WEBVTT

00:00:00.100 --> 00:00:03.660
Waarom draait de maandafsluiting nog steeds om vijf verschillende spreadsheetversies,

00:00:03.840 --> 00:00:06.820
iemand die naar het juiste bestand zoekt en een manager die wacht op een antwoord dat

00:00:06.820 --> 00:00:08.620
eigenlijk al lang voor de hand liggend zou moeten zijn?

00:00:08.800 --> 00:00:12.080
Je hebt misschien één groot boek, meerdere afdelingen en duizenden transacties,

00:00:12.300 --> 00:00:14.740
maar je kunt nog steeds geen helder financieel verhaal vertellen.

00:00:14.960 --> 00:00:17.860
Dat is waar Dynamics 365 Finance om de hoek komt kijken.

00:00:18.080 --> 00:00:22.740
Ik ben Mirko Peters van M365FM en in dit artikel leg ik uit hoe geboekte financiële gegevens

00:00:22.740 --> 00:00:25.040
worden omgezet in rapporten die mensen daadwerkelijk kunnen lezen.

00:00:25.260 --> 00:00:28.280
Zie elke transactie als een document dat eenmaal in een centrale archiefkast is opgeslagen

00:00:28.280 --> 00:00:31.660
en vervolgens op verschillende manieren kan worden gelezen zonder telkens de cijfers opnieuw te hoeven invoeren.

00:00:31.780 --> 00:00:34.060
Laten we beginnen met de gegevens in die archiefkast.

00:00:34.240 --> 00:00:37.580
De basis, het grootboek, de hoofdrekeningen en de categorieën.

00:00:37.720 --> 00:00:40.880
Het grootboek is de belangrijkste financiële administratie van een bedrijf

00:00:40.880 --> 00:00:43.780
en elke geboekte transactie komt daar op de een of andere manier terecht.

00:00:43.980 --> 00:00:48.880
Een klantfactuur, een leveranciersrekening, een salarisboeking, een bankbetaling of een voorraadcorrectie

00:00:48.880 --> 00:00:50.560
laten allemaal een boekhoudkundig record achter.

00:00:50.820 --> 00:00:53.440
Zie het grootboek als een grote archiefkast met een strikte regel

00:00:53.440 --> 00:00:56.460
je stopt een huurfactuur niet in dezelfde lade als productverkopen

00:00:56.460 --> 00:00:59.280
en je stopt een bankzaldo niet bij de salarissen van werknemers.

00:00:59.420 --> 00:01:01.600
Elk bedrag heeft een eigen financiële plek nodig.

00:01:01.860 --> 00:01:04.880
Die plek begint met een hoofdrekening die één simpele vraag beantwoordt

00:01:04.880 --> 00:01:06.080
waar heeft dit geldbetrekking op.

00:01:06.180 --> 00:01:09.060
Contant geld staat op één hoofdrekening, verkoopopbrengsten op een andere

00:01:09.060 --> 00:01:13.920
en huurkosten, lonen, debiteuren, krediteuren, leningen en belastingen hebben elk hun eigen rekening.

00:01:14.040 --> 00:01:16.320
Dus wanneer uw bedrijf een maandelijkse huurfactuur betaalt

00:01:16.320 --> 00:01:19.940
boekt Dynamics 365 Finance dat bedrag op de rekening voor huurkosten.

00:01:20.140 --> 00:01:21.620
En wanneer een klant een factuur betaalt

00:01:21.620 --> 00:01:23.600
komt de opbrengst terecht op een verkooprekening

00:01:23.600 --> 00:01:26.380
terwijl het onbetaalde bedrag op de rekening voor debiteuren komt te staan.

00:01:26.560 --> 00:01:29.260
De rekening vertelt finance wat er financieel is gebeurd.

00:01:29.500 --> 00:01:33.200
Deze structuur is belangrijk omdat een financieel overzicht de cijfers niet verzint

00:01:33.200 --> 00:01:35.880
maar de cijfers leest en groepeert die al in het grootboek staan.

00:01:36.080 --> 00:01:38.400
Als de boekhoudkundige gegevens op de verkeerde plek terechtkomen

00:01:38.400 --> 00:01:41.900
kan geen enkel rapportontwerp de betekenis later corrigeren zonder handmatige aanpassingen.

00:01:42.240 --> 00:01:43.380
Hoofdrekeningen hebben ook type

00:01:43.380 --> 00:01:47.840
en een rekeningtype geeft Dynamics 365 Finance een brede klassificatie.

00:01:48.080 --> 00:01:51.840
Winst- en verliesrekeningen registreren de inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode

00:01:51.840 --> 00:01:54.500
en hun gecombineerde saldo draagt bij aan het ja-resultaat.

00:01:54.660 --> 00:01:58.480
De balans registreert wat het bedrijf bezit, wat het verschuldigt is en het belang van de eigenaar,

00:01:58.600 --> 00:02:00.300
activa, passiva en eigen vermogen.

00:02:00.480 --> 00:02:03.900
Contant geld is normaal gesproken een actief, een banklening is normaal gesproken een passieve,

00:02:04.040 --> 00:02:06.780
verkoopbrengst te horen bij de winst- en verliesrekening en huur hoort bij de kosten.

00:02:07.020 --> 00:02:09.380
Dat klinkt misschien als basisboekhouding en dat is het ook,

00:02:09.520 --> 00:02:11.780
maar het is tevens het eerste controlepunt voor rapportage

00:02:11.780 --> 00:02:15.600
omdat het systeem moet weten of een rekening op een winst- en verliesrekening of een balans thuishoort.

00:02:15.760 --> 00:02:17.440
Er is ook een speciaal totaalrekening type,

00:02:17.440 --> 00:02:19.760
waarmee een reeks rekeningsaldi kan worden opgeteld.

00:02:19.940 --> 00:02:23.280
Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een totaal over een bepaald interval wilt berekenen.

00:02:23.460 --> 00:02:27.400
Veel financiële teams stellen hun totaal en echter rechtstreeks samen in de financiële rapportage.

00:02:27.760 --> 00:02:31.100
Rekeningtypen blijven breed en dat is waar hoofdrekening-categorieën in beeld komen.

00:02:31.320 --> 00:02:34.780
Zij creëren een nuttigere rapportagegroep binnen die brede klassificatie.

00:02:35.020 --> 00:02:38.700
Zo kunnen activa-rekeningen bijvoorbeeld worden ondergebracht in categorieën zoals contanten,

00:02:38.920 --> 00:02:41.200
vaste activa, debiteuren of korte termijnbeleggingen.

00:02:41.300 --> 00:02:44.080
Passiva-rekeningen daarentegen kunnen worden ondergebracht in crediteuren,

00:02:44.080 --> 00:02:46.000
te betalen belastingen of lange termijn schulden.

00:02:46.120 --> 00:02:47.440
Het verschil is eenvoudig.

00:02:47.600 --> 00:02:50.200
Het rekeningtype geeft de algemene boekhoud-categorie aan

00:02:50.200 --> 00:02:53.700
en de hoofdrekening-categorie bepaalt de rapportagegroep die u wilt laten zien.

00:02:53.920 --> 00:02:55.560
Stel je voor dat je meerdere bankrekeningen hebt,

00:02:55.680 --> 00:02:57.840
een kasrekening en een rekening voor het vereffenen van contanten.

00:02:58.040 --> 00:02:59.980
Elk van deze rekeningen kan een eigen hoofdrekening hebben,

00:03:00.140 --> 00:03:02.160
omdat de financiële afdeling die mate van detail nodig heeft.

00:03:02.340 --> 00:03:04.580
Toch kunnen ze allemaal tot de categorie contanten behoren.

00:03:04.760 --> 00:03:08.460
Een rapport kan dus één overzichtelijke kasregel tonen wanneer dat alles is wat de lezer nodig heeft.

00:03:08.460 --> 00:03:12.080
Daarom gebruiken de standaard financiële rapporten hoofdrekening-categorieën.

00:03:12.220 --> 00:03:18.420
Ze hebben een vertrouwde structuur nodig voordat ze zal die kunnen weergeven in secties zoals activa, passiva, opbrengsten of kosten.

00:03:18.780 --> 00:03:20.460
Een overzichtelijke opzet loont later,

00:03:20.580 --> 00:03:22.720
want wanneer hoofdrekeningen duidelijke regels volgen,

00:03:22.920 --> 00:03:27.540
rekening-type correct zijn en categorieën overeenkomen met de manier waarop uw bedrijf de financiële overzichten leest,

00:03:27.720 --> 00:03:29.200
wordt rapporteren veel eenvoudiger.

00:03:29.400 --> 00:03:31.240
Je begint met gegevens die al een plek hebben.

00:03:31.480 --> 00:03:33.500
Rekeningen leggen uit wat er financieel is gebeurd,

00:03:33.640 --> 00:03:35.500
maar leidinggevenden willen meestal meer dan dat.

00:03:35.500 --> 00:03:42.060
Oh, ze willen ook weten waar het is gebeurd, wie het geld heeft uitgegeven en welk onderdeel van het bedrijf het resultaat heeft behaald.

00:03:42.680 --> 00:03:46.380
Financiële dimensies die de vragen beantwoorden die leiders daadwerkelijk stellen.

00:03:46.580 --> 00:03:49.220
Een hoofdrekening laat zien waar het geld mee te maken heeft.

00:03:49.460 --> 00:03:53.580
Simpel genoeg, maar financiële dimensies voegen de zakelijke context rondom dat bedrag toe.

00:03:53.740 --> 00:03:56.200
Ze beantwoorden de vragen die leiders stellen wanneer ze een totaalbedrag zien.

00:03:56.420 --> 00:03:57.700
Welke afdeling heeft het uitgegeven?

00:03:57.880 --> 00:03:59.000
Welke locatie heeft het verdiend?

00:03:59.240 --> 00:04:00.120
Welke business unit?

00:04:00.320 --> 00:04:01.360
Was het gekoppeld aan een project?

00:04:01.620 --> 00:04:03.000
Laten we eens kijken naar huurkosten.

00:04:03.000 --> 00:04:06.820
Uw bedrijf betaalt mogelijk huur voor een hoofdkantoor, een magazijn en verschillende winkellocaties.

00:04:06.980 --> 00:04:09.800
Als elke betaling wordt geboekt als huurkosten, ziet u de totale rekening.

00:04:10.000 --> 00:04:13.080
Dat is nuttig, maar het vertelt een regiomanager niet wat hun locatie kost.

00:04:13.240 --> 00:04:15.140
Een financiële dimensie vult die leemte op.

00:04:15.280 --> 00:04:20.800
U kunt afdeling, financiën, verkoop of operations toevoegen, of kostenplaats, business unit, regio of project.

00:04:20.980 --> 00:04:23.380
Die waarden worden gekoppeld aan de boeking wanneer deze wordt verwerkt.

00:04:23.540 --> 00:04:26.580
Dus de rekening blijft huurkosten, maar de boeking vertelt een completer verhaal.

00:04:26.740 --> 00:04:29.000
Een betaling zou kunnen luiden, huurkosten hoofdkantoor.

00:04:29.120 --> 00:04:30.720
Een andere, huurkosten magazijn.

00:04:30.720 --> 00:04:32.460
Een derde, huurkosten winkel Noord.

00:04:32.620 --> 00:04:35.020
Hetzelfde account, maar een andere betekenis voor de bedrijfsvoering.

00:04:35.200 --> 00:04:40.140
Dit geeft de financiële afdeling één consistente accountstructuur, terwijl leidinggevende de resultaten per afdeling binnen het bedrijf kunnen bekijken.

00:04:40.280 --> 00:04:41.960
De salesdirecteur kijkt naar de omzet.

00:04:42.120 --> 00:04:43.960
De magazijnmanager kijkt naar het magazijn.

00:04:44.140 --> 00:04:46.180
De financiële afdeling ziet het totaal van iedereen.

00:04:46.420 --> 00:04:48.820
Dit voorkomt een veelvoorkomende gewoonte bij spreadsheets.

00:04:49.060 --> 00:04:52.880
Zonder dimensies exporteert iemand grootboek saldi en begint handmatig kolommen toe te voegen.

00:04:52.880 --> 00:04:58.900
Sorteren, filteren, getallen kopiëren naar een nieuwe werkmap en dan proberen uit te leggen waarom het totaal van de afdeling niet overeenkomt met het totaal van het bedrijf.

00:04:59.000 --> 00:05:03.140
Met dimensies die worden ingevoerd wanneer de transactie wordt geboekt, begint dat werk vanuit een betere basis.

00:05:03.400 --> 00:05:07.700
De details horen al bij de boekhouding, maar het werkt alleen als de waarden consistent blijven.

00:05:07.700 --> 00:05:16.640
Als de ene persoon Regio Noord selecteert, een andere Noord en een derde Noord 01 splitst het rapport wat één saldo zou moeten zijn in afzonderlijke regels.

00:05:16.820 --> 00:05:21.720
De financiële afdeling heeft duidelijke namen, duidelijk eigenaarschap en regels nodig over welke waarden mensen mogen gebruiken.

00:05:21.940 --> 00:05:25.180
Dynamics 365 Finance ondersteunt dit met accountregels.

00:05:25.380 --> 00:05:29.720
Afhankelijk van het account kan het systeem een dimensie vereisen of de waarden beperken die gebruikers kunnen selecteren.

00:05:29.880 --> 00:05:34.740
Een onkostenrekening kan bijvoorbeeld een kostenplaats vereisen, terwijl een bankrekening mogelijk alleen een bedrijfseenheid nodig heeft.

00:05:34.920 --> 00:05:37.280
Je hoeft niet voor elke rekening dezelfde details te gebruiken.

00:05:37.280 --> 00:05:38.280
Hier is een simpele regel.

00:05:38.420 --> 00:05:42.880
Gebruik een financiële dimensie wanneer je verwacht de waarden te hergebruiken en saldi op basis daarvan in de loop van de tijd te rapporteren.

00:05:43.000 --> 00:05:44.160
Afdeling is herbruikbaar.

00:05:44.520 --> 00:05:45.680
Kostenplaats is herbruikbaar.

00:05:45.940 --> 00:05:47.100
Regio is herbruikbaar.

00:05:47.300 --> 00:05:47.840
Project ook.

00:05:47.980 --> 00:05:51.900
Als je financiële team saldi en kosten per project bijhoudt, is het factuurnummer anders.

00:05:52.100 --> 00:05:53.420
Het inkoopordernummer is anders.

00:05:53.720 --> 00:05:57.460
Deze waarden horen vaak bij één transactie of één kortlopende opdracht.

00:05:57.660 --> 00:06:03.800
Het aanmaken van een financiële dimensie voor elk factuurnummer resulteert in duizenden unieke waarden die niemand op een overzicht wil hebben.

00:06:04.020 --> 00:06:06.020
Daar komen financiële techs beter van pas.

00:06:06.020 --> 00:06:13.140
Een financiële techs laat een flexibele referentie op, bijvoorbeeld een factuurnummer, inkooporder, betalingsreferentie of idee van een extern systeem.

00:06:13.340 --> 00:06:18.960
Deze techs staat bij de boekingspost voor detail en analyse, maar heeft niet dezelfde gestructureerde rol als een financiële dimensie.

00:06:19.260 --> 00:06:21.800
Financiële dimensies maken deel uit van de rekeningsstructuur.

00:06:21.980 --> 00:06:26.260
Het systeem controleert of de waarde geldig is en de financiële afdeling kan deze gebruiken om saldi samen te vatten.

00:06:26.660 --> 00:06:27.900
Financiële techs zijn lichter.

00:06:28.100 --> 00:06:31.780
Ze labelen een transactie zonder dat label een permanent rapportage segment te maken.

00:06:31.780 --> 00:06:35.560
Maak de scheen dimensie aan met de naam, factuurnummer, om later facturen terug te vinden.

00:06:35.780 --> 00:06:38.300
Gebruik daarvoor transactiegegevens of een financiële tech.

00:06:38.420 --> 00:06:44.140
Nog een belangrijk instellingspunt, financiële rapportage kan gebruik maken van de dimensies die al in uw systeem aanwezig zijn, zonder dat u extra rapportagetools nodig hebt.

00:06:44.280 --> 00:06:50.440
Op de pagina voor het instellen van financiële rapportage kiest de financiële afdeling welke dimensies worden weergegeven voor het ontwerp en de weergave van rapporten en in welke volgorde.

00:06:50.440 --> 00:06:52.320
Die volgorde is belangrijker dan het lijkt.

00:06:52.480 --> 00:06:57.940
Als uw rapporten normaal gesproken de volgende gegevens weergeven, hoofdrekening, afdeling, kostenplaats, project, dan weten mensen waar ze moeten zoeken.

00:06:58.100 --> 00:07:02.400
Als de volgorde verandert van het ene rapport naar het andere, wordt het lezen van details trager en is de kans op fouten groter.

00:07:02.640 --> 00:07:07.420
Zodra elke boeking de juiste herbruikbare labels heeft, kan het grootboek meer antwoorden geven dan alleen, wat hebben we uitgegeven?

00:07:07.580 --> 00:07:11.480
Het geeft ook antwoord op de vragen, waar, wie en welk onderdeel van het bedrijf.

00:07:11.600 --> 00:07:17.320
En met die details kan Dynamics 365 finance die geboekte boekingen omzetten in een financieel overzicht.

00:07:17.320 --> 00:07:19.580
Wat financiële rapportage nu eigenlijk is.

00:07:19.760 --> 00:07:24.600
Dus, zodra uw grootboekboekingen de juiste rekeningen en dimensies bevatten, wat doet financiële rapportage er dan precies mee?

00:07:24.840 --> 00:07:30.060
Financiële rapportage is de add-in in Dynamics 365 finance voor het maken, onderhouden en bekijken van financiële overzichten.

00:07:30.280 --> 00:07:32.980
Dat klinkt technisch, dus laten we het in begrijpelijke taal uitleggen.

00:07:33.120 --> 00:07:42.840
Het is het onderdeel van Dynamics 365 finance dat uw grootboek zal die omzet in rapporten, zoals een winst- en verliesrekening, balans, kastroomoverzicht, proefbalans of budget versus werkelijke cijfers.

00:07:42.840 --> 00:07:48.300
Het is geen nieuw grootboek. Niemand boekt een factuur in de financiële rapportage of betaalt een leverancier vanuit het grootboek.

00:07:48.360 --> 00:07:53.140
De booking vindt plaats in Dynamics 365 finance en de financiële rapportage leest de resultaten daarna.

00:07:53.300 --> 00:07:55.660
Het is ook niet zomaar een dashboard met een paar grafieken.

00:07:55.860 --> 00:07:57.840
Met een dashboard kunt u snel een trend bekijken.

00:07:58.040 --> 00:08:06.160
Een financieel overzicht biedt een gestructureerd beeld van rekeninggroepen, totale, rapportageperiode, vergelijkingen en de mogelijkheid om de details achter een cijfer te bekijken.

00:08:06.360 --> 00:08:09.020
Zie het als de rapportageruimte die is gekoppeld aan het grootboek.

00:08:09.020 --> 00:08:16.480
Het grootboek registreert transacties. De financiële rapportage ordent deze in het formaat dat uw financiële team, managers, additors of bestuursleden nodig hebben om te lezen.

00:08:16.680 --> 00:08:21.400
Achter de schermen maakt de financiële rapportage gebruik van een financiële data warehouse dat wordt bijgewerkt vanuit het grootboek.

00:08:21.540 --> 00:08:28.820
Een data warehouse is een rapportagekopie van financiële gegevens die zo is georganiseerd dat rapporten kunnen worden gegenereerd zonder dat mensen die facturen invoeren of journaalposten boeken, worden vertraagd.

00:08:28.920 --> 00:08:33.480
Die scheiding helpt de financiële afdeling van OU om een overzicht te bekijken terwijl andere gebruikers doorwerken.

00:08:33.480 --> 00:08:37.920
U hoeft niet elk saldo naar een spreadsheet te exporteren om een overzichtelijk maandelijksrapport te maken.

00:08:37.920 --> 00:08:42.760
Microsoft levert 22 standaard financiële rapporten mee met Dynamics 365 Finance.

00:08:42.960 --> 00:08:51.920
U krijgt een winst- en verliesrekening, balans, kastroomoverzicht, gedetailleerde proefbalans, samenvattende proefbalans, doorlopende onkostenrapporten en budget versus werkelijke rapporten.

00:08:52.100 --> 00:08:57.220
Daarnaast zijn er rapporten voor wekelijkse verkopen en kortingen, auditgegevens, ratio's of een balans naast een winst- en verliesrekening.

00:08:57.360 --> 00:09:00.240
Maar dat betekent niet dat iedereen vanaf dag 1 overeenkomt met uw bedrijf.

00:09:00.240 --> 00:09:05.460
De rapportindeling ziet er misschien goed uit, maar uw eigen belangrijkste rekeningen en categorieën moeten nog steeds correct aan de rijen worden gekoppeld.

00:09:05.460 --> 00:09:11.960
Als uw bedrijf een rekeninggroep directe kosten noemt, terwijl het standaardrapport kosten van verkochte goederen verwacht, moet iemand die instelling controleren.

00:09:12.120 --> 00:09:14.020
Begin in ieder geval met een standaardrapport.

00:09:14.200 --> 00:09:20.040
Het biedt u een werkend voorbeeld, een vertrouwde structuur en een veel sneller startpunt dan elk rapport vanaf een lege pagina op te bouwen.

00:09:20.200 --> 00:09:25.320
Open het vergelijk de saldi met uw grootboek, controleer de rekeninggroeperingen en pas alleen aan wat uw bedrijf nodig heeft.

00:09:25.560 --> 00:09:30.140
Dynamics 365 Finance beschikt over verschillende rapportagetools en dit is waar mensen vaak door elkaar raken.

00:09:30.140 --> 00:09:34.140
Financiële rapportage behandelt financiële overzichten op basis van het grootboek.

00:09:34.300 --> 00:09:45.180
SQL Server Reporting Services, SSRS, is doorgaans geschikt voor opgemaakte bedrijfsdocumenten en gedetailleerde rapporten zoals facturen, inkooporders, klantoverzichten of lange transactielijsten.

00:09:45.380 --> 00:09:47.840
Het is ontworpen voor pagina's met een vaste layout.

00:09:47.840 --> 00:09:55.780
Elektronische rapportage behandelt bestanden die naar een andere locatie moeten worden verzonden, zoals bankbestanden, belastingaangifte, XML-bestanden, CSV-bestanden of andere gereguleerde formaten.

00:09:56.020 --> 00:09:59.160
Deze tool is gericht op het verzenden en ontvangen van gestructureerde gegevens.

00:09:59.400 --> 00:10:01.380
Power BI is geschikt voor interactieve analyses.

00:10:01.700 --> 00:10:06.920
U gebruikt Power BI wanneer u grafieken, filters, trends en managementweergave nodig hebt om vragen te onderzoeken.

00:10:07.140 --> 00:10:09.000
Welke regio heeft de snelst groeiende kosten?

00:10:09.200 --> 00:10:12.240
Hoe verhouden de werkelijke uitgaven zich tot het budget over meerdere maanden?

00:10:12.460 --> 00:10:15.440
Financiële rapportage behandelt de formele financiële overzichten.

00:10:15.440 --> 00:10:18.120
Power BI helpt mensen om de patronen daarin te onderzoeken.

00:10:18.320 --> 00:10:22.740
Excel biedt de financiële afdeling een vertrouwde omgeving om cijfers te controleren of aanvullende analyses uit te voeren,

00:10:22.900 --> 00:10:25.740
maar het hoeft niet de plek te worden waar elk financieel overzicht helemaal opnieuw wordt opgesteld.

00:10:25.920 --> 00:10:27.420
Elke tool heeft zijn eigen functie.

00:10:27.620 --> 00:10:32.340
Kies de juiste optie en rapporteren wordt minder een kwestie van cijfers herschrijven en meer een kwestie van ze lezen.

00:10:32.540 --> 00:10:36.080
Een rapport opbouwen, rijden, kolommen en rapportdefinities.

00:10:36.920 --> 00:10:39.120
Elk financieel overzicht begint met een vorm.

00:10:39.320 --> 00:10:44.260
Je moet bepalen wat er aan de linkerkant komt, wat er bovenaan komt en hoe het rapport die twee samenbrengt.

00:10:44.260 --> 00:10:50.080
In Dynamics 365 Finance noemen we die onderdelen rijdefinities, kolomdefinities en rapportdefinities.

00:10:50.260 --> 00:10:51.620
Laten we beginnen met de rijen.

00:10:51.780 --> 00:10:54.240
Een rijdefinitie bepaalt de linkerkant van je overzicht.

00:10:54.420 --> 00:10:58.240
Het vertelt het systeem welke rekeningen, rekeningcategorieën of dimensiecombinaties moeten worden gebruikt.

00:10:58.380 --> 00:11:01.380
Het geeft ook aan hoe elke regel moet worden genoemd en waar totalen moeten verschijnen.

00:11:01.580 --> 00:11:03.340
Denk aan een normale winst- en verliesrekening.

00:11:03.500 --> 00:11:06.400
Omzet bovenaan, kosten van verkochte goederen daaronder, dan bruto winstmarge.

00:11:06.640 --> 00:11:09.660
Daaronder komen de operationele kosten en onderaan het nettoresultaat.

00:11:09.820 --> 00:11:11.960
Elk van die regels heeft zijn eigen instructies nodig.

00:11:11.960 --> 00:11:16.580
Omzet kan verwijzen naar een groep verkooprekeningen, terwijl kosten van verkochte goederen verwijzen naar kostenrekeningen.

00:11:16.780 --> 00:11:19.420
Bruto winstmarge verwijst helemaal niet naar een rekening.

00:11:19.600 --> 00:11:23.340
Het berekent een totaal door de kosten van verkochte goederen van de omzet af te trekken.

00:11:23.560 --> 00:11:25.180
Dat is de taak van een rijdefinitie.

00:11:25.340 --> 00:11:29.440
Het vertelt de financiële rapportage welke geboekte saldie op elke regel thuishoren...

00:11:29.440 --> 00:11:32.700
...en hoe die regels moeten worden opgeteld of afgetrokken om het totaal te berekenen.

00:11:32.860 --> 00:11:37.660
Je kunt een rij opbouwen rond individuele hoofdrekeningen, een reeks rekeningen of een hoofdrekeningcategorie.

00:11:37.660 --> 00:11:39.740
Categorieën besparen veel instelwerk.

00:11:39.920 --> 00:11:43.720
Een balans scheidt bijvoorbeeld normaal gesproken activa, passiva en eigen vermogen.

00:11:43.940 --> 00:11:48.100
Binnen de activa kun je contanten, debiteuren, vaste activa en voorraad weergeven.

00:11:48.320 --> 00:11:51.220
Als die rekeningen al in de juiste hoofdrekeningcategorieën staan...

00:11:51.220 --> 00:11:55.120
...kunnen de standaard balansrijen die groepen gebruiken zonder elke rekening afzonderlijk te hoeven vermelden.

00:11:55.320 --> 00:11:57.100
Dat zorgt voor een overzichtelijker ontwerp.

00:11:57.260 --> 00:12:00.660
De financiële afdeling houdt nog steeds aparte rekeningen bij voor aparte saldie...

00:12:00.660 --> 00:12:03.520
...maar de lezer ziet alleen het detailniveau dat relevant is voor een formeel overzicht.

00:12:03.660 --> 00:12:05.960
Als ze meer details nodig hebben, kunnen ze dieper kijken.

00:12:05.960 --> 00:12:09.240
Het overzicht zelf hoeft geen telefoonboek met rekeningnummers te worden.

00:12:09.440 --> 00:12:11.700
Rijen beantwoorden één vraag, wat rapporteren we?

00:12:11.820 --> 00:12:14.340
Kolommen beantwoorden een andere, hoe willen we het weergeven?

00:12:14.480 --> 00:12:18.040
Een kolomdefinitie bepaalt welke informatie over de pagina wordt weergegeven.

00:12:18.200 --> 00:12:22.200
U kunt de huidige maand, de resultaten tot nu toe dit jaar, de resultaten tot nu toe vorig jaar...

00:12:22.200 --> 00:12:26.000
...het budget, de werkelijke cijfers of het verschil tussen de werkelijke en de budgetcijfers weergeven.

00:12:26.160 --> 00:12:29.340
Een eenvoudige winst- en verliesrekening kan beginnen met een kolom met een beschrijving.

00:12:29.540 --> 00:12:32.360
Vervolgens kunt u de werkelijke cijfers voor de huidige periode weergeven...

00:12:32.360 --> 00:12:35.460
...daarna de resultaten tot nu toe dit jaar, vervolgens het budget en tot slot de afwijking.

00:12:35.620 --> 00:12:38.560
Die kolom met de afwijking berekent het verschil automatisch...

00:12:38.560 --> 00:12:42.420
...zodat managers na het genereren van het rapport geen nieuwe formule in Excel hoeven te maken.

00:12:42.600 --> 00:12:46.360
U kunt periodes ook naast elkaar plaatsen, bijvoorbeeld januari tot en met december...

00:12:46.360 --> 00:12:50.420
...dit kwartaal naast hetzelfde kwartaal vorig jaar of de werkelijke resultaten naast een prognose.

00:12:50.600 --> 00:12:53.260
De rijen bepalen de onderwerpen en de kolommen de weergave.

00:12:53.500 --> 00:12:56.960
Door deze twee elementen te combineren, krijgt u een groot deel van een financieel overzicht...

00:12:56.960 --> 00:12:59.420
...maar het systeem heeft nog steeds een plek nodig waar u het rapport en naam geeft...

00:12:59.420 --> 00:13:02.800
...en Dynamics 365 Finance vertelt welke rij- en kolomdefinities bij elkaar horen.

00:13:03.020 --> 00:13:04.340
Dat is de rapportdefinitie.

00:13:04.500 --> 00:13:08.460
Een rapportdefinitie combineert rijen en kolommen tot iets dat mensen kunnen genereren.

00:13:08.660 --> 00:13:12.420
Het bepaalt ook instellingen zoals afronding en hoe negatieve bedragen worden weergegeven.

00:13:12.600 --> 00:13:14.000
Hier is een concreet voorbeeld.

00:13:14.220 --> 00:13:17.320
Je zou een rijdefinitie kunnen maken met de naam winst- en verliesrekening...

00:13:17.320 --> 00:13:20.720
...en vervolgens een kolomdefinitie met de naam maandelijks werkelijk budget en afwijking.

00:13:20.720 --> 00:13:25.100
De rapportdefinitie verbindt deze en geeft het uiteindelijke rapport een naam, bijvoorbeeld...

00:13:25.100 --> 00:13:26.620
...Winst- en verliesrekeningmanagement.

00:13:26.860 --> 00:13:29.840
Deze scheiding is handig omdat je de onderdelen kunt hergebruiken.

00:13:30.060 --> 00:13:34.660
Een rijdefinitie voor een winst- en verliesrekening kan bijvoorbeeld werken met een maandelijkse kolomindeling...

00:13:34.660 --> 00:13:37.800
...een jaar- tot datumindeling en een vergelijkingsindeling met het voorgaande jaar.

00:13:37.980 --> 00:13:42.500
Je hoeft niet telkens dezelfde omzet en kostenstructuur opnieuw op te bouwen wanneer iemand een nieuwe vraag stelt.

00:13:42.760 --> 00:13:45.200
Sommige bedrijven hebben één rapport nodig voor één bedrijf.

00:13:45.340 --> 00:13:48.360
Andere bedrijven hebben een rapport nodig dat de structuur van een groter bedrijf volgt.

00:13:48.360 --> 00:13:50.460
Dat is waar een rapportagestructuur van pas komt.

00:13:50.460 --> 00:13:54.120
Met een rapportagestructuur kun je financiële resultaten organiseren in rapportageeenheden.

00:13:54.320 --> 00:13:59.480
Deze eenheden kunnen rechtspersoonlijkheden, regio's, afdelingen, businessunits of een ander onderdeel van de bedrijfstructuur vertegenwoordigen.

00:13:59.680 --> 00:14:01.400
Stel je een groep voor met drie dochterondernemingen.

00:14:01.580 --> 00:14:05.600
Het moederbedrijf wil elke dochteronderneming afzonderlijk zien en vervolgens één gecombineerd totaal voor de groep.

00:14:05.700 --> 00:14:11.020
Een rapportagestructuur kan die structuur beschrijven, ouw, elke dochteronderneming als rapportageeenheid en het groepstotaal daarboven.

00:14:11.260 --> 00:14:13.020
Dezelfde aanpak werkt voor regio's.

00:14:13.020 --> 00:14:17.660
Je kunt Noord, Zuid en West als aparte eenheden weergeven en vervolgens een totaal voor het hele bedrijf opnemen.

00:14:17.660 --> 00:14:23.280
Of een afdelingsleider hoeft misschien alleen zijn of haar eigen eenheid te zien, terwijl het financiële team het volledige overzicht nodig heeft.

00:14:23.460 --> 00:14:29.420
Eén rapportdefinitie kan slechts aan één rapportagestructuur tegelijk worden gekoppeld, dus kiest de structuur die past bij de vraag die het rapport moet beantwoorden.

00:14:29.640 --> 00:14:36.000
Voor degene die hier nog niet bekend mee zijn, bevat Rapport Designers & Wizard waarmee je kunt beginnen met het bouwen van deze onderdelen zonder meteen alle opties te hoeven bekijken.

00:14:36.160 --> 00:14:40.100
Je kiest het rapport type, doorloopt de basisopties en maakt een eerste ontwerp.

00:14:40.240 --> 00:14:47.300
Naarmate je financiële team meer vertrouwd raakt met het programma, kunnen ze de rijdefinities, kolomdefinities, rapportdefinities en rapportagestructuren rechtstreeks bewerken.

00:14:47.300 --> 00:14:51.980
Dat geeft ze meer controle over berekeningen, layout, groepering en de weergave van dimensies.

00:14:52.140 --> 00:14:55.140
Het doel is niet om het meest complexe rapport mogelijk te maken.

00:14:55.380 --> 00:15:03.080
Het gaat erom een rapport te maken waarin elke regel een echte zakelijke vraag beantwoordt, elke kolom de vergelijking duidelijk maakt en de cijfers overeen komen met het grootboek.

00:15:03.160 --> 00:15:05.400
Rapporten uitvoeren, lezen en onderhouden.

00:15:05.600 --> 00:15:10.500
Een rapport is pas nuttig als mensen het kunnen lezen, er vragen over kunnen stellen en kunnen vertrouwen op wat ze zien.

00:15:10.720 --> 00:15:15.340
Nadat u een financieel rapport hebt gegenereerd, zit u niet automatisch vast aan één statische pagina.

00:15:15.340 --> 00:15:22.040
U kunt de rapportdatum wijzigen, een valuta kiezen, schakelen tussen samenvatting en detailweergave en filters toepassen op financiële dimensies of kenmerken.

00:15:22.220 --> 00:15:26.640
Dit betekent dat hetzelfde rapport verschillende vragen kan beantwoorden zonder dat iemand het naar een nieuwe werkmap hoeft te kopiëren.

00:15:26.800 --> 00:15:30.680
Een financieel manager kan bijvoorbeeld beginnen met de volledige winst en verliesrekening van het bedrijf voor de huidige maand.

00:15:30.860 --> 00:15:35.860
Vervolgens kan hij of zij filteren op één bedrijfseenheid, de gegevens in een andere valuta bekijken of de datum wijzigen om een andere periode te vergelijken.

00:15:36.000 --> 00:15:37.460
Het rapportontwerp blijft behouden.

00:15:37.640 --> 00:15:39.680
De weergave verandert afhankelijk van de betreffende vraag.

00:15:39.680 --> 00:15:41.340
Twee weergave zijn hierbij belangrijk.

00:15:41.500 --> 00:15:46.420
De samenvattingsweergave geeft u een overzicht van de financiële situatie op hoog niveau, de totale omzet, de totale kosten en het netto-resultaat.

00:15:46.540 --> 00:15:49.880
De detailweergave biedt meer informatie om te bekijken wanneer een totaalbedrag niet klopt.

00:15:50.040 --> 00:15:51.380
En dat brengt ons bij het inzoomen.

00:15:51.640 --> 00:15:54.380
Stel dat een post voor operationele kosten veel hoger is dan begroot.

00:15:54.560 --> 00:16:00.520
In plaats van een e-mail te versturen, een grootboeklijst te exporteren en handmatig rekeningnummers te controleren, kunt u inzoomen op dat bedrag in het rapport.

00:16:00.740 --> 00:16:03.660
U kunt het saldo volgen naar de transacties die erachter schuil gaan.

00:16:03.920 --> 00:16:08.420
Daarmee kunt u de journaalposten, datums, vouchers en andere details zien die tot het cijfer hebben geleid.

00:16:08.560 --> 00:16:12.560
Het rapport vormt een startpunt voor een gesprek, niet het definitieve antwoord dat op papier staat.

00:16:12.780 --> 00:16:14.680
Dit is vooral handig aan het einde van de maand.

00:16:14.860 --> 00:16:17.280
Iemand vraagt, waarom zijn de magazijnkosten gestegen?

00:16:17.460 --> 00:16:25.480
U begint met het magazijnoverzicht, zoekt de kostenpost op, zoomt in op de transacties en ziet of de stijging te wijten is aan huur, reparaties, personeel of een eenmalige kostenpost.

00:16:25.480 --> 00:16:30.040
De financiële afdeling besteedt minder tijd aan het zoeken naar de oorzaak en meer tijd aan het uitleggen van het resultaat.

00:16:30.240 --> 00:16:32.380
Rapporten kunnen ook volgens een schema worden gegenereerd.

00:16:32.380 --> 00:16:36.600
Een team kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks rapporten genereren, afhankelijk van de taak.

00:16:36.760 --> 00:16:43.780
Maandelijkse managementrapporten zijn een voor de hand liggend voorbeeld, maar schema's kunnen teams ook helpen bij het voorbereiden van regelmatige budgetbeoordelingen of terugkerende groepsrapporten.

00:16:43.960 --> 00:16:51.340
Voor bedrijven met meerdere juridische entiteiten kan financiële rapportage rapporten overal deze entiteiten ondersteunen en valuta's omrekenen voor rapportagedoeleinden.

00:16:51.340 --> 00:16:58.280
Een groepsfinancieel team heeft mogelijk elk bedrijf in zijn lokale valuta nodig, terwijl de directie wellicht één overzicht in een rapportagevaluta nodig heeft.

00:16:58.280 --> 00:17:03.920
De structuur vereist een zorgvuldige opzet, maar de lezer hoeft het rapport niet elke maand opnieuw op te bouwen vanuit afzonderlijke bestanden.

00:17:04.100 --> 00:17:07.080
Hier zijn 10 mijl één onderhoudsdetail dat het onthouden waard is.

00:17:07.300 --> 00:17:10.920
Nieuw gegenereerde rapporten krijgen standaard een vervaldatum van 90 dagen.

00:17:11.200 --> 00:17:16.300
Gebruikers met de juiste beveiligingsrechten kunnen deze periode wijzigen, inclusief het instellen van een rapport dat nooit verloopt.

00:17:16.460 --> 00:17:19.660
De persoon die een rapport genereert kan zijn of haar eigen rapport verwijderen.

00:17:19.660 --> 00:17:25.960
Gebruikers met de beveiligingsrechten voor financiële rapportage kunnen rapporten verwijderen die door andere gebruikers zijn gemaakt en de vervaldatum van rapporten beheren.

00:17:26.140 --> 00:17:30.520
Dit voorkomt dat de rapportenlijst een lang archief wordt van oude rapporten die niemand meer kan identificeren.

00:17:30.720 --> 00:17:32.760
Maar wees ook voorzichtig met oudere rapporten.

00:17:32.980 --> 00:17:42.060
Vanaf versie 10.0.4 van financiële rapportage gebruikt Dynamics 365 Finance de huidige transactiegegevens wanneer u een opgeslagen rapport opnieuw uitvoert of inzoomt op de details ervan.

00:17:42.060 --> 00:17:48.800
Als iemand een onderliggende transactie heeft bewerkt nadat het rapport voor het eerst werd uitgevoerd, kunnen de details in de inzoomweergave afwijken van wat u oorspronkelijk zag.

00:17:48.800 --> 00:17:53.240
De opgeslagen zal die op het hoogste niveau veranderen meestal niet, maar de ondersteunende details wel.

00:17:53.440 --> 00:18:01.760
Dus als Finance een onveranderlijke auditkopie nodig heeft voor een afgesloten periode, exporteer dan het definitieve rapport naar Excel of PDF en bewaar dat bestand in uw normale archiveringsproces.

00:18:01.940 --> 00:18:04.060
Nog een laatste waarschuwing over de add-in zelf.

00:18:04.060 --> 00:18:12.520
Als iemand de invoegtoepassing voor financiële rapportage verwijdert, verwijdert Dynamics 365 Finance permanent eerder gemaakte rapporten, rapportontwerpen en configuraties.

00:18:12.700 --> 00:18:15.720
Microsoft biedt geen ondersteuning voor het herstellen van dergelijke gegevens.

00:18:15.720 --> 00:18:20.240
Beschouw het als het verwijderen van een gedeelde finance werkruimte, niet als het verwijderen van een app van je telefoon.

00:18:20.440 --> 00:18:24.100
Formele overzichten helpen finance de cijfers in een gecontroleerd formaat te presenteren.

00:18:24.320 --> 00:18:28.420
Voor snellere visuele weergave en trendanalyses is er een andere tool die hierbij aansluit.

00:18:28.660 --> 00:18:30.280
Waar passen PowerBee en Excel in?

00:18:30.280 --> 00:18:32.500
Waar passen PowerBee en Excel nu precies in?

00:18:32.660 --> 00:18:36.460
Financiële rapportage behandelt je formele overzichten, de overzichten die additors nodig hebben.

00:18:36.620 --> 00:18:39.280
PowerBee zorgt voor grafieken, trends en interactieve managementweergave.

00:18:39.960 --> 00:18:42.420
Omzet per regio, budget versus werkelijkheid.

00:18:42.620 --> 00:18:44.340
Excel heeft ook nog steeds zijn plaats.

00:18:44.340 --> 00:18:49.220
Je team gebruikt het voor controles, berekeningen en het delen van cijfers in een formaat dat iedereen al kent.

00:18:49.420 --> 00:18:55.520
De werkruimte voor financiële analyse bevat PowerBee content voor veelgebruikte weergave, maar zorg ervoor dat elk dashboard zich op één vraag richt.

00:18:55.700 --> 00:18:57.760
Probeer niet alles op hetzelfde scherm te proppen.

00:18:57.980 --> 00:19:01.040
Het beste is dat al deze tools dezelfde finance gegevens lezen.

00:19:01.260 --> 00:19:02.200
Alles werkt samen.

00:19:03.200 --> 00:19:03.720
Afronding.

00:19:04.180 --> 00:19:05.640
Stel eerst het grootboek samen.

00:19:06.260 --> 00:19:08.340
Een duidelijk rapport begint niet met de layout.

00:19:08.660 --> 00:19:09.860
Het begint veel eerder.

00:19:10.120 --> 00:19:12.580
Schone hoofdrekeningen, herbruikbare dimensies.

00:19:12.580 --> 00:19:14.540
Zonder die basis doet de rest er niet toe.

00:19:14.720 --> 00:19:20.040
Begin met een standaardrapport, test het met uw werkelijke saldi en pas vervolgens alleen aan wat uw bedrijf nodig heeft.

00:19:20.240 --> 00:19:29.440
Abonneer u op meer Microsoft-kennis van Mirko Peters op M365FM en deel dit met iemand die nog steeds denkt dat financiële rapportage in Dynamics 365 begint en eindigt met Excel.

00:19:29.440 --> 00:19:30.440
***

00:19:30.440 --> 00:19:31.440
***

00:19:31.440 --> 00:19:32.440
***

00:19:32.440 --> 00:19:33.440
***