Wat gebeurt er als iemand op het werk een nieuwe laptop, grondstoffen voor productie of een schoonmaakdienst nodig heeft? Bij veel bedrijven betekende het oude antwoord e-mails, spreadsheets, papieren formulieren en iemand die weken later een factuur probeert te achterhalen. Welkom bij een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets op M365FM. Ik ben Mirko Peters en vandaag kijken we naar inkoop en sourcing, het verbonden proces dat een bedrijf gebruikt om goederen en diensten van leveranciers te kopen. Zie het als één receptie in een kantoorgebouw. Elke aanvraag, goedkeuring, bestelling, levering, factuur en betaling verloopt via dezelfde plek. We volgen één aankoop, helemaal vanaf de eerste aanvraag tot aan de controles die achter de schermen werken. 1. Wat inkoop en sourcing daadwerkelijk omvat Inkoop en sourcing klinkt misschien als een lange naam voor het kopen van spullen en het gaat inderdaad over kopen, maar de twee woorden beschrijven verschillende taken.

Sourcing is het werk van het vinden en kiezen van de juiste leverancier. Denk aan een bedrijf dat handschoenen, helmen, veiligheidsborden en een veiligheidsbril nodig heeft. Voordat iemand een bestelling plaatst, moet iemand beslissen wie de juiste producten kan leveren tegen een acceptabele prijs, op de vereiste datum en onder voorwaarden die het bedrijf accepteert. Dat is sourcing. Inkoop begint zodra het bedrijf de daadwerkelijke aankoop moet beheren. Het omvat de aanvraag, de goedkeuringen, de inkooporder, de levering, de factuur en de betaling. Samen wordt dit proces source-to-pay genoemd. De naam beschrijft het volledige traject. Een bedrijf identificeert een behoefte, kiest een leverancier, verstuurt een bestelling, ontvangt de goederen of dienst, krijgt een factuur van de leverancier en dan betaalt de financiële afdeling de leverancier. Elke stap sluit aan op de volgende. Je zou denken dat dat logisch is, maar veel bedrijven voeren deze stappen nog steeds op afzonderlijke plaatsen uit.

Een medewerker stuurt een verzoek per e-mail, een manager keurt het goed in een chatbericht, een inkoper houdt bestelgegevens bij in een spreadsheet, het magazijn controleert een papieren pakbon, de crediteurenadministratie ontvangt een factuur zonder duidelijke koppeling met de bestelling. Mensen kunnen op die manier nog steeds dingen kopen, maar ze raken de draad kwijt. Een inkoper kan niet weten dat het magazijn al een deel van een bestelling heeft ontvangen. De financiële afdeling kan uiteindelijk dezelfde factuur twee keer betalen als deze via twee verschillende kanalen binnenkomt. Managers ontdekken de kosten pas nadat het geld het bedrijf heeft verlaten. Wanneer iemand vraagt wie heeft dit goed gekeurd, betekent het antwoord een lange zoektocht door inboxen. Dynamics 365 brengt dat spoor samen in één verbonden platform. Inkoop en sourcing zijn onderdeel van Dynamics 365 Supply Chain Management, waar een bedrijf de verplaatsing en beschikbaarheid van goederen beheert en verbinding maakt met financiën en crediteurenadministratie voor het vastleggen van facturen, het bijhouden van openstaande posten en het verwerken van betalingen.

Inkoop staat er dus niet alleen voor. Het magazijn kan vastleggen dat goederen zijn aangekomen, financiën kan de factuur bij de aankoop inzien en de crediteurenadministratie kan controleren wat er is besteld, wat er is ontvangen en wat de leverancier in rekening heeft gebracht. Elk team ziet alleen wat het nodig heeft, terwijl de inkoop één verbonden record blijft. Er zijn twee soorten inkoop. Directe inkoop omvat goederen of diensten die gekoppeld zijn aan wat een bedrijf produceert of verkoopt. Een meubelmaker die hout, schroeven en stof koopt, koopt directe materialen. Zonder die materialen kan het bedrijf immers het product dat het verkoopt niet maken. Indirecte inkoop omvat zaken die de bedrijfsvoering ondersteunen, maar geen deel uitmaken van het verkochte product, zoals laptops, kantoormobiler, training, reparaties, schoonmaak, software of juridisch advies. Beide zijn belangrijk, maar ze beginnen vaak op verschillende manieren.

De productiebehoefte kan aangeven dat het bedrijf meer onderdelen nodig heeft. Een medewerker kan een nieuwe monitor aanvragen. Een facilitair manager kan een reparatiedienst nodig hebben. Dynamics 365 verwerkt al deze verschillende behoeften terwijl het inkoop wat overzichtelijk blijft. Laten we voor deze aflevering één simpel voorbeeld gebruiken. Stel je voor dat de magazijnbeheerder merkt dat het team nieuwe veiligheidsuitrusting nodig heeft. Sommige helmen zijn beschadigd en de voorraad beschermende handschoenen is laag. De beheerder heeft genoeg uitrusting voor het team nodig en het bedrijf heeft een duidelijk overzicht nodig voordat er geld wordt uitgegeven. Die inkoop begint bij een behoefte en elke gecontroleerde aankoop begint wanneer iemand om iets vraagt. 2. Van interne aanvraag naar de juiste leverancier. Dit is hoe het hele inkoopproces begint. Je magazijnbeheerder ziet een behoefte aan veiligheidsuitrusting en het eerste record dat in Dynamics 365 wordt aangemaakt is een inkoopaanvraag.

Een inkoopaanvraag is een intern verzoek om iets te kopen. Het vertelt het bedrijf wat iemand nodig heeft, hoeveel en vaak ook waar het naartoe moet. Merk op dat dit verzoek nog niets belooft aan een leverancier. Dat onderscheid houdt het begin van het inkoopproces onder controle van je bedrijf. De magazijnbeheerder kan 20 helmen en verschillende dozen handschoenen aanvragen, maar geen enkele leverancier ontvangt een order totdat de juiste personen deze hebben beoordeeld. Voor gebruikelijke aankopen kan het verzoek starten in een productcatalogus. Zie de catalogus als het goedgekeurde winkelschap van je bedrijf. In plaats van een vaag verzoek te typen zoals veiligheidshandschoenen, kan de medewerker een goedgekeurd product kiezen met een bekende omschrijving, leveranciersoptie en bijbehorende prijs. Dat bespaart tijd, maar het voorkomt ook dat mensen zomaar producten kopen die niet voldoen aan de bedrijfsregels.

Niet elk verzoek past echter in een catalogus. Een bedrijf heeft misschien een eenmalige reparatie, een consultanttraining of een dienst nodig die niet als fysiek product wordt opgeslagen. In dat geval kan Dynamics 365 een inkoopcategorie gebruiken. Een inkoopcategorie groepeert uitgaven op basis van wat ze zijn. Het bedrijf kan bijvoorbeeld categorieën gebruiken zoals veiligheidsartikelen, gebouwreparaties, juridische diensten of computerapparatuur. De aanvrager kan beschrijven wat nodig is en dit in de juiste categorie plaatsen, zelfs als er geen artikelnummer op de plank ligt. Een verzoek moet echter niet zomaar in een aankoop veranderen omdat iemand op verzenden heeft geklikt. Het bedrijf kan bestedingslimieten, budgetcontroles en goedkeuringsworkflows instellen. Een klein verzoek voor handschoenen gaat mogelijk naar de magazijnbeheerder. Een groter verzoek voor veiligheidsuitrusting heeft wellicht ook goedkeuring nodig van de budgetverantwoordelijke of het inkoopteam.

De route kan veranderen op basis van het bedrag, de afdeling of de inkoopregel die aan dat type uitgaven is gekoppeld. Dit betekent dat mensen niet zelf elke goedkeuringsregel hoeven te onthouden. Dynamics 365 stuurt het verzoek via het juiste pad, terwijl het verzoek zijn historie in het systeem behoudt. Stel dat de manager een grote hoeveelheid apparatuur aanvraagt en het bedrijf nog niet weet welke leverancier de opdracht moet krijgen. Inkoop kan een offertaanvraag maken, vaak een RFQ genoemd. Een RFQ vraagt verschillende leveranciers om te bieden op dezelfde behoefte. De inkoper verstuurt de vereiste, zoals helmet-type, handschoenmaat, aantallen en de gewenste leverdatum. Elke leverancier kan een prijs en een voorwaarde terugsturen. Misschien is de ene leverancier goedkoper, maar kan deze pas over drie weken leveren. Een andere is iets duurder, maar kan alles aanstaande dinsdag leveren.

De inkoper kan die antwoorden vergelijken voordat er een keuze wordt gemaakt. Prijs is belangrijk, maar niet het enige dat telt. Leverdata, productdetails, kortingen en het vermogen van de leverancier om aan het verzoek te voldoen, bepalen de keuze. Het systeem houdt de biedingen gekoppeld aan het verzoek in plaats van de vergelijking begraven te laten in een reeks e-mails. Voordat een inkoper iemand selecteert, houdt Dynamics 365 ook leveranciersgegevens bij. Een leveranciersrecord bevat de bedrijfsgegevens die nodig zijn voor inkoop, zoals de naam van de leverancier en de informatie voor de zakelijke relatie. Leverancierscatalogie kunnen de producten tonen die een leverancier levert en leveranciers kunnen die catalogie publiceren om de informatie actueel te houden. Voor een striktere controle kan een product een lijst met goedgekeurde leveranciers hebben. Dit vertelt de inkoper welke leveranciers het bedrijf heeft goedgekeurd voor dat product.

Het stuurt de keuze en kan voorkomen dat iemand een leverancier selecteert waar het bedrijf nooit mee wilde werken. Sommige leveranciersrelaties bevatten ook vooraf onderhandelde voorwaarden. Een inkoopovereenkomst legt een lange termijn afspraak vast tussen het bedrijf en een leverancier. Het bedrijf kan afspreken om een bepaalde hoeveelheid te kopen of een bepaald bedrag te besteden over een periode, en de leverancier gaat akkoord met de bijbehorende voorwaarden. Handelsovereenkomsten leggen prijzen of kortingen van leveranciers vast die gelden gedurende specifieke data. Dus, als de leverancier van veiligheidsuitrusting heeft toegezegd een lagere prijs voor handschoenen te bieden voor de komende zes maanden, kan Dynamics 365 die afspraak opslaan in plaats van elke inkoper te vragen dit te onthouden. Kortingsovereenkomsten kunnen ook gevallen bijhouden waarin een leverancier geld terugbetaalt nadat het bedrijf een bepaald inkoopbedrag of volume heeft bereikt.

Op dit punt weet het bedrijf wat het nodig heeft, wie het kan leveren en welke voorwaarden van toepassing zijn. De zoektocht is voorbij, maar de leverancier heeft nog steeds een formele order nodig. 3. De inkooporder, de schriftelijke toezegging van het bedrijf. De inkoper heeft de leverancier van veiligheidsuitrusting gekozen. Nu heeft het bedrijf een inkooporder nodig, meestal een PO genoemd. Een inkooporder is het formele document dat de leverancier precies vertelt wat het bedrijf van plan is te kopen. Het vermeldt de leverancier, zomt de artikelen of diensten op, toont de hoeveelheid en de overeengekomen prijs en bevat de leverdatum en betalingsvoorwaarden. Voor ons magazijn zou de PO 20 helmen, 10 dozen handschoenen en een leverdatum voor aanstaande dinsdag kunnen bevatten. Het verandert een inkopbeslissing in een duidelijk verslag waar beide partijen mee kunnen werken. Niemand hoeft te raden welk type handschoen het bedrijf aanvroeg, hoeveel eenheden het verwacht of welke prijs de inkoper met de leverancier overeen kwam.

Een inkooporder kan op verschillende manieren beginnen. Meestal komt deze voort uit een goedgekeurde inkoopaanvraag. De magazijnbeheerder vroeg om de veiligheidsuitrusting, de juiste personen keurden dat verzoek goed en de inkoopafdeling zette het om in een pool. Het kan ook voortkomen uit een inkoopovereenkomst. Als het bedrijf al een lange termijn afspraak heeft gemaakt met de leverancier, kan de inkoper een vrijgaveorder maken op basis van die overeenkomst in plaats van elk detail vanaf nul op te bouwen.

En omdat de toekomstige productiebehoefte verwacht, en Dynamics 365 kan geplande inkooporders genereren op basis van die vraag. Wanneer het bedrijf een geplande order vrijgeeft, wordt het een echte inkooporder. Dan zijn er nog directe inkopen. Een inkoper kan handmatig een po aanmaken wanneer er geen eerdere aanvraag, overeenkomst of geplande vraag aan ten grondslag ligt. Dit kan gebeuren wanneer een inkoper al weet wat het bedrijf nodig heeft en welke leverancier het zal leveren. Verschillende startpunten, dezelfde bestemming. Voordat de inkooporder verder gaat, kan het bedrijf goedkeuring vereisen. De inkoper bereidt de order voor, maar de order moet mogelijk intern worden goedgekeurd op basis van automatische bedragsregels voordat deze de leverancier bereikt. Dat scheidt twee beslissingen. Eerst keurt het bedrijf zijn eigen verbintenis goed, daarna bevestigt het bedrijf de order bij de leverancier, wat aantoont dat beide partijen het eens zijn over wat er gaat gebeuren.

Een bevestigde inkooporder is meer dan een intern notitie. Het legt vast dat de order de leverancier heeft bereikt en dat er een overeenkomst is over de aankoop. Dynamics 365 bespaart inkopers ook het opnieuw type van dezelfde informatie telkens wanneer ze bij een bekende leverancier bestellen. Het leveranciersrecord kan details invullen zoals leveringsinformatie, betalingsvoorwaarden en andere gebruikelijke instellingen. De inkoper controleert de order nog steeds en kan details wijzigen wanneer de situatie daarom vraagt, maar de standaardinformatie staat al op de juiste plek. Dat vermindert typewerk en houdt herhaalde bestellingen consistenter. Levering gebeurt niet altijd in één doos op één dag. Stel je voor dat de leverancier nu alle handschoenen heeft, maar dat slechts de helft van de helmen klaar is. Met een leveringsschema kan het bedrijf één inkooporder splitsen in geplande leveringen op verschillende data.

De inkooporder kan aangeven dat tien helmen aanstaande dinsdag arriveren, de resterende tien een week later en de handschoenen met de eerste zending. Eén order blijft verbonden terwijl het leveringsplan overeenkomt met wat er daadwerkelijk kan gebeuren. Sommige aankopen arriveren helemaal nooit bij het bedrijf zelf. Directe levering betekent dat de leverancier het product rechtstreeks naar het bedrijf verzendt, oftewel de IOTMSS-klant. Een bedrijf verkoopt bijvoorbeeld een specialistisch item, maar houdt dit niet in het eigen magazijn. Het kan een verkooporder aanmaken voor de klant en een gerelateerde inkooporder voor de leverancier. De leverancier verzendt rechtstreeks naar de klant terwijl Dynamics 365 de gerelateerde verkoop- en inkoopstappen achter de schermen verbindt. Dit voorkomt een onnodige stop in het eigen magazijn van het bedrijf IOTMSS en houdt de klantorder en leveranciersorder aan elkaar gekoppeld, zodat men hetzelfde item door beide kanten van de transactie kan volgen.

Een inkooporder kan meer bevatten dan alleen het hoofd-item. Sommige producten hebben gerelateerde artikelen nodig. Wanneer het bedrijf helmen bestelt, heeft het mogelijk ook vervangende vizieren of bevestigingsonderdelen nodig. Dynamics 365 kan aanvullende items voorstellen die vereist, optioneel of zonder extra kosten inbegrepen kunnen zijn. De inkoper ziet de gerelateerde behoefte tijdens het opstellen van de order in plaats van deze pas te ontdekken nadat de hoofdzending is gearriveerd. Dan zijn er nog de kosten, vracht, afhandelings- en soortgelijke kosten kunnen ook op de inkooporder thuishoren. Een toeslag kan van toepassing zijn op de gehele order of op een specifieke orderregel, afhankelijk van hoe het bedrijf dit moet registreren. Dat is belangrijk, want een lage productprijs vertelt niet het hele verhaal als de bezorgkosten hoog zijn. Door de kosten bij de order vast te leggen, blijft dit bedrag gekoppeld aan de inkoop in plaats van als losse notitie.

De leverancier heeft nu een bevestigde order met duidelijke artikelen, prijzen, data en voorwaarden. Maar een bevestigde order legt alleen vast wat het bedrijf verwacht dat er gaat gebeuren. Dynamics 365 heeft nog steeds bewijs nodig wanneer de goederen of diensten daadwerkelijk arriveren. 4. Goederenontvangst en controle van de factuur De vrachtwagen komt aan bij het magazijn met de helmen en handschoenen. Voordat iemand de order als voltooid markeert, moet het magazijnteam controleren wat er echt is binnengekomen. Zij registreren de aankomst, vergelijken de zending met de inkooporder en boeken de productontvangst op die order. Een productontvangst is simpelweg de manier waarop het systeem registreert dat er goederen zijn gearriveerd. Hier zijn 10 artikelen. De inkooporder vermeldt 20 helmen en 10 dozen handschoenen, maar de chauffeur levert slechts 10 helmen en alle 10 dozen handschoenen.

Het magazijn boekt wat er daadwerkelijk is ontvangen, niet wat het bedrijf hoopte dat zou arriveren. De resterende 10 helmen blijven openstaan op de inkooporder totdat de leverancier ze levert of de inkoper de order aanpast. Dat houdt de administratie correct. Zodra de productontvangst is geboekt, wijzigt de inkooporder. Het systeem scheidt nu de bestelde hoeveelheid van de ontvangen hoeveelheid, zodat inkopers, magazijnmedewerkers en de financiële afdeling de status kunnen zien zonder elkaar te bellen. Voor voorraadartikelen werkt de ontvangst ook de voorraad bij. De handschoenen verschijnen als beschikbare voorraad, klaar voor gebruik door het magazijnteam. Als de artikelen bij een specifiek project, een vast actieve of een directe levering horen, kan Dynamics 365 de inkoop direct op dat doel boeken. Het bedrijf weet meer dan alleen hoe we handschoenen hebben gekocht. Het weet of de handschoenen zijn aangekomen, hoeveel er zijn aangekomen en waar ze thuis horen.

Niet elke inkoop bereikt echter een laadperron. Stel je voor dat het bedrijf een veiligheidstrainer inhuurt voor een dag, betaalt voor software toegang of een externe reparatieservice inschakelt. Er zijn geen fysieke goederen, geen pallets om te tellen en geen magazijnontvangst om te registreren. Voor diensten en andere niet-fysieke inkopen kan het bedrijf een eenvoudigere route gebruiken. Afhankelijk van hoe de inkoop is opgezet, kan men de ontvangst op de inkooporder registreren zonder magazijnstap of direct doorgaan naar de factuur van de leverancier. Dezelfde vraag blijft gelden. Heeft het bedrijf ontvangen wat het had afgesproken te kopen? Bij een trainingsdienst kan het antwoord zijn dat de training heeft plaatsgevonden. Bij een reparatie bevestigt iemand dat het werk is voltooid. Het record heeft geen doos of barcode nodig om te bewijzen dat het bedrijf iets heeft ontvangen. Dan arriveert de factuur van de leverancier.

De factuur komt binnen bij de krediteurenadministratie, het onderdeel van Dynamics 365 dat bijhoudt wat het bedrijf aan leveranciers verschuldigd is en betalingen voorbereidt. De factuur wordt gekoppeld aan de inkooporder, zodat de krediteurenadministratie deze niet als een losstaande rekening zonder historie beschouwt. Dit is waar een eenvoudige controle veel problemen voorkomt. Dynamics 365 vergelijkt drie zaken, wat het bedrijf heeft besteld, wat het bedrijf heeft ontvangen en wat de leverancier heeft gefactureerd. Men noemt dit matching. In begrijpelijke taal komt de rekening overeen met de afspraak? De inkooporder toont wellicht 20 helmen tegen een afgesproken prijs. Het productontvangstbewijs toont wellicht dat er tot nu toe slechts 10 helmen zijn gearriveerd. Als de leverancier een factuur voor 20 stuks stuurt, kan het systeem het verschil tonen voordat het bedrijf betaalt. Dat automatiseert de driewegmatching.

De drie records zijn de inkooporder, het productontvangstbewijs en de factuur. Wanneer deze overeenstemmen, heeft de krediteurenadministratie een duidelijk proces. Wanneer de prijs verschilt, de factuurhoeveelheid groter is dan de ontvangsthoeveelheid, of er een regel verschijnt die niemand heeft besteld, kan het bedrijf stoppen en onderzoek doen. Misschien heeft de leverancier de factuur te vroeg gestuurd. Misschien zijn vrachtkosten als apart bedrag verschenen dat de koper moet controleren. Misschien heeft de leverancier simpelweg de verkeerde hoeveelheid ingevoerd. Het punt is niet om uit te gaan van kwade opzet. Het systeem automatiseert de detectie van verschillen terwijl het bedrijf nog een vraag kan stellen, in plaats van nadat de betaling de bank heeft verlaten. Elke factuur heeft ook een plek nodig in de geautomatiseerde financiële administratie van het bedrijf. Dat automatiseert de taak van boekhoudkundige verdelingen.

Deze vertellen Dynamics 365 hoe de kosten moeten worden geboekt. De veiligheidshandschoenen horen wellicht bij de operationele kosten van het magazijn. Een nieuwe vorkheftruc hoort wellicht bij een rekening voor vaste activa. Een projectaankoop moet mogelijk worden geboekt tegen de kosten van dat project. Eén factuur kan zelfs worden gesplitst over meerdere plaatsen. Als bijvoorbeeld twee magazijn teams een bestelling handschoenen delen, kan het bedrijf de kosten verdelen tussen hun afdelingen. Financiën kan dan zien waar het geld heen is gegaan zonder dat achteraf uit een vage factuurbeschrijving te hoeven achterhalen. Nadat de factuur is gematcht en de benodigde controles zijn voltooid, kan deze een goedkeuringsproces doorlopen. Bij het boeken van de factuur wordt het verschuldigde bedrag aan de leverancier vastgelegd in de krediteurenadministratie. De rekening is nu een te betalen post.

Betalingscondities bepalen wanneer de betaling vervalt. De krediteurenadministratie kan de vervallen facturen voorbereiden voor betaling, en zodra het bedrijf die betaling verwerkt, wist Dynamics 365 het leveranciersaldo voor die factuur. De bestelling is nu verschoven van een verwachte levering naar een geboekte kost en een voltooide betaling. Maar dit spoor doet meer dan alleen één rekening betalen. Het geeft het bedrijf een bruikbaar overzicht van elke beslissing en elke overdracht die aan die aankoop verbonden is. 5. Controle over inzicht en betere leveranciersbeslissingen. Een gekoppeld inkoopoverzicht stelt een bedrijf ook in staat om inkoop te beheersen voordat een probleem de financiële afdeling bereikt. Inkoopbeleid stelt de basisregels vast. Het stuurt wat medewerkers mogen aanvragen, welke leveranciers ze kunnen gebruiken en wanneer een aankoopgoedkeuring behoeft voordat er bedrijfscheld wordt uitgegeven.

Denk aan de aanvraag voor veiligheidsuitrusting. Het bedrijf kan van magazijn personeel eisen dat ze goedgekeurde veiligheidsproducten kiezen, terwijl alleen het inkoopteam een nieuwe leverancier kan selecteren. Een kleine vervangingsbestelling vereist misschien één goedkeuring, maar een grote bestelling voor een heel nieuw team kan een budgetverantwoordelijke en een inkoopmanager vereisen. De regels zijn ingebed in het proces. Mensen hoeven niet te zoeken naar beleidsdocumenten, te raden wie iets moet goedkeuren of e-mails door te sturen totdat iemand antwoordt. Dynamics 365 kan de aanvraag routeren op basis van de afdeling, het bedrag, het type aankoop of het daaraan gekoppelde beleid. Die route wordt een workflow genoemd. Een workflow geeft aanvragen, inkooporders en facturen een duidelijk pad van de ene persoon naar de volgende. Iedereen kan het record goedkeuren, afwijzen of terugsturen voor wijzigingen en het systeem registreert de actie.

Niet langer afvragen of een goedkeuring heeft plaatsgevonden in een lange e-mailketen. Dit helpt ook wanneer iemand afwezig is. Het werk verdwijnt niet in de inbox van die persoon zonder enig spoor van waar het is blijven steken. Het bedrijf kan de huidige stap zien en daarop actie ondernemen. Leveranciers kunnen ook deelnemen wanneer het bedrijf het leveranciersportaal gebruikt. Het leveranciersportaal biedt een leverancier een plek om offerteaanvragen of inkooporders in te zien die met hen zijn gedeeld. Ze kunnen reageren op een offerteaanvraag en ze kunnen een order direct bevestigen wanneer het bedrijf een bevestigingsverzoek stuurt. Dat geeft beide partijen hetzelfde document om mee te werken. In plaats van dat een inkoper een pdf stuurt, wacht op antwoord en het antwoord vervolgens weer in het systeem typt, kan de leverancier de details bevestigen via het gekoppelde proces. De inkoper kan de reactie zien zonder het record handmatig opnieuw op te bouwen.

Zodra aankopen door het systeem gaan, verzamelt het bedrijf ook nuttige informatie zonder dat er weer een spreadsheet nodig is. Uitgavenanalyse beantwoordt een simpele vraag. Waar gaat het geld naartoe? Een inkoopmanager kan uitgaven beoordelen per leverancier, product, inkoopcategorie of afdeling. Misschien denkt het bedrijf dat het handschoenen bij één leverancier koopt, maar de records tonen aan dat verschillende teams vergelijkbare handschoenen bij verschillende leveranciers kopen. Misschien geeft een afdeling meer uit aan externe reparaties dan verwacht. Die details geven het bedrijf een reden om betere vragen te stellen voor de volgende aankoop. Bij vendor performance analyse bekijken we de kant van de leverancier in dit verhaal. Inkoper kunnen inkoop- en leverresultaten vergelijken wanneer ze beslissen wie toekomstige opdrachten krijgt. Een lage prijs op papier ziet er wellicht minder aantrekkelijk uit als de leverancier herhaaldelijk te laat levert, onvolledige bestellingen verstuurt of niet aan de afgesproken voorwaarden voldoet.

Het bedrijf kan zijn eigen inkoopgegevens gebruiken bij het evalueren van die leveranciersrelatie. Dan is er nog het audit trail. Een audit trail stelt iemand in staat om een aankoop door de volledige geschiedenis heen te volgen. Men kan beginnen bij de oorspronkelijke aanvraag, zien wie deze heeft goedgekeurd, de inkooporder inzien, de ontvangst controleren, de factuur vinden en de bijbehorende betaling bekijken. Dat dossier helpt financiële en audit teams, maar helpt ook gewone mensen bij het beantwoorden van alle dagse vragen. Waarom hebben we dit gekocht? Wie heeft deze leverancier gekozen? Zijn de goederen aangekomen? Is de factuur al betaald? Het antwoord ligt in het inkoopdossier. Ga terug naar het kantoorpand van het begin. De inkoopafdeling, de ontvangstafdeling en de financiële afdeling hebben verschillende taken, maar ze kijken allemaal naar onderdelen van dezelfde aankoop in plaats van losse papieren tussen aparte kamers uit te wisselen.

Onze magazijnbeheerder, onze TMS-aanvraag voor helmen en handschoenen, heeft nu een volledige historie. De aanvraag volgde het bedrijfsbeleid. De juiste mensen hebben het goedgekeurd. De leverancier heeft de uitrusting geleverd. Magazijnmedewerkers hebben de levering geregistreerd. De crediteurenadministratie heeft de factuur gematcht en betaald. Een eenvoudig onderscheid houdt al deze bouwstenen helder. Sourcing helpt het bedrijf bij de keuze van leveranciers, terwijl procurement beheert wat er gebeurt nadat het bedrijf besluit te kopen. Conclusie Een verbonden dossier van lead tot betaling Dit is het grote geheel. Procurement en sourcing nemen al die verspreide overdrachten en veranderen ze in één gevolgd bedrijfsproces. Een aanvraag verdwijnt niet in een inbox. Goedkeuring zit niet alleen in iemands geheugen en een factuur komt niet aan zonder een duidelijke link naar het besluit erachter.

In plaats daarvan heeft het bedrijf één verbonden dossier dat de aankoop volledig volgt. Dat geeft u een duidelijk antwoord wanneer u er een nodig hebt. U kunt de bestelling als inkoper zien. Het magazijn ziet wat er wordt verwacht. Finance weet wat het bedrijf verschuldigd is. En managers zien precies waar het geld naartoe gaat. Bij kopen zijn nog steeds mensen, leveranciers, goederen, diensten en beslissingen betrokken. Dynamics 365 haalt die zaken niet weg. Het houdt de verslaglegging ervan bij elkaar, zodat u kunt inkopen met minder losse eindjes en minder verrassingen. Abonneer u op uw favoriete podcast platform en deel dit kennisfragment met iemand die begint met het leren van Dynamics 365 Procurement & Sourcing. Dat is een duidelijk antwoord.