Do zobaczenia na żywo w styczniu! Witajcie w kolejnym odcinku serii Microsoft Knowledge Nugget w M365FM. Nazywam się Milko Peters i będę Waszym gospodarzem. Dzisiejszy temat z pewnością obił się o uszy osobom pracującym w finansach, kopilot dla Dynamics 365 Finance & Operations. Rzecz w tym, że większość ludzi słysząc, kopilot wyobraża sobie hotbota, który odpowiada na pytania lub pisze e-maile. Ale co właściwie robi on dla zespołu finansowego we wtorkowy poranek? Dziś wyjaśnimy to prostym językiem. To nie jest robot, który zastąpi księgowego, lecz pomocnik działający w narzędziach, których już używasz w systemie ERP, poczcie e-mail i arkuszach kalkulacyjnych. Pod koniec tego odcinka będziesz dokładnie wiedzieć, co kopilot robi w D365F&O, gdzie sprawdza się najlepiej i co naprawdę daje. Przejdziemy przez główne zastosowania, zaczynając od tego, które przynosi najszybsze korzyści. Złapcie więc swoją kawę i zaczynajmy.

Problem, który rozwiązuje kopilot. 20 lat temu, pracując w finansach, logowałeś się do systemu ERP, eksportowałeś dane do Excela, przetwarzałeś je, pisałeś komentarze, wysyłałeś e-maile i powtarzałeś ten cykl co miesiąc. Dane były dostępne, ale większość czasu spędzałeś na ich szukaniu i przenoszeniu. To właśnie prawdziwy problem, który rozwiązuje kopilot. Zespoły finansowe nie cierpią na brak informacji, mają ich pod dostatkiem. Problemem jest sposób uzyskiwania do nich dostępu i podejmowanie działań. Musiałbyś otworzyć kartotekę klienta, potem ekran z przeterminowanymi płatnościami, potem historię płatności, a na koniec przejść do Outlooka, by napisać e-mail. Każdy z tych kroków kosztuje czas. Kopilot odwraca ten model. Zamiast ty iść do danych, dane przychodzą do ciebie wewnątrz twojego procesu pracy. Jeden ekran, jedna konwersacja. Co więc potrafi zrobić w praktyce? Zacznijmy od najważniejszej rzeczy.

Kopilot dla windykacji i należności. Oto kolejna porcja wiedzy dla Was. Windykacja to główne zastosowanie kopilota w D365 F&O. Przyciąga najwięcej uwagi, ponieważ daje najszybszy zwrot z zainwestowanego czasu. Wyjaśnię, w jaki sposób. Wewnątrz D365 F&O znajduje się obszar roboczy, zwany podsumowaniem koordynatora windykacji. Gdy otwierasz kartotekę klienta, kopilot generuje podsumowanie wszystkiego, co musisz wiedzieć. Zaległe faktury, historia płatności, wiekowanie sal, ryzyko wszystko w jednym miejscu. Pokażę Wam to na prawdziwym przykładzie. Załóżmy, że jesteś specjalistą do spraw windykacji i otwierasz klienta o nazwie Contozo Ltd. Kopilot od razu informuje Cię, że klient ma trzy zaległe faktury na łączną kwotę 12 tysięcy dolarów. Ostatnia płatność wpłynęła 45 dni temu, a faktura FT9 jest przedmiotem sporu. Dawniej poświęcałeś od 5 do 10 minut na szukanie tych informacji w różnych oknach systemu.

Teraz masz je w kilka sekund, ale podsumowania to dopiero początek. Kopilot może również przygotować spersonalizowane e-maile z przypomnieniem, bazując na historii klienta i preferowanym tonie komunikacji. Sprawdzasz treść maila, klikasz Wyślij i gotowe. To proces, który wymaga zaledwie dwóch kliknięć. Wyświetl podsumowanie, utwórz wiadomość. Zadanie zajmujące 30 minut skraca się do 30 sekund, a oto co czyni to rozwiązanie jeszcze lepszym. Działa ono wewnątrz D365 F&O oraz w Outlooku poprzez dodatek Kopilot for Finance. Jeśli klient napisze bezpośrednio do Ciebie, możesz sprawdzić informacje o jego koncie, zobaczyć saldo do zapłaty i przygotować odpowiedź, nie opuszczając skrzynki odbiorczej. Działania windykacyjne są automatycznie synchronizowane z systemem F&O. Windykacja jest kluczowa, ale istnieje inny obszar, w którym Kopilot oszczędza jeszcze więcej cennego czasu. Kopilot do zamknięcia finansowego i raportowania, czyli zamknięcie miesiąca.

Każdy zespół finansowy zna ten rytm. Uzgodnij, skoryguj, zatwierdź, zaraportuj, powtórz. To ten sam schemat co miesiąc, który pochłania całe dni wytężonej pracy. Kopilot może pomóc na każdym etapie tego cyklu zamknięcia. Przyjrzyjmy się temu bliżej. Zanim zamknięcie się zacznie, Kopilot wykonuje skanowanie wstępne. Identyfikuje brakujące operacje, nietypowe transakcje i niepełne księgowania, które wymagają uwagi przed rozpoczęciem prac. Potraktuj to jak sprawdzenie kuchni przed przygotowaniem wystawnego posiłku. Chcesz wiedzieć, czy nie brakuje Ci składników, zanim dojdziesz do połowy przepisu, a nie później. Podczas pracy nad zamknięciem, Kopilot staje się bardziej praktyczny. Sugeruje konta księgowe i opisy na podstawie Twoich historycznych wzorców. Jeśli zawsze księgujesz koszty przyszłych okresów na to samo konto z tym samym opisem, Kopilot nauczy się tego i zaproponuje to automatycznie.

Wskazuje również rozbieżności podczas uzgadniania kont pozycje, które się nie zgadzają podejrzane kwoty czy błędne wpisy. Ty podejmujesz ostateczną decyzję, ale żmudne przeszukiwanie danych masz już z głowy. Teraz faza przeglądu. To moment, w którym Kopilot naprawdę błyszczy. Przeprowadza analizę wariancji i generuje proste wyjaśnienia do sprawozdań finansowych. Oto konkretny przykład. Przeglądasz miesięczny rachunek zysków i strat i widzisz nagły skok kosztów operacyjnych. Zamiast przez godzinę przeszukiwać arkusze kalkulacyjne, pytasz Kopilota, wyjaśnij zmienność kosztów operacyjnych w tym miesiącu. Otrzymujesz podsumowanie z trzema głównymi przyczynami i ich wpływem kwotowym. Może to jednorazowa opłata za konsultacje. Może to wyższe koszty mediów. Może to wzrost cen u dostawcy. Dostajesz odpowiedź w kilka sekund, a nie godzin. Postawmy sprawę jasno, czego Kopilot nie robi. Nie zastępuje Twojego osądu.

Nadal musisz przejrzeć wyjaśnienia, zweryfikować liczby i zdecydować, co z nimi zrobić. Kopilot zastępuje ręczny etap zbierania danych, czyli moment, w którym otwierasz pięć różnych raportów, eksportujesz dane, tworzysz tabele przestawne i próbujesz złożyć to w całość. To właśnie ta część zabiera czas i wyczerpuje energię. Kopilot zajmuje się tym za Ciebie, abyś mógł skupić się na właściwej analizie. Zamknięcie okresu dotyczy tego, co wydarzyło się w zeszłym miesiącu, ale co z tym, co nadejdzie? Kopilot do obsługi przepływów pieniężnych i prognozowania. Dlaczego prognozowanie przepływów pieniężnych jest tak trudne? Pomyśl o dawnych rutynowych czynnościach. Eksportujesz dane, budujesz modele w Excelu, zakładasz, kiedy klienci zapłacą, a potem liczysz, że jesteś blisko prawdy. To działanie reaktywne. Patrzysz w przeszłość i zgadujesz przyszłość. Kopilot działa inaczej. Analizuje to, co już jest w systemie otwarte, transakcje, powtarzające się wzorce i sezonowość.

Wykorzystuje Twoje rzeczywiste dane do przewidywania wpływów i wydatków gotówkowych. Nie musisz budować modelu od zera. Prognoza powstaje na podstawie Twoich realnych liczb. A teraz część praktyczna. Kopilot wcześniej sygnalizuje odchylenia, nietypowe opóźnienia w płatnościach i niespodziewane skoki kosztów. Klient, który zazwyczaj płaci w ciągu 30 dni, nie zapłacił po 45. Kopilot dostrzega ten schemat i zwraca na niego Twoją uwagę. Widzisz problemy z płynnością finansową na bieżąco, a nie na koniec miesiąca. Pomyśl o tym, jak o finansowym radarze dla swojej firmy. Wykrywa kłopoty, zanim się pojawią. Następnie mamy planowanie scenariuszowe. W tym miejscu Kopilot staje się narzędziem wspierającym decyzję. Możesz zapytać, co stanie się z gotówką, jeśli opóźnimy płatności od klientów o 10 dni, albo co jeśli przyspieszymy płatności dla kluczowych dostawców. Kopilot analizuje dane i pokazuje skutki.

Testujesz różne założenia bez tworzenia osobnych modeli dla każdego z nich. To zmienia rolę działu finansowego. Zamiast tracić czas na wyjaśnianie przeszłości, myślisz o tym, co może się wydarzyć. To przejście od reaktywnego raportowania do proaktywnego podejmowania decyzji. Taki jest Kopilot w systemie F&O. Kopilot sięga jednak również do Twojej skrzynki odbiorczej i arkuszy kalkulacyjnych. Kopilot w zarządzaniu wydatkami i zobowiązaniach. Porozmawiajmy o raportach wydatków. Znasz ten proces. Ktoś wręcza Ci pognieciony paragon, wpisujesz kwotę, datę, sprzedawcę i kategorię. Sprawdzasz zgodność z polityką, a potem wysyłasz do akceptacji. Każdy jeden paragon, za każdym razem. Kopilot wykorzystuje optyczne rozpoznawanie znaków, czyli OCR, do skanowania paragonu. Kopilot automatycznie wyciąga kwotę, datę i nazwę sprzedawcy. Tworzy raport wydatków zgodny z polityką, bez konieczności wpisywania ani jednej linijki.

Następnie weryfikuje każdą pozycję pod kątem zasad firmy. Wskazuje wszystko, co jest nieprawidłowe. Posiłek powyżej dziennego limitu, opłata hotelowa wymagająca wcześniejszej zgody. Wykrywa to odpowiednio wcześnie. W przypadku zobowiązań sytuacja wygląda podobnie. Przychodzą faktury. Kopilot pomaga w ich wprowadzaniu, sugeruje kody księgi głównej i uruchamia odpowiednie przepływy zatwierdzania. Nie trzeba ręcznie kodować każdej faktury i jej kierować. Kopilot zajmuje się konfiguracją. Specjalista do spraw. Zobowiązań dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia. Oto typowy scenariusz. Dostawca wysyła e-mail z prośbą o zmianę w zamówieniu zakupu. Może dostarczyć tylko 50 sztuk zamiast 30 albo zmieniła się cena. W starym obiegu ktoś musiałby otworzyć zamówienie, zaktualizować wiersz, przekierować do zatwierdzenia i odpisać dostawcy. Dzięki Kopilot system wykrywa zmianę. Pokazuje różnicę obok siebie.

Pyta, czy chcesz ją zastosować. Sprawdzasz, klikasz potwierdź. Kopilot zajmuje się resztą. Zamówienie się aktualizuje. Uruchamia się obieg zatwierdzania. Dostawca otrzymuje powiadomienie. W rezultacie mamy mniej ręcznego wprowadzania danych i mniej błędów przy pisaniu. Księgowy nadal weryfikuje i zatwierdza. Jednak część techniczna pisanie, kierowanie, sprawdzanie polityki odbywa się automatycznie. Wszystko to brzmi świetnie, ale są wymagania, które musisz znać przed rozpoczęciem. Czego potrzebujesz, aby Kopilot zaczął działać? Porozmawiajmy więc o tym, czego faktycznie potrzeba, aby uruchomić Kopilot w D365 F&O. Nie zamierzam zasypywać Cię specyfikacjami technicznymi, ale musisz znać podstawy, by nie utknąć w połowie projektu. Po pierwsze, Twoja wersja D365 F&O musi być 10.0.38 lub wyższa. To twarda blokada, jeśli korzystasz ze starszej wersji. Brak obejścia. Następnie integracja Power Platform i Dataverse musi być włączona.

W ten sposób Kopilot widzi Twoje dane z F&O. Potraktuj Dataverse jako pomost między swoim ERPA warstwą AI. Bez pomostu Kopilot nie ma na czym pracować. Potem musisz włączyć określone funkcje w zarządzaniu funkcjami. Obszar roboczy windykacji i podsumowania AI nie są domyślnie włączone. Wchodzisz i przełączasz te przełączniki. Teraz kwestia licencji. To jest coś, co często zaskakuje. Kopilot wymaga licencji Microsoft 365, Kopilot oprócz istniejącej licencji D365. To dodatkowy koszt. Musisz uwzględnić to w planowaniu od pierwszego dnia. Twoje środowisko musi być hostowain w chmurze. Wdrożenia lokalne on-premise się nie kwalifikują. Jeśli nadal działasz lokalnie, musisz najpierw przenieść się do chmury, zanim Kopilot stanie się opcją. Nie wymieniam tego, by Cię zniechęcić. Wymieniam to, byś wiedział, na co się piszesz. Te wymagania są jasne i możliwe do spełnienia, ale są realne, a ich ignorowanie prowadzi do frustracji w przyszłości.

Gdy Kopilot już działa, prawdziwym wyzwaniem staje się to, jak przekonać zespół do korzystania z niego. Jak sprawić, by ludzie faktycznie z tego korzystali. Oto liczba, nad którą warto się zastanowić. W organizacjach wdrażających Microsoft 365, Kopilot bez przemyślanego planu adopcji aktywnie korzysta z niego tylko około 35% licencjonowanych użytkowników. Oznacza to, że mniej więcej 2 na 3 osoby mające do niego dostęp nigdy go nie otwierają. Mają licencję, płacą za nie i nigdy ich nie używają. Najczęstszym błędem jest włączenie Kopilota bez dostosowania go do istniejących procesów. Oto szczera prawda. Kopilot jednakowo wzmacnia zarówno dobre, jak i złe procesy. Jeśli Twój przepływ pracy w windykacji jest chaotyczny, Kopilot go nie naprawi. Pomoże Ci tylko szybciej generować niechlujne wiadomości e-mail. Musisz najpierw uporządkować swoje procesy, a dopiero potem pozwolić Kopilotowi je przyspieszyć.

Co więc faktycznie działa? Zacznij od ukierunkowanych programów pilotażowych. Wybierz 2 lub 3 kluczowe procesy, windykacje, zamknięcie miesiąca lub rozliczanie wydatków i to w tych zespołach wdruż Kopilota jako pierwszych. Nie dawaj dostępu wszystkim naraz. Zacznij od małej skali, udowodnij wartość, a potem rozszerzaj. Szkol zespoły na konkretnych scenariuszach, a nie na funkcjach. Nie prowadź szkolenia pod tytułem. Co potrafi Kopilot? Poprowadź takie pod tytułem. Jak zamknąć miesiąc o połowę szybciej? Pokaż ludziom dokładnie, jak Kopilot wpisuje się w ich codzienną pracę. To właśnie zapada w pamięć. Przydzielaj licencję całym zespołom, a nie pojedynczym osobom. Gdy zespół uczy się razem, wymienia się wskazówkami, porównuje wyniki i nawzajem motywuje do częstszego korzystania z narzędzia. Wspólne uczenie się napędza adopcję znacznie skuteczniej niż jakiekolwiek szkolenie. Złóżmy to wszystko w jedną całość.

Szersza perspektywa, czyli jak to wszystko się łączy. Kopilot nie jest jednym przełącznikiem, po którego w łączeniu wszystko nagle się zmienia. To zestaw pomocników rozproszonych w F&O, Excelu, Outlooku i Teams. Każdy z nich robi coś konkretnego. Windykacja w F&O, raporty wydatków w Outlooku, analiza przepływów pieniężnych w Excelu. Różne narzędzia, ale zaprojektowane tak, aby ze sobą współpracowały. W tym tkwi prawdziwa moc w integracji. Wyobraź sobie typową sekwencję zdarzeń. Jesteś w F&O, a Kopilot podaje Ci podsumowanie zaległych płatności klienta. Następnie przechodzisz do Outlooka, by przygotować wiadomość przypominającą, a Kopilot pobiera te same dane i pisze ją za Ciebie. Klient odpowiada, dane o sporze są aktualizowane bezpośrednio w Outlooku, a zmiana automatycznie synchronizuje się z F&O. Nigdy nie wyszedłeś ze swojego przepływu pracy, dane przeniosły się wraz z Tobą. Oto co zespoły finansowe muszą naprawdę zrozumieć.

Kopilot szanuje Twoje istniejące role zabezpieczeń. Pokazuje tylko to, do czego użytkownik ma już uprawnienia. Windykatorzy widzą swoich klientów, kontrolerzy pełną księgę, a pracownicy działu zobowiązań faktury od dostawców. Kopilot nie tworzy nowego dostępu. Działa w ramach granic, które już wyznaczyłeś. A teraz porozmawiajmy o tym, co to właściwie oznacza dla osób wykonujących tę pracę. Kopilot nie zastępuje specjalistów do spraw, finansów, nie tworzy samodzielnie wpisów w dzienniku, nie zatwierdza płatności, automatyzuje za to elementy mechaniczne, podsumowania, sporządzanie szkiców i gromadzenie danych, aby ludzie mogli skupić się na ocenie w negocjacjach i strategii. Osoba odpowiedzialna za windykację nadal decyduje, jak postąpić z trudnym klientem. Księgowy analizuje odchylenia i wybiera właściwe działanie, podczas gdy kontroler zatwierdza zamknięcie okresu. Kopilot zajmuje się pracą przygotowawczą, ty podejmujesz decyzję.

To jest prawdziwa zmiana. Zespoły finansowe zawsze dobrze radziły sobie z odpowiedzią na jedno pytanie, co się stało? Kopilot pomaga im przejść do lepszego pytania. Co powinniśmy z tym zrobić? Oto Kopilot w D365 F&O. To nie jest oddzielne narzędzie, którego musisz się uczyć. To po prostu zestaw pomocników, a i wbudowanych w procesy, z których zespoły finansowe już korzystają. Windykacja, zamknięcie okresu, zarządzanie wydatkami, raportowanie, prognozowanie. Jeśli pracujesz w finansach, a twoja organizacja korzysta z D365 F&O, oto twój najbardziej efektywny punkt wyjścia. Zacznij w tym tygodniu od obszaru roboczego windykacji. Otwórz rekord jednego klienta. Przeczytaj podsumowanie przygotowane przez AI. Napisz szkic jednego e-maila. Zobacz, jakie to uczucie. Subskrybuj, aby poznać więcej D365 w prostym języku i zostaw komentarz, jeśli coś dziś do ciebie trafiło.