WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:04.540 Wat gebeurt er als iemand op het werk een nieuwe laptop, grondstoffen voor productie of een schoonmaakdienst nodig heeft? 00:00:04.740 --> 00:00:10.480 Bij veel bedrijven betekende het oude antwoord e-mails, spreadsheets, papieren formulieren en iemand die weken later een factuur probeert te achterhalen. 00:00:10.660 --> 00:00:14.880 Welkom bij een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets op M365FM. 00:00:15.040 --> 00:00:21.800 Ik ben Mirko Peters en vandaag kijken we naar inkoop en sourcing, het verbonden proces dat een bedrijf gebruikt om goederen en diensten van leveranciers te kopen. 00:00:22.040 --> 00:00:29.640 Zie het als één receptie in een kantoorgebouw. Elke aanvraag, goedkeuring, bestelling, levering, factuur en betaling verloopt via dezelfde plek. 00:00:29.640 --> 00:00:34.660 We volgen één aankoop, helemaal vanaf de eerste aanvraag tot aan de controles die achter de schermen werken. 00:00:35.100 --> 00:00:37.820 1. Wat inkoop en sourcing daadwerkelijk omvat 00:00:37.820 --> 00:00:44.640 Inkoop en sourcing klinkt misschien als een lange naam voor het kopen van spullen en het gaat inderdaad over kopen, maar de twee woorden beschrijven verschillende taken. 00:00:44.920 --> 00:00:47.820 Sourcing is het werk van het vinden en kiezen van de juiste leverancier. 00:00:47.820 --> 00:00:52.060 Denk aan een bedrijf dat handschoenen, helmen, veiligheidsborden en een veiligheidsbril nodig heeft. 00:00:52.060 --> 00:00:59.940 Voordat iemand een bestelling plaatst, moet iemand beslissen wie de juiste producten kan leveren tegen een acceptabele prijs, op de vereiste datum en onder voorwaarden die het bedrijf accepteert. 00:01:00.140 --> 00:01:00.900 Dat is sourcing. 00:01:01.140 --> 00:01:04.220 Inkoop begint zodra het bedrijf de daadwerkelijke aankoop moet beheren. 00:01:04.400 --> 00:01:08.920 Het omvat de aanvraag, de goedkeuringen, de inkooporder, de levering, de factuur en de betaling. 00:01:09.200 --> 00:01:11.640 Samen wordt dit proces source-to-pay genoemd. 00:01:11.780 --> 00:01:13.600 De naam beschrijft het volledige traject. 00:01:13.600 --> 00:01:21.960 Een bedrijf identificeert een behoefte, kiest een leverancier, verstuurt een bestelling, ontvangt de goederen of dienst, krijgt een factuur van de leverancier en dan betaalt de financiële afdeling de leverancier. 00:01:22.140 --> 00:01:23.700 Elke stap sluit aan op de volgende. 00:01:23.900 --> 00:01:28.080 Je zou denken dat dat logisch is, maar veel bedrijven voeren deze stappen nog steeds op afzonderlijke plaatsen uit. 00:01:28.220 --> 00:01:38.760 Een medewerker stuurt een verzoek per e-mail, een manager keurt het goed in een chatbericht, een inkoper houdt bestelgegevens bij in een spreadsheet, het magazijn controleert een papieren pakbon, de crediteurenadministratie ontvangt een factuur zonder duidelijke koppeling met de bestelling. 00:01:38.760 --> 00:01:45.220 Mensen kunnen op die manier nog steeds dingen kopen, maar ze raken de draad kwijt. Een inkoper kan niet weten dat het magazijn al een deel van een bestelling heeft ontvangen. 00:01:45.400 --> 00:01:49.780 De financiële afdeling kan uiteindelijk dezelfde factuur twee keer betalen als deze via twee verschillende kanalen binnenkomt. 00:01:49.900 --> 00:01:52.980 Managers ontdekken de kosten pas nadat het geld het bedrijf heeft verlaten. 00:01:53.240 --> 00:01:57.800 Wanneer iemand vraagt wie heeft dit goed gekeurd, betekent het antwoord een lange zoektocht door inboxen. 00:01:58.040 --> 00:02:01.460 Dynamics 365 brengt dat spoor samen in één verbonden platform. 00:02:01.460 --> 00:02:14.720 Inkoop en sourcing zijn onderdeel van Dynamics 365 Supply Chain Management, waar een bedrijf de verplaatsing en beschikbaarheid van goederen beheert en verbinding maakt met financiën en crediteurenadministratie voor het vastleggen van facturen, het bijhouden van openstaande posten en het verwerken van betalingen. 00:02:14.840 --> 00:02:16.480 Inkoop staat er dus niet alleen voor. 00:02:16.680 --> 00:02:26.400 Het magazijn kan vastleggen dat goederen zijn aangekomen, financiën kan de factuur bij de aankoop inzien en de crediteurenadministratie kan controleren wat er is besteld, wat er is ontvangen en wat de leverancier in rekening heeft gebracht. 00:02:26.600 --> 00:02:30.740 Elk team ziet alleen wat het nodig heeft, terwijl de inkoop één verbonden record blijft. 00:02:30.740 --> 00:02:32.400 Er zijn twee soorten inkoop. 00:02:32.580 --> 00:02:36.980 Directe inkoop omvat goederen of diensten die gekoppeld zijn aan wat een bedrijf produceert of verkoopt. 00:02:37.120 --> 00:02:40.800 Een meubelmaker die hout, schroeven en stof koopt, koopt directe materialen. 00:02:41.000 --> 00:02:44.000 Zonder die materialen kan het bedrijf immers het product dat het verkoopt niet maken. 00:02:44.200 --> 00:02:53.040 Indirecte inkoop omvat zaken die de bedrijfsvoering ondersteunen, maar geen deel uitmaken van het verkochte product, zoals laptops, kantoormobiler, training, reparaties, schoonmaak, software of juridisch advies. 00:02:53.280 --> 00:02:55.760 Beide zijn belangrijk, maar ze beginnen vaak op verschillende manieren. 00:02:55.960 --> 00:02:58.760 De productiebehoefte kan aangeven dat het bedrijf meer onderdelen nodig heeft. 00:02:58.760 --> 00:03:00.840 Een medewerker kan een nieuwe monitor aanvragen. 00:03:01.060 --> 00:03:03.440 Een facilitair manager kan een reparatiedienst nodig hebben. 00:03:03.640 --> 00:03:07.560 Dynamics 365 verwerkt al deze verschillende behoeften terwijl het inkoop wat overzichtelijk blijft. 00:03:07.740 --> 00:03:10.280 Laten we voor deze aflevering één simpel voorbeeld gebruiken. 00:03:10.480 --> 00:03:14.000 Stel je voor dat de magazijnbeheerder merkt dat het team nieuwe veiligheidsuitrusting nodig heeft. 00:03:14.240 --> 00:03:17.300 Sommige helmen zijn beschadigd en de voorraad beschermende handschoenen is laag. 00:03:17.420 --> 00:03:22.000 De beheerder heeft genoeg uitrusting voor het team nodig en het bedrijf heeft een duidelijk overzicht nodig voordat er geld wordt uitgegeven. 00:03:22.000 --> 00:03:26.600 Die inkoop begint bij een behoefte en elke gecontroleerde aankoop begint wanneer iemand om iets vraagt. 00:03:26.800 --> 00:03:29.580 2. Van interne aanvraag naar de juiste leverancier. 00:03:30.100 --> 00:03:32.060 Dit is hoe het hele inkoopproces begint. 00:03:32.280 --> 00:03:38.980 Je magazijnbeheerder ziet een behoefte aan veiligheidsuitrusting en het eerste record dat in Dynamics 365 wordt aangemaakt is een inkoopaanvraag. 00:03:39.100 --> 00:03:41.880 Een inkoopaanvraag is een intern verzoek om iets te kopen. 00:03:42.100 --> 00:03:46.220 Het vertelt het bedrijf wat iemand nodig heeft, hoeveel en vaak ook waar het naartoe moet. 00:03:46.740 --> 00:03:49.400 Merk op dat dit verzoek nog niets belooft aan een leverancier. 00:03:49.400 --> 00:03:53.300 Dat onderscheid houdt het begin van het inkoopproces onder controle van je bedrijf. 00:03:53.420 --> 00:03:56.720 De magazijnbeheerder kan 20 helmen en verschillende dozen handschoenen aanvragen, 00:03:56.940 --> 00:04:00.580 maar geen enkele leverancier ontvangt een order totdat de juiste personen deze hebben beoordeeld. 00:04:00.760 --> 00:04:03.400 Voor gebruikelijke aankopen kan het verzoek starten in een productcatalogus. 00:04:04.140 --> 00:04:06.400 Zie de catalogus als het goedgekeurde winkelschap van je bedrijf. 00:04:07.040 --> 00:04:09.660 In plaats van een vaag verzoek te typen zoals veiligheidshandschoenen, 00:04:09.800 --> 00:04:14.540 kan de medewerker een goedgekeurd product kiezen met een bekende omschrijving, leveranciersoptie en bijbehorende prijs. 00:04:14.540 --> 00:04:19.380 Dat bespaart tijd, maar het voorkomt ook dat mensen zomaar producten kopen die niet voldoen aan de bedrijfsregels. 00:04:19.580 --> 00:04:21.580 Niet elk verzoek past echter in een catalogus. 00:04:21.760 --> 00:04:26.560 Een bedrijf heeft misschien een eenmalige reparatie, een consultanttraining of een dienst nodig die niet als fysiek product wordt opgeslagen. 00:04:26.760 --> 00:04:29.840 In dat geval kan Dynamics 365 een inkoopcategorie gebruiken. 00:04:30.000 --> 00:04:32.560 Een inkoopcategorie groepeert uitgaven op basis van wat ze zijn. 00:04:32.720 --> 00:04:38.120 Het bedrijf kan bijvoorbeeld categorieën gebruiken zoals veiligheidsartikelen, gebouwreparaties, juridische diensten of computerapparatuur. 00:04:38.240 --> 00:04:43.420 De aanvrager kan beschrijven wat nodig is en dit in de juiste categorie plaatsen, zelfs als er geen artikelnummer op de plank ligt. 00:04:43.420 --> 00:04:47.320 Een verzoek moet echter niet zomaar in een aankoop veranderen omdat iemand op verzenden heeft geklikt. 00:04:47.480 --> 00:04:50.980 Het bedrijf kan bestedingslimieten, budgetcontroles en goedkeuringsworkflows instellen. 00:04:51.160 --> 00:04:53.940 Een klein verzoek voor handschoenen gaat mogelijk naar de magazijnbeheerder. 00:04:54.120 --> 00:04:59.120 Een groter verzoek voor veiligheidsuitrusting heeft wellicht ook goedkeuring nodig van de budgetverantwoordelijke of het inkoopteam. 00:04:59.280 --> 00:05:04.100 De route kan veranderen op basis van het bedrag, de afdeling of de inkoopregel die aan dat type uitgaven is gekoppeld. 00:05:04.320 --> 00:05:07.900 Dit betekent dat mensen niet zelf elke goedkeuringsregel hoeven te onthouden. 00:05:07.900 --> 00:05:14.060 Dynamics 365 stuurt het verzoek via het juiste pad, terwijl het verzoek zijn historie in het systeem behoudt. 00:05:14.140 --> 00:05:19.620 Stel dat de manager een grote hoeveelheid apparatuur aanvraagt en het bedrijf nog niet weet welke leverancier de opdracht moet krijgen. 00:05:19.840 --> 00:05:23.020 Inkoop kan een offertaanvraag maken, vaak een RFQ genoemd. 00:05:23.160 --> 00:05:26.440 Een RFQ vraagt verschillende leveranciers om te bieden op dezelfde behoefte. 00:05:26.580 --> 00:05:31.060 De inkoper verstuurt de vereiste, zoals helmet-type, handschoenmaat, aantallen en de gewenste leverdatum. 00:05:31.260 --> 00:05:33.560 Elke leverancier kan een prijs en een voorwaarde terugsturen. 00:05:33.560 --> 00:05:36.620 Misschien is de ene leverancier goedkoper, maar kan deze pas over drie weken leveren. 00:05:36.720 --> 00:05:39.200 Een andere is iets duurder, maar kan alles aanstaande dinsdag leveren. 00:05:39.300 --> 00:05:41.660 De inkoper kan die antwoorden vergelijken voordat er een keuze wordt gemaakt. 00:05:41.840 --> 00:05:43.780 Prijs is belangrijk, maar niet het enige dat telt. 00:05:44.140 --> 00:05:49.180 Leverdata, productdetails, kortingen en het vermogen van de leverancier om aan het verzoek te voldoen, bepalen de keuze. 00:05:49.360 --> 00:05:54.260 Het systeem houdt de biedingen gekoppeld aan het verzoek in plaats van de vergelijking begraven te laten in een reeks e-mails. 00:05:54.540 --> 00:05:59.140 Voordat een inkoper iemand selecteert, houdt Dynamics 365 ook leveranciersgegevens bij. 00:05:59.140 --> 00:06:06.340 Een leveranciersrecord bevat de bedrijfsgegevens die nodig zijn voor inkoop, zoals de naam van de leverancier en de informatie voor de zakelijke relatie. 00:06:07.080 --> 00:06:13.100 Leverancierscatalogie kunnen de producten tonen die een leverancier levert en leveranciers kunnen die catalogie publiceren om de informatie actueel te houden. 00:06:13.280 --> 00:06:16.540 Voor een striktere controle kan een product een lijst met goedgekeurde leveranciers hebben. 00:06:16.760 --> 00:06:20.200 Dit vertelt de inkoper welke leveranciers het bedrijf heeft goedgekeurd voor dat product. 00:06:20.400 --> 00:06:24.940 Het stuurt de keuze en kan voorkomen dat iemand een leverancier selecteert waar het bedrijf nooit mee wilde werken. 00:06:25.180 --> 00:06:28.320 Sommige leveranciersrelaties bevatten ook vooraf onderhandelde voorwaarden. 00:06:28.320 --> 00:06:31.960 Een inkoopovereenkomst legt een lange termijn afspraak vast tussen het bedrijf en een leverancier. 00:06:32.140 --> 00:06:35.760 Het bedrijf kan afspreken om een bepaalde hoeveelheid te kopen of een bepaald bedrag te besteden over een periode, 00:06:35.980 --> 00:06:37.940 en de leverancier gaat akkoord met de bijbehorende voorwaarden. 00:06:38.620 --> 00:06:42.360 Handelsovereenkomsten leggen prijzen of kortingen van leveranciers vast die gelden gedurende specifieke data. 00:06:42.620 --> 00:06:47.300 Dus, als de leverancier van veiligheidsuitrusting heeft toegezegd een lagere prijs voor handschoenen te bieden voor de komende zes maanden, 00:06:47.480 --> 00:06:51.400 kan Dynamics 365 die afspraak opslaan in plaats van elke inkoper te vragen dit te onthouden. 00:06:52.320 --> 00:06:58.100 Kortingsovereenkomsten kunnen ook gevallen bijhouden waarin een leverancier geld terugbetaalt nadat het bedrijf een bepaald inkoopbedrag of volume heeft bereikt. 00:06:58.280 --> 00:07:02.600 Op dit punt weet het bedrijf wat het nodig heeft, wie het kan leveren en welke voorwaarden van toepassing zijn. 00:07:02.780 --> 00:07:06.280 De zoektocht is voorbij, maar de leverancier heeft nog steeds een formele order nodig. 00:07:06.540 --> 00:07:09.820 3. De inkooporder, de schriftelijke toezegging van het bedrijf. 00:07:09.900 --> 00:07:12.680 De inkoper heeft de leverancier van veiligheidsuitrusting gekozen. 00:07:12.680 --> 00:07:15.620 Nu heeft het bedrijf een inkooporder nodig, meestal een PO genoemd. 00:07:15.720 --> 00:07:20.180 Een inkooporder is het formele document dat de leverancier precies vertelt wat het bedrijf van plan is te kopen. 00:07:20.360 --> 00:07:26.740 Het vermeldt de leverancier, zomt de artikelen of diensten op, toont de hoeveelheid en de overeengekomen prijs en bevat de leverdatum en betalingsvoorwaarden. 00:07:26.940 --> 00:07:32.020 Voor ons magazijn zou de PO 20 helmen, 10 dozen handschoenen en een leverdatum voor aanstaande dinsdag kunnen bevatten. 00:07:32.180 --> 00:07:35.800 Het verandert een inkopbeslissing in een duidelijk verslag waar beide partijen mee kunnen werken. 00:07:35.800 --> 00:07:42.040 Niemand hoeft te raden welk type handschoen het bedrijf aanvroeg, hoeveel eenheden het verwacht of welke prijs de inkoper met de leverancier overeen kwam. 00:07:42.160 --> 00:07:44.280 Een inkooporder kan op verschillende manieren beginnen. 00:07:44.540 --> 00:07:47.140 Meestal komt deze voort uit een goedgekeurde inkoopaanvraag. 00:07:47.260 --> 00:07:52.540 De magazijnbeheerder vroeg om de veiligheidsuitrusting, de juiste personen keurden dat verzoek goed en de inkoopafdeling zette het om in een pool. 00:07:52.680 --> 00:07:54.940 Het kan ook voortkomen uit een inkoopovereenkomst. 00:07:55.100 --> 00:07:57.740 Als het bedrijf al een lange termijn afspraak heeft gemaakt met de leverancier, 00:07:57.900 --> 00:08:02.340 kan de inkoper een vrijgaveorder maken op basis van die overeenkomst in plaats van elk detail vanaf nul op te bouwen. 00:08:05.800 --> 00:08:11.280 En omdat de toekomstige productiebehoefte verwacht, en Dynamics 365 kan geplande inkooporders genereren op basis van die vraag. 00:08:11.440 --> 00:08:14.840 Wanneer het bedrijf een geplande order vrijgeeft, wordt het een echte inkooporder. 00:08:15.060 --> 00:08:16.600 Dan zijn er nog directe inkopen. 00:08:16.800 --> 00:08:22.100 Een inkoper kan handmatig een po aanmaken wanneer er geen eerdere aanvraag, overeenkomst of geplande vraag aan ten grondslag ligt. 00:08:22.300 --> 00:08:26.540 Dit kan gebeuren wanneer een inkoper al weet wat het bedrijf nodig heeft en welke leverancier het zal leveren. 00:08:26.740 --> 00:08:28.880 Verschillende startpunten, dezelfde bestemming. 00:08:29.100 --> 00:08:32.320 Voordat de inkooporder verder gaat, kan het bedrijf goedkeuring vereisen. 00:08:32.320 --> 00:08:38.880 De inkoper bereidt de order voor, maar de order moet mogelijk intern worden goedgekeurd op basis van automatische bedragsregels voordat deze de leverancier bereikt. 00:08:39.080 --> 00:08:40.340 Dat scheidt twee beslissingen. 00:08:40.540 --> 00:08:47.200 Eerst keurt het bedrijf zijn eigen verbintenis goed, daarna bevestigt het bedrijf de order bij de leverancier, wat aantoont dat beide partijen het eens zijn over wat er gaat gebeuren. 00:08:47.360 --> 00:08:49.980 Een bevestigde inkooporder is meer dan een intern notitie. 00:08:50.140 --> 00:08:54.380 Het legt vast dat de order de leverancier heeft bereikt en dat er een overeenkomst is over de aankoop. 00:08:54.560 --> 00:09:00.480 Dynamics 365 bespaart inkopers ook het opnieuw type van dezelfde informatie telkens wanneer ze bij een bekende leverancier bestellen. 00:09:00.480 --> 00:09:05.760 Het leveranciersrecord kan details invullen zoals leveringsinformatie, betalingsvoorwaarden en andere gebruikelijke instellingen. 00:09:05.860 --> 00:09:11.680 De inkoper controleert de order nog steeds en kan details wijzigen wanneer de situatie daarom vraagt, maar de standaardinformatie staat al op de juiste plek. 00:09:11.860 --> 00:09:14.780 Dat vermindert typewerk en houdt herhaalde bestellingen consistenter. 00:09:15.000 --> 00:09:17.320 Levering gebeurt niet altijd in één doos op één dag. 00:09:17.560 --> 00:09:21.160 Stel je voor dat de leverancier nu alle handschoenen heeft, maar dat slechts de helft van de helmen klaar is. 00:09:21.340 --> 00:09:25.720 Met een leveringsschema kan het bedrijf één inkooporder splitsen in geplande leveringen op verschillende data. 00:09:25.720 --> 00:09:32.080 De inkooporder kan aangeven dat tien helmen aanstaande dinsdag arriveren, de resterende tien een week later en de handschoenen met de eerste zending. 00:09:32.300 --> 00:09:36.360 Eén order blijft verbonden terwijl het leveringsplan overeenkomt met wat er daadwerkelijk kan gebeuren. 00:09:36.600 --> 00:09:39.260 Sommige aankopen arriveren helemaal nooit bij het bedrijf zelf. 00:09:39.480 --> 00:09:44.720 Directe levering betekent dat de leverancier het product rechtstreeks naar het bedrijf verzendt, oftewel de IOTMSS-klant. 00:09:44.880 --> 00:09:48.840 Een bedrijf verkoopt bijvoorbeeld een specialistisch item, maar houdt dit niet in het eigen magazijn. 00:09:49.020 --> 00:09:53.020 Het kan een verkooporder aanmaken voor de klant en een gerelateerde inkooporder voor de leverancier. 00:09:53.020 --> 00:09:59.880 De leverancier verzendt rechtstreeks naar de klant terwijl Dynamics 365 de gerelateerde verkoop- en inkoopstappen achter de schermen verbindt. 00:09:59.920 --> 00:10:06.100 Dit voorkomt een onnodige stop in het eigen magazijn van het bedrijf IOTMSS en houdt de klantorder en leveranciersorder aan elkaar gekoppeld, 00:10:06.300 --> 00:10:09.100 zodat men hetzelfde item door beide kanten van de transactie kan volgen. 00:10:09.260 --> 00:10:11.580 Een inkooporder kan meer bevatten dan alleen het hoofd-item. 00:10:11.800 --> 00:10:13.880 Sommige producten hebben gerelateerde artikelen nodig. 00:10:14.140 --> 00:10:18.300 Wanneer het bedrijf helmen bestelt, heeft het mogelijk ook vervangende vizieren of bevestigingsonderdelen nodig. 00:10:18.300 --> 00:10:24.600 Dynamics 365 kan aanvullende items voorstellen die vereist, optioneel of zonder extra kosten inbegrepen kunnen zijn. 00:10:24.800 --> 00:10:30.060 De inkoper ziet de gerelateerde behoefte tijdens het opstellen van de order in plaats van deze pas te ontdekken nadat de hoofdzending is gearriveerd. 00:10:30.260 --> 00:10:34.980 Dan zijn er nog de kosten, vracht, afhandelings- en soortgelijke kosten kunnen ook op de inkooporder thuishoren. 00:10:35.140 --> 00:10:40.180 Een toeslag kan van toepassing zijn op de gehele order of op een specifieke orderregel, afhankelijk van hoe het bedrijf dit moet registreren. 00:10:40.180 --> 00:10:44.980 Dat is belangrijk, want een lage productprijs vertelt niet het hele verhaal als de bezorgkosten hoog zijn. 00:10:45.160 --> 00:10:50.440 Door de kosten bij de order vast te leggen, blijft dit bedrag gekoppeld aan de inkoop in plaats van als losse notitie. 00:10:50.600 --> 00:10:55.020 De leverancier heeft nu een bevestigde order met duidelijke artikelen, prijzen, data en voorwaarden. 00:10:55.200 --> 00:10:58.640 Maar een bevestigde order legt alleen vast wat het bedrijf verwacht dat er gaat gebeuren. 00:10:58.880 --> 00:11:03.680 Dynamics 365 heeft nog steeds bewijs nodig wanneer de goederen of diensten daadwerkelijk arriveren. 00:11:04.480 --> 00:11:07.280 4. Goederenontvangst en controle van de factuur 00:11:07.280 --> 00:11:10.480 De vrachtwagen komt aan bij het magazijn met de helmen en handschoenen. 00:11:10.660 --> 00:11:15.360 Voordat iemand de order als voltooid markeert, moet het magazijnteam controleren wat er echt is binnengekomen. 00:11:15.580 --> 00:11:20.440 Zij registreren de aankomst, vergelijken de zending met de inkooporder en boeken de productontvangst op die order. 00:11:20.660 --> 00:11:24.800 Een productontvangst is simpelweg de manier waarop het systeem registreert dat er goederen zijn gearriveerd. 00:11:24.960 --> 00:11:26.100 Hier zijn 10 artikelen. 00:11:26.280 --> 00:11:31.900 De inkooporder vermeldt 20 helmen en 10 dozen handschoenen, maar de chauffeur levert slechts 10 helmen en alle 10 dozen handschoenen. 00:11:32.060 --> 00:11:35.800 Het magazijn boekt wat er daadwerkelijk is ontvangen, niet wat het bedrijf hoopte dat zou arriveren. 00:11:35.800 --> 00:11:40.560 De resterende 10 helmen blijven openstaan op de inkooporder totdat de leverancier ze levert of de inkoper de order aanpast. 00:11:40.780 --> 00:11:42.260 Dat houdt de administratie correct. 00:11:42.540 --> 00:11:45.220 Zodra de productontvangst is geboekt, wijzigt de inkooporder. 00:11:45.420 --> 00:11:48.200 Het systeem scheidt nu de bestelde hoeveelheid van de ontvangen hoeveelheid, 00:11:48.400 --> 00:11:52.820 zodat inkopers, magazijnmedewerkers en de financiële afdeling de status kunnen zien zonder elkaar te bellen. 00:11:52.960 --> 00:11:55.560 Voor voorraadartikelen werkt de ontvangst ook de voorraad bij. 00:11:55.760 --> 00:11:59.880 De handschoenen verschijnen als beschikbare voorraad, klaar voor gebruik door het magazijnteam. 00:11:59.880 --> 00:12:07.960 Als de artikelen bij een specifiek project, een vast actieve of een directe levering horen, kan Dynamics 365 de inkoop direct op dat doel boeken. 00:12:08.160 --> 00:12:10.740 Het bedrijf weet meer dan alleen hoe we handschoenen hebben gekocht. 00:12:10.940 --> 00:12:15.080 Het weet of de handschoenen zijn aangekomen, hoeveel er zijn aangekomen en waar ze thuis horen. 00:12:15.300 --> 00:12:17.480 Niet elke inkoop bereikt echter een laadperron. 00:12:17.720 --> 00:12:23.180 Stel je voor dat het bedrijf een veiligheidstrainer inhuurt voor een dag, betaalt voor software toegang of een externe reparatieservice inschakelt. 00:12:23.340 --> 00:12:27.340 Er zijn geen fysieke goederen, geen pallets om te tellen en geen magazijnontvangst om te registreren. 00:12:27.340 --> 00:12:31.400 Voor diensten en andere niet-fysieke inkopen kan het bedrijf een eenvoudigere route gebruiken. 00:12:31.620 --> 00:12:39.060 Afhankelijk van hoe de inkoop is opgezet, kan men de ontvangst op de inkooporder registreren zonder magazijnstap of direct doorgaan naar de factuur van de leverancier. 00:12:39.380 --> 00:12:40.800 Dezelfde vraag blijft gelden. 00:12:41.020 --> 00:12:43.560 Heeft het bedrijf ontvangen wat het had afgesproken te kopen? 00:12:43.800 --> 00:12:46.340 Bij een trainingsdienst kan het antwoord zijn dat de training heeft plaatsgevonden. 00:12:47.180 --> 00:12:49.740 Bij een reparatie bevestigt iemand dat het werk is voltooid. 00:12:49.920 --> 00:12:53.380 Het record heeft geen doos of barcode nodig om te bewijzen dat het bedrijf iets heeft ontvangen. 00:12:53.600 --> 00:12:55.400 Dan arriveert de factuur van de leverancier. 00:12:55.400 --> 00:13:02.520 De factuur komt binnen bij de krediteurenadministratie, het onderdeel van Dynamics 365 dat bijhoudt wat het bedrijf aan leveranciers verschuldigd is en betalingen voorbereidt. 00:13:02.600 --> 00:13:08.100 De factuur wordt gekoppeld aan de inkooporder, zodat de krediteurenadministratie deze niet als een losstaande rekening zonder historie beschouwt. 00:13:08.220 --> 00:13:10.780 Dit is waar een eenvoudige controle veel problemen voorkomt. 00:13:10.900 --> 00:13:16.340 Dynamics 365 vergelijkt drie zaken, wat het bedrijf heeft besteld, wat het bedrijf heeft ontvangen en wat de leverancier heeft gefactureerd. 00:13:16.500 --> 00:13:17.340 Men noemt dit matching. 00:13:17.560 --> 00:13:19.900 In begrijpelijke taal komt de rekening overeen met de afspraak? 00:13:20.040 --> 00:13:22.780 De inkooporder toont wellicht 20 helmen tegen een afgesproken prijs. 00:13:22.780 --> 00:13:26.140 Het productontvangstbewijs toont wellicht dat er tot nu toe slechts 10 helmen zijn gearriveerd. 00:13:26.240 --> 00:13:30.860 Als de leverancier een factuur voor 20 stuks stuurt, kan het systeem het verschil tonen voordat het bedrijf betaalt. 00:13:31.040 --> 00:13:32.720 Dat automatiseert de driewegmatching. 00:13:33.000 --> 00:13:36.520 De drie records zijn de inkooporder, het productontvangstbewijs en de factuur. 00:13:36.780 --> 00:13:40.100 Wanneer deze overeenstemmen, heeft de krediteurenadministratie een duidelijk proces. 00:13:40.400 --> 00:13:46.800 Wanneer de prijs verschilt, de factuurhoeveelheid groter is dan de ontvangsthoeveelheid, of er een regel verschijnt die niemand heeft besteld, kan het bedrijf stoppen en onderzoek doen. 00:13:46.980 --> 00:13:49.060 Misschien heeft de leverancier de factuur te vroeg gestuurd. 00:13:49.060 --> 00:13:52.180 Misschien zijn vrachtkosten als apart bedrag verschenen dat de koper moet controleren. 00:13:52.300 --> 00:13:54.860 Misschien heeft de leverancier simpelweg de verkeerde hoeveelheid ingevoerd. 00:13:55.000 --> 00:13:56.900 Het punt is niet om uit te gaan van kwade opzet. 00:13:57.080 --> 00:14:02.940 Het systeem automatiseert de detectie van verschillen terwijl het bedrijf nog een vraag kan stellen, in plaats van nadat de betaling de bank heeft verlaten. 00:14:03.120 --> 00:14:07.440 Elke factuur heeft ook een plek nodig in de geautomatiseerde financiële administratie van het bedrijf. 00:14:07.600 --> 00:14:09.980 Dat automatiseert de taak van boekhoudkundige verdelingen. 00:14:10.160 --> 00:14:13.000 Deze vertellen Dynamics 365 hoe de kosten moeten worden geboekt. 00:14:13.160 --> 00:14:16.180 De veiligheidshandschoenen horen wellicht bij de operationele kosten van het magazijn. 00:14:16.180 --> 00:14:19.160 Een nieuwe vorkheftruc hoort wellicht bij een rekening voor vaste activa. 00:14:19.280 --> 00:14:22.380 Een projectaankoop moet mogelijk worden geboekt tegen de kosten van dat project. 00:14:22.580 --> 00:14:25.380 Eén factuur kan zelfs worden gesplitst over meerdere plaatsen. 00:14:25.560 --> 00:14:31.240 Als bijvoorbeeld twee magazijn teams een bestelling handschoenen delen, kan het bedrijf de kosten verdelen tussen hun afdelingen. 00:14:31.480 --> 00:14:36.460 Financiën kan dan zien waar het geld heen is gegaan zonder dat achteraf uit een vage factuurbeschrijving te hoeven achterhalen. 00:14:36.640 --> 00:14:40.800 Nadat de factuur is gematcht en de benodigde controles zijn voltooid, kan deze een goedkeuringsproces doorlopen. 00:14:41.020 --> 00:14:44.600 Bij het boeken van de factuur wordt het verschuldigde bedrag aan de leverancier vastgelegd in de krediteurenadministratie. 00:14:44.600 --> 00:14:46.220 De rekening is nu een te betalen post. 00:14:46.920 --> 00:14:48.620 Betalingscondities bepalen wanneer de betaling vervalt. 00:14:48.780 --> 00:14:51.780 De krediteurenadministratie kan de vervallen facturen voorbereiden voor betaling, 00:14:51.960 --> 00:14:56.420 en zodra het bedrijf die betaling verwerkt, wist Dynamics 365 het leveranciersaldo voor die factuur. 00:14:56.580 --> 00:15:00.700 De bestelling is nu verschoven van een verwachte levering naar een geboekte kost en een voltooide betaling. 00:15:00.880 --> 00:15:02.900 Maar dit spoor doet meer dan alleen één rekening betalen. 00:15:03.080 --> 00:15:07.280 Het geeft het bedrijf een bruikbaar overzicht van elke beslissing en elke overdracht die aan die aankoop verbonden is. 00:15:07.460 --> 00:15:10.340 5. Controle over inzicht en betere leveranciersbeslissingen. 00:15:10.340 --> 00:15:15.180 Een gekoppeld inkoopoverzicht stelt een bedrijf ook in staat om inkoop te beheersen voordat een probleem de financiële afdeling bereikt. 00:15:15.500 --> 00:15:17.240 Inkoopbeleid stelt de basisregels vast. 00:15:17.440 --> 00:15:20.600 Het stuurt wat medewerkers mogen aanvragen, welke leveranciers ze kunnen gebruiken 00:15:20.600 --> 00:15:23.320 en wanneer een aankoopgoedkeuring behoeft voordat er bedrijfscheld wordt uitgegeven. 00:15:23.520 --> 00:15:25.340 Denk aan de aanvraag voor veiligheidsuitrusting. 00:15:25.540 --> 00:15:28.780 Het bedrijf kan van magazijn personeel eisen dat ze goedgekeurde veiligheidsproducten kiezen, 00:15:28.940 --> 00:15:31.120 terwijl alleen het inkoopteam een nieuwe leverancier kan selecteren. 00:15:31.280 --> 00:15:33.840 Een kleine vervangingsbestelling vereist misschien één goedkeuring, 00:15:33.840 --> 00:15:38.100 maar een grote bestelling voor een heel nieuw team kan een budgetverantwoordelijke en een inkoopmanager vereisen. 00:15:38.260 --> 00:15:40.120 De regels zijn ingebed in het proces. 00:15:40.400 --> 00:15:42.640 Mensen hoeven niet te zoeken naar beleidsdocumenten, 00:15:42.800 --> 00:15:46.340 te raden wie iets moet goedkeuren of e-mails door te sturen totdat iemand antwoordt. 00:15:46.500 --> 00:15:53.320 Dynamics 365 kan de aanvraag routeren op basis van de afdeling, het bedrag, het type aankoop of het daaraan gekoppelde beleid. 00:15:53.520 --> 00:15:55.200 Die route wordt een workflow genoemd. 00:15:55.340 --> 00:16:00.420 Een workflow geeft aanvragen, inkooporders en facturen een duidelijk pad van de ene persoon naar de volgende. 00:16:00.420 --> 00:16:06.060 Iedereen kan het record goedkeuren, afwijzen of terugsturen voor wijzigingen en het systeem registreert de actie. 00:16:06.260 --> 00:16:09.800 Niet langer afvragen of een goedkeuring heeft plaatsgevonden in een lange e-mailketen. 00:16:09.980 --> 00:16:11.700 Dit helpt ook wanneer iemand afwezig is. 00:16:11.920 --> 00:16:16.020 Het werk verdwijnt niet in de inbox van die persoon zonder enig spoor van waar het is blijven steken. 00:16:16.240 --> 00:16:18.980 Het bedrijf kan de huidige stap zien en daarop actie ondernemen. 00:16:19.340 --> 00:16:22.500 Leveranciers kunnen ook deelnemen wanneer het bedrijf het leveranciersportaal gebruikt. 00:16:22.680 --> 00:16:27.440 Het leveranciersportaal biedt een leverancier een plek om offerteaanvragen of inkooporders in te zien die met hen zijn gedeeld. 00:16:27.440 --> 00:16:33.260 Ze kunnen reageren op een offerteaanvraag en ze kunnen een order direct bevestigen wanneer het bedrijf een bevestigingsverzoek stuurt. 00:16:33.460 --> 00:16:36.180 Dat geeft beide partijen hetzelfde document om mee te werken. 00:16:36.340 --> 00:16:43.400 In plaats van dat een inkoper een pdf stuurt, wacht op antwoord en het antwoord vervolgens weer in het systeem typt, kan de leverancier de details bevestigen via het gekoppelde proces. 00:16:43.660 --> 00:16:46.980 De inkoper kan de reactie zien zonder het record handmatig opnieuw op te bouwen. 00:16:47.200 --> 00:16:52.660 Zodra aankopen door het systeem gaan, verzamelt het bedrijf ook nuttige informatie zonder dat er weer een spreadsheet nodig is. 00:16:52.660 --> 00:17:01.200 Uitgavenanalyse beantwoordt een simpele vraag. Waar gaat het geld naartoe? Een inkoopmanager kan uitgaven beoordelen per leverancier, product, inkoopcategorie of afdeling. 00:17:01.440 --> 00:17:07.300 Misschien denkt het bedrijf dat het handschoenen bij één leverancier koopt, maar de records tonen aan dat verschillende teams vergelijkbare handschoenen bij verschillende leveranciers kopen. 00:17:07.540 --> 00:17:10.500 Misschien geeft een afdeling meer uit aan externe reparaties dan verwacht. 00:17:10.660 --> 00:17:14.340 Die details geven het bedrijf een reden om betere vragen te stellen voor de volgende aankoop. 00:17:14.500 --> 00:17:17.820 Bij vendor performance analyse bekijken we de kant van de leverancier in dit verhaal. 00:17:17.820 --> 00:17:22.200 Inkoper kunnen inkoop- en leverresultaten vergelijken wanneer ze beslissen wie toekomstige opdrachten krijgt. 00:17:22.360 --> 00:17:29.000 Een lage prijs op papier ziet er wellicht minder aantrekkelijk uit als de leverancier herhaaldelijk te laat levert, onvolledige bestellingen verstuurt of niet aan de afgesproken voorwaarden voldoet. 00:17:29.140 --> 00:17:32.940 Het bedrijf kan zijn eigen inkoopgegevens gebruiken bij het evalueren van die leveranciersrelatie. 00:17:33.160 --> 00:17:34.280 Dan is er nog het audit trail. 00:17:34.480 --> 00:17:37.580 Een audit trail stelt iemand in staat om een aankoop door de volledige geschiedenis heen te volgen. 00:17:37.580 --> 00:17:44.380 Men kan beginnen bij de oorspronkelijke aanvraag, zien wie deze heeft goedgekeurd, de inkooporder inzien, de ontvangst controleren, de factuur vinden en de bijbehorende betaling bekijken. 00:17:44.580 --> 00:17:48.800 Dat dossier helpt financiële en audit teams, maar helpt ook gewone mensen bij het beantwoorden van alle dagse vragen. 00:17:49.020 --> 00:17:50.020 Waarom hebben we dit gekocht? 00:17:50.220 --> 00:17:51.640 Wie heeft deze leverancier gekozen? 00:17:51.840 --> 00:17:52.960 Zijn de goederen aangekomen? 00:17:53.160 --> 00:17:54.280 Is de factuur al betaald? 00:17:54.460 --> 00:17:56.140 Het antwoord ligt in het inkoopdossier. 00:17:56.380 --> 00:17:58.120 Ga terug naar het kantoorpand van het begin. 00:17:58.340 --> 00:18:02.200 De inkoopafdeling, de ontvangstafdeling en de financiële afdeling hebben verschillende taken, 00:18:02.200 --> 00:18:07.220 maar ze kijken allemaal naar onderdelen van dezelfde aankoop in plaats van losse papieren tussen aparte kamers uit te wisselen. 00:18:07.680 --> 00:18:12.960 Onze magazijnbeheerder, onze TMS-aanvraag voor helmen en handschoenen, heeft nu een volledige historie. 00:18:13.120 --> 00:18:14.900 De aanvraag volgde het bedrijfsbeleid. 00:18:15.060 --> 00:18:16.580 De juiste mensen hebben het goedgekeurd. 00:18:16.780 --> 00:18:18.560 De leverancier heeft de uitrusting geleverd. 00:18:19.080 --> 00:18:20.680 Magazijnmedewerkers hebben de levering geregistreerd. 00:18:20.840 --> 00:18:23.520 De crediteurenadministratie heeft de factuur gematcht en betaald. 00:18:23.680 --> 00:18:26.320 Een eenvoudig onderscheid houdt al deze bouwstenen helder. 00:18:26.560 --> 00:18:29.220 Sourcing helpt het bedrijf bij de keuze van leveranciers, 00:18:29.220 --> 00:18:32.720 terwijl procurement beheert wat er gebeurt nadat het bedrijf besluit te kopen. 00:18:33.380 --> 00:18:33.820 Conclusie 00:18:33.820 --> 00:18:36.040 Een verbonden dossier van lead tot betaling 00:18:36.040 --> 00:18:37.400 Dit is het grote geheel. 00:18:37.580 --> 00:18:42.080 Procurement en sourcing nemen al die verspreide overdrachten en veranderen ze in één gevolgd bedrijfsproces. 00:18:42.280 --> 00:18:43.880 Een aanvraag verdwijnt niet in een inbox. 00:18:44.040 --> 00:18:45.920 Goedkeuring zit niet alleen in iemands geheugen 00:18:45.920 --> 00:18:49.120 en een factuur komt niet aan zonder een duidelijke link naar het besluit erachter. 00:18:49.300 --> 00:18:52.820 In plaats daarvan heeft het bedrijf één verbonden dossier dat de aankoop volledig volgt. 00:18:52.820 --> 00:18:55.100 Dat geeft u een duidelijk antwoord wanneer u er een nodig hebt. 00:18:55.260 --> 00:18:56.740 U kunt de bestelling als inkoper zien. 00:18:56.940 --> 00:18:58.460 Het magazijn ziet wat er wordt verwacht. 00:18:58.460 --> 00:19:00.420 Finance weet wat het bedrijf verschuldigd is. 00:19:00.600 --> 00:19:02.540 En managers zien precies waar het geld naartoe gaat. 00:19:02.740 --> 00:19:06.280 Bij kopen zijn nog steeds mensen, leveranciers, goederen, diensten en beslissingen betrokken. 00:19:06.460 --> 00:19:08.740 Dynamics 365 haalt die zaken niet weg. 00:19:08.900 --> 00:19:10.280 Het houdt de verslaglegging ervan bij elkaar, 00:19:10.420 --> 00:19:12.720 zodat u kunt inkopen met minder losse eindjes en minder verrassingen. 00:19:12.940 --> 00:19:14.760 Abonneer u op uw favoriete podcast platform 00:19:14.760 --> 00:19:19.100 en deel dit kennisfragment met iemand die begint met het leren van Dynamics 365 Procurement & Sourcing. 00:19:19.100 --> 00:19:21.060 Dat is een duidelijk antwoord. 00:19:21.060 --> 00:19:23.120 Dat is een duidelijk antwoord.