke uitgaven zich tot het budget over meerdere maanden? Financiële rapportage behandelt de formele financiële overzichten. Power BI helpt mensen om de patronen daarin te onderzoeken. Excel biedt de financiële afdeling een vertrouwde omgeving om cijfers te controleren of aanvullende analyses uit te voeren, maar het hoeft niet de plek te worden waar elk financieel overzicht helemaal opnieuw wordt opgesteld. Elke tool heeft zijn eigen functie. Kies de juiste optie en rapporteren wordt minder een kwestie van cijfers herschrijven en meer een kwestie van ze lezen. Een rapport opbouwen, rijden, kolommen en rapportdefinities. Elk financieel overzicht begint met een vorm. Je moet bepalen wat er aan de linkerkant komt, wat er bovenaan komt en hoe het rapport die twee samenbrengt.

In Dynamics 365 Finance noemen we die onderdelen rijdefinities, kolomdefinities en rapportdefinities. Laten we beginnen met de rijen. Een rijdefinitie bepaalt de linkerkant van je overzicht. Het vertelt het systeem welke rekeningen, rekeningcategorieën of dimensiecombinaties moeten worden gebruikt. Het geeft ook aan hoe elke regel moet worden genoemd en waar totalen moeten verschijnen. Denk aan een normale winst- en verliesrekening. Omzet bovenaan, kosten van verkochte goederen daaronder, dan bruto winstmarge. Daaronder komen de operationele kosten en onderaan het nettoresultaat. Elk van die regels heeft zijn eigen instructies nodig. Omzet kan verwijzen naar een groep verkooprekeningen, terwijl kosten van verkochte goederen verwijzen naar kostenrekeningen. Bruto winstmarge verwijst helemaal niet naar een rekening. Het berekent een totaal door de kosten van verkochte goederen van de omzet af te trekken.

Dat is de taak van een rijdefinitie. Het vertelt de financiële rapportage welke geboekte saldie op elke regel thuishoren... ...en hoe die regels moeten worden opgeteld of afgetrokken om het totaal te berekenen. Je kunt een rij opbouwen rond individuele hoofdrekeningen, een reeks rekeningen of een hoofdrekeningcategorie. Categorieën besparen veel instelwerk. Een balans scheidt bijvoorbeeld normaal gesproken activa, passiva en eigen vermogen. Binnen de activa kun je contanten, debiteuren, vaste activa en voorraad weergeven. Als die rekeningen al in de juiste hoofdrekeningcategorieën staan... ...kunnen de standaard balansrijen die groepen gebruiken zonder elke rekening afzonderlijk te hoeven vermelden. Dat zorgt voor een overzichtelijker ontwerp. De financiële afdeling houdt nog steeds aparte rekeningen bij voor aparte saldie... ...maar de lezer ziet alleen het detailniveau dat relevant is voor een formeel overzicht.

Als ze meer details nodig hebben, kunnen ze dieper kijken. Het overzicht zelf hoeft geen telefoonboek met rekeningnummers te worden. Rijen beantwoorden één vraag, wat rapporteren we? Kolommen beantwoorden een andere, hoe willen we het weergeven? Een kolomdefinitie bepaalt welke informatie over de pagina wordt weergegeven. U kunt de huidige maand, de resultaten tot nu toe dit jaar, de resultaten tot nu toe vorig jaar... ...het budget, de werkelijke cijfers of het verschil tussen de werkelijke en de budgetcijfers weergeven. Een eenvoudige winst- en verliesrekening kan beginnen met een kolom met een beschrijving. Vervolgens kunt u de werkelijke cijfers voor de huidige periode weergeven... ...daarna de resultaten tot nu toe dit jaar, vervolgens het budget en tot slot de afwijking. Die kolom met de afwijking berekent het verschil automatisch... ...zodat managers na het genereren van het rapport geen nieuwe formule in Excel hoeven te maken.

U kunt periodes ook naast elkaar plaatsen, bijvoorbeeld januari tot en met december... ...dit kwartaal naast hetzelfde kwartaal vorig jaar of de werkelijke resultaten naast een prognose. De rijen bepalen de onderwerpen en de kolommen de weergave. Door deze twee elementen te combineren, krijgt u een groot deel van een financieel overzicht... ...maar het systeem heeft nog steeds een plek nodig waar u het rapport en naam geeft... ...en Dynamics 365 Finance vertelt welke rij- en kolomdefinities bij elkaar horen. Dat is de rapportdefinitie. Een rapportdefinitie combineert rijen en kolommen tot iets dat mensen kunnen genereren. Het bepaalt ook instellingen zoals afronding en hoe negatieve bedragen worden weergegeven. Hier is een concreet voorbeeld. Je zou een rijdefinitie kunnen maken met de naam winst- en verliesrekening... ...en vervolgens een kolomdefinitie met de naam maandelijks werkelijk budget en afwijking.

De rapportdefinitie verbindt deze en geeft het uiteindelijke rapport een naam, bijvoorbeeld... ...Winst- en verliesrekeningmanagement. Deze scheiding is handig omdat je de onderdelen kunt hergebruiken. Een rijdefinitie voor een winst- en verliesrekening kan bijvoorbeeld werken met een maandelijkse kolomindeling... ...een jaar- tot datumindeling en een vergelijkingsindeling met het voorgaande jaar. Je hoeft niet telkens dezelfde omzet en kostenstructuur opnieuw op te bouwen wanneer iemand een nieuwe vraag stelt. Sommige bedrijven hebben één rapport nodig voor één bedrijf. Andere bedrijven hebben een rapport nodig dat de structuur van een groter bedrijf volgt. Dat is waar een rapportagestructuur van pas komt. Met een rapportagestructuur kun je financiële resultaten organiseren in rapportageeenheden. Deze eenheden kunnen rechtspersoonlijkheden, regio's, afdelingen, businessunits of een ander onderdeel van de bedrijfstructuur vertegenwoordigen.

Stel je een groep voor met drie dochterondernemingen. Het moederbedrijf wil elke dochteronderneming afzonderlijk zien en vervolgens één gecombineerd totaal voor de groep. Een rapportagestructuur kan die structuur beschrijven, ouw, elke dochteronderneming als rapportageeenheid en het groepstotaal daarboven. Dezelfde aanpak werkt voor regio's. Je kunt Noord, Zuid en West als aparte eenheden weergeven en vervolgens een totaal voor het hele bedrijf opnemen. Of een afdelingsleider hoeft misschien alleen zijn of haar eigen eenheid te zien, terwijl het financiële team het volledige overzicht nodig heeft. Eén rapportdefinitie kan slechts aan één rapportagestructuur tegelijk worden gekoppeld, dus kiest de structuur die past bij de vraag die het rapport moet beantwoorden. Voor degene die hier nog niet bekend mee zijn, bevat Rapport Designers & Wizard waarmee je kunt beginnen met het bouwen van deze onderdelen zonder meteen alle opties te hoeven bekijken.

Je kiest het rapport type, doorloopt de basisopties en maakt een eerste ontwerp. Naarmate je financiële team meer vertrouwd raakt met het programma, kunnen ze de rijdefinities, kolomdefinities, rapportdefinities en rapportagestructuren rechtstreeks bewerken. Dat geeft ze meer controle over berekeningen, layout, groepering en de weergave van dimensies. Het doel is niet om het meest complexe rapport mogelijk te maken. Het gaat erom een rapport te maken waarin elke regel een echte zakelijke vraag beantwoordt, elke kolom de vergelijking duidelijk maakt en de cijfers overeen komen met het grootboek. Rapporten uitvoeren, lezen en onderhouden. Een rapport is pas nuttig als mensen het kunnen lezen, er vragen over kunnen stellen en kunnen vertrouwen op wat ze zien. Nadat u een financieel rapport hebt gegenereerd, zit u niet automatisch vast aan één statische pagina. U kunt de rapportdatum wijzigen, een valuta kiezen, schakelen tussen samenvatting en detailweergave en filters toepassen op financiële dimensies of kenmerken.

Dit betekent dat hetzelfde rapport verschillende vragen kan beantwoorden zonder dat iemand het naar een nieuwe werkmap hoeft te kopiëren. Een financieel manager kan bijvoorbeeld beginnen met de volledige winst en verliesrekening van het bedrijf voor de huidige maand. Vervolgens kan hij of zij filteren op één bedrijfseenheid, de gegevens in een andere valuta bekijken of de datum wijzigen om een andere periode te vergelijken. Het rapportontwerp blijft behouden. De weergave verandert afhankelijk van de betreffende vraag. Twee weergave zijn hierbij belangrijk. De samenvattingsweergave geeft u een overzicht van de financiële situatie op hoog niveau, de totale omzet, de totale kosten en het netto-resultaat. De detailweergave biedt meer informatie om te bekijken wanneer een totaalbedrag niet klopt. En dat brengt ons bij het inzoomen. Stel dat een post voor operationele kosten veel hoger is dan begroot.

In plaats van een e-mail te versturen, een grootboeklijst te exporteren en handmatig rekeningnummers te controleren, kunt u inzoomen op dat bedrag in het rapport. U kunt het saldo volgen naar de transacties die erachter schuil gaan. Daarmee kunt u de journaalposten, datums, vouchers en andere details zien die tot het cijfer hebben geleid. Het rapport vormt een startpunt voor een gesprek, niet het definitieve antwoord dat op papier staat. Dit is vooral handig aan het einde van de maand. Iemand vraagt, waarom zijn de magazijnkosten gestegen? U begint met het magazijnoverzicht, zoekt de kostenpost op, zoomt in op de transacties en ziet of de stijging te wijten is aan huur, reparaties, personeel of een eenmalige kostenpost. De financiële afdeling besteedt minder tijd aan het zoeken naar de oorzaak en meer tijd aan het uitleggen van het resultaat. Rapporten kunnen ook volgens een schema worden gegenereerd.

Een team kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks rapporten genereren, afhankelijk van de taak. Maandelijkse managementrapporten zijn een voor de hand liggend voorbeeld, maar schema's kunnen teams ook helpen bij het voorbereiden van regelmatige budgetbeoordelingen of terugkerende groepsrapporten. Voor bedrijven met meerdere juridische entiteiten kan financiële rapportage rapporten overal deze entiteiten ondersteunen en valuta's omrekenen voor rapportagedoeleinden. Een groepsfinancieel team heeft mogelijk elk bedrijf in zijn lokale valuta nodig, terwijl de directie wellicht één overzicht in een rapportagevaluta nodig heeft. De structuur vereist een zorgvuldige opzet, maar de lezer hoeft het rapport niet elke maand opnieuw op te bouwen vanuit afzonderlijke bestanden. Hier zijn 10 mijl één onderhoudsdetail dat het onthouden waard is. Nieuw gegenereerde rapporten krijgen standaard een vervaldatum van 90 dagen.

Gebruikers met de juiste beveiligingsrechten kunnen deze periode wijzigen, inclusief het instellen van een rapport dat nooit verloopt. De persoon die een rapport genereert kan zijn of haar eigen rapport verwijderen. Gebruikers met de beveiligingsrechten voor financiële rapportage kunnen rapporten verwijderen die door andere gebruikers zijn gemaakt en de vervaldatum van rapporten beheren. Dit voorkomt dat de rapportenlijst een lang archief wordt van oude rapporten die niemand meer kan identificeren. Maar wees ook voorzichtig met oudere rapporten. Vanaf versie 10.0.4 van financiële rapportage gebruikt Dynamics 365 Finance de huidige transactiegegevens wanneer u een opgeslagen rapport opnieuw uitvoert of inzoomt op de details ervan. Als iemand een onderliggende transactie heeft bewerkt nadat het rapport voor het eerst werd uitgevoerd, kunnen de details in de inzoomweergave afwijken van wat u oorspronkelijk zag.

De opgeslagen zal die op het hoogste niveau veranderen meestal niet, maar de ondersteunende details wel. Dus als Finance een onveranderlijke auditkopie nodig heeft voor een afgesloten periode, exporteer dan het definitieve rapport naar Excel of PDF en bewaar dat bestand in uw normale archiveringsproces. Nog een laatste waarschuwing over de add-in zelf. Als iemand de invoegtoepassing voor financiële rapportage verwijdert, verwijdert Dynamics 365 Finance permanent eerder gemaakte rapporten, rapportontwerpen en configuraties. Microsoft biedt geen ondersteuning voor het herstellen van dergelijke gegevens. Beschouw het als het verwijderen van een gedeelde finance werkruimte, niet als het verwijderen van een app van je telefoon. Formele overzichten helpen finance de cijfers in een gecontroleerd formaat te presenteren. Voor snellere visuele weergave en trendanalyses is er een andere tool die hierbij aansluit.

Waar passen PowerBee en Excel in? Waar passen PowerBee en Excel nu precies in? Financiële rapportage behandelt je formele overzichten, de overzichten die additors nodig hebben. PowerBee zorgt voor grafieken, trends en interactieve managementweergave. Omzet per regio, budget versus werkelijkheid. Excel heeft ook nog steeds zijn plaats. Je team gebruikt het voor controles, berekeningen en het delen van cijfers in een formaat dat iedereen al kent. De werkruimte voor financiële analyse bevat PowerBee content voor veelgebruikte weergave, maar zorg ervoor dat elk dashboard zich op één vraag richt. Probeer niet alles op hetzelfde scherm te proppen. Het beste is dat al deze tools dezelfde finance gegevens lezen. Alles werkt samen. Afronding. Stel eerst het grootboek samen. Een duidelijk rapport begint niet met de layout. Het begint veel eerder. Schone hoofdrekeningen, herbruikbare dimensies. Zonder die basis doet de rest er niet toe.

Begin met een standaardrapport, test het met uw werkelijke saldi en pas vervolgens alleen aan wat uw bedrijf nodig heeft. Abonneer u op meer Microsoft-kennis van Mirko Peters op M365FM en deel dit met iemand die nog steeds denkt dat financiële rapportage in Dynamics 365 begint en eindigt met Excel. ***